A pandemia acelerou uma tendência de trabalho remoto que já estava em expansão e que pode beneficiar tanto os empregadores como os trabalhadores.

As organizações podem aceder a novos grupos de talentos e talvez poupar nas despesas com espaços de escritório. Os trabalhadores podem usufruir da flexibilidade e de outros benefícios do trabalho remoto.

Aqui, abordarei os benefícios de contratar trabalhadores remotos, partilharei os meus conhecimentos e as melhores práticas para o ajudar a contratá-los e darei algumas dicas para garantir que os trabalhadores remotos têm sucesso na sua organização.

Benefícios de contratar trabalhadores remotos

Antes de avançarmos para as orientações operacionais sobre a contratação de trabalhadores remotos, algumas palavras sobre as razões pelas quais poderá considerar realizar este processo.

• Acesso a um grupo de talentos mais vasto: Um processo de contratação remota permite-lhe aceder a um grupo de talentos global, não limitado por fronteiras geográficas. Isto significa uma maior probabilidade de encontrar a pessoa ideal para funções específicas, com uma variedade de competências e experiências.
• Poupança de custos: Pode poupar nos custos associados à manutenção de um espaço físico de escritório, incluindo renda, serviços públicos e material de escritório. Além disso, os trabalhadores remotos podem aceitar salários mais baixos em troca da flexibilidade e da poupança nas deslocações.
• Força de trabalho diversificada: A contratação remota facilita uma força de trabalho mais diversificada, uma vez que os empregadores não estão limitados a contratar candidatos de uma região específica. Esta diversidade pode trazer diferentes perspetivas e ideias, promovendo a inovação e a criatividade.
• Melhoria do bem-estar dos trabalhadores: O trabalho remoto pode contribuir para uma melhor saúde mental e para o bem-estar geral dos trabalhadores, uma vez que estes têm mais controlo sobre o seu ambiente de trabalho e podem manter um melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.
• Continuidade do negócio: Uma equipa remota pode estar disponível 24 horas por dia e tornar a sua empresa mais resiliente em tempos de crise.

Lembro-me de uma ocasião em que tive de procurar um engenheiro de iOS em Grimsby, no Reino Unido, porque era aí que ficava o nosso escritório e, posso dizer-lhe, ninguém estava a ter uma boa experiência. Nem nós, nem a equipa, nem os candidatos.

Depois de meses de procura infrutífera, decidimos contratar remotamente e concluímos a contratação no prazo de um mês.

Author's Tip

A contratação remota também proporciona a oportunidade de reorientar os esforços para os seus valores da empresa e para aquilo que une as pessoas—independentemente da localização. Quando vejo organizações em pânico por recearem perder a “cultura da empresa” ao perderem uma localização de escritório, digo: “Lamento que não tivessem uma cultura da empresa, mas sim uma cultura de escritório”.

Como contratar trabalhadores remotos

Vamos então ao que interessa. Contratar trabalhadores remotos significa adaptar o seu atual processo de contratação para ter em conta aspetos como as diferenças linguísticas e os locais onde irá procurar candidatos. 

Eis aquilo em que deve concentrar-se:

Ajustar as descrições de funções

Um dos primeiros passos consiste em rever as suas descrições de funções para garantir que são fáceis de compreender por diferentes públicos. Isto significa que devem ser redigidas numa linguagem acessível, sem coloquialismos. 

Por exemplo, tente evitar clichés como “pessoa dinâmica” ou transformar algo como “bom sentido de humor” num requisito.

As pessoas podem falar inglês muito bem sem necessariamente compreender coloquialismos, e ninguém deveria ter de ler a sua descrição de funções com um dicionário. 

Certifique-se de que, se tiver algum tipo de limitação, como o salário, o fuso horário ou os turnos, esta é apresentada de forma destacada na descrição da função.

Além disso, gosto sempre de mencionar o tipo de mentalidade que procuramos, ou seja, alguém com espírito empreendedor e proativo.

O trabalho remoto implica geralmente menos microgestão, mas isso significa que há muito trabalho a realizar de forma autónoma.

Os potenciais candidatos devem estar preparados para isso e ser capazes de o demonstrar numa entrevista, apresentando exemplos de situações em que foram proativos na identificação de problemas e na sua resolução, ou em que comunicaram eficazmente com vários intervenientes para executar remotamente um projeto complexo.

Para saber mais sobre como redigir descrições de funções, consulte o meu artigo sobre como escrever uma descrição de função.

Diversificar a publicação de ofertas de emprego

Embora algumas das plataformas de emprego tradicionais tenham tentado adaptar-se a um maior número de posições remotas, poderá querer consultar plataformas de emprego específicas para trabalho remoto.

A maioria é paga, mas há algumas gratuitas. As minhas sugestões são: 

• Remotive
• Remoteok
• Remotewoman

Um bom sistema de acompanhamento de candidatos ajudá-lo-á a criar a sua base de candidatos e a geri-los ao longo do processo.

Também é importante desenvolver uma página de recrutamento sólida para promover oportunidades disponíveis junto de potenciais candidatos que possam seguir diretamente a sua empresa.

O software para páginas de carreiras pode tornar a gestão deste processo muito mais fácil, mantendo simultaneamente os seus anúncios de emprego consistentes com a sua marca empregadora.

Um pouco mais de preparação para as entrevistas

As entrevistas à distância podem exigir um pouco mais de preparação da sua parte e de qualquer pessoa da sua equipa que as vá conduzir.

Tem de garantir que está preparado, tanto em termos de equipamento como de mentalidade:

Certifique-se de que tem uma boa configuração para realizar entrevistas à distância. Não precisa de uma câmara 4K nem de equipamento ao nível de um criador de transmissões em direto ou de conteúdos no YouTube, mas certifique-se de que aparece bem visível na câmara e de que há poucas distrações durante as entrevistas. 

Idealmente, deve estar sentado a uma secretária — evite fazer entrevistas num carro ou a caminho de algum lugar, pois ficará distraído e isso é desrespeitoso para com o tempo da outra pessoa. 

Procure estar sempre com o vídeo ligado, para poder estabelecer uma maior ligação com a pessoa e, sempre que possível, peça-lhe para ter o vídeo ligado pelo menos uma vez durante o processo. 

Terá de retirar muitas informações de uma videochamada — o que pode ser mais difícil — e isso significa que provavelmente terá de passar mais tempo com cada candidato. 

E, tal como poderá precisar de mais tempo para compreender a outra pessoa, ela poderá precisar do mesmo para compreender melhor a sua pessoa e a sua empresa. 

Concentre-se em passar tempo com cada candidato, para o ajudar a compreender a sua cultura e os objetivos da equipa ou da empresa.

Talvez seja oriundo de uma cultura diferente, pelo que precisa de garantir que compreende as expectativas e as normas e que se sente confortável com elas.

Por exemplo, se fizer parte de uma equipa muito colaborativa, mas talvez tenha trabalhado como prestador de serviços, recebendo apenas um projeto para entregar sem grande comunicação, certifique-se de que lhe explica a diferença e de que se sente confortável com isso.

Além disso, se estiver a entrevistar pessoas para trabalho remoto a partir de um escritório, prepare-se para responder a perguntas sobre a forma como a sua empresa está a equilibrar os trabalhadores presenciais e remotos em termos de oportunidades ou visibilidade. 

Uma nota sobre entrevistas entre culturas. Se abrir o seu grupo de candidatos ao mundo, é melhor estar preparado para todo o tipo de estilos de comunicação. 

Recomendo O Mapa Cultural , de Erin Meyer, como uma boa introdução à comunicação intercultural.

Para obter mais conselhos sobre como melhorar as entrevistas em geral, consulte o meu artigo a chave para entrevistas focadas e envolventes, onde abordo as entrevistas estruturadas e normalizadas (que são ainda mais importantes no recrutamento remoto).

Além disso, se precisar de ajuda para encontrar software que facilite a realização de entrevistas à distância, consulte o artigo da People Managing People sobre o melhor software de entrevistas por vídeo atualmente disponível no mercado.

Mais paciência ao fazer uma proposta 

Como sempre, certifique-se de que está bem informado e devidamente equipado para fazer uma proposta antes de se aproximar desta fase.

Uma proposta pode exigir um pouco mais de trocas com os candidatos remotos e, talvez, um pouco mais de acompanhamento para orientar as pessoas ao longo do seu processo, uma vez que esta poderá ser a primeira vez que um candidato contacta com uma empresa do seu país. 

Arme-se de paciência. 

Para saber mais sobre como fazer uma proposta, consulte o meu artigo sobre como fazer uma proposta de emprego.

Boas práticas para contratar trabalhadores remotos

A contratação de trabalhadores remotos exige processos e práticas diferentes. Eis algumas boas práticas a seguir à medida que expande a sua força de trabalho remota.

Pesquise a legislação laboral local

Ao contratar trabalhadores remotos, é importante começar por se familiarizar com a legislação laboral dos estados ou países onde residem os potenciais trabalhadores remotos. 

Isto inclui compreender a regulamentação relativa ao horário de trabalho, ao salário mínimo, aos benefícios e aos procedimentos de cessação de contrato.

Criar uma estratégia de remuneração global

Em última análise, a remuneração é a principal razão pela qual a maioria de nós vai trabalhar, por isso vale a pena pensar na forma como vai abordar esta questão ao contratar à distância.

Como aconselha Liam Reese no seu excelente artigo sobre remuneração global: “A maioria das organizações optará por localizar a remuneração base, por isso é aqui que precisa de dedicar algum tempo a pesquisar as taxas praticadas no mercado local e, em seguida, ajustá-las de acordo com a sua estratégia para cada função (abaixo, em linha ou acima do mercado).

É claro que também precisa de ter em conta a regulamentação local, incluindo as leis relativas ao salário mínimo, as regras sobre trabalho suplementar, as implicações fiscais e as obrigações relativas a benefícios.

Se não tiver recursos para realizar este tipo de análise para cada função em cada país, pode sempre fazer ajustes com base no custo de vida. Isto também pode ser relevante para países onde não tem muitas funções.”

Mostrar cedo a sua cultura de trabalho à distância

Quando está a contratar à distância, os candidatos não têm o privilégio de percorrer o seu escritório, observar como as equipas colaboram ou captar a sua cultura através de interações informais. 

Isso significa que cabe a si mostrar-lhes ativamente como é trabalhar com a sua equipa.

Isto significa apresentá-los aos futuros colegas de equipa, e não apenas aos responsáveis pelo recrutamento, e permitir-lhes ouvir como as pessoas comunicam e colaboram. 

Pode também partilhar elementos como as regras de utilização do Slack, um excerto do seu manual da empresa ou até um breve vídeo no Loom que mostre as rotinas da sua equipa.

Pode também dar aos candidatos uma ideia dos seus valores em ação. Se afirma que privilegia a comunicação assíncrona ou que dá grande importância à autonomia, mostre como isso se traduz na prática—mencione como realiza as reuniões diárias ou toma decisões sem reuniões intermináveis.

Também é positivo ser realista quanto aos desafios (“Ainda estamos a tentar definir a cadência ideal das reuniões”). Essa honestidade gera confiança e ajuda os candidatos a sentirem que estão a fazer uma escolha informada, em vez de aderirem simplesmente a uma apresentação cuidadosamente preparada.

Considerar a ajuda de especialistas

Lidar com a grande quantidade de leis laborais e processos de processamento salarial desconhecidos numa nova jurisdição pode ser demasiado para algumas organizações.

É por isso que muitas organizações optam por utilizar um serviço de empregador oficial. Isto significa que pode contratar rapidamente trabalhadores a tempo inteiro sem ter de criar uma entidade estrangeira ou tratar do processamento salarial.

Em alternativa, pode contratar prestadores de serviços ou talvez criar uma entidade estrangeira e trabalhar com uma PEO local ou uma consultora de RH para garantir que tudo é feito corretamente.

Aspetos a considerar ao contratar trabalhadores à distância

Expandir o conjunto de talentos a que tem acesso parece ótimo, mas pode trazer algumas complicações.

Gerir o processamento salarial

O processamento salarial pode ser complexo, especialmente para pequenas empresas. Processar salários em diferentes jurisdições acrescenta complexidade e riscos se não for feito corretamente.

Calcular a remuneração

Determinar uma remuneração justa para trabalhadores à distância implica ter em conta as taxas salariais locais, o custo de vida e os benefícios esperados.

Risco de estabelecimento estável

Ter uma presença empresarial noutro país pode sujeitá-lo a impostos sobre as empresas e a normas adicionais de conformidade.

Estabelecimento estável refere-se ao limiar mínimo que, uma vez ultrapassado, faz com que uma empresa passe a ser tributada e fique sujeita à regulamentação de outro país.

Classificar incorretamente trabalhadores como prestadores de serviços

A classificação incorreta de trabalhadores pode dar origem a multas, sanções e litígios judiciais. É por isso importante definir claramente as funções e considerar a conversão de prestadores de serviços em trabalhadores por conta de outrem para manter a conformidade (para o orientar neste subtópico complexo, recomendo que leia de seguida a nossa explicação sobre a classificação incorreta de trabalhadores e como evitá-la.)

Direitos de propriedade intelectual e de invenção

As contratações internacionais podem complicar a proteção da propriedade intelectual (PI) devido às diferenças entre as leis de propriedade intelectual e aos ambientes de trabalho à distância.

Tributação dos trabalhadores remotos

Determinar onde os trabalhadores remotos pagam impostos é crucial. Compreender como lidar com esta questão pode ser difícil e poderá exigir que consulte um prestador de serviços que o ajude a compreender os obstáculos relacionados com o cumprimento das obrigações e as práticas fiscais estrangeiras.

Preparar os trabalhadores remotos para o sucesso

Tenho estado a gerir equipas remotas há alguns anos, por isso pensei, por fim, em partilhar algumas aprendizagens para o ajudar a preparar os seus trabalhadores remotos para o sucesso.

Integração completa 

Integrar alguém remotamente é mais difícil do que recebê-lo num escritório, pois muitas vezes tudo se resume a reunião após reunião e a períodos de inatividade entre reuniões, durante os quais a pessoa tem de se limitar a ler de forma mecânica ou esperar pela próxima tarefa.

Há algumas coisas em que me concentro para tornar o processo de integração remota tão simples quanto possível: 

• Certifique-se de que está preparado para enviar todas as informações e equipamentos antecipadamente.
• Comece a convidá-los para as reuniões diárias e chamadas mesmo antes do primeiro dia, para que já possam reconhecer os nomes e saber a quem poderão recorrer quando começarem. 
• Se tiver uma viagem da empresa próxima da data de início, pergunte se pode levar consigo a nova pessoa (mas certifique-se de que respeita o tempo da nova pessoa, pois poderá não conseguir participar em todas as reuniões/viagens, uma vez que poderá ter de concluir tarefas no emprego anterior).

Para mais informações, consulte 11 dicas para a integração de trabalhadores remotos.

Adaptar os comentários

Quando gere uma equipa remota, muitas vezes dependerá da capacidade de iniciativa e do espírito empreendedor dos seus membros. 

Como referi acima, gosto de incluir isto nas descrições das funções. Mas tem de garantir que continua a fornecer a todos comentários e orientação atempados 

Poderá não ter tido a oportunidade de desenvolver uma relação tão próxima com os membros da sua equipa, uma vez que trabalham remotamente

É por isso que é fundamental tentar compreender o melhor possível a situação e o raciocínio da pessoa antes de dar os seus comentários. 

Faça perguntas como: “Em que ponto estamos? Que obstáculos prevemos/que obstáculos temos? De que precisa da minha parte para o apoiar na concretização disto?”. 

Também gosto de discutir com a minha equipa os objetivos que defini para o próximo trimestre, para verificar o que está a acontecer com cada pessoa individualmente e, depois, com todas enquanto grupo. Verifico e defino os principais objetivos uma vez por trimestre e, depois, continuamos a acompanhar mensalmente o progresso. 

Também acompanho regularmente os objetivos individuais nas nossas reuniões individuais quinzenais e aproveito ainda este momento para verificar como a pessoa está.

Não vê as pessoas presencialmente, por isso não sabe se o filho está doente ou se têm enfrentado problemas que possam afetar temporariamente o seu trabalho; por isso, não tire conclusões precipitadas. 

Pode começar as reuniões com vermelho/amarelo/verde ou com uma classificação de #/10, para perceber como a sua equipa se está a sentir. Certifique-se de que acompanha as pessoas que estão a dar sinais (números baixos ou amarelo/vermelho)

O contexto é vital, mas perde-se mais facilmente num ambiente remoto, por isso reserve tempo para compreender melhor a sua equipa e não faça apenas acompanhamentos superficiais.

Construção de equipa 

Para criar uma relação de proximidade, gosto de reservar tempo para interações informais e não relacionadas com o trabalho. Pode ser uma hora de convívio ou uma pausa para chá da equipa.

Pode ser uma sessão de jogos durante o almoço ou a criação de um servidor no Discord, onde as pessoas possam entrar numa sala apenas de áudio (para combater a fadiga causada pelo vídeo) e interagir tanto ou tão pouco quanto quiserem enquanto trabalham. 

As pessoas também podem partilhar vários ecrãs ao mesmo tempo, para facilitar a colaboração.

Neste momento, enquanto escrevo isto, estou num servidor do Discord depois do trabalho com os meus amigos, que estão a jogar alguns jogos, e não me sinto nada cansado depois de um dia inteiro de videochamadas. 

A contratação remota pode ajudá-lo a cumprir os seus objetivos

Contratar remotamente é uma excelente forma de garantir que obtém a melhor pessoa para a sua função, em vez da melhor pessoa num determinado raio.

Sim, pode exigir muito esforço para fazer tudo corretamente, mas as recompensas são excelentes, pois pode beneficiar de uma grande diversidade de perspetivas.

Na minha empresa, gostamos muito de ouvir as diferentes perspetivas das pessoas, uma vez que estamos a tentar criar um produto global.

O trabalho remoto não é uma moda passageira, já não se destina apenas aos poucos «nómadas digitais»; é uma mudança no paradigma do trabalho.

Para obter mais ajuda a encontrar o talento de que precisa, talvez possa consultar estas dicas para encontrar candidatos, especificamente estas dicas para contratar trabalhadores internacionais, ou conselhos para construir uma marca empregadora forte para atrair candidatos.

Perguntas frequentes sobre como contratar trabalhadores remotos

Quais são as funções mais comuns para trabalhadores remotos?

As funções remotas mais comuns incluem:

• Programadores de software
• Profissionais de marketing
• Agentes de apoio ao cliente
• Designers
• Criadores de conteúdos
• gestores de projetos.
  

As funções que dependem de ferramentas digitais e de trabalho autónomo adaptam-se geralmente bem a contextos remotos.

Qual é a melhor forma de pagar aos trabalhadores remotos?

Se tratar do assunto por conta própria, pode utilizar plataformas globais de processamento salarial, como a Deel, a Remote.com ou a Papaya Global, para gerir a conformidade, os impostos e as conversões cambiais.

Em alternativa, contrate através de uma entidade empregadora registada (EOR) se não tiver uma entidade local no país do trabalhador.

É mais barato ter trabalhadores remotos?

Muitas vezes, sim — as empresas poupam em espaço de escritório, serviços públicos, relocalização e, em alguns casos, salários, dependendo do custo de vida da região.

No entanto, também devem ser considerados custos como subsídios para tecnologia de trabalho remoto, serviços globais de processamento salarial e taxas de conformidade locais.

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