Alternativas ao EOR: Como Contratar Globalmente sem um EOR

Uma entidade empregadora de registo (EOR) não é a única forma de contratar internacionalmente. As alternativas comuns a um EOR incluem criar a sua própria entidade jurídica, utilizar um PEO, contratar prestadores de serviços ou trabalhar com agências de recrutamento. Escolher a estrutura errada custa dinheiro e cria problemas de conformidade que se acumulam ao longo do tempo. 

De seguida, analiso todas as alternativas viáveis para a gestão da força de trabalho, comparo-as diretamente e apresento um modelo para ajudar a escolher a solução adequada para a sua empresa, tendo em conta a sua fase, orçamento e planos de crescimento.

Quais são as alternativas a um EOR?

Uma alternativa a um EOR é outro enquadramento jurídico ou estrutura empresarial que pode utilizar em vez de uma entidade empregadora de registo, que é uma organização terceira que emprega legalmente trabalhadores em seu nome num país estrangeiro. Se ainda estiver a comparar modelos, também é útil compreender os diferentes tipos de serviços de entidade empregadora de registo antes de decidir optar ou não por um EOR.

As empresas recorrem normalmente a uma plataforma EOR quando pretendem contratar equipas distribuídas num novo mercado sem criar uma entidade jurídica local. Esta solução funciona bem em termos de rapidez, mas apresenta desvantagens à medida que a empresa cresce.

• Custo à medida que cresce: A maioria dos fornecedores de EOR cobra entre $400 e $700 por colaborador por mês (e muitos cobram mais). Com 50 colaboradores, poderá estar a gastar mais de $300,000 por ano. Alguns fornecedores também acrescentam margens aos benefícios, ao processamento salarial e ao câmbio de moeda.
• Pacotes de benefícios normalizados: Muitos fornecedores de EOR oferecem pacotes de benefícios genéricos que podem não estar alinhados com a cultura da sua empresa ou com as expectativas do mercado local.
• O controlo é limitado: O EOR é o empregador legal, não a sua empresa. Isto significa que não é proprietário dos contratos de trabalho. As decisões sobre cessação de contratos, alterações aos benefícios e condições precisam do envolvimento ou da aprovação do EOR. Isto torna as decisões mais lentas e cria dificuldades.
• Preocupações relacionadas com a propriedade intelectual e os dados: Quando uma entidade terceira emprega tecnicamente a sua força de trabalho global, pode criar complexidade adicional relativamente à titularidade da propriedade intelectual, à confidencialidade e à segurança dos dados dos colaboradores.
• Visibilidade limitada sobre a conformidade: Depender de um EOR pode reduzir a visibilidade sobre a legislação laboral local, as alterações regulamentares e as particularidades de RH específicas de cada mercado.

Author's Tip

Planeie a saída do EOR antes de assinar o contrato com o EOR. As empresas inteligentes encaram um EOR global como uma fase temporária deliberada, não como uma solução permanente predefinida. Utilizam o EOR para validar um mercado, comprovar a procura por talento local e criar uma equipa inicial. Depois, transitam para uma estrutura de longo prazo assim que atingem um determinado limiar de colaboradores ou de receitas. As empresas que enfrentam problemas são aquelas que acabam por manter uma relação com um EOR durante três anos, com 40 colaboradores, sem nunca criarem um plano de transição.

Principais alternativas a um EOR

Segue-se uma comparação lado a lado para ajudar a identificar quais as alternativas que merecem uma análise mais aprofundada.

Criar uma entidade local

Uma entidade local significa constituir uma filial ou sucursal no país onde pretende contratar. Torna-se o empregador legal direto. Trata do processamento salarial, do registo fiscal, das prestações e da conformidade, por si próprio ou com o apoio de consultores locais.

Este é o modelo que a maioria das empresas deveria procurar implementar nos mercados onde tem mais trabalhadores. Arriscaria dizer que, se tiver mais de 10 pessoas num único país através de um EOR e planear continuar a contratar nesse país, está quase certamente a deixar dinheiro por aproveitar.

Implicações fiscais

Ficará sujeito às obrigações fiscais empresariais locais. Dependendo do país, estas incluem imposto sobre o rendimento das empresas, registo de IVA, contribuições sociais do empregador e retenção na fonte sobre os salários dos trabalhadores. As regras de preços de transferência intragrupo também se aplicam entre a sede e a filial. Se fizer isto incorretamente, ficará sujeito ao escrutínio das autoridades fiscais de ambos os lados.

Escalabilidade

Este é o modelo mais escalável para um único país. Depois de a entidade estar estabelecida, adicionar trabalhadores é relativamente simples e pouco dispendioso. O desafio consiste em replicar este processo em vários países, o que multiplica os custos e a carga administrativa.

Contratar prestadores de serviços independentes

Contratar prestadores de serviços independentes significa recorrer a trabalhadores ao abrigo de um contrato de prestação de serviços, em vez de um contrato de trabalho. O trabalhador atua como trabalhador por conta própria e trata dos seus próprios impostos, seguros e prestações. 

Pode utilizar este modelo de gestão de contratantes para testar a contratação num novo mercado. Contrata duas ou três pessoas, valida se o conjunto de talentos corresponde às suas necessidades, confirma que existe trabalho suficiente para justificar uma presença e, depois, converte os contratantes em trabalhadores assim que criar uma entidade ou contratar um EOR.

Implicações fiscais

Não retém impostos nem paga contribuições do empregador relativamente aos contratantes. No entanto, em muitos países, continua a ter obrigações de comunicação. O contratante é responsável pelo seu próprio imposto sobre o rendimento e pelas contribuições para a segurança social. Os tratados fiscais entre países podem afetar as obrigações.

Escalabilidade

Pode aumentar rapidamente as equipas de contratantes com uma carga administrativa mínima. No entanto, à medida que o número de contratantes aumenta, também aumenta o seu risco de classificação incorreta. Muitos países estão a reforçar a fiscalização.

Organização Profissional de Empregadores (PEO)

Uma PEO celebra consigo um acordo de coemprego. Mantém a sua entidade jurídica e a PEO partilha as responsabilidades do empregador. Trata do processamento salarial, da administração de benefícios, da compensação dos trabalhadores e de determinadas declarações fiscais, enquanto mantém a gestão diária dos trabalhadores.

Na minha experiência, a maioria dos acordos internacionais com PEO cria mais complexidade do que aquela que resolve, a menos que esteja no mercado dos EUA. Fora dos EUA, o conceito de coemprego nem sempre se adapta facilmente à legislação laboral local e o panorama das PEO é muito mais reduzido.

Implicações fiscais

Na maioria dos acordos nos EUA, a PEO entrega os impostos sobre os salários utilizando o seu próprio número de identificação fiscal. A nível internacional, as obrigações fiscais dependem da estrutura de coemprego. Continua a ser responsável pelo imposto sobre o rendimento das pessoas coletivas através da sua entidade.

Escalabilidade

As PEO permitem uma boa expansão de 5 a várias centenas de trabalhadores dentro de um único país. Tornam-se menos práticas quando precisa de cobertura em vários mercados, uma vez que cada um exige uma relação separada com uma PEO ou a sua própria entidade.

Prestadores globais de processamento salarial (soluções apenas de processamento salarial)

Um prestador global de processamento salarial processa os salários em vários países através de uma única plataforma. Trata do emprego e da conformidade. O prestador consolida os processamentos salariais, trata das conversões cambiais e gera recibos de vencimento e declarações fiscais locais.

Implicações fiscais

O prestador de processamento salarial trata dos cálculos e das declarações fiscais como parte do serviço. No entanto, a responsabilidade jurídica continua a ser da sua entidade. Ao contrário do que acontece com uma EOR, se o prestador cometer um erro, será o próprio a enfrentar a autoridade tributária.

Escalabilidade

O processamento salarial global permite uma boa expansão quando já tem entidades estabelecidas. Adicionar trabalhadores ao processamento salarial de um país existente é simples. O obstáculo é que a adição de novos países exige primeiro a criação de uma entidade (e aumenta o custo dos serviços globais de processamento salarial).

Centro de competências global (ou centro cativo)

Um centro de competências global é um escritório ou centro dedicado que a sua empresa cria noutro país para ter acesso a talento em grande escala. Pense nele como a criação da sua própria equipa global num mercado como a Índia, as Filipinas ou a Polónia, com a sua própria entidade, espaço de escritório, gestão e operações.

Defenderia que os GCC são subvalorizados pelas empresas que já ultrapassaram a Série C. O retorno do investimento com 75 ou mais trabalhadores é incomparável. O investimento inicial é elevado, mas o custo a longo prazo por trabalhador, a qualidade do talento que atrai e o nível de controlo operacional que obtém compensam em relação a outros modelos.

Implicações fiscais

Aplicam-se todas as obrigações fiscais empresariais no país de acolhimento. Terá de gerir os preços de transferência, as regras relativas ao estabelecimento estável e os incentivos fiscais oferecidos pelos governos locais para atrair investimento estrangeiro. Vários países oferecem programas de incentivos específicos para centros de competências que podem reduzir significativamente a sua taxa efetiva de imposto nos primeiros anos.

Escalabilidade

Os GCC são concebidos para crescer. O investimento inicial é elevado, mas o custo por trabalhador diminui significativamente à medida que cresce. Muitos GCC chegam a ter centenas ou milhares de trabalhadores.

Agências de colocação de pessoal e externalização do processo de recrutamento

As agências de colocação de pessoal colocam trabalhadores temporários ou contratados na sua empresa. Normalmente, a agência emprega o trabalhador e cobra-lhe um acréscimo sobre o respetivo salário. A externalização do processo de recrutamento está relacionada, mas adota uma abordagem diferente, na qual um prestador de RPO gere toda ou parte da sua função de recrutamento, enquanto continua a ser o empregador.

Implicações fiscais

No caso das agências de colocação de pessoal, a agência trata dos impostos relacionados com o emprego dos trabalhadores que constam da sua folha salarial. É-lhe faturado o serviço. No caso da RPO, as implicações fiscais dependem do acordo laboral, uma vez que normalmente emprega diretamente as pessoas contratadas.

Escalabilidade

As agências de colocação permitem responder rapidamente a necessidades temporárias, mas tornam-se dispendiosas ao longo do tempo. A RPO permite uma boa expansão para recrutamento internacional contínuo em várias funções ou localizações. Nenhum dos modelos resolve as necessidades de infraestrutura laboral a longo prazo.

Organização de Serviços Administrativos (ASO)

Um ASO fornece apoio administrativo de RH sem estabelecer um regime de coemprego. Continua a ser o único empregador legal. O ASO trata de tarefas específicas que subcontrata, como o processamento de salários, a inscrição em benefícios ou a gestão de documentos de RH.

Implicações fiscais

Todas as obrigações fiscais permanecem com a sua empresa. O ASO pode processar os salários em seu nome, mas as declarações são apresentadas sob o seu número de identificação fiscal. É totalmente responsável pelo cumprimento das obrigações fiscais locais e nacionais.

Escalabilidade

Os ASO podem apoiar qualquer número de trabalhadores, mas não reduzem a sua carga de trabalho relacionada com o cumprimento das obrigações legais. À medida que cresce, continuará a precisar de recursos internos para gerir o cumprimento da legislação laboral e a estratégia de emprego. O ASO trata apenas da execução.

Empresas guarda-chuva

Uma empresa guarda-chuva emprega prestadores de serviços em nome de um cliente. O prestador de serviços torna-se um trabalhador equivalente a um trabalhador W-2 da empresa guarda-chuva, que trata do processamento de salários, da retenção de impostos e do cumprimento das obrigações legais. O prestador de serviços continua a trabalhar em projetos para a sua empresa.

Implicações fiscais

A empresa guarda-chuva deduz o imposto sobre o rendimento e as contribuições sociais do pagamento do prestador de serviços antes de lhe transferir o montante líquido. Paga à empresa guarda-chuva um montante bruto que cobre os honorários do prestador de serviços e a margem da empresa guarda-chuva.

Escalabilidade

As empresas guarda-chuva funcionam bem para grupos pequenos ou médios de prestadores de serviços em regiões específicas. Não foram concebidas para criar grandes equipas remotas permanentes e não estão amplamente disponíveis fora do Reino Unido e de alguns países da UE.

Agente de Registo (AoR)

Um Agente de Registo gere os seguros e a inscrição em benefícios em seu nome. O AoR não emprega ninguém. Em vez disso, atua como seu representante autorizado na contratação e administração de planos de seguros, benefícios de saúde e programas semelhantes num mercado estrangeiro.

Implicações fiscais

O AoR não altera as suas obrigações fiscais. Continua a ser o empregador e trata de todos os impostos relacionados com o emprego. Os custos dos benefícios são refletidos nas contas financeiras da sua empresa, embora o AoR possa facilitar os pagamentos às seguradoras locais.

Escalabilidade

Os AoR permitem uma expansão com o mínimo de dificuldades, pois tratam de uma função específica. Adicionar trabalhadores aos planos de benefícios é simples quando as relações com as seguradoras já estão estabelecidas.

Organização Global de Emprego (GEO)

Uma plataforma global de emprego funciona de forma semelhante a um EOR, mas dá ênfase a um âmbito de serviços mais abrangente em vários países, através de um modelo unificado. O GEO atua como empregador legal e trata da integração, dos salários, dos benefícios e do cumprimento das obrigações legais locais.

A distinção entre um GEO e um EOR está muitas vezes mais relacionada com o marketing. Alguns prestadores utilizam ‘GEO’ para indicar uma oferta mais premium e de serviço completo. Outros utilizam o termo para descrever um modelo em que são proprietários de entidades em todos os países, em vez de dependerem de parceiros locais.

Implicações fiscais

O GEO trata de todas as obrigações fiscais do empregador. A sua empresa não assume os requisitos de registo ou de apresentação de declarações fiscais locais no país de emprego. No entanto, continua a existir o risco de estabelecimento estável, dependendo da natureza das atividades da sua empresa.

Escalabilidade

Os GEO expandem-se bem entre países e podem abranger mais de 100 mercados. O modelo de custos por trabalhador significa que a expansão num único país se torna dispendiosa quando o número de trabalhadores é elevado, tal como acontece com um EOR.

Como comparar alternativas ao EOR

Eis um método para comparar e escolher a alternativa ao EOR mais adequada. Comece por responder a estas três perguntas:

1. Já tem uma entidade legal no país de destino?
2. Vai contratar mais de 10 pessoas nesse país nos próximos 12 meses?
3. Trata-se de um compromisso de mais de 2 anos com esse mercado?

Se respondeu não a todas, uma solução EOR ou um acordo com prestadores de serviços continua a ser a melhor opção a curto prazo (se está a pensar em mudar para um novo prestador de EOR, isso também envolve algum risco). Se respondeu sim a duas ou mais, comece a planear a transição para uma entidade local, um PEO ou um GCC.

Se um EOR continuar a ser a melhor opção, o próximo desafio é estabelecer corretamente a relação. Um processo estruturado de implementação de um EOR ajuda a coordenar os dados dos trabalhadores, os salários, os benefícios, as integrações e a comunicação antes do início da operação.

Considerações de custos

O custo total de propriedade varia consoante o modelo, e o preço anunciado é frequentemente enganador.

• As comissões dos EOR acumulam-se rapidamente: Com um custo de $500 por trabalhador por mês e 30 trabalhadores, está a gastar $180,000 por ano. Isto não inclui os custos ocultos dos EOR nem as margens acrescentadas aos benefícios, ao processamento salarial e à conversão de moeda.
• A constituição de uma entidade local compensa: Um custo de constituição de $30,000 num país onde tem 20 trabalhadores atinge o ponto de equilíbrio face às comissões de um EOR em poucos meses. Os custos contínuos com processamento salarial local, contabilidade e conformidade representam uma fração das comissões equivalentes de um EOR.
• Os contratos com prestadores de serviços têm custos ocultos: Poupa nas contribuições patronais e nos benefícios, mas assume o risco de falsa classificação. Uma única decisão desfavorável pode resultar em penalizações que ultrapassam largamente as poupanças de vários anos.
• O cálculo do ponto de equilíbrio: O ponto de transição em que a constituição de uma entidade se torna mais barata do que um EOR situa-se entre 5 e 15 trabalhadores, consoante os custos de constituição e as despesas laborais. Faça as contas para cada país onde tenha um número significativo de trabalhadores.

Conformidade e risco

Todos os modelos implicam obrigações de conformidade. A questão é saber quem assume a responsabilidade.

• Com um EOR ou GEO, o prestador assume o risco de conformidade laboral, mas continua a enfrentar o risco de estabelecimento estável se as atividades empresariais no país ultrapassarem o âmbito do emprego internacional. E, se o EOR cometer um erro de conformidade, os danos afetam a sua empresa.
• Com uma entidade local, a conformidade é da sua responsabilidade. Isto é gerível com bons consultores jurídicos locais e uma equipa competente de RH global, mas exige investimento contínuo. A legislação laboral muda. A regulamentação fiscal evolui. É necessário que alguém esteja atento.
• Com prestadores de serviços, o risco de falsa classificação recai sobre si. Nenhuma formulação contratual o protege se a realidade da relação de trabalho se assemelhar a uma relação laboral ao abrigo da legislação local.
• Com um PEO, o risco é partilhado através do coemprego, mas os detalhes variam consoante o prestador e a jurisdição. Compreenda exatamente pelo que o PEO é responsável antes de assinar.

Rapidez e flexibilidade

Se precisa de alguém a trabalhar na próxima semana, as suas opções reduzem-se rapidamente.

• Os prestadores de serviços e os EOR são as formas mais rápidas de conseguir que alguém comece a produzir. Se a rapidez for o objetivo principal, comece por aí e planeie em paralelo a transição para um modelo de longo prazo.
• Os PEO e ASO exigem uma entidade já existente, mas podem integrar trabalhadores no prazo de duas a quatro semanas depois de estar tudo preparado.
• As entidades locais demoram entre dois e seis meses. Isto raramente é compatível com necessidades urgentes de contratação, razão exata pela qual as empresas acabam por recorrer a EOR.
• Os GCC exigem entre 3 e 12 meses de desenvolvimento. Trata-se de uma iniciativa estratégica, não de uma solução tática.

Controlo e adequação estratégica

Esta dimensão é a menos valorizada na maioria das comparações e, na minha opinião, é a mais importante para as empresas que já ultrapassaram a fase inicial.

• Com um EOR, externaliza a sua marca empregadora. Os contratos de trabalho, os benefícios locais e a experiência laboral são definidos por terceiros. Isto é importante nos cargos em que a competição pelo talento global é intensa. Os melhores engenheiros têm opções e reparam quando o seu contrato é celebrado com uma empresa diferente daquela em que pensavam estar a ingressar.
• Uma entidade local dá-lhe controlo total sobre a conceção da remuneração, os pacotes de benefícios, o desenvolvimento de carreira, as decisões de cessação e a marca empregadora. Também lhe proporciona uma titularidade clara da propriedade intelectual, o que é importante para qualquer empresa em que o trabalho produzido por trabalhadores internacionais tenha valor estratégico.
• O modelo PEO fica a meio caminho, mas introduz uma complexidade de coemprego que pode criar dificuldades na tomada de decisões de RH.
• Os prestadores de serviços dão-lhe flexibilidade, mas não integração. Não fazem parte da sua equipa internacional num sentido jurídico ou cultural e tratá-los como se fizessem é precisamente o que cria o risco de falsa classificação.

Estrutura de decisão por fase da empresa

• Fase inicial (menos de 5 colaboradores num único país): Utilize um serviço de empregador de registo ou recorra a prestadores de serviços. Concentre-se em encontrar a adequação entre o produto e o mercado no novo mercado. Mas estabeleça um ponto de ativação: assim que atingir entre 5 e 8 colaboradores num país, inicie o processo de planeamento da entidade.
• Fase de crescimento (5 a 25 colaboradores num país): Esta é a zona de transição. Faça os cálculos do ponto de equilíbrio entre a criação de uma entidade e os custos de um EOR. Se os números forem favoráveis e tiver um compromisso de mais de 2 anos, inicie o processo de constituição. Utilize um PEO ou um contabilista local para tratar da administração assim que a entidade estiver operacional.
• Fase de expansão (25 a 75 colaboradores num país): Nesta altura, deverá quase certamente ter a sua própria entidade. Se ainda estiver a utilizar um EOR com este número de colaboradores, é provável que esteja a pagar em excesso seis dígitos por ano. Integre a gestão global de salários para aumentar a eficiência operacional.
• Empresa de grande dimensão (mais de 75 colaboradores num país): Considere um GCC para os mercados onde tem o maior número de colaboradores. O investimento compensa através de custos mais baixos por colaborador, de uma maior capacidade de atração de talento e de um controlo operacional total.

O que perguntar sobre a dependência de um fornecedor

Antes de assinar com qualquer EOR, compreenda o processo de saída. O que acontece aos contratos dos seus colaboradores quando abandona o serviço? Na maioria dos casos, o EOR é responsável pela relação laboral. A transferência dos colaboradores para a sua entidade ou para outro fornecedor exige a cessação dos contratos e uma nova contratação, o que desencadeia períodos de aviso prévio, potenciais obrigações de indemnização e perturbações. 

Alguns contratos de EOR incluem cláusulas de transição, mas muitos não. Em mercados com fortes proteções dos trabalhadores, como França ou Alemanha, o processo pode demorar meses e implicar custos.

Coloque estas perguntas específicas antes de se comprometer com qualquer fornecedor:

• Qual é o período de aviso prévio contratual para cessar a relação com o EOR?
• Quem é o titular dos contratos de trabalho e estes podem ser transferidos?
• Quais são os custos e os processos para transferir os colaboradores para a minha própria entidade?
• Existem penalizações ou taxas por cessação antecipada?
• O que acontece aos benefícios acumulados, como os dias de férias pagos e os prémios, durante uma transição?

E agora?

Se continua a concluir que um EOR é a opção que faz mais sentido para a sua situação atual, o passo seguinte é garantir que escolhe a opção certa para as necessidades da sua empresa. Saber mais sobre as vantagens de um empregador de registo pode ajudá-lo a tomar esta decisão crítica.