De 8 bästa metoderna för introduktion av anställda
Organisationer som arbetar med effektiv introduktion av medarbetare förstår att processen med att integrera en nyanställd i företaget och dess kultur kräver mer än bara ett trevligt välkomstbrev, en fantastisk första arbetsdag eller ett introduktionsprogram under den första veckan. Programvara för introduktion är din vän när det gäller att göra denna process smidig.
När det gäller att välkomna nya medarbetare till organisationen leder ett fantastiskt första intryck inte alltid till ett fantastiskt bestående intryck. Enligt Sapling HR, en populär leverantör av HR-programvara (HRIS-plattform), ”De bästa introduktionsprogrammen för medarbetare sträcker sig över medarbetarens första 90 dagar ... för att säkerställa att nyanställda får fullt stöd när de arbetar sig fram till full produktivitet.”
Den här artikeln fokuserar på några av de bästa metoderna som hjälper dig att skapa ett eget introduktionsprogram som är unikt för din organisation och anpassat efter teammedlemmarnas behov.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Varför är introduktion av medarbetare viktigt?
Forskning visar att implementeringen av en effektiv introduktionsprocess för nyanställda (som ofta omfattar ett strukturerat introduktionsprogram) kan ha en mycket positiv inverkan på företagets framgång samt på medarbetarnas långsiktiga engagemang, kvarstannande och produktivitet.
Några av fördelarna med introduktion av medarbetare är:
- Maximera kvarstannande och lojalitet: enligt Click Boarding, ett företag som erbjuder programvara för introduktion av medarbetare, är det 69 procent mer sannolikt att medarbetare stannar kvar på ett företag i tre år om de har fått en bra introduktion.
- Stärk företagskulturen: en effektiv introduktionsprocess hjälper nya teammedlemmar att förstå företagets vision, uppdrag och värderingar samt förstärker de förväntade beteenden och attityder som tillsammans formar företagskulturen.
- Främja tillhörighet och inkludering: 93 procent av de svarande i Deloittes undersökning Globala trender inom humankapital 2020 angav att en känsla av tillhörighet driver organisationens resultat. En bra introduktion kan dramatiskt minska oro och öka en ny medarbetares känsla av tillhörighet till det nya teamet.
- Maximera produktiviteten: enligt forskning från Glassdoor kan en stark introduktionsprocess förbättra produktiviteten med mer än 70 % genom att tydliggöra förväntningarna på arbetsuppgifter och organisation, minska antalet fel samt spara tid och frustration.
- Minimera affärsrisken: det finns anställningsavtal att underteckna, löneblanketter att fylla i samt företagets policyer och rutiner att gå igenom. De flesta av dessa saker finns på plats för att skydda både företaget och medarbetaren.
- Minska kostnaderna för personalomsättning: enligt SHRM:s rapport om riktmärken för humankapital var den genomsnittliga kostnaden per anställning i USA $4,129, och i genomsnitt tog det 42 dagar att tillsätta en tjänst. En bra introduktion kan skapa långsiktigt medarbetarengagemang.
- Attrahera de bästa talangerna: världen är liten, och webbplatser som Glassdoor och LinkedIn gör det möjligt för medarbetare att dela sina erfarenheter av anställningen med andra potentiella kandidater. Ryktet kommer att spridas om du skapar en bra introduktionsupplevelse som stöttar nya teammedlemmar när de börjar.
Vilka är några viktiga framgångsfaktorer för en effektiv introduktionsprocess för medarbetare?
De bästa metoderna som beskrivs i den här artikeln blir bara framgångsrika om du också håller ett antal viktiga faktorer i åtanke:
- Ha ett tydligt syfte: Ha en tydlig vision för varför introduktion är viktigt, vilken upplevelse du vill att en nyanställd ska få och till och med vad du vill att personen ska säga på sociala medier och offentliga forum som Glassdoor.
- Minimera överraskningar: Det kan vara svårt för vem som helst att hamna i en obekant situation och miljö. Minimera överraskningarna för den nyanställda, från att informera om klädkoden till att beskriva hur den första arbetsdagen och arbetsveckan kommer att se ut.
- Var förberedd: Din nya teammedlem kommer att dyka upp på sin första dag redo att komma igång, och det bör du också vara. Börja med att införa en checklista för nyanställda. Boka möten och utbildningstillfällen i förväg, gör datorutrustningen och arbetsplatsen klara och förbered andra teammedlemmar på att hjälpa till. Jag har till och med tagit fram en checklistemall för nyanställda som hjälp.
- Ha tålamod: Din nya teammedlem kommer nästan säkert att göra misstag, glömma delar av sitt introduktionsprogram och missa ett eller två steg medan hen kommer in i arbetet. ”Tålamod är en dygd”, särskilt när det gäller att introducera nya medarbetare.
- Håll ett rimligt tempo: Ingen tycker om att dricka ur en brandslang, så undvik att överväldiga dem med för mycket information, vilket kan leda till att viktigare saker missas eller glöms bort. Försök att komma ihåg hur lång tid det tog för dig att lära dig allt!
- Tillhandahåll resurser: Presentera dem för viktiga personer och visa var resurser som personalhandböcker och policydokument finns.
- Bygg in flexibilitet: Efter covid-19 har många företag övergått till distansarbete och andra virtuella arbetssätt. Bygg in flexibilitet i introduktionsprocesserna så att de kan anpassas för medarbetare som arbetar på kontoret respektive på distans.
- Lärande och utveckling: Att integrera L&D i introduktionsprocessen innebär att skapa anpassade utvecklingsplaner som stämmer överens med både organisationens mål och individens ambitioner. Detta tillvägagångssätt ger inte bara nya medarbetare de färdigheter som krävs, utan visar också ett engagemang för deras professionella utveckling genom att underlätta en strukturerad väg till kompetens.
- Hantera informationsöverflöd: Planera innehållsleveransen strategiskt. Med personanpassade utbildningsvägar kan medarbetare ta till sig information i sin egen takt, vilket förbättrar både kunskapsbevarandet och engagemanget. Genom att använda mikrolärande, till exempel korta och fokuserade moduler, kan utbildningen bli mer lättillgänglig och mindre överväldigande.
8 bästa metoder för introduktion av medarbetare
Det kan ta månader att lära en ny medarbetare de kunskaper, färdigheter och beteenden som krävs för att hen ska kunna bidra till organisationens framgång.
På grund av den långa tidsperioden för introduktionen, som kan fortsätta under det första anställningsåret, är det nästan omöjligt att skapa en specifik introduktionsagenda, ett schema eller en mall.
Försök i stället att följa några av dessa bästa metoder när du skapar de långsiktiga målen och mätvärdena för att avgöra om introduktionen är framgångsrik.
Bästa metod nr 1: Börja introduktionen innan den nya medarbetarens första arbetsdag
Efter vad som förhoppningsvis har varit en smidig och effektiv rekryteringsprocess väntar många organisationer av misstag med att börja orienteringen och introduktionen tills den nya medarbetarens första arbetsdag.
I många fall dröjer det dock dagar, veckor eller till och med månader från det att ett jobberbjudande tas emot tills den nya medarbetaren börjar sitt nya arbete.
Denna väntetid ger dig ett utmärkt tillfälle att använda tiden före den första dagen till att skapa entusiasm, få den nya medarbetaren att känna sig välkommen och påbörja det stadiga informationsflöde som hen behöver för att snabbt komma in i arbetet.
Perioden mellan det att någon tackar ja till ett erbjudande och startdatumet kallas förintroduktion. Några ytterligare resurser som kan hjälpa till här: Så lyckas du med förintroduktionen av en ny medarbetare
Bästa metod nr 2: Skapa fantastiska rekryterings- och välkomstprocesser
En fantastisk introduktionsupplevelse bidrar till att skapa ett fantastiskt och långvarigt första intryck. Den upplevelsen består dock av många olika delar, inte bara av att skicka dina nya teammedlemmar en kaffemugg eller en lista över företagets policyer.
För att hjälpa den nya medarbetaren att komma igång snabbt och göra hen redo inte bara för den första arbetsdagen, utan även för den första månaden, kan du överväga att införa en checklista för nya medarbetare som innehåller några av följande åtgärder:
- Välkomna den nya medarbetaren med ett samtal och ett välkomstmejl
- Skicka ett välkomstpaket till den nya medarbetaren (kan innehålla profilprodukter)
- Förbered den nya medarbetarens arbetsverktyg och resurser
- Förbered ett introduktionsprogram och en agenda
- Skapa möjligheter att träffa och hälsa på kollegor
Tracy McDonald från Thinkific, publicerar på LinkedIn välkomstpaketet som hon fick från dem.
Bästa praxis nr 3: Involvera ledande befattningshavare för att förankra företagskulturen
Introduktionen är inte bara personalavdelningens ansvar. Även om personalexperter ofta deltar i utformningen av ett introduktionsprogram för nyanställda, är det hela organisationens ansvar – teammedlemmar, chefer och ledande befattningshavare – att genomföra introduktionsaktiviteterna.
Genom att involvera en ledande befattningshavare, exempelvis en grundare, får personen möjlighet att hjälpa nyanställda att förstå företagskulturen, informera dem om företagets historia samt förklara företagets värderingar och förväntade beteenden.
Det finns många sätt att involvera ledande befattningshavare, till exempel:
- Hålla en företagspresentation;
- Ge en rundtur i byggnaden eller på anläggningen;
- Presentera ett specifikt utbildningsämne; och/eller
- Ta med den nya teammedlemmen på kaffe eller lunch.
Bästa praxis nr 4: Använd programvara för introduktion
En effektiv introduktionsprocess består av många olika uppgifter och aktiviteter, från att fylla i dokumentation för nyanställda till att genomföra introduktion för nyanställda och utbildningsprogram.
Många personalinformationssystem har inbyggda lösningar för automatisering av introduktionen som eliminerar dubbelregistrering av data, minskar användningen av pappersblanketter och effektiviserar hela processen.
De säkerställer också att uppgifter inte missas under de viktiga första dagarna genom påminnelser och visuella arbetsflöden.
Du kan också använda programvara för personalarbetsflöden för att automatisera återkommande introduktionsuppgifter som godkännanden, aviseringar och dokumentdelning.
Bästa praxis nr 5: Skapa ett levande förtroendeavtal med din medarbetare
Ett förtroendeavtal utgör grunden för en positiv arbetsrelation, oavsett om den är mellan medlemmar i en grupp eller mellan en chef och dennes teammedlem eller teammedlemmar. Det bör skapas i samarbete, dokumenteras skriftligen samt regelbundet granskas och uppdateras som ett levande dokument.
Enligt Lorie Corcuera, HR-chef på DNEG: ”Rekryterings- och introduktionsprocessen är viktiga tillfällen att skapa en känsla av tillhörighet. Som ett komplement till ert befintliga introduktionsprogram kan ni tillsammans med medarbetaren skapa ett förtroendeavtal. Be den nyanställda att definiera och dela med sig av vad hen behöver för att känna sig inkluderad. Dela även med dig av ditt svar. Det visar att inkludering och tillhörighet är viktigt för dig.”
Bästa praxis nr 6: Genomför regelbundna individuella möten
Huvudsyftet med att ha regelbundna individuella möten (1:1) (även kallade ”avstämningar”) med dina teammedlemmar är att främja positiva och produktiva relationer mellan dig (chefen) och de enskilda medlemmarna i ditt team.
Det är viktigt att bygga in dessa 1:1-möten i den nyanställdas normala arbetsrutin och göra dem till en vana så tidigt som möjligt. Som en del av introduktions- och orienteringsprogrammet kan du överväga att genomföra det första 1:1-mötet under den första arbetsdagen. Det lägger grunden för framtida möten.
Bästa praxis nr 7: Skapa möjligheter att knyta kontakt med kollegor
Det kan vara svårt att vara den nya på arbetsplatsen. Det finns många sätt att stödja din nyanställda i arbetet med att knyta kontakt med sina nya lagkamrater och stärka känslan av tillhörighet och inkludering, till exempel:
- Boka korta introduktionsmöten med kollegor.
- Be en befintlig teammedlem att fungera som mentor eller fadder för den nyanställda.
- Ordna en teamlunch eller teambuildingaktivitet för att skapa en mer avslappnad och informell miljö där ni kan lära känna varandra.
- Dela en välkomstvideo med den nyanställda före den första arbetsdagen, där medlemmar i det nya teamet presenteras.
- Vid global introduktion eller introduktion av distansmedarbetare rekommenderar jag, om möjligt, att flyga in dem till kontoret under den första eller de två första veckorna.
Bästa praxis nr 8: Samla in feedback
Introduktionen består av ett antal aktiviteter, varav många fokuserar på att skapa en bra medarbetarupplevelse. Ett sätt att förbättra denna är att samla in feedback genom metoder som intervjuer, introduktionsenkäter och de tidigare nämnda avstämningarna.
Feedback från denna undersökning hjälper dig att optimera introduktionsprocessen.
Introduktionen handlar om mer än den första veckan
En effektiv introduktionsprocess bör säkerställa att medarbetaren känner sig förberedd och motiverad i sin nya roll och att hen fattade rätt beslut när hen började hos er.
Att ta sig tid att investera i en ordentlig introduktionsprocess ger utdelning i form av medarbetarnas produktivitet och kvarstannande och ökar din avkastning på investeringen i introduktionen.
Det hjälper dig också, vilket är viktigt, att följa arbetsrättsliga lagar som rör efterlevnad av regler för introduktion.
Även om du behöver investera i vissa utbildningar om introduktion för dina rekryterande chefer och HR-team kommer investeringen att bära frukt.
Som nämnts tidigare handlar introduktionen om mer än den första veckan, och det kan ta upp till ett år innan någon verkligen kommer in i sin nya roll.
Den allmänna uppfattningen är att du bör ha en introduktionsplan för de första 90 dagarna eller så.
Om du behöver hjälp med att skapa en sådan kan du läsa Så skriver du en 30-, 60- och 90-dagarsplan för introduktionen i din organisation + mall
