5 enkla steg för att hantera en medarbetare som underpresterar

• Bristande arbetskvalitet
• Oförmåga att nå mål eller hålla deadlines
• Fortsatta mellanmänskliga konflikter
• Bristande tidsplanering
• Överdriven frånvaro eller förseningar
• Ordervägran.

För att hantera underprestation effektivt krävs att du använder tydliga metoder för prestationsförbättring för att vägleda medarbetare mot förbättring och få ut så mycket som möjligt av dina verktyg för prestationshantering. När en teammedlem visar bristande prestation inom något område av sitt arbete kan du antingen:

1. Ignorera problemet: stoppa huvudet i sanden och hoppas att den bristande prestationen på något mirakulöst sätt löser sig själv.
2. Avskeda medarbetaren: avsluta teammedlemmens anställning och anställa någon ny.
3. Göra medarbetarens jobb åt hen: kliva in och ta över de delar av arbetet där medarbetaren underpresterar.
4. Flytta medarbetaren till en annan roll: medarbetaren underpresterar i sin nuvarande roll, men kanske skulle fungera bättre i en annan.
5. Åtgärda prestationsproblemet: införa en strukturerad process för prestationsförbättring, som kan omfatta ytterligare utbildning och utveckling.

Även om fokus i den här artikeln ligger på alternativ ”5” ovan, främst eftersom det vanligtvis är det bästa alternativet att undersöka först, är det inte alltid rätt alternativ.

Varför det är viktigt att hantera bristande prestation

Att hantera problem med svåra teammedlemmar är avgörande när du försöker åtgärda och förbättra underprestation på arbetsplatsen. När du ska välja ett av alternativen ovan bör du tänka på följande:

• Kostnader för personalomsättning: enligt Benefit News kan en enda uppsägning kosta ett företag upp till en tredjedel av medarbetarens årslön. Två tredjedelar av denna kostnad kan komma från sådant som minskad produktivitet och att utbilda någon ny, medan den återstående tredjedelen består av ”hårda” kostnader som rekrytering.
• Påverkan på teamets moral: om den underpresterande medarbetaren inte arbetar i ett vakuum är sannolikheten stor att kollegorna påverkas negativt på något sätt av prestationen. Detta kommer även att synas i bedömningar av teamets prestation . Att ignorera problemet eller göra saker åt medarbetaren skickar inte rätt signal till resten av teamet och bidrar inte till att skapa en högpresterande kultur.
• Respekt för medarbetare: att avskeda någon kan ibland verka vara en enklare väg, men om du är ”för snabb på avtryckaren”, särskilt när det gäller ett problem som skulle kunna åtgärdas med lite ansträngning, kan teamet uppfatta det som bristande respekt för de människor du ansvarar för. Det kan också undergräva känslan av psykologisk trygghet.
• Kostnader för att korrigera prestationen: ibland kan det helt enkelt vara för dyrt, för tidskrävande eller av andra skäl omöjligt att få en underpresterande medarbetare att prestera bättre. I sådana fall kan du behöva fatta det svåra beslutet att låta någon gå eller flytta personen till en annan roll.

Chefer förlitar sig på en kombination av verktyg för HR-ärendehantering och programvara med särskilt fokus på prestationshantering för att följa utvecklingen i förhållande till planer för prestationsförbättring för medarbetare som har det svårt.

Modern prestationshantering i realtid, som använder de mest avancerade AI-drivna analysverktygen, har dessutom potential att minska fel i ledningens beslutsfattande och förhindra att prestationsproblem uppstår från första början.

Så vet du när en medarbetare underpresterar

När det gällde min vana att komma för sent blev problemet tydligt för min chef när jag till slut kom för sent till ett viktigt möte. Det är dock inte alltid så uppenbart. 

Jag minns att jag arbetade med en teammedlem, en chef, som jag tyckte presterade bra. Han nådde sina prestationsmål, jag hade fått positiv feedback från andra chefer och kunderna tyckte om honom. 

Men när jag pratade med personer som rapporterade till honom upptäckte jag att det fanns problem. Det fick mig att inleda en process för prestationsförbättring.

Att implementera OKR:er för HR bidrar till att skapa strukturerade prestationsplaner för att hantera bristande arbetsprestation.

Nedan följer några av de många kontroll- och balanssystem som du kan införa för att få tidiga varningar om verkliga eller potentiella prestationsproblem.

1. Fastställ SMART-mål eller OKR:er: dessa ger en stabil grund som du och din teammedlem kan använda för att följa upp framstegen. Om ni till exempel båda kommer överens om målet att ”uppnå en veckoförsäljning på $10,000” och din medarbetare bara sluter affärer för $5,000 per vecka, kan det vara ett tecken på bristande prestation. 
2. Regelbundna avstämningar och enskilda möten: oavsett om de sker virtuellt eller på plats är 1:1-möten en viktig del av bedömningen av hur en medarbetare presterar. Du kan stämma av med din medarbetare, höra vad hen arbetar med, få reda på hur arbetet mot målen fortskrider och förstå eventuella problem som kan påverka prestationen.
3. System för medarbetarfeedback: Jag fick kännedom om min teammedlems bristande prestation genom möten på en högre chefsnivå som jag hade med medlemmar i hans team. Medarbetarundersökningar, 360-graders prestationsbedömningar och informella samtal med din medarbetares kollegor är också användbara feedbackmetoder som kan uppmärksamma dig på möjliga prestationsproblem.
4. Feedback från externa intressenter: utöver feedback från medarbetare är det viktigt att få feedback från personer utanför organisationen, såsom kunder, partner och leverantörer. Data från exempelvis kundrecensioner, Net Promoter Score-värden och nöjdhetsundersökningar kan ofta ge värdefulla insikter i hur man förbättrar en individs prestation.
5. Programvara för prestationshantering: de flesta av de kontroller jag har nämnt ovan kan genomföras med hjälp av bra programvara för prestationshantering. Det gör det möjligt att samla in data om prestationer på individ-, team- och organisationsnivå. Många programvarupaket erbjuder också dataanalys, rapportering och automatisering för att förenkla arbetet.
6. Produktivitetsbedömningar: Bedöm medarbetarnas effektivitet och ändamålsenlighet när de slutför uppgifter och når mål inom en viss tidsram. Genom att följa upp detta och ge feedback kan du identifiera styrkor, förbättringsområden och möjligheter att förbättra den övergripande prestationen.

Avancerade metoder för att mäta prestation

Genom att förbättra objektiviteten i medarbetarbedömningar säkerställer man rättvisa och korrekta prestationsbedömningar samt att medarbetarna lättare accepterar feedback. Två välanvända metoder som ökar objektiviteten i bedömningar är beteendeförankrad skattningsskala (BARS) och bedömningscenter.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

BARS

BARS kombinerar kvantitativa skattningar med kvalitativa beskrivningar av specifika beteenden, vilket ger en mer objektiv ram för att bedöma prestationer.

I stället för att förlita sig på vaga eller subjektiva kriterier definierar BARS viktiga beteenden som hör samman med olika prestationsnivåer. En roll inom kundservice kan till exempel innehålla beteenden som ”löser kundklagomål på ett effektivt sätt”, vilka bedöms på en skala från otillfredsställande till enastående.

Denna metod säkerställer att bedömningarna baseras på observerbara och arbetsrelevanta beteenden, vilket minskar partiskhet och personliga tolkningar.

Bedömningscenter

Detta tillvägagångssätt utvärderar medarbetare på ett heltäckande sätt genom att placera dem i simulerade arbetssituationer. Dessa simuleringar kan omfatta:

• Rollspel
• Problemlösningsövningar
• Gruppuppgifter som är utformade för att bedöma kompetenser såsom ledarskap, kommunikation och beslutsfattande.

Flera bedömare observerar och poängsätter dessa aktiviteter, vilket bidrar till att minimera individuell partiskhet hos utvärderarna. Användningen av varierade övningar och ett team av bedömare möjliggör en mer objektiv bedömning av en medarbetares förmågor, särskilt i komplexa roller där utvärderingar med en enda metod kanske inte räcker till.

Både BARS och bedömningscenter erbjuder strukturerade, beteendebaserade metoder för utvärdering, vilket minskar subjektiv partiskhet och ger tydligare, mer användbar återkoppling till medarbetarna.

Efterlevnad av lagar och HR-regler inom prestationshantering

Ur ett efterlevnadsperspektiv är ditt mål att anpassa stegen i prestationshanteringen till HR-policyer samtidigt som du involverar ditt juridiska team. Detta hjälper dig att skapa transparenta processer och bygga auktoritet i hur du hanterar dessa situationer.

Att skapa en PIP och samarbeta med HR

Ingen tycker om att utforma eller genomföra en prestationsförbättringsplan (PIP). Alltför ofta fungerar de inte eller uppfattas av medarbetarna som ett förstadium till uppsägning.

Det behöver inte vara så om du kontinuerligt förbättrar ditt arbetssätt för prestationshantering.

När det gäller en PIP bör den tas fram i samarbete mellan chefen, HR-representanter och det juridiska teamet. Detta samarbete säkerställer att PIP:en följer arbetsrättsliga lagar och företagets policyer samtidigt som rättvisa upprätthålls.

HR kan hjälpa till att strukturera planen med tydliga och uppnåeliga mål, medan det juridiska teamet säkerställer att inga åtgärder kan misstolkas som diskriminerande eller orättvisa, vilket minskar risken för rättsliga tvister.

Dokumentation av återkoppling och efterlevnad

Korrekt dokumentation är en viktig del av efterlevnaden. Chefer bör noggrant dokumentera alla samtal om återkoppling, prestationsutvärderingar och eventuella åtgärder som vidtas för att hantera bristande prestation.

Dessa uppgifter hjälper inte bara medarbetarna att förstå sina framsteg, utan fungerar också som juridiskt skydd om tvister skulle uppstå.

5 steg du kan ta för att korrigera prestation

Ett av dina system för tidig varning har hjälpt dig att identifiera ett prestationsproblem hos en av dina medarbetare, och du har bestämt dig för att försöka rätta till problemet. Bra, men vad gör du nu? 

De steg du tar kommer att variera något beroende på prestationsproblemets exakta karaktär, men de som beskrivs nedan gäller för de flesta situationer där det bara är en aspekt av en medarbetares prestation som är ett problem (t.ex. sen ankomst). 

Om det ovanliga skulle inträffa att medarbetaren presterar sämre inom alla områden kan det vara värt att överväga att flytta medarbetaren till en annan roll eller helt lämna organisationen.

Steg 1: Kontrollera fakta och gör efterforskningar

Innan du pratar med medarbetaren bör du göra en grundlig efterforskning för att förstå grundorsaken till prestationsproblemet. Granska objektiva mått, såsom kundklagomål, återkoppling från kollegor och individuella leveranser, för att fastställa om problemet ligger i medarbetarens arbete eller i externa faktorer, såsom teammedlemmar som presterar sämre än förväntat eller orealistiska förväntningar.

En grundorsaksanalys kan hjälpa till att upptäcka underliggande problem och säkerställa att du har hela bilden innan du inleder några samtal. Du kanske upptäcker att medarbetaren har problem inom ett annat område i livet och skulle behöva organisationens stöd snarare än kritik.

Små saker, som att regelbundet följa upp och tillhandahålla resurser, kan göra stor skillnad för att säkerställa att problemen inte påverkar prestationen.

Steg 2: Ompröva dina prestationsstandarder

Ta dig tid att omvärdera om dina prestationsstandarder är rimliga och tydliga. Om dina förväntningar är orealistiska eller inte har kommunicerats ordentligt kan det snarare vara ett ledningsproblem än ett medarbetarproblem.

Innan du pratar med din medarbetare som presterar sämre än förväntat bör du ta en lång och kritisk titt på dina förväntningar på personens prestation och ställa dig själv följande frågor:

• Har mina prestationsstandarder nyligen ändrats, t.ex. blivit högre?
• Har min medarbetare någonsin uppnått dessa standarder sedan de infördes?
• Har andra teammedlemmar kunnat uppnå samma standarder?
• Har jag lagt till nya ansvarsområden som kan störa medarbetarens prestation?   
• Har jag gett mina teammedlemmar all den utbildning och de resurser de behöver för att uppfylla mina förväntningar?

Steg 3: Genomför ett samtal om prestationshantering

När du har gjort din research, granskat dina prestationsförväntningar och är rimligt säker på att det finns en legitim prestationsbrist är det dags att prata med din medarbetare. 

Enligt min erfarenhet är prestationssamtal en konstform. Det finns inget enda recept för att ge effektiv återkoppling, eftersom varje problem är unikt och varje person tar emot återkoppling på olika sätt.

Det finns dock vissa bästa praxis som kan hjälpa dig att genomföra bättre prestationsutvärderingar. För det första bör samtalet äga rum tillsammans med HR, med chefen som leder det. Det bidrar till transparens och uppföljning och ger vägledning så att din PIP överensstämmer med HR:s policyer.

Utöver dessa metoder kan du prova följande:

1. Var kortfattad: gå rakt på sak; börja med att så kortfattat och sakligt som möjligt förklara vad problemet är ur ditt perspektiv och att syftet med mötet är att få höra deras tankar och ta fram en handlingsplan.
2. Var tydlig: de kanske inte uppfyller prestationsstandarderna helt enkelt för att de inte förstår varför de är viktiga eller hur de påverkar deras team eller organisationen.
3. Var ärlig: det är okej att berätta för dem om deras bristande prestationer gör dig besviken, generad eller till och med arg. Om problemet är så allvarligt att de riskerar att bli uppsagda bör de också få veta det.
4. Var respektfull: ärlighet är aldrig en ursäkt för att vara otrevlig eller nedlåtande mot en medarbetare. Det är bra att framföra svåra budskap så länge du gör det lugnt och respektfullt.
5. Visa empati: försök föreställa dig hur samtalet upplevs ur deras perspektiv. Kommer detta som en stor överraskning för dem? Känner de sig överväldigade eller oroliga? Har de personliga problem att hantera?
6. Var nyfiken: se till att be om deras tankar och åsikter och ställ många öppna frågor. Det hjälper dig att få hela bilden, hjälper dem att inse att det finns ett problem (om de är försvarsinställda eller trotsiga) och gör dem delaktiga i lösningen. Till exempel:

• Hur känner du inför dina framsteg mot projektets delmål?
• Vilket stöd får du från utvecklingsavdelningen när det gäller att bygga den nya funktionen?
• Varför tror du att vi missade kundens tidsfrist?

7. Var stöttande: förklara hur du är beredd att stödja dem, oavsett om det handlar om ytterligare utbildning och utveckling, förändringar i deras arbetsuppgifter eller helt enkelt känslomässigt stöd.

Bedöm hur prestationssamtalet går innan du bestämmer dig för om du ska gå direkt vidare till nästa steg och ta fram planen för prestationsförbättring, eller skjuta upp det till ett senare möte. 

Med rätt verktyg för prestationsbedömning kan chefer erbjuda datadriven vägledning för att hjälpa medarbetare att förbättras.

I vissa fall kan din medarbetare vara känslosam och inte befinna sig i rätt sinnesstämning för att diskutera en handlingsplan, eller så kan problemet vara mer komplext och kräva ett djupare arbete för att komma fram till en lösning.

Steg 4: Ta fram en plan för prestationsförbättring

När du och medarbetaren är överens om att det finns ett prestationsproblem och att ni båda är engagerade i att lösa det är det dags att ta fram en plan för prestationsförbättring. Den brukar vanligtvis innehålla:

• Beskrivning av prestationsstandarden: beskriv de delar av medarbetarens prestationer som de arbetar med, till exempel uppnåendet av försäljningsmål och kommunikationen med kollegor, samt den specifika standard de försöker uppnå, till exempel en veckoförsäljning på $XX.
• Handlingsplan med SMART-mål: specificera specifika prestationsmål och de ”små steg” som medarbetaren kan ta för att uppnå den prestationsstandard du har fastställt, till exempel att gå en strategisk försäljningskurs senast XX datum, kontakta YY potentiella kunder på LinkedIn senast ZZ datum och så vidare.
• Tidsperiod för utvärdering: fastställ hur lång tid medarbetaren har på sig att förbättra sina prestationer och hur ofta du kommer att följa upp. Typiska planer sträcker sig från 1–6 månader, beroende på prestationsproblemet.

Slutligen bör du beskriva tillgängliga resurser, till exempel utbildningsprogram eller mentorskap, som kan stödja deras utveckling. Det är viktigt att fastställa tidsperioden för utvärderingen och att förklara betydelsen av prestationsstandarden samt de möjliga konsekvenserna om en förbättring inte sker.

Steg 5: Följ upp framstegen och uppmärksamma resultaten

När allt är tydligt och din plan för prestationsförbättring är på plats är det dags att stödja din medarbetare i genomförandet.

En viktig del av detta arbete är att få regelbunden feedback från dig om huruvida de är på rätt spår (eller inte).

En viktig del av detta arbete är att följa bästa praxis för prestationshantering, inklusive att ge regelbunden feedback om huruvida de är på rätt spår (eller inte). Verktyg för prestationsövervakning kan vara mycket användbara här för att möjliggöra feedback på prestationer i realtid.

Genomför regelbundna avstämningar enskilt om deras framsteg och uppmärksamma och belöna positiva resultat när det är möjligt. Du kan också använda dessa avstämningar för att korrigera kursen, hjälpa dem att ta sig igenom hinder på vägen mot framsteg och justera planen vid behov.

Kommunikationsrutiner för att bygga förtroende

Det kan verka som ett uppenbart påstående, men det tål att upprepas. Öppen och effektiv kommunikation är en viktig del av att leda en medarbetare som inte presterar tillräckligt. Den främjar förtroende och säkerställer psykologisk trygghet, samt bidrar till att upprätthålla transparens och bemöta feedback med empati.

Några saker att tänka på är:

Kommunikationens frekvens

Regelbundna avstämningar skapar kontaktpunkter som gör det möjligt för chefer att ge feedback i rätt tid, ta upp frågor och ge vägledning.

Konsekvent kommunikation förebygger missförstånd och försäkrar medarbetaren om att deras framsteg följs upp på ett rättvist och omsorgsfullt sätt.

Utforma feedback för utveckling

Att framställa feedback som en möjlighet till professionell utveckling snarare än som ren kritik kan avsevärt stärka en medarbetares motivation och engagemang för att förbättra sig.

När chefer framställer feedback som ett verktyg för utveckling flyttas fokus från tidigare misstag till framtida potential. Detta utvecklingsinriktade synsätt hjälper medarbetare att se processen som en väg till att förbättra sina färdigheter och sin karriär, snarare än bara som en reaktion på bristande prestation.

Genom att betona att målet är långsiktig förbättring kan chefer uppmuntra en mer positiv och proaktiv inställning till att hantera prestationsproblem.

Ett sista råd

Om du har kommit så här långt, grattis! Som ett litet tecken på min uppskattning vill jag lämna dig med ett sista råd som jag själv har tagit till mig när det gäller att leda medarbetare som inte presterar tillräckligt: utgå alltid från goda avsikter. 

Enligt min erfarenhet vill de flesta människor utföra sitt arbete väl, och de är stolta över ett väl utfört arbete.

Ingen tycker om att känna eller veta att de gör ett dåligt jobb, så tills du vet något annat bör du utgå från att din medarbetare vill förbättra sin prestation lika mycket som du vill. Detta kan bidra till att bana väg för ett gott samarbete och få saker och ting på rätt spår igen.

Som alltid önskar jag dig lycka till, och prenumerera på nyhetsbrevet från People Managing People för fler regelbundna expertförfattade artiklar och resurser som kan hjälpa dig på din ledarskapsresa.