5 enkla steg för att hantera en underpresterande medarbetare

• Bristande arbetskvalitet
• Oförmåga att nå mål eller hålla deadlines
• Återkommande mellanmänskliga konflikter
• Bristande tidsplanering
• Överdriven frånvaro eller återkommande förseningar
• Ordervägran.

För att hantera underprestation effektivt krävs tydliga metoder för prestationsförbättring som vägleder medarbetare mot förbättring och att du använder dina verktyg för prestationshantering på bästa sätt. När en teammedlem visar bristande prestation inom något område av sitt arbete kan du antingen:

1. Ignorera problemet: stoppa huvudet i sanden och hoppas att den bristande prestationen mirakulöst ska lösa sig själv.
2. Avskeda medarbetaren: avsluta teammedlemmens anställning och anställa någon ny.
3. Göra medarbetarens jobb åt dem: ingripa och ta över de delar av arbetet där de underpresterar.
4. Flytta dem till en annan roll: de underpresterar i sin nuvarande roll, men kanske skulle prestera bättre i en annan.
5. Åtgärda prestationsproblemet: införa en strukturerad process för prestationsförbättring, som kan omfatta ytterligare utbildning och utveckling.

Även om fokus i den här artikeln ligger på alternativ ”5” ovan, främst eftersom det vanligtvis är det bästa alternativet att undersöka först, är det inte alltid rätt alternativ.

Varför det är viktigt att hantera bristande prestation

Att hantera problem med svåra teammedlemmar är avgörande när man försöker ta itu med och förbättra underprestation på arbetsplatsen. När du ska välja ett av alternativen ovan bör du tänka på följande:

• Kostnader för personalomsättning: enligt Benefit News kan en enda uppsägning kosta ett företag upp till en tredjedel av medarbetarens årslön. Två tredjedelar av denna kostnad kan komma från sådant som minskad produktivitet och att utbilda någon ny, medan den återstående tredjedelen består av ”hårda” kostnader som rekrytering.
• Påverkan på teamets moral: såvida den medarbetare som underpresterar inte arbetar helt isolerat är det sannolikt att kollegorna påverkas negativt på något sätt av personens prestation. Detta kommer också att synas i bedömningar av teamets prestation . Att ignorera problemet eller göra saker åt medarbetaren skickar inte rätt budskap till resten av teamet och bidrar inte till att etablera en prestationskultur på hög nivå.
• Respekt för medarbetare: att avskeda någon kan ibland verka vara den enklare vägen, men om du är ”för snabb på avtryckaren”, särskilt när det gäller ett problem som skulle kunna åtgärdas med lite ansträngning, kan teamet uppfatta det som bristande respekt för de människor du ansvarar för. Det kan också undergräva känslan av psykologisk trygghet.
• Kostnader för att korrigera prestationen: ibland kan det helt enkelt vara för dyrt, för tidskrävande eller av andra skäl omöjligt att få en medarbetare som underpresterar att prestera bättre. I sådana fall kan du behöva fatta det svåra beslutet att låta någon gå eller flytta personen till en annan roll.

Chefer förlitar sig på en kombination av verktyg och programvara för HR-ärendehantering samt programvara som är särskilt inriktad på prestationshantering för att följa utvecklingen i förhållande till planer för prestationsförbättring för medarbetare som har det svårt.

Med prestationshantering i realtid som använder de mest avancerade AI-drivna analysverktygen finns det nu potential att minska fel i ledares beslutsfattande och förhindra att prestationsproblem över huvud taget blir ett problem.

Så vet du när en medarbetare underpresterar

I fallet med min vana att komma för sent blev problemet tydligt för min chef när jag till slut kom för sent till ett viktigt möte. Det är dock inte alltid så uppenbart. 

Jag minns att jag arbetade med en teammedlem, en chef, som jag tyckte presterade bra. Han nådde sina resultatmål, jag hade fått positiv feedback från andra chefer och kunderna tyckte om honom. 

När jag pratade med personer som rapporterade till honom fick jag dock veta att det fanns problem. Det fick mig att inleda en process för prestationsförbättring.

Att införa OKR:er för HR bidrar till att skapa strukturerade prestationsplaner för att hantera bristande prestation hos medarbetare.

Nedan följer några av de många kontroll- och balanssystem som du kan införa för att få tidiga varningar om faktiska eller potentiella prestationsproblem.

1. Fastställ SMART-mål eller OKR:er: de ger en stabil grund som du och din teammedlem kan använda för att följa upp framstegen. Om ni till exempel båda kommer överens om målet att ”uppnå en veckoförsäljning på $10,000” och din medarbetare bara säljer för $5,000 per vecka kan det vara ett tecken på bristande prestation. 
2. Regelbundna avstämningar och enskilda möten: oavsett om de sker virtuellt eller personligen är 1:1-möten en avgörande del av bedömningen av hur en medarbetare presterar. Du kan stämma av med din medarbetare, höra vad hen arbetar med, få veta hur arbetet mot målen fortskrider och förstå eventuella problem som kan påverka prestationen.
3. System för medarbetarfeedback: Jag fick kännedom om min teammedlems bristande prestation genom möten på annan chefsnivå som jag hade med medlemmar i hans team. Medarbetarundersökningar, 360-graders prestationsutvärderingar och informella samtal med din medarbetares kollegor är också användbara feedbackmetoder som kan uppmärksamma dig på möjliga prestationsproblem.
4. Feedback från externa intressenter: utöver feedback från medarbetare är det viktigt att få feedback från personer utanför organisationen, till exempel kunder, partner och leverantörer. Data från sådant som kundrecensioner, Net Promoter-poäng och nöjdhetsundersökningar kan ofta ge värdefulla insikter i hur man förbättrar en individs prestation.
5. Programvara för prestationshantering: de flesta av kontrollerna ovan kan genomföras med hjälp av bra programvara för prestationshantering. Det gör det möjligt för dig att samla in data om individers, teams och organisationens prestationer. Många programvarupaket erbjuder också dataanalys, rapportering och automatisering för att förenkla arbetet.
6. Produktivitetsutvärderingar: Bedöm medarbetarnas effektivitet och ändamålsenlighet när de slutför uppgifter och når mål inom en viss tidsram. Genom att följa upp detta och ge feedback kan du identifiera styrkor, förbättringsområden och möjligheter att förbättra den övergripande prestationen.

Avancerade metoder för att mäta prestation

Att förbättra objektiviteten i medarbetarutvärderingar säkerställer rättvisa och korrekta prestationsbedömningar samt bättre acceptans av feedback från medarbetare. Två vanligt använda metoder som ökar objektiviteten i utvärderingar är beteendeankrad bedömningsskala (BARS) och bedömningscenter.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

BARS

BARS kombinerar kvantitativa bedömningar med kvalitativa beskrivningar av specifika beteenden och ger därmed ett mer objektivt ramverk för att utvärdera prestation.

I stället för att förlita sig på vaga eller subjektiva kriterier definierar BARS viktiga beteenden som hör samman med olika prestationsnivåer. I en kundserviceroll kan det till exempel finnas beteenden som ”löser kundklagomål på ett effektivt sätt”, bedömda på en skala från otillfredsställande till enastående.

Den här metoden säkerställer att utvärderingarna baseras på observerbara, arbetsrelaterade beteenden, vilket minskar partiskhet och personliga tolkningar.

Bedömningscenter

Med denna metod utvärderas medarbetare på ett heltäckande sätt genom att de placeras i simulerade arbetsrelaterade situationer. Dessa simuleringar kan omfatta:

• Rollspel
• Problemlösningsövningar
• Gruppuppgifter utformade för att bedöma kompetenser som ledarskap, kommunikation och beslutsfattande.

Flera bedömare observerar och poängsätter dessa aktiviteter, vilket bidrar till att minimera individuell bedömarbias. Användningen av varierade övningar och ett team av bedömare möjliggör en mer objektiv bedömning av en medarbetares förmågor, särskilt i komplexa roller där utvärderingar med en enda metod kan vara otillräckliga.

Både BARS och bedömningscenter erbjuder strukturerade, beteendebaserade metoder för utvärdering, vilket minskar subjektiv bias och ger tydligare och mer användbar återkoppling till medarbetare.

Juridisk efterlevnad och HR-efterlevnad inom prestationshantering

Ur ett efterlevnadsperspektiv är ditt mål att anpassa stegen i prestationshanteringen till HR-policyerna samtidigt som du involverar ditt juridiska team. Detta hjälper dig att skapa transparenta processer och bygga auktoritet i hur du hanterar dessa situationer.

Utformning av PIP och samarbete med HR

Ingen tycker om att utforma eller genomföra en förbättringsplan för prestation (PIP). Alltför ofta fungerar de inte eller uppfattas av medarbetare som ett förstadium till uppsägning.

Det behöver inte vara så om du kontinuerligt förbättrar ditt arbetssätt för prestationshantering.

När det gäller en PIP bör den utformas i samarbete mellan chefen, HR-representanter och det juridiska teamet. Detta samarbete säkerställer att PIP:en följer arbetslagstiftningen och företagets policyer, samtidigt som rättvisa upprätthålls.

HR kan hjälpa till att strukturera planen med tydliga och uppnåeliga mål, medan det juridiska teamet säkerställer att inga åtgärder kan misstolkas som diskriminerande eller orättvisa, vilket minskar risken för rättsliga tvister.

Dokumentation av återkoppling och efterlevnad

Korrekt dokumentation är en central del av efterlevnaden. Chefer bör noggrant dokumentera alla samtal om återkoppling, prestationsbedömningar och eventuella åtgärder som vidtas för att hantera bristande prestation.

Dessa dokument hjälper inte bara medarbetare att förstå sina framsteg, utan fungerar också som juridiskt skydd om tvister skulle uppstå.

5 steg du kan ta för att förbättra prestationen

Ett av dina system för tidig upptäckt har hjälpt dig att identifiera ett prestationsproblem hos en av dina medarbetare, och du har bestämt dig för att försöka rätta till problemet. Bra, men vad gör du nu? 

Stegen du vidtar varierar något beroende på prestationsproblemets exakta karaktär, men de som beskrivs nedan gäller för de flesta situationer där det bara är en aspekt av en medarbetares prestation som utgör ett problem (t.ex. förseningar). 

Om det är ett ovanligt fall där medarbetaren presterar otillräckligt inom alla områden kan det vara värt att överväga att flytta medarbetaren till en annan roll eller helt lämna organisationen.

Steg 1: Kontrollera fakta och gör efterforskningar

Innan du pratar med medarbetaren bör du göra grundliga efterforskningar för att förstå grundorsaken till prestationsproblemet. Gå igenom objektiva mått, såsom kundklagomål, återkoppling från kollegor och individuella leveranser, för att fastställa om problemet ligger i medarbetarens arbete eller beror på externa faktorer, såsom teammedlemmar som presterar otillräckligt eller orimliga förväntningar.

En grundorsaksanalys kan hjälpa till att avslöja underliggande problem och säkerställa att du har hela bilden innan du inleder några samtal. Du kanske upptäcker att medarbetaren har problem inom ett annat område av livet och skulle behöva organisationens stöd snarare än kritik.

Små saker, som att regelbundet följa upp och tillhandahålla resurser, kan göra stor skillnad för att säkerställa att dessa problem inte påverkar prestationen.

Steg 2: Ompröva dina prestationsstandarder

Ta dig tid att omvärdera om dina prestationsstandarder är rimliga och tydliga. Om dina förväntningar är orealistiska eller inte har kommunicerats ordentligt kan det snarare vara ett ledningsproblem än ett medarbetarproblem.

Innan du pratar med din medarbetare som presterar otillräckligt bör du ta en lång och kritisk titt på dina förväntningar på medarbetarens prestation och ställa dig följande frågor:

• Har mina prestationsstandarder nyligen förändrats, t.ex. blivit högre?
• Har min medarbetare någon gång uppnått dessa standarder sedan de infördes?
• Har andra teammedlemmar kunnat uppnå samma standarder?
• Har jag lagt till nya ansvarsområden som kan påverka medarbetarens prestation?   
• Har jag gett mina teammedlemmar all den utbildning och de resurser de behöver för att uppfylla mina förväntningar?

Steg 3: Genomför ett samtal om prestationshantering

När du har gjort din research, gått igenom dina förväntningar på prestationen och rimligen är säker på att det finns ett legitimt prestationsgap är det dags att prata med din medarbetare. 

Enligt min erfarenhet är prestationssamtal en konstform. Det finns inget recept för hur man genomför ett sådant samtal, eftersom varje problem är unikt och varje person tar emot feedback på olika sätt.

Det finns dock några bästa praxis som kan hjälpa dig att genomföra bättre prestationsbedömningar. För det första bör samtalet hållas i närvaro av HR, med chefen som leder det. Detta bidrar till transparens och överblick samt ger vägledning så att din PIP är i linje med HR:s policyer.

Utöver dessa metoder kan du prova följande:

1. Var kortfattad: gå rakt på sak; börja med att så kortfattat och sakligt som möjligt förklara vad problemet är ur ditt perspektiv och att syftet med mötet är att få höra deras tankar och ta fram en handlingsplan.
2. Var tydlig: de kanske inte uppfyller prestationskraven helt enkelt för att de inte förstår varför de är viktiga eller hur de påverkar teamet eller organisationen.
3. Var ärlig: det är okej att berätta om deras bristande prestation får dig att känna dig besviken, generad eller till och med arg. Om problemet är så allvarligt att de riskerar att bli avskedade bör de också få veta det.
4. Visa respekt: ärlighet är aldrig en ursäkt för att vara otrevlig eller nedvärderande mot en medarbetare. Det är bra att framföra svåra budskap så länge du gör det lugnt och respektfullt.
5. Visa empati: försök föreställa dig hur samtalet upplevs ur deras perspektiv. Är detta en stor överraskning för dem? Känner de sig överväldigade eller oroliga? Hanterar de personliga problem?
6. Var nyfiken: se till att be om deras tankar och åsikter och ställ många öppna frågor. Det hjälper dig att få hela bilden, hjälper dem att inse att det finns ett problem (om de är defensiva eller trotsiga) och får dem att delta i lösningen. Till exempel:

• Hur känner du inför dina framsteg mot projektets delmål?
• Vilket stöd får du från teknikavdelningen när det gäller att bygga den nya funktionen?
• Varför tror du att vi missade den kundens deadline?

7. Var stödjande: förklara hur du är beredd att stödja dem, oavsett om det handlar om ytterligare utbildning och utveckling, förändringar i deras arbetsuppgifter eller helt enkelt känslomässigt stöd.

Bedöm hur prestationssamtalet går innan du beslutar om du ska gå direkt vidare till nästa steg och utveckla planen för prestationsförbättring, eller skjuta upp det till ett senare möte. 

Med rätt verktyg för prestationsbedömning kan chefer erbjuda datadriven vägledning för att hjälpa medarbetare att förbättras.

I vissa fall kan din medarbetare vara känslomässigt påverkad och inte befinna sig i rätt sinnestillstånd för att diskutera en handlingsplan, eller så kan problemet vara mer komplext och kräva ett djupare arbete för att komma fram till en lösning.

Steg 4: Ta fram en plan för prestationsförbättring

När du och medarbetaren är överens om att det finns ett prestationsproblem och att ni båda är fast beslutna att lösa det är det dags att ta fram en plan för prestationsförbättring. Den brukar vanligtvis innehålla:

• Beskrivning av prestationskraven: beskriv de aspekter av medarbetarens prestation som de arbetar med, till exempel uppnådda försäljningsmål och kommunikation med kollegor, samt den specifika standard de försöker uppnå, till exempel en veckoförsäljning på $XX.
• Handlingsplan med SMART-mål: beskriv i detalj de specifika ”små steg” som medarbetaren kan ta för att uppnå den prestationsstandard du har fastställt, till exempel att gå en kurs i strategisk försäljning senast XX-datumet och kontakta YY prospekt på LinkedIn senast ZZ-datumet.
• Tidsperiod för utvärdering: fastställ hur lång tid medarbetaren har på sig att förbättra sin prestation och hur ofta du kommer att följa upp. Typiska planer sträcker sig från 1-6 månader, beroende på prestationsproblemet.

Avslutningsvis bör du beskriva alla tillgängliga resurser, till exempel utbildningsprogram eller mentorskap, som kan stödja deras utveckling. Det är viktigt att fastställa tidsperioden för utvärderingen samt att förklara betydelsen av prestationsstandarden och de potentiella konsekvenserna om förbättringar inte sker.

Steg 5: Följ upp framstegen och uppmärksamma resultaten

När allt är tydligt och din plan för prestationsförbättring är på plats är det dags för dig att stödja din medarbetare när planen genomförs.

En avgörande del av genomförandet är att du regelbundet ger feedback på att de är på rätt spår (eller inte).

En avgörande del av detta genomförande är att följa bästa praxis för prestationshantering, inklusive att ge regelbunden återkoppling om huruvida de är på rätt spår (eller inte). Verktyg för prestationsövervakning kan vara otroligt användbara här för att möjliggöra återkoppling om prestationer i realtid.

Genomför regelbundna 1:1-avstämningar om deras framsteg och uppmärksamma och belöna positiva resultat när det är möjligt. Du kan också använda dessa avstämningar för att justera kursen, hjälpa dem att ta sig igenom eventuella hinder för framsteg och justera planen om det behövs.

Kommunikationsmetoder för att bygga förtroende

Det kan verka som ett uppenbart påstående, men det tål att upprepas. Öppen och effektiv kommunikation är en viktig del av att hantera en underpresterande medarbetare. Den främjar förtroende och säkerställer psykologisk trygghet samt bidrar till att upprätthålla transparens och att bemöta återkoppling med empati.

Några saker att tänka på är:

Kommunikationens frekvens

Regelbundna avstämningar skapar kontaktpunkter som ger chefer möjlighet att ge återkoppling i rätt tid, ta upp frågor och ge vägledning.

Konsekvent kommunikation förebygger missförstånd och försäkrar medarbetaren att deras framsteg följs upp på ett rättvist och omtänksamt sätt.

Formulera återkopplingen som en möjlighet till utveckling

Att framställa återkoppling som en möjlighet till professionell utveckling snarare än enbart kritik kan ge medarbetarens motivation och engagemang för förbättring en betydande skjuts.

När chefer formulerar återkopplingen som ett verktyg för utveckling flyttas fokus från tidigare misstag till framtida potential. Detta utvecklingsinriktade tankesätt hjälper medarbetare att se processen som en väg till att förbättra sina färdigheter och sin karriär, snarare än bara som en reaktion på bristande prestation.

Genom att betona att målet är långsiktig förbättring kan chefer uppmuntra till en mer positiv och proaktiv inställning till att hantera prestationsproblem.

Ett sista råd

Om du har tagit dig ända hit, grattis! Som ett litet tecken på min uppskattning vill jag lämna dig med ett sista råd som jag själv har tagit till mig när det gäller att hantera underpresterande medarbetare: utgå alltid från goda avsikter. 

Enligt min erfarenhet vill de flesta människor utföra sitt arbete väl, och de är stolta över ett väl utfört arbete.

Ingen tycker om att känna eller veta att de gör ett dåligt jobb, så tills du vet något annat bör du utgå från att din teammedlem vill förbättra sina prestationer lika mycket som du vill det. Detta kan bana väg för ett utmärkt samarbete och få saker och ting tillbaka på rätt spår.

Som alltid önskar jag dig lycka till och rekommenderar att du prenumererar på nyhetsbrevet People Managing People för fler regelbundna artiklar och resurser skrivna av experter som kan hjälpa dig på din ledarskapsresa.