24 frågor om introduktionsenkäter för en bättre rekryteringsprocess

Vad är en introduktionsenkät?

Introduktionsenkäter, även kallade enkäter för nyanställda, genomförs bland nyanställda för att samla in feedback om deras introduktionsupplevelse. En heltäckande introduktionsenkät bör:

• Mäta hur effektivt introduktionsprogrammet är
• Få nyanställda att känna sig välkomna och uppskattade
• Kommunicera en kultur av kontinuerliga förbättringar
• Fastställa tydligheten i förväntningarna på rollen och företaget
• Ta reda på vad som behöver förbättras ur slutanvändarens perspektiv.

Varför är introduktionsenkäter viktiga?

Genom att ställa specifika, standardiserade frågor om introduktionsprocessen till nyanställda får du insikter i hur den nuvarande processen fungerar och vad som behöver förbättras.

Här är några områden där introduktionsenkäter kan hjälpa dig att förbättra verksamheten:

• Förbättra rekryteringsprocessen. Identifiera var du kan göra förbättringar i din rekryteringsprocess för att skapa tydlighet och transparens samt förbättra kandidatupplevelsen i stort. 
• Förstå utbildningens effektivitet. Bedöm hur medarbetarna uppfattar utbildningsinnehållet, leveransmetoderna och den övergripande relevansen för deras nya roller.
• Öka medarbetarnas engagemang. Identifiera potentiella utlösare för bristande engagemang och vidta proaktiva åtgärder för att hantera dem.
• Överensstämmelse med företagets värderingar och kultur. Lyft fram hur väl de nyanställda passar in för att säkerställa en stabil grund för långsiktig framgång och tillfredsställelse för alla. 
• Arbetsgivarvarumärket. Förstå och mät hur ditt varumärkes första intryck påverkar. Detta återspeglas i hur du attraherar nyanställda och vad som får dem att ansluta sig till ditt glada gäng av medarbetare.
• Arbetsmiljö och välbefinnande. Fastställ om era organisatoriska värderingar och arbetsmiljö överensstämmer och om de främjar en positiv och inkluderande atmosfär.

Överlag är enkäter ett användbart verktyg för att förbättra processen och, för att tala finansspråk, maximera avkastningen på introduktionen.

Fördelar med introduktionsenkäter

I kombination med lämpliga åtgärder kan introduktionsenkäter hjälpa organisationer genom att:

• Öka personalbevarandet: Tidig feedback kan hjälpa till att hantera problem som kan leda till missnöje eller personalomsättning.
• Öka produktiviteten: Insikter från enkäter hjälper till att vägleda justeringar så att nyanställda är tillräckligt förberedda, vilket påskyndar tiden fram till full produktivitet.
• Främja öppen kommunikation: Uppmuntrar till en feedbackkultur där medarbetarna känner sig trygga med att dela sina tankar och bekymmer.
• Stärka arbetsgivarvarumärket: En välstrukturerad introduktionsprocess, baserad på enkäter, skapar ett positivt första intryck och gynnar ert rykte på marknaden.

Omvänt innebär ett misslyckande med att ta hänsyn till den nya medarbetarens upplevelse att nyanställda sannolikt blir mindre engagerade och förberedda samt löper större risk att sluta.

Så utvecklar du en introduktionsenkät

Med ovanstående i åtanke, hur kan du utveckla en effektiv introduktionsenkät eller flera effektiva introduktionsenkäter?

1. Definiera viktiga milstolpar i förväg

Det är god praxis att genomföra korta enkäter vid olika milstolpar i introduktionsprocessen medan informationen fortfarande är färsk i de nyanställdas minne.

Generellt sker detta 1–2 veckor efter startdatumet för att reflektera över förintroduktions- och orienteringsprocesserna.

Efter det kan du vilja ställa ytterligare frågor efter de första 30 dagarna med fokus på utbildning och integration, och sedan efter 90 dagar för att få återkoppling om kulturen och graden av engagemang.

2. Skapa enkäter för varje fas

Skapa enkäter med ungefär 5–10 frågor för var och en av de valda faserna

• Enkät efter vecka 1: Första intryck, kommunikation före introduktionen och tydlighet kring agendan för den första dagen/veckan.
• Enkät efter 30 dagar: Återkoppling om utbildning, tydlighet kring rollen och integration i teamet.
• Enkät efter 90 dagar: Långsiktiga reflektioner kring introduktionsprocessen, överensstämmelse med företagskulturen och beredskap för ansvarsområden.
• Enkät efter 6 månader (valfritt): Tillbakablick på introduktionens roll i att skapa förutsättningar för framgång.

Du bör också skapa separata introduktionsenkäter för dina nyanställda chefer, eftersom introduktionsprocessen för chefer kommer att skilja sig något.

Några bästa metoder för att formulera enkätfrågor:

• Återkommande frågor: Inkludera några återkommande frågor i enkäterna för att följa förändringar i uppfattning eller tillfredsställelse över tid, till exempel ”Hur skulle du betygsätta din introduktionsupplevelse på en skala från 1 till 10?”.
• Använd en blandning av frågetyper:
  • Frågor med Likertskala: Låt respondenterna ange hur väl de instämmer eller hur nöjda de är på en skala (t.ex. 1–5 eller 1–7).
  • Ja/nej-frågor: Enkla och snabba för binära svar.
  • Öppna frågor: Uppmuntrar till detaljerad återkoppling och nya idéer.
  • Flervalsfrågor: Ger fördefinierade alternativ att välja mellan för strukturerad återkoppling.
  • Rangordningsfrågor: Be personer att rangordna alternativen efter önskemål eller betydelse.

3. Bestäm hur enkäterna ska distribueras

Det sista steget är att avgöra hur du ska administrera enkäten och analysera resultaten. Många lösningar för introduktionsprogramvara har en enkätfunktion, liksom verktyg för medarbetarenkäter, men du kan alltid använda Typeform eller något liknande.

Genom att använda sådan teknik blir det mycket enklare att skicka ut enkäterna och analysera resultaten. Vissa har också praktiska mallar som gör det enkelt att skapa dem.

24 frågor till introduktionsenkäten

För att hjälpa dig att komma igång får du här 24 exempel på frågor till medarbetarenkäter om introduktionen, indelade i följande 7 kategorier:

• Rekrytering och introduktion
• Utbildning
• Engagemang
• Överensstämmelse
• Arbetsgivarvarumärke
• Arbetsmiljö och välbefinnande
• Distansarbetsmiljö

Jag har inkluderat två typer av frågor, som antingen kan besvaras på en betygsskala eller med ett fritextsvar.

1. Frågor med betygsskala ber medarbetaren ange i vilken grad påståendena speglar hens inställning eller åsikt.
2. Fritextfrågor ber medarbetaren att dela sina tankar om ett specifikt ämne.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Rekrytering och introduktion 

Frågor med betygsskala (1–10)

1. Hur skulle du betygsätta tydligheten och transparensen i rekryteringsprocessen? [Betygsskala]

För att bedöma rekryteringsprocessens effektivitet och identifiera förbättringsområden.

2. Vänligen betygsätt din nivå av engagemang och tillfredsställelse med introduktionsprocessen. [Betygsskala]

För att förstå medarbetarnas tillfredsställelse under introduktionsperioden och om arbetsbeskrivningen stämmer överens med rollen.

3. Hur säker känner du dig på att använda vår produkt eller tjänst efter att ha slutfört introduktionsprocessen? [Betygsskala]

Att utvärdera hur effektiv introduktionen av nyanställda är och ge dem den kunskap och det självförtroende som krävs för att använda produkten eller tjänsten.

4. Hur skulle du betygsätta den övergripande introduktionsupplevelsen? [Betygsskala]

Att få en förståelse för introduktionsupplevelsen som helhet. 

5. Vilka ytterligare resurser eller vilken information skulle ha varit till hjälp för dig under introduktionsprocessen? [Fritextsvar]

Att identifiera eventuella brister i det nuvarande introduktionsmaterialet och samla in feedback om ytterligare resurser som skulle förbättra deltagarnas förståelse och färdigheter.

6. Vilka förbättringar eller förändringar skulle du föreslå för att förbättra introduktionsupplevelsen? [Fritextsvar]

Att samla in specifika rekommendationer om hur ni kan optimera eller personanpassa er introduktionsprocess.

7. Är det något annat du skulle vilja berätta om din introduktionsupplevelse? [Fritextsvar]

Att ge användarna möjlighet att dela med sig av ytterligare feedback, förslag eller synpunkter som kanske inte har tagits upp i tidigare frågor.

Utbildning 

8. På en skala från 1 till 10, hur väl överensstämmer utbildningen med din roll och ditt ansvar? [Betygsskala]

Att utvärdera relevansen i ert introduktionsprogram. 

Engagemang 

9. Sedan jag började på företaget tänker jag sällan på att börja någon annanstans. [Betygsskala]

Att ta reda på hur nöjda medarbetarna är – något som har en direkt inverkan på personalomsättningen. 

10. Jag får ofta feedback från min chef om tilldelade arbetsuppgifter. [Betygsskala]

Att fastställa om nyanställda får den feedback de behöver för att komma in i arbetsmiljön och förbättra sina färdigheter.

Överensstämmelse 

11. Jag förstår hur min roll stöder organisationens värderingar och mål. [Betygsskala]

Att få veta hur nyanställda ser på sin position i organisationen och företagskulturen. 

12. Jag anser att mina idéer värdesätts. [Betygsskala]

Att få en uppfattning om medarbetarna känner sig som en del av teamet.

Arbetsgivarvarumärke 

13. Hur påverkade vårt arbetsgivarvarumärke ditt beslut att börja hos oss? [Betygsskala]

Att förstå hur varumärket påverkar förmågan att attrahera nyanställda och vad som övertygade de nya medarbetarna att börja i ert team.

14. Har din erfarenhet av organisationen hittills överensstämt med det arbetsgivarvarumärke som kommunicerades under rekryteringsprocessen? [Betygsskala]

Att bedöma överensstämmelsen mellan det upplevda arbetsgivarvarumärket och den faktiska medarbetarupplevelsen.

15. Vilka delar av vårt arbetsgivarvarumärke utmärkte sig för dig under rekryteringsprocessen? [Fritextsvar]

Att identifiera de specifika faktorer som lockade dem till er arbetsplats.

16. Vad anser du gör vår organisation unik som arbetsgivare? [Fritextsvar]

Att förstå de viktigaste särskiljande faktorerna ur nyanställdas perspektiv.

Arbetsmiljö och välbefinnande 

17. Hur skulle du betygsätta arbetsmiljön när det gäller samarbete, inkludering och stöd? [Betygsskala]

För att bedöma utsikterna för din arbetsmiljö – såsom inkludering, mångfald och jämlikhet samt nivån på det stöd ni erbjuder. 

18. Bedöm hur du upplever att vår organisation prioriterar medarbetarnas välbefinnande och balans mellan arbete och fritid. [Betygsskala]

För att förstå om företagets policyer, initiativ och arbetssätt främjar en tydlig förståelse för stöd till balans mellan arbete och fritid samt medarbetarnas välbefinnande. 

19. Hur väl överensstämmer arbetsmiljön med det arbetsgivarvarumärke som kommunicerades? [Betygsskala]

För att bedöma om organisationen framgångsrikt infriar de löften och värderingar som förmedlades från den första dagen.

Arbetsmiljö på distans

20. Hur skulle du bedöma effektiviteten hos de kommunikationsverktyg och plattformar som tillhandahålls för distansarbete? [Betygsskala]

För att bedöma om de tillgängliga kommunikationsverktygen är ändamålsenliga och effektiva, eftersom de är avgörande i en miljö med distansarbete.

21. Hur effektiva upplever du att de virtuella mötena är när det gäller produktivitet och engagemang? [Betygsskala]

För att bedöma effektiviteten och engagemangsnivån i virtuella möten, som är en central del av distansarbete.

22. Hur väl upplever du att du är integrerad i ditt team i arbetsmiljön på distans? [Betygsskala]

För att bedöma medarbetarens känsla av tillhörighet och integration i teamet, vilket kan vara utmanande vid distansarbete. Att använda effektiva isbrytarfrågor under virtuella möten kan bidra till att skapa kontakt.

23. Vilka förbättringar, om några, skulle du föreslå för våra utbildnings- och utvecklingsprogram på distans? [Fritextsvar]

För att få konstruktiv återkoppling om utbildningsprogrammen och identifiera brister eller områden som behöver förbättras.

24. Finns det några verktyg eller resurser som du upplever saknas eller är otillräckliga för din roll i arbetsmiljön på distans? [Fritextsvar]

För att identifiera eventuella brister i de verktyg eller resurser som tillhandahålls och som är nödvändiga för ett effektivt distansarbete.

Bästa praxis för introduktionsundersökningar

Följ dessa bästa metoder för att få meningsfull och användbar återkoppling om era introduktionsinitiativ.

Tydliggör syftet

Det första steget bör vara att tydliggöra vad du vill uppnå eller förbättra i introduktionsprocessen. Det hjälper dig att formulera rätt frågor och få fram den information du behöver.

Håll dem korta 

Dina frågor bör vara kortfattade och fokuserade för att öka svarsfrekvensen och säkerställa att du samlar in både relevant och användbar återkoppling om introduktionen. 

Högst 10 frågor per undersökning är idealiskt. 

Använd olika frågetyper

Genom att inkludera betygsskalor möjliggörs kvantitativ analys, medan öppna frågor låter respondenterna uttrycka sina tankar fritt och ge förslag på förbättringar.

Använd en kombination av båda för att skapa ett balanserat upplägg som hjälper dig att fånga både detaljerad och strukturerad återkoppling. 

Välj rätt tidpunkt 

Sätt dig för en stund in i din nya medarbetares situation och fundera på när du skulle få den mest aktuella återkopplingen för varje grupp av frågor.

Orienteringsrelaterade frågor besvaras till exempel bäst så snart den nya medarbetaren har anställts, medan frågor om arbetsmiljön lämpar sig bättre när personen har hunnit komma in lite mer i sin roll.

Proffstips

“Rekommendationen är att skicka en enkät till dem några veckor efter deras första dag. Det är viktigt att enkäten genomförs tillräckligt nära introduktionsupplevelsen för att informationen fortfarande ska vara färsk i minnet, men inte så nära den första dagen att de ännu inte har slutfört hela introduktionen.”—Alice Ferretti, HumansR

Kommunicera varför 

För att öka svarsfrekvensen och kvaliteten på återkopplingen bör du förklara för deltagarna varför du har skapat enkäten och hur den gynnar dem och verksamheten som helhet. 

Du kommer att märka att denna förklaring gör det betydligt mer sannolikt att människor svarar och är mer engagerade medan de gör det.

Anonymitet eller inte?

Det är upp till dig om du vill be om deltagarnas namn.

Det gör det enklare att följa upp, men respondenterna kan vara mindre uppriktiga i sina svar. Mitt råd är att erbjuda anonymitet, men också möjligheten att lämna sina uppgifter för uppföljning.

Kommunicera enkätresultaten

När du delar resultaten och de åtgärder du har vidtagit till följd av dem påverkar du stödet för eventuella förändringar och visar att det är värt att besvara enkäter på din organisation.

Analysera introduktionsenkäter

Du har lagt tid på att utforma enkäter och samla in data – vad gör du med resultaten?

För att effektivt kunna agera utifrån enkätresultaten bör du börja med att analysera data grundligt för att identifiera mönster, trender och återkommande problem.

Om du använder programvara för introduktion eller enkäter bör detta vara relativt enkelt, men om du inte gör det kan du sammanställa enkätsvaren i ett kalkylblad eller liknande för att underlätta analysen.

Du har dina frågekategorier enligt ovan, men du kan också vilja dela upp svaren efter demografi (t.ex. team, roll, anställningstid, arbete på kontoret jämfört med distansarbete) för att identifiera skillnader i upplevelser mellan grupper.

Du bör också kombinera resultaten med andra introduktionsmått, till exempel personalomsättning och tid till produktivitet.

Härifrån kan du, som Liam Reese beskriver i sin utmärkta artikel om dataanalys inom HR, använda det du har för att ”berätta en historia” för relevanta intressenter.

Det är troligt att företagsledningen har begränsat med tid och behöver förstå den långsiktiga påverkan av vad introduktionsdata berättar om organisationens hälsa och framstegen mot viktiga strategiska mål.

Chefer behöver däremot mindre information om vad som behöver förändras på organisationsnivå och i stället handlingsbara insikter om vad de kan förbättra i sina team.

Skapa introduktionsfrågor med ChatGPT

Ja, du läste rätt. Jag har upptäckt att ChatGPT är en utmärkt assistent i idéarbetet för uppgifter som denna.

Här är tre ChatGPT-prompter för att samla in ytterligare frågor till dina introduktionsenkäter.

Kopiera och klistra bara in prompterna nedan, en i taget, för att få nya idéer.

Steg 1: Skapa en persona

Jag tycker alltid att det är hjälpsamt att berätta för GPT vem jag vill att det ska representera innan jag börjar, så att det kan rama in sammanhanget för sina svar på rätt sätt. Kopiera och klistra in prompten nedan för att komma igång.

Prompt 1

Du är en erfaren HR-ledare som lär mig allt du vet om att vara en bra chef inom personalverksamhet.

Du känner till de bästa arbetssätten för rollen och är inte rädd för att förkasta historiska normer för hur saker ”bör” göras om de inte är uppenbart användbara.

Just nu använder du din expertis för att hjälpa mig att skapa användbara introduktionsenkäter för medarbetare. Vi kommer att anställa dessa medarbetare till roller på [distans/hybrid/kontoret].

Bekräfta att du förstår min begäran genom att berätta mer om din persona.

Steg 2: Ge ytterligare sammanhang

Det här steget är valfritt, men jag tycker att det är hjälpsamt.

GPT kan ha svårt att ge generella uttalanden och allmänna formuleringar. För att komma runt detta kan du ge GPT mer information om ditt företag. Det kan till exempel omfatta:

• Typ av medarbetare du vill attrahera
• Din specifika delstat/ditt land
• Din bransch
• Roll(er) du vill tillsätta
• Ditt företags tillväxtfas
• All situationsspecifik information om ditt företag som du anser vara viktig

Uppmaning 2

Mitt företag verkar inom branschen [din bransch] och har sin verksamhet i [land/delstat]. Vi befinner oss för närvarande i en fas av [linjär tillväxt/exponentiell tillväxt/underhåll] i vår verksamhet och söker medarbetare för att tillsätta [målroll(er)]-tjänst(er).

Bekräfta att du förstår min förfrågan genom att berätta vad du vet om min verksamhet.

Steg 3: Be om specifika frågor

Bra, nu har vi lagt grunden. Nu kommer det intressanta.

Jag tycker att det är bra att be om specifika frågor om vissa ämnen, en i taget, för att få GPT att gå på djupet inom varje område i stället för att bara skrapa på ytan av alla områden.

Uppmaning 3

Ta fram 10 specifika och träffsäkra frågor till en introduktionsenkät om [ämnet du vill ha enkätfrågor om] och inkludera följande information för varje fråga:

• Frågan som ska inkluderas
• Om frågan bör besvaras med hjälp av en bedömningsskala (dvs. hur mycket personen instämmer på en skala från 1 till 5) eller i ett textfält för fritextsvar
• Syftet med frågan

Utgå från att frågorna ställs en månad efter att medarbetaren har börjat arbeta på företaget.

Har du problem med GPT?

Om du märker att du inte får användbara resultat har du två alternativ:

1. Lägg till mer information om ditt företag – till exempel de specifika problem du möter i din introduktionsprocess – i steg 2 för att tydliggöra vad du vill uppnå. Utgå inte från att GPT kan läsa mellan raderna.
2. Gå med i vår Slack-community endast för medlemmar för att diskutera dina problem med andra ledare inom personalarbete som har mött samma sak. Och jag kommer också att vara där!

Om du kombinerar GPT:s idégenerering med din organisations undersökningar kommer du snart att ha användbara frågor för nyanställda.

Ytterligare sätt att mäta och förbättra introduktionen

Även om återkopplingsenkäter är ett kraftfullt verktyg för att förstå medarbetarnas upplevelser är de inte – och bör inte heller vara – den enda metoden för att mäta och förbättra introduktionsupplevelsen. 

Här är ytterligare sätt att förbättra introduktionen av nyanställda:

• Kontrollera den frivilliga personalomsättningen: Om den är hög bland nyanställda kan en bättre introduktionsprocess hjälpa. 
• Granska tiden fram till produktivitet: Mät denna KPI genom att räkna ut hur många dagar det tar för nyanställda att bli produktiva och dividera sedan detta antal med det totala antalet nyanställda under en viss tidsperiod. Korta tider är goda nyheter och visar att era introduktionsprocesser är effektiva när det gäller att få nyanställda upp i fart. 
• Undersök om nyanställda tillämpar sin utbildning: Om de inte slutför eller tillämpar den utbildning som krävs för deras nya jobb är det dags att följa upp och granska om ni har avsatt tillräckligt med utbildningstid i introduktionsprocessen. 
• Förbättra introduktionsprocessen kontinuerligt: Genom att skapa en återkopplingsloop kan ni regelbundet granska era introduktionsprocesser och snabbt åtgärda eventuella identifierade problem. Uppmuntra chefer och personalteam att samarbeta och dela insikter för att successivt förbättra introduktionen. 
• Inför strukturerade återkopplingssamtal: Genomför individuella samtal eller gruppsamtal för återkoppling med nyanställda åtminstone under den första veckan. Uppmuntra ingående diskussioner och ge dem möjlighet att uttrycka sina tankar, farhågor och förslag.
• Erbjud mentor- och fadderprogram: Att para ihop nyanställda med erfarna mentorer eller faddrar hjälper dem att hitta sin väg i organisationen, främjar relationer och ger dem tillgång till ett informellt stödsystem under den första månaden eller så.
• Genomför avgångsintervjuer: I den andra änden av rekryteringsspektret finns de som lämnar organisationen. Avgångsintervjuer ger insikt i outtalade åsikter eller återkoppling från medarbetare som andra teammedlemmar kan dela.  
• Använd teknik: Verktyg som introduktionsprogram kan hjälpa till med att tilldela uppgifter, följa upp framsteg, dela resurser och genomföra undersökningar. Ni kan dra nytta av automatiserad introduktion för att automatiskt skicka undersökningar vid rätt tidpunkt.

Du är redo att introducera nyanställda!

Om ni inte har en introduktionsenkät som en del av processen är det dags att skapa en.

Ni kommer att kunna identifiera:

• Vad som fungerar och vad som behöver förbättras,
• Var era nyanställda behöver mer stöd, och
• Vilket slags rykte ert företag har bland potentiella kandidater.

Så vad väntar ni på? Använd dessa bästa metoder och exempelfrågor och sätt igång!

Prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People

Håll dig uppdaterad om det senaste inom personalledning genom att prenumerera på vårt veckobrev för HR- och företagsledare. Du får allt vårt senaste innehåll som hjälper dig att utvecklas i karriären och skapa större genomslag i din organisation.