Förstå löneskatter: En komplett guide 2025
Ditt företag växer snabbt, du anställer medarbetare och känner dig på toppen av världen – det vill säga tills en asteroid kallad löneskatter kraschar in i ditt liv.
FICA. FUTA. SUTA. 7.5%. 2%. Vad betyder alla dessa akronymer? Varför kan du inte växa ditt företag utan att behöva oroa dig för allt detta? Det är faktiskt inte så komplicerat som det låter.
När du har läst klart den här artikeln vet du vad löneskatter är, vilka olika typer som finns, vilka nyanser du måste vara medveten om och vilka praktiska steg du kan ta för att hantera dem effektivt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är löneskatter?
Löneskatter är de skatter som du som arbetsgivare måste hålla inne från dina anställdas ersättning: löner, bonusar, provisioner och så vidare.
Dessa skatter finansierar viktiga statliga program som socialförsäkringen, Medicare och arbetslöshetsförsäkring.
Varje gång du betalar din personal skickar du alltså inte bara ut löner, utan fungerar också som skatteindrivare åt staten genom att beräkna exakta belopp, hålla inne dem, matcha vissa delar och skicka allt till rätt myndigheter.
Även om du bara har en anställd i din lönehantering kan felaktig hantering av skatterna genom att betala för lite, betala för mycket, betala för sent eller lämna in fel blanketter leda till straffavgifter, mycket administration kring löner och administrativa problem.
En genomgång av löneskatter
Nu när du förstår vad, är det dags att gå igenom hur mycket. Löneskatter kan delas in i några kategorier, som förklaras nedan.
Federal inkomstskatt
Innehållning av federal inkomstskatt är processen att dra av en del av en anställds lön och betala in den till IRS under året. Det hjälper anställda att undvika stora skatteskulder eller straffavgifter för otillräcklig skatteinbetalning när de lämnar in sin årliga deklaration.
Innehållningen av inkomstskatt beror på flera olika faktorer, där merparten av den viktiga informationen anges i blankett W-4.
Anställda fyller i den när de anställs, och den innehåller uppgifter som deklarationsstatus, antal personer de försörjer, ytterligare inkomster, avdrag, ytterligare belopp som ska hållas inne och så vidare.
FICA-skatter: socialförsäkring och Medicare
FICA (Federal Insurance Contributions Act)-skatter består av skatter till socialförsäkringen och Medicare, och det är vanligtvis dessa som de flesta förknippar med löneskatter.
Både arbetsgivare och anställda bidrar lika mycket till dessa.
Skatten till socialförsäkringen är 6.2%, som betalas av både den anställda och arbetsgivaren, vilket ger totalt 12.4%. Från och med 2025 är löneunderlagsgränsen (den högsta lön som omfattas av skatten) för socialförsäkringen $176,100.
Medicareskatten är 1.45% för arbetsgivaren och 1.45% för den anställda, vilket ger en total Medicareskatt på 2.9%.
För personer som tjänar mer än $200,000 måste arbetsgivaren hålla inne ytterligare 0.9% på den lön som överstiger $200K fram till slutet av kalenderåret.
Arbetsgivare behöver inte matcha detta belopp; du behöver bara hålla inne det från den anställdas lön.
Din uppgift är att hålla inne den anställdas skattebidrag, matcha det för delarna som gäller socialförsäkringen och Medicare (totalt 7.65%) och betala in båda delarna till staten.
Federal arbetslöshetsskatt (FUTA)
Arbetsgivare ansvarar för att betala skatten enligt den federala arbetslöshetsskattelagen (FUTA), som finansierar arbetslöshetsersättning för personer som har förlorat sina jobb.
Den här skatten är helt och hållet ditt ansvar; de anställda bidrar inte.
FUTA-skattesatsen är 6% på de första $7,000 i lön som betalas till varje anställd under ett kalenderår.
Du som arbetsgivare kan dock få en kreditering på upp till 5.4% om du betalar delstatlig arbetslöshetsskatt i tid och till fullo, vilket ger en faktisk FUTA-skattesats på 0.6%.
Om du är berättigad betalar du alltså bara $42 per anställd och år i FUTA.
Delstatlig arbetslöshetsskatt (SUTA)
Arbetsgivare ansvarar också för att betala delstatlig arbetslöshetsskatt, som finansierar arbetslöshetsersättning på delstatsnivå.
Skattesatserna och löneunderlagen varierar mellan delstaterna och omfattas av delstatsspecifika regler, men för att göra det enklare för dig har vi sammanställt de viktigaste uppgifterna för alla delstater i tabellen nedan:
| Delstat | 2025 års lönetak för SUTA | 2025 års arbetsgivaravgiftsintervall | Anmärkningar |
| Alabama | $8,000 | 0.14–5.34% | - Arbetstagarens avgift: Ingen - Avgift för nya arbetsgivare: Schema A (2.7%)- 0.06% ESA-utbildningsskatt- Ideella organisationer kan välja att ersätta kostnaden i stället för att betala SUTA |
| Alaska | $51,700 | 1.0–5.4% | - Arbetstagarens avgift: 0.50% - Avgift för nya arbetsgivare: varierar beroende på schema (ingen fast avgift för ”nya” arbetsgivare) - Inga extra skatter - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Arizona | $8,000 | 0.04–9.72% | - Arbetstagarens avgift: ingen- Avgift för nya arbetsgivare: 2.0% - Ingen ytterligare tilläggsskatt - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Arkansas | $7,000 | 0.20–10.10% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Avgift för nya arbetsgivare: 1.9%- 0.10% administrativ avgift- Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| California | $7,000 | 1.5–6.2% | - Arbetstagarens avgift: 3.4% - Avgift för nya arbetsgivare: Schema F - 0.10% skatt för sysselsättningsutbildning (ETT)- Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Colorado | $27,200 | 0.64–8.86% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Avgift för nya arbetsgivare: 3.05% (3.08–7.65% för byggverksamhet) - Ingen separat utbildningsskatt; tilläggsavgifter för stöd och solvens varierar beroende på bransch - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Connecticut | $26,000 | 1.1–8.9% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Avgift för nya arbetsgivare: 2.2% - Inga ytterligare tilläggsskatter - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Delaware | $12,500 | 0.30–5.40% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Avgift för nya arbetsgivare: 1.0%- 0.20% särskild utbildningsavgift - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| D.C. | $9,000 | 1.9–7.4% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Avgift för nya arbetsgivare: 2.7%- 0.20% administrativ avgift - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Florida | $7,000 | 0.1–5.4% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Avgift för nya arbetsgivare: 2.7% - Inga ytterligare tilläggsskatter - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Georgia | $9,500 | 0.04–8.1% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Avgift för nya arbetsgivare: 2.64% (fast till och med 2026) - 0.06% administrativ avgift - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Hawaii | $62,000 | 0.0–5.6% | - Arbetstagarens avgift: 2.4% - Ny arbetsgivare: Schema C (varierar beroende på företagstyp) - 0.01% avgift för sysselsättningsutbildning - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Idaho | $55,300 | 0.225–5.4% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Avgift för nya arbetsgivare: 1.00% - Tilläggsskatter för liten arbetsstyrka och administration (0.00–0.00675% plus 0.00–0.03825%) - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Illinois | $13,916 | 0.2–7.3% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Avgift för nya arbetsgivare: 3.65% (inkluderar FRR) - 0.55% skatt för fonduppbyggnad (FRR) - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Indiana | $9,500 | 0.5–7.4% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: 2.5% (1.6% för offentliga arbetsgivare) - Ingen solvenstilläggsavgift - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Iowa | $39,500 | 0–7.0% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: 1.0% (7.0% för byggverksamhet) - Inga ytterligare tilläggsskatter - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Kansas | $14,000 | 0.00–6.65% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: 1.75% (5.55% för byggverksamhet) - Ingen tilläggsavgift för fonduppbyggnad (0%) - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Kentucky | $11,700 | 0.3–9.0% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: Schema A (2.7%; 9–10% för byggverksamhet) - 0.075% SCUF (statlig utbildningsfond) - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Louisiana | $7,700 | 0.09–6.2% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: varierar beroende på bransch (baserat på NAICS) - Skatt för utbildning av befintliga arbetstagare + Integrity Social Charge Fund (varierar) - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Maine | $12,000 | 0.0–5.75% | - Arbetstagarens avgift: 2.11% - Ny arbetsgivare: Schema A (2.11%) - 0.14% CSSF + 0.16% UPAF-skatter till arbetskraftsfonder - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Maryland | $8,500 | 0.3–7.5% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: Tabell A (2.6%; 3.3% för byggverksamhet) - Inga ytterligare avgifter - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Massachusetts | $15,000 | 0.83–12.65% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: Schema D (2.13%; 5.45% för byggverksamhet) - 0.056% skatt för arbetskraftsutbildning (WTF) - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Michigan | $9,000 | 0.06–10.30% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: 2.7% (4.9% för byggverksamhet) - Inga ytterligare tilläggsskatter - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Minnesota | $43,000 | 0.40–8.90% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: varierar beroende på bransch (1.0–8.9%) - 0.10% avgift för arbetskraftsutveckling - 5% solvenstilläggsavgift (underskott i fonden) - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Mississippi | $14,000 | 0.2–5.4% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: 1.0–1.2% (graderad efter lönesumma) - 0.2% sammanlagda tilläggsavgifter för arbetskraft (MS Works, utbildning) - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Missouri | $9,500 | 0.0–6.0% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: 2.376% (1.00% för ideella organisationer) - 0.02% automatiseringstillägg - Ideella organisationer ersätter kostnaden (betalar 1% i stället för 2.376%) |
| Montana | $45,100 | 0.0–6.12% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: Schema 1 (1.0–2.0% beroende på lönesummans storlek) - 0.13–0.18% skatt till administrationsfonden - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Nebraska | $9,000/$24,000 | 0–5.4% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: 1.25% (5.4% för byggverksamhet) - 20% tilläggsavgift för SUIT-fördelning på SUI-avgiften - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Nevada | $41,800 | 0.25–5.4% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: 2.95%- 0.05% tilläggsavgift till programmet för karriärutveckling - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| New Hampshire | $14,000 | 0.1–7.0% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: Tabell I (2.7% från och med 7/2024) - 0.4% administrativ tilläggsavgift - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| New Jersey | $43,300 | 0.6–6.4% | - Arbetstagarens avgift: 3.1% - Ny arbetsgivare: Tabell D (3.1%, räkenskapsår 2025) - 0.10% tilläggsavgift för arbetskraftsutveckling + 0.0175% kompletterande tilläggsavgifter - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| New Mexico | $33,200 | 0.33–6.4% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Avgift för nya arbetsgivare: 1.0% (eller branschgenomsnittet om det är högre) - Inga ytterligare avgifter - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| New York | $12,800 | 2.025–9.825% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Avgift för nya arbetsgivare: 4.025% - 0.075% tilläggsavgift för återanställningstjänster - 0.12% tilläggsavgift för räntebedömning - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| North Carolina | $32,600 | 0.06–5.76% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Avgift för nya arbetsgivare: 1.0% - Inga ytterligare tilläggsskatter - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| North Dakota | $45,100 | 0.14–9.69% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: 1.03% (6.09% för offentliga arbetsgivare; 9.69% för byggverksamhet) - Inga ytterligare tilläggsskatter - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Ohio | $9,000 | 0.4–10.1% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Avgift för nya arbetsgivare: 2.7% (5.6% för byggverksamhet) - Inga ytterligare tilläggsskatter - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Oklahoma | $28,200 | 0.3–9.2% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: Villkorad faktor D (1.5%) - 5% tilläggsavgift för teknisk återinvestering - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Oregon | $54,300 | 0.9–5.4% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: Schema III (2.4%)- Kvartalsvis tilläggsskatt (~0.109–0.139%) - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Pennsylvania | $10,000 | 1.419–10.373% | - Arbetstagarens avgift: 0.07% - Ny arbetsgivare: 3.822% (10.592% för byggverksamhet) - 0% tilläggsskatt på obligationsränta - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Rhode Island | $29,800/$31,300 | 0.89–9.49% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: Schema G (0.89%)- 0.21% skatt till fonden för arbetsplatsutveckling - Högre lönetak ($31,300) för arbetsgivare med högsta avgift - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| South Carolina | $14,000 | 0–5.4% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Avgift för nya arbetsgivare: 0.29%- 0.06% beredskapstillägg (0.00% solvens) - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| South Dakota | $15,000 | 0–8.8% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: Schema C (1.2% allmän; 1.0% för byggverksamhet) - 0.02% administrativ avgift + 0–0.55% investeringstillägg - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Tennessee | $7,000 | 0.01–10.0% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: varierar beroende på NAICS (enligt Tabell 6) - Inga ytterligare tilläggsskatter - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Texas | $9,000 | 0.25–6.25% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: 2.7% (eller branschgenomsnittet om det är högre) - 0.10% skatt för utbildningsinvesteringar - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Utah | $48,900 | 0.2–7.2% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: 7.2% (för byggverksamhet); övriga avgifter varierar beroende på bransch - Inga ytterligare tilläggsskatter - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Vermont | $14,800 | 0.4–5.4% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: Schema 1 (1.0%) - Inga ytterligare tilläggsskatter - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Virginia | $8,000 | 0.1–6.2% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: 2.5% (6.2% för utländska arbetsgivare eller arbetsgivare med förfallna betalningar) - 0.05% ny administrativ avgift (2025) - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Washington | $72,800 | 0.27–6.02% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: 90% av branschgenomsnittet (min. 1.0%) - 0.03% EAF + 0.03% solvenstilläggsskatter - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| West Virginia | $9,500 | 1.5–8.5% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: avgifter enligt kolumn C (2.7%; 8.5% för byggverksamhet) - Inga ytterligare avgifter - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Wisconsin | $14,000 | 0.0–12% (litet); 0.05–12% (stort) | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: Schema D (3.05% liten; 3.25% stor; 2.90%/3.10% för byggverksamhet) - Inga ytterligare tilläggsskatter - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
| Wyoming | $32,400 | 0–8.5% | - Arbetstagarens avgift: ingen - Ny arbetsgivare: varierar beroende på arbetsgivarklass - 0.0423% tilläggsskatt till sysselsättningsstödsfonden + 0.0143% tilläggsskatt för arbetskraftsutbildning - Ideella organisationer ersätter kostnaden |
Vissa delstater har även ytterligare skatter för invaliditetsprogram och program för betald familjeledighet.
Sex delstater driver program för delstatlig invaliditetsförsäkring (SDI), medan ytterligare 16 har eller kommer att ha försäkringsprogram för betald familje- och sjukledighet (PFML). Här är en sammanställning:
| Delstat | Program | Löneunderlag (2025) | Avgiftssats för anställda | Avgiftssats för arbetsgivare | Viktiga undantag | Anmärkningar |
| Kalifornien | SDI; PFML | Inget (ingen gräns) | 1.20% (SDI, vilket inkluderar PFML) | 0% | – | PFML finansieras helt genom anställdas SDI-avdrag. Arbetsgivare betalar ingen andel. |
| Connecticut | PFML | $176,100 | 0.50% | 0% | – | – |
| Colorado | PFML | $176,100 | 0.45% (0.90% om <10 anställda) | 0.45% (0% om <10 anställda) | <10 anställda (ingen arbetsgivarandel) | – |
| Delaware | PFML (gäller från januari 2025) | $176,100 | 0.40% (sjukvård), 0.08% (familj), 0.32% (föräldraledighet) | 0.40% (sjukvård), 0.08% (familj), 0.32% (föräldraledighet) [50% skattereduktion] | <10 undantagna; 10–24 betalar endast föräldraledighet | Avgifterna börjar gälla i januari 2025. Arbetsgivare får dra av 50% av sin andel. |
| District of Columbia | PFML | Inget tak (alla löner) | 0% | 0.75% (till och med 30 juni 2025) | – | – |
| Hawaii | SDI | $1,441.72 (maximalt per vecka) | 50% av programmets kostnad (≤0.50% av lönen; högst $7.21/vecka) | 50% av programmets kostnad | – | Anställda betalar upp till $7.21 per vecka; arbetsgivaren betalar den återstående kostnaden. |
| Maine | PFML | $176,100 | 0.50% | 0.50% (0% om <15 anställda) | <15 anställda (ingen arbetsgivarandel) | – |
| Maryland | PFML (från juli 2025) | $176,100 | 0.45% | 0.45% (0% om <15 anställda) | <15 anställda (ingen arbetsgivarandel) | – |
| Massachusetts | PFML | $176,100 | 0.18% (familj), 0.28% (sjukvård) | 42% av sjukvårdsdelen (om ≥25 anställda) | <25 anställda (ingen arbetsgivarandel) | Arbetsgivare får betala upp till 42% av försäkringen för sjukledighet (inget krav på att finansiera familjeledighet). |
| Minnesota | PFML (gäller från januari 2026) | Socialförsäkringens tak (2025: $160,200; lägre underlag om <30 anställda) | Anställda betalar upp till 0.35% (sjukvård + familj), 0.20% (endast sjukvård), 0.15% (endast familj) | Arbetsgivare matchar (50/50-fördelning) | – | – |
| New Hampshire | PFML (frivilligt) | – | – | – | Frivilligt deltagande (privat program) | Arbetsgivare får en skattereduktion på 50% för frivilliga avgifter. Inga obligatoriska avgifter. |
| New Jersey | SDI; PFML | SDI: $42,300; PFML: $161,400 | SDI: 0%; PFML: 0.09% | SDI: ~0.5% (nya arbetsgivare betalar 0.5%; övriga 0.1–0.75% baserat på erfarenhet); PFML: 0% | – | New Jerseys SDI (TDB) inkluderar täckning för betald familjeledighet. |
| New York | SDI; PFML | SDI: $43,300; PFML: $165,400 | SDI: 0.23%; PFML: 0.33% | SDI: ~0.5% (nya arbetsgivare 0.5%, övriga 0.10–0.75% erfarenhetsbaserat); PFML: 0% | – | New Yorks invaliditetsförsäkring inkluderar betald familjeledighet. |
| Oregon | PFML | $176,100 | 0.60% (1.00% om <25 anställda) | 0.40% (0% om <25 anställda) | <25 anställda (ingen arbetsgivarandel) | – |
| Rhode Island | SDI; PFML | SDI: $89,200 | 1.30% (SDI, inkluderar PFML) | 0% | – | PFML-avgifterna ingår i SDI-satsen på 1.3%. |
| Vermont | PFML (frivilligt) | – | – | – | Frivilligt deltagande (privat program) | – |
| Washington | PFML; LTC | PFML: $176,100; LTC: – | PFML: 0.66% (0.92% om <50 anställda); LTC: 0.58% | PFML: 0.26% (0% om <50); LTC: 0% | <50 anställda (ingen PFML-arbetsgivarandel) | Washington är den enda delstaten med LTC (anställda kan välja att avstå); PFML delas vid gränsen på 50 anställda. |
Ytterligare lokala skatter eller stadsskatter
I vissa jurisdiktioner, till exempel New York City och San Francisco, kan lokala löneskatter gälla. Dessa kan omfatta lokala inkomstskatter, arbetsgivaravgifter och skoldistriktsskatter.
Internationella löneskatter (om du anställer utanför USA)
Om du anställer personal internationellt omfattas du ofta av skattelagstiftningen i det landet, inte bara av den amerikanska.
Exempelvis måste arbetsgivare i Kanada hantera CPP (Kanadas pensionsplan), EI (arbetslöshetsförsäkring) och inbetalning av inkomstskatt.
Eftersom dessa regler och bestämmelser varierar avsevärt är det bäst att använda en global lönetjänst eller en EOR (registrerad arbetsgivare) för att säkerställa att du följer reglerna.
Löneskatter jämfört med inkomstskatt
Det är lätt att klumpa ihop löneskatter och inkomstskatter eftersom båda dras från en anställds lön under lönekörningar. Men i praktiken har de mycket olika funktioner.
Skatteavdrag på inkomst avser det belopp du drar från dina anställdas löner baserat på deras inkomster, deklarationsstatus och val i W-4-formuläret.
Dessa pengar går till den federala regeringen för att finansiera allmänna program som försvar, utbildning och infrastruktur.
Å andra sidan används löneskatter främst för att finansiera specifika socialförsäkringsprogram som Social Security, Medicare, arbetslöshetsförsäkring och i vissa delstater betald familjeledighet eller invaliditetsförsäkring.
Som vi gick igenom tidigare delas löneskatter ofta mellan arbetsgivaren och arbetstagaren, med fasta avgiftssatser och lönetak.
Även om båda typerna av skatter hanteras under lönekörningar och visas på samma lönespecifikation skiljer sig deras mekanismer, finansieringsstruktur och slutliga användningsområden helt åt.
Så beräknar du löneskatter (med exempel)
Att beräkna löneskatter omfattar flera delar, såsom bruttolön, avdrag, federalt skatteavdrag, FICA samt delstatliga och lokala skatter.
Varje steg kräver noggrann tillämpning av aktuella regler och tabeller, som kan ändras årligen.
För 2025 fastställde IRS exempelvis grundavdraget för ensamstående deklaranter till $15,000 (upp från $14,600 år 2024) och uppdaterade alla skatteintervall.
I praktiken beräknar du varje löneutbetalning genom att gå igenom dessa steg i ordning. Här är en steg-för-steg-guide för hur du kan göra:
- Steg 1. Beräkna bruttolönen. Detta omfattar löner, ersättningar, bonusar, provisioner och annan skattepliktig kompensation.
- För timanställda är det arbetade timmar x timlön. Inkludera övertid med 1,5 gånger lönen för timmar över 40 per vecka.
- För månads- eller årslöneanställda är det årslönen ÷ antalet löneperioder.
- Steg 2. Dra av eventuella avgifter före skatt från bruttolönen för att få fram skattepliktiga löner. Vanliga avdrag omfattar pensionsplaner (401(k), 403(b)), sjukförsäkringspremier, HSA/FSA-bidrag och vissa pendlingsförmåner.
- Steg 3. Gör avdrag för federal inkomstskatt. Använd den anställdes W-4-uppgifter och de skattepliktiga lönerna (efter avdrag före skatt). Tillämpa det årliga grundavdraget (2025: $15,000 för ensamstående, $30,000 för gifta som deklarerar gemensamt) på årsbasis. Dra av grundavdraget och beräkna, med hjälp av de federala skatteintervallen för 2025, skatten på den årliga beskattningsbara inkomsten. Dela den årliga skatten med antalet löneperioder för att beräkna skatteavdraget per löneutbetalning.
- Steg 4. Beräkna FICA- och FUTA-skatterna enligt beskrivningen ovan.
- Steg 5. Beräkna eventuella delstatliga eller lokala inkomstskatter samt SUTA-skatter som du måste dra av.
- Steg 6. Beräkna eventuella delstatliga SDI/PFML-skatter när det är tillämpligt. Se tabellen ovan.
- Steg 7. Dra av skatterna, betala in dem till IRS, matcha arbetsgivarens bidrag och lämna in rätt blanketter.
Låt oss till exempel ta Jamie, en marknadschef i Kalifornien, som tjänar $100,000 per år och får lön varje månad. Han har ett 401(k)-bidrag på $500 per månad, som inte omfattas av federal eller delstatlig inkomstskatt men fortfarande ingår i lönerna vid beskattning för Social Security, Medicare och FUTA.
Bruttoinkomst per löneperiod: 100,000/12 = $8,333.33
Skattepliktigt löneunderlag: $8,333.33 - $500 = $7,833.33/månad
Federalt skatteavdrag: Enligt IRS Publication 15-T (2025) hamnar en ensamstående deklarant med $7,833.33/månad i skatteintervallet på 22 %. Månadstabellen visar att skatten som ska dras av är $464.92/månad + 22 % av det belopp som överstiger $5,290.
Det ger ett totalt skatteavdrag på $464.92 + 22 % av (7833.33 - 5290), vilket ger $1,024.41/månad. (Grundavdraget på $15K återspeglas i tabellens tröskelvärden, så det behöver inte dras av separat.)
FICA-skatter: Social Security är 6.2 % av den totala bruttolönen på $8,333.33, vilket blir $516.67, och Medicare är 1.45 % av den totala bruttolönen, vilket ger $120.83/månad.
FUTA: Den är 6 % av $7,000. Eftersom du kommer att betala delstatliga arbetslöshetsskatter i tid blir din effektiva FUTA-skattesats dock endast 0.6 %, vilket ger $42/år eller $3.5/månad.
Kaliforniens SUTA: Nya arbetsgivare i Kalifornien betalar 3.4 % på de första $7,000. Det motsvarar $238/år eller cirka $19.83 per månad i SUTA-skatt för den här anställdes lön.
Kaliforniens delstatliga inkomstskatt: För ensamstående deklaranter gäller skatteintervallet på 9.3 % för beskattningsbar inkomst över $70,606. Här är den anställdes årliga beskattningsbara inkomst i Kalifornien cirka $88,460 efter grundavdraget på $5,540 i Kalifornien (och $6,000 i 401(k)-bidrag). En beräkning av skatten på $88,460 ger cirka $4,769/år, eller $397.42/månad i delstatligt skatteavdrag.
Kaliforniens SDI/PFML: Kalifornien tar ut ett skatteavdrag på 1.2 % av alla löner (utan tak). På en månadslön på $8,333.33 blir SDI/PFL-avdraget $100.00 per månad.
Den månatliga löneberäkningen ser alltså ut så här:
| Skatteinnehållning (anställd) | Belopp |
| Federal inkomstskatt | $1,024.41 |
| Socialförsäkringsskatt (6.2%) | $516.67 |
| Medicareskatt (1.45%) | $120.83 |
| Delstatlig inkomstskatt i Kalifornien (ungefärlig) | $397.42 |
| Kaliforniens SDI/PFL (1.2%) | $100.00 |
| 401(k)-bidrag (före skatt) | $500.00 |
| Totala avdrag för anställd | $2,659.33 |
| Nettolön efter skatt | $5,674.00 |
| Arbetsgivarens skatt | Belopp |
| Matchning av socialförsäkring (6.2%) | $516.67 |
| Matchning av Medicare (1.45%) | $120.83 |
| Federal arbetslöshetsskatt (FUTA, 0.6% netto) | $3.50 |
| Arbetslöshetsskatt i Kalifornien (SUTA, 3.4%) | $19.83 |
| Totala arbetsgivaravgifter | $660.83 |
Som du kan se innebär detta mycket manuellt räknande för bara en anställd. Därför rekommenderas det alltid att använda automatiserade lönesystem som beräknar allt detta åt dig, så att processen blir smidig och problemfri.
Andrew Lokenauth, tillförordnad CFO och finansexpert, instämmer:
“Efter att ha hanterat en årlig löneutbetalning på över $10M har jag utvecklat ett idiotsäkert system. Först beräknar du bruttolönen. Därefter drar du av avdrag före skatt, som sjukförsäkring och 401k.
Därefter tillämpar du de aktuella skattesatserna – jag använder särskild programvara nu, men började med kalkylblad (ett stort misstag). En tillverkningskund sparade över $ 50K per år när jag upptäckte att de beräknade FICA för högt på undantagna förmåner.
Proffstips: Använd löneprogramvara eller IRS:s kalkylator för skatteinnehållning. Manuell matematik leder till problem.”
Viktiga löneskatteblanketter och vad de används till
Utöver att betala skatt måste du också lämna in rätt blanketter till rätt myndigheter i tid. Här följer en genomgång av de viktigaste blanketterna som alla arbetsgivare behöver känna till, vad de används till och när de ska lämnas in.
1. Blankett W-2: Löne- och skatteuppgift
Vad den gör: Rapporterar utbetalda löner och innehållna skatter för varje anställd.
Vem får den: Anställda, Socialförsäkringsmyndigheten (SSA) och ibland delstatliga skattemyndigheter.
Förfallodatum:
- Till anställda: Senast den 31 januari
- Till SSA (på papper eller elektroniskt): Senast den 31 januari
Om du lämnar in blanketten för sent eller med fel kan avgiften bli upp till $310 per blankett, beroende på hur sen inlämningen är.
2. Blankett W-3: Överföring av löne- och skatteuppgifter
Vad den gör: En sammanfattande blankett som summerar alla W-2-blanketter som skickas in till SSA.
Vem får den: SSA (endast när W-2-blanketter skickas in på papper).
Förfallodatum: Senast den 31 januari, samma som för W-2-blanketterna.
3. Blankett 941: Arbetsgivarens kvartalsvisa federala skattedeklaration
Vad den gör: Rapporterar innehållen federal inkomstskatt samt socialförsäkrings- och Medicareskatter (FICA).
Vem får den: IRS
Förfallodatum:
- Kvartalsvis: 30 april, 31 juli, 31 oktober, 31 januari
- Även om inga löner betalades ut under kvartalet måste blanketten ändå lämnas in (såvida du inte lämnade in en slutlig deklaration).
Om du är en säsongsbetonad arbetsgivare eller anställer personal sällan kan du ange det på blanketten för att undvika onödiga meddelanden från IRS.
4. Blankett 940: Arbetsgivarens årliga federala arbetslöshetsskattedeklaration (FUTA)
Vad den gör: Rapporterar och betalar FUTA-skatt, som finansierar federala arbetslöshetsförmåner.
Vem får den: IRS
Förfallodatum: Årligen: Senast den 31 januari
- Du kan betala in FUTA-skatt kvartalsvis, men behöver bara lämna in blanketten en gång per år.
- Om din totala FUTA-skatt för året överstiger $500 måste du betala in den kvartalsvis.
5. Blankett W-4: Den anställdes intyg om skatteinnehållning
Vad den gör: Används av anställda för att ange belopp för innehållning av federal inkomstskatt.
Vem får den: Arbetsgivare sparar den i sina register (skickas inte till IRS om det inte specifikt begärs).
Förfaller: Vid anställning och varje gång den anställde uppdaterar den.
Tips: Se alltid till att ha ett W-4-formulär registrerat för varje anställd. Om ett sådant inte lämnas in måste du göra skatteavdrag som om personen vore ensamstående utan justeringar.
6. Statliga löneskatteblanketter
Vad de gör: Varierar från delstat till delstat. Kan omfatta blanketter för innehållning av inkomstskatt, arbetslöshetsförsäkring eller invaliditetsprogram (t.ex. Kaliforniens DE 9/DE 9C för rapportering av UI och SDI).
Förfaller: Vanligtvis kvartalsvis eller årligen, beroende på delstatens regler.
Tips: Använd din delstats skatteportal för arbetsgivare eller samarbeta med en löneadministratör som hanterar efterlevnad i flera delstater.
7. Blankett 1099-NEC (om du anlitar uppdragstagare)
Vad den gör: Rapporterar betalningar på $600 eller mer som gjorts till oberoende uppdragstagare.
Förfaller:
- Till uppdragstagare: Senast den 31 januari
- Till IRS: Senast den 31 januari (på papper eller elektroniskt)
Vad du ska göra om du ligger efter med löneskatterna
Det är inte ovanligt att ligga efter med löneskatter, men situationen kan snabbt bli allvarlig. Oavsett om det beror på likviditetsproblem eller förbiseende är det värsta du kan göra att ignorera det.
IRS går inte bara efter ditt företag; i vissa fall kan myndigheten även gå efter dig personligen.
Så vad bör du göra?
1. Lämna in allt, även om du inte kan betala ännu.
Vänta inte. Prioriteten är att lämna in alla saknade deklarationer. Även om du inte har pengarna just nu visar en inlämning att du agerar i god tro och håller avgifterna nere.
Lokenauth har gått igenom den här prövningen, och så här säger han:
”Det här ligger alltså nära till hands för mig. Tidigt under mina konsultdagar tog jag över en kund som inte hade betalat löneskatter på 6 månader: cirka $175K efter.
Det första du ska göra: Lämna omedelbart in alla saknade deklarationer, även utan betalning. Kontakta sedan IRS för att upprätta en avbetalningsplan. De är ganska rimliga om du agerar proaktivt. Vi fick till en betalningsplan på 24 månader med minimala avgifter.”
2. Håll dig aktuell och betala sedan ikapp
Fortsätt inte att göra samma misstag medan du försöker rätta till det gamla. IRS förväntar sig att du gör aktuella löneskatteinbetalningar i tid, även om du fortfarande betalar av tidigare skatteskulder.
Raoul P.E. Schweicher, ansvarig delägare på MSadvisory, har över 8 års erfarenhet av lönehantering. Han säger:
”Gör dina aktuella inbetalningar i tid så att du inte gräver ett ännu djupare hål. Avgiftsstrukturen blir snabbt besvärlig: 2 % om du är 1–5 dagar sen, den stiger till 5 % efter 6 dagar och sedan till 10 % efter 15 dagar. Missa ett meddelande från IRS med 10 dagar och du riskerar 15 %.”
3. Upprätta en betalningsplan
Om du är öppen med situationen tillåter IRS ofta ett avtal om avbetalning på 24 månader för löneskatteskulder.
Detta tar inte bort avgifter eller ränta, men ger dig tid och skyddar dig mot tvångsindrivning som utmätningar eller skattepanträtter.
Schweicher tillägger:
”Betalningsplaner är din vän om du inte kan betala allt på en gång – IRS vill hellre få betalt än jaga dig. Du kan vanligtvis få 24 månader för företagets löneskatter. Eftergift av avgiften första gången är ofta möjlig om du har en problemfri historik.”
4. Känn till riskerna om du inte agerar
Om löneskatter förblir obetalda tillräckligt länge kan IRS påföra en straffavgift för återvinning av innehållna skatter – 100 % av den obetalda delen, personligen riktad mot ägare, befattningshavare eller andra som ”medvetet” underlåtit att betala in pengarna.
5. Skaffa professionell hjälp tidigt
Skattejurister och specialister på lösningar för löneskatteskulder förstår systemet och kan ofta förhandla fram bättre villkor, minska avgifter eller till och med få till stånd en eftergift första gången. Vänta inte tills situationen eskalerar.
Vanliga misstag med löneskatter att undvika
Några få felsteg kan leda till betydande problem. Här är vad du bör se upp med:
- Försenade betalningar. Punktlighet är avgörande. Försenade betalningar medför avgifter som ökar ju längre betalningen är försenad.
- Felklassificering av anställda. Frilansare eller heltidsanställd? Klassificeringen av din anställda påverkar deras skatteklass, så se till att du gör rätt. Enligt Lokenauth, ”I mars förra året höll en av mina startupkunder nästan på att drabbas av en straffavgift på $25K eftersom de hade klassificerat uppdragstagare som anställda. Saken är den att klassificeringsproblem är mycket vanliga – jag ser dem hos cirka 30 % av nya kunder.”
- Användning av föråldrade skattesatser och tabeller. Användning av föråldrade skattesatser, tabeller eller formulär kan leda till felaktiga beräkningar av löneskatter. Använd alltid de mest aktuella skattesatserna och tabellerna från IRS för att säkerställa korrekta beräkningar.
- Underlåtenhet att ta hänsyn till skattepliktiga förmåner. Att glömma att inkludera skattepliktiga förmåner, såsom bonusar, provisioner eller ersättning som inte betalas kontant, i löneberäkningarna kan leda till att inkomster rapporteras för lågt och att skatter betalas in med för låga belopp.
- Förbiseende av anställdas skatteavdrag. Om man inte tar hänsyn till anställdas skatteavdrag (i praktiken undantag) eller ändringar av deklarationsstatus som anges i formulär W-4 kan det leda till felaktiga belopp för federalt inkomstskatteavdrag.
- Felaktig beräkning av övertidsersättning. Felaktiga beräkningar av övertidsersättning för anställda som inte är undantagna kan leda till att löner och löneskatter betalas ut med för låga belopp. Följ federala och delstatliga regler för övertidsersättning och beräkna övertidslöner korrekt.
- Underlåtenhet att hantera skatteformulär för uppdragstagare korrekt: Felaktig hantering av formulär som formulär 1096 och formulär 1099 för uppdragstagare i USA kan leda till bristande efterlevnad och straffavgifter. Se till att dessa formulär lämnas in korrekt och i tid.
Att undvika vanliga misstag med löneskatter är avgörande för att förebygga juridiska problem. Verktyg som avancerad skatteprogramvara kan hjälpa till att säkerställa efterlevnad och korrekta löneprocesser.
Vikten av att vara noggrann
Att hantera löneskatter är ett stort ansvar för arbetsgivare. Med potentiella juridiska och ekonomiska konsekvenser är det viktigt att utföra uppgiften noggrant och korrekt.
Genom att förstå delarna, förstå vilka utgifter företaget kan dra av, använda rätt verktyg och hålla dig informerad kan du säkerställa att företaget följer reglerna och förblir ekonomiskt stabilt.
Ytterligare användbara resurser som hjälper dig att hantera en smidig löneprocess:
- Hur fungerar lönehantering? Betala anställda korrekt
- Löneavdrag förklarade: Tips för nybörjare och erfarna yrkespersoner
Prenumerera på nyhetsbrevet från People Managing People för att få ta del av allt vårt senaste expertinnehåll om talanghantering och ledarskap.
