6 strategier för att lyssna på medarbetarna som ger resultat

Vad är medarbetarlyssnande?

Medarbetarlyssnande handlar om mer än att skicka ut den årliga medarbetarundersökningen. Det är en organisations övergripande strategi för att förstå, bekräfta och förbättra medarbetarupplevelsen genom kontinuerlig insamling av feedback med hjälp av flera metoder.

Utan en effektiv kontinuerlig strategi för medarbetarlyssnande är det verkligen svårt att förstå vad som ligger bakom sådant som personalomsättning eller engagemang. 

Varför medarbetarlyssnande är viktigt

Alla goda relationer bygger på effektiv kommunikation, förtroende och respekt. Medarbetarlyssnande är viktigt eftersom ni:

• Visar medarbetarna att ni bryr er och får bättre möjligheter att värna om deras välbefinnande
• Samlar in feedback som kan ligga till grund för initiativ som förbättrar medarbetarlojalitet och engagemang
• Bygger förtroende för ledningen genom att ge chefer möjlighet att engagera sina team
• För in löpande insikter från medarbetarna i affärsstrategin, prioriteringarna och målen
• Bygger ett varumärke som en ”arbetsgivare i första hand” för företaget, så att ni kan attrahera och behålla de främsta talangerna
• Skapar en engagerande och framgångsrik arbetsplatskultur
• Utvecklar hållbara metoder för mångfald, jämlikhet och inkludering.

Jag har sett effekten av framgångsrika program för medarbetarlyssnande. Några resultat från mitt team är:

• Minskad frivillig personalomsättning med 8 % mellan 2021-2022
• 100 % deltagande i vår årliga medarbetarundersökning 2022
• En övergripande positiv bedömning på 87 % bland medarbetarna under det senaste året
• 95 % kvarstannande under det första året bland nyanställda.

Fördelarna finns där att hämta, så nu går vi igenom hur.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

6 strategier, metoder och bästa praxis för medarbetarlyssnande

Tidigare har företag fokuserat på hur de ska kommunicera till personalen, en i huvudsak enkelriktad process. 

Nu är det dags att bemästra tvåvägskommunikation genom att lyssna på medarbetarna och visa att organisationen hör dem – aktivt lyssnande för företag.

Här är mina strategier och bästa praxis för att bygga program för medarbetarlyssnande med stor effekt.

Använd flera lyssningskanaler för kontinuerligt lyssnande

Om ni ska lyssna på ett bra sätt behöver ni flera ”lyssningspunkter”. Företag som är bäst på att genomföra medarbetarlyssnande använder en blandning av årliga undersökningar, pulsmätningar, fokusgrupper, individuella möten, allmänna personalmöten, möten utan närmaste chef, trivselintervjuer,  avgångsintervjuer och interna sociala plattformar för att löpande samla in feedback.

Några av de mest effektiva lyssningskanalerna jag använder är:

• En årlig undersökning av medarbetarengagemanget som drivs och genomförs av ett tvärfunktionellt team av berörda intressenter.
• Regelbundna individuella möten mellan medarbetare och deras chefer.
• Livscykelundersökningar under introduktionen, på anställningsjubileer (trivselundersökningar och 360-graders feedbackundersökningar) samt när medarbetaren lämnar företaget
• Regelbunden användning av verktyg för pulsmätningar bland medarbetare för att mäta uppfattningar om större organisatoriska förändringar
• Mentorer som stöd för nyanställda för att samla in feedback under medarbetarens tre första månader.

Även om det är användbart kommer en enda omfattande undersökning per år inte att ge er tillräckligt med färska data för att veta om era initiativ gör någon större skillnad under året.

Kontinuerligt lyssnande, med en blandning av metoder, innebär att ni har mer färska data att arbeta med.

Delat ansvar för att fånga upp återkoppling

För att vara effektiv bör medarbetarlyssnandet inte enbart ägas av HR eller ledningen.

I stället tar hela företaget ansvar, där seniora ledare sätter tonen för ”lyssnande”, HR driver och coachar strategier, chefer vårdar förtroende och engagemang och medarbetare känner sig stärkta att bidra fullt ut till processen.

Er kultur bör fokusera på människor och på hur ni får dem att lyckas. Detta fokus börjar högst upp, hos vd:n, och förstärks i hela organisationen.

Investera i att utveckla bra personalansvariga ledare så att de skapar en öppen dialog med medarbetarna och aktivt lyssnar på deras återkoppling.

Initiativ för ledarutveckling kan omfatta att utse en utbildningsansvarig som lär nya chefer att bli bra ”ledare för medarbetare”, månatliga chefsmöten där bästa praxis delas eller ett mentorprogram för chefer.

Visa vilka åtgärder som har vidtagits till följd av lyssnandedata

Alexander Bell sa: ”Den enda skillnaden mellan framgång och misslyckande är förmågan att agera.” 

Dessa ord stämmer verkligen för medarbetarlyssnande! Om dina teammedlemmar inte ser hur deras återkoppling påverkar företagets åtgärder kommer de inte att fortsätta dela med sig.

Du kan vidta några enkla åtgärder för att säkerställa uppföljning efter insatser för att lyssna på medarbetarna:

1. Använd mått på positivitet för att identifiera områden med stor påverkan på förbättringsarbetet och fokusera uppföljningen på områden med lägre positivitet. Vi använder en sexgradig instämmandeskala och det är också vad vi rekommenderar våra kunder.
2. Samla alla era data på ett ställe med hjälp av analyser. Det hjälper er att identifiera trender snabbare och gör data användbara. Vi använder vår egen programvara som kombinerar alla data och analyser, men ni kan använda ett eller en kombination av programvara för engagemangsspårning, verktyg för medarbetarundersökningar och programvara för HR-analys.
3. Välj ut de viktigaste förbättringsområdena. Jag rekommenderar 3-2-1-modellen.
   1. Hitta tre viktiga resultat i era data. Det kan vara höga eller låga värden eller viktiga kommentarer. 
   2. Diskutera tillsammans som ett team de två viktigaste möjligheterna till förbättring
   3. Bestäm en åtgärd som ni ska vidta till förmån för organisationen.
4. Informera om era framsteg. Slut återkopplingsloopen med regelbundna uppdateringar om uppföljningsaktiviteter. Använd flera kommunikationskanaler för att sprida budskapet, till exempel e-post, videor, Slack (eller ett annat internt meddelandeverktyg), stormöten och uppdatera framtida lyssnandeundersökningar med nya frågor för att visa organisationens anpassningsförmåga och flexibilitet.

Återkopplingsloopar som är en del av företagets DNA

Jag har arbetat med många företag för att införa strategier för medarbetarlyssnande, och den största utmaningen – och belöningen – är universellt densamma …  att faktiskt lyssna! Som Amelia Earhart sa: ”Det mest effektiva sättet att göra det är att göra det!”

En kort fallstudie. 

År 2021 lade jag märke till att den frivilliga personalomsättningen var något hög. Baserat på återkopplingskällor som enskilda samtal med chefer anade jag att det hade samband med kön.

När jag tittade på siffrorna visade det sig att kvinnor lämnade organisationen i dubbelt så hög takt som män.

Så jag gick igenom våra andra metoder för att lyssna och tittade på en blandning av kvantitativa och kvalitativa data från vår engagemangsundersökning, återkoppling vid avslut, samtal med chefer och kommentarer i undersökningar.

Jag använde det människor berättade för oss för att förstå och lösa varför personalomsättningen var högre bland kvinnor.

Därefter utvecklade jag en handlingsplan och diskuterade den med ledningen för att samla in fler insikter och idéer.

Vi fokuserade på att införa program, utbildning, kompetensutveckling och möjligheter för att stödja kvinnor. Till exempel undersökte vi flexibilitet på arbetsplatsen för att stödja arbetande mammor, förbättrade vår policy för föräldraledighet och analyserade förmåner som stödjer kvinnor. 

Vi tog också in en talare som pratade om att lyfta kvinnors röster, och vi uppmärksammade internationella kvinnodagen och kvinnornas historiemånad.

Efter att vi hade agerat utifrån medarbetarnas återkoppling tittade vi återigen på vad medarbetarna berättade för oss via våra återkopplingskanaler. Personalomsättningen bland kvinnor hade minskat med omkring 50 procent!

Även andra siffror visar att vår strategi med kontinuerlig återkoppling fungerar. Quantum Workplaces Glassdoor-betyg på 4.8 överstiger vida genomsnittsbetyget för företag på 3.3. 

Dessutom är svarsfrekvensen och positiviteten i medarbetarundersökningen betydligt högre än svarsfrekvensen på 85.2% och positiviteten på 73.5% inom programvaru- och IT-området. 

Strategier för att uppmuntra medarbetare att dela med sig av återkoppling

Att få medarbetare att uttrycka sina verkliga åsikter kan vara en utmaning för många organisationer. 

Att kommunicera ”varför” bakom att lyssna på medarbetarna är en bra början, eftersom människor är mycket mer benägna att göra något när de förstår hur det kan gynna dem. 

Därför är budskapet kring förfrågningar som medarbetarundersökningar viktigt – behandla det som säljtext och be kanske marknadsföringsteamet om hjälp!

En annan aspekt är psykologisk trygghet, det vill säga att människor känner sig trygga med att säga vad de tycker och bidra med idéer utan att bli förödmjukade. När människor känner sig ”psykologiskt trygga” är de mer engagerade och mer benägna att bidra med idéer och förslag.

Att bygga psykologisk trygghet börjar med cheferna, till exempel genom hur de ger och tar emot återkoppling samt delar med sig av framgångar och misslyckanden.

För mer information om psykologisk trygghet kan du läsa om hur man skapar psykologisk trygghet på arbetsplatsen

Slutligen, och med koppling till både kommunikation och att vidta åtgärder, är det viktigt att säkerställa att ni bekräftar återkoppling och redogör för bakgrunden till alla beslut.

”Vi inser att många av er har betänkligheter kring X, så vi ville bemöta detta och kommer att göra XYZ.”

Hjälp till att underlätta medarbetargrupper

Medarbetargrupper (ERGs) är grupper av personer från samma organisation som förenas utifrån en gemensam identitet, livserfarenhet, gemensamma mål eller överlappande bakgrunder och ambitioner.

Traditionellt tillhör ERG-medlemmar underrepresenterade grupper, såsom kvinnor, personer med etnisk minoritetsbakgrund, personer med funktionsnedsättning eller hbtqi+-gemenskapen, men grupperna kan också bildas kring andra gemensamma nämnare eller intressen, såsom arbetande föräldrar eller miljöfrågor.

I slutändan är det främsta syftet med ERGs för ledare och chefer att bättre förstå medarbetarnas behov.

De kan bidra till att driva systemförändringar och uppmärksamma frågor som ojämlika löner, rättvisa rekryteringar och rättvisa processer för prestationsbedömning.

För mer information kan du läsa Katie Zinks fantastiska artikel om att underlätta medarbetargrupper.

Börja lyssna

”Den nivå av intresse som företagsledare har för användare måste HR ha för sina medarbetare. Förstå deras behov, deras smärtpunkter, vilka utmaningar de möter och vilka färdigheter de söker.” - Donna Scarola, chef för personal, syfte och kultur, Parcl

Av egen erfarenhet kan jag säga att investeringar i ett program för att lyssna på medarbetarna kan öka medarbetarnas kvarstannande och engagemang avsevärt samt bidra till att knyta HR närmare verksamhetens mål.

Vi har alla upplevt stora omvälvningar sedan COVID-19, och att engagera medarbetarna på meningsfulla och kontinuerliga sätt, bland annat genom program för att lyssna på medarbetarna, kan hjälpa oss alla att blomstra genom de förändringar som väntar.

Ett annat utmärkt exempel på att lyssna på medarbetarna i praktiken är American Express användning av undersökningar för att förfina sin flexibla arbetsmodell.

Vanliga frågor

Hur ofta bör jag skicka medarbetarundersökningar?

Hur kan teknik underlätta arbetet med att lyssna på medarbetarna?