Att omforma framtidens HR (med Enrique Rubio från Hacking HR)

Läs transkriptet:

Vi provar att transkribera våra poddar med hjälp av ett datorprogram. Ursäkta eventuella stavfel eftersom boten inte är korrekt 100 procent av gångerna.

Timothy Reitsma Min gäst i dag, Enrique Rubio, började inte sin yrkeskarriär inom HR. Hans första inriktning var ingenjörsvetenskap. I dag ägnar han sina dagar åt att vara grundare av en global rörelse som heter Hacking HR, med globala lokala grupper runt om i världen och en omfattande onlinegemenskap. Jag ser verkligen fram emot att alla får höra berättelsen bakom Hacking HR och hur denna gemenskap stöder HR i alla avseenden, i alla städer runt om i världen.

Tack för att ni lyssnar. Jag heter Timothy Reitsma och är fast programledare för People Managing People. Välkomna till podden där människor leder människor. Vi vill leda och hantera bättre. Vi är ägare, grundare och entreprenörer. Vi är mellanchefer. Vi är teamledare. Vi leder människor. Och ja, vi arbetar med HR, men vi är inte HR – åtminstone inte i traditionell bemärkelse. Vi har som mål att hjälpa människor att leda och hantera sina team och organisationer mer effektivt. Om du vill leda och hantera bättre, om du vill bli en bättre organisatorisk ledare och en mer effektiv personalchef, då ska du följa med oss. Fortsätt lyssna på podden för att få de tips, knep och verktyg du behöver för att rekrytera, behålla, hantera och leda dina medarbetare och din organisation mer effektivt. När du lyssnar på programmet får du gärna prenumerera och gå med i vår e-postlista på peoplemanagingpeople.com för att hålla dig uppdaterad om allt som händer. Tack för att du är med, Enrique.

Enrique Rubio Tack så mycket för att du bjöd in mig och för att vi får ha det här samtalet om HR och Hacking HR, samt om en del av det arbete vi har bedrivit runt om i världen.

Timothy Reitsma Ja, innan vi går in på det har jag gjort min research om Hacking HR och även om din resa. Men låt oss börja med att du berättar för oss om Hacking HR. Vad är Hacking HR?

Enrique Rubio Absolut. Hacking HR är en global lärandegemenskap som samlar HR-ledare och yrkesverksamma för att lära sig, diskutera, samarbeta och dela kunskap om allt som finns i skärningspunkten mellan arbete, teknik, organisationer, människor och innovation – och naturligtvis hur allt detta påverkar världen, arbetet och HR:s arbete. Även om vi heter Hacking HR är en viktig sak att vi inte bara samlar människor som arbetar inom HR, utan även människor som på något sätt påverkar HR-arbetet men som inte nödvändigtvis arbetar inom funktionen: tekniker, konsulter, företagsledare och andra. Vi är alltså en mycket öppen gemenskap, huvudsakligen för HR-människor men samtidigt öppen för alla som vill lära sig om dessa frågor.

Timothy Reitsma Ja, det var en av frågorna jag hade. Min bakgrund är egentligen inte HR, åtminstone inte i den bemärkelsen att jag har arbetat med HR. Jag har lett människor och fått möjlighet att leda, anställa och handleda personer under hela min karriär. Skulle jag passa in i den här gemenskapen? Är den specifikt till för personalvetare eller är den öppen för alla?

Enrique Rubio Den är öppen för alla. När vi skapar en ny lokal grupp är det första jag nämner bland gruppens principer att grupperna är öppna gemenskaper. Det innebär att vem som helst kan delta. Alla är välkomna. Det spelar ingen roll om du arbetar inom HR – faktiskt är det nästan ännu bättre om du inte gör det, eftersom vi då gör det som är kärnan i det vi försöker åstadkomma: att stödja idéer. Om du kommer från teknik, försäljning, marknadsföring, konsultverksamhet, strategi eller innovation spelar det ingen roll varifrån du kommer. Jag är säker på att det du bidrar med i våra samtal kommer att värderas högt som en del av det HR behöver förstå för att fortsätta göra ett bättre arbete. Så det långa svaret är att du inte behöver arbeta inom HR. Vem som helst kan gå med i den här gemenskapen.

Timothy Reitsma Det tycker jag om. Och jag gillar det du sa om att korsbefrukta idéer. Att ha människor med ingenjörsbakgrund, personer inom försäljning eller tillverkning – det spelar egentligen ingen roll vilken del av organisationen du arbetar i. Du kan gå med i gemenskapen, dela idéer och bygga vidare på dem. Om det finns lokala grupper över hela världen och en stor onlinegemenskap med över 80 000 följare enbart på LinkedIn, vad kan någon som går med i en grupp eller deltar i onlinegemenskapen och dess evenemang förvänta sig att ta med sig från ett evenemang?

Enrique Rubio Jag skulle säga ett par saker. Det första är att träffa andra intressanta människor, lära sig, dela och samarbeta kring samma typer av ämnen. En av de viktigaste behållningarna är alltså att människor knyter kontakt med andra människor. När någon frågar mig om min roll i den här gemenskapen säger jag naturligtvis att jag är grundare, men jag brukar också säga att jag är en byggare. Det jag bygger är broar. När jag bygger dessa broar hoppas jag skapa möjligheter för människor att korsa dem och knyta kontakt med andra.

Vi har till exempel evenemang i London, Singapore, Mumbai, Glasgow, Sydafrika och Buenos Aires. Om någon i USA eller något annat land ser att det händer något i Buenos Aires inom Hacking HR-gemenskapen är det en bro som vi bygger. Den första behållningen är alltså att du har fått en bro och möjlighet att korsa den, förstå vad människor inom samma område gör, vad du kan lära dig av dem och vad du kan dela med dem så att de också lär sig av dig. Det är kanske den viktigaste lärdomen från erfarenheten: människor kan bygga en gemenskap genom att delta i Hacking HR.

Den andra saken handlar mer om kunskap och information. Eftersom vi täcker så många områden kan du delta i ett evenemang om kultur, ett annat om artificiell intelligens och ytterligare ett om digital omvandling. Alla grupper täcker i princip allt som rör HR:s olika områden. Det beror på vilket evenemang människor deltar i, men de får alltid bra innehåll och värdefull information. Så jag skulle säga att det handlar om två saker: för det första att delta i en gemenskapsbaserad organisation och för det andra att få ta del av intressanta idéer och dela kunskap under det evenemang man deltar i. Ämnena varierar beroende på vad evenemanget handlar om och vad gruppen sätter samman.

Timothy Reitsma Jag hade faktiskt inte tänkt på det, särskilt inte om man har ett team eller kanske tar över ett team och leder ett team i ett annat land, eller om man flyttar någonstans och verkligen behöver förstå hur arbetet utförs på den platsen. I min karriär fick jag möjlighet att leda och hjälpa till att bygga ett team i Japan. Jag hade kunnat använda din hjälp – det hade kanske sparat mycket prövande och misstag, eftersom det är väldigt annorlunda att leda människor i Nordamerika jämfört med i Japan. Arbetet är också annorlunda.

Enrique Rubio Arbetet är annorlunda. Även om vi har vissa gemensamma nämnare är HR-utmaningar och arbetsplatsutmaningar olika överallt. Människor har olika kulturer. Det finns olika sätt att angripa problem, samarbeta, främja innovation och tänka kring mångfald och inkludering. I en globaliserad värld är allt detta viktigt. Du kan gå till LinkedIn och leta efter någon som pratar om ett visst ämne. Men om vi har bron Hacking HR kan du säga: ”Jag är med i Hacking HR i Flagstaff. Har du tid att prata om det här eller det där?” Då skapas en bättre anledning att ta kontakt.

Timothy Reitsma Jag tycker att det är fantastiskt, i stället för ett slumpmässigt kallt samtal eller ett kallt mejl via LinkedIn eller ditt nätverk. Jag vill ta ett steg tillbaka. Jag ställde inte den här frågan till dig i förväg, så jag kanske sätter dig lite på prov: vad betyder HR för dig?

Enrique Rubio Det är en bra fråga. När jag tänker på HR tänker jag på den funktion som ansvarar för allt som rör människor i en organisation. Med människor menar jag interna människor; det handlar inte nödvändigtvis om personer utanför organisationen, även om de naturligtvis är relaterade. Det handlar främst om människorna inom organisationen.

HR-funktionen ansvarar alltså för allt som rör att leda människor och hantera processer som rör människor i en organisation. Det är ett stort område som naturligtvis omfattar traditionella HR-funktioner som anställning, uppsägning, rekrytering, att attrahera talanger och att säkerställa en viss grad av efterlevnad. Men det omfattar också många andra saker som traditionellt inte har ingått i HR:s kärnområde, till exempel designtänkande, agilitet, medarbetarupplevelse, coachning, ledarskapscoachning, mentorskap, digital omvandling och innovation.

Alla områden som på något sätt påverkar det arbete människor utför och kräver att människor utför någon form av arbete måste HR finnas med i. Grunden är naturligtvis den mänskliga delen av HR. Tyvärr uppstod HR som begrepp för ungefär 120 år sedan, i samband med industrialiseringen och särskilt den andra industriella revolutionen i slutet av 1800-talet. HR skapades eftersom företag standardiserade sina processer och ville att människor skulle göra samma sak dag efter dag, 14 timmar om dagen. HR uppstod för att säkerställa att människor anställdes, avskedades och betalades samt tvingades in i de processer som fanns på plats. Begreppet har naturligtvis utvecklats radikalt över tid, men HR är fortfarande ofta en mycket transaktionell och administrativ funktion som främst administrerar processer i stället för att verkligen frigöra människors potential och bygga en organisation baserad på mänsklighet, kärlek, empati, omtanke och förståelse.

För mig är HR en funktion som hanterar allt som rör människor, men det måste göras med personen i centrum, med empati och med ett mänskligt synsätt. Och det har vi ännu inte uppnått.

Timothy Reitsma Det är intressant. Jag håller med dig. Traditionellt har HR sitt ursprung i transaktioner och transaktionsprocesser. När du säger att vi ännu inte har nått dit – vad håller oss tillbaka?

Enrique Rubio Vår inställning. Det är enkelt. Jag ska svara ganska snabbt, eftersom det är svaret. Vi har verktygen, kunskapen, informationen, infrastrukturen och nätverket. Vi har allt vi behöver för att få detta att hända. Det som hindrar oss är att människor känner sig mer bekväma med att fortsätta göra samma saker som de har gjort under lång tid, på samma sätt som tidigare. De känner att ett annat arbetssätt innebär att lämna något de håller kärt, till exempel hur de driver sina processer.

Det är kanske ännu viktigare att det är skrämmande att göra saker på ett annat sätt, eftersom man inte vet vilken plats man kommer att ha i en annan värld. Om du vet vad du gör varje dag och fortsätter att göra det har du en viss trygghet. Men om du börjar göra saker annorlunda blir det komplicerat, eftersom du måste utveckla dina färdigheter och förmågor och arbeta på ett nytt sätt. HR är inte direkt känt för att vara den mest innovativa eller riskbenägna funktionen. Jag tror att det är en del av det som håller oss tillbaka.

Timothy Reitsma När jag lyssnar på dig kan jag verkligen relatera till det. Jag har arbetat i mycket traditionella organisationer och även i organisationer som varit progressiva när det gäller HR. I vissa organisationer har HR setts som en transaktion: man behöver hjälp med lönespecifikationen, lära sig mer om förmåner eller hitta en resurs för att följa upp sitt teknikbidrag. Men det är definitivt mer än så. Din onlinegemenskap har över 80 000 personer enbart på LinkedIn. Jag får känslan att många är intresserade av att förstå hur man kan ”hacka HR”. Vart ser du att detta är på väg? Hur ser du på HR:s framtid?

Enrique Rubio Jag har börjat tala om något jag kallar HR:s nya värdeerbjudande. Det finns fyra viktiga delar. Den första är människor. Vi måste gå från processbaserat tänkande till människobaserat tänkande. Ta kandidaternas behandling på arbetsmarknaden som exempel. Jag blir kallad till en intervju och får höra att jag är fantastisk. Intervju ett, intervju två, intervju tre – och sedan blir det helt tyst. Jag ringer tillbaka och skickar meddelanden, men får nästan inget svar. Är det så man ska behandla en människa? Nej. Vill jag arbeta för ett företag som behandlar mig så? Nej.

Om du i stället tänker på människan bakom processen och förstår att du skapar förväntningar när du erbjuder någon en intervju, börjar du arbeta på ett annat sätt. Det handlar inte längre bara om att genomföra en process för att nå ett resultat, utan om att bygga relationer och sätta människan först. Detsamma gäller exempelvis prestationshantering. Jag avskyr den årliga prestationsbedömningen. Forskning har länge visat att den inte fungerar för att förbättra prestation, öka engagemang och motivation eller skapa en bättre medarbetarupplevelse. Människor vill få återkoppling oftare. De vill naturligtvis ha löneökningar, men de vill också förstå hur de faktiskt presterar och vad de kan utveckla.

Den andra delen är att anpassa HR till verksamheten. När man frågar HR-personer om de känner till verksamhetens riktning, strategi, mål, syfte och långsiktiga vision kan jag slå vad om att 90 procent inte har en tydlig bild. Det skapar problem, eftersom HR inte kan hjälpa organisationen att lyckas om man inte förstår vart den är på väg. Man kan inte heller veta om processerna hjälper eller hindrar organisationen från att nå sina mål.

Den tredje delen är att bli mer innovativ och agil. Våra HR-processer fungerar ofta mycket dåligt. Vi måste börja med att erkänna det. Om du vill komma i bättre fysisk form måste du först erkänna att du inte är i god form. På samma sätt måste HR förstå att processerna inte levererar det resultat vi behöver. Därefter kan vi fråga hur processen kan bli mer flexibel, effektiv och bättre anpassad till verksamheten.

Den fjärde delen är teknik. Många företag gör misstaget att börja med tekniken i stället för att använda teknik som ett verktyg för att förstärka HR-funktionens möjligheter. Framtidens HR sätter alltså människor först, är nära kopplad till verksamheten, blir mer agil och innovativ och använder teknik för att förstärka det arbete HR ska göra.

Timothy Reitsma Det var ett långt svar, men jag uppskattar det verkligen. Vi skulle kunna göra en hel poddserie om de här fyra delarna. När du talar om människofokus tänker jag på ditt exempel om rekrytering. Det har hänt mig många gånger och det känns inte bra. Vi måste behandla människor som människor. HR måste också sitta med vid ledningsbordet, förstå strategin och kunna vara innovativ och agil. Och när det gäller teknik behöver vi först förstå vad vi försöker åstadkomma och därefter välja teknik.

Enrique Rubio Jag vill lägga till en sak. Vi måste börja med människor och processer och därefter gå till teknik. Amazon lanserade till exempel en rekryteringsplattform baserad på artificiell intelligens. Den utvecklades tyvärr av ett team som inte var mångsidigt och som till största delen bestod av män. Verktyget började därför diskriminera kvinnor, särskilt färgade kvinnor. Var tekniken problemet? Nej. Problemet var processen bakom utformningen av tekniken. Teknik består i slutändan av algoritmer som människor har skapat, och därför kan den också bära med sig människors fördomar. Teknik ska vara det sista steget, när processerna redan är genomtänkta, förenklade och förbättrade.

Timothy Reitsma Jag är nyfiken på din bakgrund inom ingenjörsvetenskap. Har den påverkat ditt sätt att tänka kring HR?

Enrique Rubio Ja, utan tvekan. Jag kan inte längre bygga en robot, men de grundläggande principerna från ingenjörsvetenskapen finns kvar: att vara processorienterad, arbeta med projektledning, systematisera information och bryta ner komplexa problem i mindre delar så att man kan hantera en del i taget och sedan bygga ihop helheten.

När HR har ett problem försöker man ofta skapa en komplett lösning från början till slut. Inom ingenjörsvetenskap och teknik gör man inte så. Man ser ett komplext problem, delar upp det i mindre delar och löser en del i taget. Då kan olika team arbeta med olika områden och därefter kombinera resultatet. HR försöker ofta lösa allt från början till slut, vilket tar värdefull tid och gör att man missar värdefull återkoppling under processen. När man når slutet är lösningen kanske redan föråldrad eller inte särskilt bra.

Jag tar också med mig en konstnärlig sida. Jag tror att kombinationen av analytiskt tänkande och emotionellt, mänskligt tänkande är avgörande för att lyckas på arbetsplatsen. HR kommer inte att lyckas om man bara fokuserar på processer, och ingenjörer kommer inte att lyckas om de bara fokuserar på processer, system och teknik utan att se den mänskliga sidan.

Timothy Reitsma Det var ett bra sätt att beskriva processen. Min hjärna är också mycket processorienterad, samtidigt som jag brinner för att leda människor. Om en HR-person eller grundare lyssnar på detta och har en att-göra-lista med hundra saker – hur kan man på ett praktiskt sätt ändra sitt tankesätt och fokusera mer på människor?

Enrique Rubio Vi måste gå tillbaka till grunderna. Det innebär att återvända till det som verkligen är mänskligt: nyfikenhet, innovation, kärlek, omtanke, tolerans, förståelse, fantasi och samarbete. I stället för att komma in som den som vet allt och tala om för människor vad de ska göra kan HR fråga: ”Vi har det här problemet. Har någon en idé om hur vi kan lösa det?” Då samlar man in människors återkoppling och kunskap och ger dem möjlighet att vara med och skapa lösningen. Resultatet blir mycket kraftfullare än om HR hade gjort allt själv.

I stället för att utgå från en plats där man ska veta allt kan man börja från en plats där man frågar om allt. HR behöver låta människor vara mänskliga, ställa frågor, vara innovativa, ta risker och experimentera. Det är särskilt viktigt i kriser, när ingen vet vad som kommer att hända eller hur problemet ska lösas. Då har HR en fantastisk möjlighet att samla alla runt bordet och fråga hur man tillsammans kan lösa problemen. Det skapar en kraftfull erfarenhet av delaktighet och egenmakt.

Timothy Reitsma Jag älskar det. För våra lyssnare är en viktig lärdom att oavsett om du arbetar inom HR, försäljning, är grundare eller har någon annan roll i organisationen bör du vara nyfiken och ställa frågor. Människor är medfödd nyfikna, men ibland får vi höra att vi ska lägga nyfikenheten åt sidan och bara utföra arbetet. Organisationerna innehåller fantastiska idéer, och vi måste skapa plattformar där människor får dela dem.

Vi skulle gärna ha dig som gäst igen. Om människor är intresserade av Hacking HR, var hittar de dig och vad kan de förvänta sig?

Enrique Rubio De kan kontakta mig på LinkedIn. Om de söker efter Enrique Rubio är jag förmodligen den första träffen. De kan också mejla mig på Enrique@Hackinghr.io. Jag svarar så snabbt jag kan och pratar gärna vidare med era lyssnare och delar fler idéer.

Timothy Reitsma Jag har själv besökt webbplatsen flera gånger eftersom jag har börjat på en ny HR-tjänst och letar efter en gemenskap där jag kan ställa frågor. Gå till Hacking HR:s webbplats och sök efter din stad. Det finns grupper över hela världen. Om det inte finns någon grupp i ditt område kan du kontakta Enrique och kanske starta en själv. Det finns sannolikt andra människor i området som skulle ha nytta av detta.

Tack för att du var med och tillbringade den senaste halvtimmen med oss. Det var insiktsfullt och gav många bra lärdomar när vi fortsätter att utforska framtidens arbete. Vi vet inte hur framtiden ser ut, och under 2020 kunde den förändras på bara några timmar.

Enrique Rubio Ja.

Timothy Reitsma Då avrundar vi. Till våra lyssnare: gå till peoplemanagingpeople.com. Vi vill gärna höra vad ni tycker om podden och webbplatsen. Om det finns andra ämnen ni vill att vi tar upp får ni gärna höra av er. Ha en fin dag allihop. Ta hand om er.