Så håller du virtuella team samman (med Ben Hoffman från cityHUNT)

Läs transkriberingen:

Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett program. Ursäkta eventuella stavfel, eftersom boten inte är korrekt till 100 procent hela tiden.

Tim ReitsmaOavsett om ditt team är utspritt eller arbetar på kontoret är engagemang och gemenskap två viktiga ingredienser för att skapa en hälsosam arbetsplats. Men hur skapar och upprätthåller vi gemenskap i en virtuell värld genom digitala fikastunder eller teamevenemang? Ja, båda är bra. I dagens avsnitt ska jag prata om gemenskap i en virtuell värld med Benjamin Hoffman, grundare av cityHUNT, ett företag som bygger på ett enkelt uppdrag: att ge team starkare och mer meningsfulla relationer.

Tack för att du lyssnar. Jag heter Tim Reitsma och är ordinarie programledare för People Managing People. Välkommen till podden. Vi är människor som leder människor och vi vill leda och hantera bättre. Vi är ägare, grundare, entreprenörer, mellanchefer och teamledare som leder människor. Och ja, vi arbetar med personalfrågor, men vi är inte HR – åtminstone inte i traditionell bemärkelse. Vi har som mål att hjälpa människor att leda och hantera sina team och organisationer mer effektivt. Om du vill leda och hantera bättre, om du vill bli en bättre organisationsledare och en mer effektiv chef, så ska du följa med oss. Fortsätt lyssna på podden för att få de tips, knep och verktyg du behöver för att rekrytera, behålla, hantera och leda dina medarbetare och din organisation mer effektivt. Och medan du lyssnar på programmet får du gärna prenumerera och gå med i vår e-postlista på peoplemanagingpeople.com för att hålla dig uppdaterad om allt som händer.

Välkommen till podden. Ben, hur mår du?

Ben Hoffman Fantastiskt. Tack. Jag är supertaggad på att vara här.

Tim ReitsmaVad roligt. Berätta lite för våra lyssnare om dig själv och om ditt företag. Vi vill gärna veta vem du är.

Ben HoffmanAbsolut. Jag startade faktiskt det här företaget år 2000 på NYU. Jag studerade teater där och skulle ta examen, men bestämde mig för att jag egentligen inte ville arbeta med teater på det sättet. Så jag behövde komma på något annat.

Tillsammans med min dåvarande partner började vi ordna skattjakter och pubrundor med polaroidkameror, bara för att ha roligt med våra vänner. Sedan frågade människor om vi kunde göra samma sak på födelsedagsfester och möhippor. Vi tänkte: ja, varför inte? Det var vårt roliga projekt, där vi skapade en upplevelse – en teatralisk upplevelse. En dag frågade någon om vi kunde göra det för ett företagsevenemang med teambuilding. Jag svarade ja och frågade vilken budget de hade. När de berättade budgeten sade jag: det är precis det vi gör. Vi är uppenbarligen ett företag inom teambuilding.

Sedan behövde jag lära mig hur man bygger ett teambuildingföretag, men allt knöts på något sätt tillbaka till det jag insåg att jag brann för: positiv psykologi, spelifiering och att skapa upplevelser. Under de senaste åren har jag lagt mycket mer energi och tid på mindfulness, medveten närvaro och att vara närvarande. Jag tycker att allt ändå filtreras genom det perspektivet. Så har vi byggt verksamheten. Vi gick från polaroidbilder till digitalkameror, började expandera nationellt och byggde sedan appar när de nya fantastiska Iphone-modellerna kom. Vi försöker verkligen förstå våra kunder och skapa upplevelser där de kan lära känna sig själva bättre, lära känna varandra bättre och uppskatta sina miljöer mer.

Nu är en del av detta lite annorlunda. Människor befinner sig inte längre lika mycket i samma miljö när de deltar i upplevelserna. Därför har vi skapat en helt ny upplevelse utifrån den värld vi lever i nu. Den senaste tiden har varit väldigt intressant, utmanande men också fantastisk och lycklig, med allt som händer. Så det är väl svaret på frågan.

Tim ReitsmaVärlden har verkligen förändrats – från polaroidkamerornas tidiga dagar till digitala kameror och telefoner, och nu en nedstängning. Att gå ut och delta i ett teambuildingsevenemang eller en skattjakt måste se annorlunda ut nu. Hur har ni ställt om under den här tiden?

Ben HoffmanDet är en dramatisk skillnad. Vi växte så mycket och jag hade infört en helt ny idé året innan. Jag fick en insikt 2019: att skapa något fantastiskt för andra. Hur ser det egentligen ut? Hur kan vi bygga det? Vi hade mängder av företagsevenemang, gjorde dem tillgängliga för alla, samarbetade med ideella organisationer, fick människor att gå ut och leka och utvecklade vår teknik. Vi försökte verkligen få ut människor i världen, bygga relationer och växte fantastiskt snabbt. Sedan blev det tvärstopp i mars. Alla företagsevenemang upphörde. Vi frågade oss vad vi skulle göra och började bygga nya spel genom Zoom med vår teknik och en upplevelse med två skärmar. Vi hade skattjakter, frågesporter, konstprojekt och mysterispel. Vi provade allt och experimenterade. Våra kunder frågade efter det och vi genomförde det, men ärligt talat var det inte så roligt som jag behövde eller ville att det skulle vara. Gemenskapen uppstod inte. Människor var så utmattade av alla dessa videomöten att upplevelserna inte nådde upp till den nivå jag förväntade mig utifrån det vi brukade göra. Därför tog jag ett steg tillbaka.

Vi samlade in all data från spelen och försökte förstå vad människor faktiskt älskade, var de kände gemenskap och när de kände sig levande – när de glömde att de var på Zoom och bara levde, var och spelade. Vilka delar av varje spel skapade det? Vi började samla in data och skapade sedan en upplevelse med det bästa från allt. Det är i princip det enda vi erbjuder nu: vi tar det bästa från varje spel och blandar ihop det till en timslång upplevelse där människor kan spela hemifrån och ändå ha fantastiskt roligt tillsammans. Det blir mycket skratt och leenden och ett högt tempo. Alla får en del av de olika spelen. Det kommer att finnas ett ögonblick som alla verkligen tycker om, förhoppningsvis många ögonblick som människor uppskattar och framför allt får de skratta, le och se varandra på ett lättare sätt än de kanske har gjort på sistone.

Tim ReitsmaJag pratade med en vän i går om hur min vecka hade sett ut. Jag började räkna alla samtal och videosamtal jag deltagit i. På fredagar avslutar några av oss dagen med ännu ett videosamtal, vanligtvis med en öl i handen. Det är ett bra sätt att avsluta dagen, men jag är verkligen trött på att se människor genom en skärm. Hur bidrar den extra nivån av lekfullhet till en djupare gemenskap?

Ben HoffmanDet är precis det som krävs. Jag känner likadant som du och är så trött på det. Jag försöker begränsa mig själv och antalet möten jag bokar. När vi genomför spelen försöker vi ge alla ett ögonblick att glänsa. Alla kanske spelar och vi säger: kan du slå på mikrofonen? Alla, säg hej till Tim. Tim, vilket svar skrev du? Vilken är din favorit? Då börjar alla prata och skämta med varandra. Det är de små ögonblicken av gemenskap vi försöker skapa, där det inte längre känns som att man är på Zoom. Vi får höra från människor att det är det bästa videomöte de någonsin deltagit i. Genom att bygga in olika delar i upplevelsen får vi människor att röra på sig. Mot slutet går de runt, tar bilder, kommer tillbaka och delar med sig. Vi har musik, fantastiska värdar och mycket skämtsam dialog. Man vet aldrig när man blir tillfrågad, ungefär som i ett frågesportprogram. Sedan kanske du får frågan och alla hejar på dig.

Det är ett vackert ögonblick när hela företaget ropar ditt namn och hejar på dig för att du listade ut svaret. Vi gör också undersökningar. Av hundra personer kan vi fråga vilket julgodis som är företagets favorit. Är det kakor eller godis? När du svarar och har rätt säger alla: ja, du klarade det! Alla älskar kakor. Köp tio kakor.

Tim ReitsmaDet är intressant att det finns ett personligt inslag. Vi pratar om cityHUNT och det ni erbjuder, men det finns också en personlig dimension. Det är inte bara ännu en digital frågesport. Varför är det så viktigt att lägga till det personliga inslaget? Vad gör det för människor när ni till exempel genomför en undersökning och använder deras svar?

Ben HoffmanOavsett vilket spel vi genomför försöker vi alltid anpassa det, förstå vilka deltagarna är och vad de tycker om, lyssna på dem och vara närvarande med dem, så att vi kan bygga spelet utifrån det. Då känns det inte som något slumpmässigt. Det måste vara relevant och roligt, eftersom man får lära känna varandra. Det är något vi har förlorat. På ett kontor lär vi känna varandra utan att ens tänka på det, genom småprat och skämt. Är det likadant på nätet? Det är roligt att höra vad människor tycker om och vad de gör. Vi använder ofta mat i våra spel. Vi har vanligtvis en närbildsrunda med mat, och då berättar människor om sina favoritmatminnen. Det leder till samtal som annars inte äger rum. Vad känner människor sig bekväma med att prata om? Mat, vad de gör på fritiden och vilka böcker de läser. Sådana saker har vi förlorat lite, särskilt på företag, där man tidigare bara kunde gå fram till någon och fråga hur det var.

Tim ReitsmaJag hörde från någon på ett företag jag är involverad i att personen nästan känner sig skyldig när han eller hon har ett samtal som inte handlar om arbete. På kontoret hade man kunnat ta en kaffe eller prata vid vattenautomaten i några minuter. Nu känner personen sig inte skyldig när han eller hon tittar i någons kalender och frågar om de kan ta en digital fika. Varför är det så viktigt? Människor saknar den kontakten.

Ben HoffmanVi är människor. Det är vad vi gör. Vi tycker om att ha kontakt på en djupare nivå, att se varandra, vara tillsammans och ge varandra utrymme. Vi älskar gemenskap och vill vara tillsammans. Innerst inne uppskattar vi alla dessa ögonblick, oavsett vilka ord som sägs. Vi kommer från en tid där vi levde tillsammans i grupper, och om man känner sig isolerad blir det väldigt viktigt att skapa upplevelser som motverkar isolering. Många säger att de känner sig isolerade. Då frågar jag mig om vi kan skapa en upplevelse där människor känner att de är del av en gemenskap och något större än sig själva, i stället för att fastna i rädsla för framtiden eller oro för det förflutna. När vi är med andra är det lättare att vara närvarande i stunden än när vi sitter ensamma med våra tankar dag efter dag framför en datorskärm.

Tim ReitsmaVi är människor och trivs med gemenskap. För dem som lyssnar – kanske grundare, chefer eller personer som arbetar i en organisation – vad kan vi göra annorlunda för att skapa mer gemenskap?

Ben HoffmanJag tycker att man ska ställa frågor och lyssna, vara närvarande och ge utrymme utan att försöka lösa problemet. Det är svårt virtuellt, men man kan fråga människor hur de mår. Med mina team har vi ett dagligt samtal. Vi börjar med att fråga vad som är fantastiskt i personens liv och om det finns något fantastiskt på arbetet som han eller hon vill dela med sig av. Sedan frågar vi om det finns något som kan bli ännu mer fantastiskt. Vi kallar det EMA. Vi har inte många möten, bara detta enda om dagen, och det går snabbt. Jag vill veta hur människors liv ser ut. Vi håller utrymme för varandra, firar det som fungerar och arbetar med sådant som behöver hjälp. De vet att de befinner sig i ett tryggt utrymme, som en behållare utan särskilt mycket dömande, där man bara får vara tillsammans.

Om någon har gått ut på ett ärende, promenerat med hunden eller tagit en tupplur hejar vi på det. Som vd vill jag att mitt team ska leva så fullt ut som möjligt. Om någon behöver sova för att kunna vara fullt laddad och närvarande vill jag hellre att personen tar hand om sig själv än sitter här utmattad. Man måste ta hand om sig själv innan man kan ta hand om andra. Jag berättar om min meditation, mina tupplurar och vad jag gör för att ta hand om mig själv. Det är en stor del av mitt liv. Under covid insåg jag att min identitet hade varit alltför sammanvävd med hur många människor jag kunde påverka, utmärkelserna och applåderna. När allt stannade upp blev jag tvungen att inse hur trött jag faktiskt var och arbeta med det.

Tim ReitsmaOrdet sårbarhet skrämmer säkert många. Det är ett läskigt ord. Tillsammans med sårbarhet finns också empati. Om någon är sårbar och delar med sig måste man bemöta det empatiskt. När världen stannade upp i mars behövde vi vara sårbara och möta våra team med empati, eftersom vi inte alltid vet vad som händer i deras liv eller hem. Skulle du säga att sårbarhet och empati verkligen hänger ihop med att skapa gemenskap?

Ben HoffmanAbsolut. Jag skulle också lägga till närvaro – att vara i stunden.

Tim ReitsmaJa, absolut.

Ben HoffmanAllt hänger ihop med idén om att göra vad som krävs för att vara närvarande. Kan jag vara här med dig nu, oavsett vad som pågår runt omkring? Det är gemenskap. Om man inte kan vara med sig själv i ett lugnt utrymme är det svårt att vara i det utrymmet tillsammans med andra.

Tim ReitsmaI den virtuella världen plingar Slack, e-post och textmeddelanden hela tiden. Tidigare hände mycket av detta vid vattenautomaten eller när man gick förbi någons skrivbord. Nu dras man digitalt åt tio olika håll. Hur skapar man en sådan miljö i praktiken?

Ben HoffmanNär företag anlitar oss vill jag inte genomföra ännu ett evenemang som känns som allt annat de går igenom. Det måste vara något fantastiskt. Till vardags försöker jag begränsa mina möten och min digitala kommunikation. Jag försöker vara medveten om att jag tränger in i någon annans liv när jag skickar ett meddelande. Behöver jag verkligen skicka det nu? Finns det ett mer eftertänksamt sätt att kommunicera digitalt? Jag uppmuntrar teamet att ta ett andetag och göra en paus.

Tim ReitsmaJag gillar det. Man kan fråga sig om man verkligen behöver svara just nu.

Ben HoffmanPrecis. Behöver du svara nu? Ta en paus och sakta ner.

Tim ReitsmaFör personer som vill skapa mer meningsfull och djupare gemenskap, vad rekommenderar du? Jag tycker om att se människor i video, men den andra personen kanske tänker att han eller hon inte vill ha ännu ett videosamtal.

Ben HoffmanI början av våra spel krävde vi att alla skulle ha kameran på. Sedan insåg vi att vissa inte ville vara med på kamera. Därför skapade vi större rum där människor kunde vara publik. Vissa vill bara titta, och det är helt okej. Vissa vill bli tillfrågade och delta aktivt, och det är också okej. Man måste möta människor där de befinner sig och förstå hur olika personer känner gemenskap och får energi. Det var mitt misstag att tro att alla var som jag. Vissa får energi av att vara med på kamera och andra får energi av att titta på sina vänner utan att själva synas. Det handlar om att vara empatisk även när man försöker förstå hur andra upplever kontakten.

Jag har vissa kommunikationsregler som teamet känner till. Jag svarar på e-post inom 24 arbetstimmar. Om något behöver lösas samma dag kan de skicka ett sms, och om det är brådskande kan de ringa. Vi kallar det kommunikation med fantastiskhet. Alla har kommit överens om det. Våra skämt, träffar och Slack-kanaler är till för nöje. Där förväntar vi oss inte att någon ska svara. Om något ska dokumenteras skickar man det på ett visst sätt. Om man behöver ett snabbt svar skickar man ett sms, och om det är brådskande ringer man. Vi är överens om förväntningarna. Mycket lidande och sorg kommer av att jag förväntar mig att du ska kommunicera på ett visst sätt och du förväntar dig att jag ska kommunicera på ett annat. Då är vi inte på samma sida.

Tim ReitsmaDet är väldigt viktigt när någon ny börjar i teamet att tydliggöra hur kommunikationen fungerar och skapa samsyn.

Ben HoffmanJa, och man måste också ge människor ett val. Jag frågar om de är överens och om det finns något annat sätt de vill kommunicera på. Jag tvingar inte någon att följa ett visst arbetssätt. När de börjar frågar jag om detta fungerar för dem. Om inte försöker vi hitta ett sätt som gör att vi hamnar på samma sida.

Tim ReitsmaDet är intressant att se hur mycket tid som går åt till att läsa mellan raderna och hantera missförstånd. Kommunikation är en del av gemenskapen, särskilt när vi inte kan gå förbi varandra och småprata vid vattenautomaten. Du har berättat om era teambuildingsevenemang, det dagliga samtalet och kommunikation med fantastiskhet. Det låter som att fantastiskhet är ett av cityHUNTs kärnvärden.

Ben HoffmanDet är det. Förra året handlade mycket om att skapa mer fantastiskhet för andra. Nu känner jag mer och mer att det handlar om att vara mer fantastiska tillsammans. Jag tycker att vi har gått från att konsumera och skapa till att vara tillsammans i upplevelser. Jag vill skapa det där ögonblicket när alla bara säger ”åh” tillsammans. När man ser det i videokonferensen och alla reagerar på samma sätt – antingen att de svarade fel eller rätt – uppstår fantastiskhet. Det händer ofta när man spelar spel.

Tim ReitsmaFör några veckor sedan gjorde vi en enkel övning i vår globala organisation: två sanningar och en lögn. Vi lärde oss mycket om varandra och upptäckte också vem som kunde berätta de mest avancerade lögnerna. Vi skrattade tillsammans. Det krävs inte mycket för att skapa gemenskap och något meningsfullt i organisationen. Det behöver inte vara påtvingat. Har du hört uttrycket påtvingat nöje?

Ben HoffmanJa. Det är precis det vi försöker undvika. Vi ska göra det tillsammans och alla ska hitta sin plats så att de kan uppskatta upplevelsen så mycket som möjligt. Jag vill inte tvinga människor att delta på ett visst sätt. Med hjälp av positiv psykologi bygger vi upplevelser där människor kan hitta sin nisch. Vissa tycker om att lösa pussel, andra tycker om bilder eller videor. Det som är roligt för mig är inte nödvändigtvis roligt för dig. Därför ska upplevelsen vara tillräckligt varierad för att alla ska kunna hitta något som passar dem.

Det är vackert när människor hittar den plats där de känner sig bekväma. Vissa vill inte synas på kamera men kan ändå delta genom att heja på andra. Efteråt kan människor prata om upplevelsen. Om man har delat något tillsammans tar det inte slut när evenemanget gör det. Man kan fortsätta prata om det och ha roligt tillsammans. Det är också viktigt att stänga av distraktioner och notiser och bara vara med varandra. Det är okej att vara otillgänglig när man behöver fokusera och vara närvarande.

Tim ReitsmaDet är viktigt att kunna säga att det inte passar att prata just nu eller föreslå en annan tid. När man verkligen sätter sig in i den andra personens situation kan man fråga om lov först, boka in ett samtal eller skapa utrymme för ett meningsfullt samtal. Om man försöker göra flera saker samtidigt blir arbetet sämre och den andra personen får inte riktig uppmärksamhet.

Ben HoffmanPrecis. Innan jag kontaktar någon frågar jag mig om det verkligen behöver ske nu. Kan det vänta tills vårt dagliga möte? Det finns väldigt få saker som verkligen är brådskande. Om man tar en sekund och ställer sig frågan vad som händer om man väntar, upptäcker man ofta att det går bra. Det gäller även med barnen. Jag älskar dem, men ibland gör jag dem en björntjänst om jag inte faktiskt lyssnar utan försöker göra flera saker samtidigt. Då får ingen riktig uppmärksamhet. Det handlar om skillnaden mellan att behaga någon och att verkligen vara närvarande.

Tim ReitsmaDet knyter ihop hela ämnet. Om vi vill skapa gemenskap måste vi vara närvarande. Jag föreställer mig att stå bredvid kaffemaskinen på kontoret utan distraktioner och prata om livet med någon. Det är viktigt att frigöra det utrymmet.

Ben HoffmanJa. Ibland är det bara du, den andra personen och kaffet, utan något motiv. De magiska ögonblicken uppstår när man kan vara med någon utan att behöva något av personen. Det är mänsklig gemenskap. Vi kan också använda enkla verktyg. Jag gör en andningsövning med teamet i slutet av våra samtal. Jag är även involverad i ett annat företag som heter Breath Pollution. Varje dag vid lunchtid kan människor använda en app och andas tillsammans i en minut. Man blundar och andas in och ut tillsammans. Biokemiskt kan hjärta, sinne och andning börja synkroniseras. Sedan kan allt annat falla bort och man är bara närvarande med den andra personen.

Tim ReitsmaDet är mycket som ryms i hur man förbereder sig för att vara närvarande och skapa gemenskap, oavsett om man möts fysiskt eller digitalt. Om vi inte kan skapa kontakt med oss själva, hur ska vi då kunna skapa kontakt med andra? När vi avslutar podden, vilket är det viktigaste rådet till en grundare, chef eller teammedlem som vill skapa mer gemenskap?

Ben HoffmanDet beror på teamets kultur och behov. Alla befinner sig på olika platser. Ett enkelt verktyg är att andas tillsammans med andra i en minut. Det saktar verkligen ner allting och hjälper människor att bli närvarande. Jag upplever att mötena får ett mycket bättre flöde när vi börjar med att andas tillsammans. Gör inte heller teambuilding till något som måste se ut på ett visst sätt. Om det enda verktyg man har är en videokonferens kan man ändå använda den för att skapa gemenskap, skratta och få fantastiska ögonblick tillsammans. När jag tänker på människor runt ett kaffe- eller vattenbord tänker jag på att de skrattar. Kan man skapa upplevelser där alla skrattar och hejar tillsammans? Det är kanske det vi saknar.

Vi genomför många digitala julfester just nu. Vi har skapat en rolig virtuell julfest genom att kombinera det bästa från våra tidigare upplevelser med ett jultema, teckning, skattjakter och andra delar. Vi försöker skapa samma energi som på en julfest. Upplevelsen är inte förlorad, utan omformad och återuppfunnen. Det bästa med en lyckad julfest är de ögonblick när alla skrattar, ler, hejar och är tillsammans. Det går att skapa även virtuellt.

Tim ReitsmaDet är ett bra råd. Om man planerar en julfest bör man fundera på vilka mål man vill uppnå. Om det är en virtuell sammankomst, vad vill man skapa? Ska man bara skicka ett presentkort eller skapa en upplevelse för människor? Man kan hitta Ben på cityHUNT.com, eller hur?

Ben HoffmanJa. Jag arbetar också med en bok. På min webbplats BenjamínPeaceHoffman.com finns mer information om det jag arbetar med. Jag skriver om mindfulness, teambuilding, själsligt överflöd i arbetslivet, fysisk och emotionell vitalitet samt ekonomisk hållbarhet. Det är tre delar som jag har insett är viktiga när man går från att vara en hårt arbetande entreprenör till att bli en mer socialt rik och medveten entreprenör. Jag berättar om mina erfarenheter och är sårbar kring ljuset, skuggan och det hårda arbete vi alla går igenom tillsammans. Jag delar också verktyg som fantastiska människor har gett mig. På cityHUNT.com hjälper vi gärna alla och vårt uppdrag är att skapa fantastiskhet för andra. Vi arbetar just nu mycket med insamlingar och virtuella teambuildingaktiviteter, särskilt virtuella julfester.

Tim ReitsmaDet låter bra. För alla som lyssnar och funderar på teambuildingsevenemang har Ben skrivit en bra artikel för peoplemanagingpeople.com. Besök gärna webbplatsen och prenumerera så att du inte missar de nya artiklarna. Det har varit ett nöje att prata med dig i dag. Tack för att du ville vara med.

Ben HoffmanTack själv. Det här var fantastiskt. Jag tycker verkligen om det arbete du gör för att hjälpa människor att få kontakt med varandra på djupare och mer meningsfulla sätt. Vad mer finns det egentligen?

Tim ReitsmaPrecis. Till alla som lyssnar: besök gärna vår webbplats och prenumerera. Berätta också vilka ämnen ni vill höra mer om och ge oss feedback på vad ni tycker om. Ha en fantastisk eftermiddag allihop, så hörs vi snart.