Rekryteringsteam: storlek, struktur och outsourcing

1. Rekryteraren

Rekryteraren hanterar hela rekryteringsprocessen, från att publicera arbetsbeskrivningar till att granska CV:n, genomföra intervjuer och lämna erbjudanden.

De fungerar som en länk mellan kandidaterna och företaget, säkerställer en utmärkt kandidatupplevelse och samarbetar nära med rekryterande chefer för att genomföra förbättringar.

Vissa organisationer har en särskild rekryterare, medan rekryteringen i andra organisationer hanteras av HR-chefen.

Att bygga upp en stark rekryterarroll börjar med att säkerställa att teamet har genomfört grundläggande utbildningar i rekrytering.

2. Den rekryterande chefen

Den rekryterande chefen definierar kraven för rollen och samarbetar med rekryteraren för att utforma intervjuprocessen. De genomför intervjuer för att bedöma teknisk kompetens och hur väl kandidaten passar in i teamet samt fattar det slutliga anställningsbeslutet. De hjälper också till i introduktionsprocessen för nyanställda.

Vid rekrytering i nystartade företag tar den rekryterande chefen på sig rekryteringsansvaret.

3. Rekryteringskoordinatorn

Rekryteringskoordinatorn hanterar logistiken, till exempel att boka intervjuer och samordna kommunikationen mellan kandidaterna och intervjuteamet. De säkerställer att intervjuprocessen löper smidigt, hanterar det löpande underhåll som krävs för att hålla ditt rekryteringssystem fungerande och hjälper rekryterarna med andra administrativa uppgifter.

4. Marknadsföraren för arbetsgivarvarumärket

Marknadsförare för arbetsgivarvarumärket skapar och marknadsför innehåll som lyfter fram företagets unika varumärke och kultur för att attrahera kompetens. De hanterar marknadsföringskanaler för rekrytering, till exempel företagets karriärwebbplats, sociala mediekanaler och jobbannonser, och säkerställer att arbetsgivarvarumärket stämmer överens med rekryteringsinsatserna.

5. Kandidatsökaren

En kandidatsökare ansvarar för att identifiera, kontakta och bygga upp en pipeline med potentiella kandidater, det vill säga kandidatsökning.

De söker proaktivt efter kandidater genom olika kanaler, till exempel programvara för kandidatsökning, LinkedIn, jobbplattformar, sociala medier och nätverksevenemang.

Kandidatsökare fokuserar på passiva kandidater som kanske inte aktivt söker jobb, tar den första kontakten och gör en första bedömning av kandidaterna innan kvalificerade kandidater lämnas vidare till rekryterarna.

6. Medarbetare utan chefsansvar

Som en del av en samarbetsinriktad rekryteringsprocess deltar teammedlemmar ibland i intervjuer för att bedöma kandidaternas kulturella passform och tekniska kompetens samt ge kandidaten en inblick i teamet och möjlighet att ställa frågor.

Dessutom kan medarbetare utan chefsansvar hjälpa till att hitta kandidater genom rekommendationer och delta i marknadsföringsaktiviteter för rekrytering.

7. Grundaren eller vd:n

I mindre företag deltar grundaren eller vd:n ofta i att utforma rekryteringsstrategier, genomföra intervjuer för seniora roller och säkerställa överensstämmelse med företagets uppdrag och värderingar. De kan ge det slutliga godkännandet för viktiga rekryteringar och påverka den övergripande rekryteringsstrategin.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Så avgör du rätt storlek på rekryteringsteamet

Storleken på ditt rekryteringsteam avgörs till stor del av följande faktorer:

1. Rekryteringsvolym

• Ta hänsyn till era årliga rekryteringsmål. Ju fler personer ni behöver anställa, desto större bör rekryteringsteamet vara. Ett vanligt riktvärde är 1 rekryterare per 25–40 nyanställningar per år, men detta kan variera beroende på rollernas komplexitet.
• Uppskatta arbetsbelastningen per rekryterare. Rekryterare kan hantera olika volymer av nyanställningar beroende på om rollerna är på nybörjar-, mellannivå eller mycket specialiserade.

2. Rollernas komplexitet

• Tekniska eller specialiserade roller. Svårrekryterade roller eller nischroller tar vanligtvis längre tid att tillsätta, vilket innebär att fler rekryterare eller sökspecialister kan behövas.
• Roller med hög personalomsättning. För tjänster med högre personalomsättning kan ni behöva ökad rekryteringskapacitet för att hålla jämna steg med den ständiga efterfrågan.

3. Företagets tillväxtfas

• Nystartat företag jämfört med etablerat företag. Nystartade företag kan ha ett litet, flexibelt rekryteringsteam som kan skalas efter behov, medan större eller snabbt växande företag behöver ett mer strukturerat team med dedikerade roller (rekryterare, sökspecialister, rekryteringskoordinatorer).
• Planerad expansion. Om ni förbereder er för kraftig tillväxt eller går in på nya marknader behöver ni ett större team för att hantera ökningen av rekryteringar.

4. Effektiviteten i rekryteringsprocessen

• Teknik och verktyg. Om ert företag använder ett system för hantering av jobbansökningar (ATS) eller AI-drivna verktyg kan delar av processen automatiseras, vilket gör att ett mindre team kan hantera fler kandidater.
• Outsourcing och rekryteringsbyråer. Om ni lägger ut rekryteringen av vissa roller på byråer eller använder externa rekryteringstjänster kan ni kanske behålla ett mindre internt rekryteringsteam.

5. Branschstandarder

• Se på branschens normer. Undersök vanliga förhållanden mellan antalet rekryterare och anställda i er bransch. Teknikföretag har till exempel ofta lägre förhållanden (1:15–1:25), medan företag inom detaljhandel eller hotell- och restaurangbranschen kan ha högre förhållanden (1:50 eller mer).

6. Arbetsgivarvarumärke och kandidatupplevelse

• Fokusera på arbetsgivarvarumärket. Om ert företag lägger stor vikt vid arbetsgivarvarumärket kan ni behöva ett större team för att skapa innehåll, hantera sociala medier och skapa engagemang hos kandidater, särskilt i konkurrensutsatta branscher.
• Prioriteringar för kandidatupplevelsen. Ett rekryteringsteam som prioriterar en personlig kandidatupplevelse kan behöva mer resurser, inklusive koordinatorer som hanterar schemaläggning och kommunikation.

Rekryteringsteamets sammansättning

Även om inga två organisationer arbetar exakt likadant är detta hur rekryteringsteam sannolikt kommer att vara sammansatta i små, medelstora och stora organisationer.

1. Nystartade företag

• Sammansättning: Små, mycket flexibla team där roller ofta kombineras.
• Teamstruktur: Består vanligtvis av 1–2 rekryterare eller till och med endast en person som hanterar HR och rekrytering. I nystartade företag i ett mycket tidigt skede kan grundare eller avdelningschefer ansvara för rekryteringen. Sökspecialister och rekryteringskoordinatorer är ovanliga, eftersom rekryterarna hanterar hela processen. Fokus ligger ofta på att snabbt rekrytera nyckelkompetens, där alla teammedlemmar bidrar vid behov.
• Kännetecken: Agila och anpassningsbara, med fokus på att tillsätta kritiska roller för att driva tillväxt. Rekryteringsprocesserna är mindre formaliserade och bygger på personliga nätverk, rekommendationer och direktkontakt.

2. Medelstora organisationer

• Sammansättning: Mer strukturerade, med specialiserade roller som börjar växa fram.
• Teamstruktur: Inkluderar dedikerade rekryterare, där vissa företag lägger till sökspecialister eller rekryteringskoordinatorer för att hantera rekrytering i hög volym. Rekryteringsteamen samarbetar mer med HR kring introduktion och personalbevarande, och det kan finnas en rekryteringsansvarig eller chef som övervakar processen.
• Kännetecken: En balans mellan effektivitet och specialisering, med förmåga att skala upp vid behov utan betydande komplexitet.

3. Snabbväxande organisationer

• Konfiguration: Skalbara, välstrukturerade team med definierade roller.
• Teamstruktur: En kombination av rekryterare, talangsökare, koordinatorer och marknadsförare inom arbetsgivarvarumärke. Rekryteringsansvariga eller chefer kan ansvara för att övervaka specifika team eller avdelningar och säkerställa att rekryteringen kan hålla jämna steg med de snabba rekryteringsbehoven. Ibland används även frilansande rekryterare eller rekryteringsbyråer för att tillsätta brådskande roller.
• Kännetecken: Snabb rekrytering i stora volymer kräver välkoordinerade team som är förberedda på att snabbt skala upp med strömlinjeformade processer.

4. Stora organisationer

• Konfiguration: Mycket strukturerade, med tydligt avgränsade roller och avdelningar.
• Teamstruktur: Omfattar specialiserade rekryterare för olika verksamhetsområden (t.ex. teknik, försäljning och drift), dedikerade talangsökare, rekryteringskoordinatorer, team för arbetsgivarvarumärke och dataanalytiker. Det kan finnas regionala eller avdelningsspecifika rekryteringschefer samt ett team för rekryteringsverksamhet som övervakar processer, efterlevnad och rapportering. Arbetsgivarvarumärke och strategi för talangförvärv kan vara separata avdelningar.
• Kännetecken: Hög komplexitet, med fokus på effektivitet och skalbarhet, samt väl definierade processer och verktyg som ATS- och CRM-system för att hantera mängden kandidater och lediga tjänster.

Definiera mätvärden och KPI:er

Det som mäts blir hanterat. Här är några vanliga rekryteringsmätvärden och KPI:er som rekryteringsteam använder för att identifiera problem och finslipa processen.

1. Tid till anställning/tid att tillsätta

• Definition:
  • Tid till anställning avser antalet dagar mellan det att en kandidat kommer in i rekryteringsprocessen (t.ex. skickar in en ansökan) och det att personen tackar ja till jobberbjudandet.
  • Tid att tillsätta är det totala antalet dagar mellan det att en ledig tjänst annonseras och det att en kandidat anställs.
• Betydelse: Dessa mätvärden mäter rekryteringsprocessens effektivitet. Kortare tid till anställning/tid att tillsätta innebär snabbare tillsättningar, vilket kan förhindra produktivitetsluckor och minska rekryteringskostnaderna.

2. Kvaliteten på nyanställningar

• Definition: Ett mätvärde som utvärderar det värde en nyanställd tillför organisationen, ofta baserat på prestationsbedömningar, kvarstannandegrad och hur snabbt personen uppnår viktiga milstolpar.
• Betydelse: Detta är en viktig indikator på rekryteringens effektivitet och mäter hur väl nyanställda bidrar till företagets framgång.

3. Antal sökande

• Definition: Det totala antalet kandidater som söker en specifik roll eller någon av alla lediga tjänster.
• Betydelse: Detta mätvärde hjälper till att bedöma räckvidden och attraktionskraften hos platsannonser samt hur effektiva olika sökkanaler är. Ett stort antal sökande kan tyda på ett starkt arbetsgivarvarumärke och effektiv marknadsföring, men det är också viktigt att balansera kvantitet med kvalitet.

4. Antal intervjuer

• Definition: Antalet intervjuer som genomförs per ledig roll, från den inledande gallringen till de slutliga intervjuerna.
• Betydelse: Genom att följa detta mätvärde får man insikt i intervjuprocessens effektivitet. Om det krävs för många intervjuer kan det tyda på en alltför komplex process eller svårigheter att identifiera rätt kandidat. Det kan också avslöja potentiella flaskhalsar.

5. Konverteringsgrad

• Definition: Andelen kandidater som går vidare från ett steg i rekryteringsprocessen till nästa, t.ex. från gallring till intervjuer eller från intervjuer till erbjudanden.
• Betydelse: Detta hjälper rekryterare att identifiera var kandidater faller bort i rekryteringstratten. Höga bortfallsfrekvenser i ett visst steg kan tyda på problem med kandidatens lämplighet, tydligheten i arbetsbeskrivningen eller intervjuprocesserna.

6. Källkvalitet

• Definition: Detta mäter effektiviteten hos olika rekryteringskanaler (t.ex. jobbportaler, rekommendationer och LinkedIn) när det gäller att ta fram högkvalificerade kandidater. Det utvärderar var framgångsrika rekryteringar kommer ifrån och följer deras prestationer eller anställningstid inom företaget.
• Viktighet: Att förstå vilka källor som ger de bästa kandidaterna hjälper till att optimera arbetet med kandidatsökning, så att rekryterare kan fokusera på de mest effektiva kanalerna och minska kostnaderna och tillsättningstiden.

7. Kostnad per anställning

• Definition: Den totala kostnaden för att anställa en ny medarbetare, inklusive annonsering, avgifter till rekryteringsbyråer, rekryterarlöner, bakgrundskontroller och alla andra rekryteringsrelaterade utgifter, dividerad med antalet genomförda anställningar.
• Viktighet: Detta mått hjälper företag att hantera och optimera sin rekryteringsbudget. Att sänka kostnaden per anställning och samtidigt bibehålla eller förbättra kvaliteten på de anställda är ett vanligt rekryteringsmål.

8. Kandidatnöjdhet

• Definition: Ett mått på hur nöjda kandidaterna är med rekryteringsprocessen, vilket ofta samlas in genom enkäter efter intervjun eller efter att anställningsbeslutet har fattats.
• Viktighet: Kandidatnöjdhet speglar den övergripande kandidatupplevelsen och påverkar arbetsgivarvarumärket. Hög nöjdhet kan locka fler topptalanger, även om kandidaten inte får jobbet, eftersom de kan rekommendera företaget eller söka igen i framtiden.

Outsourcing av rekryteringsprocessen 

Ibland väljer organisationer att lägga ut utvalda delar av rekryteringsprocessen, främst kandidatsökningen. När det gäller outsourcing av rekrytering finns det ett antal alternativ som passar de flesta behov:

RPO på begäran (Outsourcing av rekryteringsprocessen)

• Definition: RPO på begäran erbjuder flexibelt rekryteringsstöd på kort sikt som kan anlitas vid behov. Det är idealiskt för att hantera specifika rekryteringstoppar, till exempel ett tillfälligt behov av fler rekryterare under säsongsrekrytering eller för ett särskilt projekt.
• Så fungerar det: Ett företag samarbetar med en RPO-leverantör för att förstärka sina interna rekryteringsinsatser när extra hjälp behövs. Leverantören kan tillhandahålla rekryterare och kandidatsökare eller till och med använda sin teknik och sina verktyg för att stödja företagets rekrytering under en begränsad tid.
• Fördelar:
  • Skalbarhet och flexibilitet för att hantera plötsliga rekryteringsbehov utan långsiktiga åtaganden.
  • Kostnadseffektivt, eftersom tjänsterna endast anlitas när de behövs.
  • Snabbare rekrytering utan att det permanenta interna rekryteringsteamet behöver utökas.
• Lämpligast för: Företag med tillfälliga rekryteringstoppar, projektbaserade behov eller begränsade interna rekryteringsresurser.

Funktionsgruppsbaserad RPO

• Definition: Funktionsgruppsbaserad RPO innebär att rekryteringen läggs ut för en specifik avdelning, yrkesfunktion eller affärsenhet inom företaget (t.ex. IT, försäljning eller marknadsföring). Det är ett riktat tillvägagångssätt för outsourcing av särskilda roller eller grupper.
• Så fungerar det: RPO-leverantören tar över rekryteringen för en specifik funktion eller ett specifikt team inom organisationen. De hanterar allt från kandidatsökning, intervjuer och introduktion till arbetsgivarvarumärket för den funktionen. Det interna HR-teamet hanterar andra områden, medan RPO-leverantören blir en förlängning av företagets talanganskaffningsteam för just denna grupp.
• Fördelar:
  • Specialiserad expertis inom rekrytering för vissa funktioner, vilket leder till kandidater av högre kvalitet.
  • Gör det möjligt för interna rekryterare att fokusera på andra delar av verksamheten.
  • Skalbart och anpassningsbart efter behoven hos en specifik avdelning eller division.
• Lämpligast för: Organisationer som behöver specialiserat rekryteringsstöd inom områden som kräver nischad expertis eller upplever högre efterfrågan, till exempel tekniska roller eller försäljningsroller.

3. Fullständig RPO

• Definition: Fullständig RPO innebär att en extern HR-tjänsteleverantör tar över hela rekryteringsprocessen för en organisation. Detta omfattar allt från talanganskaffning, urval, intervjuer, erbjudandehantering och introduktion till talangstrategi och arbetsgivarvarumärke.
• Så fungerar det: RPO-leverantören integreras helt i organisationen och använder ofta företagets varumärke och verktyg för att hantera all rekryteringsverksamhet. Leverantören blir en långsiktig strategisk partner som hanterar all talanganskaffning i hela verksamheten. Detta omfattar ofta användning av avancerad teknik, rekryteringsanalys och strategier för arbetsgivarvarumärket.
• Fördelar:
  • Omfattande stöd inom rekrytering, vilket frigör interna HR-team så att de kan fokusera på andra områden.
  • Expertis inom hantering av storskalig rekrytering och strategier för talanganskaffning.
  • Tillgång till avancerade verktyg, teknik och marknadsinsikter.
  • Kan leda till bättre rekryteringar, kortare tid till anställning och överlag förbättrade rekryteringsprocesser.
• Passar bäst för: Större organisationer med stort rekryteringsbehov, företag som genomgår snabb tillväxt eller organisationer som vill optimera och lägga ut hela sin rekryteringsprocess.

Alternativ för RPO omfattar specialiserade RPO-företag, professionella arbetsgivarorganisationer eller, särskilt vid internationell rekrytering, en registrerad arbetsgivare.

Gå med i People Managing People-gemenskapen

För fler insikter om rekryteringsteam och talanganskaffning i allmänhet kan du gå med i vår stödjande gemenskap för HR- och företagsledare som delar kunskap och expertis för att hjälpa dig att utvecklas i din karriär och skapa större genomslag i din organisation.

Vanliga frågor om rekryteringsteam

Vad gör ett rekryteringsteam?

Vilken är den idealiska storleken på ett rekryteringsteam?

Vad är outsourcing av rekryteringsprocessen?