11 metoder för att förbättra medarbetarnas prestationer

Moderna verktyg för prestationshantering kan hjälpa dig att mäta hur medarbetarna presterar inom viktiga områden och till och med hjälpa chefer att föreslå sätt att förbättra resultaten. Så vilka är dessa områden?

Viktiga delar av medarbetarnas prestation

Viktiga delar av medarbetarnas prestation omfattar:

• Slutförande av uppgifter och noggrannhet: Hålla deadlines, leverera arbete i tid och upprätthålla noggrannhet.
• Uppfylla arbetsförväntningar och ansvarsområden: Förstå och fullgöra de specifika arbetsuppgifter och ansvarsområden som ingår i rollen.
• Professionellt beteende och mjuka färdigheter: Visa kommunikationsförmåga, samarbetsförmåga och anpassningsförmåga.
• Bidrag till teamets och organisationens mål: Aktivt stödja teamets och organisationens mål och därigenom stärka företagets uppdrag.

Prestation jämfört med produktivitet

Det är lätt att förväxla hög produktivitet med hög prestation, men det är inte samma sak. 

Produktivitet mäter mängden arbete som produceras inom en viss tidsperiod, medan medarbetarprestation omfattar kvalitet, lagarbete och efterlevnad av företagets värderingar.

Att balansera produktivitet och kvalitet är avgörande för att säkerställa att arbetet både är effektivt och ger betydande resultat. Ett alltför stort fokus på produktivitet kan leda till att kvaliteten på en persons arbete försämras, liksom personens välbefinnande.

Faktorer som påverkar medarbetarnas prestation

Medarbetarnas prestation kan stärkas eller försämras av många olika faktorer, från distraktioner i nyheterna eller medarbetarnas privatliv till ineffektiva kursändringar från företagsledningen eller den typ av prestationshanteringsmetoder som används. Här är några av de största faktorerna som påverkar medarbetarnas prestation. 

Organisationskultur och arbetsmiljö

En stödjande kultur, där förtroende, erkännande av medarbetare och regelbunden, konstruktiv eller positiv återkoppling prioriteras, hjälper medarbetarna att prestera på bästa sätt. Företag som värdesätter samarbete och respekt ser högre prestationsnivåer eftersom medarbetarna känner sig trygga och motiverade.

Effektiva metoder för prestationshantering är avgörande för att hjälpa chefer att bygga förtroende och skapa den typ av kultur som eftersträvas. En känsla av trygghet kommer av att veta att ens mål är anpassade efter organisationens övergripande mål. 

“Prestationshantering kan motivera medarbetare genom att visa hur deras mål hänger samman med företagets mål”, säger Jesse Ajebon, grundare och vd på People Street. “Utan tydliga mål och samordning är det svårt att främja en kultur av prestation och utveckling.”

Ledarskaps- och chefsstil

Ledarskap påverkar naturligtvis prestationen. Chefer som tillämpar öppen kommunikation, ger konstruktiv återkoppling och ger sina team självständighet bidrar till att skapa en miljö som främjar hög prestation. 

Det kanske mest kända exemplet på detta är Netflix, som uppmuntrar självständigt beslutsfattande och transparens, vilket leder till ökad medarbetarnöjdhet och bättre prestationer.

Arbetsbelastning och resurser

Realistiska arbetsbelastningar och tillgång till tillräckliga resurser är avgörande. Medarbetarna behöver rätt verktyg, utbildning och stöd för att uppfylla förväntningarna. Att till exempel tillhandahålla projektledningsverktyg som Asana eller Monday.com kan effektivisera arbetsprocesserna och öka effektiviteten.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Medarbetarengagemang och motivation

Medarbetarnas engagemang är direkt kopplat till prestation. Enligt Gallup uppvisar team med högt engagemang 23 % högre lönsamhet och 18 % högre produktivitet. Engagerade medarbetare är mer benägna att göra sitt bästa, förbli lojala och påverka teammoralen positivt.

Mäta medarbetarnas prestation

Att mäta prestation hjälper chefer att identifiera styrkor, hantera förbättringsområden och följa utvecklingen. Datadrivna insikter från prestationsmått möjliggör bättre beslutsfattande och resursfördelning, vilket säkerställer att medarbetarna både är effektiva och arbetar i linje med företagets mål.

Viktiga prestationsindikatorer (KPIs) för att mäta prestation

Vanliga KPIs omfattar:

• Intäkter för försäljningsroller.
• Kundnöjdhetspoäng för serviceroller.
• Slutförandegrad för projekt för projektbaserade roller. 

Genom att välja rollspecifika KPIs säkerställs en anpassad och korrekt bedömning av varje medarbetares prestation.

Kvantitativa kontra kvalitativa mått

Kvantitativa mått (t.ex. produktivitetsnivåer och uppfyllda deadlines) mäter konkreta resultat, medan kvalitativa mått (t.ex. teamarbete och arbetskvalitet) bedömer mer subjektiva prestationsaspekter. 

Genom att balansera båda typerna av mått får man en heltäckande bild av medarbetarnas bidrag och utvecklingsområden.

11 metoder för att förbättra medarbetarnas prestation

Att förbättra medarbetarnas prestation handlar om att förstå vad en medarbetare har störst problem med och hjälpa dem att identifiera taktiker och tekniker som inte bara kan höja deras prestationsnivåer, utan också göra arbetslivet enklare. 

1. Sätt tydliga och uppnåeliga mål

Att sätta upp SMART-mål (specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbundna) ger medarbetarna riktning och mening. Tydliga mål minskar oklarheter och samordnar medarbetarnas insatser med organisationens mål.

SMART är dock bara en modell för att fastställa prestationsmål för medarbetare. Andra alternativ är OKR:er, FAST, BHAG och målpyramider. Oavsett vad du väljer för ditt ramverk för prestationsmål bör det hjälpa medarbetaren att fokusera sitt arbete på att vara avsiktligt, betydelsefullt och handlingsinriktat.

2. Ge regelbunden återkoppling och uppskattning

Konsekvent återkoppling gör det möjligt för medarbetarna att förstå sina styrkor och förbättringsområden. Du kan göra detta genom regelbundna avstämningar eller återkopplingsanteckningar som lämnas i ditt verktyg för prestationshantering. Detta blir allt vanligare inom områden med roller i den operativa verksamheten, exempelvis prestationshantering inom detaljhandeln.

Uppskattning, oavsett om det handlar om muntligt beröm eller formella belöningar, förstärker positiva beteenden och ökar motivationen, och behöver inte vara en manuell process som drivs av chefernas uppmärksamhet. Det finns gott om plattformar för medarbetaruppskattning som hjälper dig att automatisera processen. 

3. Investera i medarbetarnas utveckling och utbildning

Genom att erbjuda utbildningsprogram och workshops får medarbetarna färdigheter som hjälper dem att lyckas. Investeringar i utveckling av både hårda och mjuka färdigheter – såsom tekniska färdigheter och ledarskapsfärdigheter – leder till bättre individuella prestationer och teamresultat.

Det finns en mängd kurser för karriärutveckling som du kan erbjuda tillgång till utöver din egen utbildning, för att säkerställa att medarbetarna lär sig nya färdigheter att ta med sig in i organisationen. 

4. Uppmuntra ansvarstagande

Att involvera medarbetarna i beslutsfattandet och ge dem ansvar för sina uppgifter främjar ansvarstagande och motivation. När medarbetarna ser att deras bidrag påverkar organisationens framgång är det mer sannolikt att de presterar på topp.

5. Skapa en stödjande arbetsmiljö

En stödjande arbetsmiljö prioriterar flexibilitet, tillit och medarbetarnas välbefinnande. Att minska stress på arbetsplatsen, erbjuda flexibla arbetsformer och främja balans mellan arbete och fritid är avgörande för långsiktigt goda prestationer.

6. Ge medarbetarna rätt verktyg och resurser

Att förse medarbetare med effektiva verktyg och resurser, såsom kommunikationsprogramvara och projektledningssystem, förbättrar effektiviteten och möjliggör resultat av hög kvalitet.

Om du beslutar dig för att införa ett OKR-ramverk kan du också överväga en särskild OKR-programvara som kan hjälpa dig att införa den typen av målsättning och hålla medarbetarna samordnade när affärsmålen eller verksamhetsförhållandena förändras. 

7. Uppmuntra ett utvecklingsinriktat tankesätt

Främja ett utvecklingsinriktat tankesätt genom att uppmuntra medarbetarna att se utmaningar som möjligheter att lära sig. En kultur som uppmärksammar återkoppling, små framgångar och kontinuerligt lärande utvecklar motståndskraft och anpassningsförmåga.

Uppmärksamma detaljerna

När du berömmer en medarbetare bör du lyfta fram de strategier de använde, den uthållighet de visade eller hur de tog sig an en utmaning – även om resultatet inte blev perfekt. I stället för att bara säga, “Bra jobbat med projektet,” kan du till exempel säga: “Jag lade märke till hur du provade flera olika angreppssätt för att lösa problemet. Din vilja att utforska olika lösningar gjorde verkligen skillnad.

8. Uppmuntra effektivt samarbete mellan avdelningar

Underlätta tvärfunktionellt lagarbete för att bredda kompetenser och perspektiv. När medarbetare samarbetar över avdelningsgränser utvecklar de nya färdigheter och får insikter som förbättrar deras arbete.

Med det sagt är det viktigt att inte låta arbete mellan avdelningar leda till överdrivet många möten, överväldigande mängder återkoppling och otydliga beslutshierarkier. Detta kallas ibland samarbetsfriktion, ett fenomen som Gartner lyfte fram tidigare i år.  

9. Skapa en kultur av ansvarstagande

Definiera roller och ansvarsområden tydligt, håll regelbundna avstämningar om ansvarstagande och uppmuntra personligt ansvar för arbetsuppgifter. Ansvarstagande driver engagemang och säkerställer att medarbetarna når eller överträffar sina mål.

10. Främja öppen kommunikation

Skapa kanaler för återkoppling och håll regelbundna enskilda möten för att ta upp individuella mål, utmaningar och framgångar. Öppen kommunikation bidrar till att bygga förtroende, men det är något som ofta saknas. Siffrorna varierar beroende på vilken studie man tittar på, men vanligtvis säger bara omkring 20–30 % av medarbetarna att de upplever öppen kommunikation med chefer. 

Än värre visar en Harris-undersökning att omkring 69 % av cheferna säger att de känner sig obekväma med att kommunicera med medarbetare. Att undanröja dessa hinder för att skapa smidig kommunikation och återkoppling är inte bara något som är bra att ha, utan en absolut nödvändighet om du vill förbättra medarbetarnas prestationer. 

11. Uppmuntra reflekterande arbete och självutvärdering

Främja regelbunden självutvärdering för att hjälpa medarbetarna att reflektera över sina framsteg, identifiera styrkor och upptäcka områden som kan förbättras, samtidigt som de tar sig tid att undersöka personliga eller externa faktorer som kan påverka deras prestationer. 

Uppmuntra medarbetarna att sätta upp personliga prestationsmål för sina chefer, granska sina prestationer och uppmärksamma sin egen utveckling över tid. Skapa utrymme för medarbetarna att dela med sig av sina reflektioner på teammöten eller i enskilda samtal och främja därigenom en kultur av kontinuerligt lärande och självmotivation.

Utmaningar med att förbättra medarbetarnas prestationer

Om allt detta vore en formel skulle det inte finnas någon anledning till att medarbetare inom alla branscher inte har gjort det. Men som du kanske förväntar dig finns det gott om utmaningar med att förbättra medarbetarnas prestationer som påverkar effektiviteten. 

Motstånd mot återkoppling

Vissa medarbetare kan motsätta sig återkoppling, särskilt om de uppfattar den som orättvis kritik. Gör återkopplingen konstruktiv och empatisk genom att fokusera på specifika beteenden snarare än personliga egenskaper för att underlätta denna utmaning.

Brist på motivation eller engagemang

En oengagerad medarbetare kommer sannolikt inte att prestera på topp. För att motverka bristande engagemang bör du uppmärksamma prestationer, erbjuda utvecklingsmöjligheter och involvera medarbetarna i meningsfulla beslut.

Otydliga förväntningar

Otydliga förväntningar leder till förvirring och bristande prestationer. Vi har gått igenom strategier för målformulering och vikten av öppen kommunikation, men inom ramen för den kommunikationen behöver du också tydligt beskriva förväntningarna på rollen samt eventuella förväntningar på den utveckling och de beteenden du vill att personen ska uppvisa, inte bara förväntningar kring prestationer och projektarbete.

Utbrändhet och obalans mellan arbete och privatliv

Överdriven arbetsbelastning eller stress kan leda till utbrändhet. Förebygg utbrändhet genom att erbjuda flexibla arbetstider, anpassa arbetsbelastningen och införa initiativ för välbefinnande som gör det möjligt för medarbetarna att återhämta sig. 

Var realistisk kring utbrändhet

Undvik förmåner som ni inte kan erbjuda inom er företagskultur. Det kommer att urholka förtroendet och få medarbetarna att tro att ni låtsas när det gäller delar av företagets värderingar. Inför till exempel inte en policy med obegränsad betald ledighet om ni inte faktiskt är beredda att låta medarbetarna ta ut obegränsat mycket ledighet. Ha i stället fastställda mängder ledighet och uppmuntra medarbetarna att använda hela sin ledighet för att säkerställa att de gör sin del för att undvika utbrändhet.

Vad händer härnäst?

Håll dig uppdaterad om den senaste utvecklingen inom prestationshantering, medarbetarengagemang och medarbetarutveckling genom att prenumerera på nyhetsbrevet från People Managing People. Du får expertinsikter och råd om ledarskap direkt i din inkorg.