14 tekniker för prestationshantering från en expert

1. Kvartalsvis målsättning

Om målen sätts med en alltför lång tidshorisont kan de bli irrelevanta. Sätt i stället mål för varje kvartal och följ upp dem halvvägs genom kvartalet för att säkerställa att de fortfarande är korrekta och relevanta för den aktuella organisationsstrategin.

Om du frestas att sätta individuella mål som sträcker sig över längre tid än ett kvartal kan du dela upp ett större mål i mindre delar och sätta delarna som kvartalsmål. Du kan också se på längre tidsperioder som en del av dina metoder för prestationsbedömning jämfört med stilar för prestationshantering som fokuserar på kortare perioder.

2. Halvårsvisa eller kvartalsvisa prestationsutvärderingar

Den årliga utvärderingen räcker inte riktigt till. Kvartalsvisa eller halvårsvisa prestationsutvärderingar är bättre eftersom de passar in i ett system med mer frekvent och aktuell feedback, vilket gör det möjligt för medarbetarna att justera mål och beteenden medan de fortfarande är relevanta.

Utmaningen här är att balansera den tid det tar att genomföra prestationsutvärderingar med hur ofta formell feedback behöver ges. Jag föredrar personligen en utvärderingsperiod på 6 månader, vilket innebär att en mer omfattande utvärdering görs i slutet av januari och en enklare utvärdering i mitten av juli.

3. Dubbelblinda prestationsutvärderingar 

De flesta prestationsutvärderingar innehåller en del med självskattning (åtminstone borde de göra det). I många fall gör teammedlemmen en självreflektion som sedan skickas till chefen för granskning, varefter chefen skriver sin utvärdering av teammedlemmen. 

Personligen tycker jag inte om den här metoden eftersom den gör det möjligt för chefer att slippa tänka igenom medarbetarens prestation ordentligt, eftersom medarbetaren lämnar in sin självreflektion för granskning som underlag för chefens utvärdering.

Jag föredrar dubbelblinda prestationsutvärderingar, där både chefen och medarbetaren självständigt skriver sin prestationsutvärdering och resultaten visas för varandra vid en bestämd tidpunkt, vanligtvis precis före det direkta samtalet om prestationen. 

Den här metoden tydliggör när chefer och medarbetare har olika uppfattningar om prestationen, och båda parter uppmuntras att verkligen tänka kritiskt. Den kan också minska risken för partiskhet och hjälpa medarbetarna att känna att chefen bryr sig om och uppmärksammar deras prestation, i stället för att bara basera sin utvärdering på medarbetarens självreflektion. 

4. 360-gradersfeedback

360-gradersfeedback är en teknik för prestationshantering som gör det möjligt för medarbetare att bättre förstå hur de uppfattas och värderas av andra i organisationen och ibland även av kunder. Detta görs genom konfidentiell och anonym feedback från chefer, kollegor, direktrapporterande medarbetare och kunder.

I den här processen ombeds individer vanligtvis att identifiera 4–10 personer som de anser att de arbetar nära och som skulle kunna ge en effektiv utvärdering av deras prestation. Den insamlade feedbacken kan ge bättre helhetsinsikt i bedömningen av medarbetares prestationer och eventuella förbättringsområden, särskilt när det gäller att utvärdera chefer.

Det kräver visserligen mer arbete, men programvara för 360-gradersfeedback kan bidra till att underlätta detta.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

5. Kontinuerlig prestationshantering

Inget i en prestationsutvärdering bör komma som en överraskning. Effektiv prestationsstyrning är en kontinuerlig process, och kontinuerlig återkoppling bidrar till snabbare kursändringar och bättre resultat. 

Ett system för kontinuerlig prestationsstyrning är optimalt för chefer och ledare. Det innebär att man inte håller inne med återkoppling, vare sig den är positiv eller negativ, utan hittar sätt att kontinuerligt väva in återkoppling i samtal med medarbetare.

Varje vecka behöver varje medarbetare minst en återkoppling, positiv eller negativ. Denna återkoppling, oavsett om den är positiv eller konstruktiv, behöver vara specifik, fokuserad på uppgiften, relaterad till förväntningarna på rollen och kompletterad med vad du kan göra för att hjälpa dem.

I små organisationer kan konsekvent kontinuerlig återkoppling kanske ersätta formella prestationsutvärderingar, men detta går inte att skala upp och kommer inte att stödja organisationen när den utvecklas och behöver dokumentera medarbetarnas prestationer på ett konsekvent sätt för successionsplanering, fördelning av prestationsbaserade bonusar med mera.

6. Program för medarbetaruppskattning

Program för medarbetaruppskattning är medvetna, företagsövergripande initiativ som är utformade för att uppskatta och belöna medarbetare för deras prestationer, insatser och bidrag. Målet är att skapa en konsekvent praxis för att uppmärksamma individer eller team för deras prestationer på arbetet.

En studie från Gallup och Workhuman visade att medarbetare som känner sig uppskattade är mer benägna att vara engagerade och prestera bättre, där beröm från den högsta ledningen är särskilt effektivt.

Uppskattningsprogram förstärker också önskade beteenden genom att anpassa belöningar efter organisationens mål, vilket uppmuntrar medarbetare att konsekvent bidra på sätt som driver företagets framgång. Denna anpassning, i kombination med regelbunden uppskattning, stärker moralen och främjar en högpresterande kultur​.

Några idéer för att uppmärksamma medarbetare är:

• Offentlig uppskattning, till exempel ett särskilt omnämnande på ett möte, i en Slack-kanal eller i ett nyhetsbrev
• Utvecklingsmöjligheter, löneökningar, bonusar, förmåner och delägarskap
• Personliga gåvor
• Tidsbaserade belöningar

Author's Tip

Många organisationer använder programvara för medarbetaruppskattning för att hjälpa dig att lansera och hantera dessa program.

7. Flexibla bedömningsskalor

Det finns mängder av skalor för prestationsbedömning att välja mellan, och du behöver vara flexibel utifrån dina behov.

Vilken skala jag väljer beror på vad jag försöker bedöma, hur många frågor det finns och så vidare.

Om det till exempel finns många frågor föredrar jag att standardisera skalan för att minimera enkättrötthet. Det kräver mycket mindre läsning att standardisera skalan än att till exempel behöva läsa en anpassad BARS för varje fråga.

8. Individuella utvecklingsplaner

Även om prestationsstyrning är ett organisationsinitiativ med målet att förbättra organisationens övergripande prestationer, är det i allmänhet mer effektivt när medarbetare också kan se hur det gynnar dem.

Personliga/professionella utvecklingsplaner (PDP:er) är strukturerade handlingsplaner som hjälper medarbetare att kartlägga sitt lärande och sin karriärutveckling och anpassa den efter sin nuvarande roll och framtida ambitioner. 

De är en integrerad del av processen för prestationsstyrning eftersom de ger medarbetare möjlighet att ta ansvar för sin utveckling och anstränga sig mer, vilket leder till högre nivåer av engagemang och att fler stannar kvar. Dessa planer kan leda till att medarbetare deltar i ytterligare utbildning, tvärfunktionella projekt eller till och med tillfälliga placeringar, vilket bidrar till att stärka det interna samarbetet.

9. Mentorskapsprogram

Mentorskap är en mycket effektiv teknik inom prestationsstyrning som bidrar till nätverkande, kompetensutveckling och karriärstöd, vilket kan öka medarbetarnas prestationer, arbetstillfredsställelse och kvarstannande avsevärt.

Typer av mentorskapsprogram omfattar:

• Traditionellt mentorskap mellan två personer där en erfaren medarbetare (mentor) paras ihop med en mindre erfaren kollega (adept) för att ge individuell vägledning och stöd i den professionella utvecklingen.
• Gruppmentorskap där en enda mentor eller en grupp mentorer arbetar med flera adepter. Detta tillvägagångssätt kan vara fördelaktigt för workshoppar eller utbildningstillfällen där en gemensam lärandeupplevelse eftersträvas.
• Mentorskap mellan jämlikar där medarbetare på liknande yrkesnivåer eller i liknande roller handleder varandra. Det är särskilt effektivt för att dela specifika arbetsrelaterade färdigheter eller kunskaper.
• Omvänt mentorskap där en yngre eller mindre erfaren medarbetare handleder senior personal, ofta för att dela kunskap inom områden som teknik, digitala trender eller framväxande marknadsbeteenden.

10. Använd lämpliga verktyg

Det finns många olika metoder och verktyg för medarbetarutvärdering som kan användas för att mäta medarbetarnas prestationer.

På den mest grundläggande nivån kan prestationsstyrning ske på papper, via ett onlineformulär eller i en enkel databas. Dessa metoder kan vara effektiva, men de är inte särskilt skalbara. Om ni är ett team på tre personer är det förmodligen klokt att inte överkonstruera ett system för prestationsstyrning. 

Men om ni är en grupp på tio personer eller fler är det dags att överväga vilka verktyg för prestationsstyrning som kan göra er process för prestationsstyrning mer konsekvent, rättvis och effektiv. Mallar är också ett bra sätt att börja skapa värde för chefer som försöker bedriva en god prestationsstyrning.

11. Prestationsbaserad ersättning (används med eftertanke)

Prestationsbaserad ersättning är en metod som syftar till att belöna högpresterande medarbetare för deras hårda arbete, till exempel när de överträffar kraven i sin roll. 

Det finns många typer av prestationsbaserade ersättningsmodeller, varav vissa har större effekt. Individuella incitamentsplaner, såsom försäljningsprovisioner, är till exempel mycket vanliga. Bonusar baserade på företagets och individens prestationer är också vanliga, och meritbaserade löneökningar är, även om de verkar rutinmässiga, vanligtvis också påverkade av prestationen.

Idén är att motivera medarbetare att uppnå resultat och uppvisa vissa beteenden, men det kräver tydlig och dokumenterad prestationsåterkoppling samt en strategi för prestationsstyrning som tillämpas konsekvent i hela organisationen. En annan brist är att prestationsutvärderingar som inte bygger på data i grunden är subjektiva och potentiellt partiska. 

Med denna modell uppstår konkurrens, som blir central för organisationens kultur. Vissa organisationer kan dra nytta av detta, men med tiden kommer denna konkurrensinriktade kultur att förändra den genomsnittliga medarbetarprofilen inom organisationen.

12. Kalibreringsmöten för prestationer

Kalibreringsmöten för prestationer samlar chefer för att gemensamt granska medarbetarnas prestationsbedömningar. 

Målet är att säkerställa konsekvens, rättvisa och samstämmighet i hela organisationen. Under dessa möten diskuterar ledare medarbetarutvärderingar, jämför exempel på prestationer och löser skillnader i hur standarder tillämpas. 

Detta bidrar till att minimera partiskhet, förhindrar att bedömningarna blåses upp eller sänks och ger medarbetarna större förtroende för att processen är rättvis. Enligt min erfarenhet kan prestationskalibrering vara svår och obekväm, men när den genomförs genomtänkt och väl kan den vara en positiv och omvälvande process som leder till en mer rättvis, balanserad och objektiv process för prestationsstyrning.

13. Återkopplingsutbildning för chefer

Även det bäst utformade prestationssystemet kommer att misslyckas om cheferna inte har färdigheter i att ge återkoppling.

Rätt utbildning hjälper chefer att ge tydlig, specifik och handlingsinriktad återkoppling, samtidigt som den bygger upp deras trygghet i att hantera svåra samtal. Effektiva program omfattar medvetenhet om partiskhet, coachningstekniker, användning av exempel samt en balans mellan positiv förstärkning och konstruktiv kritik.

Återkommande repetitionsutbildningar och rollspel hjälper chefer att kontinuerligt förbättra hur de ger återkoppling.

14. Kompetensbaserad prestationsstyrning

Kompetensbaserad prestationshantering bedömer medarbetare inte bara utifrån resultat, utan även utifrån de färdigheter, kunskaper och beteenden som de använder för att uppnå dem. 

Organisationer definierar en uppsättning kärnkompetenser och rollspecifika kompetenser (såsom kommunikation, problemlösning eller ledarskap) och utvärderar medarbetare utifrån dessa riktmärken. 

Detta främjar rättvisa, stödjer karriärutveckling och kopplar individens utveckling till organisationens behov av kompetens. Det gör också utvecklingsplaneringen mer precis genom att tydliggöra specifika styrkor och kompetensluckor.

Vad är prestationshantering?

Prestationshantering är den process som chefer och organisationer kan använda för att utvärdera, förbättra och hålla koll på hur deras medarbetare och underställda presterar. Den omfattar en kontinuerlig cykel av målsättning, regelbunden återkoppling, formella utvärderingar, utvecklingsplanering samt mentorskap och coachning.

Tekniker för prestationshantering jämfört med strategier och metoder

Strategier för prestationshantering är de övergripande angreppssätt som en organisation använder för prestationshantering på en övergripande nivå, metoder för prestationshantering är breda ramverk och processer som stödjer den övergripande strategin, och tekniker för prestationshantering är de specifika taktiker som används i det dagliga arbetet.

Enligt min erfarenhet används dessa begrepp faktiskt ganska utbytbart i praktiken. Det viktigaste är att dina medarbetare ställer sig bakom de strategier eller tekniker som organisationen använder, snarare än huruvida de ser dem som en strategi eller teknik.

Varför tekniker för prestationshantering är viktiga

Tekniker för prestationshantering är viktiga eftersom de hjälper organisationer att:

• Förbättra medarbetarnas prestationer: Dessa tekniker hjälper dig att fastställa tydliga förväntningar, ge återkoppling i rätt tid och hjälpa medarbetare att övervinna utmaningar, vilket leder till bättre prestationer.
• Öka medarbetarnas engagemang: Regelbunden coachning, erkännande och meningsfulla prestationssamtal bidrar till att hålla ditt team engagerat och investerat i sitt arbete och de resultat de skapar.
• Anpassa individuella mål till verksamhetens mål: Tekniker för prestationshantering hjälper medarbetare att förstå hur deras arbete bidrar till organisationens framgång, vilket i sin tur främjar engagemang.
• Stödja medarbetarnas utveckling: Dessa tekniker hjälper dig att identifiera kompetensluckor och skapa möjligheter till lärande och karriärutveckling, vilket är bra för både dina medarbetare och din organisation.
• Minska prestationsproblem i ett tidigt skede: Tekniker för prestationshantering gör det möjligt att hantera problem proaktivt i stället för att vänta på formella prestationsutvärderingar.

Så väljer du rätt tekniker för prestationshantering

Att välja rätt tekniker för prestationshantering börjar med organisationens mål, ledarstil och arbetsstyrkans behov. I stället för att använda alla tillgängliga taktiker eller helt enkelt kopiera företag som är kända för starka metoder inom prestationshantering bör du fokusera på tekniker som hanterar era största prestationsutmaningar och passar naturligt in i era befintliga arbetsflöden.

När du omsätter dessa val i praktiken kan det hjälpa att följa etablerade bästa praxis för prestationshantering för att tillämpa de valda teknikerna konsekvent och effektivt i hela organisationen.

Faktor	Vad du bör överväga
Verksamhetsmål	Välj tekniker som stärker era prioriteringar, oavsett om det handlar om att förbättra produktiviteten, utveckla ledare, öka engagemanget eller driva försäljningsresultatet.
Företagskultur	Välj angreppssätt som passar hur organisationen kommunicerar. Coachning och kontinuerlig återkoppling passar till exempel samarbetsinriktade kulturer, medan strukturerade utvärderingar kan fungera bättre i starkt reglerade miljöer.
Chefskunskaper	Ta hänsyn till hur mycket utbildning och tid cheferna har. Tekniker som regelbundna individuella möten kräver goda coachningsfärdigheter, medan strukturerade ramverk för målsättning ofta är enklare att standardisera.
Medarbetarnas behov	Fundera på hur medarbetarna föredrar att få återkoppling och vilket stöd de behöver för att lyckas. Olika roller eller erfarenhetsnivåer kan dra nytta av olika tekniker.
Teknik och processer	Säkerställ att HR- eller prestationshanteringssystemet stöder de tekniker du planerar att använda, såsom målspårning, kontinuerlig återkoppling, erkännande eller utvecklingsplanering.

Prenumerera på nyhetsbrevet för dig som leder människor

För fler expertinsikter om prestationshantering, prenumerera på vårt veckovisa nyhetsbrev för HR- och företagsledare. Du får allt vårt senaste innehåll som hjälper dig att utvecklas i karriären och skapa större genomslag i din organisation.