Rekryteringsteam: Storlek, struktur och outsourcing

1. Rekryteraren

Rekryteraren hanterar hela rekryteringsprocessen, från att publicera arbetsbeskrivningar till att granska CV:n, genomföra intervjuer och lämna erbjudanden.

De fungerar som kontaktlänk mellan kandidaterna och företaget, säkerställer en bra kandidatupplevelse och samarbetar nära med rekryterande chefer för att genomföra förbättringar.

Vissa organisationer har en särskild rekryterare, medan rekryteringen i andra organisationer hanteras av HR-chefen.

Att bygga upp en stark rekryterarroll börjar med att säkerställa att teamet har genomfört grundläggande utbildningskurser i rekrytering.

2. Den rekryterande chefen

Den rekryterande chefen fastställer kraven för rollen och samarbetar med rekryteraren för att utforma intervjuprocessen. De genomför intervjuer för att bedöma teknisk kompetens och passform i teamet samt fattar det slutliga beslutet om anställning. De hjälper också till med introduktionsprocessen för nyanställda.

Vid rekrytering till startupföretag tar den rekryterande chefen på sig rekryteringsansvar.

3. Rekryteringskoordinatorn

Rekryteringskoordinatorn hanterar logistiken, till exempel att schemalägga intervjuer och samordna kommunikationen mellan kandidaterna och intervjuteamet. De ser till att intervjuprocessen fungerar smidigt, hanterar det löpande underhåll som krävs för att hålla rekryteringssystemet fungerande och hjälper rekryterare med andra administrativa uppgifter.

4. Marknadsföraren för arbetsgivarvarumärket

Marknadsförare för arbetsgivarvarumärket skapar och marknadsför innehåll som visar företagets unika varumärke och kultur för att attrahera kompetens. De hanterar marknadsföringskanaler för rekrytering, till exempel företagets karriärsida, sociala mediekanaler och jobbannonser, och säkerställer att arbetsgivarvarumärket stämmer överens med rekryteringsinsatserna.

5. Kandidatsökaren

En kandidatsökare ansvarar för att identifiera, skapa kontakt med och bygga upp en talangpool av potentiella kandidater, det vill säga kandidatsökning.

De söker proaktivt efter kandidater via olika kanaler, till exempel programvara för kandidatsökning, LinkedIn, jobbplattformar, sociala medier och nätverksevenemang.

Kandidatsökare fokuserar på passiva kandidater som kanske inte aktivt söker jobb, tar den första kontakten och förhandsgranskar kandidater innan de lämnar över kvalificerade kandidater till rekryterare.

6. Enskilda medarbetare

Som en del av en samarbetsinriktad rekryteringsprocess deltar ibland teammedlemmar i intervjuer för att bedöma kandidaternas kulturella passform och tekniska färdigheter samt ge kandidaten en inblick i teamet och möjlighet att ställa frågor.

Dessutom kan enskilda medarbetare hjälpa till att hitta kandidater genom rekommendationer och delta i marknadsföringsaktiviteter för rekrytering.

7. Grundaren eller vd:n

I mindre företag deltar grundaren eller vd:n ofta i att fastställa rekryteringsstrategier, genomföra intervjuer för seniora roller och säkerställa överensstämmelse med företagets uppdrag och värderingar. De kan ge det slutliga godkännandet för viktiga anställningar och påverka den övergripande rekryteringsmetoden.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Fastställa rätt storlek på rekryteringsteamet

Storleken på ditt rekryteringsteam avgörs till stor del av följande faktorer:

1. Anställningsvolym

• Ta hänsyn till era årliga anställningsmål. Ju fler personer ni behöver anställa, desto större bör rekryteringsteamet vara. Ett vanligt riktmärke är en rekryterare per 25–40 årliga anställningar, men detta kan variera beroende på rollens komplexitet.
• Uppskatta arbetsbelastningen per rekryterare. Rekryterare kan hantera olika stora anställningsvolymer beroende på om rollerna är på nybörjar-, mellan- eller mycket specialiserad nivå.

2. Rollens komplexitet

• Tekniska eller specialiserade roller. Roller som är svåra att tillsätta eller befinner sig inom nischade områden tar vanligtvis längre tid att rekrytera till, vilket innebär att fler rekryterare eller kandidatsökare kan behövas.
• Roller med hög personalomsättning. För tjänster med högre personalomsättning kan ni behöva öka rekryteringskapaciteten för att hantera den ständiga efterfrågan.

3. Företagets tillväxtfas

• Startup jämfört med etablerat företag. Startupföretag kan ha ett litet och flexibelt rekryteringsteam som kan skalas efter behov, medan större eller snabbt växande företag behöver ett mer strukturerat team med specifika roller (rekryterare, kandidatsökare och rekryteringskoordinatorer).
• Planerad expansion. Om ni förbereder er för kraftig tillväxt eller går in på nya marknader behöver ni ett större team för att hantera ökningen av antalet anställningar.

4. Rekryteringsprocessens effektivitet

• Teknik och verktyg. Om företaget använder ett system för hantering av jobbsökande (ATS) eller AI-drivna verktyg kan delar av processen automatiseras, så att ett mindre team kan hantera fler kandidater.
• Outsourcing och rekryteringsbyråer. Om ni lägger ut rekryteringen av vissa roller på byråer eller använder externa rekryteringstjänster kan ni kanske ha ett mindre internt rekryteringsteam.

5. Branschstandarder

• Studera branschens normer. Undersök de typiska förhållandena mellan rekryterare och anställda i er bransch. Teknikföretag har till exempel ofta lägre förhållanden (1:15–1:25), medan företag inom detaljhandel eller hotell- och restaurangbranschen kan ha högre förhållanden (1:50 eller fler).

6. Arbetsgivarvarumärke och kandidatupplevelse

• Fokusera på arbetsgivarvarumärket. Om företaget lägger stor vikt vid arbetsgivarvarumärket kan ni behöva ett större team för att skapa innehåll, hantera sociala medier och engagera kandidater, särskilt i konkurrensutsatta branscher.
• Prioriteringar för kandidatupplevelsen. Ett rekryteringsteam som prioriterar en personlig och nära kandidatupplevelse kan behöva mer resurser, bland annat koordinatorer som hanterar schemaläggning och kommunikation.

Rekryteringsteamets utformning

Även om inga två organisationer arbetar exakt likadant är det så här rekryteringsteam sannolikt kommer att vara utformade i små, medelstora och stora organisationer.

1. Startupföretag

• Utformning: Små och mycket flexibla team där roller ofta kombineras.
• Teamstruktur: Består vanligtvis av 1–2 rekryterare eller till och med bara en person som hanterar HR och rekrytering. I mycket tidiga startupföretag kan anställningar hanteras av grundarna eller avdelningscheferna. Kandidatsökare och rekryteringskoordinatorer är ovanliga, och rekryterarna hanterar hela processen. Fokus ligger ofta på att snabbt anställa nyckelpersoner, där alla teammedlemmar hjälper till vid behov.
• Kännetecken: Agila och anpassningsbara, med fokus på att tillsätta kritiska roller som driver tillväxt. Rekryteringsprocesserna är mindre formaliserade och bygger på personliga nätverk, rekommendationer och direktkontakt.

2. Medelstora organisationer

• Utformning: Mer strukturerade, där specialiserade roller börjar växa fram.
• Teamstruktur: Inkluderar särskilda rekryterare, och vissa företag lägger till kandidatsökare eller rekryteringskoordinatorer för att hantera rekrytering i stor skala. Rekryteringsteamen samarbetar mer med HR kring introduktion och personalbevarande, och det kan finnas en rekryteringsansvarig eller chef som övervakar processen.
• Kännetecken: En balans mellan effektivitet och specialisering, med förmåga att skala upp vid behov utan betydande komplexitet.

3. Snabbväxande organisationer

• Konfiguration: Skalbara, välstrukturerade team med tydligt definierade roller.
• Teamstruktur: En kombination av rekryterare, sökexperter, koordinatorer och arbetsgivarvarumärkesansvariga. Rekryteringsansvariga eller chefer kan ansvara för att övervaka specifika team eller divisioner och säkerställa att rekryteringen kan hålla jämna steg med snabba rekryteringsbehov. Ibland används även frilansande rekryterare eller rekryteringsbyråer för att tillsätta brådskande roller.
• Kännetecken: Snabb rekrytering i stor skala kräver välkoordinerade team som är förberedda på att snabbt skala upp med strömlinjeformade processer.

4. Stora organisationer

• Konfiguration: Mycket välstrukturerade, med tydligt åtskilda roller och avdelningar.
• Teamstruktur: Inkluderar specialiserade rekryterare för olika verksamhetsområden (t.ex. teknik, försäljning och drift), dedikerade sökexperter, rekryteringskoordinatorer, team för arbetsgivarvarumärket och dataanalytiker. Det kan finnas regionala eller avdelningsbaserade rekryteringschefer samt ett team för rekryteringsverksamhet som övervakar processer, efterlevnad och rapportering. Arbetsgivarvarumärket och strategin för talangförvärv kan vara separata avdelningar.
• Kännetecken: Hög komplexitet, med fokus på effektivitet och skalbarhet, samt väldefinierade processer och verktyg som ATS- och CRM-system för att hantera mängden kandidater och lediga tjänster.

Definiera mätetal och KPI:er

Det som mäts blir hanterat. Här är några vanliga rekryteringsmått och KPI:er som används av rekryteringsteam för att identifiera problem och förbättra processen.

1. Tid till anställning/tid tills tjänsten är tillsatt

• Definition:
  • Tid till anställning avser antalet dagar från det att en kandidat kommer in i rekryteringsprocessen (t.ex. skickar in en ansökan) till dess att kandidaten tackar ja till jobberbjudandet.
  • Tid tills tjänsten är tillsatt är det totala antalet dagar från det att en ledig tjänst publiceras till dess att en kandidat anställs.
• Betydelse: Dessa mått mäter rekryteringsprocessens effektivitet. Kortare tid till anställning/tid tills tjänsten är tillsatt innebär snabbare tillsättningar, vilket kan förebygga produktivitetsluckor och minska rekryteringskostnaderna.

2. Kvalitet på nyanställningar

• Definition: Ett mått som utvärderar vilket värde en nyanställd tillför organisationen, ofta baserat på prestationsbedömningar, kvarstannandegrad och hur snabbt personen når viktiga milstolpar.
• Betydelse: Detta är en viktig indikator på rekryteringens effektivitet och mäter hur väl nyanställda bidrar till företagets framgång.

3. Antal sökande

• Definition: Det totala antalet kandidater som söker en specifik roll eller alla lediga tjänster.
• Betydelse: Detta mått hjälper till att bedöma jobbannonsernas räckvidd och attraktionskraft samt effektiviteten hos olika sökkanaler. Ett stort antal sökande kan tyda på ett bra arbetsgivarvarumärke och effektiv marknadsföring, men det är också viktigt att balansera kvantitet med kvalitet.

4. Antal intervjuer

• Definition: Antalet intervjuer som genomförs per ledig tjänst, från den inledande gallringen till de slutliga intervjuerna.
• Betydelse: Genom att följa detta mått får man insikt i intervjuprocessens effektivitet. Om det krävs för många intervjuer kan det tyda på en alltför komplex process eller svårigheter att identifiera rätt kandidat. Det kan också avslöja potentiella flaskhalsar.

5. Konverteringsgrad

• Definition: Andelen kandidater som går vidare från ett steg i rekryteringsprocessen till nästa, till exempel från gallring till intervjuer eller från intervjuer till erbjudanden.
• Betydelse: Detta hjälper rekryterare att identifiera var kandidater faller bort i rekryteringstratten. Höga bortfallsnivåer i ett visst steg kan tyda på problem med kandidatens lämplighet, tydligheten i arbetsbeskrivningen eller intervjuprocesserna.

6. Källkvalitet

• Definition: Detta mäter effektiviteten hos olika rekryteringskanaler (t.ex. jobbportaler, rekommendationer och LinkedIn) när det gäller att ta fram kandidater av hög kvalitet. Det utvärderar var framgångsrika rekryteringar kommer ifrån och följer deras prestationer eller anställningstid inom företaget.
• Viktighet: Att förstå vilka källor som ger de bästa kandidaterna bidrar till att optimera arbetet med kandidatsökning, så att rekryterare kan fokusera på de mest effektiva kanalerna och minska kostnaderna och tiden för att tillsätta tjänster.

7. Kostnad per rekrytering

• Definition: Den totala kostnaden för att anställa en ny medarbetare, inklusive annonsering, avgifter till rekryteringsbyråer, rekryterarlöner, bakgrundskontroller och andra rekryteringsrelaterade utgifter, dividerad med antalet genomförda rekryteringar.
• Viktighet: Detta mått hjälper företag att hantera och optimera sin rekryteringsbudget. Att sänka kostnaden per rekrytering samtidigt som kvaliteten på de anställda bibehålls eller förbättras är ett vanligt rekryteringsmål.

8. Kandidatnöjdhet

• Definition: Ett mått på hur nöjda kandidaterna är med rekryteringsprocessen, ofta insamlat genom enkäter efter intervjun eller efter att anställningsbeslutet har fattats.
• Viktighet: Kandidatnöjdhet speglar den övergripande kandidatupplevelsen och påverkar arbetsgivarvarumärket. Hög nöjdhet kan attrahera fler topptalanger, även om kandidaten inte får jobbet, eftersom de kan rekommendera företaget eller söka igen i framtiden.

Outsourcing av rekryteringsprocessen 

Ibland väljer organisationer att lägga ut vissa delar av rekryteringsprocessen, framför allt kandidatsökningen. När det gäller outsourcing av rekrytering finns det flera alternativ som passar de flesta behov:

RPO på begäran (outsourcing av rekryteringsprocessen)

• Definition: RPO på begäran erbjuder flexibelt, kortsiktigt rekryteringsstöd som kan anlitas vid behov. Det är idealiskt för att hantera specifika rekryteringstoppar, såsom ett tillfälligt behov av fler rekryterare under säsongsrekrytering eller för ett särskilt projekt.
• Så fungerar det: Ett företag samarbetar med en RPO-leverantör för att förstärka sina interna rekryteringsinsatser när extra hjälp behövs. Leverantören kan tillhandahålla rekryterare, kandidatsökare eller använda sin teknik och sina verktyg för att stödja företagets rekrytering under en begränsad period.
• Fördelar:
  • Skalbarhet och flexibilitet för att hantera plötsliga rekryteringsbehov utan långsiktiga åtaganden.
  • Kostnadseffektivt, eftersom tjänsterna endast anlitas när de behövs.
  • Snabbare rekrytering utan behov av att utöka det permanenta interna rekryteringsteamet.
• Passar bäst för: Företag med tillfälliga rekryteringstoppar, projektbaserade behov eller begränsade interna rekryteringsresurser.

Funktionsgruppsbaserad RPO

• Definition: Funktionsgruppsbaserad RPO innebär att rekryteringen för en specifik avdelning, yrkesfunktion eller affärsenhet inom företaget läggs ut (t.ex. IT, försäljning eller marknadsföring). Det är ett riktat sätt att lägga ut rekryteringen för särskilda roller eller grupper.
• Så fungerar det: RPO-leverantören tar över rekryteringen för en specifik funktion eller ett specifikt team inom organisationen. De hanterar allt från kandidatsökning, intervjuer och introduktion till arbetsgivarvarumärket för den funktionen. Det interna HR-teamet hanterar andra områden, medan RPO-leverantören blir en förlängning av företagets team för talangförvärv för just den gruppen.
• Fördelar:
  • Specialiserad kompetens inom rekrytering för vissa funktioner, vilket leder till kandidater av högre kvalitet.
  • Gör det möjligt för interna rekryterare att fokusera på andra delar av verksamheten.
  • Skalbart och anpassningsbart efter behoven hos en specifik avdelning eller division.
• Passar bäst för: Organisationer som behöver specialiserat rekryteringsstöd inom områden som kräver nischad kompetens eller som upplever högre efterfrågan, exempelvis tekniska roller eller säljroller.

3. Fullständig RPO

• Definition: Fullständig RPO innebär att en extern HR-tjänsteleverantör tar över hela rekryteringsprocessen för en organisation. Detta omfattar allt från talangförsörjning, urval, intervjuer, hantering av erbjudanden och introduktion till talangstrategi och arbetsgivarvarumärke.
• Så fungerar det: RPO-leverantören integreras helt med organisationen och använder ofta företagets varumärke och verktyg för att hantera all rekryteringsverksamhet. Leverantören blir en långsiktig strategisk partner som hanterar alla talangförvärvsaktiviteter i hela verksamheten. Detta omfattar ofta användning av avancerad teknik, rekryteringsanalys och strategier för arbetsgivarvarumärket.
• Fördelar:
  • Omfattande rekryteringsstöd som frigör interna HR-team så att de kan fokusera på andra områden.
  • Expertis inom hantering av storskalig rekrytering och strategi för talangförvärv.
  • Tillgång till avancerade verktyg, teknik och marknadsinsikter.
  • Kan leda till bättre rekryteringar, kortare tid till anställning och överlag förbättrade rekryteringsprocesser.
• Passar bäst för: Större organisationer med stora rekryteringsbehov, företag som genomgår snabb tillväxt eller organisationer som vill optimera och lägga ut hela sin rekryteringsprocess.

Alternativ för RPO omfattar dedikerade RPO-företag, professionella arbetsgivarorganisationer eller, särskilt vid internationell rekrytering, en registrerad arbetsgivare.

Gå med i People Managing People-gemenskapen

För fler insikter om rekryteringsteam och talangförvärv i allmänhet kan du gå med i vår stödjande community för HR- och företagsledare som delar kunskap och expertis för att hjälpa dig att utvecklas i karriären och skapa större påverkan i din organisation.

Vanliga frågor om rekryteringsteam

Vad gör ett rekryteringsteam?

Vilken är den idealiska storleken på ett rekryteringsteam?

Vad är outsourcing av rekryteringsprocessen?