Förstå löneskatter: En komplett guide 2026
Löneskatter är obligatoriska federala skatter samt delstatliga och lokala skatter som du som arbetsgivare måste hålla inne från dina anställdas löner och dessutom själv betala in. Dessa skatter finansierar program som Social Security, Medicare och arbetslöshetsersättning.
Efter att ha läst den här artikeln kommer du att förstå varje typ av löneskatt, de viktigaste detaljerna du behöver vara uppmärksam på och praktiska steg du kan vidta för att hantera dem tryggt och undvika överraskningar.
Vad är löneskatter?
Löneskatter är de skatter som du som arbetsgivare måste hålla inne från dina anställdas ersättning: löner, bonusar, provisioner med mera.
Dessa skatter finansierar viktiga statliga program som Social Security, Medicare och arbetslöshetsförsäkring.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Varje gång du betalar din personal skickar du alltså inte bara ut löner, utan fungerar också som skatteindrivare åt staten genom att beräkna de exakta beloppen, hålla inne dem, matcha vissa delar och skicka allt till rätt myndigheter.
Även om du bara har en anställd i löneadministrationen kan felaktig hantering av skatterna genom att betala för lite, betala för mycket, betala för sent eller lämna in fel blanketter leda till straffavgifter, stora kostnader för löneadministrationen och administrativ huvudvärk.
Vad täcker löneskatterna?
Nu när du förstår vad det handlar om är det dags att gå igenom hur mycket det rör sig om. Löneskatter finansierar specifika socialförsäkringsprogram och delas in i några kategorier, som förklaras nedan.
En sak innan vi börjar: innehållen federal inkomstskatt är tekniskt sett inte en löneskatt, men den hanteras i samma lönekörning och rapporteras på samma blanketter, så vi har tagit med den här. I nästa avsnitt går vi igenom hur de två skiljer sig åt.
Innehållen federal inkomstskatt
Innehållen inkomstskatt är en förskottsbetalning mot den anställdas årliga inkomstskatt, inte ett bidrag till ett särskilt program. Det är processen att dra av en del av den anställdas lön och skicka in den till IRS under året. Det hjälper anställda att undvika stora skattebelopp eller straffavgifter för för låg inbetalning när de lämnar in sin årliga deklaration.
Det belopp du håller inne beror på flera faktorer, och de flesta viktiga uppgifterna finns angivna i blankett W-4.
Anställda fyller i den när de anställs, och den innehåller uppgifter som deras deklarationsstatus, antal personer de försörjer, ytterligare inkomster, avdrag, ytterligare belopp som ska hållas inne med mera.
FICA-skatter: Social Security och Medicare
FICA (lagen om federala försäkringsavgifter) består av Social Security- och Medicare-skatter, och det är vanligtvis dessa som de flesta förknippar med löneskatter.
Både arbetsgivare och anställda betalar lika stora delar av dessa skatter.
Social Security-skatten är 6,2 procent och betalas både av den anställda och arbetsgivaren, vilket blir totalt 12,4 procent. Från och med 2026 är löneunderlagsgränsen (den högsta lön som omfattas av skatten) för Social Security $184,500, jämfört med $176,100 för 2025.
Medicare-skatten är 1,45 procent för arbetsgivaren och 1,45 procent för den anställda, vilket ger en total Medicare-skatt på 2,9 procent.
För personer som tjänar mer än $200,000 måste arbetsgivaren hålla inne ytterligare 0,9 procent på den lön som överstiger $200K fram till slutet av kalenderåret.
Arbetsgivare behöver inte matcha detta belopp; du behöver endast hålla inne det från den anställdas lön.
Din uppgift är att hålla inne den anställdas skattebidrag, matcha det för Social Security- och Medicare-delarna (totalt 7,65 procent) och betala in båda delarna till staten.
Federal arbetslöshetsskatt (FUTA)
Arbetsgivare ansvarar för att betala skatt enligt den federala arbetslöshetsskattelagen (FUTA), som finansierar arbetslöshetsersättning för arbetstagare som har förlorat sina jobb.
Det här är helt och hållet ditt ansvar; de anställda bidrar inte.
FUTA-skattesatsen är 6 procent på de första $7,000 av den lön som betalas till varje anställd under ett kalenderår.
Du som arbetsgivare kan dock få en kreditering på upp till 5,4 procent om du betalar delstatlig arbetslöshetsskatt i tid och till fullo, vilket ger en faktisk FUTA-skattesats på 0,6 procent.
Om du är berättigad betalar du alltså endast $42 per anställd och år i FUTA.
Delstatlig arbetslöshetsskatt (SUTA)
Arbetsgivare ansvarar också för att betala delstatlig arbetslöshetsskatt, som finansierar arbetslöshetsersättning på delstatsnivå.
Skattesatser och löneunderlag för delstatlig arbetslöshetsskatt varierar mellan delstaterna och ändras varje år. Tabellen nedan visar löneunderlagen för 2026 och de senast publicerade intervallen för skattesatser. Bekräfta din exakta skattesats med din delstatliga myndighet.
| Delstat | 2026 års SUTA-lönebas | Arbetsgivarens avgiftsintervall | Kommentarer |
|---|---|---|---|
| Alabama | $8,000 | 0.14–5.34% | Arbetstagaravgift: ingen; avgift för nya arbetsgivare: schema A (2.7%); 0.06% ESA-utbildningsskatt; ideella organisationer kan välja att ersätta i stället för att betala SUTA |
| Alaska | $54,200 | 1.0–5.4% | Arbetstagaravgift: 0.50%; avgift för nya arbetsgivare varierar enligt schema (ingen fast avgift för nya arbetsgivare); inga extra skatter; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Arizona | $8,000 | 0.04–9.72% | Arbetstagaravgift: ingen; avgift för nya arbetsgivare: 2.0%; inga ytterligare tilläggsskatter; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Arkansas | $7,000 | 0.20–10.10% | Arbetstagaravgift: ingen; avgift för nya arbetsgivare: 1.9%; 0.10% administrativ avgift; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| California | $7,000 | 1.5–6.2% | Arbetstagaravgift: ingen (anställda betalar i stället SDI); avgift för nya arbetsgivare: 3.4% (2026 års schema är F+, vilket är schema F plus ett tillägg på 15%); 0.10% skatt för arbetsmarknadsutbildning (ETT); ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Colorado | $30,600 | 0.64–8.86% | Arbetstagaravgift: ingen; avgift för nya arbetsgivare: 3.05% (3.08–7.65% för byggverksamhet); ingen separat utbildningsskatt; stöd- och solvensavgifter varierar beroende på bransch; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Connecticut | $27,000 | 1.1–8.9% | Arbetstagaravgift: ingen; avgift för nya arbetsgivare: 2.2%; inga ytterligare tilläggsskatter; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Delaware | $14,500 | 0.30–5.40% | Arbetstagaravgift: ingen; avgift för nya arbetsgivare: 1.0%; 0.20% särskild utbildningsavgift; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| D.C. | $9,000 | 1.9–7.4% | Arbetstagaravgift: ingen; avgift för nya arbetsgivare: 2.7%; 0.20% administrativ avgift; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Florida | $7,000 | 0.1–5.4% | Arbetstagaravgift: ingen; avgift för nya arbetsgivare: 2.7%; inga ytterligare tilläggsskatter; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Georgia | $9,500 | 0.04–8.1% | Arbetstagaravgift: ingen; avgift för nya arbetsgivare: 2.64% (fast till och med 2026); 0.06% administrativ avgift; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Hawaii | $64,500 | 0.0–5.6% | Arbetstagaravgift: ingen (anställda betalar i stället TDI); ny arbetsgivare: schema C (varierar beroende på verksamhetstyp); 0.01% avgift för arbetsmarknadsutbildning; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Idaho | $58,300 | 0.225–5.4% | Arbetstagaravgift: ingen; avgift för nya arbetsgivare: 1.00%; tilläggsskatter för liten arbetsstyrka och administration (0.00–0.00675% plus 0.00–0.03825%); ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Illinois | $14,250 | 0.2–7.3% | Arbetstagaravgift: ingen; avgift för nya arbetsgivare: 3.65% (inklusive FRR); 0.55% skatt för fonduppbyggnad (FRR); ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Indiana | $9,500 | 0.5–7.4% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: 2.5% (1.6% för offentliga arbetsgivare); ingen solvenstilläggsavgift; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Iowa | $20,400 | 0–7.0% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: 1.0% (7.0% för byggverksamhet); inga ytterligare tilläggsskatter; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Kansas | $15,100 | 0.00–6.65% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: 1.75% (5.55% för byggverksamhet); inget tillägg för fonduppbyggnad (0%); ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Kentucky | $12,000 | 0.3–9.0% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: schema A (2.7%; 9–10% för byggverksamhet); 0.075% SCUF (delstatlig utbildningsfond); ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Louisiana | $7,000 | 0.09–6.2% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: varierar beroende på bransch (baserat på NAICS); skatt för utbildning av befintliga arbetstagare plus Integrity Social Charge Fund (varierar); ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Maine | $12,000 | 0.0–5.75% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: varierar enligt schema (bekräfta med Maine DOL); 0.14% CSSF plus 0.16% UPAF-skatter till arbetskraftsfonder; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Maryland | $8,500 | 0.3–7.5% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: tabell A (2.6%; 3.3% för byggverksamhet); inga ytterligare avgifter; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Massachusetts | $15,000 | 0.83–12.65% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: schema D (2.13%; 5.45% för byggverksamhet); 0.056% skatt för arbetskraftsutbildning (WTF); ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Michigan | $9,000 (bekräfta; vissa källor anger $9,500) | 0.06–10.30% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: 2.7% (4.9% för byggverksamhet); inga ytterligare tilläggsskatter; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Minnesota | $44,000 | 0.40–8.90% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: varierar beroende på bransch (1.0–8.9%); 0.10% avgift för arbetskraftsutveckling; 5% solvenstilläggsavgift (underskott i fonden); ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Mississippi | $14,000 | 0.2–5.4% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: 1.0–1.2% (graderad efter lönesumma); 0.2% sammanlagda tilläggsavgifter för arbetskraft (MS Works, utbildning); ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Missouri | $9,000 | 0.0–6.0% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: 2.376% (1.00% för ideella organisationer); 0.02% automatiseringstillägg; ideella organisationer kan välja att ersätta (betalar 1% i stället för 2.376%) |
| Montana | $47,300 | 0.0–6.12% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: schema 1 (1.0–2.0% beroende på lönesummans storlek); 0.13–0.18% skatt till administrationsfonden; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Nebraska | $9,000 / $24,000 | 0–5.4% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: 1.25% (5.4% för byggverksamhet); 20% SUIT-fördelningstillägg på SUI-avgiften; högre bas ($24,000) för arbetsgivare i den högsta avgiftsgruppen; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Nevada | $43,700 | 0.25–5.4% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: 2.95%; 0.05% tilläggsavgift till programmet för kompetensutveckling; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| New Hampshire | $14,000 | 0.1–7.0% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: tabell I (2.7%); 0.4% administrativ tilläggsavgift; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| New Jersey | $44,800 | 0.6–6.4% | Arbetstagaravgift: ja, en liten andel av lönerna (under 1%); ny arbetsgivare: tabell D (3.1%); 0.10% för arbetskraftsutveckling plus 0.0175% kompletterande tilläggsavgifter; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| New Mexico | $34,800 | 0.33–6.4% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: 1.0% (eller branschgenomsnittet om det är högre); inga ytterligare avgifter; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| New York | $17,600 | 2.025–9.825% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: 4.025%; 0.075% tilläggsavgift för återanställningstjänster; 0.12% tilläggsavgift för räntebedömning; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| North Carolina | $34,200 | 0.06–5.76% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: 1.0%; inga ytterligare tilläggsskatter; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| North Dakota | $46,600 | 0.14–9.69% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: 1.03% (6.09% för offentliga arbetsgivare; 9.69% för byggverksamhet); inga ytterligare tilläggsskatter; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Ohio | $9,000 | 0.4–10.1% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: 2.7% (5.6% för byggverksamhet); inga ytterligare tilläggsskatter; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Oklahoma | $25,000 | 0.3–9.2% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: villkorad faktor D (1.5%); 5% tilläggsavgift för teknisk återinvestering; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Oregon | $56,700 | 0.9–5.4% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: schema III (2.4%); kvartalsvis kvittningstillägg (cirka 0.109–0.139%); ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Pennsylvania | $10,000 | 1.419–10.373% | Arbetstagaravgift: 0.07%; ny arbetsgivare: 3.822% (10.592% för byggverksamhet); 0% tilläggsavgift för obligationsränta; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Rhode Island | $30,800 | 0.89–9.49% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: schema G (0.89%); 0.21% skatt till fonden för arbetskraftsutveckling; högre bas för arbetsgivare med högsta avgift; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| South Carolina | $14,000 | 0–5.4% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: 0.29%; 0.06% beredskapstillägg (0.00% solvens); ideella organisationer kan välja att ersätta |
| South Dakota | $15,000 | 0–8.8% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: schema C (1.2% allmänt; 1.0% för byggverksamhet); 0.02% administrativ avgift plus 0–0.55% investeringstillägg; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Tennessee | $7,000 | 0.01–10.0% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: varierar enligt NAICS-kod; inga ytterligare tilläggsskatter; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Texas | $9,000 | 0.25–6.25% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: 2.7% (eller branschgenomsnittet om det är högre); 0.10% skatt för utbildningsinvesteringar; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Utah | $50,700 | 0.2–7.2% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: 7.2% (för byggverksamhet); övriga avgifter varierar beroende på bransch; inga ytterligare tilläggsskatter; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Vermont | $15,400 | 0.4–5.4% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: schema 1 (1.0%); inga ytterligare tilläggsskatter; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Virginia | $8,000 | 0.1–6.2% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: 2.5% (6.2% för utländska eller försenade arbetsgivare); 0.05% administrativ avgift; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Washington | $78,200 | 0.27–6.02% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: 90% av branschgenomsnittet (minst 1.0%); 0.03% EAF plus 0.03% solvenstillägg; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| West Virginia | $9,500 | 1.5–8.5% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: avgifter enligt kolumn C (2.7%; 8.5% för byggverksamhet); inga ytterligare avgifter; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Wisconsin | $14,000 | 0.0–12% (små); 0.05–12% (stora) | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: schema D (3.05% små; 3.25% stora; 2.90%/3.10% för byggverksamhet); inga ytterligare tilläggsskatter; ideella organisationer kan välja att ersätta |
| Wyoming | $33,800 | 0–8.5% | Arbetstagaravgift: ingen; ny arbetsgivare: varierar beroende på arbetsgivarklass; 0.0423% till fonden för arbetsgivarstöd plus 0.0143% tilläggsavgift för utbildning inom arbetskraftsutveckling; ideella organisationer kan välja att ersätta |
Källor: EY 2026 års beskattningsbara löneunderlag för arbetslöshetsförsäkring i delstaterna
Vissa delstater har även ytterligare avgifter för handikapprogram och program för betald familjeledighet.
Sex delstater har program för delstatlig handikappförsäkring (SDI), medan ytterligare 16 har eller kommer att ha försäkringsprogram för betald familje- och sjukledighet (PFML). Här är en översikt:
| Delstat | Program | Löneunderlag (2026) | Arbetstagaravgift | Arbetsgivaravgift | Viktiga undantag | Kommentarer |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Kalifornien | SDI (inkluderar betald familjeledighet) | Ingen gräns (alla löner) | 1.3% | 0% | – | Finansieras helt av arbetstagarna. |
| Colorado | PFML | $184,500 | 0.44% | 0.44% (0% om <10 anställda) | <10 anställda (ingen arbetsgivarandel) | Bekräfta 2026 års avgift med CDLE. |
| Connecticut | PFML | $184,500 | 0.5% | 0% | – | – |
| Delaware | PFML | $184,500 | 0.4% | 0.4% | <10 anställda är undantagna; 10–24 anställda täcker endast föräldraledighet | Den totala avgiften är 0.8% (0.32% föräldraledighet, 0.4% sjukledighet, 0.08% vård av familjemedlem), fördelad lika. |
| District of Columbia | PFML | Ingen gräns (alla löner) | 0% | 0.75% | – | Finansieras endast av arbetsgivaren. |
| Hawaii | TDI | Veckolönetak (bekräfta siffran för 2026) | Upp till 0.5% av lönen, med veckotak | Återstående del av programkostnaden | – | Siffrorna för 2026 var inte tillgängliga när jag kontrollerade detta. |
| Maine | PFML | $184,500 | 0.5% | 0.5% (0% om <15 anställda) | <15 anställda (ingen arbetsgivarandel) | Den totala avgiften är 1%. Förmånerna började gälla den 1 maj 2026. |
| Maryland | PFML | Socialförsäkringens löneunderlag | 0.45% | 0.45% (0% om <15 anställda) | <15 anställda (ingen arbetsgivarandel) | Avgifterna börjar tas ut den 1 januari 2027. Förmånerna börjar gälla i januari 2028. Den totala avgiften är 0.9%. |
| Massachusetts | PFML | $184,500 | Cirka 0.46% (0.18% familjeledighet + 0.28% sjukledighet) | Cirka 0.42% (arbetsgivare med 25+ anställda) | <25 anställda (ingen arbetsgivarandel) | Avgifterna är oförändrade för 2026. Bekräfta fördelningen för sjukledighet på Mass.gov. |
| Minnesota | PFML | Cirka $185,000 (Socialförsäkringens löneunderlag, avrundat) | 0.44% | 0.44% | – | Programmet lanserades den 1 januari 2026. Den totala avgiften är 0.88%. Reducerade avgifter kan gälla för vissa små arbetsgivare. |
| New Hampshire | PFML (frivilligt) | – | – | – | Frivilligt deltagande | Arbetsgivare kan få en skattelättnad på 50% för frivilligt deltagande. |
| New Jersey | TDI; FLI | TDI: $44,800 (arbetsgivare); FLI och arbetstagarens TDI: $171,100 | TDI 0.19%; FLI 0.23% | TDI: 0.5% för nya arbetsgivare (0.1%–0.7% för övriga); FLI: 0% | – | Bekräfta avgifterna med NJ:s avdelning för tillfällig funktionsnedsättning. |
| New York | DBL (SDI); PFL | PFL: årligt genomsnittligt veckolönebelopp i delstaten (cirka $95,349) | PFL: 0.432% (max $411.91/år); DBL: ett mindre fast veckobelopp | DBL: återstående del av programkostnaden; PFL: 0% | – | PFL finansieras av arbetstagarna. |
| Oregon | PFML | $184,500 | 0.6% | 0.4% (0% om <25 anställda) | <25 anställda (ingen arbetsgivarandel) | Arbetstagarna betalar 0.6% oavsett arbetsgivarens storlek. |
| Rhode Island | TDI; TCI | Bekräfta 2026 (en källa anger $100,000) | 1.3% | 0% | – | Finansieras av arbetstagarna. |
| Vermont | PFML (frivilligt) | – | – | – | Frivilligt deltagande | – |
| Virginia | PFML (nyligen antaget) | – | – | – | – | Antaget i april 2026. Avgifterna börjar tas ut den 1 april 2028. Förmånerna börjar gälla den 1 december 2028. |
| Washington | PFML; LTC | PFML: $184,500; LTC: ingen gräns | PFML: cirka 0.81% (71.43% av 1.13%); LTC: 0.58% | PFML: cirka 0.32% (0% om <50 anställda) | <50 anställda (ingen arbetsgivarandel) | Arbetstagarna betalar alltid sin PFML-andel. WA Cares (LTC) betalas av arbetstagarna, och arbetstagare kan välja bort programmet med godkänd privat täckning. |
Ytterligare lokala skatter eller stadsskatter
I vissa jurisdiktioner, som New York City och San Francisco, kan lokala löneskatter gälla. Dessa kan omfatta lokala inkomstskatter, anställningsskatter och skatter till skoldistrikt.
Internationella löneskatter (om du anställer utanför USA)
Om du anställer personal internationellt omfattas du ofta av skattelagstiftningen i det landet, inte bara av USA:s regler.
Exempelvis måste arbetsgivare i Kanada hantera CPP (Kanadas pensionsplan), EI (arbetslöshetsförsäkring) och inbetalning av inkomstskatt.
Eftersom dessa regler och bestämmelser varierar betydligt är det bäst att använda en global lönetjänst eller en EOR (arbetsgivare enligt register) för att säkerställa att du följer reglerna.
Förändringar från år till år (2025 till 2026)
- Socialförsäkringens löneunderlag: $176,100 → $184,500 (+$8,400).
- FICA-skattesatser och Medicare-avgifter: Oförändrade enligt lag.
- Innehållning av skatt på kompletterande löner: Förblir 22 % (37 % över 1 miljon dollar), permanent förlängt genom P.L. 119-21.
- Nytt för 2026: P.L. 119-21 införde avdrag för kvalificerade drickspengar (upp till 25 000 dollar) och kvalificerad övertidsersättning (upp till 12 500 dollar / 25 000 dollar för gifta som deklarerar gemensamt) från federal inkomstskatt — även om dessa belopp fortfarande omfattas av FICA. Arbetsgivare måste tillämpa uppdaterade instruktioner för innehållning på formulär W-4 enligt Publication 15-T.
- Tröskel för rapportering på 1099-NEC / W-2: Höjd från 600 dollar till 2 000 dollar för betalningar som börjar 2026 enligt P.L. 119-21.
Löneskatter jämfört med innehållning av inkomstskatt
Båda dras från samma löneutbetalning och visas på samma lönespecifikation, men de fungerar på mycket olika sätt.
| Innehållning av inkomstskatt | Löneskatter | |
|---|---|---|
| Vad det är | En förskottsbetalning mot den anställdes årliga inkomstskatt | Öronmärkta bidrag till socialförsäkringsprogram |
| Vem betalar | Endast den anställde (arbetsgivaren innehåller och betalar in den) | Delas för FICA; endast arbetsgivaren för federal arbetslöshetsförsäkring (FUTA) och i de flesta delstater (SUTA) |
| Vart det går | Federal samt delstatlig och lokal inkomstskatt där det är tillämpligt, som finansierar allmänna offentliga utgifter | Socialförsäkring, Medicare, arbetslöshetsförsäkring och i vissa delstater betald familjeledighet eller sjukförsäkring |
| Hur det beräknas | Varierar beroende på lön, deklarationsstatus och val på W-4 | Fasta procentsatser av lönen |
| Skattesatsens struktur | Progressiv: högre inkomster beskattas med högre skattesatser | För det mesta fast: 6,2 % för Social Security och 1,45 % för Medicare vardera för arbetsgivaren och den anställde |
| Lönetak | Inget | Social Security upphör vid det årliga lönetaket (184 500 dollar 2026). Medicare har inget tak, och FUTA gäller endast för de första 7 000 dollarna per anställd. |
| Slutligt belopp | Stäms av när den anställde lämnar in en deklaration, vilket kan leda till återbetalning eller kvarskatt | Slutligt när det betalas, utan återbetalning för för hög eller för låg innehållning (utom för överskjutande Social Security som innehållits av flera arbetsgivare) |
Viktiga slutsatser
- Båda hålls i förvaltning. Innehållen inkomstskatt och den anställdes andel av FICA tillhör staten, inte företaget. Om de inte betalas in kan det utlösa påföljden för återkrav av trustmedel, vilket kan göra ägare eller ansvariga personer personligt betalningsansvariga.
- Endast FICA delas verkligen. Arbetsgivaren och den anställde betalar vardera 6,2 % för Social Security och 1,45 % för Medicare, 7,65 % vardera och 15,3 % sammanlagt. Höginkomsttagare ska dessutom betala en ytterligare Medicare-skatt på 0,9 % av löner över 200 000 dollar, som endast betalas av den anställde.
- Innehållningen är en uppskattning. En ändring av W-4 ändrar hur mycket som hålls inne, inte vad den anställde slutligen är skyldig.
- Förskatteavdrag behandlar de två skatterna olika. Traditionella 401(k)-inbetalningar minskar löneunderlaget för inkomstskatt men inte löneunderlaget för Social Security eller Medicare. Förmåner enligt Section 125, såsom sjukförsäkringspremier, minskar vanligtvis båda.
Skatt på egenföretagande
Egenföretagare — enskilda näringsidkare, oberoende uppdragstagare, frilansare och ägare av LLC-företag med en enda medlem — har ingen arbetsgivare att dela FICA med. I stället betalar de motsvarande belopp genom skatt på egenföretagande, som rapporteras på Schedule SE.
Så beräknas skatt på egenföretagande
Skattesatsen för egenföretagande är 15,3 % — den sammanlagda andelen för anställd och arbetsgivare av Social Security (12,4 %) och Medicare (2,9 %). Skatten tillämpas dock inte på den bruttoinkomst som härrör från egenföretagande. Beräkningen använder en multiplikator på 92,35 % för att approximera det faktum att arbetsgivare inte betalar FICA på arbetsgivarens andel av FICA i sig:
- Beräkna nettoinkomsten från egenföretagandet (nettovinst från Schedule C eller nettoinkomst från jordbruk enligt Schedule F).
- Multiplicera nettoinkomsten med 92,35 % för att fastställa underlaget för skatten på egenföretagande.
- Tillämpa 12,4 % för Social Security på skatteunderlaget upp till lönetaket på 184 500 dollar (minskat med eventuell lön från ett W-2-jobb där Social Security redan har hållits inne).
- Tillämpa 2,9 % för Medicare på hela skatteunderlaget utan tak.
- Om skatteunderlaget för egenföretagandet överstiger 200 000 dollar (250 000 dollar för gifta som deklarerar gemensamt), tillämpa den ytterligare Medicare-skatten på 0,9 % på det överskjutande beloppet.
Den avdragsgilla hälften
Enskilda näringsidkare får dra av 50 % av sin egenavgift som en justering av bruttoinkomsten på bilaga 1 till blankett 1040. Detta avdrag minskar inkomstskatten men minskar inte själva egenavgiften. Det är utformat för att ungefär motsvara den skattemässiga behandlingen av anställda, vars arbetsgivarbetalda FICA aldrig inkluderas i deras beskattningsbara inkomst.
Kvartalsvisa preliminära skatteinbetalningar
Enskilda näringsidkare måste i allmänhet göra kvartalsvisa preliminära skatteinbetalningar med hjälp av blankett 1040-ES om de förväntar sig att behöva betala 1 000 USD eller mer i sammanlagd inkomstskatt och egenavgift för året. De kvartalsvisa förfallodagarna är den 15 april, 15 juni, 15 september och 15 januari följande år. Underlåtenhet att göra preliminära inbetalningar i tid utlöser en avgift för underinbetalning enligt IRC Section 6654.
För frilansare och plattformsarbetare är egenavgiften på 15,3 % ofta en större överraskning än inkomstskatten, eftersom det inte finns någon arbetsgivare som står för hälften av kostnaden. En enskild näringsidkare som tjänar 100 000 USD i nettovinst kommer att behöva betala cirka 14 130 USD enbart i egenavgift, före eventuell inkomstskatt. Att förstå denna skyldighet – och lägga undan pengar kvartalsvis – är avgörande för att undvika en obehaglig skattesmäll vid årets slut.
Så beräknar du löneskatter (med exempel)
För att se hur lönehantering fungerar i praktiken följer vi Jamie, en marknadschef i Kalifornien som tjänar 100 000 USD per år och får lön varje månad. Jamie deklarerar som ensamstående, har inga andra justeringar på W-4-blanketten och betalar 500 USD i månaden till en traditionell 401(k). Det bidraget omfattas inte av federal eller delstatlig inkomstskatt, men ingår fortfarande i löneunderlaget för socialförsäkringen, Medicare och FUTA.
Steg 1: Beräkna bruttolönen
Bruttolön är allt en anställd tjänar före avdrag. Det inkluderar lön, fasta löner, bonusar, provisioner, dricks och all annan beskattningsbar ersättning.
- Timanställda: Multiplicera arbetade timmar med timlönen. Anställda som inte är undantagna måste få övertidsersättning på 1,5 gånger sin ordinarie timlön för timmar över 40 under en arbetsvecka. Vissa delstater, till exempel Kalifornien, har dessutom regler om daglig övertid.
- Månads- eller årslöneanställda: Dela årslönen med antalet löneperioder (till exempel 26 för lön varannan vecka, 24 för lön två gånger i månaden eller 12 för månadslön). Löneanställda som inte uppfyller kraven för undantag har fortfarande rätt till övertidsersättning.
Exempel med Jamie: 100 000 USD ÷ 12 = 8 333,33 USD i bruttolön per månad.
Steg 2: Dra av avdrag före skatt
Dra av bidrag före skatt från bruttolönen för att komma fram till den beskattningsbara lönen. Vanliga exempel är pensionsinbetalningar till 401(k) och 403(b), sjukförsäkringspremier, HSA- och FSA-bidrag samt kvalificerade pendlingsförmåner.
Alla avdrag före skatt minskar inte alla skatter. Bidrag till traditionella 401(k)- och 403(b)-planer minskar löneunderlaget för inkomstskatt men omfattas fortfarande av socialförsäkringen, Medicare och FUTA. Förmåner som erbjuds genom en Section 125-cafeteriaplan, till exempel sjukförsäkringspremier, FSA och HSA-bidrag som dras från lönen, minskar vanligtvis både löneunderlaget för inkomstskatt och FICA. Håll de två lönebeloppen åtskilda så att varje skatt beräknas på rätt belopp.
Exempel med Jamie: Lön för inkomstskatt är 8 333,33 USD − 500 USD = 7 833,33 USD. Löneunderlaget för socialförsäkringen, Medicare och FUTA är fortfarande hela 8 333,33 USD.
Steg 3: Håll inne federal inkomstskatt
Innehållningen av federal inkomstskatt baseras på den anställdes W-4-blankett och beskattningsbara lön efter avdrag före skatt. De flesta arbetsgivare använder IRS procentsatsmetod eller lönetabellerna i Publikation 15-T, eller låter löneprogramvaran hantera beräkningen. Processen fungerar så här:
- Räkna om den anställdes beskattningsbara lön till årsbasis.
- Dra av standardavdraget för den aktuella deklarationsstatusen (16 100 USD för ensamstående och 32 200 USD för gifta som deklarerar gemensamt under 2026), justerat för eventuella uppgifter på W-4-blanketten.
- Tillämpa de aktuella federala skatteintervallen på resultatet.
- Dela årsskatten med antalet löneperioder för att få fram innehållningen per löneutbetalning.
Innehållningen är bara en uppskattning av vad den anställde kommer att behöva betala. Det slutliga beloppet fastställs när personen lämnar in sin deklaration.
Exempel med Jamie:
- Beskattningsbar årslön: 7 833,33 USD × 12 = 94 000 USD
- Minus standardavdraget på 16 100 USD: 77 900 USD
- Skatt enligt skatteintervallen för ensamstående 2026: 1 240 USD (10 % på de första 12 400 USD) + 4 560 USD (12 % på nästa 38 000 USD) + 6 050 USD (22 % på de 27 500 USD som överstiger 50 400 USD) = 11 850 USD
- Per löneutbetalning: 11 850 USD ÷ 12 = 987,50 USD per månad
Jamies högsta skatteintervall är 22 %, men den skattesatsen gäller endast inkomster över 50 400 USD, vilket är anledningen till att den effektiva innehållningen är betydligt lägre än 22 % av lönen. Löneprogramvara som använder procentsatsmetoden i Publikation 15-T kommer att hamna nära denna siffra, men kan skilja sig med några dollar.
Steg 4: Beräkna FICA- och FUTA-skatter
FICA omfattar socialförsäkring och Medicare. Håll inne 6,2 % av lönen för socialförsäkring (upp till det årliga lönetaket, $184,500 under 2026) och 1,45 % för Medicare (inget tak) från den anställde. Arbetsgivaren betalar en motsvarande andel på 7,65 %. Anställda som tjänar över $200,000 ska dessutom betala en ytterligare Medicare-skatt på 0,9 %, som arbetsgivaren håller inne men inte matchar.
FUTA betalas endast av arbetsgivaren. Den nominella skattesatsen är 6,0 % på de första $7,000 av varje anställds lön, men de flesta arbetsgivare får en skattereduktion på upp till 5,4 % för att betala delstatlig arbetslöshetsskatt i tid, vilket ger en effektiv skattesats på 0,6 % (högst $42 per anställd och år). Arbetsgivare i delstater med kreditreduktion, som har obetalda federala arbetslöshetslån, förlorar en del av denna skattereduktion och betalar mer. Kalifornien är en av dem.
Jamies exempel:
- Socialförsäkring: 6,2 % × $8,333.33 = $516.67 från Jamie, plus $516.67 från arbetsgivaren
- Medicare: 1,45 % × $8,333.33 = $120.83 från Jamie, plus $120.83 från arbetsgivaren
- FUTA: Standardsatsen skulle vara $42 per år, men arbetsgivare i Kalifornien omfattas av en skattereduktion. Den var 1,2 % under 2025, vilket gav en effektiv skattesats på 1,8 %. Under 2026 står Kalifornien inför en möjlig minskning av skattereduktionen med 1,5 %, vilket skulle ge en effektiv skattesats på 2,1 %, eller $147 per år på Jamies första $7,000 i lön. Den slutliga skattesatsen för 2026 fastställs inte förrän efter den 10 november 2026.
Jamies första löneutbetalning ($8,333.33) överstiger FUTA:s lönetak på $7,000, så hela FUTA-skulden uppstår i januari. Betalningen följer det normala schemat: den sätts in tillsammans med din kvartalsvisa FUTA-inbetalning när din ackumulerade skuld överstiger $500, eller betalas med Form 940 vid årets slut om den aldrig gör det. Alla belopp för minskad skattereduktion anses uppstå under det fjärde kvartalet och ska betalas senast den 31 januari följande år.
Steg 5: Beräkna delstatliga och lokala skatter
Kontrollera om din delstat eller kommun kräver innehållning av inkomstskatt. Vissa delstater, som Texas och Florida, har ingen sådan skatt, medan andra har fasta eller progressiva skattesatser, och vissa städer lägger till sina egna skatter.
Du måste också betala delstatlig arbetslöshetsskatt (SUTA). I de flesta delstater betalas den endast av arbetsgivaren, även om några kräver mindre bidrag från de anställda. Skattesatserna beror på din delstat och ditt företags skadehistorik, och varje delstat fastställer sitt eget beskattningsbara lönetak.
Jamies exempel:
- Kalifornisk inkomstskatt: Kalifornien beskattar inte heller 401(k)-avsättningar. Jamies årliga beskattningsbara inkomst är $100,000 − $6,000 (401(k)) − $5,706 (Kaliforniens standardavdrag) = $88,294. Enligt Kaliforniens senast publicerade skattetabell är skatten $3,201.97 + 9,3 % av beloppet över $72,724, vilket blir cirka $4,650 per år, eller ungefär $387.50 per månad. Kaliforniens mindre skattereduktion för personligt grundavdrag skulle minska detta något. Den faktiska innehållningen följer EDD:s tabeller, så se detta som en uppskattning.
- SUTA: Nya arbetsgivare i Kalifornien betalar 3,4 % på de första $7,000 av lönen, vilket är $238 per år.
- Skatt för arbetsmarknadsutbildning (ETT): Arbetsgivare i Kalifornien betalar också 0,1 % på de första $7,000, vilket är $7 per år.
Precis som för FUTA nås lönetaken för SUTA och ETT med Jamies första löneutbetalning, så skatten uppstår i januari. SUTA och ETT betalas tillsammans med din delstatliga kvartalsdeklaration, som vanligtvis ska lämnas senast vid utgången av månaden efter varje kvartal.
Steg 6: Beräkna delstatliga SDI- och PFML-bidrag
Vissa delstater finansierar kortvarig sjukförsäkring (SDI) eller betald familje- och sjukledighet (PFML) genom lönebidrag. Beroende på delstat betalas dessa av den anställde, arbetsgivaren eller båda, och skattesatser och lönetak varierar. Kalifornien, New Jersey, New York, Washington och Colorado hör till de delstater som har sådana program. Kontrollera din delstatliga myndighets aktuella skattesatser innan du kör löneutbetalningen.
Jamies exempel: Kaliforniens SDI (som omfattar betald familjeledighet) betalas endast av den anställde, med 1,3 % av all lön under 2026 utan lönetak: 1,3 % × $8,333.33 = $108.33 per månad.
Steg 7: Håll inne, betala in och lämna deklarationer
När beräkningarna är klara håller du inne skatterna från den anställdes löneutbetalning, lägger till arbetsgivarens andel av FICA, FUTA och delstatliga skatter och betalar in allt i tid. Federala inbetalningar görs vanligtvis elektroniskt via EFTPS enligt ett månads- eller halvmånadersschema, beroende på din totala skatteskuld.
Lämna sedan in de obligatoriska blanketterna:
- Form 941 kvartalsvis, med redovisning av innehållen inkomstskatt och FICA-skatter
- Form 940 årligen, för FUTA
- Blanketterna W-2 och W-3 senast den 31 januari (eller följande arbetsdag), till de anställda och Socialförsäkringsmyndigheten
- Delstatliga och lokala deklarationer enligt krav
Innehållna skatter hålls i förvar för staten, så sena eller uteblivna inbetalningar kan leda till straffavgifter, inklusive personligt betalningsansvar för de ansvariga personerna.
Jamies månatliga löneutbetalning:
| Medarbetarens skatteavdrag | Belopp |
|---|---|
| Federal inkomstskatt | $987.50 |
| Socialförsäkring (6.2%) | $516.67 |
| Medicare (1.45%) | $120.83 |
| Inkomstskatt i Kalifornien (uppskattning) | $387.50 |
| Kaliforniens SDI (1.3%) | $108.33 |
| 401(k)-insättning (före skatt) | $500.00 |
| Totala avdrag | $2,620.83 |
| Nettolön efter skatt | $5,712.50 |
Arbetsgivarens kostnader utöver Jamies lön:
| Arbetsgivarens skatt | Januari | Februari–december (varje månad) |
|---|---|---|
| Matchning av socialförsäkring (6.2%) | $516.67 | $516.67 |
| Matchning av Medicare (1.45%) | $120.83 | $120.83 |
| FUTA (2.1% prognostiserat) | $147.00 | $0 |
| Kaliforniens SUTA (3.4%) | $238.00 | $0 |
| Kaliforniens ETT (0.1%) | $7.00 | $0 |
| Totalt | $1,029.50 | $637.50 |
Under året blir det cirka $8,042 i arbetsgivarens löneskatter utöver Jamies lön på $100,000. Tabellen visar när varje skatt uppstår, inte när den betalas, eftersom SUTA, ETT och FUTA betalas enligt kvartalsvisa eller årliga tidsplaner.
Det är mycket manuellt räknande för bara en anställd, och det måste upprepas under varje löneperiod, med skattesatser och löneunderlag som ändras varje år. Multiplicera det med ett helt team, så förstår du varför så många företag automatiserar processen.
Andrew Lokenauth, tillfällig CFO och finansexpert, instämmer:
Efter att ha hanterat en årlig löneutbetalning på över $10M har jag utvecklat ett idiotsäkert system. Börja med att beräkna bruttolönerna. Dra sedan av avdrag före skatt, som sjukförsäkring och 401k.
Proffstips: Använd löneprogram eller IRS-kalkylatorn för skatteavdrag. Manuella beräkningar bäddar för problem.”
Viktiga löneskatteblanketter och vad de används till
Utöver skatterna måste du också lämna in rätt blanketter till rätt myndigheter i tid. Här är en genomgång av de viktigaste blanketterna som varje arbetsgivare behöver känna till, vad de används till och när de ska lämnas in.
1. Blankett W-2: Löne- och skattebesked
Vad den gör: Rapporterar utbetalda löner och innehållna skatter för varje anställd.
Vem får den: Anställda, Social Security Administration (SSA) och ibland delstatliga skattemyndigheter.
Förfallodatum:
- Till anställda: Senast den 31 januari
- Till SSA (på papper eller elektroniskt): Senast den 31 januari
Om du lämnar in blanketten för sent eller med felaktiga uppgifter kan avgiften uppgå till $310 per blankett, beroende på hur sen inlämningen är.
2. Blankett W-3: Överföring av löne- och skattebesked
Vad den gör: En sammanfattningsblankett som summerar alla W-2-blanketter som skickas till SSA.
Vem får den: SSA (endast när W-2-blanketter skickas in på papper).
Förfallodatum: Senast den 31 januari, samma som för W-2-blanketterna.
3. Blankett 941: Arbetsgivarens kvartalsvisa federala skattedeklaration
Vad den gör: Rapporterar innehållen federal inkomstskatt samt socialförsäkrings- och Medicare-skatter (FICA).
Vem får den: IRS
Förfallodatum:
- Kvartalsvis: 30 april, 31 juli, 31 oktober, 31 januari
- Även om inga löner betalades ut under kvartalet måste blanketten ändå lämnas in (såvida du inte har lämnat in en slutlig deklaration).
Om du är en säsongsarbetsgivare eller anställer sällan kan du ange det på blanketten för att undvika onödiga meddelanden från IRS.
4. Blankett 940: Arbetsgivarens årliga federala arbetslöshetsskattedeklaration (FUTA)
Vad den gör: Rapporterar och betalar FUTA-skatt, som finansierar federala arbetslöshetsersättningar.
Vem får den: IRS
Förfallodatum: Årligen: Senast den 31 januari
- Du kan betala in FUTA-skatt kvartalsvis, men behöver bara lämna in blanketten en gång per år.
- Om din totala FUTA-skatt för året överstiger $500 måste du betala in den kvartalsvis.
5. Formulär W-4: Anställds intyg om skatteavdrag
Vad det används till: Används av anställda för att fastställa beloppen för federalt skatteavdrag från inkomsten.
Vem som får det: Arbetsgivare sparar det i sina register (skickas inte till IRS om det inte specifikt begärs).
Förfallodatum: Vid anställning och varje gång den anställde uppdaterar det.
Tips: Se alltid till att ha ett W-4-formulär registrerat för varje anställd. Om ett formulär inte lämnas in måste du göra skatteavdrag som om personen vore ogift utan justeringar.
6. Delstatliga formulär för löneskatt
Vad de används till: Varierar beroende på delstat. Kan omfatta formulär för skatteavdrag på inkomst, arbetslöshetsförsäkring eller invaliditetsprogram (t.ex. Kaliforniens DE 9/DE 9C för rapportering av UI och SDI).
Förfallodatum: Vanligtvis kvartalsvis eller årligen, beroende på delstatens regler.
Tips: Använd din delstats skatteportal för arbetsgivare eller samarbeta med en löneadministratör som hanterar efterlevnad i flera delstater.
7. Formulär 1099-NEC (om du anlitar uppdragstagare)
Vad det används till: Rapporterar betalningar på $600 eller mer till självständiga uppdragstagare.
Förfallodatum:
- Till uppdragstagare: Senast den 31 januari
- Till IRS: Senast den 31 januari (på papper eller elektroniskt)
Vad du ska göra om du ligger efter med löneskatterna
Det är inte ovanligt att ligga efter med löneskatterna, men situationen kan snabbt bli allvarlig. Oavsett om det beror på ansträngd likviditet eller förbiseende är det värsta du kan göra att ignorera det.
IRS riktar sig inte bara mot ditt företag; i vissa fall kan myndigheten även rikta sig personligen mot dig.
Så vad bör du göra?
1. Lämna in allt, även om du inte kan betala ännu.
Vänta inte. Prioriteten är att lämna in alla saknade deklarationer. Även om du inte har pengarna just nu visar en inlämning att du agerar i god tro och håller böterna nere.
Loken har gått igenom den här prövningen, och så här beskriver han den:
“Det här ligger alltså nära till hands för mig. Under mina första år som konsult tog jag över en kund som inte hade betalat löneskatt på 6 månader: cirka $175K efter.
Det första: Lämna omedelbart in alla saknade deklarationer, även utan betalning. Kontakta sedan IRS för att upprätta en avbetalningsplan. De är ganska rimliga om du agerar proaktivt. Vi fick dem att godkänna en betalningsplan på 24 månader med minimala böter.”
2. Håll dig à jour och kom sedan ikapp
Fortsätt inte att göra samma misstag medan du försöker rätta till det gamla. IRS förväntar sig att du gör aktuella löneskatteinbetalningar i tid, även om du fortfarande betalar av tidigare skatteskulder.
Raoul P.E. Schweicher, delägare på MSadvisory, har över 8 års erfarenhet av lönehantering. Han säger:
“Gör dina aktuella inbetalningar i tid så att du inte gräver ett ännu djupare hål. Bötesstrukturen blir snabbt besvärlig: 2 % om du är 1–5 dagar sen, den ökar till 5 % efter 6 dagar och därefter till 10 % efter 15 dagar. Missa ett meddelande från IRS med 10 dagar och du kan få betala 15 %.”
3. Upprätta en betalningsplan
Om du är öppen med situationen tillåter IRS ofta ett avtal om avbetalning på 24 månader för löneskatteskulder.
Detta tar inte bort böter eller ränta, men det ger dig mer tid och skyddar dig mot tvångsindrivning som utmätningar eller panträtter.
Schweicher tillägger:
“Betalningsplaner är till din fördel om du inte kan betala allt på en gång – IRS vill hellre få betalt än jaga dig. Du kan vanligtvis få 24 månader för företagets löneskatter. Eftergift av böter första gången är ofta möjlig om du har en fläckfri historik.”
4. Känn till riskerna om du inte agerar
Om löneskatterna förblir obetalda tillräckligt länge kan IRS besluta om en påföljd för återvinning av trustfondsmedel – 100 % av den obetalda delen, som krävs in personligen från ägare, företagsledare eller andra som ”avsiktligt” underlåtit att betala in medlen.
5. Sök professionell hjälp tidigt
Skattejurister och specialister på lösning av löneskatteskulder förstår systemet och kan ofta förhandla fram bättre villkor, minska böter eller till och med få till stånd en eftergift första gången. Vänta inte tills situationen eskalerar.
Vanliga misstag med löneskatt att undvika
Några få misstag kan leda till betydande problem. Här är vad du bör se upp med:
- Försenade betalningar. Punktlighet är avgörande. Försenade betalningar medför avgifter som ökar ju längre betalningen är försenad.
- Felklassificering av anställda. Frilansare eller heltidsanställd? Klassificeringen av din anställda påverkar deras skatteklass, så se till att du gör detta korrekt. Enligt Lokenauth fick ”En av mina startupkunder nästan betala en straffavgift på 25 000 dollar förra mars eftersom de felklassificerade uppdragstagare som anställda. Saken är den att klassificeringsproblem är mycket vanliga – jag ser dem hos ungefär 30 % av nya kunder.”
- Användning av inaktuella skattesatser och tabeller. Användning av inaktuella skattesatser, tabeller eller formulär kan leda till felaktiga beräkningar av löneskatter. Använd alltid de senaste skattesatserna och tabellerna från IRS för att säkerställa korrekta beräkningar.
- Underlåtenhet att ta hänsyn till skattepliktiga förmåner. Om man glömmer att inkludera skattepliktiga förmåner, såsom bonusar, provisioner eller ersättning som inte betalas kontant, i löneberäkningarna kan det leda till underrapportering av inkomster och för låga skattebetalningar.
- Förbiseende av anställdas skatteavdragsundantag. Om man inte tar hänsyn till anställdas skatteavdragsundantag (i praktiken undantag) eller ändringar i deklarationsstatus som anges på formulär W-4 kan det leda till felaktiga belopp för federalt inkomstskatteavdrag.
- Felaktig beräkning av övertidsersättning. Felaktig beräkning av övertidsersättning för anställda som inte är undantagna kan leda till för låga löne- och löneskattebetalningar. Följ federala och delstatliga regler för övertidsersättning och beräkna övertidslöner korrekt.
- Underlåtenhet att hantera skatteformulär för uppdragstagare korrekt: Felaktig hantering av formulär som formulär 1096 och formulär 1099 för uppdragstagare i USA kan leda till bristande efterlevnad och straffavgifter. Se till att dessa formulär lämnas in korrekt och i tid.
Att undvika vanliga misstag med löneskatter är avgörande för att förebygga juridiska problem. Verktyg som avancerad skatteprogramvara kan bidra till att säkerställa efterlevnad och korrekta löneprocesser.
Vanliga frågor
Här är svaren på några av de vanligaste frågorna om löneskatter.
Vad händer om man inte betalar löneskatter?
IRS utfärdar förseningsavgifter på mellan 2 och 15 procent beroende på hur sen betalningen är, samt ränta. Ännu viktigare är att obetalda trust fund-skatter (den del av FICA och inkomstskatt som innehållits från den anställde) kan utlösa Trust Fund Recovery Penalty enligt IRC Section 6672, vilket gör ansvariga personer personligen betalningsskyldiga för 100 procent av det obetalda beloppet.
Hur beräknar man löneskatter för hand?
Multiplicera bruttolönen (efter tillämpliga avdrag före skatt) med 6,2 procent för Social Security och 1,45 procent för Medicare. Arbetsgivaren matchar båda beloppen. Använd IRS tabeller för skatteavdrag i Publication 15-T för att fastställa avdraget för federal inkomstskatt baserat på den anställdes W-4 och deklarationsstatus. Tillämpa FUTA (0,6 procent på de första 7 000 dollarna) och SUTA enligt delstatens skattesats och löneunderlag.
Vad är skillnaden mellan löneskatt och skatt för egenföretagare?
Gäller löneskatter för bonusar?
Ja. Bonusar är kompletterande löner och omfattas av FICA (Social Security och Medicare) samt avdrag för federal inkomstskatt. Federal inkomstskatt på kompletterande löner kan dras av med en fast skattesats på 22 procent (37 procent för belopp som överstiger 1 miljon dollar under kalenderåret) eller slås samman med ordinarie löner med hjälp av standardtabellerna för skatteavdrag.
Hur fungerar löneskatt för småföretagare?
Om du är en ägare som får W-2-lön från ditt eget S-bolag beräknas löneskatterna på samma sätt som för alla andra anställda – du betalar den anställdes andel och bolaget betalar arbetsgivarens andel. Enskilda näringsidkare och ägare av LLC-bolag med en enda medlem som inte finns på lönelistan betalar i stället skatt för egenföretagare på företagets nettoinkomst. Delägare i ett handelsbolag betalar skatt för egenföretagare på sin fördelningsbara andel av handelsbolagets inkomst.
Vikten av att vara noggrann
Att hantera löneskatter är ett betydande ansvar för arbetsgivare. Med potentiella juridiska och ekonomiska konsekvenser är det viktigt att utföra uppgiften noggrant och korrekt.
Genom att förstå beståndsdelarna, förstå vilka utgifter företaget kan dra av, använda rätt verktyg och hålla dig informerad kan du säkerställa att ditt företag följer reglerna och förblir ekonomiskt stabilt.
