Så genomför du en talangöversyn i 5 steg

För att lyckas får talangöversyner inte betraktas som ‘ännu en HR-grej.’ Er process för talangöversyn bör i grunden faciliteras av HR, men ägas av verksamhetens ledare.

Det innebär att era verksamhetsledare ansvarar för:

• Att förespråka och kommunicera processens värde 
• Att säkerställa att deltagande ledare hålls ansvariga för att bidra fullt ut till processen (förberedande arbete, mötet om talangöversyn och åtgärdspunkter) 
• Att aktivt leda och delta i möten om talangöversyn 
• Att använda resultaten från talangöversynen för att möjliggöra talangstrategin (det vill säga utveckla specifika talanger, undersöka möjligheten att ta in externa färdigheter och kompetenser med mera).

Ditt HR-/talanghanteringsteam bör ansvara för följande: 

• Definiera processen 
• Skapa de verktyg, resurser och annat material som behövs för genomförandet 
• Utbilda ledare i processen och verktygen 
• Bidra till att facilitera de ledarledda sessionerna för talangöversyn 
• Samarbeta med ledningsgruppen för att skapa utvecklingsplaner för kritiska talanger och förfina talangstrategin för att säkerställa organisationens framtida framgång 
• Utmana ledare att tänka kritiskt och göra en korrekt bedömning av sina medarbetare utifrån fastställda kriterier.

Varför genomföra en talangöversyn?

Det främsta målet med att genomföra talangöversyner är att få en djupare förståelse för ert talangunderlag. Detta medför många fördelar för organisationen, bland annat: 

• Att förstå de kritiska prioriteringar som organisationen står inför och säkerställa att ni har rätt talanger för att möta nuvarande och framtida verksamhetsbehov 
• Att få en djupare förståelse för vilka av era kollegor som har hög potential (så kallade HiPo), vilket gör det möjligt för er att både utveckla era HiPo-medarbetare på ett samordnat sätt och placera dem där de kan skapa störst värde för organisationen. 
• Att minska framtida talangrisker genom att utveckla en stark intern talangbas och samtidigt förstå vilken kompetens ni behöver ‘köpa’ externt.

Kort sagt är talangöversyner avgörande för att säkerställa att ni har de talanger som behövs för att möta verksamhetens löpande behov.

Vad bör en talangöversyn innehålla?

En mogen process för talangöversyn bör uppnå följande:

1. Bedöma era talanger utifrån prestation och potential 
2. Identifiera och uppmärksamma medarbetare med hög potential inom organisationen
3. Identifiera efterträdare för kritiska roller (generellt alla ledarpositioner samt andra kritiska kompetensområden eller kompetensområden med hög risk)
4. Snabbstarta processen med att utveckla våra talanger genom att enas om nästa steg i utvecklingen av kritiska talanger.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Så genomför du en talangöversyn

Innan vi går in på hur man genomför en talangöversyn, några ord om frekvensen.

Om möjligt, sträva efter att träffas en gång per kvartal för att diskutera era talanger. Det håller era uppgifter aktuella, talangsamtalen i fokus och ger er överlag större flexibilitet och fler möjligheter.

Beroende på organisationens behov kan dock även talangmöten två gånger per år eller, som minst, årligen vara tillräckliga.

1. Definiera och kommunicera processen för talangöversyn

Om ni inte redan har en befintlig process för talangöversyn som ni kan damma av och använda som utgångspunkt, blir ert första steg att definiera den nya processen och utbilda era ledare i den.

Överväg följande, som ni behöver definiera:

Hur ska ni bedöma era talanger? 

Hur er organisation definierar ”prestation” och ”potential” är grundstenen för hur ni bedömer era kollegor genom processen för talangöversyn.  

Förmodligen har er organisation redan en väl etablerad process för prestationshantering.

Ni behöver inte uppfinna hjulet på nytt: processen för talangöversyn bör enkelt kunna integreras i alla era HR-processer. 

Det bästa är att vara konsekvent med hur er organisation redan definierar prestation genom prestationsbedömningar/er process för prestationshantering.

Att definiera potential är lite mer abstrakt och kan behöva beskrivas på ett något mer nyanserat sätt. Organisationer som Korn Ferry har bedrivit omfattande forskning om potential som ni kan luta er mot.

Korn Ferrys modell omfattar 18 egenskaper som är starka indikatorer på potential, exempelvis ledaregenskaper, inlärningsförmåga och problemlösningskapacitet. 

Hur ni definierar potential i er organisation kommer att vara ett individuellt beslut baserat på företagets unika komplexitet och behov. 

Jag vill dock uppmuntra er att överväga två saker som en del av er definition:

(1) Befordringsbarhet. Anser ledningsgruppen att en person har förmågan att befordras till roller på hög nivå?

(2) Beredskap. Hur snart kommer en person att vara redo för sitt nästa steg? Är personen redo nu (skulle bokstavligen kunna ta över rollen nu om den blev ledig)? Kommer personen att vara redo snart (inom de närmaste ett till tre åren)? Eller kommer det att ta tid att förbereda personen för framtida möjligheter (det kommer att ta mer än tre år att utveckla personen mot rollen)?  

Hur arbetar ni med efterträdarlistor?  

Att formellt dokumentera er successionsplanering är avgörande för att ni ska kunna förstå vilka personer ni behöver utveckla och göra redo om någon lämnar sin roll.

Dessutom ger det er en tydlig bild av vilka luckor ni behöver arbeta för att fylla. 

God praxis för efterträdarlistor är att ha en successionsplan för alla kritiska roller i organisationen.

Utifrån min erfarenhet omfattar detta:

1. Alla ledarpositioner
2. Alla andra roller som är affärskritiska, där vi behöver ha en plan på plats för att begränsa störningar om den nuvarande innehavaren lämnar positionen
3. Alla nischade roller eller roller som är svåra att tillsätta.

Vilka omfattas? 

Även om god praxis är att inkludera hela organisationen i talangöversynen, kanske det inte är praktiskt möjligt beroende på organisationens storlek eller andra begränsningar. 

Om ni behöver vara selektiva med vilka målgrupper som omfattas av översynen, ska ni se till att tydligt kommunicera till deltagarna vilka som omfattas. 

Vilka verktyg ska ni använda?

Hur du samlar in denna information varierar beroende på vilka verktyg du har tillgång till. Många system för personalinformation eller system för talanghantering erbjuder verktyg som är utformade för att stödja processerna för talangöversyn och successionsplanering. 

Om du inte har en HR-teknisk lösning som kan hjälpa till är det inget fel med att använda Excel, PowerPoint eller en annan enkel lösning för att dokumentera denna kritiska information.  

Ett av de vanligaste verktygen som används för att stödja talangöversyn är 9-rutorsmatrisen. Detta enkla men effektiva verktyg ger en tydlig struktur för att bedöma kollegor utifrån deras prestation och potential.

Detta skapar ett gemensamt språk för era ledare att använda när de kalibrerar sina team.

När processen har definierats är det viktigt att du tydligt kommunicerar den till alla ledare som kommer att bidra till processen.

Kom ihåg att talangöversynen ska ägas av verksamhetens ledare och faciliteras av HR. Det innebär att det är avgörande att du utbildar dina ledare i processen, hur ofta översynen ska genomföras, viktiga definitioner med mera, så att de kan ta ägarskap.  

Och tänk på att tekniken har utvecklats mycket, särskilt i takt med att AI har fått en större roll i processer för prestationshantering.

Moderna verktyg kan hjälpa dig att automatisera uppgifter i din process för prestationsöversyn så att inget går förlorat.

2. Låt dina ledare göra sitt förarbete 

En del av din kommunikationsstrategi kommer att omfatta förväntningarna på dina ledare när de förbereder sig för att delta i möten om talangöversyn.  

Generellt skulle förväntningen vara att ledarna bedömer alla sina kollegor utifrån de definitioner av prestation och potential som du har kommunicerat och förbereder punkter eller samtalsunderlag som hjälper till att motivera deras bedömningar. Detta kan till exempel omfatta en talangöversyn med 9-rutorsmatrisen eller något annat format som ger struktur.

Dessutom bör de identifiera om de har några efterträdare som skulle kunna ta över deras roll om de lämnade sin position, samt vilken typ av utveckling dessa efterträdare skulle behöva för att vara redo att ta över rollen nu.

3. Håll möten om talangöversyn 

Vanligtvis rör sig möten om talangöversyn upp genom ledningshierarkin, med början i möten med ledare på lägre nivå och vidare upp till den högsta ledningsnivån.  

Bästa praxis för talangöversyn är att hålla gemensamma möten med alla chefer som rapporterar till en verksamhetsledare.

Det gör det möjligt för ledningsgruppen att:

• Samarbeta kring hur de bedömer sina medarbetare
• Samla in återkoppling från varandra för att få ytterligare perspektiv, och 
• Diskutera hur de bäst kan använda hela teamets talang för att tillgodose verksamhetens behov. 

Att facilitera möten om talangöversyn

Det finns många sätt att genomföra dessa möten på, men det enklaste sättet jag har hittat är att ge varje ledare en stund i rampljuset för att lyfta fram sitt team. 

Ett annat tillvägagångssätt är att diskutera kollegor utifrån befattningsnivå eller lönegrad. Det är ett utmärkt sätt att säkerställa att du kalibrerar medarbetarna korrekt mot kollegor med liknande förväntningar.

Båda tillvägagångssätten, eller en kombination av dem, kan vara lämpliga. Om du är osäker kan du låta gruppens ledare avgöra vad som fungerar bäst för dem.

En sak du bör vara beredd på som processledare för en talangöversyn är det engagemang ledare känner för sina medarbetare.

Jag har sett många hetsiga och kontroversiella debatter om hur medarbetare bedöms genom processen. 

Som processledare måste du både utmana deltagarna att tänka objektivt kring sina kollegor och uppmuntra dem att vara respektfullt oense för att säkerställa en transparent och sund dialog.

4. Analysera dina data (men undvik analysförlamning) 

Ta dig tid att sammanställa och analysera dina data. Denna information kommer att ge din högsta ledningsgrupp avgörande insikter om det aktuella läget för talangerna inom organisationen.

Fokus för din analys bör vara att säkerställa att du har både den kvalitet och kvantitet av talanger som behövs för att uppnå dina affärsmål. Detta gör det möjligt för din ledningsgrupp att finslipa både sina talang- och affärsstrategier.

Men undvik fällan med analysförlamning! 

När du har slutfört dina möten om talanggenomgången har du nu en fantastisk mängd värdefulla talangdata till hands. Dessa data ger dock inget värde om du inte vidtar åtgärder utifrån dem.

Undvik förlamningsfällan

Här är några saker jag rekommenderar för att hjälpa dig att undvika att fastna i analysförlamning:

1. Sätt en tidsfrist för när du ska rapportera till ledningen. Utan en tydligt fastställd tidsfrist är det lätt att gå vilse i analysens kaninhål. Utlovade tidsfrister för rapportering till ledningen tvingar dig att agera och hindrar dig från att ägna för mycket tid åt att övertänka uppgifterna.
2. Begränsa omfattningen av det du inledningsvis ska rapportera om. Att begränsa ditt fokus är ett bra sätt att säkerställa att du inte låter perfektion stå i vägen för framsteg. Försök att först fokusera på endast vissa demografiska grupper; kanske ett affärssegment, ett ledarskikt som för närvarande är prioriterat eller en annan grupp som behöver extra stöd. Du kan alltid återvända till uppgifterna och gå djupare med tiden. 
3. Be om hjälp. Om du inte vet var du ska fokusera din tid och energi, var inte rädd för att fråga dina kunder (företagets ledningsgrupp)! Att be dina ledare om återkoppling kring vad som är viktigast för dem när det gäller att uppnå deras affärsmål är ett bra sätt att begränsa omfattningen och rikta din uppmärksamhet mot det som verkligen spelar roll.

System för talanganskaffning spelar en avgörande roll när det gäller att utvärdera nuvarande medarbetare och planera för framtida organisatorisk tillväxt.

5. Skapa meningsfulla handlingsplaner med fokus på resultat 

Ledare och HR-personal bör använda uppgifterna för att skapa konkreta, resultatinriktade utvecklingsplaner för medarbetare.  

Detta kan bland annat omfatta medarbetarspecifika planer för utvecklingsmöjligheter som

1. Utmanande uppdrag som hjälper till att utveckla nya kompetenser 
2. Nya roller för att säkerställa att vi placerar våra främsta talanger på våra största och mest komplexa organisatoriska utmaningar
3. Möjligheter till mentorskap för att skapa nätverk och utvecklas genom socialt lärande
4. Formella möjligheter till lärande och utveckling, som kurser eller utvecklingsprogram.

Bästa praxis för talanggenomgångar

Låt oss titta på några bästa metoder som du kan använda både när du utvecklar och genomför din talanggenomgång.  

Knyt tillbaka till din talangstrategi 

Om du har läst någon av mina andra artiklar för People Managing People kanske du har lagt märke till att jag är en talangstrategi entusiast. 

Precis som alla HR-lösningar måste din process för talanggenomgång bidra till att främja dina strategiska talangmål. Detta säkerställer att alla dina processer för talanggenomgång fungerar smidigt tillsammans med dina andra talangrelaterade processer.

Innan du lanserar din talanggenomgång är det alltid värt att göra en kontroll för att säkerställa att de insatser du lägger ner kommer att stödja din övergripande strategi. Försök ställa dig frågor som:

• Vilka kritiska affärskrav måste vi uppfylla? Hur kommer vår process för talanggenomgång att möjliggöra detta?
• Vilka kompetenser, färdigheter, beteenden och värderingar försöker vi främja i hela organisationen? Vilka ledarskapsperspektiv eller centrala beteenden försöker vi driva? Uppvisar våra högpotentialmedarbetare och -ledare som identifierats genom talanggenomgången dessa viktiga egenskaper som vi värdesätter? 
• Finns det underrepresenterade demografiska grupper bland våra medarbetare och/eller ledare? Hur kan vi använda vår process för talanggenomgång för att påskynda våra DEI-insatser?

Om din talanggenomgång inte hjälper till att besvara viktiga frågor som dessa är det värt att gå tillbaka till ritbordet för att säkerställa att allt du gör noggrant knyter an till din talangstrategi.  

Var agil

Trots kritiker kan agila metoder förbättra leveransen av dina HR-lösningar avsevärt.  

Jag uppmuntrar dig att överväga följande agila principer när du påbörjar din resa med organisatorisk talanggenomgång.

Utveckla tillsammans med verksamheten

Att utveckla processen i samarbete med de verksamhetsledare som kommer att använda dina talangöversyner bidrar till att säkerställa att deras önskemål och behov införlivas i processen. 

Inom agilt arbete kommer kundnöjdheten först, och detta är ett utmärkt sätt att säkerställa att dina kunder (de ledare som kommer att använda processen) accepterar och börjar använda din nya process för talangöversyn.

Skapa enkelhet

Agila processer handlar om att skapa enkelhet, lansera minsta möjliga fungerande produkter (MVP:er) och säkerställa att du uppfyller kundens behov och levererar snabbt. Låt inte ditt behov av perfektion stå i vägen för att snabbt leverera något bra för din organisation.

Iterativ utveckling

Genom att utveckla processen för talangöversyn iterativt minskar du tiden till lansering och får möjlighet att samla in återkoppling och göra justeringar för att säkerställa dess funktion och effektivitet framöver.

Undvik fördomar och inaktuella talangdata 

Du kommer aldrig att kunna få en tydlig bild av dina talanger om dina data är fulla av fördomar. Så hur undviker du fördomar i din granskningsprocess? Här är några tips:

Dela information om vanliga fördomar med dina chefer

Ett av de enklaste sätten att motverka fördomar är helt enkelt att uppmärksamma dina ledare på de fördomar som finns. 

Även dina bästa personalansvariga ledare är människor och kommer att ha inneboende fördomar. 

Genom att ge deltagarna i processen insikt i de fördomar som kan få dem på avvägar innan de bedömer sina talanger kan du hjälpa dem att ta ett steg tillbaka och gå in i en fördomsfri talangöversyn med öppna ögon.

Ha en tydlig process och tydliga definitioner

En tydligt definierad process, med uttryckliga definitioner av vad det innebär att vara högpresterande och ha hög potential, är avgörande för att säkerställa ett konsekvent genomförande av din talangöversyn. 

Det bör inte finnas någon tvetydighet i processen, och den bör kommuniceras tydligt till alla berörda parter för att säkerställa att ledare i hela organisationen använder samma perspektiv när de bedömer sina medarbetare.

Samarbeta

Att låta ledningsgrupper arbeta tillsammans för att bedöma sina medarbetare är en viktig mekanism för att säkerställa konsekvens i hur dina medarbetare bedöms. 

Därför rekommenderar jag starkt att du regelbundet anordnar möten om talangöversyn med din ledningsgrupp. Att diskutera denna information i realtid gör det möjligt för chefer att förstå den logik som tillämpas på andra och skapa konsekvens. 

Det gör det också möjligt för chefer att ge sina kollegor återkoppling om erfarenheterna av att arbeta med varandras medarbetare.

Håll data aktuell

Att en medarbetare har fått ett högt betyg tidigare år betyder inte att personen får frikort när du upprepar processen, och detsamma gäller om personen har presterat medelmåttigt och behöver förbättras. 

Talangdata är mycket föränderlig och bör ses som levande. Genom att eliminera fördomar och göra en ny bedömning av dina talanger säkerställer du att du inte drabbas av inaktuella data som kan hindra dina övergripande talangmål.

Använd teknik för att skala upp dina processer 

Även om det är möjligt att klara sig utan tekniskt stöd kommer stora och växande organisationer särskilt att dra nytta av tekniska lösningar som är utformade för att stödja processen för talangöversyn.

Hitta ett verktyg som:

• Hjälper dig att samla in talangdata under hela året
• Främjar löpande samarbete och diskussioner mellan ledare
• Ger en ögonblicksbild i realtid av hela din talangpool
• Utbildar dig i bästa praxis för talangutveckling.

Jag rekommenderar att du håller fast vid den agila metod som diskuterades ovan. Börja med en enkel process och skaffa dig en överblick.  

När du har etablerat en metod som fungerar för din organisation kan du sedan förfina den ytterligare genom att undersöka vilka tekniska lösningar som finns tillgängliga för att hjälpa dig att effektivisera arbetet.  

Talangöversyner hjälper dig att förbli konkurrenskraftig

Jag minns från min senaste talangöversyn hur en entusiastisk IT-chef sa att ”Att fokusera på talanger är en av de mest betydelsefulla sakerna jag kan göra som ledare i vår organisation”, och jag kunde inte hålla med mer!

Det är alltid bra att börja ett nytt år med självrannsakan, och talanggranskningsprocessen är ett utmärkt sätt att göra det i din organisation. Som jag nämnde ovan är det dock idealiskt att sikta på en kvartalsvis frekvens.

Talanggenomgångar spelar en viktig roll när det gäller att identifiera och utveckla dina främsta talanger. Som Emily Rose McRae, som ansvarar för Gartners arbete med framtidens arbetsliv och talanganalys inom HR, nyligen berättade i en intervju med CNBC: 

”Den talangbrist som vi pratade om under hela 2022 har inte försvunnit”, säger McRae. ”Du befinner dig alltså i en situation där det är svårare att få fler medarbetare, samtidigt som du har ett desperat behov av talanger.”

Med så hård konkurrens har du inte råd att låta högpresterande medarbetare förbises och lämna dig för en konkurrent.

Det finns många verktyg i din verktygslåda när det gäller talanger – jag vill uppmuntra dig att se till att talanggranskningsprocessen är något du satsar på.