Agil HR: Så driver du talangprogram som produktteam

Vad innebär agil HR egentligen?

Agil HR är en metod för leverans av lösningar som använder principer för iterativ utveckling för att prioritera leveranshastighet, experimenterande och kundnöjdhet.

Agil HR handlar om mer än bara processer. Det börjar med ett tankesätt och en kultur som du försöker utveckla.

Många stora/etablerade organisationer plågas av byråkrati, klumpiga processer och byråkratiskt krångel. Detta leder till stagnation, minskat medarbetarengagemang och i slutändan låg kundnöjdhet.

Ett agilt tankesätt och en agil kultur inom HR handlar om att riva dessa barriärer för att omfamna agila värderingar som kundnöjdhet (oavsett om kunden är intern eller extern), enkelhet, snabbhet och innovation.

Varför HR bör vara agil

För att förstå personaladministrationens agila framtid är det bra att se på dess ursprung.  

År 1901 grundade National Cash Register, som en följd av den industriella revolutionen, snabb innovation samt trycket från omfattande facklig organisering och konflikter mellan arbetstagare och arbetsgivare, det som ansågs vara den första HR-avdelningen, kallad ”Personnel”.  

Personnel fungerade främst som en administrativ del av verksamheten och fokuserade på uppgifter kopplade till rekrytering, anställning, medarbetarklagomål, hantering av löner och till och med medarbetarnas välbefinnande.

Under det följande århundradet skulle HR-team, drivna av lagstiftning som stärkte medarbetarnas rättigheter, bli alltmer administrativa och inriktade på regelefterlevnad. Snabb globalisering och tekniska framsteg som informationssystem för HR ledde så småningom till att personalfunktioner bantades, flyttades utomlands och blev ännu mer administrativt fokuserade.  

Men i många fall hade pendeln svängt för långt, och National Cash Registers Personnel-teams fokus på medarbetarnas välbefinnande hade lämnats åt sidan. Som Namely beskriver det: ”Gårdagens HR-avdelningar har kännetecknats som bakåtsträvande, tröga och förhärligade klagomålsavdelningar. Det finns en anledning till att arrangörer kan sälja slut på hela konferenser om behovet av att ‘omdefiniera HR.’”

I dag sträcker sig HR:s ansvarsområden längre än medarbetarrelationer. Människor kräver mer av sina arbetsgivare, och HR-personalens roller har utvecklats till strategiska partner som påskyndar verksamhetens resultat.

Med det utökade ansvarsområdet och det strategiska ansvaret följer dock ett behov för personalfunktionen att anpassa sig och anta utmaningen. Det är här agil HR kommer in.  

Traditionella HR-leveransmodeller kan sakna den snabbhet, kundfokusering och innovation som krävs för att tillgodose dina medarbetares önskemål och behov.

Agila metoder gör det möjligt för HR-team att snabbt starta upp produkter/produktteam och använda ett människocentrerat förhållningssätt vid utformningen av nya initiativ.

Traditionell HR	Agil HR
Processcentrerad	Kundcentrerad
Helhetsperspektiv	Iterativ
Föreskrivande	Experimentell
Formell	Flexibel
Perfektion	Framsteg

Tips: Att använda HR-plattformar med öppen källkod kan stödja agila HR-metoder genom att tillhandahålla flexibla verktyg som kan anpassas när team utvecklas.

Så blir du agil

Så hur blir du en agil HR-funktion? Agilt arbete betraktas ofta som en process eller metodik, men i verkligheten är det mycket mer än så. Jag tycker om att se agil HR som bestående av tre huvudsakliga delar: 

1. Agilt tankesätt och agil kultur
2. Agila processer 
3. Agil organisationsdesign och leverans.

För det första har alla möjlighet att bli agila, oavsett företagets storlek eller resurser. HR-plattformar för småföretag kan stödja ett agilt HR-arbete genom att erbjuda anpassningsbara verktyg för snabba beslut och grundläggande förändringshantering.

Agilt tankesätt och kultur 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Medarbetarnas nöjdhet först

Agila processer handlar helt och hållet om att sätta människor först och säkerställa kundnöjdhet. I det här fallet är dina kunder medarbetarna och ledarna i din organisation som kommer att använda de produkter (det vill säga förmåner, verktyg för talangutveckling, lärande och utveckling med mera) som ditt HR-team levererar till dem.

Att inta ett människocentrerat förhållningssätt, till exempel genom att samskapa dina lösningar i ett samarbete mellan HR-teamet och verksamhetens ledare, är ett utmärkt sätt att säkerställa att du tillgodoser dina kunders/slutanvändares behov.  Utöver samskapande kan du även använda enkäter, fokusgrupper eller intervjuer för att samla in återkoppling. Det viktiga är att din återkopplingsprocess måste vara snabb nog för att ge underlag till den iterativa utvecklingen av dina HR-lösningar.  

Skapa enkelhet, öka hastigheten

En av de viktigaste principerna inom en agil kultur är en strävan efter enkelhet för att möjliggöra snabb leverans. Även om det är vanligt företagsspråk att säga att man inte ska ”koka oceanen”, är verkligheten att detta är en fälla som HR-organisationer ständigt hamnar i. Alltför ofta är processer överkonstruerade eller utformade för att vara enkla för HR-teamets medlemmar snarare än för slutanvändaren.

Enkla processer för både HR-teamet och slutanvändaren ökar inte bara hastigheten med vilken du kan leverera nya tjänster till dina kollegor, utan även sannolikheten för att dina medarbetare kommer att ta till sig och använda dina nya HR-lösningar.

Minsta livskraftiga produkter (MVP)

Någon gång under din karriär har du utan tvekan hört ”låt inte perfektion stå i vägen för framsteg”. Det är naturligt att vi är perfektionister, särskilt när det gäller arbete som vi brinner för och har ansvar för.

Konceptet MVP kastar perfektionismen överbord. Fokus bör här ligga på att skapa lösningar som uppfyller de minsta nödvändiga kraven för att så snabbt som möjligt börja skapa värde för din organisation. Därefter kan du samla in kontinuerlig återkoppling från medarbetarna och iterera.

Agila processer 

Använd återkoppling för iterativ utveckling 

Fördelen med att använda MVP-metoden som vi diskuterade ovan för leveransen av din HR-lösning är att du har påskyndat arbetet med att få ut en användbar produkt till dina ledare, undvikit att av misstag överkonstruera lösningen och samlat in meningsfull återkoppling i realtid för att förfina processen.

Att utveckla dina produkter iterativt innebär helt enkelt att du fortsätter att förfina och lansera dem på nytt över tid, baserat på återkoppling från medarbetare och ledare. Detta kan ske mer intensivt i början när dina HR-processer är helt nya för organisationen, men det är viktigt att du fortsätter att samla in återkoppling och göra förbättringar över tid för att säkerställa deras funktion och effektivitet även framöver.  

Designtänkande 

Som jag nämnde ovan är det en av de viktigaste principerna inom agil HR att sätta slutanvändaren först. Ett av de enklaste sätten att säkerställa att du följer denna princip är att formalisera designtänkandemetoder inom din HR-funktion.

Designtänkande är helt enkelt ”en process för att lösa problem genom att prioritera konsumentens behov framför allt annat”. Inom HR innebär detta att tillämpa samma människocentrerade principer för att lösa komplexa problem och skapa bästa möjliga medarbetarupplevelser.  

Alla nya utmaningar, problem och lösningar som du försöker implementera inom HR-funktionen bör börja med ett formellt, människocentrerat designsteg.

Bryt ned komplexa processer 

Agila arbetssätt inom teknikområdet bryter på ett skickligt sätt ned komplexa lösningar i mindre, mer hanterbara delar som kan utvecklas och implementeras över tid. Detta gör det möjligt för agila produktteam att stegvis förbättra produkter i mycket snabbare takt, i stället för att bygga en enda stor och komplex lösning på en gång.

Agil HR är inte annorlunda. Du har möjlighet att dramatiskt förbättra hastigheten med vilken du kan förbättra dina medarbetares upplevelser genom att använda ett liknande arbetssätt. Som en del av din projektplanering bör du dela upp komplexa HR-utmaningar i enklare komponenter som är lättare att implementera. Varje komponent bör knyta an till den övergripande bilden och slutmålet för det du försöker uppnå.

Ett enkelt exempel på detta skulle vara att implementera ett nytt hybridprogram för återgång till arbetet. I stället för att försöka bygga ett heltäckande arbetssätt för att få tillbaka alla dina medarbetare till kontoret bör du dela upp arbetssättet i logiska steg. 

Du kan till exempel börja med att ta tillbaka din ledningsgrupp till kontoret för att få dem att föregå med gott exempel. Eller, om du har flera kontor, kan du överväga att först ta tillbaka medarbetarna till en viktig hubb.

Det ger dig dessutom möjlighet att korrigera kursen under resans gång genom att använda en återkopplingsloop i realtid för att fortsätta iterera på ditt tillvägagångssätt medan du förverkligar din slutliga vision.

Kommunikationsritualer 

Kommunikation är en konst i en agil värld. Den hastighet som team arbetar i kräver högre nivåer av kommunikation, men det är också viktigt att säkerställa att dina leveransteam inte fastnar i möten som hindrar dem från att genomföra arbetet. 

Agila arbetssätt har redan löst detta. Antalet möten minskas och viktiga ”ritualer” används för att undanröja hinder och hålla teamen fokuserade på det som ligger framför dem. Ett par ritualer som jag rekommenderar att du överväger är ”dagliga avstämningar” och ”retrospektiv”.

Dagliga avstämningar är utformade som snabba arbetsmöten för teamet där man går igenom framsteg, eventuella utmaningar och undanröjer hinder.

Det enklaste sättet att göra detta är att låta alla i teamet gå igenom:

(1) Vad de har åstadkommit sedan ni träffades senast
(2) Vad de arbetar med för närvarande
(3) Vilka hinder de står inför.

Alla hinder som identifieras under mötet bör tilldelas någon som kan hantera dem, så att framstegen fortsätter. Dagliga avstämningar genomförs traditionellt varje dag, men du kan anpassa frekvensen efter dina behov. 

Retrospektiv handlar mindre om uppdateringar av framsteg och mer om lärdomar. Syftet med ett retrospektiv är att skapa ett tryggt utrymme där man kan enas om vad som gick bra och vad som inte gick lika bra, och använda detta som en återkopplingsloop för kontinuerliga förbättringar.

Detta sker traditionellt varje vecka, men även här kan du anpassa det utifrån vad som passar bäst för dina team som levererar lösningar. 

Agil organisationsdesign och leverans 

Agil organisationsdesign 

Din organisationsdesign är en avgörande faktor i din agila resa. Sammansättningen av ditt agila HR-team kan dock variera kraftigt beroende på organisationens storlek, mognaden i dina agila processer och omfattningen av det du levererar.  

Oavsett organisationens specifika behov finns det ett par principer som är inneboende i alla agila HR-team: ett tydligt syfte, kundfokus, självständighet/beslutsfattande på lägsta möjliga nivå samt datadrivna beslut baserade på återkoppling.  

Beroende på storleken på din agila organisation kan du också behöva införa nya agila roller, till exempel agila coacher, Scrum Masters och produktägare.

Tvärfunktionella agila produktteam

Oavsett vilken organisationsdesign ni enas om bygger agil leverans på organisationens förmåga att snabbt sätta samman agila produktteam som är flexibla och tvärfunktionella.  Det innebär att samla en mångsidig grupp personer från olika HR- och verksamhetsfunktioner, där var och en har unika och kompletterande kompetenser som behövs för att utveckla din HR-produkt.  

Produktteam samlas kring specifika produkter eller projekt och tar ansvar för projektet från starten hela vägen till dess leverans/implementering.

Tvärfunktionalitet är avgörande i ett agilt HR-produktteam. Mångfald av tankesätt, expertis och specialisering som byggs in direkt i teamet säkerställer att produktteamet är självgående och har den interna sakkunskap som krävs för att ta fullt ägarskap och ansvar för att driva produkten framåt.

Sprintar 

Agila team använder vanligtvis sprintar som ett sätt att skapa snabbt momentum genom design, utveckling och leverans av nya lösningar. Sprintar är korta, fokuserade och tidsbegränsade perioder under vilka specifika leveranser ska slutföras inom en agil produkt.  

Det är här konceptet iterativ utveckling möter verkligheten i agil leverans. Varje sprint fokuserar på en specifik uppsättning leveranser, vilket gör det möjligt för teamet att skapa värde snabbare, samla in återkoppling och fortsätta göra framsteg mot de övergripande målen för leveransen av HR-lösningen.

Att knyta ihop allt – en fallstudie i agil talangutveckling 

Att komma igång med agilt HR kan vara mycket enklare än du kanske tror. Jag vill ge dig en verklighetsbaserad fallstudie av hur jag har använt principer för agilt HR för att leverera högkvalitativa lösningar för talangutveckling.

Mitt team ansvarar för ett ledarskapsutvecklingsprogram med stor potential som vi levererar till en av våra affärsenheter. Vi utvecklade det utifrån samma agila principer som jag beskrev ovan: 

1. Agila tvärfunktionella team - Vi inledde vår resa genom att samla ett agilt tvärfunktionellt team med medarbetare med olika kompetenser och roller. Det inkluderade medlemmar från teamet för talanghantering, HR Business Partners, affärsledare och människocentrerade designers. Detta specialiserade team hade den mångfald av perspektiv och kompetenser som krävdes för att leverera lösningen och fick mandat av vår företagsledning att ha den självständighet som behövdes för att driva produkten framåt utan byråkrati, onödig administration eller ytterligare godkännanden.

2. Kommunikationsrutiner - Produktleveransteamet använde traditionella agila kommunikationsrutiner. Vi träffades två gånger i veckan för korta avstämningsmöten för att säkerställa samsyn och en gång i veckan för en återblick, så att vi kunde sakta ner och undersöka vad som fungerade bra och mindre bra samt anpassa oss därefter. Vi kunde till exempel snabbt identifiera hinder med en specifik leverantör som vi använde för utbildningsinnehåll. Det gjorde det möjligt för oss att ändra vårt arbetssätt och omjustera förväntningarna med leverantören inför framtida samarbeten. 

3. Medarbetarnöjdhet först och designtänkande - Vi började med att anlita två människocentrerade designers (en roll som ingår i vår teknikorganisation och vanligtvis stödjer utformningen av digitala produkter) för att genomföra omfattande användarundersökningar (intervjuer med företagsledare, tidigare deltagare i andra ledarskapsutvecklingsprogram, interna kunder i den affärsenhet som programmet stödde samt potentiella kandidater med stor utvecklingspotential i programmet) för att informera om programmets utformning och säkerställa att det uppfyllde alla kundbehov.

4. Enkelhet och iterativ utveckling - I stället för att utforma och utveckla hela programmet från början till slut innan vi presenterade det för slutanvändarna valde vi ett arbetssätt där vi bröt ner visionen i mindre delar. Det skapade enkelhet och gjorde det möjligt för oss att arbeta iterativt med utvecklingen. Det innebar att även om vi utformade en vision för hela programmet utvecklade och levererade vi programmets faser och iterationer över tid. Det ökade vår ”tid till marknaden” och gjorde det möjligt för oss att kontinuerligt samla in återkoppling från deltagarna under resans gång, vilket bidrog till utformningen och utvecklingen av framtida faser.
   

Som du kan se behövde vi inte omvandla hela vår HR-organisation. Allt vi behövde göra var att samlas kring principerna jag beskrev ovan, sätta samman ett produktteam med mandat och organisera vår projektledning på ett sätt som möjliggjorde enkelhet, snabbhet och kontinuerliga förbättringar. 

Resultaten talade för sig själva: vi skapade det högst rankade utvecklingsprogrammet, mätt i medarbetarnöjdhet, som jag har varit delaktig i.  

Så kommer du igång med din agila HR-omvandling 

Var inte rädd för att använda ett agilt arbetssätt när du inför agil HR. Ta små steg mot att förverkliga din större agila vision, samla in återkoppling, iterera och experimentera. 

Låt dina kollegor tillsammans med dig utveckla det agila arbetssätt som fungerar bäst för din organisation, och se till att bryta ner ditt arbetssätt i lättimplementerade delar som du kan lansera över tid medan du arbetar med att helt föra din HR-funktion in i det agila området. När du vet vad som fungerar för ditt team kan du skala upp det som fungerar och skapa en verklig agil omvandling. 

Min rekommendation är att du först börjar med den kultur och det tankesätt du vill etablera innan du går vidare till formella agila processer.

Som Agile HR Community uttrycker det handlar agil HR ”om att verkligen lämna traditionen att följa bästa praxis inom HR och omfamna ett test- och lärandeinriktat arbetssätt för att skapa värde – ett värde som valideras av våra medarbetare och deras arbetsupplevelse. Först när HR omfamnar detta tankesätt kan yrkesområdet framgångsrikt ta till sig agila verktyg och arbetssätt i våra egna team och projekt.”

Några ytterligare resurser:

• HR:s agila omvandling: en gradvis utveckling
• Personalverksamhet som produkt
• Den efterlängtade framväxten av personalverksamhet

Prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People och få regelbundet innehåll som hjälper dig att utvecklas i karriären och bygga hälsosamma, produktiva organisationer.