Funderar du på ett intranät för medarbetare? Läs detta först

De är särskilt populära bland större, internationellt distribuerade organisationer för att dela information och förbättra företagskommunikationen i en till stor del digital arbetsmiljö. 

Intern kommunikation blir enklare genom en enda plats där medarbetare kan utbyta idéer och dela resurser. Utmaningen med intranät är dock att de ofta ”lämnas på vinden”, likt stackars Miss Havisham.

Den höga övergivandefrekvensen beror på att många intranät är drabbade av problem som duplicerad information och röriga gränssnitt. Som Dhiraj Sharma förklarar:

Med tiden blir [intranät]systemet en avstjälpningsplats för innehåll – en plats som ingen medarbetare vill gå igenom eftersom den, likt en skräplåda, saknar ordning, mening och värde. Det som borde vara en lättillgänglig samlingsplats blir i stället en ovälkommen informationsflod. Personalen överger det och letar efter svar på annat håll, där det är enklare.”

Så säkerställer du att medarbetarna använder intranätet

24 % av företagen är inte nöjda med intranätets UI, och 15 % anser att sökverktyget är otillräckligt. Det är uppenbart att många intranät där ute har sin beskärda del av problem. 

Nyckeln till att säkerställa ett framgångsrikt införande och användande av ett intranät för anställda är att identifiera hinder innan införandet och åtgärda dem direkt.

Följande är några sätt att säkerställa medarbetarnas stöd för företagets intranät.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

1. Fokusera på att förbättra UX

Att förbättra UX (användarupplevelsen) är det effektivaste sättet att öka medarbetarengagemanget på intranätet. När du försöker förbättra UX bör målet vara att utforma en lösning med en lätt inlärningskurva.

UX skiljer sig från UI (användargränssnitt), men de är nära sammankopplade. Ett rent och sammanhängande UI förbättrar UX eftersom det gör navigeringen enkel och låter användaren snabbt hitta innehållet de söker.

Precis som med alla webbappar är målet att få användarna dit de vill så snabbt som möjligt och med så få klick som möjligt. Det innebär att ta sig tid att undersöka användarna och planera en välfungerande informationsarkitektur som organiserar sidor och avsnitt i en logisk hierarki.

2. Föregå med gott exempel genom att använda intranätet på ledningsnivå

Bristande användning av intranät på chefsnivå kan påverka medarbetarnas stöd negativt. När chefer inte interagerar på intranätet eller delar uppdateringar regelbundet blir medarbetarna mindre entusiastiska över att använda den resursen.

Att låta avdelningscheferna ta ansvar för att underhålla intranätsystemen kan vara en utmärkt lösning.

En HR-chef bör till exempel ansvara för att underhålla HR-avsnittet i intranätsystemet. De kan publicera en uppdaterad policy för personalförmåner, introduktionsprocesser för nya medarbetare, vanliga frågor eller andra HR-relaterade uppdateringar i intranätsystemet.

3. Använd olika innehållsformat

Intranät kan användas för att främja medarbetarengagemang genom att skapa entusiasm kring företagsnyheter och evenemang. De kan också användas för att samla in feedback genom interaktiva funktioner som omröstningar.

Genom att använda olika innehållsformat får användarupplevelsen mer variation och engagemanget ökar. Det är en personalvårdskostnad som betalar sig själv genom att hålla personalen informerad varje dag.

4. Använd mätvärden för att optimera

Modernt intranät för anställda bör göra det möjligt att mäta engagemanget för innehållet du publicerar, så att du kan fortsätta optimera det under resans gång – precis som du skulle göra för din webbplats eller dina sociala medier.

Implementera programvara för medarbetarövervakning för att spåra användarklick på startsidan och viktiga landningssidor. Detta identifierar de mest effektiva länkarna och uppmaningarna till handling, så att du kan prioritera kritiskt innehåll och optimera användarengagemanget. Om du inte gör detta leder det till dåliga användarupplevelser och lägre konverteringsfrekvens

Men utöver att titta på mätvärden kan du också be medarbetarna om feedback i slutet av en session genom att ställa frågor som “hittade du det du letade efter idag?” och “Hur enkelt var det att hitta det du letade efter?”

Det är också god praxis att distribuera innehåll baserat på relevans. Även om medarbetare i allmänhet är nyfikna håller du medarbetarens nyhetsflöde fritt från onödigt innehåll genom att optimera det efter relevans. Kontrollera om intranätet har en funktion som gör det möjligt att distribuera innehåll endast till en specifik grupp medarbetare. 

Exempel på medarbetarintranät

Vid det här laget hoppas jag att du har fått en uppfattning om hur ett bra företagsintranät ser ut. Här är ett par exempel på företagsintranät som fungerar bra.

1. DBS Bank

DBS Bank vann utmärkelsen Årets moderna intranät i december 2021, så vilket bättre exempel finns det att använda? 

Det fina med detta system är att det låter medarbetarna komma åt intranätet via flera kanaler, bland annat:

• OneBot – virtuell assistent: ett konversationsgränssnitt för att utföra uppgifter och besvara frågor.
• DBS Search: en funktion som gör det möjligt för medarbetarna att söka igenom företagets innehåll och data.
• OneMobile: ett mobilt gränssnitt för företagets intranätssystem.

Intranätet ger medarbetarna en heltäckande digital miljö där de kan utvecklas, med tre plattformar som fokuserar på olika delar av medarbetarupplevelsen:

• F3W (Framtidens arbete, arbetsplats och arbetsstyrka): ett forum om framtidens arbete
• iHealth-appen: en hälsorelaterad resurs för DBS-medarbetare
• Life@DBS: företagets eget sociala nätverk där medarbetarna kan knyta kontakter och bygga relationer utanför arbetet

DBS intranät är också ett utmärkt exempel på en medarbetardriven plattform. DBS uppmuntrar användarna att betygsätta systemet och lämna förslag, och EJC (medarbetarreserådet) försöker hitta brister som behöver åtgärdas för att förbättra användarupplevelsen.

DBS är ett utmärkt exempel på ett välfungerande intranät eftersom det ger medarbetarna en glädjefylld upplevelse, åtkomst via flera kanaler och en personlig upplevelse som främjar DBS-kulturen på en digital arbetsplats.

2. 3M Go

3M, ett multinationellt industrikonglomerat med bas i USA, hade ett mycket dåligt utformat intranät med ett överbelamrat gränssnitt som medarbetarna nästan aldrig använde. Det var en rörig samling länkar och intranätssystem för 3M:s andra filialer.

Utformningen gav en dålig användarupplevelse eftersom det var besvärligt för medarbetarna att navigera. De hade svårt att hitta det innehåll de behövde. 

Efter att ha uppmärksammat detta omvandlade 3M sitt äldre intranätssystem till en estetiskt tilltalande plattform som var enkel att använda och erbjöd medarbetarna en mer lämplig uppsättning funktioner. Medarbetarna fick nu tillgång till ett system som kunde få saker gjorda utan att de behövde lägga för mycket tid på navigering.

3M Go har en attraktiv design med ett personligt nyhetsflöde på startsidan. Den nya designen hjälpte 3M att förbättra engagemanget och produktiviteten bland medarbetarna. 

Efter omdesignen tog 3M Go förstaplatsen på Nielsen Norman Groups lista över de 10 bästa intranäten 2019. 

Bygg själv kontra färdig lösning

När du överväger ett intranät har du två alternativ: bygga ett själv eller köpa en färdig lösning.

Microsoft SharePoint-intranät är enkla att skapa, men de har begränsad funktionalitet. Att skapa en intranätlösning från grunden innebär att du kan anpassa den helt efter dina önskemål, men det kan ta tid och bli dyrt. Anpassade intranät kan till exempel ha mobilappar, men de kräver mycket utvecklingsarbete.

Du kan också behöva anställa en specialist internt eller anlita extern hjälp för underhåll och support av ett specialanpassat intranät. Dessutom kräver specialanpassade företagsintranät omfattande utbildning, medan färdiga intranätssystem vanligtvis kräver minimal utbildning. 

Låt inte ditt medarbetarintranät samla damm

Medarbetarintranät är en värdefull resurs; låt dem inte förbli outnyttjade. Om ditt intranätssystem har förbisetts ett tag är det aldrig för sent att ta tag i situationen och börja använda intranätet igen. 

Ett medarbetarintranät med ett robust innehållshanteringssystem hjälper dig att ta företagets kultur online. Du kommer att kunna dela uppdateringar på begäran och genomföra dina affärsprocesser och arbetsflöden smidigt.

Om du vill införa ett nytt intranätssystem kan du överväga en färdig lösning i stället för att skapa ett system från grunden.

Läs även: Så bygger du ett företag där medarbetarna står i centrum