6 tips för effektiva lönediskussioner

Men för de flesta människor ligger lönen åtminstone nära toppen av listan över skäl att söka ett nytt jobb, byta jobb eller säga upp sig från ett lågavlönat jobb. 

Som teamledare eller chef är ett av dina viktigaste ansvarsområden att hålla dina anställda motiverade och produktiva. En betydande del av din framgång kommer att bero på din förmåga att hantera ersättningar och diskutera ersättningsfrågor med dina anställda.

Här går jag igenom hur du gör just det.

Covid-effekten 

De obligatoriska karantänerna under Covid-19-pandemin medförde många förändringar på arbetsplatsen, tömde kontoren och placerade de anställda i en miljö där de arbetade hemifrån. I mars 2020 gick WFH från att vara marginellt till att bli allmänt utbrett. 

I och med denna övergång uppstod ett nytt perspektiv bland de anställda: pengar eller liv. En nyligen genomförd undersökning från World at Work visade att anställda nu efterfrågar en bättre balans mellan arbete och privatliv. 42 % av de svarande skulle acceptera lägre lön och en ‘lägre’ titel för att arbeta hemifrån och ha ett mer balanserat arbetsschema.

När vi övergår till en ny normalitet står företag nu inför det som medierna har kallat “den stora uppsägningen”. 

Olika nyhetsartiklar har rapporterat att så många som en av fyra anställda nu överväger att byta jobb under återhämtningen efter pandemin. Vanliga orsaker som anges är karriärutveckling, förmåner, balans mellan arbete och privatliv samt en känsla av att WFH inte längre bör vara förhandlingsbart. 

När arbetsgivare kämpar för att behålla värdefulla anställda är effektiva ersättningsdiskussioner nu viktigare än någonsin. 

Här är några idéer för att få ut så mycket som möjligt av diskussioner om ersättning till anställda.

1. Förstå företagets ersättningsfilosofi

Det första steget är att lära dig mer om organisationens ersättningsfilosofi. 

Ledningen för vissa företag är fast besluten att vara löneledande för att attrahera de bästa medarbetarna. Andra företag försöker fastställa löner som är konkurrenskraftiga i det lokala området. Inom vissa branscher kan rörliga löner och incitamentsbaserade ersättningsplaner användas för att uppmärksamma och belöna högpresterande medarbetare.

Vissa företag definierar lönenivåer och löneintervall som kommuniceras till de anställda, medan andra arbetsgivare kan föredra att hålla lönefrågor konfidentiella och låta dem avgöras efter den högsta ledningens bedömning.

Observera att personalförmåner som försäkringar och betald semester är viktiga delar av en ersättningsplan. Skriftliga planbeskrivningar, policyer eller sammanfattande information i en personalhandbok definierar ofta dessa indirekta typer av ersättning. 

En växande trend bland progressiva företag är att skapa holistiska belöningssystem som är mer personliga och flexibla för att attrahera, motivera och utveckla talanger. Ett inslag i denna trend är att utveckla belöningar som ges mer kontinuerligt. Detta kan öka kostnaderna för personalförmåner, men du kan upptäcka att det betalar sig självt genom ökat personalbevarande, motivation och produktivitet.

Sådana planer är närmare anpassade till individuella önskemål med hänsyn till den anställdes roll och bidrag till organisationen. Två exempel kan vara att erkänna Juneteenth (19 juni) som en betald helgdag eller att erbjuda möjligheten att få daglig lön. 

Sätt dig in i företagets ersättningsplaner och policyer så att du tryggt kan diskutera dessa frågor med de anställda. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

2. Lönen är viktig vid anställning

Vill du attrahera arbetskraft? För det mesta är lönen den viktigaste delen av en jobbannons. I allmänhet leder information om lön och förmåner i en annons till större intresse och fler svar från sökande. 

En undersökning från LinkedIn visade att 70 procent av yrkesverksamma vill få löneinformation från rekryterare och att 59 procent av kandidaterna upplevde att lönen var den främsta faktorn som driver karriärmål.

Teamledare och arbetsledare deltar ofta i kandidatintervjuer och urvalet av nya anställda. Utöver de vanliga frågorna om kandidatens färdigheter, förmågor eller erfarenhet kan sådana intervjuer även omfatta en diskussion om löneförväntningar och en översikt över fördelarna med att arbeta för arbetsgivaren.

Om du har tillåtelse att utforma jobberbjudandet för en nyanställd ska du försöka formulera ett erbjudande som är rättvist i förhållande till kandidatens erfarenhet och förväntningar, samtidigt som du tar hänsyn till lönenivåerna för nuvarande anställda i liknande befattningar.

Din förmåga att utvärdera kandidaten och besvara hans eller hennes frågor är en viktig del av att välja kvalificerade medarbetare. Exempeldata som visar interna och externa rättviseproblem finns i följande tabell:

Anställda/befattning	Erfarenhet	Utbildning	Lön
#1 / Ingenjör II	10 år	BS	$80,000
#2 / Ingenjör I	20 år	AA	$85,000
#3 / Ingenjörstekniker	5 år	AA	$55,000
#4 / Administratör	4 år	HS	$35,000
Kandidat			Önskar
#1 / Ingenjör	2 år	MS	$80,000
Marknaden			Medianlön
Maskiningenjör		BS	$90,000
Maskintekniker		AA	$58,000
HR rekommenderar	jobberbjudande till kandidaten		$70-75,000
	Ompröva ingenjörslönen

Vissa arbetsgivare inom offentlig sektor eller fackligt organiserade verksamheter skapar lönespann med en serie lönesteg inom spannet. En anställd går vanligtvis vidare till nästa lönesteg efter en viss tidsperiod, till exempel årligen. Andra företag inom privat sektor kan fastställa ett lönespann för varje befattning med en minimilön (eller ingångslön) och en maximilön.

Vanligtvis fastställs jobberbjudandet för en nyanställd i den lägre halvan av lönespannet, såvida inte unik arbetserfarenhet motiverar en högre ingångslön. 

Nystartade entreprenörsdrivna företag arbetar ofta utan fastställda lönespann och väljer i stället att försöka välja den bästa kandidaten till den lägsta lönen genom att förhandla om lönen när kandidatfältet har begränsats till finalisterna. 

En källa till lönedata är handboken om yrkesmässiga framtidsutsikter som publiceras av USA:s arbetsmarknadsstatistiska byrå.

3. Helhetsperspektivet

Var beredd att ”sälja in” ersättningspaketet till den eller de kandidater som företaget vill anställa. 

Observera att företagets totala ersättningsplan inkluderar försäkringar, betald frånvaro och lagstadgade förmåner utöver den direkta lönen. Kostnaden för personalförmåner utgör ofta 30–35 % av en individs totala ersättning.

Som medlem av ledningen är det ditt ansvar att ta upp lönefrågor med medarbetaren på ett sätt som betonar de positiva aspekterna av anställningen hos företaget. Lyft till exempel fram den andel av försäkringspremierna som arbetsgivaren betalar, eller beskriv unika förmåner, rabatter eller fördelar som är kopplade till företagets bransch eller tjänster. 

Inom HR kan kunskap om hur man inför ett vinstdelningsprogram eller andra förbättringar av ersättningen avsevärt öka medarbetarnas tillfredsställelse och bidra till att de stannar kvar.

Hur många semesterdagar (eller dagar med betald ledighet) får medarbetaren varje år? Finns det en väntetid, eller kan dagarna användas omedelbart? Lyft på samma sätt fram andra betalda ledigheter, såsom sjukdagar, familjeledighet, sorgledighet, militär ledighet, ledighet för att rösta eller andra förmåner i form av betald frånvaro. Betald ledighet är en viktig del av balansen mellan arbete och privatliv. 

4. Skydda konfidentialiteten för löneuppgifter

Många företag fastställer riktlinjer för lönesättning för arbetsledare och chefer, med instruktioner för administration av medarbetarnas ersättning. 

Uppgifter om en individs lön ska behandlas konfidentiellt. Sådana frågor bör diskuteras enskilt, på en plats där andra inte kan höra informationen. 

Även i organisationer där det kan finnas en offentligt publicerad lista över lönespann för olika arbeten, till exempel inom offentlig sektor eller i fackligt organiserade verksamheter, bör samtal om en medarbetares lön föras enskilt med medarbetaren. 

Medarbetare jämför ofta sina löner och kan klaga hos en teamledare över en upplevd orättvisa. Även då är ett enskilt samtal med personen om dennes lön lämpligt för att klargöra vad oron gäller.

Ett sådant samtal bör dock inte innehålla detaljer om eller uppgifter om andra medarbetares löner. 

Det kan vara lämpligt att förklara hur faktorer som arbetsuppgifter, ansvar, arbetets kvantitet eller kvalitet, anställningstid, utbildning, erfarenhet eller arbetsförhållanden kan påverka lönesättningen för en viss individ eller en viss grupp eller kategori av arbeten. 

5. Dagen för lika lön

Över hela världen får kvinnor lägre lön än män. Dagen för lika lön för alla kvinnor infaller den 24 mars (USA) för att uppmärksamma att kvinnor som arbetar heltid och året runt får 82 cent för varje dollar som betalas till en man som arbetar lika mycket. 

Observera att USA:s nationella arbetsmarknadsnämnd, en federal myndighet som administrerar federal arbetsrätt, har fastställt att medarbetare lagligen får diskutera sin ersättning, oavsett om de har undertecknat ett sekretessavtal. Nämndens ståndpunkt är att en arbetsgivare enligt lag inte får bestraffa eller säga upp medarbetare för att de diskuterar sin lön på arbetsplatsen.  

Liknande rättsligt skydd finns i Ontarios lagstiftning om lönetransparens. Storbritannien har fastställt regler om rapportering av löneskillnader för större arbetsgivare, och Europeiska unionen har föreslagit regler om lönetransparens och tillgång till rättslig prövning för personer som utsatts för lönediskriminering. 

USA:s lag om lika lön förbjuder lönediskriminering på grund av kön, och avdelning VII i lagen om medborgerliga rättigheter förbjuder diskriminering (inklusive i lönefrågor) på grund av kön, ras, religion, nationellt ursprung och hudfärg. Många delstater har liknande lagar. 

Om en medarbetare klagar på sin lön i jämförelse med en eller flera andra arbetstagare, bör du bekräfta att du har uppfattat oron och ställa några frågor för att identifiera det specifika problemet. Som HR-chef och senare som federal utredare av frågor rörande lika möjligheter i arbetslivet lärde jag mig att hantera lönefrågor och andra klagomål varsamt genom att först ställa olika frågor för att klargöra de viktiga frågorna. 

Möjliga frågor att ställa: 

• Vems lön jämför du med? 
• Varför anser du att det är orättvist?
• Förstår du att varje arbete har sitt eget fastställda lönespann?

Det finns sannolikt en objektiv, arbetsrelaterad anledning till löneskillnaden. Faktorer som arbetsklassificering, anställningstid, prestationsnivå eller geografisk placering kan förklara löneskillnader. På samma sätt kan oberoende uppdragstagare ingå i ett arbetslag utan att vara medarbetare som omfattas av samma löneplan.

Den federala lagen om lika lön tillåter att sådana faktorer påverkar lönen, så länge det inte förekommer diskriminering på grund av kön. Var noga med att inte diskutera eller lämna ut andra medarbetares löneuppgifter.

Kom ihåg att lönefrågor är en betydelsefull och personlig angelägenhet för varje medarbetare. Olämplig hantering av lönefrågor kan leda till rättsligt ansvar. Om du stöter på en ovanlig eller känslig fråga är det bäst att försöka få information eller råd från ledningen eller HR. 

En god informationskälla för hantering av känsliga lönefrågor är ”Att uppnå resultat: att förbättra prestationen på den virtuella arbetsplatsen.”

6. Se upp för förbud mot frågor om lönehistorik (USA)

I USA fastställer lagar i många delstater numera begränsningar av eller förbud mot att fråga om en kandidats nuvarande lön eller lönehistorik som en del av urvalsprocessen för sökande. Ett 20-tal delstater som listas nedan, samt ett antal kommuner, förbjuder denna praxis på grund av dess diskriminerande effekter på kvinnor, minoriteter och personer med belastningsregister.

I jurisdiktioner där sådana lagar gäller får rekryteraren eller intervjuaren inte ställa frågor om en anställds nuvarande lön eller lönehistorik och inte heller ta hänsyn till sådan information vid ett anställningsbeslut. Sådana frågor måste dessutom tas bort från alla dokument eller processer för jobbansökningar.  

Ontarios lag om lönetransparens ger liknande skydd. Kontrollera med din regelefterlevnadsspecialist om dessa begränsningar gäller för ditt företag. 

Delstater med förbud mot frågor om lönehistorik

• Alabama
• Kalifornien
• Colorado
• Connecticut
• Delaware
• District of Columbia
• Georgia
• Hawaii
• Illinois
• Kentucky
• Louisiana
• Maine
• Maryland
• Massachusetts
• Mississippi
• Missouri
• Nevada
• New Jersey
• New York
• North Carolina
• Ohio
• Oregon
• Pennsylvania
• Puerto Rico
• Rhode Island
• South Carolina
• Vermont
• Virginia
• Washington
• Wisconsin

Nästa steg

Kom ihåg att en grundlig förståelse av företagets lönefilosofi och lönepraxis hjälper dig att navigera i de svåra frågorna kring beslut om ersättning till anställda genom att hjälpa dig att attrahera, behålla och motivera de bästa medarbetarna för ditt team.

Genom att dessutom använda och välja den mest tillförlitliga löneprogramvaran kan du spåra ändringar och uppdateringar som görs under ersättningsdiskussioner, vilket säkerställer kontinuerlig noggrannhet och regelefterlevnad.

Om du har några frågor om ovanstående kan du ställa en fråga i kommentarerna eller gå över till People Managing People-communityn, en stödjande gemenskap för HR- och företagsledare som delar kunskap och råd.

För att känna dig tryggare i hanteringen av ersättningsfrågor kan du överväga att gå en av dessa certifieringsutbildningar inom ersättning.

Relaterad läsning:

• De 10 bästa programvarorna för hantering av ersättning till anställda
• Så bygger lönetransparens en förtroendekultur på arbetsplatsen
• Fallstudie: värdet av lönetransparens och hur den implementeras
• Bästa programvaran för incitament till anställda

Läs även detta: Så övervinner du riktad behandling på arbetsplatsen (del 3)