Fördelarna med distansteam: För arbetsgivare och anställda

Vad är distansarbete?

Distansarbete är en arbetsform där anställda arbetar eller utför sina heltidsjobb utanför den traditionella kontorsmiljön, vanligtvis hemifrån.

Distansarbete förekommer i några olika former. Vissa företag använder en hybridmodell med obligatoriska kontorsdagar, medan andra verksamheter är helt distansbaserade, globalt distribuerade och saknar fysiska kontorslokaler helt och hållet.

Fördelar med distansteam

Distans- eller hybridarbete har blivit bestående, även nu när de flesta av oss har möjlighet att återvända till kontoret. Varför? Eftersom det gynnar både anställda och arbetsgivare.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Fördelar med distansteam för anställda:

1. Bättre balans mellan arbete och privatliv: En studie från PwC visade att 67 % av de anställda anser att de bättre kan balansera sitt privatliv och yrkesliv när de arbetar hemifrån. Avsaknaden av pendling ger mer tid för vila, och det flexibla schemat förbättrar livskvaliteten.
2. Ökad produktivitet: Enligt en studie i Harvard Business Review utför distansarbetare nästan en hel extra arbetsdag per vecka jämfört med sina kollegor på kontoret. Det kan bero på färre distraktioner eller möjligheten att arbeta under de tider på dagen (eller natten) då man är som mest produktiv.
3. Förbättrad personalretention: Möjligheten att arbeta på distans är ett starkt incitament för anställda att stanna kvar på ett företag, vilket även är en fördel för arbetsgivare. Enligt Owl Labs säger 74 % av arbetstagarna att möjligheten att arbeta på distans skulle göra dem mindre benägna att lämna ett företag.
4. Hälsosammare livsstilsval: Distansarbete leder ofta till hälsosammare livsstilsval, eftersom anställda får mer tid för träning, matlagning och för att undvika snabbmat. Fördelarna med detta har bevisats: 41 % av kontorsanställda upplever utbrändhet, jämfört med endast 26 % av distansarbetarna.
5. Minskad pendlingsstress: Genom att eliminera den långa pendlingen minskar stressen och exponeringen för trafikrelaterade frustrationer. Enligt data som granskats av Upwork sparar de som arbetar på distans i genomsnitt 49,6 minuter per dag. Det bidrar i sin tur till en lugnare och mindre hektisk vardag.
6. Anpassad arbetsmiljö: Anställda kan skapa sin egen arbetsplats och anpassa den efter sina behov av komfort och produktivitet. Detta tillgodoser önskemålet om en personlig och bekväm arbetsmiljö och ökar den övergripande arbetstillfredsställelsen.

Fördelar med distansteam för arbetsgivare:

1. Tillgång till global kompetens: Distansarbete gör det möjligt för arbetsgivare att få tillgång till en global pool av topptalanger, vilket avsevärt breddar deras rekryteringsmöjligheter. Om detta är något du överväger kan du vilja använda en arbetsgivartjänst för att enklare anställa över landsgränser och olika tidszoner.
2. Större mångfald bland kandidaterna: Policyer för distansarbete ökar mångfalden bland de sökande, vilket tillgodoser behovet av olika perspektiv och kompetenser i arbetsstyrkan. När försäkringsmäklaren Allstate exempelvis övergick till distansarbete såg företaget en ökning på 30 % av antalet kandidater från olika bakgrunder som sökte tjänster.
3. Kostnadsbesparingar: Företagare kan spara betydande belopp på kostnader för kontorslokaler genom distansarbete, vilket i slutändan förbättrar resultatet. Sun Microsystems identifierade exempelvis årliga besparingar på 68 miljoner dollar i fastighetskostnader, medan Dow Chemical och Nortel sparade över 30 procent på kostnader som inte var relaterade till fastigheter.
4. Minskad frånvaro: Distansarbete leder ofta till mindre frånvaro, eftersom medarbetare kan arbeta mer flexibelt kring privata åtaganden och hälsoproblem. Detta tillgodoser behovet av en konsekvent tillgänglighet och produktivitet hos medarbetarna.
5. Förbättrat välbefinnande hos medarbetarna: Att erbjuda möjligheter till distansarbete visar ett engagemang för medarbetarnas välbefinnande, vilket kan stärka moralen och lojaliteten. Enligt Team Insights leder välbefinnande på arbetet till 2 färre sjukdagar per år, 6 gånger lägre sannolikhet för frånvaro och en 9 gånger högre lojalitetsgrad.
6. Miljövänlig affärsmodell: Distansarbete bidrar till en grönare affärsmodell genom att minska utsläpp, bränsle- och energiförbrukning samt till och med kontorsavfall. Detta tillgodoser det växande behovet av miljöansvarsfulla affärsmetoder och kan stärka företagets offentliga image.

Distansarbetande team fungerar bäst när de får stöd av outsourcade HR-lösningar som hanterar administrativa uppgifter och förmånsadministration.

Utmaningar med distansteam

Även om distansarbete erbjuder många fördelar medför det också unika utmaningar som kan påverka både produktiviteten och det personliga välbefinnandet. Dessa omfattar: 

• Att upprätthålla effektiv kommunikation: För yrkesverksamma som strävar efter tydlig och snabb kommunikation kan distansarbete innebära utmaningar. Bristen på personliga möten kan leda till förseningar och missförstånd, vilket påverkar samarbetet på kontoret och projektens framgång.
  
  Lösning: Kommunikationsprogramvara för medarbetare kan hjälpa dig att dela information internt och få dina medarbetare att känna sig mer delaktiga
• Att uppnå en hälsosam balans mellan arbete och privatliv: Distansarbetare strävar ofta efter en bättre balans mellan yrkesliv och privatliv. När hem- och arbetsmiljöerna blandas kan det dock bli svårt att skapa tydliga gränser, vilket kan leda till överarbete och utbrändhet.
  
  Lösning: Överväg att uppmuntra medarbetarna att använda en tidsspårningsapp, som Insightful eller Clockify, för att hjälpa dem att fastställa tydliga arbetstider och gränser.
• Att motverka isolering: Många människor önskar meningsfull social interaktion i arbetslivet. Distansarbete kan leda till känslor av isolering och ensamhet, eftersom de dagliga sociala kontakterna på en arbetsplats försvinner, vilket kan påverka det psykiska välbefinnandet och den övergripande arbetstillfredsställelsen negativt.
  
  Lösning: Planera återkommande evenemang, till exempel månadsvis eller årligen, så att teamet kan träffas och umgås personligen. Överväg välkomstevenemang för nya medarbetare.

Bästa praxis för distansarbete 

För att maximera distansteamens effektivitet och välbefinnande är det viktigt att tillämpa denna bästa praxis för distans- och hybridarbete:

Regelbunden och strukturerad kommunikation

Regelbunden och strukturerad kommunikation är avgörande för att upprätthålla tydlighet, förebygga missförstånd och säkerställa att distansteamet är samordnat. Den kompenserar för bristen på fysisk närvaro och främjar samarbete samt förståelse för målen.

Experttips: Se till att införa regelbundna virtuella möten och kommunikationskanaler som Slack eller Teams för att säkerställa samarbetet mellan teammedlemmarna.

Tydliga gränser mellan arbete och privatliv

När hemmet också fungerar som kontor är det lätt att arbetet inkräktar på den personliga tiden. Genom att fastställa specifika arbetstider och ha en dedikerad arbetsplats kan medarbetarna koppla bort arbetet, så att de kan återhämta sig och upprätthålla sitt allmänna välbefinnande.

Proffstips: Uppmuntra medarbetarna att fastställa specifika arbetstider och skapa en dedikerad arbetsplats för att upprätthålla en hälsosam balans. Detta kommer verkligen att bidra till företagskulturen.

Främja gemenskap och social interaktion

Sociala interaktioner främjar en känsla av tillhörighet och gemenskap, vilket är avgörande för medarbetarnas moral och engagemang. Genom att uppmuntra informella samtal och anordna virtuella eller fysiska sociala evenemang skapar företag en stödjande och sammanhållen kultur för distansarbete, vilket ökar arbetstillfredsställelsen och den övergripande teamdynamiken.

Proffstips: Anordna sociala evenemang och uppmuntra informella samtal för att motverka känslor av isolering bland distansarbetare och främja en känsla av tillhörighet och samhörighet.

Betona stöd för psykisk hälsa

Känslor av isolering, otydliga gränser mellan arbete och fritid samt risken för överarbete gör stöd för psykisk hälsa till en viktig del av alla strukturer för distansarbete. Genom att tillhandahålla lämpliga resurser kan företag hjälpa medarbetarna att hantera stress, upprätthålla balansen mellan arbete och fritid samt känna sig stöttade.

Proffstips: Bekräfta de unika utmaningarna med distansarbete, följ upp med ditt team och inkludera tillgång till rådgivningstjänster eller betalda dagar för psykisk hälsa.

Utbildning och resurser för distansarbete 

Det går inte att komma ifrån att distansarbete, även om det uppenbarligen är fördelaktigt, också innebär en unik arbetsmiljö. Att behärska digitala verktyg, hantera tiden effektivt, genomföra en rekryteringsprocess på distans och introducera nya kollegor på rätt sätt kan öka produktiviteten, minska frustrationen och främja en effektivare och mer tillfredsställande arbetsupplevelse.

Genom att integrera ledande verktyg för hantering av förmåner kan utmaningar med att leda distansteam hanteras genom att tillhandahålla korrekt och aktuell information om förmåner och minska den administrativa bördan.

Proffstips: Erbjud utbildningsprogram för distansarbete och resurser till både chefer och medarbetare om bästa praxis för distansarbete, inklusive tidshantering, färdigheter i digitala verktyg och ergonomiska hemmakontor.

Resurser som hjälper distansteam 

De många fördelarna med distansarbete – ökat medarbetarengagemang, högre produktivitet, bättre personalretention och större mångfald – finns där att ta del av.

Men som vi alla vet kräver det en viss omställning. För att lyckas med distansarbete måste du införa rätt verktyg och processer.

Organisationer med en distansarbetande personalstyrka behöver utrusta sina teammedlemmar med rätt verktyg, processer och förväntningar. Några resurser som kan vara till hjälp är:

• Fler bästa praxis för att leda distansteam, inklusive hur man hanterar låg moral, bristande förtroende och utbrändhet.
• Sätt att övervinna utmaningar med att leda distansanställda, från att fastställa SMART-mål till att skapa mekanismer för medarbetarfeedback.
• Utbildningsstrategier för att lyckas med distansarbetare, från att bedöma digital kompetens till att utveckla färdigheter för samarbete på distans.
• Hur outsourcing av HR kan hjälpa dig att rekrytera och leda distanstalanger.

Om du vill utöka ditt team med distansarbetare kan du läsa mer om hur du rekryterar distansanställda (rekryteringsfokus) och hur du rekryterar internationella medarbetare (juridiskt fokus). Om du behöver extra hjälp med att hitta framtida distansanställda kan du överväga att samarbeta med en global HR-tjänst för ytterligare stöd.