26 viktiga funktioner i lärhanteringssystem (LMS)

Vad är en lärplattform?

Vad är egentligen ett LMS? Enkelt uttryckt är ett LMS en typ av HR-programvara som hjälper organisationens utbildnings- och L&D-funktioner att fungera smidigare. Det hjälper dig att skapa och hantera utbildningsprogram för dina team på en enda effektiv och lättanvänd plattform. 

Ett LMS underlättar skapandet och distributionen av utbildningsmaterial samt hjälper till att följa teammedlemmarnas lärandeutveckling. Sammantaget gör det företagets utbildningsbehov mer lätthanterliga för alla.

Viktiga fördelar med att använda ett LMS

Lärplattformar erbjuder många fördelar, bland annat:

• Kostnadsbesparingar
• Mätbara data och analyser
• Förbättrad personalretention
• Förbättrad medarbetarupplevelse
• Förbättrade utbildningsprocesser
• Ökad effektivitet och skalbarhet.

Om ditt ledningsteam behöver lite mer övertygelse kan du läsa vår sammanfattning av fördelarna med ett LMS för mer information.

26 viktiga funktioner i en lärplattform

För att hjälpa dig att förstå vad ett LMS kan bidra med har jag sammanställt en lista över några viktiga funktioner som du bör överväga:

1. Effektiv användarhantering
2. Verktyg för att skapa och hantera innehåll
3. SCORM (modell för delbara innehållsobjekt) och xAPI (API för upplevelser)
4. Automatisk registrering
5. Lärportaler
6. Lärvägar
7. Avancerad sökning
8. Lärande i arbetsflödet
9. Blandat lärande
10. Socialt lärande
11. Spelifiering
12. Enkäter
13. Enkel hantering av utbildningsregistrering
14. Intuitivt användargränssnitt
15. Kursmallar
16. Multimediainnehåll
17. Fjärråtkomst och mobil åtkomst
18. Anpassning och varumärkesprofilering
19. Personalisering
20. Gruppering
21. Bedömningsverktyg
22. Certifikat
23. Flerspråkigt stöd
24. Integrationer
25. Dataanalys och rapportering
26. Säkerhet

Nu går jag igenom varje funktion för att förklara vad den innebär och hur den kan berika din lärandeprocess.

1. Effektiv användarhantering

Att ge individer rätt behörigheter i olika grupper av deltagare kan vara tidskrävande. En funktion för effektiv användarhantering kan hjälpa genom att:

• Registrera automatiskt deltagare till utbildningar baserat på plats, roll, certifieringens utgångsdatum eller andra detaljerade kriterier.
• Möjliggöra enkel segmentering av deltagare i relevanta grupper.
• Koppla anpassade fält till användare som återspeglar era interna data för att optimera uppföljning, innehållstilldelning och anpassad rapportering.

2. Verktyg för innehållsskapande och innehållshantering

Kvaliteten på den här funktionen är avgörande eftersom L&D-strategier ständigt utvecklas för att möta företagets behov och systemet därför behöver uppdateras ofta. Några funktioner att hålla utkik efter:

• Verktyg för att skapa och utforma innehåll för flera användare, innehållstyper och format
• Verktyg för kursorganisering, till exempel ett kursbibliotek eller en kurskatalog
• Automatiseringar som flaggar innehåll för framtida uppdateringar
• Verktyg för innehållsdistribution, inklusive integrationer med sociala medier
• SCORM-funktioner som förenklar processen för att skapa innehåll.

3. SCORM (delningsbar referensmodell för innehållsobjekt) och xAPI (API för upplevelser)

SCORM (delningsbar referensmodell för innehållsobjekt) och xAPI (API för upplevelser) är två viktiga standarder för e-learninginnehåll, och deras efterlevnad är avgörande i ett LMS för interoperabilitet, uppföljning och rapportering.

Efterlevnad av SCORM och xAPI säkerställer att kurser som skapats med hjälp av dessa standarder fungerar på olika plattformar, vilket ger enhetlighet och sparar utvecklingstid.

4. Automatiserad registrering

En användbar funktion är att automatisera kursregistrering, påminnelseaviseringar, varningar om certifieringars utgångsdatum och omfattande revisionssäkra rapporter.

Detta är särskilt användbart för introduktion av nyanställda samt obligatorisk hälso-, säkerhets- och efterlevnadsutbildning.

5. Lärportaler

De bästa L&D-programmen kombinerar organisationens behov med deltagarens behov. Därför underlättar de bästa LMS-plattformarna personalisering genom individuella lärportaler som hjälper administratörer och deltagare att skapa, få tillgång till och följa upp personligt anpassade lärandeupplevelser.

6. Lärvägar

Funktionen för lärvägar gör det möjligt för administratörer att skapa en utbildningsplan – en riktning som användaren kan följa för att stegvis genomföra kurser inom samma ämne. Det tydliggör vad som förväntas av medarbetaren i systemet och gör det möjligt för dem att följa sina egna framsteg.

Lärvägar är fördelaktiga för administratörer eftersom de sparar tid. I stället för att registrera användare på kurser en i taget registreras medarbetarna en gång och får sedan kurser tilldelade successivt, en kurs i taget, tills de har slutfört den aktuella lärvägen. Lärvägar är särskilt användbara i introduktionsprocesser eller för att hjälpa medarbetare att anpassa sig till en ny roll eller intern process.

7. Avancerad sökning

När utbildningsbiblioteket blir tillräckligt stort kan det vara frustrerande för användare som försöker hitta relevanta kurser och material, vilket är anledningen till att en avancerad sökfunktion är användbar. Några smarta UX-funktioner att hålla utkik efter:

• Förfina sökresultaten med filtreringstaggar
• Hitta sökrelevant information enkelt med markeringar av nyckelord
• Möjlighet att söka inom specifika kurser
• Åtgärder vid hovring för snabb interaktion med innehåll.

8. Lärande i arbetsflödet

Lärande ”i arbetsflödet” sparar tid och gör det möjligt att leverera utbildning precis när den behövs. LMS-plattformar kan integreras med andra appar som Salesforce, Teams och Slack, och avancerade mobilappar kan dessutom ge smarta kursrekommendationer och göra lärandet tillgängligt även för medarbetare utan fast arbetsplats.

9. Blandat lärande

Vi lär oss alla på olika sätt, så det är viktigt att ha ett LMS som återspeglar denna verklighet. Blandat lärande erbjuder olika utbildningsformer och kombinerar både självstudier och alternativ i realtid på plats. Det gör det möjligt för alla medarbetare att lära sig i det format och den takt de föredrar. 

Blandat lärande kan omfatta lärarledda utbildningstillfällen på plats eller webbinarier på plattformar som Zoom, samt självstudier genom arbetsböcker, läsning eller videor.

10. Socialt lärande

I sin utmärkta artikel om metoder för personalutbildning lyfter Eric Grant fram socialt lärande som en av de fyra mest effektiva metoderna.

Därför är funktioner för socialt lärande och samarbete, såsom integrerade chattverktyg och diskussionsforum, användbara, liksom möjligheten att anordna gruppmöten via videokonferenser eller webbseminarier för team.

11. Spelifiering

Moderna LMS innehåller ofta spelifieringselement för att hålla deltagarna motiverade och uppmuntra till lite sund konkurrens mellan kollegor. Funktioner för spelifiering omfattar exempelvis en poängtavla som håller reda på poäng eller anpassade märken som medarbetare kan få genom att slutföra onlinekurser eller delta i specifika lärandeinitiativ.

12. Enkäter

Att samla in återkoppling är grundläggande för att förbättra alla HR-produkter, inte bara L&D. Därför är ett LMS med inbyggda enkäter och andra återkopplingsverktyg, såsom betygssystem, användbart för att förbättra er lärandefunktion.

13. Enkel hantering av utbildningsregistrering

Att hantera utbildningstillfällen kan vara administrativt krävande för utbildarna. Ett bra LMS minskar den administrativa bördan genom funktioner som smart schemaläggning, automatisk registrering och närvarospårning.

författartips

Om du har komplexa krav kan du överväga att skriva en offertförfrågan för ett lärplattformssystem. En offertförfrågan strukturerar processen för att samla in och jämföra anbud, ger en tydlig ram för att definiera era behov, utvärdera leverantörer transparent och få konkurrenskraftiga priser och innovativa lösningar.

14. Intuitivt användargränssnitt

Det kan verka självklart, men ett LMS bör vara lätt att använda för både administratörer och medarbetare. En viktig del av detta är ett användargränssnitt som är lätt att navigera i och förstå från början, vilket ger en bättre användarupplevelse.

15. Kursmallar

En LMS-funktion som du bör leta efter är möjligheten att skapa eget utbildningsmaterial med kursmallar, vilket sparar betydande tid och energi. 

Du kan välja en tom mall eller använda ett standardämne, till exempel introduktion. Därefter guidar mallen dig genom varje steg i processen för att skapa kursen, vilket gör den här funktionen till en riktig tidsbesparare.  

16. Multimediainnehåll

Du kommer inte att hålla dina medarbetare engagerade särskilt länge med kurser som endast använder text. Multimediainnehåll, såsom bilder, infografik, videoinspelningar och andra interaktiva element, skapar variation i den information som presenteras och håller deltagarna mer uppmärksamma och engagerade.

17. Tillgänglighet på distans och i mobilen

Eftersom distansarbete är mer accepterat och främjas i större utsträckning än någonsin tidigare är det logiskt att programvara för lärandehantering behöver vara lättillgänglig för distansarbetare.

Detta kan ske i form av ett virtuellt klassrum, en särskild app för mobila enheter eller nedladdningsbara kurser som du kan gå igenom offline. Att erbjuda flexibilitet för olika lärstilar och behov kan också förbättra deltagarnas engagemang och öka medarbetarnas deltagande.

18. Anpassning och varumärkesprofilering

Många LMS kallas ofta för "vitmärkning" och gör det möjligt att anpassa lärmiljön så att den bättre representerar företaget och ger en mer enhetlig lärandeupplevelse. 

Populära anpassningsfunktioner omfattar möjligheten att lägga till företagets logotyp, företagsfärger och typsnitt på lärplattformen.

19. Personalisering

En praktisk funktion är att systemet kan rekommendera utbildningskurser och program baserat på användarens position och arbetsuppgifter. När användarna ser ett system som känner till vilka de är och vad de gör blir de mer engagerade, vilket leder till mer engagerade medarbetare.

Mer avancerade verktyg använder AI för att lära känna deltagaren och dennes specifika mål och ge bättre rekommendationer.

20. Gruppering

Den här användbara LMS-funktionen gör det möjligt för administratörer att gruppera utbildningskurser efter behov. De flesta företag har en mängd olika befattningar, så det är viktigt att kunna anpassa utbildningen för en specifik grupp medarbetare.

Exempelvis vill ett sjukhus använda en utbildningsmodul på akutmottagningen för både sjuksköterskor och läkare. De vill dock erbjuda olika kurser och utbildningsmaterial till varje grupp. Med gruppering kan administratörer tilldela både sjuksköterskor och läkare deras respektive kurser utifrån deras roller. 

21. Bedömningsverktyg

Bedömningsverktyg som frågesporter, uppgifter, kollegial granskning, enkäter, simuleringar, bedömningsmatriser och uppföljning av framsteg gör det möjligt för användare att testa sina färdigheter och identifiera möjligheter till förbättring.

Det ger deltagare och chefer insikter i styrkorna och svagheterna hos deras team, samtidigt som det uppmuntrar till positiv förändring. Som du kan föreställa dig är detta användbart för aktiviteter som kartläggning av färdigheter och personalplanering.

22. Certifikat

Ett LMS bör underlätta skapandet av certifikat. Efter att ha slutfört ett utbildningsprogram eller kursmaterial bör medarbetarna få ett intyg på att utbildningen är slutförd, vilket ger dem en känsla av att ha åstadkommit något och utgör bevis på genomförd utbildning.

Certifikat kan också bidra till att bekräfta att utbildningen har slutförts i efterlevnadssyfte, för personer som inte har administrativ åtkomst till användarnas framsteg.

Exempel på Docebos certifikatmall.

23. Flerspråkigt stöd

I en värld där det blir allt vanligare att anställa internationella medarbetare är möjligheten att skapa och hantera översättningar från en och samma plats en användbar funktion! Här är några användbara funktioner:

• Integrering med översättningstjänster
• Innehåll visas automatiskt på användarens önskade språk
• Versioner från vänster till höger eller från höger till vänster.

24. Integrationer

Det är alltid fördelaktigt att använda ett LMS som enkelt integreras med andra SaaS-plattformar och affärssystem som du redan använder. LMS-integrationer med system för humankapital eller talanghantering är användbara eftersom de hjälper dig att koppla samman medarbetarnas utbildningsuppgifter med övriga medarbetardata.

Data om slutförda kurser från ett LMS kan också hjälpa dig att fatta mer välgrundade beslut om prestationshantering och identifiera potentiella luckor i utbildningsprocessen där medarbetarna behöver mer utbildning.

25. Dataanalys och rapportering

När det är enkelt att hämta data och analysera utbildningsaktivitet blir det också enkelt att bedöma deltagarnas framsteg samt organisationens och medarbetarnas löpande behov. Funktioner för dataanalys och rapportering gör det möjligt att:

• Analysera framsteg och slutförandegrader
• Köra olika rapporter om specifika utbildningsmått
• Identifiera vilka medarbetare som är certifierade inom specifika områden
• Övervaka kunskapsbevarandet genom resultat från frågesporter
• Identifiera ytterligare utbildningsbehov
• Förstå nivån på deltagarnas engagemang bättre

26. Säkerhet

En trygg och säker LMS-plattform är ett måste. Lärplattformar bör som minimum innehålla följande säkerhetsfunktioner:

• Starka lösenordskrav
• Krav på tvåstegsverifiering
• Automatiska säkerhetskopior av data
• Begränsad åtkomst till kunddata
• Möjlighet att övervaka systemaktivitet genom granskningsrapporter
• Tilldelade användarroller och behörigheter.

En lärplattform innehåller känslig information, inklusive användardata och potentiellt skyddade företagsuppgifter – därför är det avgörande att den LMS-plattform du väljer har en stark säkerhetskomponent. 

Så väljer du den bästa lärplattformen

Nu när du har fått en djupare förståelse för de viktigaste funktionerna i en LMS-plattform kanske du undrar vad nästa steg är? Hur kan du avgöra vilken LMS-plattform som är rätt för dig?

Jag rekommenderar att du ställer dig följande frågor för att ringa in dina behov:

Vilka är företagets utbildningsbehov?

Gör en ärlig inventering av företagets utbildningsbehov. Var befinner ni er nu och var vill ni vara? Vad har fungerat? Vad har inte fungerat? Nu är det dags att samla in feedback från medarbetarna för att säkerställa att du har en tydlig bild av vart ni vill ta er. 

Vad vill du ha från en LMS-plattform?

När du har bestämt vad företaget behöver är det dags att avgöra vad du behöver från en LMS-plattform. Utgå från de viktigaste funktionerna ovan när du funderar på vilken riktning du vill ta.

Det är också viktigt att bestämma vilka funktioner du inte vill ha i en LMS-plattform. Det hjälper dig att korta ner listan när du söker efter leverantörer.

Vilka alternativ passar företagets budget?

Även om du vill välja en LMS-plattform av hög kvalitet är det viktigt att säkerställa att du håller dig inom kontorets budgetkrav. LMS-plattformar med kostnadsfria abonnemang kan vara värda att överväga om de erbjuder de grundläggande funktioner som organisationen behöver.

När du känner till din budget kan du skapa en lista över alla LMS-plattformar som passar (vår prisguide för LMS-plattformar kan också vara till hjälp här).

Hur stor är din organisation?

Det finns olika typer av LMS-plattformar som är utformade för att stödja företag av olika storlek. Det finns till exempel LMS-plattformar som är särskilt utformade för småföretag och sådana som tillgodoser behoven hos LMS-plattformar för större företag. Om du letar efter något som kan hjälpa dig med företagsutbildning kan en LMS-plattform för företagsutbildning också vara värd att överväga.

Men stressa inte alltför mycket över vilken typ av LMS-plattform du behöver, eftersom många leverantörer ändå erbjuder paket som passar alla dessa tre kategorier.

Kom ihåg att beslutet att välja en LMS-plattform är ditt eget och beror på företagets behov – att ta sig tid att undersöka olika alternativ och sedan implementera ett nytt system som passar företagets behov kommer att vara värt din tid och ditt arbete!

För mer vägledning om hur du väljer den bästa LMS-plattformen för ditt företag kan du ta en titt på People Managing Peoples urval av de bästa lärplattformarna.

Featured Tools

1. 

   Acorn

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   3.8

   Visit Website
2. 

   Deel HR

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.8

   Visit Website
3. 

   EducateMe LMS

   Visit Website