Kandidatgallring: Topp 10 metoder och bästa praxis

Här delar jag med mig av mina kunskaper och bästa praxis för att hjälpa dig utveckla en effektiv process för kandidatscreening.

Vad är kandidatscreening?

Kandidatscreening är det steg i början av rekryteringsprocessen som avgör vilka som går vidare till den första intervjun med den rekryterande chefen.

Detta är särskilt vanligt när en rekryterare arbetar tillsammans med den rekryterande chefen, eftersom rekryteraren fungerar som ett såll och en förlängning av rekryteringsteamets behov.

Processen för kandidatscreening innebär att du granskar den information om kandidaten som finns tillgänglig för dig (t.ex. kandidatens CV, personliga brev och LinkedIn-profil) och avgör om personen kan passa bra för rollen.

Om kandidaten verkar lovande brukar processen normalt även innefatta ett inledande samtal mellan kandidaten och någon från rekryterings- eller HR-avdelningen. Detta kallas ett ”screeningsamtal” och syftar till att gå lite djupare in på kandidatens erfarenhet och diskutera rollen.

Varför är kandidatscreening viktigt?

Rekrytering är mycket tids- och resurskrävande, eftersom människor behöver lämna sina vanliga arbetsuppgifter för att genomföra intervjuer och liknande. 

En effektiv screeningprocess hjälper dig att:

• Identifiera kvalificerade kandidater: Säkerställa att endast kandidater med rätt kompetens, erfarenhet och kvalifikationer går vidare.
• Spara tid och resurser: Genom att sålla bort olämpliga kandidater tidigt kan rekryteringsteamen fokusera på de främsta kandidaterna, vilket minskar tiden till anställning och rekryteringskostnaderna.
• Förbättra kvaliteten på rekryteringarna: En noggrann screening ökar sannolikheten för att välja kandidater som kommer att prestera väl och passa in i företagskulturen.
• Minska personalomsättningen: En ordentlig screening hjälper till att minimera risken för felrekryteringar, vilket leder till högre kvarstannandegrad.
• Stärka regelefterlevnaden: Säkerställa att lagar och regler följs, vilket minskar potentiella risker kopplade till diskriminering eller vårdslös rekrytering.
• Stärka arbetsgivarvarumärket: En välorganiserad screeningprocess speglar professionalism, förbättrar kandidatupplevelsen och stärker företagets anseende.

10 metoder för kandidatscreening

Här är vad jag vanligtvis använder för att bedöma om en kandidat är aktuell för en intervju med den rekryterande chefen:

1. Screening under kandidatsökningen

Det krävs (eller borde åtminstone krävas) mycket omdöme vid kandidatsökning. Det kan vara så enkelt som att läsa en kandidats profil på LinkedIn och lägga märke till att personen uttryckligen skriver att hen inte vill bli kontaktad om nya roller just nu (och respektera den önskan!).

Här är några saker jag tittar efter när jag avgör om jag bör kontakta en potentiell kandidat:

Kompetenser

Finns de rätta kompetenserna omnämnda? Det låter enkelt, men jag känner så många människor som varje dag får meddelanden om roller som är helt fel för dem, till exempel en utvecklare som uteslutande har arbetat med Java och blir kontaktad om en roll som kräver 5 års erfarenhet av Golang.

Kompetenser, men på oväntade sätt

Finns de rätta kompetenserna omnämnda på oväntade sätt? Tänk på att alla inte beskriver sina kompetenser på det sätt du vill eller förväntar dig, särskilt om du rekryterar över kulturgränser eller inom ett expertisområde som skiljer sig från ditt eget.

Du kanske till exempel letar efter någon med kompetens inom projektledning, men en kandidat kanske berättar om ett tillfälle då hen ”koordinerade” ett projekt. Kompetenserna kan vara desamma, men ordet koordinering kan leda dig fel och få dig att tro att kandidaten inte ”ledde” projektet.  

Kan du undersöka om kandidaten har rätt kompetenser? 

Ibland syns kompetenserna inte vid första anblicken, så du behöver undersöka saken lite djupare. När informationen inte går in på detaljer bör du börja leta efter något som gör att du inkluderar personen på din lista över personer att kontakta, i stället för att utesluta hen. 

Saker att titta på:

• Nuvarande och tidigare företag – har de en liknande produkt, storlek eller teknikstack som ni?
• Projekt eller uppdrag utanför arbetet – även dessa kan användas i ert kontaktmeddelande.
• Utbildning – sådant som en kandidatexamen kan vara mindre relevant för seniora kandidater som redan har erfarenhet, men tecken på kontinuerligt lärande inom ett visst område kan också visa på kompetens.
• Arbetslivserfarenhet – det verkar enkelt, men glöm inte att uppmärksamma deras beskrivning av sin erfarenhet, inte bara nyckelorden.

Det finns specialiserade lösningar för kandidatsökning som hjälper dig att identifiera kanaler, publicera roller samt jämföra kandidater och sökmetoder.

2. Granskning av CV

När det gäller sökande är den första informationen du får om dem deras CV (beroende på var i världen du befinner dig).

Vi är så vana vid CV:n att det faktiskt numera är något nytt att företag erbjuder enkla ansökningar utan CV. Här är saker som jag granskar i varje CV från en jobbsökande:

• Har kandidaten tydligt angett sin titel och sitt ansvar i varje roll?
• Finns det fokus på resultat och förståelse för arbetets påverkan?
• Beskriver CV:t tydligt hur deras karriär har sett ut hittills?
• Innehåller CV:t de färdigheter och den erfarenhet som du söker?
• Om bakgrunden (t.ex. företagets storlek, plats osv.) är viktig för rollen, omfattas dessa krav?

Det är allt – inte särskilt mycket, men kom ihåg att vi för tillfället tittar allra högst upp i tratten. Ett CV berättar bara halva historien, så du bör inte läsa in för mycket i det och börja dra slutsatser som ofta visar sig vara felaktiga.

Du kanske till exempel blir glad över att ha en sökande som bara har arbetat på ett mycket stort företag, men sedan kommer du ihåg att din tjänst finns på ett litet nystartat företag och att du söker en försäljningschef som har erfarenhet av att introducera en liten utmanarprodukt på en ny marknad. 

Du kan fortfarande intervjua en kandidat från ett stort företag, men du måste se till att gå djupare in på hur personen skulle hantera just din situation.

Saker som jag inte lägger särskilt stor vikt vid:

• 1–2 stavfel (särskilt om de har ett långt CV). Andra kanske är lite striktare, men jag föredrar att fokusera på färdigheter osv. De enda roller där jag uppmärksammar sådant är inom innehållsmarknadsföring, juridik och ekonomi.
• Luckor i karriären. Särskilt med tanke på hur den nuvarande arbetsmarknaden ser ut bekymrar en eller två luckor mig inte. Jag tar upp dem under ett samtal, men de bör inte utesluta en kandidat som i övrigt har rätt erfarenhet.
• Formatering, såvida den inte är helt oläslig. Kom också ihåg att ditt system för hantering av jobbansökningar (ATS) ibland kan förstöra formateringen i ett CV. Särskilt när kandidater använder nya verktyg utanför MS Word för att skapa CV:n. Mitt eget är skapat med Canva!

Om du granskar internationella CV:n bör du tänka på följande, eftersom de kan innehålla sådana element som kan verka märkliga:

• Bild på den sökande
• Blodgrupp, längd och vikt
• Civilstånd
• Personliga identifikationsnummer
• Exakt hemadress
• Immigrationsstatus
• Status för kontroll av brottslig bakgrund.

Slutligen är det värt att notera att även om många system för hantering av jobbansökningar kan automatisera CV-utvärderingen och spara tid, kan vi citera Duffy Marie på Quora: ”En mänsklig rekryterares bedömning och granskning är fortfarande avgörande för att verkligen identifiera de starkaste och mest kvalificerade kandidaterna, särskilt för mer seniora roller. Programvara i sig kommer sannolikt att göra att vissa fantastiska kandidater missas, så mänsklig granskning och omdöme är viktigt. Ett balanserat och mångfacetterat tillvägagångssätt är idealiskt.”

3. Granskning via telefon-/videosamtal

Om någon efter granskning av sitt CV, LinkedIn osv. verkar vara en potentiell matchning kan nästa steg i granskningsprocessen vara ett kort samtal med någon från rekrytering/HR.

Detta är sannolikt den första mänskliga kontakten kandidaten har med er organisation som en del av sin ansökan, så du vill balansera bedömningen av deras färdigheter med att skapa en bra helhetsupplevelse. 

Gör inte samtalet till en konversation där du bara går igenom en lista med frågor.

Du måste ge potentiella kandidater tillräckligt med information om rollen och företagskulturen på ett engagerande sätt, samtidigt som du får den information du behöver från dem.

Även om det här kanske är det första riktiga samtalet är det faktiskt här som ”avslutet” börjar, eftersom du förbereder dig själv och kandidaten inför ett eventuellt jobberbjudande.

Att förstå kandidatens drivkrafter kompletterar bilden som deras färdigheter och erfarenhet börjar teckna, så se till att du tar dig tid att verkligen förstå dem. Detta kommer att hjälpa dig senare om det slutar med att du ger ett jobberbjudande.

Om en kandidat till exempel nämner att hen för närvarande inte arbetar särskilt mycket med frontendutveckling inom ramen för sin fullstackroll, men verkligen skulle vilja fokusera på det som nästa steg i karriären och detta är något du kan erbjuda, kan du påminna hen om det under samtalet om jobberbjudandet för att förstärka möjligheten.

För att säkerställa att samtalet blir så effektivt som möjligt utgår jag alltid från en agenda under den inledande urvalsintervjun – precis som vid interna möten!

Jag börjar med att ge en överblick över rollen och ber dem sedan att ge mig en överblick över sin erfarenhet samt svara på några frågor. Därefter ser jag till att det finns tid i slutet för eventuella frågor de har.

Jag har märkt att det gör kandidater mer avslappnade att börja med information om mig själv, företaget och rollen, i stället för att bara börja ställa frågor till dem direkt. 

Men eftersom du vill gå vidare till att bedöma deras färdigheter och drivkrafter bör du vara uppmärksam på hur mycket tid du lägger på att ge information jämfört med hur mycket tid du lägger på att få information från kandidaten. 

Mina inledande intervjuer brukar vara cirka 20–30 minuter långa, så jag lägger ungefär 5–7 minuter på introduktionen och presentationen och 15 minuter på att samla in information från kandidaten. Resten av tiden försöker jag reservera för kandidatens frågor (som i det här skedet kanske inte är så många).

Jag brukar skapa intervjufrågor utifrån de områden jag vill täcka under det här första samtalet:

• Drivkrafter. Om de har sökt tjänsten, varför sökte de hit? Om de blev kontaktade, varför svarade de på meddelandet?
• Mål. Jag vill förstå kandidatens mål för nästa roll och om den kommer att stämma överens med vår roll.
• Kommunikationsförmåga. Detta är viktigt i de flesta roller, så bedöm kandidatens kommunikationsförmåga från första början. Kan de till exempel förklara något tekniskt på ett enkelt sätt? Kan de vara kortfattade och hålla sig till tidsplanen när urvalssamtalet är kort?
• Färdigheter. Även om detta inte är en teknisk intervju kan du fortfarande leta efter tecken på vissa färdigheter som bör vara grundläggande (mer om detta strax).

Från min sida berättar jag om företaget, teamet, rollen, förväntade resultat i tjänsten och annat viktigt som de behöver känna till för att kunna fatta ett beslut.

Denna upptäcktsprocess från båda sidor fortsätter genom hela processen, men urvalet lägger kunskapsgrunden för båda parter.

Jag rekommenderar liknande tillvägagångssätt för telefonintervjuer eller videointervjuer i urvalsskedet. Om du behöver programvara som hjälper dig finns det också många lösningar för videointervjuer att välja mellan.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

4. LinkedIn/sociala profiler

Det är ovanligt att människor inte har en LinkedIn-profil i dag. Vissa använder den mycket mer än andra, men den kan vara användbar för att få en uppfattning om hur engagerade människor är i sin bransch och bland sina kollegor. 

För vissa roller (till exempel rekryterare) kan man dessutom förvänta sig betydligt mer aktivitet på LinkedIn än i andra roller (utvecklare).

5. Portfolio

Detta är oerhört viktigt för vissa roller, till exempel designers och illustratörer. I ärlighetens namn vill du förmodligen att rekryterande chef hjälper dig att analysera detta, eftersom de är experterna på området.

För utvecklare skulle motsvarigheten kunna vara deras personliga webbplats, Github eller aktivitet på Stack Overflow.

6. Personligt brev/ansökningsbrev

Jag är inget stort fan av sådana, men vissa organisationer kräver dem. Några saker att vara uppmärksam på i ett bra personligt brev:

• Se om de har anpassat sitt personliga brev till den specifika tjänsten och det specifika företaget.
• Drivkraft och intresse: Leta efter tecken på ett genuint intresse för rollen och organisationen.
• Bedöm deras förmåga att tydligt och professionellt beskriva sin erfarenhet och sina drivkrafter.

7. Sociala medier

Sociala medier kan vara en utmärkt resurs för att hitta kandidater (läs min artikel om rekrytering via sociala medier för mer information), och eftersom du redan befinner dig där kan du också analysera deras profiler lite.

Inom vissa yrken, som journalistik, är många kandidater mycket aktiva på Twitter/X. Designers, illustratörer och andra kreativa personer håller sannolikt till på Instagram eller Pinterest och publicerar sitt arbete där. 

Detta kräver dock ett balanserat tillvägagångssätt för att undvika fördomar eller juridiska risker. Några tips:

• Transparens och samtycke: Informera kandidaterna om sociala mediekontroller ingår i processen och uppmuntra dem att dela sina profiler (de flesta gör det om det är relevant).
• Fokusera på relevans: Granska innehåll som är relevant för tjänsten, inte personliga eller skyddade kategorier som religion eller politik.
• Var konsekvent: Tillämpa samma granskningskriterier för alla kandidater för att undvika anklagelser om partiskhet.
• Efterlev dataskyddsreglerna: Säkerställ att dataskyddslagstiftningen efterlevs (t.ex. GDPR).
• Dokumentera resultaten: Bevara dokumentation över hur fynd från sociala medier påverkar besluten och säkerställ transparens och rättvisa.

8. Frågor i ansökningsfasen

I stället för att be kandidaterna skriva ett personligt brev kanske du vill lägga till ett extra steg i ansökningsprocessen genom att ställa 2–3 konkreta frågor, till exempel: Vad var det med den här jobbannonsen som fick dig att söka? Vad letar du efter i din nästa roll?

Det här extra steget kan vara tillräckligt för att avskräcka några från att söka och hjälpa dig att välja ut dem som verkligen vill ha rollen, i stället för dem som bara söker alla jobb de hittar.

9. Referenser och rekommendationer

Ibland inkluderar sökande referensbrev i sin ansökan, eller så har de kanske rekommenderats av någon i din organisation. Du kanske till och med känner någon som de har arbetat med tidigare. Specialiserade verktyg för referenskontroller är användbara för att bekräfta detta.

Du kan också överväga mer omfattande lösningar för bakgrundskontroller inom HR i det här skedet.

10. Färdighetsbedömningar

Färdighetsbedömningar hjälper till att utvärdera kandidaternas förmågor i verklighetsbaserade uppgifter som är relaterade till tjänsten. De säkerställer att kandidaterna inte bara kan prata om sina förmågor utan faktiskt besitter de tekniska färdigheter och mjuka färdigheter som krävs, vilket minskar risken för felrekryteringar.

Var dock försiktig med att be om för mycket i ett tidigt skede. Det är osannolikt att någon genomför ett programmeringstest på 3 timmar innan de har pratat med någon, men bättre exempel kan vara ett kort logiktest eller personlighetstest.

Vad du ska leta efter när du granskar kandidater

Som du kan se finns det mycket du kan använda för att granska kandidater. Om vi går ner på en mer detaljerad nivå är detta några av de saker jag specifikt letar efter i granskningsfasen:

1. Kvalifikationer och erfarenhet

Leta efter:

• Relevant utbildning, certifieringar och arbetshistorik.
• Konsekvens och en logisk karriärutveckling.

Varningssignaler:

• Stora luckor utan förklaringar.
• Överdrivna jobbtitlar eller otydliga ansvarsområden.

2. Färdigheter och kompetenser

Leta efter:

• Tekniska färdigheter och mjuka färdigheter som är relevanta för rollen.
• Resultat från färdighetsbedömningar eller arbetsprover från tidigare arbeten.

Varningssignaler:

• Överdriven kompetensnivå inom kritiska färdigheter.
• Brist på relevant projekterfarenhet.

3. Kulturell passform och värderingar

Leta efter:

• Överensstämmelse med företagets uppdrag, värderingar och arbetssätt.
• Tecken på lagarbete, anpassningsförmåga och engagemang för din bransch.

Varningssignaler:

• Negativa kommentarer om tidigare arbetsgivare.
• Rigida eller oflexibla attityder.

4. Kommunikation och presentation

Leta efter:

• Tydlig och professionell kommunikation i ansökningar och intervjuer.
• Förmåga att självsäkert förklara erfarenheter och prestationer.

Varningssignaler:

• Vaga eller ofullständiga svar.
• Bristande grammatik eller oprofessionell e-postetikett.

5. Motivation och intresse

Leta efter:

• Äkta entusiasm för ditt företag och rollen.
• Personligt anpassade personliga brev och genomtänkta frågor under intervjuer.

Varningssignaler:

• Generiska eller massproducerade ansökningar.
• Begränsad kunskap om ditt företag.

6. Rekommendationer, referenser och bakgrundskontroller

Leta efter:

• Positiva rekommendationer eller referenser som betonar lämplighet och prestationer.
• Verifierade meriter och anställningshistorik.

Varningssignaler:

• Tvekan inför att lämna referenser.
• Motstridiga uppgifter mellan kandidaten och dennes referenser.

7. Viktiga anställningskriterier

• Laglig rätt att arbeta
• Löneförväntningar jämfört med företagets budget
• Beredskap att flytta vid behov.

Utmaningar vid granskning av kandidater

Det är en utmaning att granska kandidater när det kommer in ett stort antal ansökningar eller när du inte vet vad du letar efter. 

Omfattning

I verkligheten är detta ett större problem i större organisationer med hög status, där alla vill arbeta, eller vid rekrytering i stor volym.

 Om så är fallet kan många bemanningsverktyg programmeras för att automatiskt filtrera bort och avvisa olämpliga kandidater som inte uppfyller vissa krav, till exempel löneförväntningar, plats eller visumstatus.

Kunskapsbrist

Bristande kännedom om rollerna du granskar eller brist på yrkesmässig insikt, till exempel när du ombeds bedöma en designers portfölj.

Bristande enhetlighet mellan granskare

Om flera personer arbetar med samma roll, granskar de då alla konsekvent de lämpliga kandidaterna utifrån rätt färdigheter och kompetenser?

Att få svar från rekryterande chefer

Även om rekrytering bör ligga högt upp på allas prioriteringslista kan det ibland vara svårt att få återkoppling från rekryterande chefer. Det kan sakta ner processen och till och med innebära att ni går miste om eftertraktade kandidater.

Bästa praxis för granskning av kandidater

Med ovanstående utmaningar i åtanke följer här några bästa metoder för att säkerställa en effektiv och enhetlig granskningsprocess:

Ta fram tydliga arbetsbeskrivningar

Beskriv tydligt vilka färdigheter, erfarenheter, kvalifikationer och andra kriterier som krävs i arbetsbeskrivningen (JD), till exempel en Python-utvecklare med minst 3 års erfarenhet, för att 1) säkerställa att fler lämpliga kandidater ansöker och 2) ge granskarna en tydlig vägledning att utvärdera kandidaterna mot. 

Läs mer i min artikel om hur man skriver en arbetsbeskrivning.

Använd tekniken på ett klokt sätt

Använd ATS och andra former av rekryteringsprogramvara, till exempel verktyg för CV-granskning, för att hjälpa till att filtrera kandidater. Men som nämnts ovan bör du använda dessa med försiktighet och alltid gå igenom din kandidatdatabas för att leta efter någon som kan ha slunkit igenom.

Utbildning

Granskning är en viktig rekryteringskompetens, så se till att alla som deltar får lämplig utbildning i hur man granskar och vad man ska vara uppmärksam på när man granskar kandidater för sina roller.

Du kan också vilja inkludera utbildning om omedvetna fördomar i detta.

Fördomsfri CV-granskning

Fördomsfria CV-granskningar (även kallade ”fördomsfri rekrytering”) anonymiserar personliga och demografiska uppgifter i någons CV som potentiellt kan ge upphov till partiskhet

Detta är något som de flesta moderna ATS-system kan erbjuda i varierande grad av ”fördomsfrihet”. 

Det jag menar med det är att dölja namnen och generera antingen ett nummer eller någon form av tecken (vissa genererar ett adjektiv och ett djur, till exempel Nyfikna pandan, vilket är ganska gulligt).

Andra går längre genom att tolka CV:t, bara extrahera erfarenheten och ta bort sådant som företagshistorik och utbildning.

Du kan göra detta tillämpligt enbart på rekryterande chefer eller även på rekryterare. Många studier har uppmärksammats stort eftersom ”etniskt klingande namn” fick fler avslag än ”vita” klingande namn.

Detta har fördelen att få människor att fokusera enbart på erfarenheten och kommer sannolikt att öka mångfalden bland de kandidater som går vidare till intervjustadiet.

Skapa ett nära samarbete mellan rekryterande chefer och granskare

De flesta kommer att förstå det, men vissa rekryterande chefer behöver utbildas i vikten av snabbhet vid rekrytering. Ett nära samarbete leder till en snabbare process och bättre återkoppling som hjälper er att finslipa den. Mer om detta i nästa avsnitt.

Hjälp din rekryterare att lyckas

Om du är en rekryterande chef som arbetar med en rekryterare spelar du en viktig roll för att säkerställa att din partner inom talangförvärv förstår vad du behöver.

De kommer att genomföra den inledande granskningen för din räkning, så det är avgörande att de förstår hur du ser på rollen.

Ett enkelt sätt att ge vägledning är att fundera på vilken information du behöver för att bedöma en kandidat som lämplig för rollen, vilken information som saknas i kandidatens CV men som du gärna vill känna till och vilken information rekryteraren realistiskt kan bedöma, till exempel är det osannolikt att rekryteraren kan bedöma kvaliteten på någons kod.

Detta säkerställer att rekryteraren har den kunskap och de granskningsverktyg som behövs för att omvandla talangfulla sökande till kvalificerade kandidater som kan gå vidare i intervjuprocessen.

Konsten och vetenskapen bakom kandidatgranskning

Kandidatgranskning är till viss del en konst och till viss del en vetenskap, men en väl utformad granskningsprocess säkerställer att du tidigt sätter tonen för färdighetstester och förstår kandidatens mål och drivkrafter.

Om du bara tar med dig en sak från detta, kom ihåg att basera granskningen på objektiva kriterier och i första hand leta efter belägg för kandidatens färdigheter. Detta är viktigt eftersom omedvetna fördomar kan smyga sig in under dessa tidiga faser.

Och glöm inte att du, särskilt under det första samtalet, har möjlighet att sätta tonen för den typ av kandidatupplevelse du vill skapa – se till att den blir utmärkt!

Prenumerera på nyhetsbrevet för personalansvariga

För fler råd om rekrytering kan du prenumerera på vårt veckovisa nyhetsbrev för HR- och företagsledare. Du får allt vårt senaste innehåll som hjälper dig att utvecklas i karriären och göra större skillnad i din organisation.