Rekryteringstratten: En komplett guide

Om du föreställer dig rekrytering som försäljning, där produkten är en roll i organisationen, liknar den mycket den marknadsföringstratt som marknadsföringsteam använder.

Varför är rekryteringstratten viktig?

Rekryteringstratten är ett användbart verktyg för att hantera kandidatflödet från den första kännedomen till att kandidaterna accepterar en tjänst i organisationen.

Rekrytering är en notoriskt kaotisk process, men genom att använda tratten kan rekryteringsteam organisera sig kring olika uppgifter och använda data för att identifiera förbättringar i trattens olika steg.

Rekryteringstrattens hastighet är till exempel ett vanligt rekryteringsmått för att hålla koll på rekryteringsprocessens längd och hur lång tid kandidaterna tillbringar i varje steg.

Om kandidaterna tillbringar för lång tid i intervjusteget, varför är det så? Är de ovilliga att genomföra den bedömning du har förberett åt dem? Kanske genomför de den, men får vänta för länge på återkoppling.

Rekryteringstrattens steg

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Kännedom

Varje organisation har två varumärken: det övergripande varumärket (produkt, kundservice, tonalitet) och arbetsgivarvarumärket (hur organisationen uppfattas som arbetsgivare).

Ditt arbetsgivarvarumärke har stor inverkan på din förmåga att attrahera (och behålla) talanger. Om du ännu inte har tänkt på ditt arbetsgivarvarumärke är det dags att göra det.

Kärnan i ditt arbetsgivarvarumärke är ditt arbetsgivarerbjudande (EVP), det vill säga vad du erbjuder någon i utbyte mot deras insatser. Det omfattar syfte, uppdrag och vision, värderingar, total ersättning, utvecklingsmöjligheter, kultur, hur du behandlar människor med mera.

När du har ett starkt EVP på plats kan du kombinera det med alla externa element, såsom logotyper och visuella uttryck, som utgör ett varumärke.

Att skapa ett starkt arbetsgivarvarumärke bidrar till att öka kännedomen om dig som arbetsgivare och gör det mycket enklare att hitta och behålla talanger.

Du kan börja synliggöra ditt varumärke genom annonsering, sociala medier och dina digitala ytor, till exempel karriärsidan på din webbplats.

Attraktion

När du har ett tydligt och starkt varumärke på plats kan du börja synliggöra dig mer och marknadsföra organisationen tillsammans med specifika roller.

Den här processen, som kallas rekryteringsmarknadsföring, omfattar aktiviteter som:

• Skriva och publicera tydliga och lockande jobbannonser
• Skapa en attraktiv karriärsida
• Kontakta kandidater, det vill säga kandidatanskaffning
• Starta ett program för medarbetarrekommendationer för att skapa incitament för och uppmuntra rekommendationer.
• Skapa profiler på rekryteringsplattformar
• Vara aktiv på sociala medier, det vill säga social rekrytering.

Det är ett tillfälle att ha lite roligt och visa upp vad som gör er unika. Ibland kan du dock välja att samarbeta med rekryteringsföretag för att hitta fler eller bättre kandidater och tillsätta roller som är svåra att bemanna.

Teknik som programvara för rekryteringsmarknadsföring och system för hantering av arbetssökande (ATS) kan hjälpa till med att skapa karriärsidor och publicera jobbannonser.

Ansökan

Det här steget är perioden mellan att en kandidat beslutar sig för att söka och att kandidaten formellt skickar in en ansökan. 

Det är viktigt att se till att ansökningsprocessen är smidig, eliminerar dubbelarbete, kan slutföras snabbt och endast ställer relevanta frågor (dessa behöver inte vara samma frågor för varje roll). Om man går vilse här kan det få kandidater att känna sig utmattade och leda till att företaget stöter bort talanger.

Med rekryteringsexperten Liam Reeses ord:

"Den enda information du verkligen behöver i det här skedet är den minsta mängd information du behöver för att fatta beslut om huruvida kandidaten ska kallas till intervju eller inte, plus kontaktuppgifter för att kommunicera med kandidaten—du behöver inget annat, så fråga inte efter något annat."

ATS kan hjälpa till här genom att standardisera vissa delar av ansökningsprocessen och säkerställa att informationen från varje sökande registreras, så att de kan följas upp och få svar.

En annan praktisk ATS-funktion är möjligheten att programmera systemen så att de automatiskt avvisar kandidater som inte uppfyller vissa kriterier, till exempel plats eller visumstatus, och skickar information om nästa steg till dem som gör det.

Urval

Kandidaturval är processen där ansökningar bedöms och man beslutar vilka som ska gå vidare till intervju med rekryterande chef.

Processen för kandidaturval innebär att man granskar den information om kandidaten som finns tillgänglig (CV, personligt brev, LinkedIn-profil etc.) och bedömer om kandidaten kan passa bra.

Företag som använder verktyg för CV-granskning upplever ofta snabbare rekryteringscykler och bättre kandidatkvalitet.

Om kandidaten verkar lovande brukar processen också innefatta ett inledande samtal mellan kandidaten och någon från HR, kallat ett ”urvalssamtal”, för att gå lite djupare och diskutera rollen.

I det här skedet kanske bara en person är involverad i processen, men det kommer sannolikt att förändras.

När fler personer blir involverade är det en god idé att ha ett flödesschema för rekryteringsprocessen som de kan följa, samt en enda kontaktperson som kandidaten kan ha kontakt med under hela processen, vanligtvis den person som genomför det inledande urvalet. Detta kallas rekrytering från början till slut.

Intervjuer och bedömningar

Nu kommer vi till den centrala delen av rekryteringstratten, där flest personer sannolikt kommer att vara involverade.

Vi intervjuar kandidater och ger dem uppgifter för att fastställa deras kvalifikationer, kommunikationsförmåga och motivation, samtidigt som vi verifierar att uppgifterna i deras ansökan stämmer.

Å andra sidan kan arbetssökande visa upp sin förmåga, förstå rollen bättre och bygga en god relation med potentiella arbetsgivare.

Båda parter kan tydliggöra förväntningar, förhandla om villkor och fatta välgrundade beslut om att gå vidare.

Genom intervjuer och bedömningar vill vi i slutändan noggrant undersöka nödvändiga färdigheter, beteenden och motivationer samt skapa en positiv kandidat­upplevelse oavsett utgången.

Det är viktigt att ha en tydlig struktur för intervjuerna. I sin utmärkta artikel om hur man intervjuar någon rekommenderar Mariya Hristova att strukturera intervjuer som en tratt, där man börjar med de mest nödvändiga färdigheterna i de första stegen och går vidare mot de valfria i de följande stegen.

Exempel:

• Steg ett: Gå på djupet i kandidatens erfarenhet med specifika frågor, där den nödvändiga erfarenheten prioriteras först och man sedan går vidare mot den valfria erfarenheten.
• Steg två: ”Teknisk” intervju, eventuellt med en uppgift, där du kan bedöma nödvändiga färdigheter och eventuellt få en uppfattning om kandidatens meriterande färdigheter (baserat på kandidatens prestation under den första intervjun).
• Steg tre: Fokusera på vad kandidaten kan tillföra kulturen och den beteendemässiga passformen.

Vi rekommenderar verkligen att du läser artikeln för en djupare genomgång!

Erbjudande

Även om jobberbjudandet är slutet på rekryteringsprocessen börjar arbetet med att få kandidater att tacka ja till erbjudandet från det ögonblick då du först pratar med dem och deras information förs in i ditt rekryteringssystem.

De åtgärder du vidtar i varje steg av tratten hjälper dig att få dem att befinna sig i ett ”Ja, jag vill arbeta på företaget!”-sinnestillstånd där de är redo att tacka ja (eller göra det motsatta och få dem att själva välja bort sig).

Att bygga en god relation med kandidaten är avgörande, eftersom det håller din andel accepterade erbjudanden (OAR) hög (en bra OAR anses generellt vara ~90%).

Allteftersom de går igenom processen får du veta mer om kandidaten, vilket du sedan kan använda för att få dem att tacka ja under förhandlingsfasen. 

Om en utvecklare till exempel vill få mer erfarenhet av en viss teknik, och det är något du genuint kan erbjuda, är det något du bör lyfta fram.

För mer information kan du läsa Mariyas utmärkta artikel om hur man lämnar ett jobberbjudande.

Så skapar du en rekryteringstratt

Här är en snabb process som hjälper dig att skapa en rekryteringstratt:

1. Utveckla ditt EVP och ditt arbetsgivarvarumärke
2. Definiera dina rekryteringsmål
3. Definiera din ideala kandidat
4. Skapa e-postmallar för varje steg i rekryteringstratten för att optimera kommunikationen med kandidaterna.
5. Skriv och publicera några platsannonser
6. Hitta och sålla bland kandidater
7. Utveckla en intervjuprocess
8. Ge dem ett erbjudande de inte kan tacka nej till
9. Utveckla användbara rekryteringsmått som hjälper dig att optimera din tratt.

Experttips: Kostnadsfria rekryteringsverktyg hjälper dig att visualisera och förfina din rekryteringstratt för bättre rekryteringsresultat.

Mått för rekryteringstratten

Det finns ett gammalt talesätt som lyder ”Det som mäts blir hanterat”, vilket innebär att det är viktigt att övervaka hur effektivt något är med hjälp av tydliga mått för att kunna förbättra det.

När det gäller att mäta rekryteringstrattens effektivitet finns det ganska många mått att välja mellan:

Mått för rekryteringstratten är avgörande för att utvärdera effektiviteten i och effektivisera din rekryteringsprocess. 

Här är några viktiga mått att ta hänsyn till:

1. Tid tills tjänsten tillsätts: Mäter antalet dagar det tar att tillsätta en tjänst från det att platsannonsen publiceras tills erbjudandet accepteras.
2. Tid till anställning: Mäter antalet dagar från det att en kandidat kommer in i processen (t.ex. genom att ansöka eller hittas) tills kandidaten accepterar jobberbjudandet.
3. Rekryteringskälla: Följer var kandidaterna kommer ifrån (t.ex. platsannonser, sociala medier, medarbetarrekommendationer och rekryteringsföretag).
4. Slutförandegrad för ansökningar: Mäter andelen kandidater som slutför ansökningsprocessen efter att ha påbörjat den.
5. Förhållande mellan sållning och intervju: Mäter antalet sållade kandidater jämfört med antalet intervjuade kandidater.
6. Förhållande mellan intervju och erbjudande: Mäter antalet intervjuade kandidater jämfört med antalet jobberbjudanden som lämnas.
7. Acceptansgrad för erbjudanden: Mäter andelen jobberbjudanden som accepteras av kandidaterna. Som nämnts

Som tur är kan du använda ditt rekryteringssystem för att följa dessa mått, eftersom många system redan har inbyggda rapporter för dem (eller rapporter som du kan anpassa efter dina specifika behov).

Bästa praxis för rekryteringstratten

Följ dessa bästa metoder för att skapa och optimera din rekryteringstratt:

1. Låt alltid varumärket stå i centrum: Ditt varumärke är värdefullt, låt dina värderingar leda vägen och skydda det till varje pris!
2. Utveckla kandidatpersonas: Skapa detaljerade profiler av dina idealkandidater, inklusive färdigheter, erfarenhet och kulturell passform, för att vägleda ditt arbete med att hitta och sålla kandidater.
3. Dra nytta av befintliga medarbetare: Utnyttja befintliga medarbetare för att rekommendera kandidater och delta i arbetet med er rekryteringsmarknadsföring.
4. Implementera ett ATS: När er rekrytering blir tillräckligt omfattande kan ni använda ett ATS för att hantera och effektivisera ansökningsprocessen, följa kandidater och hålla ordnade register. Här är vårt urval av de bästa systemen för kandidatspårning.
5. Regelbunden kommunikation och samarbete: Rekrytering bör vara ett samarbete mellan rekryterare och rekryterande chefer.
6. En mångsidig kandidatpool och intervjugrupp: Viktigt för att få in nya idéer och perspektiv på båda sidor av intervjubordet.
7. Standardisera urvals- och intervjuprocesserna: Utveckla konsekventa urvalskriterier och intervjufrågor för att säkerställa rättvisa och objektivitet, och se till att intervjuarna utbildas i bästa praxis för att genomföra effektiva och opartiska intervjuer.
8. Var transparent och ärlig: Öppenhet och ärlighet öppnar dörren för en mängd olika frågor som hjälper dig att bedöma om personen är en bra kandidat för rollen.

Du kan optimera din rekryteringstratt genom att använda rekryteringssystem för småföretag som automatiserar dessa viktiga processer.

Prenumerera på nyhetsbrevet från People Managing People

För ytterligare stöd inom allt som rör talangförvärv och personalledning kan du prenumerera på vårt veckovisa nyhetsbrev för HR- och företagsledare. Du får ta del av allt vårt senaste innehåll som hjälper dig att utvecklas i karriären och göra större skillnad i din organisation.