Strategisk personalhantering: Utnyttja kraften hos era medarbetare

Använd den här guiden för att förstå vad strategisk personalledning är, samt vilka taktiker, bästa praxis och exempel som finns.

Vad är strategisk personalledning?

Strategisk personalledning (SHRM) är ett proaktivt förhållningssätt till att anpassa HR-arbetet efter organisationens långsiktiga mål.

I praktiken innebär det att de olika delarna av personalledningen – rekrytering, prestationshantering och utveckling – samverkar holistiskt för att säkerställa att rätt kompetens finns där den behövs och att medarbetarna mår bra och är engagerade.

Som Wesley Vestal, personalchef på CAI, påpekar: ”Detta kan ske genom en mer konkret analys, såsom ROI och kostnads-nyttoanalys, eller genom mindre konkreta faktorer, såsom påverkan på personalens kvarstannande eller engagemang.”

5 skäl till att strategisk personalledning är viktig

Strategisk personalledning påverkar direkt organisationens förmåga att uppnå sina långsiktiga mål och behålla ett konkurrensförsprång på marknaden. 

Här är de främsta anledningarna till att strategisk personalledning anses vara avgörande:

1. Samordnar HR- och affärsmål

Kärnan i SHRM är att säkerställa att HR-initiativ stödjer de övergripande affärsmålen. Ett teknikstartupföretag som planerar en global expansion kan till exempel utveckla en talangpipeline med flerspråkiga kundtjänstmedarbetare och säljare med erfarenhet av internationella marknader.

2. Prioriterar resurser för att skapa största möjliga effekt

Enligt forskning från Deloitte står arbetskraften för 50-60% av företagets utgifter. SHRM hjälper företag att investera i områden som ger högst avkastning, såsom ledarskapsutveckling eller prestationsbaserad ersättning.

En väl genomtänkt strategi för ersättningshantering bidrar till exempel till att organisationer inte betalar för mycket för kompetens.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

3. Stödjer förändringsledning och organisatorisk tillväxt

Under förändringsperioder – oavsett om det handlar om en fusion, expansion eller digital omställning – säkerställer SHRM att medarbetarna är förberedda och samordnade med den nya inriktningen.

Ett finansiellt tjänsteföretag som genomgår en digital omställning erbjuder till exempel fortlöpande 

utbildning för sina medarbetare, vilket underlättar övergången till ny teknik och förbättrar tjänsteleveransen.

Genom att integrera HR-strategin i affärsplaneringen hjälper SHRM organisationer att maximera potentialen hos sin personal, förbli konkurrenskraftiga och uppnå långsiktig framgång.

4. Stärker arbetsgivarvarumärket för att attrahera topptalanger

En stark SHRM-strategi säkerställer att företag bygger ett rykte som en attraktiv arbetsplats för den kompetens de vill attrahera.

En vårdgivare som är känd för sin ledarskapsutbildning och sina program för medarbetarnas välbefinnande attraherar till exempel ledande medicinska yrkespersoner, vilket minskar rekryteringskostnaderna och förbättrar patientvården.

5. Främjar lagefterlevnad och etiska metoder

SHRM säkerställer lagefterlevnad och etiska arbetsplatsrutiner genom att anpassa HR-policyer efter arbetsrätt, antidiskrimineringsstandarder och regler för rättvis ersättning.

Det bidrar till att förebygga juridiska risker genom strukturerad rekrytering, initiativ för arbetsplatssäkerhet och transparenta disciplinära processer, samtidigt som det främjar en inkluderande och etisk arbetskultur.

Ett företag som expanderar till nya marknader säkerställer till exempel efterlevnad av lokal arbetsrätt genom att anpassa HR-policyerna för arbetstid, övertidsersättning och uppsägningsrutiner.

Så skapar du en personalstrategi

Att skapa en personalstrategi är en fortlöpande process som samordnar de olika HR-funktionerna med varandra och med organisationens övergripande strategiska mål.

För att skapa strategin krävs en djup förståelse för organisationens mål, utmaningar och det konkurrenslandskap där den verkar. 

Min HumansR HR-ramverk är till exempel ett utmärkt verktyg för att tänka igenom HR-strategin, med utgångspunkt i organisationens nuläge och fram till de önskade målen, samtidigt som fokus behålls på företagets mål, uppdrag och vision.

Vissa företag effektiviserar HR-planeringen genom samarbete med företag som erbjuder HR-outsourcing, medan andra sköter allt internt.

Här är en steg-för-steg-guide för att skapa en effektiv HR-strategi:

1. Förstå organisationens mål

Grunden för allt detta är att HR-ledare har en grundlig förståelse för organisationens strategiska plan, inklusive dess långsiktiga mål, konkurrensposition och viktigaste affärsdrivkrafter.

Med en djup förståelse för organisationens strategiska prioriteringar och behov kan HR-personal utforma och genomföra initiativ för att attrahera, motivera, utveckla och behålla talanger samt säkerställa att organisationen och dess medlemmar fungerar effektivt och överlever.

I sin utmärkta artikel om HR:s utveckling till en strategisk partner rekommenderar Alex Link att HR-personal bygger upp affärskunskap genom aktiviteter som utmanande uppdrag, att lyssna på resultatpresentationer, att skapa relationer med andra ledare, att genomföra enkäter och intervjuer samt att delta i strategimöten.

Author's Tip

Det är också en god idé att hålla ett öga på den externa arbetsmarknaden för att bedöma tillgången till nödvändiga färdigheter och kompetenser—andra organisationer kan vara på väg att värva dina medarbetare!

2. Analysera arbetsstyrkan

Nästa steg är att genomföra en talanggenomgång för att bedöma den nuvarande arbetsstyrkan utifrån storlek, färdigheter, kompetenser, ålder, personalomsättning, prestationsgap och andra relevanta faktorer.

Det är också god praxis att samla in återkoppling från medarbetarna om de utmaningar de möter i organisationen och hur de skulle förbättra situationen.

Efter COVID-19-pandemin genomförde Amex till exempel en enkät bland sina medarbetare och upptäckte att även om de flesta uppskattade flexibiliteten i att arbeta hemifrån, saknade många samarbetet på plats.

Med hjälp av återkopplingen lanserade Amex en hybridmodell som uppmuntrade medarbetarna att ”komma in till kontoret med ett syfte”, det vill säga att använda kontorstiden till samarbete och nätverkande.

Under den nya modellen kan Amex-medarbetare ”arbeta var som helst” i 30 dagar per år, 80 % kan arbeta på distans från dag till dag och 99 % har möjlighet att arbeta enligt en hybridmodell.

Nyare återkoppling visade att:

• 90 % av de svarande var mycket nöjda eller nöjda med Amex Flex
• 87 % upplevde att de fick stöd i sin karriärutveckling.

3. Prognostisera efterfrågan på talanger

Använd din undersökning för att förutsäga framtida behov av arbetskraft utifrån organisationens mål, förväntad personalomsättning, tekniska framsteg, medarbetarnas inställning och marknadstrender.

Ta hänsyn till både det antal medarbetare och den kompetensnivå som krävs för att uppnå organisationens mål.

Du bör också ta hänsyn till vilken typ av marknad de talanger du behöver finns på. Vissa branscher, som  hotell- och restaurangbranschen, har högre personalomsättning än andra, så HR-strategin bör ta hänsyn till det. 

När jag arbetade som konsult för en framgångsrik snabbmatskedja utformade jag en rekryteringsprocess som skulle skapa ett kontinuerligt kandidatflöde för tjänster med hög personalomsättning. 

Detta omfattade att skriva riktade arbetsbeskrivningar och hålla jobbannonserna öppna på relevanta jobbplattformar,  en beteendebedömning med fokus på att mäta färdigheter och överensstämmelse med företagskulturen och företagets värderingar samt att utbilda restaurangchefer och senior personal i att genomföra urvalsprocessen lokalt, vilket möjliggjorde snabb tillväxt och skalbarhet.

4. Utveckla strategier och mål

Överbrygga kompetensgap genom att skapa riktade HR-strategier med tydliga mål och KPI:er för att följa upp framgången.

Exempelvis sätter ett teknikföretag som behöver AI-ingenjörer för att slutföra viktiga projekt upp målet att öka den interna AI-kompetensen med 40 % inom två år genom en kombination av rekrytering, utbildning och akademiska partnerskap.

Planera hur nya processer och initiativ ska implementeras, inklusive tidsplaner, ansvarsområden och nödvändiga resurser.

5. Bedöm HR:s kapacitet

Granska HR-avdelningens kapacitet. Är alla HR-pelare utvecklade och finns det tillräcklig kapacitet inom teamet för att uppfylla de nya målen och genomföra projekten?

Vilka HR-programvarulösningar skulle kunna vara till hjälp och vilka processer skulle kunna förbättras?

6. Genomförande, uppföljning, utvärdering och återkoppling

Lansera initiativ och följ regelbundet upp genomförandet av HR-planerna i förhållande till de fastställda målen, och gör justeringar vid behov. Samla in återkoppling från intressenter för att informera framtida insatser inom HR-planering.

Att samla in data om genomförandet av HR-strategin kan också ge värdefull återkoppling till resten av organisationen och bli en utgångspunkt för att fatta viktiga affärsbeslut. 

Exempelvis kan ett företag som överväger att etablera sig på en ny marknad ha nytta av data om hur framgångsrik rekryteringsstrategin har varit.

7. Granskning och revidering

Granska regelbundet HR-planeringsprocesser och resultat mot bakgrund av förändrade organisatoriska behov och externa förhållanden.

Revidera HR-planerna för att säkerställa att de förblir i linje med organisationens mål och kan anpassas till arbetsmarknadens dynamiska natur.

Bästa metoderna för att utveckla en HR-strategi

Det finns mycket att tänka på när man utvecklar en HR-strategi. Här är några bästa metoder som kan bidra till att säkerställa framgången för dina strategiska insatser inom personalplanering.

• Involvera den högsta ledningen: Säkerställ att ledande befattningshavare deltar i planeringsprocessen. Stöd från ledningen är avgörande för att säkra nödvändiga resurser och för att förmedla strategins betydelse genom hela organisationen.
• Använd data. Att kunna mäta viktiga HR-nyckeltal korrekt, såsom personalomsättning och kvarstannandegrad, är avgörande för att genomföra strategin. Teknik som programvara för HR-analys kan vara till hjälp här.
• Fastställ tydliga KPI:er. Dina strategier och initiativ inom personalområdet bör alltid kopplas tillbaka till organisationens strategier. På samma sätt bör dina HR-KPI:er kunna tydliggöra hur HR-personal skapar verkligt värde i förhållande till samma strategier.
• Samla in återkoppling från medarbetarna. Goda idéer kan komma från var som helst, och att lyssna på medarbetarna bör ingå i alla strategiska HR-planeringsprocesser.
• Skapa ett kompetensbibliotek. Många organisationer går nu från en rollbaserad till en kompetensbaserad metod för talanghantering. En del av detta innebär att bygga upp kompetensbibliotek som definierar vad olika kompetenser innebär i en organisation och gör det enklare att följa upp dem.
• Dela upp komplexa processer. Som en del av dina strategiska planeringsinsatser bör du dela upp komplexa HR-utmaningar i enklare komponenter som är lättare att implementera. Varje komponent bör bidra till helhetsbilden och slutmålet för det du försöker uppnå.
• Förbered för skalbarhet: Även om du börjar med en HR-lösning för småföretag bör du planera för framtida expansion. Kan du enkelt lägga till och introducera nya användare? Har du tillgång till en marknadsplats för tillägg och insticksprogram för att utöka funktionerna? Kan du enkelt integrera nya programvarusystem när verksamheten växer?
• Bygg rätt HR-team: Se till att HR-teamet har rätt kompetenser och färdigheter för att genomföra HR-strategin. Om så inte är fallet bör du avsätta tid för att bygga upp HR-funktionen, oavsett om det innebär att anställa ny personal eller hitta externa lösningar som konsulter, externa HR-företag eller verktyg som stöder arbetet! Jaimie Greens utmärkta artikel om att bygga en HR-avdelning är en användbar resurs här.

Prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People

För mer vägledning om strategisk personalledning, prenumerera på vårt veckovisa nyhetsbrev för HR- och företagsledare. Du får allt vårt senaste innehåll som hjälper dig att utvecklas i karriären och skapa större genomslag i din organisation.