Vad är egentligen programvara för etik och efterlevnad?

Organisationer inom alla branscher står inför en ökad efterlevnadsbörda på både nationell och internationell nivå. Detta kräver att företag har ett robust efterlevnadsprogram som tar hänsyn till alla efterlevnadskrav, och det är här efterlevnadsprogramvara kommer till nytta.

Efterlevnadsprogramvara är ett digitalt system som centraliserar och effektiviserar ett företags efterlevnad av juridiska och yrkesmässiga standarder inom branschen. Systemet består vanligtvis av verktyg för personalutbildning, programvara för incidentrapportering (inklusive en anonym visselblåsarkanal) samt datainsamling som gör det möjligt för chefer att övervaka framstegen och effektiviteten i företagets efterlevnadspolicyer.

Med efterlevnadsprogramvara kan företagsledningen säkerställa att all personal följer alla yrkesmässiga standarder och regler. Genom att spåra personalens utbildning och möjliggöra snabb incidentrapportering kan en organisation bedöma hur effektiv efterlevnaden är – och användningen av centraliserad programvara är det enklaste sättet att hålla reda på dessa viktiga data.

Viktiga delar av programvara för efterlevnadshantering

Efterlevnad inom företaget är särskilt viktigt, men som alla efterlevnadsansvariga kan berätta är det också oerhört komplicerat.

Det finns många delar att hantera, från introduktion av nyanställda till övervakning och justering av policyer för att uppfylla nya branschkrav. Ett system för efterlevnadshantering samlar allt en organisation behöver på en användarvänlig plats, vilket gör det enklare att hålla koll på efterlevnaden.

Vanliga funktioner i efterlevnadsprogramvara är:

• Utbildningsmoduler: Korta videor, utbildningsmanus och andra verktyg som underlättar personalutbildningen.
• Uppgiftshantering: Effektiviserade arbetsflöden som säkerställer att alla anställda följer branschreglerna i sina dagliga aktiviteter.
• Rapporteringsfunktioner: System som gör det möjligt för anställda att anonymt rapportera missförhållanden, bristande efterlevnad eller annat olämpligt beteende.
• Incidenthantering: Ett arbetsflöde som säkerställer att alla rapporterade incidenter utreds grundligt och att efterlevnadsansvariga vidtar lämpliga åtgärder för att lösa varje problem.
• Meddelanden och varningar: Programvaran varnar både anställda och ledningen när organisationen inte fullt ut följer reglerna (t.ex. när någon har rapporterat en incident eller när en anställd inte har slutfört utbildningen).
• Dataöversikt: Regelbundna data­rapporter som visar inom vilka områden organisationen lyckas med sin efterlevnad och var det finns förbättringsmöjligheter.
• Riskhantering: Fastställ din risknivå och åtgärda säkerhetsbrister med riskhantering för att minimera efterlevnadsrisken.
• Granskningshantering: Planera och övervaka granskningar för att säkerställa att systemgranskningar alltid genomförs enligt föreskrifterna.
• Integration med tredje part: Integrera verktyget för efterlevnadshantering med ditt HRMS, CRM och andra verktyg eller appar så att du kan minimera manuella uppgifter och fokusera på strategiska områden som policyhantering, åtgärdande eller förändringshantering.

Det är viktigt att undersöka olika programvaror för HR-efterlevnad för att hitta den som bäst passar organisationens behov.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Fördelar med efterlevnadsprogramvara för personaladministration

Företagets personalavdelning är utan tvekan upptagen, efterlevnad är komplicerad och det kan vara lätt att missa förändringar i regelverket.

Med hjälp av automatisering hanterar programvaran efterlevnaden i bakgrunden och kontaktar HR endast när det finns ett problem att rapportera eller data att granska.

Som exempel visar bilden ovan data för incidentrapporter i en organisation. Du kan se att uppgifterna visar hur allvarlig en incident är, var den inträffade och om tipset var anonymt.

HR kan använda dessa uppgifter för att avgöra vilka efterlevnadselement personalen behöver gå igenom, vilka regioner som har störst problem med misskötsamhet och på vilka andra sätt organisationen kan bli mer etisk och följa regelverket.

Ditt företag kan hålla sig uppdaterat om efterlevnadspolicyer och -rutiner utan att överbelasta de anställda!

Det hjälper dig att genomföra efterlevnadsutbildning

Utbildning är den första försvarslinjen mot bristande efterlevnad. När personalen är grundligt och effektivt utbildad är det mer sannolikt att de kommer ihåg de standarder och regler som förväntas av dem inom din bransch. Att få personalen att behålla denna information kan dock vara en verklig utmaning – och det är där programvara för efterlevnad kommer in i bilden.

Programvara för efterlevnadshantering innehåller många metoder för att engagera personalen och skapa en mer njutbar och minnesvärd utbildningsupplevelse. Vår programvara är till exempel utrustad med korta videor, spel att spela under utbildningen och andra unika metoder för att få utbildningen att verkligen “fastna”. Dessa kan också anpassas efter organisationens specifika utbildningsbehov.

Dessutom kan de flesta programvarulösningar för efterlevnad sannolikt låta dig följa dina anställdas framsteg genom utbildningsprocessen. HR får datarapporter om varje anställds utveckling samt en rapport när de har slutfört sin efterlevnadsutbildning. 

Med denna programvara kan en chef be de anställda att genomföra utbildningen på egen hand (genom att titta på videor eller göra frågesporter), vilket frigör chefens tid och ger den anställda möjlighet att arbeta i sin egen takt.

Det hjälper dig att övervaka misskötsamhet

Detta kan vara det viktigaste inslaget i programvara för efterlevnad. Ett företag kan inte ha en etisk kultur eller en kultur som följer regelverket om det saknas ett system för att rapportera misskötsamhet. Anställda behöver ett säkert och enkelt sätt att rapportera bristande efterlevnad, och programvara för efterlevnad är specifikt utformad för att tillhandahålla detta.

Som du kan se på bilden ovan kan anställda rapportera bristande efterlevnad eller rapporterade händelser eller problem genom anonyma onlineformulär som ingår i programvaran för visselblåsning. Detta ger dina anställda friheten att säga ifrån när de ser misskötsamhet, utan risk för orättvisa repressalier från kollegor eller chefer.

Dessutom låter många program för efterlevnad HR konfigurera en rapporteringskedja, som på bilden nedan. Detta arbetsflöde kommer automatiskt att meddela vissa personer under en anställds utredning, vilket säkerställer att alla gör sin del och att organisationen hanterar misskötsamhet på rätt sätt.

Effektiviserat beslutsfattande

Programvara för efterlevnad samlar den information om efterlevnad som du behöver på en enda instrumentpanel. Ledningen kan kontrollera alla efterlevnadsrelaterade områden och övervaka efterlevnadsproblem utan att behöva leta djupare efter informationen. Tillgång till data i realtid effektiviserar beslutsfattandet och säkerställer att regelverket följs.

Minskar risken för bristande efterlevnad

Vissa branscher är hårt reglerade. Företag inom hälso- och sjukvården måste till exempel följa HIPAA-reglerna och hålla sig uppdaterade om förändringar i regelverket för att undvika sanktioner. 

På samma sätt finns det andra bestämmelser, branschspecifika eller andra, som företag måste följa, såsom ISO, OSHA eller Sarbanes-Oxley.

Att säkerställa efterlevnad kan vara svårt för företag som verkar i en starkt reglerad miljö. Programvara för efterlevnad säkerställer att du följer relevanta standarder och rättsliga krav och minskar därmed risken för bristande efterlevnad.

Frigör resurser

Efterlevnad kräver mycket resurser. Regelbundna riskbedömningar och kontinuerlig övervakning av efterlevnaden är kostsamma men nödvändiga. Du kan inte förbise dem, men du kan automatisera dem med programvara. Genom att automatisera efterlevnadsprocesserna med rätt programvara sparar du arbetstimmar och förbättrar resursanvändningen.

Stärker trovärdigheten

Investeringar i säkerhet och efterlevnad skapar trovärdighet. Kunder föredrar leverantörer som de anser vara pålitliga. Genom att erbjuda förstklassig datasäkerhet framstår du som trovärdig och har större chans att väljas av kunder framför andra leverantörer som ligger efter.

Efterlevnad av FLSA

USA:s arbetsmarknadsdepartement (DoL) publicerade den 24 augusti 2020 ett bulletin om fältassistans (FAB No.2020-5) för att ge arbetsgivare vägledning om hur de kan följa lagen om rättvisa arbetsnormer (FLSA) vid distansarbete.

Enligt FLSA måste arbetsgivare kompensera anställda inte bara för schemalagda arbetstimmar utan även för övertid. FLSA tillåter också arbetsgivare att säkerställa att inga oönskade uppgifter, som privata sysslor, utförs under de timmar som ersätts.

Bristande efterlevnad av FLSA medför höga böter. HR-teamet måste följa de specifika riktlinjer som fastställts av FLSA. Misstag kan bli kostsamma, till och med dyrare än kostnaden för en lösning för efterlevnad, som kan säkerställa att du alltid följer FLSA.

En etisk företagskultur som följer reglerna kan också innebära en granskning av löneskälighet, vilket betyder att man använder lösningar för löneskälighet för att bedöma ersättningsdata, upptäcka skillnader och främja rättvisa och transparenta lönesättningsrutiner.

Efterlevnad av I-9

Företag måste se till att nyanställda fyller i I-9-formuläret senast den första arbetsdagen. Om du inte följer reglerna och Immigration and Customs Enforcement (ICE) knackar på din dörr kan du hamna i problem. 

HR-team och arbetsgivare som inte följer reglerna kan leda till att företaget måste betala en civilrättslig straffavgift som fastställs utifrån bland annat företagets storlek, överträdelsens allvar och tidigare historik. 

Ett verktyg för efterlevnad kan meddela dig när I-9-formulär ska fyllas i och bevaras samt spåra dina I-9-aktiviteter, så att du alltid är informerad. En SaaS-baserad lösning för efterlevnad kan också erbjuda integrationer som hjälper dig att omvandla pappersformulär till digitala dokument för lagring. 

Din lösning kan också erbjuda en E-Verify-integration som gör det möjligt att snabbt säkerställa att dina anställda har tillstånd att arbeta i USA.

Välj programvara för efterlevnad och skapa en trygg arbetsplats

Som du kan se kan programvara för efterlevnad göra den omfattande och viktiga uppgiften att hantera efterlevnad mycket enklare.

Med ett enda programvarusystem kan du hjälpa din organisation att bli en mer etisk arbetsplats – och alla på din arbetsplats kommer att tacka dig för det.

Övertygad? Ta en titt på People Managing Peoples urval av den bästa HR-programvaran för efterlevnad på marknaden idag. Om du i stället vill lägga ut hela hanteringen av efterlevnad på en extern part kan ett företag som hanterar HR-efterlevnad passa bättre.

Ytterligare resurser:

• Guide till HR-efterlevnad
• Bästa kurserna i etik