Vad är programvara för uppgiftshantering och hur kan den hjälpa dig?
Programvara för uppgiftshantering låter dig organisera, prioritera och följa upp enskilda uppgifter så att du kan nå dina mål eller slutföra ett projekt. Tänk på det som din digitala att göra-lista. Den är perfekt för att hantera stora projekt, ett hanterbart steg i taget. Så här hjälper det här verktyget dig att arbeta effektivt och utan stress.
Uppgiftshantering jämfört med projekthantering
Din bästa vän vill ordna en förlovningsfest, och du har fått ansvaret för att organisera festen eftersom du är skicklig på festplanering.
Att planera festen är i grunden ett projekt som du behöver slutföra. Men du behöver slutföra en uppsättning mindre uppgifter (boka lokal, catering och så vidare) för att slutföra hela projektet (festen).
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Skillnaden är hårfin.
När du hanterar ett projekt har du ett datum och ett mål – helhetsbilden – i åtanke. Projekthantering har ett bredare omfång där projektledaren behöver ta hänsyn till faktorer som kostnadskontroll, arbetsflöden och tillgängliga resurser.
Uppgiftshantering handlar om att hantera en aspekt av ett projekt i taget. När du hanterar uppgifter behöver du till exempel titta på uppgiftens deadline och prioritet, tilldelning och status. Det är mycket att hantera, men ett verktyg för uppgiftshantering kan göra ditt arbete enklare.
Fördelar med programvara för uppgiftshantering
Programvara för uppgiftshantering gör att du kan övervaka alla aspekter av uppgiftshantering från en enda instrumentpanel, men det är inte allt.
När du tar fram ett affärsunderlag för ny programvara finns det saker du vill lyfta fram för ledningen. Här är några viktiga punkter att ta upp kring programvara för uppgiftshantering:
- Minskar risken för informationsförlust: Det kan finnas ett svindlande antal dokument, lösenord och annan information som du utbyter med de ansvariga medan de slutför sina uppgifter. Ett verktyg för uppgiftshantering minskar risken för informationsförlust eftersom du kan samla all information på ett ställe.
- Enkel delegering och förbättrat samarbete: Du behöver inte mejla teammedlemmar eller kalla in dem till kontoret för att delegera enskilda uppgifter. När du tilldelar en medlem en uppgift med hjälp av ett verktyg för uppgiftshantering får personen en avisering om uppgiftstilldelningen. Du kan sedan använda kommentarsfältet för att samarbeta på distans kring teamets uppgifter.
- Effektiv prioritering: Möjligheten att prioritera uppgifter för dina medarbetare är en av de mest anmärkningsvärda fördelarna med ett verktyg för uppgiftshantering. Dina teammedlemmar kan tycka att det är svårt att växla mellan uppgifter. Prioritering gör det möjligt för teammedlemmarna att hantera sin tid bättre och ger dem en tydligare bild av i vilken ordning uppgifterna ska slutföras.
- Förbättrat fokus: Ett verktyg för uppgiftshantering tar bort känslan av att behöva slutföra en stor uppgift inom en viss tidsram. Det beror på att det gör det möjligt att dela upp uppgifter i mindre, mer lättöverskådliga delar som gör det enklare att fokusera.
Relaterad läsning: 10 bästa programvarorna för integrerad riskhantering
Funktioner i programvara för uppgiftshantering
Verktyg för uppgiftshantering har en uppsättning funktioner som är en delmängd av funktionerna i projekthanteringsprogram som Trello och Asana. Följande är de vanligaste funktionerna i programvara för uppgiftshantering:
1. Planering och schemaläggning
Planering och schemaläggning är de mest grundläggande funktionerna i ett verktyg för uppgiftshantering. Planering innebär att dela upp hela arbetsflödet i enkla uppgifter. När du har uppgifterna klara för tilldelning kan du ange deadlines eller ställa in dem som återkommande uppgifter.
Du skapar till exempel en uppgiftslista med tre uppgifter: introducera en ny medarbetare, göra i ordning personens skrivbord och genomföra en första veckas uppföljning för att se om den nya medarbetaren kommer in i arbetet på ett bra sätt. Du har tilldelat dessa uppgifter till olika teammedlemmar. När du har tilldelat uppgifterna följer du upp framstegen medan medlemmarna fortsätter att arbeta med dem.
2. Samarbete
Samarbete kan vara svårt utan ett system, särskilt i en distansarbetsmiljö. Teammedlemmar kan inte förlita sig på kalkylblad för komplexa uppgifter, åtminstone inte utan att slita sitt hår, eftersom de kan ha flera deluppgifter, beroenden mellan uppgifter eller milstolpar.
Ett robust, webbaserat system för uppgiftshantering effektiviserar teamets samarbetsprocesser. Teammedlemmar kan utbyta information och få uppdateringar om pågående uppgifter, och arbetsledare kan besvara frågor om enskilda uppgifter och följa uppgifternas framsteg med hjälp av ett system för uppgiftshantering.
3. Automatisering
Automatisering förenklar hanteringen av komplexa uppgifter. Tänk till exempel på uppgifter som kräver samarbete mellan flera projektteam, godkännande från chefer i olika skeden och att teammedlemmar meddelas flera gånger allt eftersom uppgiften fortskrider.
Att hantera komplexa uppgifter manuellt är ineffektivt, och därför erbjuder många system för uppgiftshantering automatiserade lösningar. Automatisering kan frigöra en värdefull del av din tid som du annars skulle lägga på monotona uppgifter.
Du behöver dock inte begränsa dig till automatiserade lösningar som är inbyggda i ditt system för uppgiftshantering. Du kan också automatisera processer själv med hjälp av integrationer.
Om du till exempel vill påminna en ansvarig person om en tilldelad uppgift som ska vara klar inom 24 timmar kan du använda en Zapier-integration för att påminna medarbetaren via kommentarsfältet i ditt verktyg för uppgiftshantering eller med ett Slack-meddelande.
4. Vyer
Programvara för uppgiftshantering erbjuder flera samarbetsvyer utifrån dina önskemål. De flesta har åtminstone en kalendervy och kanban-tavlor. Vissa verktyg erbjuder dock fler alternativ, till exempel Gantt-scheman, tidslinjer, listor och rutnätsvy.
Kanban-mallar är särskilt populära. De ger en enkel och effektiv layout för varje steg i processen. Du kan delegera uppgifter i varje projektfas och interagera med ansvariga personer i realtid.
5. Tidsregistrering
Tidsregistrering är en viktig funktion att leta efter i ett system för uppgiftshantering. Genom att ha uppgifter om hur mycket tid som lades på varje projektuppgift kan du identifiera flaskhalsar och resurskrävande områden.
Du behöver också funktioner för tidsregistrering om ditt företag ofta anlitar personal på timbasis eller tar emot projekt som faktureras enligt timtaxa.
Du kommer att kunna låta anställda eller konsulter registrera sina tidsuppgifter direkt i programvaran för uppgiftshantering. Ledningen kan sedan regelbundet granska uppgifterna i tidrapporterna för att förbättra resurshanteringen, granska löneunderlaget eller skapa fakturor.
Relaterat: 20 programvaror för hantering av konsulter vid schemaläggning och betalning
Så hanterar du uppgifter
De flesta verktyg för uppgiftshantering följer en gemensam process. Om du undrar hur processen ser ut har vi beskrivit den översiktligt nedan.
1. Skapa och tilldela uppgifter
Att skapa och tilldela uppgifter går vanligtvis snabbt och enkelt. Du skapar en uppgift, lägger till relevant information för den ansvariga personen, anger ett förfallodatum och tilldelar kortet.
När du till exempel introducerar en ny medarbetare behöver du tilldela uppgifter för dokumentation, informera personen om vem hen ska kontakta för hjälp eller resurser och samordna med personalen för att iordningställa skrivbordet. Du kan tilldela alla uppgifter från verktyget för uppgiftshantering.
Vissa verktyg kan tillåta import av kalkylblad om du redan har uppgifter registrerade i en Excel-fil. När du har lagt till uppgifterna kan du skapa mallar så att du inte behöver skapa uppgifter från grunden i framtiden.
2. Samarbeta
Verktyg för uppgiftshantering kan erbjuda ett interaktivt gränssnitt som gör det enkelt att hantera arbetsflöden och samarbeta. När du har tilldelat en uppgift kan den ansvariga personen ställa frågor om leveranser eller informera chefen om eventuella förseningar via kommentarsfältet.
3. Följ framstegen
Ditt team kan uppdatera sina uppgifters framsteg med hjälp av en lösning för uppgiftshantering.
Föreställ dig detta.
Du har tilldelat din teammedlem uppgiften att förbereda introduktionen för nya medarbetare som är planerad till nästa vecka. Du har lagt till en att göra-lista med tre punkter – ordna projektorn, be en medarbetare ordna stolarna och beställa kaffe och munkar.
Du har tilldelat liknande uppgifter med checklistor till fyra andra teammedlemmar. Medlemmarna markerar rutorna när de slutför uppgifterna och taggar dig i kommentarer när de behöver hjälp.
Så långt allt bra? Tänk nu på att göra samma sak utan ett verktyg för uppgiftshantering.
Förstår du vad jag menar?
Sikta på enkelt och lättanvänt
Det är lätt att lockas av avancerade funktioner (som du förmodligen aldrig kommer att använda) och investera i ett omfattande verktyg för uppgiftshantering. När det gäller programvara för uppgiftshantering gäller dock att ju enklare, desto bättre.
Ditt mål är att göra processen med att tilldela, samarbeta kring och slutföra uppgifter enklare för dig och ditt team. En brantare inlärningskurva kommer att göra förändringen avskräckande för ditt team och kräva att du lägger mer tid på att få nya medarbetare att komma igång med ditt system för uppgiftshantering.
Ta en titt på dessa:
