İnsanlara zamanında ödeme yapmanın içinde pek çok unsur var ve bunun şirketinizin ya da herhangi bir şirketin göze alacağı bir risk olmadığına eminim!
İnsanlara her seferinde zamanında ödeme yapmak kolay öğrenilen bir beceri değildir ve herkesin sahip olduğu bir yetkinlik de değildir. Bu beceriler yalnızca bir kişide bulunuyorsa, gerçekten zor durumda kalabilirsiniz.
Bordro felaketinden kaçınmak için kendinize şu soruları sorun:
- Kaç bordro görevliniz var?
- Şirketinizin kilit kişi riskine maruz kalmaya yatkın olup olmadığını biliyor musunuz?
- Bordro süreciniz tek bir kişiye mi bağlı?
- Diğer çalışanlarınızdan herhangi biri bordroyu işlemek, önemli bordro raporlarını hazırlamak, vergileri ödemek ve ATO'ya bildirimde bulunmak üzere eğitildi mi?
Bordroyu Zamanında Tutmak İçin İpuçları
Bordronuzu her ay zamanında hazırlamanıza yardımcı olacak 6 basit ipucu:
- Hatırlatıcı Ayarlayın - Bordronun son ödeme tarihi geldiğinde sizi uyarması için telefonunuzu veya takviminizi kullanın.
- Çalışan Bilgilerini Güncel Tutun - Adreslerin, çalışılan saatlerin ve ücret oranlarının doğru olduğundan emin olun.
- Evraklarınızı Düzenleyin - Tüm puantaj çizelgelerini, vergi formlarını ve çalışan kayıtlarını tek bir yerde tutun.
- Hesaplamaları İki Kez Kontrol Edin - Ödeme yapmadan önce çalışma saatlerini, kesintileri ve toplamları daima gözden geçirin.
- Bordro Yazılımı Kullanın - Bir bordro aracı zamandan tasarruf etmenizi ve hataları azaltmanızı sağlayabilir.
- Bir Programa Bağlı Kalın - Gecikmeleri önlemek için bordroyu her ay aynı gün işleme alın.
Have an account? Log In
Zamanında İşleme İçin Bordro Entegrasyonları
Uzman ipucu! Bordro entegrasyonları, veri akışını otomatikleştirerek ve manuel görevleri azaltarak bordro süreçlerinin zamanında ilerlemesine yardımcı olur. İşte nasıl:
- Tutarlı Programlar. Manuel darboğazlardan kaynaklanan daha az gecikmeyle bordro her döngüde sorunsuz ve zamanında işlenir.
- Kolaylaştırılmış Veri Aktarımı. Entegrasyonlar, İK ve zaman takibi gibi sistemleri doğrudan bordroya bağlayarak doğru verilerin her zaman erişilebilir olmasını sağlar.
- Hata Azaltma. Otomatik veri senkronizasyonu, manuel veri girişinden kaynaklanan hataları azaltarak düzeltmeler için harcanan zamandan tasarruf sağlar.
- Daha Hızlı İşleme. Gerekli tüm veriler tek bir yerde bulunduğundan bordro hızlı ve verimli bir şekilde hesaplanabilir.
- Uyumluluğun Otomatikleştirilmesi. Entegrasyonlar, vergi hesaplamalarının ve kesintilerin otomatik olarak güncellenmesini sağlayarak güncel olmayan kuralların neden olduğu gecikmeleri önler.
- Gerçek Zamanlı Güncellemeler. Çalışan bilgileri, çalışma saatleri veya ücret oranlarındaki değişiklikler anında senkronize edilerek her şeyin güncel ve işleme hazır kalması sağlanır.
Bu durum, bordro sektöre özgü yazılımlardan alınan verilere bağlı olduğunda daha da önem kazanır. Örneğin diş hekimliği muayenehanelerinde, üretim ve tahsilat verileri muayenehane yönetim yazılımında bulunabilir ve çalışanlara doğru ve zamanında ödeme yapılabilmesi için bordroyla mutabakatının sağlanması gerekebilir.
Kilit Kişi Riskinden Nasıl Kaçınılır
İnsanlara ücret ve yan haklar sağlamak, İK yönetimi veya ücretlendirme ve ödüllendirmeden sorumlu CHRO olarak, aşağıdaki birkaç unsurun mevcut olduğundan emin olmak isteyeceksiniz:
- Bordro görevlinizden/yöneticinizden bildikleri her şeyi belgelemesini isteyin. Bordro işlemlerinin yürütülmesi, bordro görevlerinin gerçekleştirilme sırası, bordro kontrol listeleri, raporlama gereklilikleri ve paydaşlarla etkileşim haritaları hakkında bildikleri her şeyi belgeleyerek bordro departmanınızdaki kilit kişi riskini önlemeye bir adım daha yaklaşırsınız. Fazla mı kapsamlı görünüyor? Bordro görevlisi hastalandığında, beklenmedik bir şekilde ayrıldığında veya bordro döneminde izin alması gerektiğinde bana teşekkür edeceksiniz!
- Ücret ödeme dönemlerini ve zaman çizelgelerini anlayın; özellikle veri gönderimi ve güncellemeleri, izin işlemleri, izin yükümlülüklerinin belirlenmesi, yan ödemeler, öz hizmet sistemlerinin açılıp kapatılacağı dönemler, bankacılık zamanlamaları ve ilgili fon serbest bırakma süreçleri için son tarihleri not edin. Bu ayrıntıları bilen ve umarız ustalıkla uygulayan her kişi anında paha biçilmez hâle gelir.
- Henüz yapmadıysanız, kurum içinden birini bordro yedeği olarak yetiştirin. Artık her şeyi belgelediğinize göre, bordroyu kendinizin nasıl yürüteceğini öğrenmek bir eğitim programı düzenlemek kadar basittir. Departmanda tüm süreci bilen başka bir kişinin bulunması, kilit kişi riskinizi neredeyse sıfıra indirir.
- Bordro sisteminizin/hizmet sağlayıcınızın görüşünü alın; büyük olasılıkla bir bordro iş sürekliliği ve olağanüstü durum kurtarma hizmeti sunacaklardır, ancak bu hizmet genel bordro maliyetlerinizi artırabilir. Böyle bir hizmete abone olmayı, kurum içinde birini eğitmeyi ve diğer seçenekleri karşılaştırmak için maliyet-fayda analizi yapın. Bu hizmetler, bordrosu yapılan çalışanların yüzdesine dayalı modellerin yanı sıra sabit maliyetli modeller şeklinde de sunulur. Bordronuzu hâlihazırda dış kaynak kullanarak yürütüyorsanız, iş sürekliliği ve olağanüstü durum kurtarma süreçlerini mutlaka sorun.
- Son olarak, yedekleme çözümünün kapsamının, ödeme yaptığınız kişi sayısına bağlı olacağını unutmayın. Kişi sayısı arttıkça risk derecesi ve dolayısıyla yedekleme ile olağanüstü durum kurtarma süreci için gerekenler de artar. Bu nedenle, zamanında kalabilmenizi sağlamak üzere daha fazla kişi için daha fazla işi tamamlamanıza olanak tanıyacak çözümleri araştırmak isteyeceksiniz.
İlgili Yazı: İK Dış Kaynak Kullanımı İçin Değerlendirilebilecek En İyi 10 Kayıtlı İşveren (EOR)
More Articles
Çevrim İçi Bordro Yazılımı
İşin manuel olarak yapılması çok maliyetliyse, işi tamamlamanızı sağlayacak bordro yazılımı çözümleri vardır. Ayrıca şirketinizin büyüklüğüne ve ihtiyaçlarına en uygun seçeneği ve aradığınız belirli özellikleri bulmak için inceleyebileceğiniz En İyi 10 Çevrim İçi Bordro Yazılımı ile İncelenip Karşılaştırılan En İyi 10 Bordro Yazılımı listelerimiz de bulunmaktadır.
Peki ya işletmeniz o kadar büyük değilse ancak yine de aynı endişe verici sorunlara sahipse? Küçük İşletmeler İçin Bordro Nasıl Yönetilir? rehberimizi okuyun.
Daha Fazla Yardıma mı İhtiyacınız Var?
Her zaman olduğu gibi, bordro süreçlerinin belgelenmesi, bordro süreçlerinin haritalandırılması veya yedekleme ve olağanüstü durum kurtarma süreçlerinin nasıl oluşturulacağı konusunda görüşmek istediğiniz herhangi bir konu varsa yorumlarınızı aşağıya bırakmaktan lütfen çekinmeyin.
Daha fazla bilgi, güncelleme ve yeni bilgiler için People Managing People bültenine kaydolun.
Ekibinizin doğru araçlarla donatıldığından emin olun. Size yardımcı olabilecek bazı ek kaynaklar şunlardır:
