İşletme Giderleri: Hangileri İndirilebilir ve Hangileri Değil

İster küçük bir işletme yöneten bir girişimci ister ek işiniz için vergi indirimi talep etmek isteyen bir W-2 çalışanı olun, sigorta, kira ve malzemeler gibi işletme giderlerinin tüm ayrıntılarını anlamak önemlidir. 

Bu makalede, tasarruf fırsatlarını kaçırmamanız veya vergi makamlarıyla olası sorunlar yaşamamanız için, nelerin indirilebilir olup olmadığını örneklerle birlikte açıklayacağım.

Lütfen bu makalenin ABD merkezli işletmeler için geçerli olduğunu ve bir rehber niteliğinde olduğunu unutmayın. Mali ve gider raporlamanızın IRS düzenlemelerine uygun olduğundan emin olmak için bir vergi uzmanına danışın ve bir gider yönetimi yazılımı kullanın.

İşletme Giderleri Nelerdir? 

İşletme giderleri, kâr amacı güden bir işletmeyi yürütme sürecinde ortaya çıkan maliyetlerdir. Genellikle indirimler olarak adlandırılan işletme giderlerinizi hesaplayıp şirketinizin gelirinden düşmek, vergi yükünüzü azaltmanıza yardımcı olabilir.

Ancak tüm işletme giderleri aynı nitelikte değildir. Vergiden indirilebilir sayılabilmeleri için giderlerinizin, İç Gelirler Kanunu (IRC) kapsamında belirtildiği üzere, bir işletmenin işletilmesiyle ilişkili 'olağan ve gerekli' maliyetler olarak kabul edilmesi gerekir.

İşletme Gideri Türlerini Anlamak

Bu bölümde ele alacağım iki tür işletme gideri vardır: indirilebilir ve indirilemez giderler. Her biri için bazı örneklerle birlikte bir tanım sunacağım.

İndirilebilir İşletme Giderleri 

İndirilebilir işletme giderleri, işletme vergilerinizden düşülebilen giderlerdir. Buna, işletmenizin mal veya hizmet sunmak için dolaylı olarak kullandığı kalemlerin maliyeti de dahildir; ancak bunların 'olağan ve gerekli' kabul edilmesi gerektiğini unutmayın.

• IRS'ye göre olağan gider, ticaretinizde veya sektörünüzde “yaygın ve kabul gören” (yani alışılmadık olmayan) bir gider olarak kabul edilir.

• IRS, gerekli gideri, sektörünüzde iş yürütürken “yararlı ve uygun” olan gider olarak tanımlar. 

İndirilebilir işletme giderleri vergi yükünüzü önemli ölçüde azaltabilir. Vergi uyumluluğu kurallarını anlamak, maliyetli denetim ve cezalardan kaçınmanıza yardımcı olabilir; doğru kayıtlar tutmak çok önemlidir. Bu giderleri etkili bir şekilde yönetmek için doğru takip ve uyumluluk sağlayan güvenilir bir işletme vergisi yazılımı kullanmayı değerlendirin.

İndirilebilir işletme giderlerine örnekler:

Farklı sektörlerin kendine özgü indirilebilir giderleri vardır; bunlar uzaktan çalışanlar için ev ofisi indirimlerinden teknoloji şirketleri için Ar-Ge vergi kredilerine kadar çeşitlilik gösterir. İndirilebilir işletme giderlerine örnekler arasında aşağıdakiler yer alır, ancak bunlarla sınırlı değildir:

• Bordro yazılımı ve giderler
• Çalışan yan hakları programları
• Faturalar, sarf malzemeleri ve materyaller
• Gayrimenkul ve ekipman kiraları
• İşletme sigortası
• Reklam ve pazarlama maliyetleri
• Hayır amaçlı katkılar
• Komisyonlar (ek ücretler)
• İş seyahati giderleri
• Çalışan eğitim giderleri 
• Çalışanların mesleki gelişim giderleri
• Ekipman kiraları
• Faiz; belirli işletme kredileri, işletme kredi kartları ve işletme tarafından satın alınan mülklerin (veya şahıs işletmesinin) ipotekleri için ödenen faiz.
• Yemekler 

İç Gelir Servisi (IRS), vergi yükümlülüğünüzü azaltmak için hangi giderlerin talep edilebileceğine ilişkin ayrıntılı yönergeleri Yayın 535 (2021), İşletme Giderleri içinde sunar. Daha fazla bilgi için IRS yayınlarının tam listesine başvurabilirsiniz.

Küçük işletme ipucu: İşletme giderlerini azaltmak kârlılığı artırmaya yardımcı olabilir. Küçük işletmeler için tasarlanmış en iyi bordro hizmetlerine yatırım yapmak bordro maliyetlerini düşürmeye yardımcı olabilir.

Uzman ipucu: Giderleri takip etmek ve raporlamak için yazılım çözümlerini kullanmayı düşünün. Gider yönetimi yazılımının nasıl çalıştığını burada görebilirsiniz.

Kısa bir hikâye

Bunu sizin için daha anlaşılır hâle getirmek amacıyla, evinden bir İK danışmanlığı yürüten ve bordroda yalnızca kendisi çalışan arkadaşım Katherine'den bahsedeceğim.

Giderleri etkili bir şekilde yönetmek, Katherine'inki gibi küçük işletmelerde kârlılığı korumak için uzun zamandır büyük önem taşıyor. İşletmesini evinden yürüten Katherine, başlangıçta ofis malzemeleri ve internet maliyetleri gibi bariz giderleri takip etmeye odaklandı.

Ancak kısa süre içinde vergi indirimlerini en üst düzeye çıkarmak için ek fırsatlar olduğunu fark etti.

Yeni muhasebecisiyle yaptığı ilk görüşmenin ardından, ipotek faizi, faturalar ve emlak vergileri gibi ev giderlerinin bir kısmını işletme gideri olarak talep edebileceğini fark etti.

Bu, oyunun kurallarını değiştirdi. İndirilebilir yüzdesini belirlemek için ev ofisinin metrekare alanını evinin toplam alanına oranlayarak titizlikle hesapladı.

Katherine ayrıca daha önce gözden kaçırdığı iş seyahatleri için kilometre takibi yapmaya, işle ilgili yemekleri ve ağ oluşturma etkinliklerini dahil etmeye başladı. İlk başta tüm o makbuzları takip etmek biraz zahmetliydi.

Ancak ona bazı gider yönetimi çözümlerini gösterdikten sonra, sonunda giderlerini büyük bir kâğıt makbuz dosyasına ihtiyaç duymadan doğru şekilde kategorilere ayırmasını ve belgelemesini kolaylaştıran bir çözüm buldu.

Gider yönetimine yönelik bu proaktif yaklaşım, Katherine'in yalnızca mali durumunu takip etme ve fonlarını gerçek zamanlı olarak yönetme becerisini geliştirmekle kalmadı, aynı zamanda vergilendirilebilir gelirini önemli ölçüde azaltarak işletmenin büyümesine daha fazla yatırım yapmasına olanak tanıdı.

İndirilebilir işletme giderleri hakkında tavsiyeler

Giderleri vergi matrahından düşerken, bazı giderlerin tamamen indirilebilir, bazılarının yalnızca kısmen indirilebilir olduğunu ve bazılarının da oluştukları yıl içinde indirilemeyeceğini aklınızda bulundurmanızda fayda var. 

Bazı giderler (ör. aktifleştirilmiş işletme varlıkları) amortisman yoluyla (veya maddi olmayan varlıklar için itfa yoluyla) birkaç yıla yayılarak giderleştirilmelidir. 

Hangi giderlerin indirilebilir olduğunun işletmenin yapısına bağlı olduğunu da belirtmek önemlidir. Bu, izin verilen indirilebilir giderlerin ve finansal İK raporlama sistemi gerekliliklerinin şahıs işletmeleri, ortaklıklar, limited şirketler (LLC'ler) ve şirketler (s-şirketleri ve c-şirketleri) arasında farklılık göstereceği anlamına gelir. 

Bu işletme yapılarının her birinin göreceli vergi avantajlarını ve idari yükünü—ve bunlarla ilişkili maliyetleri—anlamak, işletmenizi vergi verimliliğini mevcut kaynaklarla dengeleyecek şekilde kurmanız açısından büyük önem taşıyabilir. 

İndirilemeyen İşletme Giderleri

İndirilemeyen işletme giderleri, işletme vergilerinizden indirilemeyecek giderlerdir. Kişisel faaliyetler veya kişisel harcamalarla ilgili her şey indirilemeyen bir giderdir. Bu giderlere ilişkin örnekleri aşağıda listeledim.

İndirilemeyen gider örnekleri 

• Beklenen yükümlülükler (veya beklenen yükümlülükler için ayrılan karşılıklar)
• Bazı hukuki ücretler (ör. bir varlığın edinilmesi sürecinde ortaya çıkanlar)
• Kulüp aidatları ve üyelik ücretleri (bazı istisnalarla)
• Yıkım maliyetleri veya zararları
• İşletmeyi yürütmek için asgari düzenleyici gereklilikleri karşılamak amacıyla katlanılan eğitim maliyetleri
• Devlet cezaları (ör. geç dosyalama ücretleri)
• Yasa dışı faaliyetler (ör. rüşvetler ve komisyonlar)
• Lobicilik giderleri
• Kişisel giderler (gider kısmen işletme amaçlı değilse)
• Siyasi bağışlar 

İşletme Giderlerinizi Neden Takip Etmelisiniz?

İşletmenizin gelir ve giderlerini düzenli olarak (sadece vergi döneminde değil) gözden geçirmenin önemli avantajları vardır:

• Bir işlemin kesin ayrıntılarını ve koşullarını hatırlamak daha kolaydır
• Kâğıt makbuzlar gibi önemli kanıtları kaybetme olasılığınız daha düşüktür
• Doğru verilere sahip olmak, gelecekteki giderleri planlamanıza ve bütçenizi aşmamanıza olanak tanır
• İşletmenizin kârlılığını (veya kârlı olmadığını) öngörmek ve buna göre ayarlama yapmak daha kolaydır

Vergi dönemi geldiğinde idari yükünüzü azaltmasının yanı sıra, çalışan geri ödemeleri için daha hızlı işlem süreleri sağlayarak çalışanların moraline de katkıda bulunabilir. 

Ücretsiz İK yazılımları veya küçük işletmeler için gider yönetimi yazılımları kullanmak, ek giderlere katlanmadan, yani yeni giderler oluşturmadan, İK ile ilgili giderleri yakından takip etmenize yardımcı olabilir!

İşletme Giderleri Nasıl Raporlanır?

Açık ve şeffaf bir gider geri ödeme politikası, uyumluluğu korurken çalışanların işle ilgili maliyetler için adil biçimde tazmin edilmesini sağlar. Bunu kendi başınıza şu şekilde yapabilirsiniz:

1. Adım: Gelir tablonuzu hazırlayın

İşletme giderleri, tüm gelir ve harcamalarınızı kaydetmesi gereken işletmenizin gelir tablosunda raporlanır. Bu, şirketinizin finansal durumunu hesaplamak için kullanılan finansal kâr ve zarar (P&L) tablosudur. Bunu oluşturmak için yapmanız gerekenler:

• Bir raporlama dönemi seçin: genellikle yıllık, üç aylık veya aylık bazda.
• Standart bir mizan raporu oluşturun: raporlama dönemi için genel muhasebe defterindeki her hesabın dönem sonu bakiyesini listelemek üzere muhasebe yazılımınızı kullanın.
• Gelirinizi hesaplayın: tüm ödemeleri henüz almamış olsanız bile raporlama dönemi boyunca hizmetlerinizden elde edilen tüm parayı hesaplayın.

2. Adım: Gelir tablonuzu kategorilere ayırın

Gelir tablonuzun büyük bölümünü hazırladıktan sonra işletme giderlerinizi kategorilere göre kaydedersiniz. Bu kategoriler şunları içerir:

• Doğrudan maliyetler veya satılan malların maliyeti (COGS) işçilik maliyetleri, malzeme maliyeti, iş yeri, depolama vb. işletme giderleri gibi maliyetleri içerir. Bunlar, brüt gelirinizi veya brüt kârınızı belirlemek için işletmenizin toplam gelirinden düşülür.

• Dolaylı maliyetler genel giderler, pazarlama giderleri ve yönetici ücretleri gibi maliyetlerdir ve faaliyet kârını belirlemek için brüt kârdan düşülür. 

• Amortisman ve itfa payı, maddi ve maddi olmayan işletme varlıklarının giderlerini sırasıyla birkaç yıla yaymak için kullanılır. Bu varlıklar; mülk, mobilya, ekipman, araçlar vb. (maddi) ile patentler, ticari markalar, fikri mülkiyet lisansları, işletme yönetimi yazılımı vb. (maddi olmayan) varlıkları içerir. 

4. Faiz bir şirketin gelirinden düşülen son giderdir.

3. Adım: Bir muhasebe yöntemi seçin

Gelir ve giderlerinizi bildirirken kullanacağınız bir muhasebe yöntemine de karar vermeniz gerekir. İki temel muhasebe yöntemi nakit ve tahakkuk esaslı yöntemlerdir:

• Nakit esaslı muhasebe yöntemi: geliri, aldığınız vergi yılı içinde bildirirsiniz ve giderleri genellikle aynı vergi yılında düşer ve/veya aktifleştirirsiniz. 

• Tahakkuk esaslı muhasebe yöntemi: gerçek ödemeyi yalnızca sonraki bir yılda almış olsanız bile geliri genellikle kazandığınız vergi yılında bildirirsiniz. Benzer şekilde, giderleri o yıl ödemiş olup olmadığınıza bakılmaksızın, genellikle giderlerin oluştuğu vergi yılında düşer ve/veya aktifleştirirsiniz.

IRS tarafından tanınan farklı muhasebe yöntemleri (ve dönemleri) hakkında ayrıntılı bilgi için Yayın 583 PDF'sine (Ocak 2022'de revize edilmiştir) başvurun. Güncel gelişmeleri görmek için Yayın 583 Hakkında sayfasını güncel bir kaynak olarak yer imlerinize ekleyin.

İşletme Giderleri Nasıl Takip Edilir?

İşletme giderlerinizi vergi matrahından düşmek vergi yükümlülüğünüzü azaltmanın en iyi yolu olsa da tüm işlemlerinizin titiz kayıtlarını tutmanız çok önemlidir. IRS, bildirimlerinizin gerçek harcamalarınızla eşleşip eşleşmediğini kontrol etmek için sizi denetlemeye karar verebilir.

Bir tür gider yönetimi yazılımı kullanmanın yanı sıra, işletme giderlerini doğru şekilde takip etmek için bazı ipuçları ve en iyi uygulamalar şunlardır:

1. İşletmenizin mali durumunu kişisel harcamalarınızdan ayrı tutun. Ayrı bir işletme banka hesabına sahip olmak, işletme giderlerinizi takip etmenizi kolaylaştırır. 
2. Harcamaların kullanım oranını hesaplayın ve işletme kullanımına düşen kısmı talep edin; bir harcama kısmen işletme amaçlı, kısmen de kişisel kullanım için yapılıyorsa (ör. ev ofisiniz veya cep telefonu hizmet sağlayıcınızın faturası). 
3. Tüm makbuzlarınızı saklayın ve dijitalleştirin. Makbuzları kaybetmemenizi kolaylaştırmak için fotoğraflarını çekin ve çevrim içi olarak saklayın. Modern İK ve muhasebe yazılımlarının çoğu fotoğraf çekip bunu doğrudan yüklemenize olanak tanır.
4. Faturalarınızı ve makbuzlarınızı düzenli tutun. İdeal olarak bunları önce aya, ardından gider kategorisine göre klasörlere ayırın. Bu, daha sonra her işlemin ayrıntılarını ve kanıtlarını kolayca bulmanızı sağlar.
5. Ayrıntılı notlar tutun. Her işlemin tüm ayrıntılarını hatırlayacağınızı düşünseniz bile tarih, gider kategorisi ve giderin ne için yapıldığına ilişkin notlar alın; örneğin müşteriyi ağırlama, şirket aracı için yakıt vb. 
6. Kayıtlarınızı mümkün olduğunca sık gözden geçirin. Sürecin büyük bölümünü otomatikleştiren bir yazılım kullanıyor olsanız bile kayıtlarınızı sık sık kontrol etmek, doğruluklarını teyit etmek ve yanlış etiketlenmiş olanları yeniden kategorize etmek iyi bir fikirdir. 
7. Giderleri takip etmek ve kayıtlarınızı mutabakatla karşılaştırmak için resmî bir iş akışı oluşturun. Hangi görevlerin günlük/hemen (ör. makbuzları yükleme), haftalık, aylık, üç aylık, altı aylık ve yıllık olarak gerçekleştirilmesi gerektiğini planlayın.   
8. Gider raporlama yazılımına yatırım yapmayı düşünün. Bu yazılımlar harcamaları kaydeder, makbuzları saklar, işlemleri otomatik olarak kategorilere ayırır ve mali durumunuzu panolar ile grafiklerde görüntülemenizi sağlar. Ayrıca rapor oluşturmayı da kolaylaştırır.

İşletme giderlerini takip etme hakkında daha fazla bilgi için IRS Yayını 583 (01/2021), İş Kurma ve Kayıt Tutma başlıklı içeriğe göz atın.

İlerleyin ve İndirimlerden Yararlanın (ya da Yararlanmayın)

Tüm bunların anlamı şu: işletme giderlerinizi hesaplayıp şirketinizin gelirinden düşmek, size bir miktar vergi avantajı sağlayabilir; bu da işletmenize yeniden yatırılabilecek para demektir. Şu çıkarımları unutmayın:

• İki tür işletme gideri vardır: indirilebilir ve indirilemez
• İşletme giderleriniz gelir tablonuz aracılığıyla bildirilir
• Giderlerinizi düzenli olarak gözden geçirin ve her şeyi son derece düzenli tutun

Bu makaleyi faydalı bulduysanız, kurumsal gelişim hakkında daha ayrıntılı içerikler için People Managing People bültenine abone olmayı unutmayın.