ERP veya kurumsal kaynak planlaması, İK, tedarik zinciri, CRM ve finans gibi temel işlevleri tek bir platformda bir araya getiren bir yazılım sistemidir. Bu görevleri ayrı ayrı yürütmekten yorulduysanız ERP sistemleri süreçleri otomatikleştirmenize, verimliliği artırmanıza ve önemli konulara odaklanabilmeniz için gerçek zamanlı, doğru bilgiler elde etmenize yardımcı olur.
Bu makalede ERP'nin ne olduğunu, nasıl çalıştığını ve işinizi neden çok daha kolay hâle getirebileceğini açıklayacağım.
ERP Sistemi Nedir?
ERP, bir işletme yönetimi yazılımı olan kurumsal kaynak planlamasının İngilizce kısaltmasıdır. CIO ve iş teknolojileri yöneticilerine yönelik haber sitesi CIO.com için hazırlanan bir makalede, katkıda bulunan köşe yazarı Bart Perkins bir ERP sisteminin kapsamlı bir tanımını sunar.
Perkins bunu “finans, insan kaynakları, satın alma, dağıtım ve diğer departmanlardaki iş süreçlerini standartlaştıran, kolaylaştıran ve entegre eden entegre yazılım uygulamaları sistemi” olarak tanımlar.
Amerikan çok uluslu bilgisayar teknolojileri şirketi Oracle, ERP'yi “kuruluşların muhasebe, satın alma, proje yönetimi, risk yönetimi ve uyumluluk ile tedarik zinciri operasyonları gibi günlük iş faaliyetlerini yönetmek için kullandığı bir yazılım türü” olarak tanımlar.
Oracle, bir ERP paketinin eksiksiz olarak tanımlanabilmesi için kuruluşlara planlama, kurumsal performans yönetimi, bütçeleme ve tahmin konularında yardımcı olan ve bir kuruluşun finansal sonuçlarının ayrıntılarını içeren raporlar oluşturan yazılımları da içermesi gerektiğini belirtir.
ERP sistemleri, ürün yaşam döngüsü yönetimi, elektronik satın alma, ürün veri yönetimi, veri madenciliği ve benzeri diğer işlevlere erişmek için üçüncü taraf uygulamalarla da genişletilebilir. ERP sistemi genellikle sağlayıcı tarafından sunulan arayüzler aracılığıyla genişletilir.
ERP'nin Kısa Tarihçesi
ERP sistemleri 1990 civarında kullanıma sunuldu ve esas olarak imalat şirketleri tarafından kullanılmaya başlandı. Bu kavram, 1983'te geliştirilen malzeme ihtiyaç planlaması II (MRP II), 1964'teki MRP ve 1913'te ortaya çıkan Ekonomik Sipariş Miktarı (EOQ) gibi sistemlerden türedi.
Kurumsal kaynak planlaması yazılımı sağlayıcısı QAD.Inc'e göre ERP terimi, 1990'larda ERP sistemlerini MRP sistemlerinden ayırt etmek amacıyla Gartner Group tarafından ortaya atıldı. QAD.Inc, bu dönemde ERP sistemlerinin “satış gücü otomasyonu (SFA), pazarlama otomasyonu ve e-ticaret gibi diğer işlevleri de yürütürken” iş zekâsını de içerecek şekilde geliştirilmeye başlandığını belirtir.
Şirket içi ERP'nin bazı zorlukları nedeniyle sağlayıcılar, SaaS ERP sistemi (sağlayıcılar tarafından yazılım hizmeti olarak sunulan ERP) sağlamak amacıyla bulut tabanlı ERP geliştirmeye başladı. Şirket içi ERP dağıtımının bazı dezavantajları arasında uygulama ve lisans maliyetleri ile uzun uygulama süresi yer alır.
Buna karşılık SaaS, genellikle aylık abonelik ücreti ödediğiniz için uygulanması kolay ve daha ucuzdur. Kullanıcılar yazılımı sektöre özgü ihtiyaçlara göre özelleştirebilir. Bu da sistemi küçük işletmeler için bile uygun hâle getirir.
ERP Sisteminin Temel Özellikleri
Bir kurumsal kaynak planlaması sisteminin dört temel özelliği vardır: modüler tasarım, esneklik, açık ve merkezi veritabanı ile bilgilerin otomatik olarak oluşturulması. Bu yazılım sistemi, tüm yazılımları destekleyen genel bir veritabanı üzerinden gerçek zamanlı olarak çalışır. Bunun sonucunda her ERP modülünde tutarlı bir görünüm ve kullanım deneyimi ortaya çıkar.
Bir ERP yazılım çözümünün temel amacı, operasyonel hedeflere hızlı bir şekilde ulaşmak için işletme operasyonlarının tüm birimlerini bir araya getirmektir. Tüm kurumsal süreçler, kuruluş genelindeki süreçleri ve bilgileri kolaylaştıracak eksiksiz bir yaklaşım doğrultusunda tüm iş birimleri arasında entegre edilir.
Perkins, ERP'nin çeşitli iş süreçlerini entegre etmek için gerçek zamanlı verileri nasıl kullandığına dair mükemmel bir örnek sunar. Çevrimiçi sipariş verebilmeleri için müşterilerinden sipariş alan bir işletme örneğini kullanır. Yeni bir sipariş tamamlanır tamamlanmaz ERP, fiyatı otomatik olarak kontrol eder ve gerekirse kredi kontrolü başlatır. Ürünün mevcut olup olmadığını kontrol eder ve teslimatı planlayacak birimi bilgilendirir. Sipariş teslim edilir edilmez bir fatura gönderilir ve muhasebe birimi hesaplarını güncelleyebilir.
Şimdi modern bir ERP sisteminin çeşitli özelliklerine daha ayrıntılı bir göz atalım:
Have an account? Log In
Tutarlı Görünüm ve Kullanım Deneyimi
ERP'nin tutarlı görünümü ve işleyişi, bir işletmenin eğitim maliyetlerini azaltmasına yardımcı olur. Perkins, ilk tedarikçilerin tutarlı bir görünüm ve işleyişin kuruluşun daha profesyonel görünmesine yardımcı olduğunu fark ettiğini belirtiyor. Bir işletmenin çeşitli alanlarında çalışan personel, müşterilerin özel ihtiyaçlarını karşılamak için çalışırken aynı bilgilere güvenebilir.
ERP entegrasyonu, bir kuruluşun muhasebe yazılımına, depo yönetim sistemine veya manuel süreçlerin basit elektronik tablolarına bakılmaksızın pazara tutarlı bir yüz sunmasını mümkün kılar.
Tüm Uygulamalar Ortak Bir Veritabanı Tarafından Desteklenir
Kuruluşların karşılaştığı önemli zorluklardan biri, farklı departmanların yalıtılmış birimler olarak faaliyet göstermesidir. Bu durum, farklı departmanların müşterilere birbiriyle çelişen bilgiler verdiği ve bunun da müşteri hizmetlerinizin kalitesini olumsuz yansıttığı utandırıcı durumlara yol açabilir.
Bir ERP sistemi, müşteri başarısını güvence altına almak için tüm uygulamaları ortak bir veritabanının desteklemesini sağlar. Bu, farklı birimlerdeki çalışanların günlük faaliyetleri ve her türlü iş ihtiyacı için veritabanındaki aynı bilgilere güvenebileceği anlamına gelir.
Gerçek Zamanlı Çalışır
Cihazların uç bilişim gibi teknolojiler kullanılarak sürekli bağlandığı Nesnelerin İnterneti (IoT) çağında bu gerçek zamanlı özellik, her iş sürecinin ihtiyaç duyduğu bilgilere hızla erişebilmesini sağlar. Uç bilişim, veri depolama ve bilgi işlem işlemlerini verilerin kullanılacağı yere yaklaştıran bir sistemdir.
ERP'nin gerçek zamanlı özelliği, sorunların hızla belirlenmesine yardımcı olur ve işletme yöneticilerine sorunları düzeltmeleri için zaman kazandırır.
ERP Sistemlerinin Türleri
Temel olarak üç farklı ERP sistemi vardır: şirket içi yazılım, bulut tabanlı yazılım ve hibrit yazılım. Her kuruluşun ihtiyaç duyduğu belirli tür, öncelikle işletmenin büyüklüğüne, mevcut bilişim cihazlarına ve sistemin işletmenin ihtiyaçlarını karşılama becerisine bağlıdır.
Üç türe daha yakından bakalım:
Şirket İçi ERP Yazılımı
Adından da anlaşılacağı üzere şirket içi ERP yazılımı, kuruluşun kendi tesisinde devreye alınır. Kurulumdan sonra çoğunlukla işletmeniz veya bir ERP danışmanı tarafından kontrol edilir. ERP sisteminizin güvenliği üzerinde tam kontrol sahibi olmak istiyorsanız ihtiyacınız olan ERP çözümü budur. Ancak bu tür bir ERP uygulamasını hayata geçirmek, uygulama ve sunucu bakımını üstlenmek üzere tesislerinizde özel bilişim kaynaklarına sahip olmanızı gerektirir.
Şirket içi ERP yazılımının çeşitli avantajları vardır:
- Gizli verilerinizin üçüncü bir tarafça işlenmesi gerekmez.
- Her ERP modülü, özel iş ihtiyacınıza göre özelleştirilebilir.
- Diğer sistemlerinizle (CRM yazılımınız dahil) güçlü entegrasyon seçenekleri sunar.
Bulut Tabanlı ERP Sistemi
Bu tür ERP sistemine genellikle Hizmet olarak Yazılım (SaaS) adı verilir; bu da hizmeti üçüncü bir tarafın yönettiği anlamına gelir. Esnek tasarım, personelinizin internet bağlantısı olan herhangi bir cihaz üzerinden verileri depolamasına ve incelemesine olanak tanır. Genellikle fiyatlandırma dönemsel aboneliğe dayanır.
Bu tür ERP uygulamasının temel dezavantajı, hassas verilerinizin bir kısmını işlemesi için bir ERP tedarikçisine güvenmek zorunda olmanızdır. Ancak çeşitli avantajları da vardır. Örneğin, sistemi edinmek için büyük bir başlangıç yatırımı yapmanız gerekmez. Ayrıca sistemi uygulamaya koymadan önce özel ekipmana veya becerilere de ihtiyacınız yoktur.
Hibrit ERP Sistemi
Hibrit ERP sistemine bazen iki katmanlı ERP sistemi de denir. Şirketinizin bulut tabanlı ERP ve şirket içi ERP sistemlerini birleştirmesine olanak tanır. Her iki dünyanın en iyi yönlerinden yararlanmak istiyorsanız tercih edeceğiniz sistem budur. Örneğin, tüm bilgilerinize erişmesine izin vermeniz gerekmeden ERP danışmanının uzmanlığından yararlanabilirsiniz.
More Articles
Bir ERP Sistemi Nasıl Çalışır?
Bir ERP sistemi, işletmeyi en iyi şekilde yürütmek için gereken kaynak sayısını azaltırken kârlılığı ve işletmenin gelişmesini yine de güvence altına alarak çalışır.
ERP sistemi, şirketinizin diğer işletme modüllerinin tek bir veritabanı üzerinden çalışmasına olanak tanıdığı için tek bir uygulamadan farklıdır.
Sistem, işletmenin farklı bölümlerinden veri toplar. Verileri, ihtiyaç duyan çalışanların erişebileceği merkezi bir konuma yerleştirir. Birçok işletmenin yaşadığı bilgi silolarını ortadan kaldırır ve yeterli bilginin buna ihtiyaç duyan kişilere sunulmasını sağlar.
Diyelim ki şirketinizin ERP sistemi neredeyse tamamen otomatikleştirilmiş durumda. ERP, arka uçta veri girişini sizin için gerçekleştirir ve ayrıca bilgileri buna ihtiyaç duyan diğer birimlerle paylaşır.
Örneğin, stoktaki son ürün için bir sevkiyat siparişi başlatıldığında, envanter yönetimi modülleri bu bilgiyi kaydetmeli ve envanterin yenilenebilmesi için ilgili departmanları bilgilendirmelidir. Satış ekibi de bilgilendirilir; böylece yerine getiremeyeceği sözler vermez.
ERP'nin nasıl çalıştığı ve onu avantajınıza nasıl kullanabileceğiniz hakkında buradan daha fazla bilgi edinin.
Neden Bir ERP Sistemine İhtiyaç Duyabilirsiniz?
Farklı büyüklüklerdeki işletmelerin ERP uygulamasından yararlanabileceği bazı nedenlere göz atalım.
Bilgi Paylaşımı: ERP sistemi, önemli bilgileri işletmenizin çeşitli departmanları arasında otomatik olarak paylaşabilir ve bunun sonucunda entegre bilgi paylaşımı yoluyla iş birliğini teşvik eder.
İşletme Performansının İyileştirilmesi: Entegre sistem, departmanların bunu yapmalarına yardımcı olacak bilgileri edinmeye çalışmak yerine zamanlarını temel işlerini yönetmeye ayırmasını sağlar. Örneğin, bir ERP sistemi sipariş takibi, gelir takibi ve satın alma siparişi oluşturma yoluyla işletmenizin satış tahminlerindeki performansını iyileştirebilir.
Yönetimi Kolay: Teknolojinin hızlı gelişimiyle birlikte ERP sistemlerinin yönetimi ve kullanımı giderek kolaylaşmaktadır. Bu durum, sistemlerini entegre etmek için gerekli becerilere veya kaynaklara sahip olmayabilecek işletmeler için özellikle geçerlidir. Büyük işletmeler için ERP, birbirinden kopuk sistemleri çalıştırmak için gereken kaynakları azaltabilir.
Standartlaştırılmış Raporlama: Kuruluşunuzun pazara iletişim kurmasını istiyorsanız, kuruluştaki herkesin aynı kaynaktan bilgi edinmesi gerekir. ERP, kuruluşunuz tarafından sunulan bilgilerin tutarlı olmasını sağlar.
Maliyetlerin Düşürülmesi: ERP, muhasebe ve otomasyon çözümleri sağlayıcısı Business Automation Specialists'e göre, “ERP sistemlerini kullanan ve sınıfının en iyi uygulamalarına sahip üretim şirketleri, envanter seviyelerini %22 oranında azaltabildi.” Şirket ayrıca şunu ekliyor: “Aynı şirketler toplam maliyetlerde de yaklaşık %20 oranında düşüş gördü.”
Daha ayrıntılı bir inceleme için ERP Yazılımının 9 Faydası hakkındaki bu makaleye göz atın.
Daha Fazlasını mı Arıyorsunuz?
ERP yazılımı dışında bir yazılım arıyorsanız aşağıdakilere göz atın:
- İnsan sermayesi yönetimi (HCM) yazılımı — çalışanları yönetmek, iş gücü planlaması yapmak, yetenek yönetimi gerçekleştirmek ve iş gücünü optimize etmek için geliştirilmiş yazılım.
- Performans yönetimi yazılımı — bir kuruluş içindeki bireysel çalışanların performansını ve çalışma davranışlarını yönetmeye yönelik yazılım.
- İş gücü yönetimi yazılımı — planlama, devam takibi, izin, işe alıştırma ve daha fazlası da dahil olmak üzere bir kuruluşun iş gücüne ilişkin unsurları yönetmeye yönelik yazılım.
Son olarak, bir ERP veya CRM sistemine ihtiyacınız olup olmadığından emin değilseniz aslında her ikisine de ihtiyacınız olabilir! Bu makale, karar vermenize yardımcı olmak için ERP ve CRM yazılımları arasındaki benzerlikleri ve farklılıkları açıklıyor.