Görev yönetimi yazılımı, hedeflerinize ulaşabilmeniz veya bir projeyi tamamlayabilmeniz için bireysel görevleri düzenlemenize, önceliklendirmenize ve izlemenize olanak tanır. Bunu dijital yapılacaklar listeniz olarak düşünün. Büyük projeleri her seferinde yönetilebilir tek bir adımla ele almak için mükemmeldir. Bu aracın işlerinizi nasıl verimli ve stressiz tuttuğunu burada bulabilirsiniz.
Görev Yönetimi ve Proje Yönetimi
En yakın arkadaşınız nişan partisi düzenlemek istiyor ve parti planlama konusundaki becerileriniz nedeniyle partiyi organize etme görevi size veriliyor.
Partiyi planlamak, esasen tamamlamanız gereken bir projedir. Ancak tamamını oluşturan projeyi (partiyi) tamamlamak için bir dizi küçük görevi (mekânı, yemek şirketini vb. ayarlamak) tamamlamanız gerekir.
Aradaki fark çok incedir.
Bir projeyi yönetirken aklınızda bir tarih ve bir hedef, yani büyük resim vardır. Proje yönetiminin kapsamı daha geniştir; yönetici maliyet kontrolü, iş akışları ve mevcut kaynaklar gibi unsurlara bakmalıdır.
Görev yönetimi, bir projenin her seferinde bir yönünü yönetmekle ilgilidir. Örneğin, görevleri yönetirken görevin son teslim tarihine ve önceliğine, atamasına ve ilerlemesine bakmanız gerekir. Bu, yönetilmesi gereken pek çok şey olduğu anlamına gelir; ancak bir görev yönetimi aracı işinizi kolaylaştırabilir.
Görev Yönetimi Yazılımının Faydaları
Görev yönetimi yazılımı, görev yönetiminin tüm yönlerini tek bir panodan izlemenizi sağlar; ancak sunduğu tek şey bu değildir.
Yeni yazılım için iş gerekçesi oluştururken, yönetimin değerlendirmesi için vurgulamak isteyeceğiniz noktalar vardır. Görev yönetimi yazılımı hakkında öne çıkarabileceğiniz bazı önemli noktalar şunlardır:
- Bilgi kaybı riskini azaltır: Atanan kişiler görevlerini tamamlarken onlarla paylaştığınız baş döndürücü sayıda belge, parola ve bilgi olabilir. Bir görev yönetimi aracı, tüm bilgileri tek bir yerde biriktirmenizi sağlayarak bilgi kaybı riskini azaltır.
- Kolay yetkilendirme ve gelişmiş iş birliği: Bireysel görevleri devretmek için ekip üyelerine e-posta göndermenize veya onları ofise çağırmanıza gerek yoktur. Bir görev yönetimi aracı kullanarak bir üyeye görev atadığınızda, görev atamasıyla ilgili bir bildirim alır. Daha sonra ekip görevleri üzerinde uzaktan iş birliği yapmak için yorumlar bölümünü kullanabilirsiniz.
- Etkili önceliklendirme: Çalışanlarınız için görevleri önceliklendirme olanağı, bir görev yönetimi aracının en dikkate değer faydalarından biridir. Ekip üyeleriniz görevler arasında geçiş yapmakta zorlanabilir. Önceliklendirme, ekip üyelerinin zamanlarını daha iyi yönetmelerini sağlar ve görev atamalarının hangi sırayla tamamlanması gerektiği konusunda onlara daha net bir fikir verir.
- Gelişmiş odaklanma: Bir görev yönetimi aracı, büyük bir görevi belirli bir zaman dilimi içinde tamamlama zorunluluğu algısını ortadan kaldırır. Bunun nedeni, görevleri daha kolay odaklanmayı sağlayan daha küçük ve daha anlaşılır görevlere bölmenize olanak tanımasıdır.
İlgili içerik: En İyi 10 Entegre Risk Yönetimi Yazılımı
Görev Yönetimi Yazılımının Özellikleri
Görev yönetimi araçları, Trello ve Asana gibi proje yönetimi yazılımlarındaki özelliklerin bir alt kümesi olan bir özellik portföyüyle birlikte gelir. Görev yönetimi yazılımının en yaygın özellikleri şunlardır:
Have an account? Log In
1. Planlama ve zamanlama
Planlama ve zamanlama, bir görev yönetimi aracının en temel özellikleridir. Planlama, tüm iş akışını basit görevlere ayırmayı içerir. Atanmaya hazır görevleri oluşturduktan sonra son teslim tarihleri belirleyebilir veya bunları yinelenen görevler olarak ayarlayabilirsiniz.
Örneğin, üç görevden oluşan bir görev listesi oluşturursunuz: yeni bir çalışanın işe alıştırılması, masasının hazırlanması ve yeni çalışanın iyi uyum sağlayıp sağlamadığını görmek için ilk hafta değerlendirmesi. Bu görevleri farklı ekip üyelerine atarsınız. Görevleri atadıktan sonra üyeler bu görevler üzerinde çalışmaya devam ederken ilerlemeyi izlersiniz.
2. İş birliği
İş birliği, bir sistem olmadan zor olabilir; özellikle de uzaktan çalışma ortamında. Ekip üyeleri, karmaşık görevler için elektronik tablolara güvenemez; en azından saçlarını başlarını yolmadan bunu yapamazlar, çünkü görevlerin birkaç alt görevi, görev bağımlılığı veya kilometre taşı olabilir.
Güçlü, çevrim içi bir görev yönetimi sistemi, ekip iş birliği süreçlerini kolaylaştırır. Ekip üyeleri devam eden görevler hakkında bilgi alışverişinde bulunabilir ve güncellemeler alabilir; yöneticiler ise görev yönetim sistemiyle bireysel görevlerle ilgili sorulara yanıt verebilir ve görevlerin ilerlemesini takip edebilir.
3. Otomasyon
Otomasyon, karmaşık görevlerin yönetimini kolaylaştırır. Örneğin, birden fazla proje ekibinin iş birliğini, farklı aşamalarda yöneticilerden onay alınmasını ve görev ilerledikçe ekip üyelerine birkaç kez bildirim gönderilmesini gerektiren görevleri düşünün.
Karmaşık görevleri manuel olarak yönetmek verimsizdir; bu nedenle birçok görev yönetimi sistemi otomatik çözümler sunar. Otomasyon, normalde sıradan görevlere ayıracağınız değerli zamanınızın önemli bir bölümünü serbest bırakabilir.
Ancak kendinizi görev yönetimi sisteminizde yerleşik olarak bulunan otomatik çözümlerle sınırlamak zorunda değilsiniz. Entegrasyonları kullanarak süreçleri kendiniz de otomatikleştirebilirsiniz.
Örneğin, 24 saat içinde süresi dolacak bir görev atamasını görevliye hatırlatmak istiyorsanız, çalışanı görev yönetimi aracınızın yorumlar bölümü veya bir Slack mesajı aracılığıyla bilgilendirmek için bir Zapier entegrasyonu kullanabilirsiniz.
4. Görünümler
Görev yönetimi yazılımı, tercihinize göre çeşitli iş birliğine dayalı görünümler sunar. Çoğunda en azından bir takvim görünümü ve kanban panoları bulunur. Ancak bazı araçlar Gantt grafikleri, zaman çizelgeleri, listeler ve ızgara görünümü gibi daha fazla seçenek sunar.
Kanban şablonları özellikle popülerdir. Sürecin her aşaması için basit ve etkili bir düzen sağlarlar. Projenin her aşamasında görevleri devredebilir ve atanan kişilerle gerçek zamanlı olarak etkileşim kurabilirsiniz.
5. Zaman takibi
Zaman takibi, bir görev yönetimi sisteminde aramanız gereken önemli bir özelliktir. Her bir proje görevi için ne kadar zaman harcandığına ilişkin verilere sahip olmak, darboğazları ve aşırı kaynak tüketen noktaları belirlemenizi sağlar.
Şirketiniz sık sık saatlik çalışan istihdam ediyor veya saatlik ücret üzerinden faturalandırılan projeleri kabul ediyorsa zaman takibi işlevine de ihtiyacınız olacaktır.
Çalışanların veya yüklenicilerin zaman verilerini doğrudan görev yönetimi yazılımına kaydetmesine izin verebileceksiniz. Yönetim daha sonra kaynak yönetimini iyileştirmek, bordroyu denetlemek veya faturalandırma yapmak için zaman çizelgesi verilerini düzenli olarak görüntüleyebilir.
İlgili: Yüklenicileri Planlamak ve Ödemek İçin En İyi 20 Yüklenici Yönetimi Yazılımı
Görevler Nasıl Yönetilir
Çoğu görev yönetimi aracı ortak bir süreç izler. Sürecin nasıl göründüğünü merak ediyorsanız, aşağıda genel hatlarıyla açıkladık.
1. Görev oluşturma ve atama
Görev oluşturmak ve atamak genellikle hızlı ve kolaydır. Bir görev oluşturur, görevliye yönelik ilgili ayrıntıları ekler, son tarih belirler ve kartı atarsınız.
Örneğin, yeni bir çalışanı işe alıştırırken belgelerle ilgili görevler atamanız, yardım veya kaynaklar için kiminle iletişime geçmesi gerektiğini bildirmeniz ve masanın hazırlanması için personelle koordinasyon sağlamanız gerekir. Tüm görevleri görev yönetimi aracının içinden atayabilirsiniz.
Bazı araçlar, görevleri zaten bir Excel dosyasına girdiyseniz elektronik tabloları içe aktarmanıza izin verebilir. Görevleri ekledikten sonra, gelecekte görevleri sıfırdan oluşturmak zorunda kalmamak için şablonlar oluşturabilirsiniz.
More Articles
2. İş birliği yapma
Görev yönetimi araçları, iş akışı yönetimini ve iş birliğini kolaylaştıran etkileşimli bir arayüz sunabilir. Bir görevi atadıktan sonra görevli, teslim edilecekler hakkında sorular sorabilir veya yorumlar bölümünü kullanarak yöneticiyi olası gecikmeler hakkında bilgilendirebilir.
3. İlerlemeyi takip etme
Ekibiniz, bir görev yönetimi çözümünü kullanarak görev ilerlemelerini güncelleyebilir.
Şunu gözünüzde canlandırın.
Ekip üyenize, gelecek hafta yapılması planlanan yeni çalışan oryantasyonuna hazırlanma görevini verdiniz. Üç maddeden oluşan bir yapılacaklar listesi eklediniz—projektörü ayarlamak, bir ekip üyesinin sandalyeleri düzenlemesini sağlamak ve kahve ile donut sipariş etmek.
Benzer görevleri, kontrol listeleriyle birlikte diğer 4 ekip üyesine de verdiniz. Üyeler görevleri tamamladıkça kutuları işaretliyor ve yardıma ihtiyaç duyduklarında yorumlarda sizi etiketliyor.
Şimdiye kadar iyi mi? Şimdi aynı şeyi bir görev yönetimi aracı olmadan yaptığınızı düşünün.
Ne demek istediğimi anladınız mı?
Basit ve kolay olanı hedefleyin
Kullanmayacağınız gösterişli özelliklerin (muhtemelen hiçbir zaman kullanmayacaksınız) etkisine kapılmak ve kapsamlı bir görev yönetimi aracına yatırım yapmak kolaydır. Ancak görev yönetimi yazılımında ne kadar basitse o kadar iyidir.
Amacınız, görevleri sizin ve ekibiniz için atama, iş birliği yapma ve tamamlama sürecini kolaylaştırmaktır. Daha dik bir öğrenme eğrisi, değişikliği ekibiniz için göz korkutucu hâle getirir ve yeni çalışanların görev yönetimi sisteminizi kullanmaya başlamasını sağlamak için daha fazla zaman ayırmanızı gerektirir.
Bunlara da göz atın:
