İnsan ve kültür programlarını çoğu zaman son kullanıcıya danışmadan, boşlukta oluşturuyoruz; ardından işe yaramadıklarında hayal kırıklığına uğruyoruz.
Ancak kullanıcı ve müşteri deneyimi ekiplerinden ödünç alabileceğimiz bir yöntem var; bu yöntem daha iyi girişimler oluşturmamıza ve gerçekten fark yaratacak uygun çalışan bağlılığı araçlarına yatırım yapmamıza yardımcı olacak.
Yaklaşık 20 yıldır insan ve çalışan yönetimi alanında yer alıyorum ve çalışan yolculuğu haritalamasını, kuruluşların daha iyi bir çalışan deneyimi oluşturmasına yardımcı olmak için uyarladığım bir araç olarak kullanıyorum.
Çalışan Yolculuğu Nedir?
Bazen çalışan yaşam döngüsü olarak da adlandırılan çalışan yolculuğu, bir çalışanın bir kuruluşta geçirdiği süre boyunca yaşayacağı farklı istihdam aşamalarını tanımlayan bir terimdir.
Çalışan yolculuğunun aşamaları
Çalışan yolculuğu genellikle, daha ayrıntılı bir inceleme için alt bölümlere ayrılabilen 6 aşamaya ayrılır.
- Çekim. Potansiyel bir çalışanın sizinle iletişime geçmesinden önceki her türlü etkileşim. Bu, medyada yer alma, LinkedIn gönderisi veya akşam yemeğinde gerçekleşen bir sohbet olabilir.
- İşe alım. İşe alım süreciniz. Aday deneyimini düşünün.
- İşe alıştırma. Yeni çalışanlara mümkün olan en iyi başlangıcı sağlamak ve şirketinizde başarılı olmaları için gereken koşulları oluşturmak.
- Gelişim. Burada gelişmenizi istiyoruz. Performans yönetimini, eğitimleri ve öğrenme-gelişim fırsatlarını kapsar.
- Çalışanı elde tutma. Kariyer ilerlemesi fırsatları sunmak ve sağlık ile iyilik hâlini gözetmek.
- İşten ayrılış süreci. Vedalaşmak ama arkadaş kalmaya devam etmek.
Çalışan Yolculuğu Haritalaması Nedir?
Çalışan yolculuğu haritalaması, çalışanların çalışan yolculuğunun her aşamasında kuruluşla nasıl etkileşim kurduğunu düşünmeye yarayan bir araçtır.
Çalışanın kuruluşla etkileşimleri ve ilişkileri boyunca gerçekleştirdiği süreçlerin, ihtiyaçlarının ve algılarının görsel bir temsilinin oluşturulmasını kapsar.
İnsan kaynakları ekipleri tarafından sorunlu noktaları belirlemek ve örnek niteliğinde çalışan deneyimleri tasarlamak için kullanılır.
"İşe alımdan emekliliğe kadar çalışan yolculuğu haritalamasının, önümüzdeki birkaç yıl içinde çalışan deneyimi üzerinde büyük bir etki yaratacak bir eğilim hâline geldiğini göreceksiniz," diyor kültür mimarı ve uzaktan çalışma deneyimi tasarımcısı Darcy Marie Mayfield. "Bazı ileri görüşlü liderler bunu şimdiden yapıyor; ancak müşteri odaklı şirketlerin çoğunun müşteri yolculuğunu haritalandırması gibi, daha fazla ekip de bu uygulamayı benimseyecek."
Çalışan Yolculuğu Haritalama Projesi Nasıl Yürütülür?
Başarılı bir çalışan yolculuğu haritalama projesi yürütmek için adım adım süreç aşağıda açıklanmıştır.
1. Kapsamı ve hedefleri belirleyin
- Hedefleri belirleyin: Çalışan yolculuğu haritalamasıyla neyi başarmayı amaçladığınızı belirleyin. Bu, çalışan bağlılığını artırmak, çalışan devir oranını azaltmak veya işe alıştırma sürecini iyileştirmek olabilir.
- Kapsam: Çalışan yaşam döngüsünün hangi bölümlerine odaklanmak istediğinize karar verin. Tüm yaşam döngüsü ele alınabilir; ancak kapsam büyük olasılıkla işe alım, işe alıştırma veya gelişim gibi belirli bir aşama olacaktır.
2. Bir proje ekibi oluşturun
- İşlevler arası ekip: İnsan kaynakları, yönetim ve doğrudan yöneticiler gibi farklı departmanlardan üyeleri dahil edin.
- Çalışan temsili: Farklı bakış açıları sunmaları için çeşitli seviyelerden ve rollerden çalışanları dahil etmeyi düşünün.
3. Veri toplayın
- Anketler ve görüşmeler: Deneyimleri hakkında içgörü toplamak için mevcut çalışanlarla çalışan anketleri ve görüşmeler gerçekleştirin.
- Mevcut verileri inceleyin: Ek içgörüler elde etmek için performans değerlendirmelerini, işten ayrılma görüşmelerini ve diğer İK ölçümlerini inceleyin.
- Gözlemleyin: Farklı rollerdeki çalışanların günlük deneyimlerini gözlemleyin.
Have an account? Log In
4. Çalışan profillerini tanımlayın
- Personalar oluşturun: Tipik çalışanları temsil eden personarlar geliştirin. Bu; rollere, kariyer aşamalarına, demografik özelliklere vb. dayanabilir.
- İhtiyaçları ve motivasyonları anlayın: Her personar için motivasyonlarını, zorluklarını, ihtiyaçlarını ve hedeflerini anlayın.
5. Çalışan yolculuğunun haritasını çıkarın
- Temel aşamaları belirleyin: Çalışan yaşam döngüsünü temel aşamalara ayırın (ör. işe alım, işe uyum, gelişim, elde tutma, işten ayrılma).
- Her aşamadaki deneyimleri ayrıntılandırın: Her aşama için çalışanların temel deneyimlerinin, temas noktalarının, duygularının ve eylemlerinin haritasını çıkarın.
- Sorun noktaları ve kritik anlar: Çalışan deneyimini önemli ölçüde etkileyen sorun noktalarını ve kritik anları belirleyin.
6. Analiz edin ve fırsatları belirleyin
- Örüntüleri arayın: Farklı personalar ve yolculuk aşamaları arasındaki ortak temaları veya sorunları belirleyin.
- İyileştirme alanlarını belirleyin: Değişikliklerin veya müdahalelerin çalışan deneyimini önemli ölçüde iyileştirebileceği alanları saptayın.
7. Eylem planları geliştirin
- Çözümler için strateji geliştirin: Analizinize dayanarak belirlenen sorunları ele almak veya olumlu deneyimleri geliştirmek için stratejiler oluşturun.
- Öncelikleri belirleyin: Eylemleri potansiyel etkilerine ve uygulanabilirliklerine göre önceliklendirin.
8. Değişiklikleri uygulayın:
- Eylemleri uygulayın: Planlanan değişiklikleri, en yüksek önceliğe sahip olanlardan başlayarak uygulamaya koyun.
- Çalışanlarla iletişim kurun: Çalışanları değişiklikler ve bunların ardındaki nedenler hakkında bilgilendirin.
9. İzleyin ve düzenleyin
- Geri bildirim döngüsü: Uygulanan değişiklikler hakkında çalışanlardan düzenli olarak geri bildirim toplayın.
- Sürekli iyileştirme: Çalışan deneyiminde sürekli iyileştirmeler yapmak için geri bildirimleri kullanın.
10. İçgörüleri belgeleyin ve paylaşın
- Yolculuk haritasını belgeleyin: Çalışan yolculuğu haritasının görsel bir temsilini oluşturun.
- Paydaşlarla paylaşın: Daha geniş bir anlayış ve destek sağlamak için yolculuk haritasını ve içgörüleri temel paydaşlarla paylaşın.
Unutmayın, çalışan yolculuğu haritalama; kuruluş ve iş gücü geliştikçe düzenli güncellemeler ve revizyonlar gerektiren yinelemeli bir süreçtir.
Kuruluşlar, her aşamada çalışan deneyimini anlayıp geliştirerek çalışma ortamını iyileştirmeye yönelik daha etkili girişimler geliştirebilir.
Çalışan Yolculuğu Haritalama Örneği
Yakın zamanda bir müşteriyle çalışan yolculuğu haritalama projesi üzerinde çalıştım. Kuruluşlarındaki belirli bir rol için doğru yetenekleri işe aldıklarından ve elde tuttuklarından emin olmak istiyorlardı.
Bunu birden fazla rol veya demografi için kullanacak olsaydınız her rol için farklı çalışan personaları oluşturur ve bunları haritalama sürecinize dahil ederdiniz.
Daha iyi bir UX tasarlarken izleyeceğiniz profillere benzer şekilde bu personalar, insanlar hakkında zaten bildiklerinizin kullanıcı (çalışan) geri bildirimleriyle birleştirilmesine dayanır.
Bu durumda, haritalama aşamasına geçmeden önce sürece 10 çalışanla gerçekleştirdiğim ‘kullanıcı’ görüşmeleriyle başladım.
Bu çalışanlara yönelik değer önerisinin ne olduğunu haritalandırmak için dijital iş görüşmesi araçlarını kullandık.
Temel olarak bu, ihtiyaçlarının ve beklentilerinin neler olduğunu ve aşağıdakiler gibi sorularla onları neyin memnun veya memnuniyetsiz ettiğini haritalandırmak anlamına gelir:
- Şirketi nasıl duydular?
- Orada çalışmaya onları ne çekti?
- Orada çalışma deneyimi beklentilerinden ne açıdan farklı?
…ve benzeri. Daha sonra bu çıkarımları bir empati haritasına aktardım (benzer bir süreci buradaki son yazımda empati haritalama hakkında okuyabilirsiniz).
Bu görüşmelerden grubun istekleri ve ihtiyaçları ile mevcut sorunlarının neler olabileceği hakkında temel bir anlayış elde ettik.
Ardından şirket içinden ilgili kişilerden oluşan daha küçük bir grubu, tüm bunları bir çalışan yolculuğu üzerinde haritalandırmak üzere bir araya getirdik. Aşağıda oluşturduğumuz çalışmanın kabaca bir versiyonunu görebilirsiniz.
Buna benzer bir şeyi değerlendirmek istiyorsanız öncelikle size uygun farklı aşamaları göz önünde bulundurun.
Ardından her seferinde bir aşamayı ele alıp şu soruları sorduk:
- Çalışan ne yapıyor?
- Ekibin/kuruluşun hangi bölümleriyle etkileşim kuruyor?
- Çalışan ne düşünüyor?
- Çalışan nasıl hissediyor?
- Fırsatlarımız neler?
Fırsatlar bölümü daha sonra daha iyi bir çalışan deneyimi oluşturmak için yapabileceğiniz her şeyin bir listesine dönüşür. İnsanlara onlara değer verdiğinizi göstermek için hangi fırsatlar mevcut?
Bu, basit bir hoş geldin hediyesi vermek kadar kolay olabileceği gibi insanların kuruluşunuz içinde ilerleyebileceği yollar etrafında titiz bir yapı oluşturmak da olabilir.
Author's Tip
Her şeyi birden yapmaya çalışıp başarısız olmak yerine, aşağıdaki gibi basit bir çaba-etki matrisi kullanmanızı öneririm. Tüm fikirleri buraya yerleştirirseniz hangi girişimle başlayacağınızı etkili bir şekilde önceliklendirebilirsiniz.
Bu oldukça yeni bir proje olduğundan eylemlerin çoğu hâlâ devam ediyor olsa da ekip şimdiden yeni bir işe alım sistemi uygulamaya koydu ve otomasyon kullanarak her iki taraf için de işe alım sürecini iyileştirdi.
Çalışan Yolculuğu Haritalamanın Faydaları
Temel olarak çalışan yolculuğu haritalama, çalışanların kuruluşunuza katıldıklarında dahil oldukları “ürünü” geliştirmenize yardımcı olur.
Bu yaklaşım, İK ekiplerini yönetmeye yönelik gelişmekte olan ‘ürün olarak çalışan operasyonları’ düşüncesiyle büyük ölçüde örtüşür.
Geliştirilmiş çalışan deneyimi
Çalışan yolculuğunu haritalamak, önemli temas noktaları hakkında içgörüler sağlar ve daha kişiselleştirilmiş ve olumlu bir çalışma deneyimi oluşturmaya yardımcı olur.
Uygulanabilir tavsiye: Herkesin benzersiz olduğunu kabul edin; ancak yolculuk haritalama, yeni ve mevcut çalışanların çoğu için genel deneyimi iyileştirmeye yardımcı olacaktır.
Artan çalışan bağlılığı
Kuruluşlar, sorunlu noktaları proaktif bir şekilde ele alıp çalışan yolculuğunun olumlu yönlerini güçlendirerek çalışan devir oranını önemli ölçüde azaltabilir.
Uygulanabilir tavsiye: Çalışan bağlılığı görüşmeleri ve nabız anketleri, deneyimlerini iyileştirmeye yardımcı olmak amacıyla en yetenekli çalışanlardan geri bildirim toplamak için etkili yöntemlerdir.
Daha iyi işe alım ve işe uyum
İyi tanımlanmış bir çalışan yolculuğu, yeni işe alınanların şirkete etkili bir şekilde entegre edilmesini sağlayarak daha hızlı üretkenliği ve uyumu teşvik eder.
Uygulanabilir tavsiye: 30-60-90 günlük plan gibi net kilometre taşlarına sahip yapılandırılmış bir işe alıştırma programı oluşturun.
Karar alma için veriye dayalı içgörüler
Çalışan yolculuğu haritalama, İK politikaları ve girişimleri hakkında bilinçli kararlar alınmasını sağlayan değerli veriler sunar.
Uygulanabilir tavsiye: Çalışan geri bildirimlerine ve performans verilerine daha fazla bağlam kazandırmak için çalışan analitiği yazılımından yararlanın.
Geliştirilmiş iç iletişim ve iş birliği
Çalışan yolculuğunu anlamak, daha iyi iletişim ve iş birliği için geliştirilebilecek alanları ortaya çıkararak daha uyumlu bir iş yeri oluşturmaya yardımcı olabilir.
Uygulanabilir tavsiye: Eyleme geçildiğini göstermek ve daha fazla, daha iyi geri bildirimi teşvik etmek için çalışanlarınızla ilgili girişimler hakkında düzenli olarak güncellemeler paylaşın.
Çalışan Yolculuğu Haritalama İçin En İyi Uygulamalar
‘Hakikat anlarını’ belirleyin
Çalışanın algısı ve bağlılığı üzerinde önemli bir etkiye sahip olan kritik anlara özel dikkat gösterin. Bunlar, yüksek memnuniyetin yaşandığı anlar veya kritik sorun noktaları olabilir.
Örneğin, birinin ilk günü özellikle duygusal olduğundan, bunu bir ‘hakikat anı’ olarak işaretlemek mantıklıdır.
Birden fazla geri bildirim biçimi toplayın
Çeşitli aşamalarda geri bildirim toplamak ve iş deneyimini iyileştirmek için geri bildirimlere dayalı değişiklikler uygulamak üzere kapsamlı bir çalışanları dinleme stratejisi oluşturun.
Bu, birden fazla geri bildirim biçimini kapsayacak ve çalışanların şikâyetlerini dile getirme ve fikirlerini paylaşma konusunda kendilerini güvende hissettiği bir ortam oluşturacaktır.
More Articles
Kilit temas noktalarını belirleyin
Çalışanların kuruluşunuzla etkileşime girdiği temas noktalarını açıkça tanımlayın. Bunlar LinkedIn, kariyer siteleri, mülakatlar, işe alıştırma yazılımı ve HRMS sisteminizi içerebilir.
Sürekli geri bildirim ve yineleme
Sürekli ekip üyesi geri bildirimlerine ve değişen iş ortamına göre yolculuk haritasını düzenli olarak güncelleyin. Yolculuk haritası, çalışanlarınız ve işletmenizle birlikte gelişen yaşayan bir belge olmalıdır.
İş hedefleriyle uyum sağlayın
Çalışan yolculuğu haritalama sürecinden elde edilen içgörüleri genel iş hedefleriyle uyumlu hâle getirin. Harita, işletmenin büyümesine ve çalışan memnuniyetine katkıda bulunan stratejilere yön vermelidir.
Çalışan Yolculuğu Haritalamaya Başlayın
Çalışan deneyimini tasarladığınız kullanıcıları tanımaya ve onların ihtiyaçlarını dikkate almaya zaman ayırmanız, daha iyi bir çalışan deneyimi oluşturmanıza yardımcı olacaktır.
Sonuç; daha yüksek bağlılık, çalışanları elde tutma ve refah düzeyleri olacaktır.
Temel çıkarımlar
- Çalışan yolculuğu boyunca temel duyguları ve temas noktalarını daha iyi görselleştirmek ve anlamak için çalışan yolculuğu haritalamayı kullanın
- Varsayımlara olan bağımlılığı azaltmak ve daha iyi girişimler oluşturmak için kapsamlı ve çeşitli çalışan geri bildirimleri toplayın
- Çalışan yolculuğu haritanız, geri bildirimlere ve iş ortamındaki değişikliklere göre gelişecek yaşayan bir belgedir.
