Çalışanları işe almak, verimliliği artırma, yeni beceriler kazandırma ve operasyonları etkili bir şekilde ölçeklendirme fırsatları sunarak işletmenizi büyütmede önemli bir adımdır.
Ancak bu süreç, yasal gereklilikleri yerine getirmekten ekibinizi büyütmek için doğru yetenekleri bulmaya kadar çeşitli zorlukları da beraberinde getirir.
Bu rehber, çalışanların işe alınması sürecinin baştan sona nasıl yürütüleceğini ayrıntılı olarak açıklayacaktır.
Çalışanları İşe Almadan Önce
1. Hukuki ve idari hazırlık
Birini işe almadan önce yerine getirmeniz gereken birkaç yasal gereklilik vardır. Hukuki danışmanlık almanızı önersek de muhtemelen aşağıdaki gereklilikleri tamamlamanız gerekecektir:
1.1 Vergi kaydı
Bununla karşılaşacağınızı biliyordunuz! Elbette, birini yasal olarak işe almak için Sam Amca’nın federal ve eyalet vergilerini ödemek üzere gerekli formları doldurmanız gerekir.
Federal Formlar (tüm ABD işletmeleri için zorunlu):
- SS-4 Formu:
- Amaç: IRS aracılığıyla bir EIN (İşveren Kimlik Numarası) almak için başvurmak.
- Başvuru yeri: IRS web sitesi.
- 940 Formu:
- Amaç: Federal işsizlik vergisini (FUTA) bildirmek ve ödemek.
- Sıklık: Yıllık.
- 941 Formu:
- Amaç: Federal gelir vergisi, Sosyal Güvenlik vergisi ve Medicare vergisi kesintilerini bildirmek.
- Sıklık: Üç aylık.
- W-2 Formu:
- Amaç: Çalışanlara ödenen ücretleri ve kesilen vergileri bildirmek.
- Sıklık: Yıllık (çalışanlara ve IRS’ye sunulur).
- 1099-NEC Formu (uygunsa):
- Amaç: Bağımsız yüklenicilere yapılan ödemeleri bildirmek.
- Sıklık: Yıllık.
Eyalet Vergi Formları (eyalete göre değişir):
- Eyalet Bordro Vergisi Kayıt Formları:
- Amaç: Eyalet gelir vergisi kesintisi hesapları için kayıt olmak.
- Başvuru yeri: Eyaletinizin Gelir İdaresi veya Vergi Dairesi web sitesi.
- Eyalet İşsizlik Sigortası (SUI) Kaydı:
- Amaç: İşsizlik sigortası vergilerini ödemek için kayıt olmak.
- Başvuru yeri: Eyalet İş Gücü veya Çalışma Bakanlığı web sitesi.
- Eyalet Maluliyet Sigortası (SDI) Kaydı (gerekiyorsa):
- İlgili eyaletler: Kaliforniya, New York, New Jersey, Rhode Island, Hawaii.
- Yeni İşe Alınan Çalışan Bildirim Formu:
- Amaç: Yeni işe alınan çalışanları eyaletinizin Yeni İşe Alınanlar Siciline bildirmek.
- Başvuru yeri: Eyaletin Çocuk Nafakası veya Çalışma Dairesi web sitesi.
- Yerel Vergi ve İşletme Ruhsatı Formları:
- Amaç: Uygunsa yerel bordro veya işletme vergisi gereklilikleri için kayıt olmak.
1.2. Bordro sistemini kurun
Çalışanlarınıza ödeme yapmazsanız uzun süre sizinle kalmazlar. Bordro sistemini kurmak, federal, eyalet ve yerel vergi kanunlarına uyumu sağlarken çalışan ücretlerini hesaplama ve ödeme süreci oluşturmayı içerir.
Hesaplamaları, vergi bildirimlerini ve doğrudan para yatırma işlemlerini otomatikleştirmek için bir bordro hizmeti sağlayıcısı seçmenizi veya bordro yazılımı kullanmanızı öneririz.
1.3 İş yasalarını anlayın
Federal, eyalet ve yerel düzeylerdeki iş yasalarını öğrenin. Bu yasalar asgari ücret, fazla mesai ücreti, ayrımcılıkla mücadele politikaları, iş yeri güvenliği standartları ve sektörünüz için gerekli sertifikalar veya geçmiş kontrolleri gibi alanları kapsar.
Bilgi bulabileceğiniz iyi kaynaklar arasında ABD Çalışma Bakanlığı (DOL), Eşit İstihdam Fırsatı Komisyonu (EEOC) ve eyaletinizin çalışma departmanı gibi resmî siteler yer alır.
1.4 İşçi tazminatı sigortası edinin
İşçi tazminatı sigortası, işle ilgili yaralanmalar veya hastalıklar durumunda çalışanların tıbbi masraflarını ve kayıp ücretlerini karşılar.
Çoğu eyalet, çalışanı olan işletmelerin bu sigortaya sahip olmasını zorunlu kılar (ancak gereklilikler önemli ölçüde farklılık gösterir) ve bu teminata sahip olmamak ciddi para cezalarına ve hukuki sonuçlara yol açabilir.
Poliçeleri ve primleri karşılaştırmak için eyaletinizde lisanslı bir sigorta sağlayıcısıyla iletişime geçin.
1.5 İş sözleşmelerini hazırlayın
İş rollerini, ücretlendirmeyi, yan hakları ve şirket politikalarını açıkça ortaya koyan iş sözleşmeleri veya iş teklif mektupları hazırlayın.
Çoğu iş için zorunlu olmasa da iş sözleşmeleri beklentilerin belirlenmesine ve anlaşmazlık olasılığının azaltılmasına yardımcı olabilir.
Gizlilik, fikri mülkiyet ve ilgili olması durumunda fesih koşullarına ilişkin şartlar dahil edilmesi gereken unsurlar arasındadır.
Eyalet ve federal iş yasalarına uyumu sağlamak için hukuki şablonları kullanmayı veya bir avukatla çalışmayı değerlendirin.
2. Finansal hazırlık
2.1 Maaşlar ve yan haklar için bütçe oluşturun
Maaşlar ve yan haklar için bütçe oluşturmak üzere öncelikle Çalışma İstatistikleri Bürosu (BLS) veya Glassdoor gibi iş sitelerindeki araçları kullanarak deneyim ve konuma göre her rol için sektördeki standart ücretleri araştırın.
Bordro vergileri (Sosyal Güvenlik, Medicare ve işsizlik sigortası) gibi zorunlu işveren maliyetlerinin yanı sıra sağlık sigortası, emeklilik katkıları ve ücretli izin gibi yan hakları da ekleyin.
2.2 Çalışan yan haklarını oluşturun
Çalışan yan haklarını oluşturmak için işçi tazminatı, işsizlik sigortası ve Sosyal Güvenlik katkıları gibi yasaların zorunlu kıldığı yan hakları belirleyin.
Ardından, bulunduğunuz konum(lar)daki sektör standartlarına ve bütçenize göre sağlık sigortası, emeklilik planları, ücretli izin ve çalışan esenlik programları gibi hangi gönüllü yan hakları sunacağınızı değerlendirin.
Sektörünüzde veya şirketinizin büyüklüğündeki işletmelere hizmet verme konusunda sağlam bir geçmişe sahip, güvenilir yan hak sağlayıcılarıyla iş ortaklığı kurun.
Dikkat edilmesi gereken bir diğer nokta, bu sağlayıcıların ne kadar süredir faaliyet gösterdiği ve sağlık sigortası, emeklilik planları veya esenlik programları gibi belirli yan hak türlerinde uzmanlaşıp uzmanlaşmadıklarıdır.
3. Politikalar ve prosedürler
3.1 Çalışan el kitabı hazırlayın
Şirket politikalarını, iş yeri beklentilerini, çalışan haklarını ve devam, davranış ve izin gibi prosedürleri açıklayan bir çalışan el kitabı oluşturun. Ayrımcılıkla mücadele, tacizi önleme ve iş yeri güvenliği yönergeleri gibi hukuki politikaları dahil edin.
El kitabının açık, özlü ve erişilebilir olması, politikalar değiştikçe düzenli olarak güncellenmesi önemlidir—Slite, Notion veya amaca özel diğer çalışan el kitabı araçları bunun için idealdir.
Şirketinizin takip etmesi gereken çok sayıda çalışan politikası varsa, işe alım sürecinizin ilk gününde bilgi yüklemesini önlemek için ayrıca yeni işe alınanlar için bir çalışan el kitabı oluşturmayı değerlendirin.
3.2 İş yeri güvenliği standartlarını oluşturun
İş yerinizin OSHA veya sektöre özgü yetkili kurumlar tarafından belirlenen güvenlik düzenlemelerine uygun olduğundan emin olun.
Güvenlik değerlendirmeleri gerçekleştirin, gerekli koruyucu ekipmanları sağlayın, acil durum müdahale prosedürleri oluşturun, çalışanları güvenlik protokolleri konusunda düzenli olarak eğitin ve olası ihlallerden kaçınmak için uygunluğu belgelendirin.
4. İşe alım ve işe uyum hazırlığı
4.1 İş tanımı oluşturun
Pozisyonun sorumluluklarını (ve kuruluşun başarısına nasıl katkıda bulunacağını), nitelikleri, gerekli becerileri ve beklenen sonuçları açıkça tanımlayan ayrıntılı bir iş tanımı yazın.
Doğru adayları çekmek ve en başından itibaren net beklentiler oluşturmak için açık, eylem odaklı ve tarafsız bir dil kullandığınızdan emin olun.
Etkili iş tanımları hazırlama hakkında Mariya Hristova’nın iş tanımının nasıl yazılacağına dair mükemmel makalesinden daha fazla bilgi edinin.
4.2 Bir işe alım süreci tasarlayın
İş ilanları oluşturmayı, özgeçmişleri incelemeyi, mülakatlar gerçekleştirmeyi ve beceri değerlendirmeleri yapmayı içeren yapılandırılmış bir işe alım süreci geliştirmeye başlayın.
Tutarlılığı, adaleti ve iş kanunlarına uyumu sağlamak için net işe alım kriterleri belirleyin, seçim sürecine hangi ekip üyelerinin dahil olacağına karar verin ve değerlendirme yöntemlerini standartlaştırın.
Ayrıca uzaktan çalışmaya uygun bir işe alım süreci oluşturmayı da değerlendirmek isteyebilirsiniz.
İşe Alım Süreci
5.1 Adayları bulun
Aday bulma, işe alım pazarlaması ve etkin aday bulma stratejileri aracılığıyla potansiyel işe alınacak kişileri bulmayı içerir.
İşe alım pazarlaması; iş ilanı panoları, sosyal medya ve şirketinizin web sitesi aracılığıyla işveren markanızı tanıtmayı ve potansiyel bir işveren olarak kuruluşunuzun değerini göstermek için çalışan referansları ve şirket videoları gibi düzenli güncellemeler paylaşmayı içerir.
Etkin aday bulma; ağınız, mevcut çalışan referansları, LinkedIn, profesyonel forumlar ve sektöre özgü iş siteleri aracılığıyla doğrudan aday aramayı içerir.
5.2 Adayları ön değerlendirmeden geçirin
Aday ön değerlendirme süreci, adayların iş deneyimini, becerilerini ve eğitim geçmişini değerlendirmek üzere özgeçmişlerin ve başvuruların incelenmesiyle başlar.
Modern başvuru takip sistemleri, özgeçmişleri filtreleyerek ve bunları işe özgü anahtar kelimelere veya gerekliliklere, örneğin uygunluğa, göre puanlayarak bu adımın otomatikleştirilmesine yardımcı olabilir.
İlk incelemenin ardından, kısa telefon veya video ön görüşmeleri işe alım yöneticilerinin adayların iletişim becerilerini, uygunluklarını ve pozisyona olan ilgilerini değerlendirmesine olanak tanır.
Bu görüşme sırasında iş beklentilerini açıklığa kavuşturun ve adayın şirketin değerlerini anladığından emin olun.
Ardından, adayların niteliklerine ve ön değerlendirme sonuçlarına göre sıralandığı kısa liste oluşturma aşaması gelir. Bu adım, aday havuzunu daha ileri değerlendirme için en uygun kişilerle sınırlandırır.
5.3 Mülakat gerçekleştirme
Mülakat gerçekleştirme, kısa listeye kalan adaylarla niteliklerini, becerilerini ve kurum kültürüne uyumlarını değerlendirmek üzere görüşmeyi içerir.
İyi yapılandırılmış bir mülakat; teknik becerileri, problem çözme yeteneklerini ve davranışsal özellikleri hedefleyen sorular içerir.
Davranışsal mülakat soruları, adayın becerilerini nasıl uyguladığı ve gerçek hayattaki durumlarla nasıl başa çıktığı hakkında fikir edinmek için yararlı olabilir. Bu, adayın gelecekte benzer senaryolardaki davranışlarının ve kuruluşunuz içinde nasıl çalışacağının güçlü bir göstergesidir.
Mülakatlar bireysel olarak, sanal ortamda veya kilit ekip üyeleri ile karar vericilerin dahil olduğu bir panelin parçası olarak gerçekleştirilebilir.
Adaleti korumak için değerlendiriciler standartlaştırılmış bir puanlama sistemi veya geri bildirim formu kullanmalıdır. Bu, her adayın aynı kriterlere göre değerlendirilmesini sağlayarak nesnel ve kapsayıcı bir seçim sürecini destekler.
Hristova’nın bir kişiyle nasıl mülakat yapılacağına dair mükemmel makalesinden daha fazla bilgi edinin.
5.4 Teklif yapın
Bir eşleşme buldunuz; şimdi sıra, biraz sinir bozucu olan teklif yapma aşamasına geliyor. Hristova’nın iş teklifi nasıl yapılır başlıklı mükemmel makalesinde belirttiği gibi, pozisyonun unvanını, maaşı, başlangıç tarihini, yan hakları ve istihdam koşullarını vb. içeren resmî bir mektubu göndermeden önce kişiyi arayarak bilgi vermek en iyisidir.
Bu kritik aşamaya yaklaşmanıza ve istediğiniz adaylardan daha fazlasını işe almanıza yardımcı olması için Hristova’nın makalesini okumanızı kesinlikle tavsiye ederim.
5.5 Geçmiş ve uygunluk kontrolleri
İşe alımı resmîleştirmeden önce, adayın yeterliliklerini ve yasal çalışma durumunu doğrulamak için geçmiş ve uygunluk kontrolleri gerçekleştirin.
İstihdam ve eğitim geçmişi, resmî kayıtlar veya güvenilir doğrulama hizmetleri aracılığıyla teyit edilmelidir.
Referans kontrolleri, önceki işverenlerle veya mesleki bağlantılarla iletişime geçerek adayın geçmişteki iş performansı, çalışma disiplini ve karakteri hakkında fikir edinmenizi sağlar.
Yasal uygunluk kontrolleri, ABD’de Form I-9 kullanarak çalışma hakkının doğrulanmasını veya uygun vize ve izinlerin mevcut olduğundan emin olunmasını içerir.
Adli geçmiş kontrolleri gerekiyorsa ilgili yasalara uyduğunuzdan ve kontrollerin iş rolüne uygun olduğundan emin olun (geçmiş kontrolü yazılımı veya uyuşturucu testi hizmetleri bu konuda yardımcı olabilir).
Süreç hakkında şeffaf olmak güven oluşturur ve adayların süreç boyunca bilgilendirilmesini sağlar.
Çalışanları İşe Aldıktan Sonra
6.1 Yeni işe alınanları bildirin
Daha fazla idari iş, yaşasın! Sizin ve yeni çalışanın yasal açıdan tamamlaması gerekenler şunlardır:
İşveren için (sorumluluklarınız):
- Form I-9’u (İstihdam Uygunluğu Doğrulaması) tamamlayın:
- Çalışanın kimliğini ve ABD’de yasal olarak çalışma iznini doğrulamalısınız.
- Pasaport veya sürücü belgesi gibi destekleyici belgeleri inceleyin ve saklayın.
- Yeni işe alınanı eyaletinize bildirin:
- Çalışanı, işe alındıktan sonraki 20 gün içinde (veya eyaletinize bağlı olarak daha erken) eyaletinizin Yeni İşe Alınanları Bildirme Programı’na kaydedin.
- Bordro sistemini kurun:
- Henüz yapmadıysanız federal ve eyalet bordro vergisi hesapları için kaydolun.
- İşçi tazminat sigortası edinin:
- Eyaletiniz gerektiriyorsa, işle ilgili yaralanmaları veya hastalıkları kapsayan bu sigortayı satın alın.
- Zorunlu iş yeri ilanlarını asın:
- Asgari ücret, iş yeri güvenliği ve ayrımcılıkla mücadele politikalarını kapsayan federal ve eyalet iş hukuku bildirimlerini görünür bir yere asın.
- Çalışan dosyası oluşturun:
- Tamamlanmış formlar, imzalanmış teklif mektupları ve performans kayıtları da dâhil olmak üzere çalışan için gizli bir dosya tutun.
- Gerekli yan hakları sağlayın (uygunsa):
- Yasa veya şirket politikanız gerektiriyorsa sağlık sigortası, emeklilik planları ve ücretli izin gibi yan haklar sunun.
Çalışan için (sorumlulukları)
- Tamamlayın: Form W-4 (Çalışan Stopaj Belgesi):
- Bu form, maaşlarından ne kadar federal gelir vergisi kesilmesi gerektiğini belirler.
- Eyalet vergi stopajı formlarını doldurun (geçerliyse):
- Eyaletinize bağlı olarak çalışanların eyalete özgü stopaj formlarını doldurması gerekebilir.
- Form I-9 belgelerini sağlayın:
- Çalışan, işe alındıktan sonraki üç gün içinde kimliğini ve çalışma uygunluğunu kanıtlayan geçerli belgeleri sunmalıdır.
- Yan haklara kaydolun (sunuluyorsa):
- Çalışanlar sağlık sigortası, emeklilik planları ve ücretli izin gibi şirket destekli yan hakları incelemeli ve bunlara kaydolmalıdır.
- Teklif mektubunu/iş sözleşmesini imzalayın:
- Gerekliyse, iş sözleşmesini veya teklif mektubunu imzalayarak görevi resmen kabul etmelidirler.
- Şirket politikalarını kabul ettiğinizi beyan edin:
- Çalışanlar, geçerliyse taciz karşıtı uygulamalar, gizlilik ve iş yeri güvenliği gibi temel politikalara ilişkin kabul beyanlarını imzalamalıdır.
6.2 İşe alıştırma
İşe alıştırma süreci, yukarıda listelenen yasal ve idari gerekliliklerin bazılarını kapsar; ancak asıl amaç, yeni çalışanın mümkün olan en iyi başlangıcı yapmasını sağlamaktır.
Bu, başarılı olmak için ihtiyaç duydukları araçları, bilgiyi ve desteği sağlamak anlamına gelir. Yaygın unsurlar arasında işe özgü eğitim, ekip üyeleriyle tanıştırma ve şirket kültürü, değerleri ve beklentilerine genel bir bakış yer alır.
İyi yapılandırılmış bir işe alıştırma programı çalışan bağlılığını, iş memnuniyetini ve uzun vadeli çalışanı elde tutmayı artırır. Etkili bir 30-60-90 günlük işe alıştırma programı oluşturma hakkındaki makalemizde daha fazla bilgi edinin.
Çalışanlar Nasıl İşe Alınır: En İyi 5 Uygulama
İnsanlar insandır ve tuhaf şeyler yapabilirler. Onları neyin motive ettiği her zaman açık değildir ve hayat beklenmedik gelişmeler getirir.
Başarılı uçtan uca işe alım; güven, şeffaflık, düzen, azim ve iletişim üzerine kuruludur.
İhtiyacınız olan yetenekleri çekmenize ve elde tutmanıza yardımcı olacak bazı en iyi uygulamalar şunlardır:
1. Bir EVP oluşturun
Çalışan değer önermesi (EVP), bir işverenin çalışanlarına becerileri, uzmanlıkları ve bağlılıkları karşılığında sunmayı taahhüt ettiği benzersiz avantajlar ve tekliflerden oluşan bir bütündür.
Bu, esasen bir kuruluşun çalışanlarına katkıları karşılığında sunduğu değerdir.
EVP, kuruluşu çalışmak için tercih edilir bir yer hâline getiren unsurları etkili bir şekilde iletip güçlendirerek yetenekleri çekmeye, elde tutmaya ve bağlılıklarını artırmaya yardımcı olur. Şu gibi çeşitli bileşenleri kapsar:
- Amaç, vizyon ve misyon
- Kurumsal değerler
- Toplam ücret
- Kültür
- Kariyer gelişimi fırsatları
- Esneklik
- İş-yaşam dengesi
- Genel çalışan deneyimi.
Daha kapsamlı bilgi için Hristova’nın EVP oluşturma hakkındaki mükemmel rehberini öneririm.
2. Güçlü bir işveren markası oluşturun
EVP’nizi oluşturduktan sonraki adım, işveren markanızı geliştirmektir.
Özünde işveren markanız, bir işveren olarak itibarınızdır. Sosyal medya hesaplarınızda, iş tanımlarınızda, mülakatlarda ve adayların karşılaştığı her alanda kendinizi nasıl sunduğunuzdur.
Aynı zamanda şirket olarak nasıl davrandığınızdır. Etik misiniz, çalışanlara iyi davranılıyor mu, değerlerinize bağlı yaşıyor musunuz?
Markalaşma konusunda aklımda hep yer eden bir söz Warren Buffet’a aittir: “Bir itibar oluşturmak 20 yıl, onu mahvetmek ise beş dakika sürer. Bunu düşünürseniz, davranışlarınızı değiştirirsiniz.”
Daha kapsamlı bilgi için Mariya’nın işveren markalaşması rehberine göz atın.
3. Yapılandırılmış bir mülakat süreci kullanın
Yukarıda mülakatların önemine değindik ve burada tekrar vurguluyorum.
Tutarlı bir mülakat yapısı oluşturmak, tüm adayların aynı kriterlere göre değerlendirilmesini sağlamak açısından önemlidir. Bu, tutarlı bir aday deneyimi oluşturmaya yardımcı olur, önyargıları azaltabilir ve süreci daha adil hâle getirebilir.
4. Teknolojiden yararlanın
İlk dönemlerde ekibinizi oluşturmanıza yardımcı olması için muhtemelen basit bir çalışan yönetim sistemi ile idare edebilirsiniz. Çalışan yönetim sistemlerinin kendi başlarına pek çok avantajı vardır.
Ancak işe alımlar arttığında, süreci dahil olan tüm taraflar için iyileştirmeye ve çabalarınızı iş hedefleriyle uyumlu tutacak işe alım KPI'larını takip etmeye yardımcı olacak bazı kullanışlı araçlar vardır.
İşe alım yazılımlarının tartışmasız kralı/kraliçesi, aday takip sistemidir (ATS). Bu sistemler; ilanları yayınlamanıza, mülakatları planlamanıza, işe alım süreci boyunca adayları takip etmenize ve onlarla iletişim kurmanıza, özgeçmişleri taramanıza ve geri bildirimleri yorumlamanıza yardımcı olmak için işe alım otomasyonu araçlarını kullanır.
5. Profesyonellerden yararlanın
İşe alım, özellikle aday bulma kısmı, herkesçe zor kabul edilir; bu nedenle bazen bir profesyoneli işe almak veya sözleşmeli olarak çalıştırmak faydalı olabilir. işe alım bütçenize bağlı olarak burada birkaç seçeneğiniz vardır:
- Dahili bir işe alım ekibi oluşturun.
- İster sürekli hizmet sözleşmesiyle ister teslimat başına ödeme esasına göre çalışan uzman bir işe alım ajansından yararlanın. Bunlar özellikle yönetici veya bulunması zor adayların işe alınmasında kullanışlıdır.
- Profesyonel işveren kuruluşundan veya kayıtlı işverenden yararlanın. Bunlar, kendi ülkenizin dışından yetenekleri işe alırken özellikle faydalıdır.
Daha fazla bilgi için işe alım uzmanının nasıl işe alınacağı, yöneticinin nasıl işe alınacağı veya asistanın nasıl işe alınacağı hakkındaki makalelerimize göz atın.
People Managing People Bültenine Abone Olun
İK ve iş liderlerine yönelik haftalık bültenimize abone olarak işe alımdaki tüm güncel gelişmelerden haberdar olun.
Kariyerinizde gelişmenize ve kuruluşunuzda daha büyük bir etki yaratmanıza yardımcı olacak en güncel içeriklerimizin tümünü alacaksınız.