Çalışan Oryantasyonu Nedir? Uzman Rehberi + Şablon

Olumlu bir ilk izlenim, başarılı bir çalışma sürecinin temelini oluşturmak için kritik öneme sahiptir.

Bu makale, yeni işe başlayanların olumlu bir izlenim edinmesini ve başarılı olmaya hazır hale gelmesini sağlayacak etkili bir çalışan oryantasyon programı oluşturmanıza rehberlik eder.

Oryantasyonun ne olduğunu, neden önemli olduğunu ve yeni çalışan oryantasyon programınızda bulunması gereken en önemli 10 etkinliği, uzaktan çalışanlar için bazı ek önerilerle birlikte ele alacağız.

Haydi başlayalım.

Çalışan Oryantasyonu Nedir?

Çalışan oryantasyonu, yeni işe başlayanları şirketin misyonu, kültürü ve yapısıyla tanıştırırken görevlerini ve kendilerinden beklenenleri açıklama sürecidir.

Bu süreç; kuruluşun misyonunun ve değerlerinin, şirket politikalarının, yan hakların, tanıştırmaların ve kullanacakları araçların gözden geçirilmesini kapsar.

Etkili bir çalışan oryantasyon programı:

• Yeni ekip üyelerinin şirket politikalarından ve beklentilerden haberdar olmasını sağlar
• Gerekli yeni işe giriş evraklarını tamamlamalarına yardımcı olur
• Yeni pozisyonlarına geçmeden önce sahip olabilecekleri soru veya endişeleri giderir
• İnsanlarla tanışma, sosyalleşme ve ilişkiler kurmaya başlama fırsatı sunar.

Bu, genel olarak harika bir işe alıştırma deneyimine katkıda bulunur, yeni çalışanların işe daha hızlı uyum sağlamasına yardımcı olur ve çalışan devir oranını azaltır.

Örneğin zorunlu bir tanıtım sunumu ve çalışan el kitabının okunması gibi birçok unsur standartlaştırılabilir; ancak deneyim elbette kişiden kişiye biraz farklılık gösterecektir.

İşe Alıştırma ve Yeni Çalışan Oryantasyonu

İşe alıştırma ile yeni çalışan oryantasyonu arasındaki temel fark kapsam ve sürede yatar:

1. Yeni çalışan oryantasyonu, yeni işe başlayanları şirkete tanıtmayı amaçlayan ve politikalar, yan haklar ve görevlerine genel bakış gibi temel konuları kapsayan tek seferlik bir etkinliktir.
2. İşe alıştırma, çalışanları kuruma tamamen entegre etmek için tasarlanmış, haftalar veya aylar süren daha uzun bir süreçtir; ilişkiler kurmalarına, becerilerini geliştirmelerine ve uzun vadeli verimlilik elde etmelerine yardımcı olur.

Kısacası oryantasyon, daha geniş ve kapsamlı olan işe alıştırma sürecinin bir parçasıdır.

İyi Bir Çalışan Oryantasyonunun Faydaları 

İşe alım öncesi hazırlık sürecinden geçtiğinizi ve yeni bir işteki ilk gününüz olduğunu düşünün. Ancak ilk haftanız düzensiz ve karşılamadan uzak geçiyor. Pek de iyi bir ilk izlenim değil, öyle mi?

İyi bir oryantasyon programı şunları sağlar:

Çalışan bağlılığını ve memnuniyetini artırır

İyi bir oryantasyon programı, yeni çalışanların kendilerini değerli, desteklenmiş ve ekibin bir parçası hissetmelerini sağlayarak çalışan bağlılığını ve iş memnuniyetini önemli ölçüde artırabilir. 

Daha hızlı verimlilik

Etkili oryantasyon, yeni işe başlayanların görev ve sorumluluklarını daha iyi anlamalarına yardımcı olur; bu da verimliliğe daha hızlı ve daha etkili bir şekilde ulaşmalarını sağlar.

Kendilerinden ne beklendiği, kuruluşun daha geniş yapısındaki yerleri, destek için kime başvurabilecekleri ve hangi araçları kullanacakları konusunda net bir fikir edinirler.

Çalışan devir oranını azaltır

İş Arayanlar Ulusu raporuna göre, insanların %30'u yeni bir işe başladıktan sonraki ilk 90 gün içinde ayrılıyor.

Oryantasyon, çalışanların rollerini anlamalarına ve desteklendiklerini hissetmelerine yardımcı olur; bu da genellikle ayrılma olasılıklarının daha düşük olduğu anlamına gelir. Böylece yüksek çalışan devir oranıyla ilişkili maliyetler ve aksaklıklar azalır.

Daha güçlü bir kültür

Daha önce ele alındığı gibi, oryantasyon programları yeni çalışanları şirketin kültürü, değerleri ve normlarıyla tanıştırır. 

Bu, daha hızlı uyum sağlamalarına ve davranışlarını şirketin beklentileriyle örtüştürmelerine yardımcı olarak genel anlamda daha uyumlu bir çalışma kültürünü teşvik eder.

Uyumluluk ve güvenlik eğitiminin tamamlanması

Oryantasyon, yeni çalışanları uyumluluk sorunları, şirket politikaları ve güvenlik protokolleri hakkında bilgilendirmek için bir fırsattır; böylece iş yeri olayları ve hukuki sorunlar riski azaltılır.

Yeni çalışan oryantasyonunda en iyi uygulamalar

Net bir amaç belirleyin

Yeni çalışanın ilk gününde ve ilk haftasında nasıl bir deneyim yaşamasını istediğinizi ve odak noktasının ne olduğunu (ör. insanlar, ürünler, kültür vb.) netleştirin.

Sürprizleri en aza indirin

Yeni çalışanlara, ilk günlerinin ve haftalarının nasıl geçeceğini önceden bildirin; buna kıyafet kurallarının ne olduğu (veya olmadığı!) ve yanlarında ne getirmeleri gerektiği de dahildir. Bu, yeni çalışanın ilk gününden önce yaşayabileceği stresi azaltmaya yardımcı olur.

Önceden hazırlık yapın

Bir yeni çalışan kontrol listesi oluşturun, toplantıları ve eğitim oturumlarını önceden planlayın, çalışma alanını hazırlayın ve diğer ekip üyelerini yardımcı olmaları için hazırlayın. 

Bir yapı oluşturmak, herkesin rolünün farkında olmasını ve önemli hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlar.

Başlangıç yapmanıza yardımcı olması için çalışan işe alıştırma kontrol listesi şablonumuzu kullanabilirsiniz.

Karşılamayı sıcak hale getirin

Kültürünüzü yansıtan sıcak ve kişisel bir karşılama oluşturmak, yeni çalışanların kendilerini değerli hissetmelerine yardımcı olur. 

Hoş geldin kiti veya kişiselleştirilmiş masa düzeni gibi küçük jestler, kalıcı ve olumlu bir izlenim bırakabilir.

Kültüre odaklanın

Oryantasyon, yeni çalışanları şirket kültürünüze dahil etmek için mükemmel bir fırsattır. 

Kuruluşun misyonunu, vizyonunu ve değerlerini paylaşın; bu ilkelerin uygulamada nasıl hayata geçirildiğini yansıtan gerçek hikâyeler veya örnekler kullanın. 

Bu, çalışanların şirketin amacıyla duygusal bir bağ kurmasına yardımcı olur.

Bilgi akışını dengeleyin

Yeni çalışanları ilk gün aşırı miktarda bilgiyle bunaltmaktan kaçının. İçeriği yönetilebilir oturumlara bölün ve deneyimi canlı ve etkili tutmak için videolar, rol canlandırmaları veya etkileşimli tartışmalar gibi ilgi çekici formatlar kullanın.

Makul bir tempo belirleyin ve bolca mola ile serbest zaman sağlayın.

Sabırlı olun

Yeni ekip üyenizin neredeyse kesinlikle hatalar yapacağını, oryantasyon programının bazı bölümlerini unutacağını ve işe alışırken bir ya da iki adımı atlayacağını göz önünde bulundurun.

Beklentileri netleştirin

İş beklentilerini ve başlangıç hedeflerini açıkça belirleyerek yeni çalışanların işe hızlı bir başlangıç yapmasına yardımcı olun. Rollerinin gerektirdiği temel araçları, iş akışlarını ve süreçleri onlara anlatın; başarılı olmaları için gereken netliğe ve kaynaklara sahip olduklarından emin olun.

Bağ kurmalarını teşvik edin

Yeni çalışanların kuruluş içinde ilişkiler kurmasına yönelik fırsatlar yaratın. İlk günden itibaren kendilerini ekibe dahil olmuş ve destekleniyor hissetmelerine yardımcı olmak için ekip tanışmaları, yöneticilerle bire bir toplantılar veya kahve sohbetleri gibi gayriresmî buluşmalar planlayın.

Teknolojiden yararlanın

İK bilgi sistemi yazılımları, öğrenme yönetim sistemleri, eğitim yazılımları ve işe alıştırma araçları gibi araçlar, çok sayıdaki oryantasyon görevini yönetmeye yardımcı olan otomatikleştirilmiş ve entegre çözümler sunar.

Geri bildirim toplayın

Geri bildirim, oryantasyon sürecini iyileştirmek için kritik öneme sahiptir. Yeni çalışanlara deneyimlerini anlamaya yönelik sorular sorun ve gelecekteki çalışanlar için oryantasyon programınızı geliştirmek ve iyileştirmek üzere onların görüşlerinden yararlanın.

Yüz yüze geri bildirim toplamanın yanı sıra işe alıştırma anketleri, genel olarak oryantasyon ve işe alıştırma hakkında geri bildirim toplamak için de yararlıdır.

Yeni çalışan oryantasyonundaki en iyi 10 etkinlik nelerdir?

Çalışan oryantasyonu etkinliklerinin türleri kuruluştan kuruluşa değişir. Bunlar büyük ölçüde yürürlükte olan mevcut politikalara ve süreçlere ve oryantasyona ayırabileceğiniz zaman miktarına bağlıdır.

Zamanın kısıtlı olduğu ve resmî kural ve prosedürlerin az bulunduğu küçük bir işletmede veya girişimde çalışıyorsanız, oryantasyon programınız yalnızca yeni ekip üyeleriyle tanışıp çalışma ortamınızı kurduğunuz bir günden ibaret olabilir.

Daha köklü bir kuruluşta çalışıyorsanız, muhtemelen daha fazla sayıda oryantasyon etkinliği gerçekleştirilecektir.

Author's Tip

COVID-19 küresel pandemisi, oryantasyon etkinliklerinin nasıl yürütüldüğü üzerinde önemli bir etki yarattı. Bu nedenle, yüz yüze oryantasyonun mümkün olmadığı durumlarda bunların uzaktan yapılıp yapılamayacağını ve nasıl yapılabileceğini değerlendirin (yazı boyunca bazı öneriler sunduk).

1. Doğrudan yöneticiyle bire bir görüşme
2. Yeni iş arkadaşlarıyla bağlantı kurma
3. Liderlik ekibiyle yüz yüze görüşme
4. Bir iş arkadaşı veya mentorla eşleşme
5. Gerekli formları ve evrakları tamamlama
6. Çalışan el kitabını ve şirket politikalarını inceleme
7. Tesis veya ofis turu
8. Çalışma alanını ve çalışma istasyonunu kurma
9. Şirketin ürünleri ve/veya hizmetleriyle uygulamalı deneyim kazanma
10. Hedefler belirleme ve eğitimi koordine etme

1. Doğrudan yöneticiyle bire bir görüşme

Bire bir (1:1) görüşmeler, sizinle ekip üyeleriniz arasında olumlu ve üretken ilişkiler geliştirmek ve bu ilişkileri güçlendirmek için kritik bir unsurdur. 

İlk 1:1 görüşmenizi oryantasyon programının gündemini gözden geçirmek, bir güven anlaşması oluşturmak, bazı ekip normlarını açıklamak ve hatta çalışanın iş tanımını birlikte incelemek için kullanabilirsiniz.

Ayrıca bu görüşmeyi, yeni ekip üyenizin sahip olabileceği endişeleri ele alarak kendisini rahat hissetmesini sağlamak ve işe karşı heyecan duymasına yardımcı olmak için de kullanabilirsiniz!

Uzman önerisi: Bire bir görüşmelerinize hemen başlayın; bunu yeni işe alınan çalışanın ilk gününde yapacağınız ilk şey haline getirmeyi düşünün.

2. Yeni iş arkadaşlarıyla bağlantı kurma

Yeni biri olmak zorlayıcı olabilir. Yeni çalışanınızı yeni ekip üyeleriyle bağlantı kurma çabalarında desteklemenin ve aidiyet ile kapsanmışlık duygularını güçlendirmenin birçok yolu vardır. Bunu nasıl yapacağınız konusunda yaratıcı olmaktan çekinmeyin!

Uzman önerisi: Merkezi Vancouver'da bulunan yazılım sağlayıcısı Thinkific'te yeni başlayanlar, ilk günlerinden önce en sevdikleri yemek ve en gurur duydukları başarıları gibi birkaç eğlenceli bilgiyi içeren bir anket dolduruyor. İşe başladıklarında yanıtları, herkesin kişilikleri hakkında daha fazla bilgi edinmesini sağlamak için şirketin Slack kanalında paylaşılıyor. Mevcut ekip üyeleri de kendi sıcak karşılamalarını iletmek için bu ileti dizisine katılabiliyor.

3. Liderlik ekibiyle yüz yüze görüşme

CEO veya kurucu gibi üst düzey bir liderin, ister ofis turu düzenleyerek ister şirket sunumu yaparak oryantasyona dahil edilmesi; bu kişiye yeni çalışanların şirket kültürünü anlamalarına yardımcı olma, şirketin geçmişi hakkında bilgi verme, şirket değerlerini ve beklenen davranışları açıklama ve şirket hedeflerini aktarma fırsatı sunar. 

Ayrıca yeni çalışanın liderlik tarafından değer gördüğünü ve liderlikle bağlantı kurduğunu hissetmesine yardımcı olur.

Uzman önerisi: Önceki kariyerimde üst düzey yönetici olarak, vizyonumuzu ve misyon bildirgemizi, ürünlerimizin müşterilerimiz tarafından nasıl kullanıldığını ve yeni ekip üyesinin hedeflerimize ulaşılmasına nasıl katkı sağladığını açıklamak için oryantasyon sırasında her yeni işe alınan çalışanla bir saat geçirirdim (bu görüşme günümüzde sanal olarak yapılabilir).

4. Bir iş arkadaşı veya mentorla eşleşme

İşe alım yazılımı platformu sağlayıcısı Greenhouse'a göre, “En yeni çalışanlarınızın kendilerini daha rahat hissetmelerine yardımcı olmanın bir yolu, her yeni işe alınan çalışanı şirkette biraz daha uzun süredir çalışan biriyle eşleştiren bir iş arkadaşı sistemi oluşturmaktır.” 

Greenhouse'ta her yeni çalışanı farklı bir departmandan biriyle eşleştiriyorlar. “İş arkadaşları”, ilk işe alıştırma oturumlarının hemen ardından yeni işe alınan çalışanı ofis turuna çıkarıyor ve ardından tüm iş arkadaşları ile eşleştirildikleri yeni çalışanlar ilk günlerinde birlikte öğle yemeğine gidiyor. 

Bu, yeni işe alınan çalışanların ofiste etraflarında yardım isteyebilecekleri tanıdık bir yüz ve günlük sorularını yöneltebilecekleri bir çalışma arkadaşı olmasını sağlamaya yardımcı olur.

5. Gerekli formları ve evrakları tamamlama

Belgeler, yeni işe alım sürecinin gerekli ancak çoğu zaman sıkıcı bir parçasıdır; bu nedenle yeni ekip üyenizin gerekli formların mümkün olduğunca çoğunu ilk gününden önce doldurmasını sağlamak tercih edilir.

Birçok İK bilgi sistemi, işe alım sürecindeki temel formların dijital olarak doldurulmasını destekler ve yeni çalışanların bu formları işe başlamadan önce tamamlamasını kolaylaştırır. Bu yaklaşım, işe başlamaya hazır olduklarında yeni işlerinin daha önemli ve heyecan verici yönlerine odaklanmanızı sağlar.

Oryantasyon sırasında insan kaynakları, yeni çalışanınızın tamamlanması gereken diğer belgeleri kontrol etmesine ve doldurmasına yardımcı olabilir.

Uzman ipucu: Eddy HR'dan Jordan Boogaard'ın bir fikri, yeni başlayanlar belgelerini tamamladığında onları ödüllendirmek için işe alım sürecinde çalışanlardan toplanan bilgileri kullanmaktır; örneğin, en sevdikleri restoranı biliyorsanız onlara bir hediye çeki verebilirsiniz.

6. Çalışan el kitabını ve şirket politikalarını gözden geçirin

Çalışan el kitabı, yeni işe alınanların işe uyum süreci için kritik bir araçtır ve oryantasyon sürecinin bir parçası olarak çalışanla sizin (veya İK'nın) birlikte incelemeniz gerekir.

Bu el kitabı, yeni çalışanları iş ilişkisini yöneten kurallar ve süreçlerin yanı sıra işverenin ve çalışanın hakları, sorumlulukları ve beklenen davranışları konusunda bilgilendirmek için kullanılır.

Bazı çalışanlar kayıtlı işverenin ne olduğunu veya profesyonel işveren kuruluşunun ne olduğunu bilmiyor olabilir; bu nedenle el kitabında ilişkinin yapısı ve çalışanların farklı durumlarda kime danışması gerektiği açıklanmalıdır.

Uzman ipucu: Çalışan el kitabı ve taciz, çeşitlilik ve eşitlik, izin ile sağlık ve güvenlik politikaları gibi temel İK politikaları, yeni işe alım karşılama paketinin bir parçası olarak önceden gönderilmelidir. Böylece oryantasyon sırasında soruların veya endişelerin ele alınmasına zaman ayrılabilir. Çalışan el kitabı yazılımı, etkili bir el kitabı geliştirmenize ve bunu güncel tutmanıza yardımcı olabilir.

7. Bir tesis veya ofis turu düzenleyin

Kuruluşunuzun büyüklüğüne bağlı olarak küçük bir ofis alanınız veya bütün bir binanız olabilir.

Her iki durumda da yeni ekip üyenizi çalışma ortamında gezdirerek tesislerin nerede bulunduğuna aşina olmasını sağlamak önemlidir. Bu aynı zamanda yeni iş arkadaşlarıyla tanışması için de harika bir fırsattır (sadece yüzler ve isimlerle onları bunaltmamayı unutmayın).

Uzman ipucu: Ofis turunuzda yaratıcı olmaktan çekinmeyin. Örneğin, Strayboots veya Goosechase gibi bir hizmeti kullanarak bunu eğlenceli bir hazine avına dönüştürmeyi düşünebilirsiniz.

8. Çalışma alanını ve çalışma istasyonunu hazırlayın

Bu, uzaktan çalışan bir çalışanın evine sanal çalışma için teslim edilen basit bir dizüstü bilgisayardan, mobilya, bilgisayar, yazıcı ve cep telefonuyla tamamen donatılmış özel bir ofis alanına kadar değişebilir; yeni ekip üyenizin başarılı olması için ihtiyaç duyacağı her şeyi önceden hazır bulundurmak önemlidir.

Uzman ipucu: Hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlamak için gerekli tüm araç ve ekipmanların tam listesini yeni işe alım kontrol listenize ekleyin (Birlikte çalıştığım bir yöneticinin yeni çalışanı için dizüstü bilgisayar sipariş etmeyi unuttuğunu ve bilgisayarın teslim edilmesi için iki hafta beklemek zorunda kaldıklarını hatırlıyorum!)

9. Şirketin ürünleri ve/veya hizmetleriyle uygulamalı olarak tanışın

Bir kuruluştan kullanıcılarına ve müşterilerine ne sunduğunu öğretmenin, bunu kendilerinin deneyimlemesinden daha iyi bir yolu yoktur.

Örneğin, Starbucks baristalarının çok çeşitli içecekler arasındaki farkları açıklayabilmesi beklenir. Yeni çalışanlar, işlerinin ilk gününde mağaza müdürü tarafından düzenlenen kahve tadımlarına katılır.

Benzer şekilde, önceki şirketimde her yeni çalışan endüstriyel dijital kameralarımızdan birini bağlayıp kullanma ve üretim alanını gezme fırsatı bulurdu.

10. Hedefler belirleyin ve eğitim ile gelişimi koordine edin

Yeni işe alım oryantasyon programı, çalışanın işe uyum yolculuğunun yalnızca bir parçasıdır. Bu yolculuğun geri kalanı için sağlam bir temel oluşturmak üzere yeni ekip üyenizle birlikte şunları yapın:

• 30, 60 ve 90 günlük performans hedefleri belirleyin;
• İş eğitimini ve beceri gelişimini koordine edin; ve
• Kuruma ve ekibe entegre olmayı sürdürün.

Ancak bu faaliyetler büyük iş parçalarıdır ve oryantasyon yoğun bir dönem olabilir; bu nedenle yeni çalışanınızın ilk gününde, hatta ilk haftasında bunları tamamlayamazsanız fazla endişelenmeyin. İşe alıştırma sürecinin devam etmesi için bunların mümkün olan en kısa sürede tamamlandığından emin olun!

BONUS: Uzaktan/sanal oryantasyon nasıl eğlenceli ve ilgi çekici hâle getirilir?

İlişki kurmayı sağlayan ilgi çekici bir ortam oluşturmak zor olabilir. Akılda tutulması gereken bir nokta, kurum kültürünüzdür—bunu yapmak, sanal oryantasyona uygun ve yerinde unsurlar eklemenizi sağlar. 

Uzaktan oryantasyonunuzu daha etkili ve ilgi çekici hâle getirmenin beş yolu şunlardır: 

1. Bir “hoş geldin/dayanma kiti” gönderin 

İlk günden önce onlarla ilişki kurmaya başlamak için uzaktan çalışanların evlerine bir hoş geldin paketi gönderin. Bu, kendilerini hızla kurumun bir parçası gibi hissetmelerine yardımcı olur. Özen paketinizde şunlara yer verebilirsiniz:

• Uygunsa, markalı tişörtler ve diğer ürünler gibi şirket ürünleri
• Katılabilecekleri görüntülü konferans görüşmeleri için bir halka ışık
• Şirket markalı, vakum yalıtımlı bir şişe (ör. Thermos) 
• CEO’dan/Bölüm yöneticisinden kuruma hoş geldiklerini belirten kişisel bir not

2. Elektronik bir hediye kartı gönderin 

Oryantasyon sırasında uzaktan çalışan yeni işe alınan kişinin kahvaltısını/öğle yemeğini satın alın ve birbirinizi daha iyi tanımak için tüm yeni işe alınanlarla öğle yemeği paylaşın.

Elbette, beslenme kısıtlamalarını ve tercihlerini göz önünde bulundurun. Herhangi bir şaşkınlığı önlemek için güzel bir yöntem, oryantasyon gününden önce kendilerine bir anket göndermek, en sevdikleri yemek/restoranı incelikli bir şekilde sormak ve onlara bir kupon göndermektir.

3. Oryantasyona konuk konuşmacıların dâhil edilmesini sağlayın

Kendi ekiplerinden/bölümlerinden ve bağlı olarak çalışacakları kurumun diğer birimlerinden bazı konuk konuşmacıları dâhil edin:

• Oryantasyonun bir parçası olarak her yeni işe alınan kişinin ilgili yöneticisinin sanal oryantasyona katılması ve belirli bir süre (ör. 30 dakika) için bir alt çalışma odasına geçmesi sağlanabilir. Bu, yeni işe alınanların ilk gün yöneticilerini tanımalarına yardımcı olur
• İK ekibinin üyelerini, rolleriyle ilgili bilgileri paylaşmak üzere sohbete dâhil edin (ör. Yan Haklar ekibi üyesinin yan haklar hakkında konuşması)
• Üst düzey yöneticilerin kurum kültürü hakkında dönüşümlü olarak konuşmasını sağlayın veya üst düzey yöneticilerin şirket misyonu, değerleri vb. hakkında konuştuğu bir videoyu kaydedip oynatın
• Oryantasyon boyunca üst düzey yöneticilerle sanal kahve sohbetleri planlayın. Bir üst düzey yönetici, katılımcıların ilgisini canlı tutmak için evrak işleri ve politika sunumları arasında sanal bir oyun veya eğlenceli bir sohbet düzenleyebilir

4. Dijital bir yeni işe alınanlar kütüphanesi paylaşın

Yeni çalışanların ortama daha hızlı uyum sağlaması için standart çalışma prosedürlerine, yararlı ipuçlarına, tavsiyelere ve rehberlere yer verin.

Bu kütüphanede terimler, kısaltmalar vb. içeren bir Şirket sözlüğünün yanı sıra şirket ve kültürü hakkında faydalı eğitimler ve videolar da bulunabilir

5. Sanal bir hazine avı düzenleyin

Oryantasyonun ilerleyen aşamalarında, önemli bilgileri pekiştirmeye yardımcı olmak için sanal bir hazine avından yararlanabilirsiniz.

Dâhil edilebilecek unsurlar arasında şirket kültürü ve tarihiyle ilgili ögeler, üst düzey liderlik ekibi üyelerinin tanınmasını içeren bölümler ve şirketin sunduğu ürün ve hizmetlerle ilgili bilgiler veya bunlara ilişkin örnekler yer alabilir

Önemli şirket ve ekip bilgilerini pekiştirirken hazine avınızı yaklaşan bir tatil, etkinlik veya film teması etrafında kurgulayarak etkinliği daha eğlenceli hâle getirin.

Çalışan Oryantasyonu Kontrol Listesi

İlk günden önce

1. Hazırlık
   • Çalışma alanını, araçları ve ekipmanları (bilgisayar, telefon, e-posta, yazılım erişimi) hazırlayın.
   • Oryantasyon süreci için bir program oluşturun.
   • Ekibe yeni işe alınan kişinin işe başlama tarihini bildirin.
   • İlk günle ilgili ayrıntıları (varış saati, kıyafet kuralları, iletişim kurulacak kişi) içeren bir hoş geldin e-postası gönderin.
2. Belgeler
   • İşe alım evraklarını (sözleşmeler, vergi formları, doğrudan para yatırma formları) hazırlayın.
   • Yan haklara kayıt materyallerini düzenleyin.

İlk gün

1. Karşılama ve tanıtım
   • Yeni işe başlayan kişiyi varışında sıcak bir şekilde karşılayın.
   • Onu yöneticisi ve ekip üyeleriyle tanıştırın.
   • Bir hoş geldin kiti sağlayın (ör. şirket ürünleri, el kitabı, iletişim listesi).
2. Oryantasyona genel bakış
   • Gün veya hafta için programı paylaşın.
   • Oryantasyon sürecinin amacını açıklayın.
3. Şirkete genel bakış
   • Şirketin tarihini, misyonunu, vizyonunu ve değerlerini sunun.
   • Organizasyon yapısını ve kilit liderleri vurgulayın.
4. Politikalar ve prosedürler
   • Çalışan el kitabını gözden geçirin.
   • İşyeri politikalarını görüşün (devam durumu, kıyafet kuralları, uzaktan çalışma).
5. İşyeri turu
   • Ofisi veya sanal çalışma alanı araçlarını tanıtın.
   • Önemli alanları vurgulayın (dinlenme odaları, tuvaletler, acil çıkışlar).

İlk hafta

1. İş rolü ve beklentiler
   • Yeni işe başlayan kişinin rolünü, sorumluluklarını ve hedeflerini açıklayın.
   • Araçlar, iş akışları ve temel görevler hakkında genel bir bakış sunun.
2. Yan haklar ve ücretlendirme
   • Yan hakları, ek avantajları ve maaş bordrosu süreçlerini gözden geçirin.
   • Gerekirse yan haklara kaydolma konusunda yardımcı olun.
3. Eğitim ve kaynaklar
   • Gerekli eğitim programlarını ve materyallerini tanıtın.
   • Uygulamalı öğrenmeye başlamak için başlangıç görevleri veya projeleri atayın.
4. Bağlantı kurma
   • Ekip üyeleri, yöneticiler ve kilit paydaşlarla toplantılar düzenleyin.
   • Gayriresmî buluşmalar veya ekip oluşturma etkinlikleri planlayın.

Yeni İşe Başlayanların Oryantasyon Programı İçin Örnek Şablon

Artık çalışan oryantasyonunun ne olduğu, neden önemli olduğu ve bir oryantasyon programına genellikle hangi etkinliklerin dâhil edildiği konusunda iyi bir fikriniz olmalı. Ancak muhtemelen “Bunların hepsini nasıl bir araya getireceğim ve hangi etkinlik önce, hangisi ikinci sırada olmalı?” diye soruyor olabilirsiniz.

Bu konuda size yardımcı olmak için aşağıdan indirebileceğiniz iki günlük bir oryantasyon programı için örnek bir program hazırladık. Bunu, hiçbir şeyin atlanmadığından emin olmak için bir tür yeni çalışan oryantasyon kontrol listesi olarak kullanabilirsiniz.

Çalışan oryantasyon şablonumuzu edinin!

Çalışan Oryantasyonu ve Ötesi

Çalışan oryantasyonu, işe alıştırma iş akışınızda, çalışan deneyimi dünyasından bir terim ödünç alacak olursak, o ‘hakikat anlarından’ biridir ve önemli bir adımdır.

Bunu doğru yapmak, sonuç olarak verimliliğin, bağlılığın ve çalışanları elde tutma oranlarının artmasına katkıda bulunacak ve daha iyi bir işe alıştırma yatırım getirisi sağlayacaktır.

Önemli çıkarımlar

• Etkisini en üst düzeye çıkarmak için çalışan oryantasyonuna yeni çalışanın ilk gününden önce başlayın
• Yeni işe başlayanların yöneticileri ve iş arkadaşlarıyla bolca yüz yüze zaman geçirmesini sağlayın
• Bir çalışma arkadaşı veya mentorla eşleştirmek daha hızlı öğrenmeye ve daha yüksek bağlılığa yol açacaktır. 

Genel açıdan bakıldığında, yeni çalışanların yeni rollerindeki ilk birkaç ay boyunca mümkün olduğunca desteklenmesi önemlidir.

Bu, yöneticileriyle düzenli görüşmeleri içerir; ayrıca eşleştirme veya mentorluk gibi etkinlikleri de değerlendirebilirsiniz.

Standart unsurları içeren ancak her rol ve kişi için özelleştirilebilen bir 30, 60, 90 günlük plan oluşturmak en iyi uygulama olarak kabul edilir.

Bunun yanı sıra, sürecinizi hassaslaştırabilmek ve sürekli geliştirebilmek için işe alıştırma sürecinin başarısının nasıl ölçüleceğine göz atmak isteyeceksiniz.

People Managing People Bültenine Abone Olun

Çalışan oryantasyonu ve genel olarak işe alıştırma hakkında daha fazla tavsiye almak için İK ve iş liderlerine yönelik haftalık bültenimize abone olun. Kariyerinizde ilerlemenize ve kuruluşunuzda daha büyük bir etki yaratmanıza yardımcı olacak en yeni içeriklerimizin tümünü alacaksınız.