İşe alıştırma sürecinin başarısını ölçmek için işe alıştırma programınızın ne kadar iyi çalıştığını gösteren belirli metrikleri ve temel performans göstergelerini (KPI'lar) takip etmeniz gerekir. Bu makalede, neyin işe yaradığını hızlıca görebilmeniz, eksikleri belirleyebilmeniz ve işe alıştırma deneyiminizde gerçek iyileştirmeler yapabilmeniz için işe alıştırma platformunuzdan, İK sisteminizden veya öğrenme araçlarınızdan hangi veri noktalarını izlemeniz gerektiğini tam olarak göstereceğim.
İşe Alıştırma Sürecinin Başarısını Ölçmenin 8 Yolu
İşe alıştırma deneyiminizi kolaylaştırmanıza, yeni işe alınanların memnuniyetini izlemenize ve işe alıştırma sürecinizin başarı için optimize edilmesini sağlamanıza yardımcı olması için bu stratejileri kullanın.
1. Yeni İşe Alınanların İşten Ayrılma Oranı (Gönüllü ve Gönülsüz)
Yeni işe alınanların yaklaşık ⅓'ü ilk 90 günü tamamlayamaz. Bununla birlikte, çalışan işten ayrılma oranınız tek bir sabit metrik değildir; aslında çalışanları elde tutma durumunuz hakkında bir hikâye anlatmaya yardımcı olabilecek bir dizi veri noktasıdır.
Çalışanları elde tutma oranınız iki farklı temel metriki kapsar:
- Gönüllü yeni işe alınan çalışan işten ayrılma oranı, yakın zamanda işe alınan bir çalışanın, genellikle istihdamının ilk birkaç ayı içinde, kendi isteğiyle kuruluştan ayrılmayı seçmesi durumunda ortaya çıkar. Bunun nedeni karşılanmayan iş beklentileri, kuruma kültürel uyum sağlanamaması, başka yerlerdeki daha iyi fırsatlar veya işe alıştırma deneyiminden duyulan memnuniyetsizlik gibi etkenler olabilir.
- Gönülsüz işten ayrılma ise çalışanın kuruluştan ayrılma yönündeki kişisel tercihinden ziyade işveren tarafından başlatılan iş akdi feshi anlamına gelir. Bu durum genellikle çalışanın kuruluştan ayrılma isteğinden değil; düşük performans, davranış sorunları, kurumsal yeniden yapılanma veya küçülme gibi faktörlerden kaynaklanır.
Her işletme, kâğıt üzerinde harika görünen ancak şu ya da bu nedenle çok kısa sürede beklenen performansı gösteremeyen bazı çalışanları işe alma talihsizliğini yaşayacaktır.
Ancak gönüllü işten ayrılma oranlarınız yüksekse, sorun çok daha derin olabilir ve iyileştirilmiş bir işe alıştırma süreciyle çözülebilir.
Yeni işe alınan çalışanları elde tutma ve işten ayrılma oranlarınızı, özellikle istihdamın ilk yılı içinde takip ederek, işe alıştırma sürecinizin sorunun bir parçası olup olmadığını değerlendirebilirsiniz.
Öyle görünüyorsa, anonim bir anket kullanarak ortak sorun noktalarının neler olduğunu ortaya çıkarmak için daha fazla araştırma yapmayı deneyin.
Have an account? Log In
2. Yeni İşe Alınanların Üretken Hale Gelme Süresi
Yeni çalışanlarınızın işe alışıp beklenen düzeye gelmesi ne kadar sürüyor? Yeni çalışanlar hızla sürece dâhil olup sorunları çözmeye hazır mı, yoksa çok mu yavaş çalışıyor, öğrenmeleri uzun mu sürüyor ve sizin kabul edebileceğinizden daha fazla hata mı yapıyor?
Çalışanınızın üretken hale gelme süresini ölçmek için öncelikle her rol için "üretken" olmanın ne anlama geldiğini tanımlamanız gerekir. Bu, işe alıştırma kontrol listesini tamamlamak gibi belirli kilometre taşlarını içerebilir veya belirli hedeflere ulaşılması ya da görevlerin bağımsız olarak başarıyla yönetilmesiyle ölçülebilir.
Çalışanlarınızın üretken hale gelme süresini aşağıdaki yöntemi kullanarak ölçebilirsiniz:
- Yeni işe alınanların üretken hale gelmesinin kaç gün sürdüğünü hesaplayın (her rol için üretkenliğin ne anlama geldiğini tanımlamanız gerekir)
- Bu sayıyı, ilgili dönemdeki toplam yeni işe alınan çalışan sayısına bölün
Bazı roller diğerlerinden daha karmaşık olsa da kapsamlı bir işe alıştırma programı, çalışanları başarıya giden hızlı bir yola sokmalıdır. Çoğu çalışan için, özellikle gerekli becerilere sahiplerse, KPI'lara yaklaşmaları ve rollerinde tatmin edici bir performans göstermeleri aylar değil, haftalar içinde gerçekleşmelidir.
Bu metrikleri karşılamıyorlarsa işe alıştırma programınızla ilgili daha önemli bir sorun olabilir. Çalışanlara belki bu KPI'ları karşılamanın önemi öğretilmiyordur ya da bu çalışanları yerinde saymaya iten bir eğitim eksikliği vardır.
Yöneticiler için işe alıştırma biraz farklı olduğundan, onları üretken hale gelme süresi analizinizden ayırmak ve yeni yöneticilerin ne zaman "üretken" kabul edileceğini belirlemek için farklı kilometre taşları kullanmak isteyeceksiniz.
3. Testler
Bir yıllık bir kursun sonunda sınava girdiyseniz ve eğitimin ilk haftasında öğrendiğiniz bilgileri hatırlamakta zorlandıysanız, yeni işe alınanların da çok benzer bir deneyim yaşadığını unutmayın.
İlk günlerinden itibaren bilgi bombardımanına tutulurlar ve herhangi bir anda her şeyi hatırlamak zordur. Bu nedenle, beceri değerlendirme testleri ve kısa sınavlar gibi uygulamaları işe alıştırma sürecinize dahil etmek bilgilendirici olabilir.
Testler, yeni işe alınanların rollerini ve bu rollerin iş hedefleriyle nasıl ilişkili olduğunu tam olarak anlayıp anlamadıklarını belirlemenize yardımcı olabilir. Ayrıca şirketin ilgili geçmişi (müşterilerle doğrudan iletişim kurulan roller için önemlidir) veya ulaşmalarını beklediğiniz belirli ölçütler hakkında da onlara kısa sınavlar uygulayabilirsiniz.
Başarılı kısa sınavlar iyidir, ancak başarısız olanlar da yol göstericidir. Birçok çalışan aynı soruyu yanlış yanıtlarsa bu, bilginin ya aktarılmadığını ya da onlarda karşılık bulmayacak bir şekilde aktarıldığını gösterir. Bu ölçümler, öğrenme sürecini daha etkili hâle getirmek için eğitim materyalinizde ince ayarlar yapmanıza yardımcı olabilir.
4. İşe Alıştırma Anketi
İşe alıştırma sürecinin başarısını ölçmenin etkili bir yolu, yeni işe alınan kişilere doğrudan anket uygulamaktır. Onlara, işe alıştırma sürecinin etkili olup olmadığını ve nelerin geliştirilebileceğini düşündüklerini doğrudan sorun.
Çoğu zaman, işe alım yazılımını bu sürece entegre etmek faydalı olabilir; çünkü bu yazılım anketleri izleyip yönetebilir ve işe alıştırma aşamasında anketlerin en uygun zamanlarda gerçekleştirilmesini sağlamak için otomatik iş akışlarını kullanabilir.
İşe alıştırma anketinizi otomatikleştirmenin ve kolaylaştırmanın bir diğer seçeneği de basit bir çalışan anketi aracıdır. Bu araçlar genellikle süreci önemli ölçüde kolaylaştıran şablonlar sunar.
İşe alıştırma sonrası anketinize eklemek isteyebileceğiniz bazı temel sorular şunlardır:
- Şirket hakkındaki ilk izlenimleri neydi?
- İşe başladıkları zamandan bu yana bu izlenim nasıl değişti?
- Çalışan işe alıştırma süreci şirket kültürünü doğru bir şekilde yansıtıyor mu?
- En iyi şekilde başlamaları için ihtiyaç duydukları her şey kendilerine sağlandı mı?
Deneyim hâlâ zihinlerinde tazeyken, farklı işe alıştırma aşamalarına yayılmış birkaç kısa anket göndermenizi öneririz. Ayrıca kendinizi yalnızca bu sorularla sınırlamayın. Dikkate almanız gereken ve sormanız faydalı olabilecek daha birçok işe alıştırma anketi sorusu vardır!
İşe alıştırma deneyiminiz ofiste çalışanlarla uzaktan çalışanlar için farklı olacağından, özellikle uzaktan işe alıştırma süreci hakkında sorular sormak için ayrı bir anket göndermeyi düşünebilirsiniz.
Unutmayın, anketlerin her zaman isim içermesi gerekmez. İnsanlar dürüst oldukları için cezalandırılmaktan endişe ediyorlarsa yanıt vermekte tereddüt edebilirler. Anonim anketler, kabullenilmesi zor olsa da anlamlı değişiklikler yapmak için önemli bir katalizör olabilecek gerçek yanıtların alınmasına yardımcı olabilir.
5. Eğitimi Tamamlama Oranı
Kapsamlı bir eğitim programınız olabilir, ancak çalışanlarınız sürece dahil olmuyorsa bu program muhtemelen size hiçbir fayda sağlamıyordur.
Yeni işe alınanlar için kapsamlı bir eğitim programı sunduğunuza inansanız bile eğitimi tamamlama oranınız, eğitimin düşündüğünüz kadar etkili olmayabileceğini gösterebilir.
Belirli bir dönemde ne kadar eğitim tamamlandığına ve çalışanların bu eğitimde ne kadar başarılı olduğuna daha yakından bakın. Ardından onların yeni bir işe başladıklarını ve aynı anda öğrenecek çok şeyleri olduğunu unutmayın. Bilgileri iyice gözden geçirmeleri ve gerçekten özümsemeleri için onlara yeterli zaman tanıyor musunuz?
Eğitimin tamamlanmamasıyla ilgili bir sorun varsa işe alıştırma programında eğitim için yeterli zaman ayrılıp ayrılmadığını gözden geçirin. Katılımcıların çevrim içi modülleri tamamlamak ve kılavuzları incelemek için kesintiye uğramadan birkaç saati var mı, yoksa zaten yorucu geçen bir günün ardından bütün akşamı ders çalışarak geçirmeleri mi bekleniyor?
Eğitimi tamamlama oranınızı takip etmenize ve tüm eğitim sürecinizi kolaylaştırmanıza yardımcı olması için, henüz kullanmıyorsanız eğitim yazılımından yararlanmak isteyebilirsiniz.
6. Bağlılık Oranı
Çalışan bağlılığı, kariyerlerinin hangi aşamasında olursa olsun çalışanlara sahip işverenler için zorlayıcı olabilir, ancak yeni işe alınanlarla çalışırken özellikle önemlidir.
Şirket kültürüne aktif olarak bağlı çalışanların sayısı ile işten kopmuş ve saati izleyen çalışanların sayısı arasındaki fark, kurumsal başarı söz konusu olduğunda büyük bir fark yaratır.
Bunu değerlendirmek için kapsamlı ölçümlerden biri çalışan net tavsiye skorudur (eNPS). Anketler düzenlerken çalışanlardan, bir arkadaşlarına veya meslektaşlarına şirketinizde çalışmayı önerme olasılıklarını puanlamalarını isteyin.
eNPS hesaplaması, sizi yüksek puanlayan çalışanların yüzdesinden sizi düşük puanlayan çalışanların yüzdesinin çıkarılmasıyla elde edilir. Çalışan NPS'niz, oluşturmak için emek verdiğiniz yeni işe alınan çalışan deneyiminin kalitesini ve genel çalışan memnuniyetini ölçmeye yardımcı olabilir.
7. Çalışanlarla Bağlılık Görüşmeleri
Çıkış görüşmelerini, biri kapıdan çıkmadan önce bilgi edinmek için kullanılan bir araç olarak düşünürüz; ancak çalışanlarla bağlılık görüşmeleri, çalışanlarınızın her gün neden işe geldiğine odaklanır.
Yeni işe alınan çalışanlar yerleşme fırsatı bulduktan sonra onlarla görüşün ve işe alıştırma süreci ile genel olarak nasıl hissettikleri hakkında sorular sorun. Ne iyi gitti? Ne çok hızlı veya çok yavaş ilerledi? Herhangi bir oryantasyon faaliyeti atlandı mı? Herhangi bir önemli alanda daha fazla eğitime ihtiyaç duyduklarını düşünüyorlar mı?
Çalışanlarla bağlılık görüşmeleri, özellikle düzenli olarak yapıldığında çalışanların elde tutulması konusunda harikalar yaratabilir. Çalışanlara, onların gelecekteki gelişimlerine yatırım yaptığınızı ve önem verdiğinizi gösterir. Daha da önemlisi, sorunları kontrolden çıkmadan önce hızlıca ele almak istediğinizi gösterir.
Soru sormaktan ve bir çalışanın yanıtlarını daha derinlemesine incelemekten çekinmeyin. Bunun gerçekten açık bir iletişim platformu olduğuna güvendiklerinde, duymanız gereken yanıtları vermeye istekli olacaklardır.
Çalışanlarla bağlılık görüşmeleri ve sorabileceğiniz soru türleri hakkında daha fazla bilgi edinin.
More Articles
8. İşe Alıştırma Maliyetleri
İşe alıştırma programınızın maliyetlerini takip etmek, programın ne kadar başarılı olduğunu izlemenize de yardımcı olabilir. İşe alıştırma maliyetlerinizi (doğrudan ve dolaylı giderler dahil) analiz ederek, işe alıştırma sürecinizin güçlü bir işe alıştırma yatırım getirisi (ROI) sağlayıp sağlamadığını değerlendirebilirsiniz.
Göz önünde bulundurmanız gereken farklı işe alıştırma maliyetleri şunlardır:
- İşe alıştırma ve eğitim materyalleri; bunlara işe alıştırma yazılımı lisans maliyetleri ve oryantasyon kitleri dahildir.
- Eğitim maliyetleri; bunlara resmî eğitim oturumları, sertifikalar veya harici eğitim kursları dahildir.
- Yöneticilerin ve diğer ekip üyelerinin eğitime harcadığı saatler. Özellikle çalışma saatlerinin müşterilere faturalandırıldığı çalışma ortamlarında, zamanın ücretsiz olmadığını unutmayın.
- Verimlilik kaybı maliyetleri. Yukarıdaki maddeye benzer şekilde, yeni işe alınan çalışanlar işi öğrenirken ve tam performansa ulaşmak için başkalarının yardımına ihtiyaç duyarken geçici bir verimlilik kaybı yaşanacaktır.
Bu maliyetleri analiz ettikten sonra, işe alıştırma stratejinizin optimize edilmesi gerekip gerekmediği konusunda daha iyi bir fikre sahip olacaksınız. Örneğin, yeni işe alınan çalışanların yeni görevler karşısında bu kadar bunalmadığı daha ileri bir tarihe harici eğitim kursları gibi maliyetli kalemleri yayabilirsiniz. Bu yaklaşım, yeni işe alınan çalışanın uzun vadede kalıp kalmayacağını belirleyene kadar başlangıç maliyetlerini sınırlamaya yardımcı olabilir.
En Önemlisi? Sürece Dahil Olun
İşe alıştırma başarısını ölçmenin birçok farklı yolu vardır; ancak en önemli şey, işe alıştırma programınızın başarısına en azından belli bir düzeyde dikkat etmenizdir.
İşe yarayan uygulamalarınızı bağımsız yükleniciler ve uzaktan çalışanlar için işe alıştırma sürecinize uyarlayabilirsiniz.
Süregelen işe alıştırma en iyi uygulamaları olsa da işe alıştırma sürecimiz asla ‘kur ve unut’ anlayışına dayanmamalıdır. Bu yaklaşım, işletmenizin durgunlaşmasına izin vermek ve hiçbir büyüme veya gelişme olmadan satışlarınızın bundan 5 yıl sonra da aynı düzeyde yüksek olacağını varsaymakla aynıdır.
İşe alıştırma çalışmalarınızın etkililiğine yakından dikkat edin ve bunların yeni işe alınan çalışanlarınızın ve genel olarak kuruluşun başarısı üzerindeki etkisini gözlemleyin.
Daha fazla bilgi için işe alıştırma sürecinizi nasıl otomatikleştireceğinize ve çalışan işe alıştırma sürecini nasıl kişiselleştireceğinize ilişkin kaynaklarımıza göz atın.
