Sådan ansætter du fjernmedarbejdere: Ekspertens guide
Pandemien accelererede en allerede hastigt voksende tendens til fjernarbejde, som kan være til gavn for både arbejdsgivere og medarbejdere.
Organisationer kan få adgang til nye talentpuljer og måske spare udgifter til kontorlokaler. Medarbejdere kan nyde fleksibiliteten og andre fordele ved fjernarbejde.
Her gennemgår jeg fordelene ved at ansætte fjernmedarbejdere, deler min viden og bedste praksis for at hjælpe dig med at ansætte dem og giver nogle tips til at sikre, at fjernmedarbejdere får succes i din organisation.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Fordele ved at ansætte fjernmedarbejdere
Før vi gennemgår de operationelle retningslinjer for at ansætte fjernmedarbejdere, er der nogle få ord om, hvorfor du overhovedet bør overveje at gå denne vej.
- Adgang til en bredere talentpulje: En proces for ansættelse af fjernmedarbejdere giver dig mulighed for at få adgang til en global talentpulje, der ikke er begrænset af geografiske grænser. Det betyder større sandsynlighed for at finde det perfekte match til specifikke roller med en bred vifte af kompetencer og erfaringer.
- Omkostningsbesparelser: Du kan spare omkostninger forbundet med at vedligeholde fysiske kontorlokaler, herunder husleje, forsyningsselskaber og kontorartikler. Derudover kan fjernmedarbejdere acceptere lavere lønninger til gengæld for fleksibiliteten og besparelserne på transport.
- En mangfoldig arbejdsstyrke: Ansættelse af fjernmedarbejdere gør det lettere at skabe en mere mangfoldig arbejdsstyrke, da arbejdsgivere ikke er begrænset til at ansætte kandidater fra en bestemt region. Denne mangfoldighed kan tilføre forskellige perspektiver og idéer, som fremmer innovation og kreativitet.
- Forbedret medarbejdertrivsel: Fjernarbejde kan føre til bedre mental sundhed og generel trivsel for medarbejderne, da de har mere kontrol over deres arbejdsmiljø og kan opretholde en bedre balance mellem arbejde og privatliv.
- Forretningskontinuitet: Et fjernteam kan være tilgængeligt døgnet rundt og gøre din virksomhed mere modstandsdygtig i krisetider.
Jeg husker engang, at vi skulle lede efter en iOS-ingeniør i Grimsby i Storbritannien, fordi det var dér, vores kontor lå, og jeg kan fortælle dig, at ingen havde det særlig sjovt. Hverken os, teamet eller kandidaterne.
Efter måneders resultatløs søgning besluttede vi at ansætte på afstand, og vi fik stillingen besat inden for en måned.
Sådan ansætter du fjernmedarbejdere
Lad os komme i gang. Ansættelse af fjernmedarbejdere betyder, at du skal tilpasse din nuværende ansættelsesproces for at tage højde for ting som sproglige forskelle og hvor du vil søge efter kandidater.
Her er det, du skal fokusere på:
Tilpasning af jobbeskrivelser
Et af de første skridt er at gennemgå dine jobbeskrivelser for at sikre, at de er nemme at forstå for forskellige målgrupper. Det betyder, at de skal være skrevet i et letforståeligt sprog uden slang og lokale udtryk.
Prøv for eksempel at undgå klichéer som “gåpåmodig person” eller at gøre noget som “god humoristisk sans” til et krav.
Folk kan tale fremragende engelsk uden nødvendigvis at forstå slang og lokale udtryk, og ingen bør læse din jobbeskrivelse med en ordbog.
Sørg for, at eventuelle begrænsninger, såsom løn, tidszone eller vagter, står tydeligt i jobbeskrivelsen.
Derudover nævner jeg altid gerne den type mentalitet, vi leder efter, dvs. en person, der er entreprenant og proaktiv.
Fjernarbejde indebærer normalt mindre detailstyring, men det betyder, at der er meget arbejde, der skal udføres selvstændigt.
Potentielle kandidater bør være klar til det og kunne demonstrere det under en jobsamtale ved at vise eksempler på, hvor de var proaktive med at identificere problemer og løse dem, eller hvor de kommunikerede effektivt med flere interessenter for at levere et komplekst projekt på afstand.
Hvis du vil vide mere om at skrive jobbeskrivelser, kan du læse min artikel om hvordan man skriver en jobbeskrivelse.
Diversificering af jobopslag
Selvom nogle af de almindelige jobportaler har forsøgt at imødekomme flere fjernstillinger, kan det være en god idé at se nærmere på jobportaler, der er specifikt rettet mod fjernarbejde.
De fleste er betalte, men der er også nogle gratis. Mine forslag er:
Et godt ansøgersporingssystem hjælper dig med at opbygge din kandidatpulje og administrere kandidaterne gennem processen.
Det er også vigtigt at udvikle en stærk rekrutteringsside for at promovere ledige stillinger til potentielle ansøgere, som måske følger din virksomhed direkte.
Software til karrieresider kan gøre det meget lettere at administrere denne proces, samtidig med at dine stillingsopslag forbliver ensartede med dit arbejdsgiverbrand.
Lidt mere forberedelse til jobsamtalen
Fjerninterviews kan kræve lidt mere forberedelse fra dig og fra alle på dit team, som skal gennemføre dem.
Du skal sørge for, at du er forberedt både med hensyn til udstyr og indstilling:
Sørg for, at du har en god opsætning til fjerninterviews. Du har ikke brug for et 4K-kamera og udstyr på streamer- eller YouTuber-niveau, men sørg for, at du er tydeligt synlig på kameraet, og at der er få forstyrrelser, når du gennemfører interviews.
Ideelt set sidder du ved et skrivebord—undgå at tage interviews i en bil eller på vej et sted hen, for du vil blive distraheret, og det er respektløst over for den anden persons tid.
Stræb altid efter at være på video, så du bedre kan skabe kontakt til personen, og bed så vidt muligt personen om at være på video mindst én gang under processen.
Du bliver nødt til at udlede meget fra et videoopkald—hvilket kan være vanskeligere—og det betyder, at du sandsynligvis skal bruge mere tid sammen med hver kandidat.
Og ligesom du måske har brug for mere tid til at danne dig en forståelse, har de måske også brug for det samme for at forstå mere om dig og din virksomhed.
Fokuser på at bruge tid sammen med hver kandidat for at hjælpe dem med at forstå din kultur og teamets eller virksomhedens mål.
Måske kommer de fra en anden kultur, så du skal sørge for, at de forstår forventninger og normer og er indforstået med dem.
Hvis du for eksempel har et meget samarbejdsorienteret team, men kandidaten måske har været freelancer og blot har fået tildelt et projekt, der skulle leveres uden megen kommunikation, skal du sørge for at forklare forskellen og sikre dig, at kandidaten er indforstået med det.
Hvis du interviewer personer til fjernarbejde fra et kontor, skal du desuden være forberedt på at besvare spørgsmål om, hvordan din virksomhed balancerer kontorbaserede medarbejdere over for fjernarbejdere med hensyn til muligheder eller synlighed.
En bemærkning om interviews på tværs af kulturer. Hvis du åbner din kandidatpulje for hele verden, må du være forberedt på alle mulige kommunikationsstile.
Jeg anbefaler Kulturkortet af Erin Meyer som en god introduktion til kommunikation på tværs af kulturer.
Hvis du vil have flere råd om bedre interviews generelt, kan du læse min artikel nøglen til fokuserede og engagerende interviews, hvor jeg gennemgår strukturerede, standardiserede interviews (som er endnu vigtigere ved fjernrekruttering).
Hvis du har brug for hjælp til at finde software, der kan hjælpe dig med at gennemføre fjerninterviews, kan du også læse People Managing Peoples artikel om den bedste software til videointerviews på markedet i dag.
Mere tålmodighed, når du afgiver et tilbud
Som altid skal du sørge for, at du er velinformeret og ordentligt rustet til at afgive et tilbud, længe før du når til dette trin.
Et tilbud kan kræve lidt mere frem og tilbage med fjernkandidater og måske lidt mere håndholdt vejledning for at føre folk gennem din proces, da det kan være første gang, en kandidat har kontakt med en virksomhed fra dit land.
Udstyr dig selv med tålmodighed.
Hvis du vil vide mere om at afgive et tilbud, kan du læse min artikel om hvordan man afgiver et jobtilbud.
Bedste praksis for ansættelse af fjernmedarbejdere
Ansættelse af fjernmedarbejdere kræver andre processer og metoder. Her er nogle af de bedste metoder, du kan følge, når du udvider din arbejdsstyrke af fjernmedarbejdere.
Undersøg den lokale arbejdsret
Når du ansætter fjernarbejdere, er det vigtigt først at gøre dig bekendt med arbejdsretten i de delstater eller lande, hvor potentielle fjernmedarbejdere bor.
Dette omfatter forståelse af regler vedrørende arbejdstid, mindsteløn, personalegoder og procedurer for opsigelse.
Udarbejd en global lønstrategi
I sidste ende er lønnen den primære grund til, at de fleste af os går på arbejde, så det er værd at overveje, hvordan du vil gribe det an, når du ansætter på afstand.
Som Liam Reese rådgiver i sin fremragende artikel om global løn: “De fleste organisationer vælger at lokalisere grundlønnen, så det er her, du skal bruge tid på at undersøge de lokale markedspriser og derefter justere afhængigt af din strategi for den enkelte rolle (ligge under, matche eller ligge over markedet).
Du skal naturligvis også tage højde for lokale regler, herunder mindstelønslovgivning, regler om overarbejde, skattemæssige konsekvenser og obligatoriske personalegoder.
Hvis du ikke har ressourcerne til at gennemføre denne form for analyse for alle roller i alle lande, kan du altid justere ud fra leveomkostningerne. Dette kan også være relevant for lande, hvor du ikke har mange roller.”
Fremvis din fjernarbejdskultur tidligt
Når du ansætter på afstand, får kandidaterne ikke den luksus at kunne gå rundt på dit kontor, se hvordan teams samarbejder eller opfange din kultur gennem uformelle interaktioner.
Det betyder, at det er op til dig aktivt at vise dem, hvordan det er at arbejde sammen med dit team.
Det indebærer at introducere dem for kommende teamkolleger, ikke kun ansættende ledere, og lade dem høre, hvordan folk kommunikerer og samarbejder.
Du kan også dele ting som din Slack-etikette, et uddrag fra din personalehåndbog eller endda en kort Loom-video, der viser dit teams rutiner.
Du kan også give kandidaterne en forsmag på dine værdier i praksis. Hvis du siger, at I prioriterer asynkront arbejde, eller at I lægger stor vægt på selvstændighed, så vis, hvordan det udmønter sig – nævn, hvordan I afholder daglige statusmøder eller træffer beslutninger uden endeløse møder.
Det er også godt at være ærlig om udfordringer (“Vi er stadig ved at finde den ideelle mødefrekvens”). Denne ærlighed skaber tillid og hjælper kandidaterne med at føle, at de træffer et velinformeret valg, i stedet for blot at lade sig overtale af en poleret salgstale.
Overvej eksperthjælp
Det kan være for meget for nogle organisationer at navigere i de mange ukendte ansættelseslove og lønprocesser i en ny jurisdiktion.
Derfor vælger mange organisationer at benytte en arbejdsgiver-of-record-tjeneste. Det betyder, at du hurtigt kan ansætte fuldtidsmedarbejdere uden at skulle oprette en udenlandsk juridisk enhed eller håndtere lønadministration.
Alternativt kan du ansætte kontrahenter eller måske oprette en udenlandsk juridisk enhed og samarbejde med en lokal PEO eller et HR-konsulentfirma for at sikre, at du gør tingene korrekt.
Overvejelser ved ansættelse af fjernmedarbejdere
Det lyder godt at udvide den talentpulje, du har adgang til, men det kan medføre visse komplikationer.
Håndtering af lønadministration
Lønadministration kan være kompleks, især for små virksomheder. Lønbehandling i forskellige jurisdiktioner øger kompleksiteten og risikoen, hvis det ikke håndteres korrekt.
Beregning af løn
At fastsætte en rimelig løn for fjernarbejdere indebærer, at man tager højde for lokale lønniveauer, leveomkostninger og forventede personalegoder.
Risiko ved fast driftssted
En virksomheds tilstedeværelse i et andet land kan medføre selskabsskatter og yderligere krav til overholdelse af regler.
Fast driftssted henviser til den minimumstærskel, som udløser, at en virksomhed beskattes og bliver underlagt et andet lands regler, når den overskrides.
Fejlklassificering af medarbejdere som kontrahenter
Fejlklassificering af arbejdstagere kan føre til bøder, sanktioner og juridiske tvister. Derfor er det vigtigt at definere jobroller tydeligt og overveje at omdanne kontrahenter til medarbejdere for at overholde reglerne (hvis du vil guides gennem dette komplekse underemne, anbefaler jeg, at du som det næste læser vores forklaring af fejlklassificering af medarbejdere, og hvordan du undgår det.)
IP- og opfinderrettigheder
Internationale ansættelser kan komplicere beskyttelsen af intellektuel ejendom (IP) på grund af forskelle i IP-lovgivning og fjernarbejdsmiljøer.
Beskatning af fjernmedarbejdere
Det er afgørende at fastslå, hvor fjernmedarbejdere betaler skat. Det kan være vanskeligt at finde rundt i dette og kan kræve, at du rådfører dig med en tjenesteudbyder, som kan hjælpe dig med at forstå kravene til overholdelse af reglerne og udenlandske skatteforhold.
Sådan hjælper du fjernmedarbejdere med at få succes
Jeg har ledet fjernteams i nogle år nu, så til sidst tænkte jeg, at jeg ville dele et par erfaringer, der kan hjælpe dig med at give dine fjernmedarbejdere de bedste forudsætninger for at få succes.
Grundig introduktion
Det er vanskeligere at introducere nogen på afstand end at byde dem velkommen på et kontor, da det ofte ender med møde efter møde og ventetid mellem møderne, hvor de enten bare skal læse udenad eller vente på den næste opgave.
Her er et par ting, jeg fokuserer på for at gøre introduktionsprocessen på afstand så problemfri som muligt:
- Sørg for, at du er klar til at sende alle oplysninger og alt udstyr på forhånd.
- Begynd at invitere dem med til daglige statusmøder og opkald allerede før dag 1, så de på forhånd kan genkende navne og vide, hvem de eventuelt kan henvende sig til, når de begynder.
- Hvis I har en firmatur tæt på startdatoen, så spørg, om du kan lade den nye medarbejder deltage (men sørg for at respektere den nye medarbejders tid, da vedkommende måske ikke kan deltage i alle møder eller ture, fordi de skal afslutte deres tidligere job).
Se 11 tips til introduktion af fjernmedarbejdere for flere oplysninger.
Tilpasning af feedback
Når du leder et fjernteam, vil du ofte være afhængig af dine teammedlemmers egen opfindsomhed og iværksætterånd.
Som nævnt ovenfor kan jeg godt lide at tilføje dette til mine jobbeskrivelser. Men du skal sørge for, at du stadig giver alle rettidig feedback og vejledning
Du har måske ikke haft mulighed for at opbygge en lige så tæt relation til dine teammedlemmer, fordi de arbejder på afstand
Derfor er det afgørende, at du forsøger at opnå så god en forståelse som muligt af situationen og personens tanker, før du giver feedback.
Sørg for at stille spørgsmål som “Hvor langt er vi med dette? Hvilke blokeringer forventer vi/hvilke blokeringer har vi? Hvad har du brug for fra mig for at få støtte til at levere dette?”.
Jeg kan også godt lide at drøfte de mål, jeg har sat for det kommende kvartal, med mit team for at sammenholde dem med det, der sker med hver enkelt af dem, og derefter med dem alle som gruppe. Jeg gennemgår og fastsætter de vigtigste mål én gang i kvartalet, og derefter følger vi hver måned op på fremskridtene.
Jeg følger også regelmæssigt op på individuelle mål i vores 1:1-møder hver anden uge og bruger også denne tid til at tjekke, hvordan personen har det.
Du ser ikke folk i virkeligheden, så du ved ikke, om deres barn er sygt, eller om de har problemer, der midlertidigt kan påvirke deres arbejde, så drag ikke forhastede konklusioner.
Du kan begynde møder med rød/gul/grøn eller en vurdering fra #/10 for at få en fornemmelse af, hvordan dit team har det. Sørg for at følge op med de personer, der giver signaler (lave tal eller gul/rød)
Kontekst er afgørende, men den går lettere tabt i en fjernarbejdssituation, så sørg for at afsætte tid til at forstå dit team bedre og ikke kun lave overfladiske opfølgninger.
Teambuilding
For at opbygge et godt forhold kan jeg godt lide at afsætte tid til uformelle interaktioner, der ikke handler om arbejdet. Det kan være en hyggelig time med teamet eller en tetid.
Det kan være en spilsession over frokosten eller at oprette en Discord-server, hvor folk kan kigge forbi et rum kun med lyd (for at modvirke videotræthed) og interagere så lidt eller så meget, som de ønsker, mens de arbejder.
Folk kan også dele flere skærme på samme tid for at gøre samarbejdet lettere.
Lige nu, mens jeg skriver dette, er jeg på en Discord-server efter arbejdstid sammen med mine venner, som spiller nogle spil, og jeg føler mig slet ikke træt efter en hel dag med videoopkald.
Fjernansættelser kan hjælpe dig med at nå dine mål
At ansætte på afstand er en god måde at sikre, at du får den bedste person til din rolle i stedet for den bedste person inden for en bestemt radius.
Ja, det kan kræve en stor indsats at gøre det rigtigt, men udbyttet er stort, fordi du kan få så stor en mangfoldighed af perspektiver.
I min virksomhed sætter vi virkelig pris på at høre folks forskellige perspektiver, da vi arbejder på at skabe et globalt produkt.
Fjernarbejde er ikke en modedille, og det er ikke længere kun for de få “digitale nomader” – det er et paradigmeskifte i arbejdslivet.
Hvis du har brug for yderligere hjælp til at finde de talenter, du har brug for, kan du måske tage et kig på disse tips til kandidatsøgning, specifikke tips til ansættelse af internationale medarbejdere eller råd om at opbygge et stærkt arbejdsgiverbrand for at tiltrække kandidater.
Ofte stillede spørgsmål om, hvordan man ansætter fjernmedarbejdere
Hvilke roller er almindelige for fjernmedarbejdere?
Almindelige fjernroller omfatter:
- Softwareudviklere
- Markedsføringsmedarbejdere
- Kundesupportmedarbejdere
- Designere
- Indholdsskabere
- projektledere.
Roller, der er afhængige af digitale værktøjer og selvstændigt arbejde, tilpasser sig generelt godt til fjernarbejde.
Hvad er den bedste måde at betale fjernmedarbejdere på?
Hvis du selv håndterer det, kan du bruge globale lønplatforme som Deel, Remote.com eller Papaya Global til at håndtere overholdelse af regler, skatter og valutaomregninger.
Alternativt kan du ansætte gennem en lokal arbejdsgiver på vegne af virksomheden (EOR), hvis du ikke har en lokal juridisk enhed i medarbejderens land.
Er det billigere at have fjernmedarbejdere?
Ofte ja – virksomheder sparer på kontorlokaler, forsyninger, flytning og i nogle tilfælde lønninger afhængigt af de geografiske leveomkostninger.
Udgifter som tilskud til teknologi til fjernarbejde, globale løntjenester og lokale gebyrer for overholdelse af regler bør dog også indregnes.
Tilmeld dig People Managing People-nyhedsbrevet
Hvis du vil have yderligere vejledning om, hvordan du ansætter fjernmedarbejdere, og om andre emner inden for talentstyring, kan du tilmelde dig vores ugentlige nyhedsbrev for HR- og virksomhedsledere. Du modtager alle vores seneste artikler, som kan hjælpe dig med at udvikle din karriere og skabe større gennemslagskraft i din organisation.
