Kvartalsvis præstationsgennemgang: Sådan gør du & skabelon

Et vigtigt mål med kvartalsvise præstationsvurderinger er at afstemme kortsigtede individuelle mål med de overordnede forretningsmål (en vigtig teknik inden for præstationsstyring).

Mål kan finjusteres eller tilpasses baseret på ændrede prioriteter, og en vurdering af fremskridtene hvert kvartal kan gøre målene mere opnåelige. Det er også lettere at følge fremskridtene.

Et andet mål, der er specifikt for kvartalsvise vurderinger, er at begrænse vurderingens fokus til de foregående 3 måneder.

Det betyder, at vurderingerne er mere taktiske, og at spørgsmålene i vurderingen fokuserer på nylige resultater og områder, der kan forbedres. De skaber en platform for hyppigere opfølgning og er en mere proaktiv tilgang til præstationsstyring.

Hvad skal kvartalsvise præstationsvurderinger indeholde?

Lyder det godt indtil videre? Her er, hvad du bør dække i kvartalsvise vurderinger.

Præstationsmålinger

Vi bruger en blanding af forskellige typer af præstationsvurderinger, herunder kvantitative målinger (f.eks. salgs-/kundeservicemål eller projektresultater) og kvalitative faktorer (f.eks. samarbejde og evner inden for problemløsning) for at hjælpe med at vurdere præstationer.

Nogle metoder til at måle kvalitative præstationer:

• Adfærdsforankrede vurderingsskalaer (BARS): Brug en præstationsvurderingsskala, der er forankret i specifik adfærd, til konsekvent at vurdere kvalitative egenskaber.
• 360-graders feedback: Indsaml feedback fra forskellige kilder for at få et helhedsorienteret billede af medarbejderens præstationer.
• Kompetencebaserede tjeklister: Gennemgå en tjekliste over vigtige kompetencer med observerbar adfærd under evalueringerne.
• Projektresultater og casestudier: Analysér projektresultater eller casestudier for at vurdere bidrag inden for områder som kreativitet og initiativ.

Målafstemning

Gennemgå og justér målene, så de stemmer overens med medarbejderens karriereønsker og virksomhedens strategiske prioriteter.

Feedback og fremadrettet feedback

Giv konstruktiv feedback på tidligere resultater, og tilbyd fremadrettet feedback med fokus på konkrete forslag til fremtidige forbedringer.

Fremme af åben dialog

Vi træner vores ledere i at stille meningsfulde spørgsmål, der opmuntrer teammedlemmerne til at dele deres erfaringer, bekymringer og ambitioner. Eksempler omfatter “Hvilken støtte vil hjælpe dig med at nå dine mål?” og “Hvilke færdigheder vil du gerne udvikle?”.

Identificering af muligheder for faglig udvikling

Disse evalueringer er en mulighed for at identificere kurser, certificeringer, udfordrende opgaver eller mentorordninger, der stemmer overens med både medarbejderens karrieremål og virksomhedens behov.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Konkrete handlingspunkter

Afslut evalueringen ved at fastsætte specifikke, handlingsorienterede skridt, som medarbejderen og lederen skal tage for at sikre fremskridt i det næste kvartal. Handlingspunkterne kan omfatte nye opgaver, justeringer af igangværende projekter eller udviklingsaktiviteter.

Sådan gennemfører du en kvartalsvis præstationsvurdering

En kvartalsvis præstationsvurdering følger en struktur, der minder om en årlig vurdering, og Liz Lockhart har en fremragende, dybdegående gennemgang i sin artikel om gennemførelse af præstationsvurderinger.

Trin et: Reflektér over dit teams og medarbejderens præstation

Da du vurderer præstationen i de foregående 3 måneder, bør dette trin tage mindre tid, end det ville gøre ved en årlig vurdering.

Ud over højdepunkter og mindre gode resultater set fra lederens og medarbejderens perspektiv kan du også indhente 360-graders feedback fra andre teammedlemmer samt andre ledere og interessenter, der kender medarbejderens arbejde.

Hvis du beder andre om yderligere input, kan det reducere forudindtagethed og bidrage til at skabe en mere omfattende præstationsvurdering for teammedlemmerne.

Identificér også eventuelle udfordringer, som dine direkte refererende medarbejdere havde, og fastslå, hvad der var inden for deres kontrolområde. Udarbejd derefter nogle handlingsorienterede idéer til at håndtere disse udfordringer og skabe områder for forbedring. 

Se efter områder, hvor medarbejderne udviklede sig i det foregående kvartal, og notér forbedringer inden for områder, der gav anledning til bekymring ved den seneste præstationsvurdering. 

Trin to: Udarbejd din feedback med udgangspunkt i forventningerne til rollen

Det vil hjælpe dig under præstationsvurderingen at udarbejde en detaljeret oversigt over de punkter, du gerne vil gennemgå.

I oversigten bør du fremhæve specifikke præstationsmål fra det foregående kvartal (disse mål bør være baseret på forventningerne til rollen).

Derefter kan du give handlingsorienteret feedback, som medarbejderne kan bruge til at forbedre deres præstation i det næste kvartal.

Hvis du har indhentet input om præstationen fra kolleger eller andre ledere, skal du inkludere disse oplysninger for at vise, hvordan dine medarbejderes præstation påvirker andre i organisationen.

Trin tre: Forbered dig på at gennemføre præstationsvurderingen

På dette trin udarbejder du din detaljerede oversigt i den rækkefølge, du ønsker, at samtalen skal forløbe i, ved hjælp af din organisations skabelon til præstationsvurderinger (hvis du ikke har en, kan du bruge downloadet nedenfor).

En god måde at indlede samtalen på er med positiv feedback, hvor du fremhæver de gode bidrag, den enkelte har ydet til teamet i det seneste kvartal. Du kan tale om de milepæle, medarbejderen har nået på vejen mod sine mål.

Derefter kan du gå videre til konstruktiv feedback og udviklingsmuligheder samt idéer til, hvordan du planlægger at støtte medarbejderen. Det er her, du gennemgår handlingspunkterne i feedbacken.

Trin fire: Gennemfør præstationsvurderingen

Brug din detaljerede oversigt til at gennemgå præstationsmålene og give handlingsorienteret feedback. 

Lad din direkte refererende medarbejder tale om sin præstation i det seneste kvartal, og lyt aktivt til det, vedkommende har at sige, selv hvis du er uenig i perspektivet. Hvis medarbejderen har udfyldt en selvevaluering, kan I gennemgå den sammen på dette tidspunkt.

Spørg din medarbejder, hvad de mener, deres udviklingsområder er, og drøft eventuelle uoverensstemmelser. Denne del af samtalen er afgørende for at opbygge tillid og give dine medarbejdere mulighed for at dele deres perspektiver. 

Giv derefter dine medarbejdere tid til at tale om deres karriereudvikling, herunder hvad de gerne vil arbejde med i det næste kvartal. 

Spørg til sidst din medarbejder, hvordan du kan støtte dem, og bed om eventuel feedback på din indsats som deres leder.

Jeg er gået ret hurtigt hen over dette, så jeg foreslår, at du læser Mariya Hristovas fremragende artikel om bedste praksis for medarbejdersamtaler for at gå mere i dybden.

Skabelon til medarbejdersamtale

Få vores skabelon til medarbejdersamtaler!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Sådan overgår din organisation til kvartalsvise medarbejdersamtaler

Overgangen fra årlige medarbejdersamtaler til kvartalsvise medarbejdersamtaler er en betydelig ændring for enhver organisation, som påvirker medarbejdere på alle niveauer.

Nedenfor beskrives de trin, min organisation tog for at gå fra en årlig til en kvartalsvis cyklus for medarbejdersamtaler.

En bemærkning om vores proces og tidsplan: Vi anvendte de samme værktøjer til medarbejderudvikling, som vi allerede havde på plads, så det ikke var nødvendigt at implementere ny teknologi.

Vi beholdt også skabelonen til medarbejderevaluering næsten uændret. Hvis vi havde foretaget ændringer i den, ville det have påvirket vores tidsplan betydeligt.

Få ledelsens opbakning

Som med ethvert initiativ skal du have ledelsens opbakning, før du går i gang med overgangen til kvartalsvise medarbejdersamtaler.

Vi udarbejdede en forretningsmæssig begrundelse, som vi præsenterede for den øverste ledelse, og viste, at kvartalsvise samtaler ville optimere processen for medarbejderudvikling for medarbejdere på alle niveauer i organisationen, samtidig med at vi fremhævede fordelene ovenfor. 

Vores korte salgstale understregede også, at overgangen ville spare lederne tid og gøre processen mindre besværlig for alle medarbejdere.

Efter at vi havde sikret ledelsens opbakning, identificerede vi nogle tidlige fortalere rundt omkring i virksomheden, som kunne hjælpe os med at skabe bredere opbakning i organisationen.

Kommunikation og forandringsledelse

Vi tog udgangspunkt i en bestemt dato for, hvornår de første kvartalsvise samtaler skulle være gennemført, og arbejdede derefter baglæns for at fastlægge vores tidsplan og udarbejde en grundig plan for forandringsledelse og kommunikation.

Da lanceringen skulle finde sted ved udgangen af det første kvartal i det kommende år, begyndte vi arbejdet i 2. kvartal med at udarbejde vores tidsplan og sikre, at vi havde tilstrækkelig tid til at gennemføre denne ændring korrekt. 

Vi arbejdede med kommunikationen for tydeligt at forklare årsagerne til ændringen for både medarbejdere og ledere. Vi brugte flere platforme til at formidle kommunikationen, herunder e-mail og vores intranet, så den ville nå ud til alle medarbejdere.

I kommunikationen fremhævede vi fordelene ved hyppigere feedback og dens sammenhæng med virksomhedens mål.

I kommunikationen til lederne understregede vi specifikt, at overgangen til kvartalsvise samtaler ikke ville øge deres arbejdsbyrde, men effektivisere processen. Vi viste også, hvordan det ville hjælpe dem med at følge deres medarbejderes fremskridt i forhold til målene. 

Træningssessioner

Ud over kommunikationen til hele virksomheden udviklede vi træningsprogrammer for alle medarbejdere og gennemførte dem i 20-minutters Zoom-sessioner. 

Disse træningssessioner gentog den tidligere kommunikation og gav samtidig medarbejdere og ledere de værktøjer og oplysninger, de havde brug for for at gennemføre deres første kvartalsvise samtalecyklus med succes.

Vi tilbød også yderligere træning til lederne for at give dem coachingfærdigheder, så de kunne vejlede medarbejderne i deres faglige udvikling. 

Som en del af træningen mindede vi lederne om at give feedback, der er specifik, handlingsorienteret og fokuseret på forbedring.

Evaluer og gentag

Efter den første runde i en kvartalsvis præstationsvurderingscyklus er det et godt tidspunkt at få feedback på, hvordan det gik. Du kan sende en kort temperaturmåling til alle medarbejdere og ledere for at få deres perspektiv på, hvad der gik godt, og hvor der er mulighed for forbedringer.

Min organisation vil udsende separate temperaturmålinger, én til ledere og én til alle medarbejdere, for at bede om feedback på, hvordan den kvartalsvise præstationsvurdering gik. Vi vil gerne høre fra medarbejderne og lederne i organisationen for at sikre, at processen forløber gnidningsfrit, og finde ud af, om der er behov for ændringer. 

Vi vil tilpasse temperaturmålingen, så den spørger, om medarbejdere og ledere følte sig forberedte, og om de oplevede, at processen forløb gnidningsfrit for dem. 

Vi vil også indhente feedback senere på året for at afgøre, om de kvartalsvise vurderingscyklusser føles mindre besværlige end en årlig cyklus. 

Bedste praksis for kvartalsvise præstationsvurderinger

Teknologi og skabelon

Hvis du ikke allerede gør det, er mit råd at anvende software til præstationsstyring for at strømline den kvartalsvise vurderingsproces. Den software, du allerede bruger, kan sandsynligvis understøtte en kvartalsvis vurderingscyklus. 

Vi fastslog i begyndelsen af vores tidsplan, at vores nuværende software til præstationsstyring kunne overgå til en kvartalsvis vurderingscyklus. Det kunne gøres endnu nemmere, hvis du bruger et værktøj, der tilbyder AI-funktioner til præstationsvurderinger.

Uanset om du implementerer ny software eller ej, er det nu et godt tidspunkt at gennemgå din skabelon til præstationsevaluering.

Du kan få brug for at justere din nuværende skabelon, så den passer til en kvartalsvis vurderingscyklus. 

Vurder, om dine nuværende skabeloner til selvevaluering og lederevaluering passer til dine nye behov.

Målsætning og overensstemmelse

Du bør sørge for, at individuelle mål og teammål stemmer overens med virksomhedens overordnede målsætninger. 

Opmuntr ledere og medarbejdere til at sætte mål for præstationsvurderingen for hvert kvartal ved hjælp af SMART-rammeværket (specifikke, målbare, opnåelige, relevante og tidsafgrænsede mål).

At tage virksomhedens overordnede målsætninger og bryde dem ned i kvartalsvise SMART-mål er en god måde at sikre overensstemmelse på. 

Det er vigtigt, at medarbejderne forstår, hvordan deres individuelle mål stemmer overens med virksomhedens mål, og ledere spiller en vigtig rolle i at hjælpe dem med at forstå denne sammenhæng. 

En kvartalsvis præstationsvurderingscyklus giver dig mulighed for regelmæssigt at genbesøge og justere kortsigtede mål, så de afspejler ændrede prioriteter i virksomheden. 

Skab en kultur med løbende feedback

Regelmæssige præstationsvurderinger bør være med til at skabe en kultur med mere løbende feedback.

Du kan fremme en virksomhedskultur med løbende feedback uden for de formelle vurderinger ved at tilbyde kanaler til feedback i realtid, såsom regelmæssige opfølgninger og åbne kommunikationsplatforme.

Regelmæssige en-til-en-møder er gode muligheder for at give og modtage feedback og gør det også nemt at følge præstationer.

Andre værdifulde metoder til at indsamle feedback fra medarbejdere omfatter spørgeundersøgelser, møder uden nærmeste leder og fratrædelsessamtaler.

En anden god måde at skabe en kultur med løbende feedback på er regelmæssigt at anerkende og belønne ønsket adfærd og gode præstationer; du behøver ikke vente til præstationsvurderingen. 

Spørgsmål til kvartalsvise vurderinger

Som en fortsættelse af det, jeg sagde ovenfor om at fremme en åben dialog, er her nogle nyttige spørgsmål, du kan stille under en kvartalsvis vurdering.

Måloverensstemmelse og fremskridt

• "Hvordan har du det med dine fremskridt hen imod dine mål i dette kvartal?"
• "Hvilke hindringer mødte du, mens du arbejdede hen imod dine mål, og hvordan overvandt du dem?"

Styrker og resultater

• "Hvilke resultater er du mest stolt af dette kvartal?"
• "Hvilke af dine styrker har bidraget mest til din succes på det seneste?"

Områder med mulighed for forbedring

• "Hvilke færdigheder eller områder vil du gerne udvikle yderligere?"
• "Hvor føler du, at du kunne have præsteret bedre, og hvilken støtte har du brug for?"

Feedback og fremadrettet feedback

• "Hvilken feedback vil du give dig selv baseret på din præstation dette kvartal?"
• "Hvad kan jeg som leder gøre for bedre at støtte dig i næste kvartal?"

Faglig udvikling

• "Er der nogen muligheder for uddannelse eller udvikling, som du gerne vil forfølge?"
• "Hvilke færdigheder eller erfaringer vil hjælpe dig med at nå dine langsigtede karrieremål?"

Arbejdsmiljø og trivsel

• "Hvordan har du det med din nuværende arbejdsbyrde og balance mellem arbejdsliv og privatliv?"
• "Har du forslag til, hvordan vi kan forbedre vores teams arbejdsgang eller processer?"

Fremtidige mål og forventninger

• "Hvilke mål vil du gerne sætte for næste kvartal, og hvorfor?"
• "Hvordan ser du din rolle udvikle sig i løbet af det næste år, og hvilke skridt kan vi tage for at hjælpe dig med at nå dertil?"

Teamsamarbejde og relationer

• "Hvordan vil du beskrive dit samarbejde med teamet dette kvartal?"
• "Er der nogen, du gerne vil arbejde tættere sammen med, eller en teamdynamik, du gerne vil forbedre?"

Få mere inspiration i vores liste over spørgsmål til medarbejdersamtalen og formuleringer til medarbejdersamtalen.

Kvartalsvise evalueringer fremmer en mere dynamisk præstationsledelse

Kvartalsvise medarbejderevalueringer er en voksende tendens inden for præstationsledelse, der repræsenterer et progressivt skift mod en mere dynamisk og proaktiv tilgang til præstationsledelse.

Organisationer kan fremme en kultur med løbende feedback og forbedringer, øge medarbejdertilfredsheden og bidrage til virksomhedens overordnede succes.

Effektiv kommunikation, forandringsledelse og træningssessioner er afgørende elementer i en vellykket overgang, der sikrer, at både medarbejdere og ledere forstår årsagerne til ændringen og er udstyret med de nødvendige værktøjer til en problemfri overgang.

Tilmeld dig nyhedsbrevet fra People Managing People

Hvis du vil have mere vejledning om præstationsledelse, kan du tilmelde dig vores ugentlige nyhedsbrev for HR- og virksomhedsledere. Du modtager alt vores nyeste indhold, som kan hjælpe dig med at udvikle din karriere og skabe større indflydelse i din organisation.