Skabelon og vejledning til plan for præstationsforbedring

Grundlæggende er en PIP både et formelt værktøj til ansvarliggørelse og en køreplan for forbedring. Den giver medarbejderne en fair mulighed for at forstå forventningerne, handle og dokumentere fremskridt, samtidig med at den hjælper arbejdsgiverne med at håndtere problemer med arbejdsindsats og kompetencegab på en gennemsigtig og ensartet måde.

Fordele ved en plan for forbedring af arbejdsindsatsen

PIP'er hjælper teammedlemmer med at forstå, at deres nuværende arbejdsindsats ikke lever op til forventningerne, og er nogle gange et sidste forsøg på at få medarbejdere tilbage på rette spor før en afskedigelse.

Dette er en normal del af processen for håndtering af arbejdsindsats, men en PIP bør aldrig komme som en overraskelse, hvis den bruges som et korrigerende tiltag.

I andre tilfælde kan PIP'er bruges på en helt anden måde med fokus på medarbejderudvikling for at forberede medarbejderen på en ny rolle i virksomheden. 

I disse tilfælde betragtes en PIP ikke som disciplinær og indeholder ikke oplysninger om de næste skridt, hvis PIP'en ikke lykkes. Disse tilfælde er langt mindre almindelige end disciplinære PIP'er knyttet til konkrete tiltag.

Potentielle fordele ved at bruge en PIP omfatter:

Tydeliggør forventningerne

En PIP beskriver tydeligt standarderne og forventningerne til arbejdsindsatsen og hjælper medarbejderne med at forstå eventuelle gab i arbejdsindsatsen og hvad der kræves for at få succes.

Giver struktureret støtte

Den tilbyder specifik vejledning og ressourcer, såsom træning eller mentorskab, for at hjælpe medarbejderne med at håndtere problemer med arbejdsindsatsen og kompetencegab.

Forbedret arbejdsindsats

Ved at fokusere på mål, der kan måles, og tilbyde en køreplan for forbedring kan PIP'er føre til bedre arbejdsindsats for både den enkelte og teamet.

Fremmer medarbejderudvikling

Planen kan hjælpe medarbejderne med at identificere områder for vækst og udvikling, hvilket kan føre til forbedrede kompetencer og karriereudvikling.

Styrker medarbejderengagementet

Når en PIP håndteres positivt, kan den vise, at organisationen investerer i medarbejderens succes, hvilket potentielt kan øge motivationen og engagementet.

Mindsker juridiske risici

Dokumentation af problemer med arbejdsindsatsen og bestræbelserne på at understøtte forbedringer kan beskytte organisationen, hvis en afskedigelse bliver nødvendig, og dermed mindske de juridiske risici.

Sparer omkostninger ved medarbejderudskiftning

Det er ofte mere omkostningseffektivt at fastholde og forbedre en medarbejder, der ikke præsterer som forventet, end at ansætte og oplære en afløser.

Hvad skal en PIP indeholde?

En plan for forbedring af arbejdsindsatsen (PIP) bør indeholde følgende nøgleelementer:

Specificér mangler i arbejdsindsatsen

Identificér tydeligt de områder, hvor medarbejderens arbejdsindsats ikke lever op til forventningerne. Giv konkrete eksempler, såsom overskredne deadlines, lav produktivitet eller specifikke bekymringer vedrørende adfærd.

Mål for forbedring

Fastlæg målbare og opnåelige mål, som medarbejderen skal nå for at forbedre sin arbejdsindsats. 

Disse mål bør være specifikke, tidsafgrænsede og knyttet til de identificerede problemer med arbejdsindsatsen (f.eks. "øge salget med 20 % inden for 60 dage" eller "overholde alle projektdeadlines i de næste tre måneder").

Handlingsplan

Beskriv de trin, medarbejderen bør tage for at forbedre sig. Det kan omfatte træningsprogrammer, mentorforløb, ændringer i arbejdsprocesser eller andre relevante aktiviteter. Planen bør også angive, hvem der vil yde støtte eller stille ressourcer til rådighed.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Støtte og ressourcer

Angiv de støttemuligheder, der er tilgængelige for medarbejderen, f.eks. vejledning, træning eller adgang til værktøjer og ressourcer, der kan hjælpe vedkommende med at få succes.

Dette viser arbejdsgiverens engagement i at hjælpe medarbejderen med at forbedre sig.

Tidsrammer og milepæle

Angiv en klar tidsramme for PIP'en, typisk 30, 60 eller 90 dage, med mellemliggende milepæle til at følge udviklingen med jævne mellemrum, f.eks. ugentlige eller hver anden uge-opfølgninger.

Evalueringskriterier

Definer, hvordan succes vil blive målt. Disse kriterier bør være objektive og kvantificerbare og knyttet til de mål, der er beskrevet i PIP'en. 

Det kan f.eks. være måltal som at nå salgsmål, reducere fejlprocenter eller forbedre kundetilfredshedsscorer.

Konsekvenser ved ikke at nå målene

Forklar de mulige resultater, hvis medarbejderen ikke når PIP-målene. Det kan indebære en forlængelse af PIP'en, omplacering til en anden rolle eller en eventuel opsigelse.

Underskrifter og bekræftelse

Indsæt plads til, at både lederen og medarbejderen kan underskrive dokumentet som bekræftelse på, at de har gennemgået og forstået PIP'en. Dette bidrager til at sikre ansvarlighed og gensidig forståelse.

Brug af SMART-mål i planer for præstationsforbedring

At opstille effektive mål er en af de mest kritiske komponenter i en plan for præstationsforbedring. Uden klare forventninger og målbare resultater er det svært for medarbejderen at få succes – eller for ledere at vurdere udviklingen retfærdigt.

Derfor betragtes det som bedste praksis at indarbejde SMART-kriterierne i PIP-målene. SMART står for Specifikke, Målbare, Opnåelige, Relevante og Tidsafgrænsede, og denne ramme sikrer, at hvert mål i planen er klart, handlingsorienteret og afstemt med virksomhedens behov.

Hvad betyder SMART i forbindelse med en PIP?

Specifikke
Målene bør tydeligt angive, hvad medarbejderen skal forbedre. Undgå vage formuleringer som “vær mere proaktiv”, og fokuser i stedet på konkrete adfærdsmønstre eller resultater.
Eksempel: Besvar alle kunde-e-mails inden for én arbejdsdag.

Målbare
Målet skal kunne følges. Medtag måltal eller sammenligningsgrundlag, der gør det muligt for både lederen og medarbejderen at vurdere succes.
Eksempel: Øg de månedlige kundetilfredshedsscorer fra 3.2 til mindst 4.0.

Opnåelige
Målene bør være realistiske set i forhold til medarbejderens rolle, ressourcer og tidsramme. Overambitiøse mål kan føre til frustration eller fiasko.
Eksempel: Reducer fejl i ordreindtastningen med 50 % i løbet af de næste 30 dage med støtte fra en kvalitetssikringstjekliste.

Relevante
Målene skal stemme overens med medarbejderens kerneansvar og understøtte bredere mål for teamet eller virksomheden.
Eksempel: Forbedr nøjagtigheden i den finansielle rapportering for at understøtte kvartalsafslutningen med færre rettelser.

Tidsafgrænsede
Hvert mål i en PIP bør indeholde en klar deadline eller evalueringsperiode. Dette skaber ansvarlighed og giver begge parter en fælles tidsplan for forbedringen.
Eksempel: Gennemfør alle tildelte træningsmoduler inden udgangen af den 45 dage lange forbedringsperiode.

Hvorfor SMART-mål forbedrer resultaterne af PIP'er

Brug af SMART-mål i PIP'er bidrager til at skabe gensidig klarhed og mindsker uklarhed om, hvad “succes” indebærer. Det beskytter også organisationen ved at dokumentere, at medarbejderen fik en struktureret og fair mulighed for at forbedre sig.

Når målene er vage eller urealistiske, kan samtaler om præstation blive subjektive og føre til manglende afstemning. SMART-mål giver et neutralt og objektivt grundlag for vejledning, tilbagemeldinger og eventuelle beslutninger om ansættelsesforholdet, hvis der ikke sker fremskridt.

Hvem er ansvarlig for at gennemføre en PIP?

Det primære ansvar for at gennemføre en plan for præstationsforbedring (PIP) ligger typisk hos medarbejderens nærmeste leder eller tilsynsførende. 

Selvom den nærmeste leder spiller den mest fremtrædende rolle, er en fælles indsats, der involverer HR og medarbejderen, afgørende for PIP'ens succes​.

Sådan bidrager de forskellige roller:

Leder eller tilsynsførende

• Påbegynder PIP'en: Lederen identificerer dårlig præstation og udarbejder PIP'en med en beskrivelse af specifikke mål, handlinger, tidsrammer og succeskriterier.
• Overvåger fremskridt: Det er lederens ansvar at gennemføre regelmæssige opfølgninger for at følge medarbejderens forbedringer, give feedback og foretage eventuelle nødvendige justeringer af planen.
• Yder støtte: Lederen sikrer, at medarbejderen har adgang til de nødvendige ressourcer, såsom oplæring eller mentorstøtte, for at nå PIP-målene.
• Evaluerer resultater: Ved afslutningen af PIP-perioden vurderer lederen, om medarbejderen har nået målene.

Menneskelige ressourcer

• Vejledning og tilsyn: HR kan rådgive om udformningen af PIP'en for at sikre, at den er i overensstemmelse med virksomhedens politikker og lovkrav.
• Dokumentation: HR sikrer, at PIP-processen dokumenteres korrekt, hvilket er afgørende, hvis der bliver behov for yderligere disciplinære foranstaltninger.
• Støtte til ledere og medarbejdere: HR kan tilbyde ressourcer eller yderligere oplæring til både lederen og medarbejderen for at understøtte PIP'en.

Medarbejder

• Aktiv deltagelse: Medarbejderen er ansvarlig for at engagere sig i PIP-processen, tage de nødvendige skridt for at nå de opstillede mål og kommunikere eventuelle udfordringer.

Typer af forbedringsplaner for arbejdsindsatsen

Der findes flere forskellige typer forbedringsplaner for arbejdsindsatsen, som kan bruges til at forbedre en medarbejders arbejdspræstation. Generelt er disse planer enten korrigerende/disciplinære eller fokuseret på medarbejderudvikling.

Typerne af planer omfatter: 

1. Korrigerende handlingsplan—denne type plan indebærer identifikation og håndtering af præstationsniveauer gennem oplæring, coaching og/eller disciplinære foranstaltninger.

2. Udviklingsplan—denne type plan fokuserer på at give medarbejdere opnåelig oplæring og udviklingsmuligheder, der er relateret til deres nuværende roller, eller på at forberede dem på potentielle fremtidige roller i organisationen.

3. Karriereudviklingsplan—denne type plan fokuserer på at hjælpe medarbejdere med at udvikle de færdigheder, der er nødvendige for at avancere inden for deres valgte karrierevej. 

Forfatterens tip

Udviklings- og karrierefokuserede forbedringsplaner for arbejdsindsatsen forbindes typisk ikke med disciplinære foranstaltninger. Derfor skal du være forsigtig med at kalde dem en PIP!

 

Socialt er det svært for medarbejdere at skelne mellem disciplinære og ikke-disciplinære PIP’er.

 

Prøv et alternativt navn som “udviklingsplan” eller “handlingsplan for præstation på næste niveau”. Et andet navn betyder, at medarbejderen ikke behøver at forsvare, at planen ikke er disciplinær, og kan tale mere selvsikkert om den.

De følgende oplysninger i denne artikel fokuserer på en disciplinærrelateret PIP, da disse er de mest almindelige og vigtigste at gennemføre i overensstemmelse med de korrekte procedurer.

Læs videre her, hvis du vil vide mere om disciplinære og præstationsrelaterede PIP'er.

Hvorfor sætte nogen på en PIP?

Forbedringsplaner for arbejdsindsatsen iværksættes typisk, når nogen ikke lever op til forventningerne til deres nuværende rolle.

Baseret på min personlige erfaring er der nogle få grunde til, at man ville sætte nogen på en PIP: 

Utilstrækkelig arbejdsindsats

Medarbejderen udfører ikke sit arbejde tilfredsstillende, og dine tidligere forsøg på at korrigere adfærden har ikke været succesfulde. 

Denne person har brug for en sidste advarsel med tydelig dokumentation og kendte konsekvenser, som typisk omfatter opsigelse eller degradering. 

Dette er en mere omfattende grund til en PIP, men ofte er det ikke kun én ting, der ikke går som planlagt, når en medarbejder er nået dertil, hvor der er behov for en PIP. 

Uprofessionel eller upassende adfærd

Hvis medarbejderen har udvist uprofessionel eller upassende adfærd, kan en PIP iværksættes for at hjælpe medarbejderen med at forstå og håndtere problemet. 

Selvfølgelig kan noget uprofessionel og upassende adfærd være grundlag for øjeblikkelig opsigelse. 

Manglende evne til at følge standardprocedurer

Hvis nogen konsekvent udviser manglende evne til at følge organisationens standardprocedurer, kan en PIP give vejledning i, hvordan disse processer skal følges korrekt, og tydeliggøre, hvad der vil ske, hvis processerne fortsat ikke følges.

Dårligt fremmøde/lav produktivitet

Hvis nogen gentagne gange har udvist dårligt fremmøde og/eller påvirker driften negativt på grund af lav produktivitet eller samlet set skaber flere problemer end værdi i organisationen.

Uanset den bagvedliggende årsag bør beslutningen om at sætte nogen på en PIP ikke træffes let, da det sandsynligvis vil ændre forholdet mellem medarbejderen og lederen, uanset udfaldet af PIP'en. 

Når nogen bliver placeret på en PIP, vil de ofte søge andet arbejde og kan forlade organisationen, før PIP'en er afsluttet, især hvis de ikke mener, at PIP'en er rimelig, eller at det er nemt eller realistisk for dem at opnå succes.

PIP'er er ofte det sidste skridt i performance management, før en underpræsterende medarbejder opsiges.

Ifølge Mark Carey, partner i et advokatfirma med speciale i ansættelsesret, er det “kun omkring 5%-10% af PIP'er, der resulterer i, at medarbejderen bliver” i virksomheden, så brug dette værktøj med omtanke!

Er en plan for forbedring af arbejdsindsatsen et disciplinært skridt?

En PIP er ikke nødvendigvis et disciplinært skridt, men det kan føles sådan for medarbejderne.

Selvom den har til formål at understøtte forbedringer, kan den også fungere som dokumentation, hvis yderligere disciplinære tiltag, såsom opsigelse, bliver nødvendige, hvis arbejdsindsatsen ikke forbedres.

Organisationer ser den ofte som et sidste forsøg på at hjælpe medarbejdere med at få succes, før de overvejer mere alvorlige konsekvenser. 

Hvis det ikke kommunikeres tydeligt, kan medarbejderne dog opfatte den som en forløber for disciplinære tiltag.

Sådan udarbejder du en plan for forbedring af arbejdsindsatsen

Som jeg nævnte, bør PIP'er bruges med omtanke. For at være effektiv skal du udarbejde en plan, der er realistisk at opfylde, afstemt med den enkelte medarbejders eller teamets rolle og mål og sikrer, at teammedlemmet får den rette støtte gennem hele processen.

Det kan gøres i nogle få enkle, men afgørende trin.

Trin 1: Overvej, om en PIP er passende

Det første trin i udarbejdelsen af en PIP er at bekræfte, at det er det rette værktøj til opgaven. En PIP bør aldrig komme som en overraskelse.

Teammedlemmet bør allerede have modtaget feedback og coaching fra sin leder (ofte mange gange) om de problematiske forhold, der nu skal håndteres i en PIP.

Hvis du er leder og endnu ikke har drøftet arbejdsindsatsen med det teammedlem, du ønsker at sætte på en PIP, er det endnu ikke tid til at bruge en PIP.

Hvis det teammedlem, du overvejer at placere på en PIP, er ny i organisationen, bør du overveje vedkommendes introduktionsforløb (blev vedkommende oplært effektivt? Ville yderligere oplæring løse problemet?). 

Det første trin i implementeringen af en PIP er først at have en samtale med teammedlemmet om arbejdsindsatsen og dine forventninger og altid følge op med en e-mail for at dokumentere samtalen og bekræfte dine forventninger (det vil HR elske dig for).

Når dine samtaler og opfølgninger over tid har vist sig ikke at føre til de ønskede resultater, er det relevant at overveje at bruge en PIP.

Der findes nogle undtagelser fra denne regel, men det gælder typisk kategorien uhensigtsmæssig adfærd – du vil vide, når disse situationer opstår, for de vil være tydelige (på en dårlig måde). 

Hold din HR-repræsentant informeret undervejs. Din anmodning som leder om at sætte en medarbejder på en PIP bør heller ikke komme som en overraskelse for HR. 

Trin 2: Udarbejd planen

Det første reelt dokumenterede trin i at sætte nogen på en PIP er at tale med din HR-repræsentant om medarbejderens arbejdsindsats, dine tidligere forsøg på at give feedback og coache medarbejderen samt om, hvorfor du mener, at tidspunktet nu er kommet til at placere teammedlemmet på en PIP.

Konstruktiv feedback er afgørende for medarbejderudvikling. For at sikre, at din feedback både har effekt og virker motiverende, kan det hjælpe at tage udgangspunkt i eksempler på formuleringer til medarbejdersamtaler for at tilpasse dit budskab og opnå positive resultater

HR bør anerkende din anmodning og vil forhåbentlig give dig en skabelon til PIP'en, der er specifik for din organisation og godkendt af virksomhedens advokater inden for medarbejderforhold. 

Udarbejd og aflever ikke en PIP uden inddragelse af din virksomheds HR-repræsentant. Hvis det gøres forkert, og medarbejderen lider skade, kan du blive personligt ansvarlig. Rådfør dig med din virksomheds HR-repræsentant og/eller virksomhedens juridiske rådgiver.

Hvis du er så heldig at modtage en skabelon fra din HR-repræsentant, skal du begynde der og ikke bruge alternative skabeloner – sørg altid for at være på linje med din organisation. Hvis der ikke findes en, kan du downloade skabelonen i slutningen af artiklen.

Gennemgå skabelonen med din HR-repræsentant, og sørg for, at du forstår, hvad der forventes dokumenteret i hvert område af skabelonen. Derefter vil det normalt være op til dig som leder at udarbejde den dokumenterede plan i skabelonen.

PIP-skabeloner indeholder typisk følgende afsnit, som alle kræver dit input som leder: 

• Problemområder—hvad fungerer ikke? Hvad skete der? Brug om muligt målinger og data.
• Observationer, tidligere drøftelser og vejledning—hvad du har set og gjort ved det indtil videre.
• Forventninger eller præstationsmål—hvad der forventes i relation til problemområderne og jobrollen, f.eks. målinger, adfærd, resultater, projektleverancer og mere (vær specifik).
• Anbefalede ændringer—hvad du forventer, at medarbejderen ændrer for at leve op til forventningerne i planen og jobrollen.
• Ressourcer—hvad medarbejderen har til rådighed for at leve op til forventningerne i planen og rollen.
• Ledelsesstøtte—hvad lederen vil gøre for at støtte medarbejderen i dennes forbedringsplan.
• Opfølgningspunkter—hvornår skal lederen og medarbejderen fremover specifikt tale om PIP'en? Hvordan vil medarbejderens fremskridt blive fulgt?
• Tidslinje og milepæle—hvor lang tid varer PIP'en, og hvornår er den afsluttet? 30, 60 eller 90 dage er normalt. Jeg foretrækker 60 dage, da det er nok tid til at se en ændring, men kort nok til, at det ikke føles, som om det fortsætter for evigt. 
• Forventninger og konsekvenser i PIP-perioden—hvilke forventninger til adfærd og konsekvenser gælder under PIP-perioden? Er de ændret? Angiv konsekvenserne (ofte op til og inklusive opsigelse).
• Bekræftelse—sørg altid for, at medarbejderen, lederen og HR-repræsentanten underskriver dokumentet, efter at det er blevet udleveret til medarbejderen. Dokumentet betragtes ikke som færdigt og udleveret, før underskrifterne er modtaget. 

Når du opretter en PIP, skal du gennemgå jobbeskrivelsen for den medarbejder, der ikke præsterer tilfredsstillende, og sikre, at det, du beder vedkommende om at gøre, er tydeligt beskrevet, og at medarbejderen har haft tilstrækkelig tid i rollen til at lære, hvordan man får succes. 

Du vil bruge jobbeskrivelsen i selve PIP'en, så hav den ved hånden!

Overvej, hvordan medarbejderen lever op til og ikke lever op til præstationsforventningerne, og tænk over, om du kan identificere de grundlæggende årsager til problemet. 

Vær klar til at beskrive de specifikke områder af medarbejderens indsats og adfærd, der bidrager positivt til effektiv præstation, samt dem, der ikke gør. 

Gennemgå medarbejderens seneste præstationsvurdering, og se efter konkrete eksempler på, hvor du tidligere har givet feedback, coaching eller vejledning om de problemer, der har fået dig til at udarbejde en PIP. Overvej, om medarbejderens manglende arbejdspræstation kan måles, og hvis det er tilfældet, skal du sikre dig, at medarbejderen er bekendt med præstationsmålingen.

Medarbejdere, der har det svært, er ofte klar over deres utilstrækkelige præstation, især når deres leder løbende har givet feedback. 

Tydelig kommunikation om forventninger er afgørende for at sikre, at en PIP ikke kommer som en overraskelse, og at medarbejderne kan samarbejde med lederne om at gennemføre en effektiv præstationsforbedringsplan. 

Hvis en medarbejder bliver overrasket eller beskriver, at vedkommende føler sig taget på sengen af en PIP, skal du tage det som et advarselstegn og straks drøfte det med din HR-repræsentant. 

Når du har gennemgået alle disse punkter grundigt, skal du dokumentere PIP'en skriftligt. Du kan prøve vores PIP-skabelon som udgangspunkt, men gennemgå den naturligvis altid med din HR-repræsentant og/eller virksomhedens juridiske rådgiver. 

Trin 3: Forklar planen for medarbejderen

Når du har udarbejdet PIP'en, skal du gennemgå den med din HR-repræsentant, foretage eventuelle nødvendige ændringer eller præciseringer og tale om, hvordan du og HR-repræsentanten sammen vil gennemgå PIP'en med medarbejderen personligt eller via et videoopkald.

Efter min personlige opfattelse er det bedst, når lederen og den person, der har udarbejdet PIP'en, præsenterer den for medarbejderen med HR's støtte og tilstedeværelse under hele samtalen.

Det er vigtigt, at HR er til stede under denne samtale som vidne og for at signalere til medarbejderen, at dette er en alvorlig sag med reelle konsekvenser.

Ofte vil HR's tilstedeværelse i en samtale om præstation hjælpe medarbejderen med at vågne op og indse, at det, vedkommende gør, ikke fungerer, og at der skal ske en ændring. 

Du hører måske en medarbejder sige: “Bliver jeg fyret?”, så snart vedkommende ser HR i lokalet.

Hvis det sker, skal du roligt svare: “Nej, vi er her for at tale om din præstation og gennemføre en præstationsforbedringsplan.” Enkle, klare og faktuelle svar vil være din bedste hjælp, mens du bevæger dig gennem samtalen.

Når du indleder samtalen, skal du rammesætte diskussionen og gennemgå hvert element i det dokument, du har forberedt på forhånd (udlever en trykt kopi til alle, der er fysisk til stede, og/eller del din skærm, hvis det er et videoopkald). Hold dig så vidt muligt til dokumentet. Hvis du er godt forberedt, kan du næsten læse det igennem linje for linje. 

Ved at holde dig til dokumentet sikrer du, at alt det, I taler om, bliver dokumenteret, og medarbejderen kan senere vende tilbage til dokumentet, når vedkommende genkalder sig samtalen og forsøger at bearbejde det, der skete (det bliver ofte uklart eller tåget på grund af kroppens naturlige reaktion på trusler eller chok, så hold dig til manuskriptet!).

Når du afslutter samtalen, hvor du overrækker PIP'en, skal du sørge for, at medarbejderen forstår, at vedkommende vil modtage en kopi af det præsenterede dokument, og at medarbejderen skal underskrive dokumentet for at anerkende:

1. At vedkommende har modtaget det
2. At det er blevet gennemgået med vedkommende
3. At vedkommende forstår indholdet og den påkrævede korrigerende handling samt anerkender de potentielle konsekvenser af manglende efterlevelse.

Sæt en frist for underskriften, typisk på mindre end 3 dage. 

Du kan også overveje at sende medarbejderen hjem eller offline resten af dagen efter overrækkelsen af en PIP, da det kan være en temmelig følelsesladet proces. 

Trin 4: Følg op på fremskridtene

Efter at du har overrakt PIP'en, vil det helt sikkert føles lidt mærkeligt—måske endda anspændt.

Som medarbejderens leder er du engageret i vedkommendes præstationer og forbedringer. Gør dette klart for medarbejderen, og forsøg at vende tilbage til en positiv, udviklingsorienteret indstilling.

De mest succesfulde planer, jeg har oplevet, var dem, hvor medarbejderen rakte ud til nære kolleger eller mentorer for at få hjælp til at opfylde sin PIP.

Under hele PIP-perioden er regelmæssige opfølgninger mellem lederen og medarbejderen samt mellem lederen og HR-repræsentanten afgørende elementer i at facilitere en effektiv proces for resultatstyring. 

Vær aktiv i målingen og overvågningen af fremskridtene. Som leder er det ikke nu, du skal læne dig tilbage og se, om medarbejderen kan ændre sig; du skal deltage i vedkommendes udvikling.

Husk de ressourcer og den lederstøtte, der er dokumenteret i planen. Det er din opgave at sikre, at du lever op til din del af aftalen (og ja, der kan være juridiske konsekvenser ved ikke at gøre det). 

Jeg foreslår, at du forpligter dig til at gennemgå PIP-dokumentationen direkte med medarbejderen hver anden uge ud over de (forhåbentlig) ugentlige individuelle samtaler, som du allerede afholder.

Det giver mulighed for, at nogle samtaler direkte kan omhandle PIP'en, mens andre ikke gør. 

Skab en rytme, der holder medarbejderen engageret og får vedkommende til at tænke over sin udvikling, uden at du holder PIP-dokumentet over hovedet på medarbejderen ved enhver interaktion under PIP-perioden. Hvis dit dokument indeholder specifikke godkendelser af opfølgninger, skal du sørge for, at de dokumenteres korrekt.

Når du følger op på fremskridtene, skal du påpege det, hvis tingene ikke ændrer sig, eller hvis du ser en negativ udvikling hos medarbejderen. Spørg medarbejderen, hvordan vedkommende synes, at det går med at nå PIP'ens mål.

Hav ærlige samtaler om, hvordan det går—det vil være en hjælp, når du nærmer dig afslutningen, især hvis der bliver behov for konsekvenser.

I nogle tilfælde kan du opleve en uventet situation, hvor medarbejderen siger, at vedkommende simpelthen ikke ønsker at gennemføre PIP'en eller fortsætte i rollen.

Hvis det sker, skal du ændre samtalens tone en smule, så den bliver mere rådgivende, og anerkende, at medarbejderen er underlagt en PIP med en slutdato.

Hvis resultatmålene ikke er nået ved slutdatoen, vil medarbejderen opleve konsekvenser, herunder i yderste konsekvens opsigelse.

Informer derefter din HR-repræsentant om den mindre ændring i situationen, og rådfør dig med vedkommende om, hvad der er bedst at gøre som det næste.

Ved at handle på denne måde fortsætter du med at lede medarbejderens præstationer og har grundlag for at fratræde medarbejderen ved PIP'ens afslutning, men der findes måske en bedre vej enten i eller uden for organisationen—samarbejd med HR, de kan hjælpe.

Trin 5: Vurder mulighederne

Når du nærmer dig afslutningen på PIP-perioden, bør du og medarbejderen have en klar forståelse af, om PIP'ens forventninger og mål vil blive opfyldt eller ej. 

Hvis medarbejderen har nået målene:
Fejr resultatet. Anerkend den indsats, det krævede at forbedre sig, og før medarbejderen tilbage til din almindelige proces for resultatstyring. Anerkendelse—uanset om det sker gennem en individuel samtale, en skriftlig anerkendelse eller planlægning af næste skridt—hjælper med at forstærke positive fremskridt og styrke moralen.

Hvis der er gjort fremskridt, men målene ikke er nået fuldt ud:
Du kan overveje at forlænge PIP'en, hvis der er en klar vej fremad. Tilpas tidsplaner eller forventninger i overensstemmelse hermed, og dokumentér beslutningen med input fra HR.

Hvis målene ikke blev nået:
Mød HR for at gennemgå hele processen, herunder den givne feedback og den tilbudte coaching. Hvis beslutningen er at afslutte ansættelsen, skal du følge din organisations procedurer for opsigelse og fratrædelse. Dette bør omfatte en afsluttende samtale med HR, lederen og medarbejderen og skal håndteres med omhu og juridisk tilsyn.

Uanset udfaldet skal du altid dokumentere afslutningen på PIP'en og opretholde en klar og respektfuld kommunikation hele vejen igennem. Målet er ikke kun at håndtere præstationer, men også at understøtte en fair og gennemsigtig proces, der stemmer overens med virksomhedens værdier.

Tips til en vellykket PIP

Jeg er klar over, at jeg har inkluderet mange oplysninger ovenfor, så her er en opsummering af tipsene til en vellykket PIP:

1. Fastlæg klare mål

• Definér specifikke og opnåelige mål med tydelige præstationsmålinger. Sørg for, at målene er målbare og tidsafgrænsede, så fremskridtene kan vurderes præcist.

2. Samarbejd med medarbejderen

• Inddrag medarbejderen i udarbejdelsen af PIP'en for at sikre, at vedkommende forstår forventningerne og føler sig engageret i processen. Få medarbejderens input til, hvilken støtte der kan være nødvendig for at opnå succes.

3. Giv regelmæssig feedback

• Planlæg hyppige opfølgninger for at drøfte fremskridt, udfordringer og justeringer. Løbende feedback hjælper med at holde medarbejderen på rette spor og giver mulighed for at håndtere problemer, efterhånden som de opstår.

4. Tilbyd ressourcer og støtte

• Identificér den træning, mentorstøtte eller andre ressourcer, der er nødvendige for at hjælpe medarbejderen med at forbedre sig. Stil de nødvendige værktøjer og den nødvendige vejledning til rådighed for at understøtte medarbejderens udvikling.

5. Dokumentér alt

• Før en detaljeret optegnelse over PIP-processen, herunder møder, feedback og opdateringer om fremskridt. Dette er vigtigt for at beskytte både organisationen og medarbejderen ved at sikre gennemsigtighed.

6. Fokuser på positiv forstærkning

• Anerkend forbedringer, og fejr de små sejre undervejs. Positiv forstærkning kan øge motivationen og tilskynde til fortsatte fremskridt.

7. Fastlæg realistiske tidsrammer

• Fastlæg en tidsramme, der giver medarbejderen tilstrækkelig tid til at demonstrere forbedringer. Vær om nødvendigt fleksibel, men sørg for, at der er en klar slutdato for evalueringen af, om målene er nået.

8. Forbliv objektiv og støttende

• Gå til PIP'en med en konstruktiv indstilling, og fokuser på udvikling frem for straf. Vær empatisk, og undgå at få medarbejderen til at føle, at vedkommende bliver udpeget.

9. Forbered dig på forskellige udfald

• Selvom målet er forbedring, skal du være forberedt på at træffe passende foranstaltninger, hvis medarbejderen ikke når PIP-målene, uanset om det indebærer at forlænge PIP'en, omplacere medarbejderen eller afslutte ansættelsen.

Eksempler på forbedringsplaner

Eksempel 1: Salgsresultater

Problem: Medarbejderen har ikke nået sine salgsmål i de seneste tre måneder.

Mål:

• Øg det månedlige salg med 20 % inden for tre måneder.
• Opnå mindst 10 nye kunder om måneden.

Handlinger:

• Deltag i et salgskursus med fokus på forhandlingsteknik inden for den første måned.
• Planlæg ugentlige individuelle møder med salgschefen for at drøfte strategier og fremskridt.
• Foretag mindst 30 udgående opkald om dagen til potentielle kunder.

Tidsramme: Tre måneder

Kriterier for succes:

• Salgsmålene nås eller overskrides i to måneder i træk.
• Antallet af nye kunder når målet på 10 om måneden.

---

Eksempel 2: Kvalitet i kundeservice

Problem: Medarbejderen har modtaget flere klager over dårlig kundeservice.

Mål:

• Reducere antallet af kundeklager til nul inden for de næste 60 dage.
• Opnå en kundetilfredshedsvurdering på 4,5/5 eller højere.

Handlinger:

• Gennemføre et kursus i kundeservice inden for de næste 30 dage.
• Følge en kundeservicemedarbejder med gode resultater i tre dage.
• Implementere den feedback, der modtages fra de ugentlige kvalitetssikringsgennemgange.

Tidsramme: 60 dage

Kriterier for succes:

• Ingen kundeklager i løbet af 60-dagesperioden.
• En kundetilfredshedsscore på 4,5 eller højere i undersøgelser efter opkald.

---

Eksempel 3: Resultater inden for projektledelse

Problem: Medarbejderen overskrider konsekvent projektdeadlines.

Mål:

• Overholde 100 % af projektdeadlines for de næste tre projekter.
• Forbedre færdighederne inden for projektplanlægning for at identificere risici og begrænse forsinkelser.

Handlinger:

• Deltage i en workshop om tidsstyring og projektplanlægning.
• Anvende et projektstyringsværktøj til at følge op på opgaver og deadlines med ugentlige opdateringer til lederen.
• Udarbejde en risikovurderingsplan for kommende projekter.

Tidsramme: Tre måneder

Kriterier for succes:

• Alle projektdeadlines overholdes for de angivne projekter.
• Dokumenteret evne til at forudse og håndtere potentielle projektrisici.

---

Eksempel 4: Tilstedeværelse og punktlighed

Problem: Medarbejderen har et mønster med at komme for sent eller udeblive fra arbejdet.

Mål:

• Møde til tiden på hvert planlagt skift i de næste 90 dage.
• Give besked på forhånd om planlagt fravær.

Handlinger:

• Indstille daglige påmindelser for at forberede sig på arbejdsdagen.
• Indsende en ugentlig rapport med registrering af ankomsttidspunkter.
• Deltage i en workshop om tidsstyring.

Tidsramme: 90 dage

Kriterier for succes:

• 100 % punktlig tilstedeværelse i løbet af 90-dagesperioden.
• Intet uplanlagt fravær uden forudgående godkendelse.

Juridiske og etiske overvejelser ved udarbejdelse af en plan for præstationsforbedring

Det kan være en kompleks og skræmmende opgave for både ledere og medarbejdere at håndtere planer for forbedring af medarbejderes præstationer.

Det er vigtigt at sikre, at alle involverede parter er velinformerede om forventningerne, målene og rettighederne i PIP-processen for at sikre en vellykket implementering og gennemførelse.

Ved udarbejdelse af en plan for præstationsforbedring er det vigtigt at have nogle centrale detaljer for øje, såsom:

1. Beskyttede klasser—sørg for, at alle teammedlemmer behandles retfærdigt og med respekt uanset race, køn, etnicitet eller enhver anden beskyttet klasse.
2. Landets love—overhold de gældende arbejdsretlige regler i dit land, når du opretter og implementerer PIP'er. Rådfør dig med din HR-repræsentant og/eller virksomhedens juridiske rådgiver. 
3. Diskrimination og chikane—sørg for, at PIP'er ikke fører til diskrimination eller chikane af medarbejdere på baggrund af deres beskyttede klasser.
4. Retfærdig sagsbehandling—giv teammedlemmer en passende retfærdig sagsbehandling, når der fastsættes mål for en PIP, og når fremskridt mod disse mål evalueres.
5. Skriftlig dokumentation—dokumentér hvert trin i processen skriftligt for at sikre, at der ikke opstår misforståelser mellem de parter, der er involveret i implementeringen af en PIP.
6. Specificitet—beskriv alle forventninger, målsætninger og handlingstrin detaljeret, samtidig med at tvetydighed undgås.
7. Retfærdighed og konsekvens—sørg for, at forventninger og målsætninger anvendes retfærdigt på tværs af alle teammedlemmer, og at de overvåges konsekvent i hver afdeling eller hvert team.
8. Ret til at klage—giv medarbejdere ret til at klage, hvis de er uenige i beslutninger, der træffes vedrørende deres PIP'er.
9. Tilpasningsevne—giv mulighed for fleksibilitet i PIP'erne for at imødekomme ændringer i arbejdstider eller uforudsete omstændigheder, der kan opstå under en medarbejders forbedringsplan for arbejdsindsatsen.
10. Medarbejdernes input og feedback—indhent feedback fra medarbejderne under implementeringen af deres PIP samt efter afslutningen for at sikre, at den var effektiv og opnåede de ønskede resultater.

Når du udarbejder en forbedringsplan for arbejdsindsatsen, er det også vigtigt at bruge værktøjer, der forbedrer din dataindsamling. Værktøjer som software til styring af arbejdsindsatsen og software til tidsregistrering og fremmøde kan hjælpe dig med at administrere, analysere og forbedre dine medarbejderes fremmøde og deres samlede arbejdsindsats.

Download vores gratis skabelon til en forbedringsplan for arbejdsindsatsen

Brug vores skabelon til en forbedringsplan for arbejdsindsatsen, når du begynder at overveje en PIP. Husk, at du ikke må bruge denne skabelon uden at rådføre dig med din HR-repræsentant eller virksomhedens juridiske rådgiver. 

Få vores skabelon til en forbedringsplan for arbejdsindsatsen!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Tilmeld dig nyhedsbrevet People Managing People

Hvis du vil have mere vejledning om styring af arbejdsindsatsen, kan du tilmelde dig vores ugentlige nyhedsbrev for HR- og virksomhedsledere. Du modtager alt vores nyeste indhold, som kan hjælpe dig med at udvikle din karriere og skabe større indflydelse i din organisation.