Sådan griber du ansættelse og rekruttering an, når du ikke har HR (med Joel Peterson fra Arbutus Search Group)

Læs transskriptionen:

Vi prøver at transskribere vores podcasts ved hjælp af et softwareprogram. Bær over med eventuelle stavefejl, da botten ikke er korrekt 100 % af tiden.

Tim Reitsma

Som virksomhedsejer eller leder i en organisation er du måske ansvarlig for rigtig mange ting. Du skal ansætte nye talenter, når virksomheden vokser, eller når medarbejdere forlader den, men du har ikke en dedikeret rekrutteringsmedarbejder eller et HR-team til at hjælpe dig. Så hvad gør du? Outsourcer du opgaven? Klarer du det hele selv? Og hvis du gør det selv, ved du så hvordan? Slår du bare en stilling op alle steder og håber på gode kandidater og det bedste? Der er omkostninger forbundet med begge dele – ikke kun i form af penge, men også tid og risikoen for at foretage en fejlagtig ansættelse. Joel Peterson er iværksætter, headhunter og rekrutteringskonsulent. Han startede sin egen virksomhed, Arbutus Search Group, i 2017. Han har stor erfaring, men gæt hvad? Han møder også selv de samme udfordringer, når han udvikler sin virksomhed.

Tak fordi du lytter med. Jeg er Tim Reitsma, fast vært på People Managing People. Velkommen til podcasten for mennesker, der leder mennesker, og hvor vi ønsker at lede og administrere bedre. Vi er ejere, stiftere, iværksættere og mellemledere. Vi er teamledere. Vi leder mennesker. Og ja, vi arbejder med menneskelige ressourcer, men vi er ikke HR-folk – i hvert fald ikke i traditionel forstand. Vi har en mission om at hjælpe mennesker med at lede og administrere deres teams og organisationer mere effektivt. Så hvis du vil lede og administrere bedre, hvis du vil blive en bedre organisatorisk leder og en mere effektiv personaleleder, så kom med os. Lyt videre til podcasten for at finde de tips, tricks og værktøjer, du har brug for til at rekruttere, fastholde, administrere og lede dine medarbejdere bedre. Og mens du lytter til programmet, må du meget gerne abonnere og tilmelde dig vores mailingliste på PeopleManagingPeople.com for at holde dig opdateret om alt, hvad der sker.

Velkommen, Joel. Jeg sætter virkelig pris på, at du tager dig tid til at være med i People Managing People-podcasten i dag. Først vil jeg gerne høre, hvad der begejstrer dig for tiden. Hvad fylder mest? Lad os sige, at jeg har en virksomhed, som er i en vækstfase, og at jeg skal ansætte ti personer mere. Skal jeg bare ansætte ud fra stillingen, eller skal jeg også se på virksomhedens værdier og kultur – eller en kombination af begge dele? Skal jeg bare slå til over for de første ti ansøgere, jeg får, fordi jeg måske er bange for at miste dem? Der ligger meget i det ene spørgsmål, men jeg tror, det fylder hos mange. Hvad gør jeg?

Joel Peterson

Tak, fordi jeg måtte være med. Jeg er glad for at være her sammen med dig. Det lyder, som om du gerne vil vide, hvor du skal begynde. Jeg tror, at det vigtigste, en organisation bør gøre, før den går på markedet med én eller to stillinger eller flere stillinger, er virkelig at forstå sine egne værdier og sin egen kultur. Det er så vigtigt, at mennesker i dag forstår, hvordan det vil være at arbejde i organisationen. Eric Tremblay formulerede det bedst: Du kan have ti organisationer rundt omkring i byen, der alle forsøger at ansætte ti forskellige revisorer, og alle jobbeskrivelserne kan se næsten ens ud. Kompetencerne, de daglige opgaver og selve jobbet kan være identiske. Men den faktiske oplevelse, personen får ved skrivebordet i de ti virksomheder, kan være vidt forskellig. Derfor er det så vigtigt at få fastlagt jeres værdier, elementerne i jeres kultur, hvad I står for som organisation, og hvordan oplevelsen bliver for en medarbejder, der begynder i virksomheden.

Det skal fastlægges først, og det kræver samarbejde med ledelsesteamet og medarbejderne. Måske kan I gennemføre en medarbejderengagementsundersøgelse. Det kan også bare være et enkelt møde, hvor I bruger nogle få minutter. Hvis I har et HR-team eller nogle ledere, der kan tale med medarbejderne, så få en fornemmelse af, hvordan det er at arbejde i organisationen, hvad I står for, hvad I arbejder hen imod, og hvordan oplevelsen er. Når I har fastlagt det, kan I omsætte det til en jobbeskrivelse sammen med de øvrige oplysninger, krav og uddannelsesmæssige kvalifikationer. Så får I beskrevet, hvordan det daglige arbejde kommer til at se ud, men også hvordan oplevelsen bliver. Det er efter min mening det bedste sted at begynde.

Tim Reitsma

Det er også det, jeg hører på markedet. Det handler ikke kun om at opfylde kvalifikationerne. Det er bestemt mere end det. Lad os vende situationen om et øjeblik. Hvis en person, der lytter til podcasten, leder efter et nyt job eller måske skal begynde sin karriere, og vedkommende finder disse virksomhedswebsteder, hvor der står, hvordan kulturen er, og hvordan det er at arbejde hos dem – hvordan ved man så, at det ikke bare er tomme ord?

Joel Peterson

Det er et godt spørgsmål. Der er sket en udvikling, hvor virksomheder er blevet dygtigere til at markedsføre et bestemt brand over for potentielle medarbejdere og kandidater. Det er op til kandidaten og ansøgeren at finde ud af, om det er korrekt. Det handler om at tale med mennesker i virksomheden. Jeg anbefaler, at man rækker ud til en person, man kender i organisationen, eller til en person, man kan komme i kontakt med gennem en anbefaling, for at finde ud af, hvordan det er at arbejde der. Jeg opfordrer altid kandidater til at stille det spørgsmål under jobsamtalen: Hvorfor kan du lide at arbejde her? Hvad fik dig til at vælge denne organisation? Det spørger jeg også mine kunder om, når vi gør os klar til at ansætte og interviewe kandidater. Hvad holder dem engagerede ved deres skrivebord hver dag og får dem til at vende tilbage? Der er mange muligheder derude, så hvad er det, der holder dem engagerede og tilfredse i denne organisation?

Tim Reitsma

Det er et godt spørgsmål. Jeg har stillet det tidligere, og jeg er også selv blevet stillet det, når jeg har ansat mennesker gennem min karriere. Det er afgørende at have et godt svar. Kandidater, der er opmærksomme på dit kropssprog og de ord, du vælger, vil kunne gennemskue, om du bare følger teksten på webstedet, eller om du faktisk nyder at være der. Det er noget, der bliver skabt af organisationen. Det er et godt råd til kandidater, men også til dem, der ansætter: Vær forberedt på spørgsmålet.

Joel Peterson

De fleste ved efterhånden, at en jobsamtale går begge veje. Du interviewer virksomheden lige så meget, som virksomheden interviewer dig. Man skal altid vise sig fra sin bedste side, uanset om man er arbejdsgiver eller potentiel medarbejder, men man skal også være opmærksom på advarselstegn. Ligesom arbejdsgiveren stiller spørgsmål og vurderer svarene, ser kandidaten på kropssprog og manerer og forsøger at vurdere, hvad der er sandt, og hvad der måske ikke er. Det gælder begge veje.

Tim Reitsma

Jeg vil gerne skifte emne lidt. Du har nu været virksomhedsejer i et par år og opbygget et search-firma, så du har mange forskellige roller i organisationen. Du står for driften, ansætter talenter, betaler regninger og løn – du laver meget i virksomheden. Hvad gør du, når du selv skal ansætte nogen? Går du til et andet rekrutteringsfirma, eller slår du bare stillingen op alle steder? Hvordan målretter du indsatsen?

Joel Peterson

Der har ikke været én enkelt tilgang. Jeg gør mange af de ting, som jeg anbefaler mine kunder at gøre: Man åbner dørene for mange forskellige muligheder. Jeg ser efter anbefalinger i mit netværk. Måske kender du nogen, der kender nogen, så få budskabet ud. Slå stillingen op på sociale medier. Jeg annoncerer også. Det handler ikke kun om at fortælle, at jeg ansætter lige nu, men også om at vise, at vi er en arbejdsgiver i British Columbia, som altid leder efter gode talenter. Det er samtidig en brandingindsats. Jeg annoncerer stillingen, beder om anbefalinger, bruger mit netværk og spørger mine medarbejdere, hvem de kender, og hvem de kan sætte mig i kontakt med. Hvis du gør et godt stykke arbejde internt, vil dine medarbejdere altid kunne give dig anbefalinger og have lyst til at anbefale deres venner.

Tim Reitsma

Det er en god pointe. I stedet for bare at sprede en jobbeskrivelse over hele internettet og håbe på at finde en god kandidat kan man først kigge internt. Slå stillingen op internt. Nogle virksomheder giver en bonus for det: Find en god kandidat, så får du en lille bonus eller en fridag – hvad virksomheden har råd til. Når der er noget på spil, vil folk ikke sætte deres omdømme over styr ved at anbefale en person uden grund. Det er et godt råd: Kig først internt, spørg, og gå derfra videre til dit netværk. LinkedIn er her for at blive, uanset om man kan lide det eller ej. Brug det. Folk skriver ofte, at deres virksomhed vokser og leder efter bestemte talenter, og i kommentarerne bliver personer tagget hele dagen. Det er et godt sted at gå hen.

Joel Peterson

LinkedIn vokser meget hurtigt. Der kommer flere og flere professionelle til hver dag. Når man tænker på de forbindelser, man kan skabe både på platformen og uden for den, er der muligheder for læring, netværk og ansættelse. Det er et godt sted at få sit brand ud på internettet, så folk kan se det.

Tim Reitsma

Din virksomhed arbejder med rekruttering. Hvis jeg igen er en lille eller mellemstor virksomhed uden HR-support, og jeg skal ansætte et talent, hvad gør jeg så? Vi har alle de to ord i hovedet: Vi har for travlt. Hvornår bør jeg kontakte en som dig?

Joel Peterson

Man kan kontakte et rekrutteringsfirma eller en virksomhed som vores når som helst. En af grundene til, at vi startede Arbutus Search Group, var at tilbyde et andet niveau af rekrutteringsservice – næsten som en intern virksomhedsrekrutteringsfunktion uden faktisk at have medarbejderen ansat. Vi arbejder med mindre organisationer fra omkring tolv medarbejdere op til 250, hvilket nok er vores ideelle størrelse. Vi har hjulpet virksomheder med at vokse fra tolv til 35 medarbejdere og i ét tilfælde fra 35 til omkring 87.

Vi kan hurtigt hjælpe med at definere den rigtige stillingsannonce, den rigtige titel og den rigtige måde at gå på markedet på, så mennesker kan genkende og forstå stillingen og måske føle sig tiltrukket af den. Derefter går vi ud på markedet og finder de personer og kompetencer, der er mest levedygtige og sandsynligvis vil lykkes i rollen. Man kan kontakte os uden en jobbeskrivelse, og vi kan hjælpe med at skrive den. Man kan også komme til os efter en omfattende søgning, hvor det har været svært at finde den rigtige person. Det kan skyldes lønnen, afviste tilbud eller at andre organisationer har sikret sig talenterne først. Vi ser hele spektret af udfordringer og kan hjælpe med at navigere gennem dem, så man igen føler sig tryg ved at give et tilbud til en kandidat – og sandsynligvis ender med et accepteret tilbud. Det handler om en konsekvent proces, den rigtige værdi for potentielle kandidater og om at bevæge sig hurtigt og målrettet gennem processen.

Tim Reitsma

Det, jeg har lært om dig og din virksomhed, er, at det handler om mere end blot at finde nogen til at udfylde en plads. Du arbejder med formål, værdier og stor ydmyghed. Derfor er der et interessant område for jer, når virksomheder vokser og har brug for et rekrutteringsfirma, der passer sammen med organisationens værdier og den type mennesker, man ønsker at ansætte.

Joel Peterson

Jeg tror, det altid kommer tilbage til at sikre, at kandidaternes værdier, interesser og passioner stemmer overens med virksomhedens værdier, mission, vision og kultur. Det kan kun ske gennem en reel samtale – ofte flere reelle samtaler. Jeg har oplevet interviews, hvor en salgsdirektør forsøgte at gøre kandidaterne så utilpasse som muligt for at se, hvordan de håndterede en vanskelig kunde. Det var forfærdelige interviews, og kandidaterne havde naturligvis ikke lyst til at arbejde for ham.

Det er ikke sådan, man får det bedste frem i mennesker. Man bør skabe ro og forsøge at forstå, hvem de er, i et afslappet miljø. Spørg adfærdsbaserede spørgsmål: Fortæl mig om en gang, hvor du gjorde X. Hvordan gik det? Hvilken løsning foreslog du, og hvad blev resultatet? Det er bedre end hypotetiske spørgsmål om, hvad kandidaten ville gøre i en bestemt situation.

For at vurdere, om nogen passer til organisationen, skal man give dem et realistisk billede af jobbet og kulturen. Lad dem komme ind, møde mennesker på kontoret og se arbejdspladsen. Så får de en fornemmelse af stemningen. Kandidaten interviewer jer lige så meget, som I interviewer kandidaten. Det er vigtigt at erkende, at en fejlagtig ansættelse er vanskelig for alle. Derfor er vi ikke bare afkrydsere. Vi leder ikke kun efter en person, der har udført bestemte opgaver. Vi ser på meget mere end det: kultur og egnethed.

Tim Reitsma

Det er et godt råd, også til nogen der ansætter for første eller anden gang. Det handler om mere end at sætte krydser, og man bør holde sig fra intimidering, hvis man vil finde de rigtige kandidater.

Joel Peterson

Man får ikke det bedste eller mest præcise billede af en person ved at forsøge at skræmme vedkommende. Frygt giver ikke en god præstation i et arbejdsmiljø, så hvorfor skulle det fungere under en jobsamtale?

Tim Reitsma

Jeg har et spørgsmål om referencekontrol. Når man ansætter nogen, beder man om referencer, fordi det har været standardpraksis i mange år. Men kandidaten vælger jo ofte mennesker, der kan tale positivt om vedkommende. Hvad er din holdning til referencer?

Joel Peterson

Referencer er naturligvis farvede, fordi de er håndplukket af en person, der gerne vil ind i organisationen. De bør kun udgøre omkring 10-12 procent af den samlede beslutning. Man bør ikke ansætte eller afvise nogen alene på baggrund af én reference.

Jeg bestemmer sammen med kunden, hvem referencerne skal være. Vi har brug for de to seneste ledere, som kandidaten refererede til. Hvis kandidaten ikke længere har deres kontaktoplysninger, kan vi finde dem på LinkedIn, men vi vil have kandidatens tilladelse først. Vi vil ikke bruge en fætter, en ven og en gammel professor fra 15 år siden. De seneste ledere kan fortælle, hvordan kandidaten præsterede i en nylig rolle, hvilket er langt mere relevant end præstationen på universitetet.

Vi er ikke ude på en heksejagt eller på at finde snavs. Vi forsøger at forstå, hvordan personen præsterer i en bestemt situation, og hvordan vi bedst kan bruge vedkommendes kompetencer. Når man taler med referencen, skal man forstå konteksten. Hvis referencen siger, at kandidaten ikke håndterede vanskelige kundesituationer godt, skal man spørge, om den nye rolle faktisk indebærer kundekontakt. En svaghed i én sammenhæng er måske ikke relevant i en anden. Det kan dog stadig være et område, hvor kandidaten kan få coaching.

Tim Reitsma

Det giver mening. Man kan sige hvad som helst under en jobsamtale for at fremhæve sig selv, så det er vigtigt at sætte tingene i kontekst. Et andet spørgsmål: Hvis du får 20, 30, 40 eller 50 ansøgere, og du er alene om at gennemgå CV’erne, hvordan holder du dig så organiseret? Skal du oprette et stort Excel-ark, bruge betalt software eller printe det hele ud og bruge en overstregningstusch?

Joel Peterson

Jeg har gennem mine 13 år inden for rekruttering brugt robuste og dyre værktøjer til at screene ansøgninger og CV’er. Det, jeg har fundet på tværs af disse værktøjer og platforme, er, at kunstig intelligens og algoritmer, der vurderer en ansøgning ud fra nøgleord i CV eller ansøgning, ikke fungerer konsekvent. De kan måske sortere flere dårlige ansøgninger fra end gode, men en god ansøger kan også blive filtreret fra. Hvis man stoler 100 procent på systemet, kan man miste gode kandidater.

Hvis man får et par hundrede ansøgninger, er man derfor nødt til at læse CV’erne. Der findes dog værktøjer, som kan effektivisere den grundlæggende administration. Hvis man ikke har et virksomhedssystem, bør man som minimum have et fælles regneark eller et arkiv, hvor man kan holde styr på CV’er, ansøgninger og dokumentation for hver kandidat. Regnearket bør også bruges til noter, feedback, næste skridt og datoer i processen. Det er værd at vide, hvor ansøgningerne kommer fra, så man kan bruge mere tid på de kilder, der fører til gode ansættelser.

Det næste, jeg vil anbefale, er en LinkedIn-konto og en virksomhedsside. Læg annoncer og opslag ud, så medarbejderne kan dele dem med deres netværk. Hvis man vil gå et skridt videre, kan man bruge et ansøgerstyringssystem. Det kan fungere som et centralt arkiv, hvor man gemmer noter og administrerer processen. Nogle systemer koster omkring 50 dollars om måneden pr. bruger, hvilket er overkommeligt, når man tænker på at have et sikkert sted til alle ansøgninger.

Tim Reitsma

Så det vigtigste er at organisere sig, enten med et Excel-ark eller en form for sporingssystem. Efterhånden som organisationen vokser, kan man se på mere avanceret software. Jeg hører meget om AI-bots, der scanner CV’er og LinkedIn efter nøgleord. Som ansøger bør man undersøge branchen og stillingsopslaget for at sikre, at man bliver fundet af rekrutteringsmedarbejdere eller disse softwareværktøjer.

Når vi afslutter, vil jeg gerne høre en kort historie. Du har ansat hundredvis af mennesker gennem de seneste 13 år og ledet et team, der ansatte omkring 250 mennesker om året i fire år. Kan du fortælle om en fejlagtig ansættelse – en person, som ikke fungerede – og hvad du lærte af det?

Joel Peterson

Efter 13 år med rekruttering vil der være nogle ansættelser, der ikke passer. Jeg kan godt lide forskellen mellem en fejlagtig ansættelse og en dårlig ansættelse. En fejlagtig ansættelse betyder ofte, at personen ikke passede til organisationen eller ikke havde de rette kompetencer til rollen.

Jeg husker en situation fra 2015, hvor jeg var leder af et rekrutteringsteam. Vi ansatte en person i HR-teamet, men det viste sig, at der ikke var et godt match. Vi blev imponerede af nogle meget kendte virksomheder på CV’et og overså, at vi ikke undersøgte kandidatens konkrete leverancer og resultater grundigt nok. Vi så mere på, hvad hele teamet havde opnået, end på hvad personen selv havde gjort.

Da personen begyndte hos os, viste det sig, at vedkommende ikke havde styrken eller kompetencerne til selv at levere de resultater, vi havde brug for. I den tidligere virksomhed havde kandidaten været afhængig af et stort team, mens vi var et lille team uden den nødvendige kapacitet til at støtte personen. Det blev en svær situation, og det lærte os at undersøge kandidatens individuelle bidrag langt mere grundigt.

Tim Reitsma

Tak, fordi du delte det. Man kan se store navne på et CV, men det er vigtigt at læse videre og undersøge detaljerne. Joel, tak fordi du var med i dag og delte din historie, dine råd om organisering og dine tanker om, hvor vigtigt det er at bruge tid på rekruttering og på at finde de rigtige talenter. Vi sørger for at indsætte navnet på din virksomhed, Arbutus Search Group, i shownoterne sammen med et link til din LinkedIn-profil. Tak, fordi du kom, og jeg håber, vi taler sammen igen snart.

Joel Peterson

Tak, Tim. Tak, fordi jeg måtte være med. Jeg kunne tale om dette hele dagen. Jeg sætter virkelig pris på din tid, og det var dejligt at tale med dig. Jeg håber, lytterne får noget ud af det. God fornøjelse med rekrutteringen derude. Det er et konkurrencepræget marked, men det er også meget spændende lige nu.

Tim Reitsma

Okay. Pas på dig selv.

Joel Peterson
Tak.