Sådan afholder du et hybridmøde og undgår at behandle fjernmedarbejdere som andenrangsborgere

Ifølge Weishaupt markerede dette et kritisk vendepunkt i gentænkningen af mødestrukturer og den samlede mødeoplevelse.

Owl Labs reagerer ikke blot på disse udfordringer, men er aktivt i gang med at forme fortællingen på ny. 

“Vores mål er at nedbryde den tankegang om, at man er ude af syne og ude af sind, som præger mange hybride møder,” forklarer Weishaupt. 

Med dette formål har Owl Labs udviklet en række innovative hardwarebaserede løsninger, der er designet til at sikre, at fjern­deltagere ikke blot er til stede, men spiller en central rolle i mødernes dialog.

Disse løsninger bevæger sig væk fra den traditionelle “bowlingbane”-opstilling i konferencerum, hvor fjern­deltagere ofte blot er passive ansigter på en skærm for enden af lokalet. I stedet fremmer Owl Labs’ teknologi et mere demokratisk og interaktivt miljø. 

“Vi gør det muligt at gå fra blot at se et møde til at være en aktiv og engageret del af det, uanset hvor du fysisk befinder dig,” siger Weishaupt. 

Denne forandring opnås gennem avancerede kameraer og lydudstyr, som ikke blot indfanger essensen af interaktionen i lokalet, men også styrker fjern­deltagernes tilstedeværelse, så de føler, at de sidder ved bordet sammen med deres kolleger på kontoret.

Teknologi møder empati

Teknologi er afgørende, men den udgør kun én del af løsningen, når det handler om at skabe virkeligt effektive hybride møder. Den virkelige styrke ligger i samspillet mellem teknologi og empati. 

“De værktøjer, vi skaber, fungerer som forbindelsesled, ikke kun til kommunikation, men også til forståelse og empati. Det handler om at sikre, at personen på den anden side af skærmen føler sig hørt, set og værdsat,” sagde Weishaupt.

Teknologi bør være en bro, ikke en barriere. At dyrke en inkluderende kultur handler om mere end blot at udstyre mødelokaler med højteknologiske gadgets. Det handler om at ændre holdninger og tilgange til fjernsamarbejde. 

Når vi interagerer med fjern­deltagere gennem disse digitale grænseflader, skal vi bruge teknologien med samme grad af omtanke og opmærksomhed, som vi ville udvise, hvis de fysisk var til stede i lokalet.

Frank Weishaupt, CEO hos Owl Labs

Dette kulturelle skift kræver en helhedsorienteret tilgang til, hvordan møder gennemføres. Det omfatter oplæring og retningslinjer, der tilskynder til aktiv lytning, en retfærdig fordeling af taletiden og en bevidst indsats for at integrere bidrag fra fjern­deltagere problemfrit i samtalen. 

“Det handler om at ændre vores mødenormer, for eksempel ved at invitere fjern­deltagere til at tale først eller ved at have en dedikeret person i lokalet, som er ansvarlig for at sikre, at stemmerne fra fjern­deltagerne ikke blot bliver hørt, men også indgår i beslutningsprocessen,” tilføjer Weishaupt.

Dette paradigmeskift omfatter desuden området for nonverbal kommunikation. Weishaupt bemærker, hvor vigtigt det er at være opmærksom på kropssprog, tonefald og andre subtile signaler, som ofte kan gå tabt i virtuelle møder. 

“Empati i denne sammenhæng betyder, at vi kommunikerer mere bevidst og sikrer, at vores fjern­deltagere ikke blot i teorien er en del af samtalen, men aktivt engagerer sig og føler en ægte følelse af at høre til,” forklarer han.

Modstand mod forandring er en ledelsesudfordring

En væsentlig udfordring ved at indføre disse teknologier kommer fra toppen.

Ifølge Weishaupt er ledere på øverste niveau ofte meget komfortable med den traditionelle kontoropsætning og metoderne til samarbejde ansigt til ansigt, hvilket gør dem tøvende over for og modvillige over for de forandringer, der er forbundet med det digitale miljø omkring fjernarbejde.

Denne tøven handler ikke blot om teknologisk træghed, men er dybt forankret i en komfortzone fra tiden før digitaliseringen, som mange ledere har befundet sig i gennem lang tid.

Denne udfordring er ikke ubetydelig. Ledere, der har opbygget deres karrierer og ledelsesstile i et kontormiljø med fysisk tilstedeværelse, kan finde det overvældende at navigere i nuancerne ved en digital arbejdsplads. 

Weishaupt uddyber: »Der findes et helt repertoire af nonverbale signaler og spontane interaktioner, som ledere benytter under møder ansigt til ansigt. Overgangen til hybride modeller kan føles som et tab af kontrol og forbindelse for dem.«

Men i takt med at arbejdets landskab fortsat ændrer sig, skal lederskabets rolle udvikle sig tilsvarende.

»Tilpasningsevne er afgørende«, understreger Weishaupt. »Ledere skal overskride deres velkendte paradigmer og udforske potentialet i digitale samarbejdsværktøjer – ikke kun som en nødvendighed, men som en strategisk fordel.« 

Denne udvikling indebærer, at man tager værktøjer som mødestyringssoftware og fordelene ved det i brug samt indfører praksisser, der understøtter fjernarbejde. Men endnu vigtigere kræver det et ændret tankesæt.

Ledere skal erkende, at fleksibilitet og inklusion ikke blot er modeord, men grundlæggende søjler i den moderne arbejdsplads. Begynd at se fjernarbejde som en mulighed for at udnytte en mere mangfoldig, dynamisk og tilpasningsdygtig arbejdsstyrke frem for som en udfordring, der skal overvindes.

»Inklusion i denne digitale tidsalder betyder, at hvert teammedlem skal føle sig lige værdsat og hørt, uanset hvor de fysisk befinder sig«, understreger han. »Det handler om at demonstrere et engagement i at lære og bruge digitale værktøjer samt om at udvise empati over for de udfordringer, fjernmedarbejdere står over for.«

Sådan overvindes modstand mod hybridt arbejde

I min konsulentvirksomhed møder jeg ofte modstand mod forandringer i hybride arbejdsmiljøer, som Weishaupt identificerer.

Denne modstand og den tilknyttede forudindtagede tankegang udgør en alvorlig barriere for implementeringen af effektive hybride arbejdsmodeller.

Den modvilje blandt ledere, som jeg møder, handler ikke udelukkende om manglende kendskab til ny mødeteknologi, men i højere grad om en modvilje mod at ændre etablerede arbejdsgange, normer for mødelokaler og kommunikationsmønstre med deltagere, der er fysisk til stede.

Weishaupt påpeger korrekt, at ledere, som er vant til interaktioner ansigt til ansigt, ofte finder overgangen til hybride modeller foruroligende.

Min tilgang til at hjælpe virksomheder med overgangen til disse modeller indebærer at bygge bro mellem traditionelle ledelsesstile og kravene på en moderne arbejdsplads, der sætter det digitale først. 

Dette omfatter afholdelse af lederworkshops og undervisning for at afmystificere hybride arbejdsmodeller, understregning af empati i lederskabet for at forstå fjernmedarbejdernes udfordringer samt fremhævelse af succeshistorier fra andre organisationer, der effektivt har taget hybride modeller til sig. 

Disse strategier hjælper med at mindske bekymringer og demonstrerer de konkrete fordele ved fleksibilitet og inklusion.

Desuden giver en iterativ tilgang til implementeringen af hybride arbejdsmodeller mulighed for en gradvis tilpasning, hvilket gør overgangen lettere for både ledere og medarbejdere.

Siden tilbagevenden til kontoret blev mulig, har etableringen af robuste feedbackmekanismer været afgørende for løbende at finjustere den hybride arbejdsplads på baggrund af regelmæssige opfølgninger og spørgeundersøgelser.

Denne omfattende strategi har ikke blot til formål at indføre hybride arbejdsmodeller, men også at sikre, at virksomheder trives med dem ved at skabe en afbalanceret blanding af traditionelle og innovative praksisser, hvor alle medarbejdere føler sig værdsatte og integrerede, uanset hvor de fysisk arbejder.

Overvej et af disse kurser i mødehåndtering for at få hjælp til at afholde mere effektive og inkluderende hybride møder.