Asynkront arbejde: Guide til bedste praksis
Hvis du nogensinde har forsøgt at jonglere personlige og professionelle forpligtelser, samarbejde med kolleger på tværs af forskellige tidszoner eller blot oplevet, at der ikke er timer nok i døgnet til at få plads til alle de teammøder, du tilsyneladende skal deltage i, kan asynkront arbejde være den modvægt, du søger til dit nuværende kaos.
Men hvordan bevæger man sig væk fra en nu-og-her-kultur og fristelsen til at tage “hurtige check-ins” for at diskutere enhver lille udfordring, der opstår i løbet af arbejdsdagen?
Her gennemgår jeg fordelene ved asynkront arbejde, udfordringerne og bedste praksis for, hvordan du overvinder disse udfordringer og optimerer asynkron kommunikation i din organisation.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvad er asynkront arbejde?
Asynkront arbejde henviser til en kommunikationsform, der finder sted, når to personer ikke kommunikerer live eller på samme tid. I modsætning til synkron kommunikation, som foregår ansigt til ansigt, via videoopkald eller via live-lyd, foregår asynkron kommunikation ikke i realtid.
Eksempler på asynkron kommunikation omfatter:
- Forudindspillede videobeskeder (som Loom)
- Forudindspillede lydbeskeder
- Skriftlig korrespondance når der ikke forventes et øjeblikkeligt svar (det kan gælde e-mails, onlinemeddelelser eller tekstbeskeder, afhængigt af hvordan din virksomhed bruger disse værktøjer)
- Mere formel dokumentation (f.eks. politikker, notater, præsentationer eller artikler.)
- Feedback i fælles arbejdsområder som Google Docs eller Adobe Xd.
Selv når vi arbejder i et 100 % fysisk arbejdsmiljø, vil en del af vores arbejde sandsynligvis være asynkront.
Fordele ved asynkront arbejde
Lad os begynde med fordelene ved asynkront arbejde, så du kan forstå, hvordan det kan hjælpe din organisation at skifte til asynkront arbejde som udgangspunkt.
Øget produktivitet
Vi, der arbejder med personaleledelse—ja, faktisk alle vidensarbejdere—er vant til en daglig kalender, der er fyldt med møder fra klokken 9 eller 10 om morgenen til klokken 17 eller 18 om aftenen.
Der kan være små lommer af tid hist og her mellem Zoom-møder, hvor vi forsøger at få plads til vores egentlige arbejde, samtidig med at vi håndterer en næsten konstant strøm af notifikationer og beskeder. Men realistisk set fungerer den tilgang ikke. Kontekstskift alene er en dræber.
Da vi ikke har nok meningsfuld tid i løbet af dagen til at udføre opgaver, der kræver fokus, ender vi med at arbejde ekstra timer eller multitaske under andre møder for at få tingene gjort.
Forestil dig nu, at du er en del af en asynkron arbejdskultur:
- Mange af de rutinemæssige statusmøder i din kalender bliver til fremdriftsrapporter, som du kan læse, når det passer dig.
- Du tager ikke længere automatisk initiativ til at anmode om et møde eller skrive til nogen, når du har et spørgsmål. I stedet gennemgår du den eksisterende dokumentation, og hvis den ikke giver et svar, skriver du en gennemtænkt besked, som hjælper dig med at formulere dine idéer og giver modtageren mulighed for at svare lige så grundigt.
- Din kalender ser langt mere åben ud. Du erstatter mødetiden med fokuserede arbejdsblokke, der hjælper med at få analytiske eller kreative opgaver afsluttet.
Større fleksibilitet
Hvis du ikke længere er begrænset af at skulle være tilgængelig på et bestemt tidspunkt, åbner det op for en helt ny verden af muligheder for at skabe balance mellem arbejde og privatliv.
Når du arbejder på tværs af tidszoner, kan du beslutte, hvilke timer der vil være fælles tilgængelige for synkront samarbejde, og forpligte dig til kun at planlægge møder i disse tidsrum.
Pludselig kan din kalender indeholde ledige tidsblokke, som du kan afsætte til fordybelsesarbejde eller bruge til at håndtere personlige forpligtelser, selv hvis det er i løbet af den normale arbejdsdag.
Et asynkront arbejdsmiljø giver dig frihed til at vælge, hvornår du vil arbejde, og hvorfra du vil arbejde, så længe du får udført dit arbejde og forbliver rimeligt tilgængelig for at besvare spørgsmål fra teammedlemmer.
Set fra arbejdsgiverens perspektiv er fleksibelt arbejde en betydelig drivkraft for at tiltrække og fastholde talent.
Inklusion
Med fleksibelt arbejde følger inklusion. Nu hvor du ikke længere kræver bestemte timer med fysisk fremmøde eller "på kontoret", kan du tiltrække en mere mangfoldig talentpulje. Det kan blandt andet omfatte personer, der har:
- Forpligtelser i forbindelse med pasning af pårørende
- Handicap
- En socioøkonomisk status, der ville have gavn af at spare penge på transport, udgifter til måltider og/eller udgifter til tøj
- Forskellige baggrunde og derfor er mere udsatte for mikroaggressioner i et miljø med fysisk fremmøde.
- En mere indadvendt personlighedstype, som finder synkron kommunikation udfordrende.
5 udfordringer ved asynkront arbejde, og hvordan du overvinder dem
Det er tydeligt, at asynkront arbejde ikke er lutter solskin og regnbuer døgnet rundt, for ellers ville vores samfund have taget fjernarbejde, hybridarbejde og andre fleksible arbejdsformer til sig langt tidligere end under pandemien.
I dette afsnit gennemgår vi nogle af de vigtigste udfordringer, der er forbundet med asynkront arbejde, samt nogle mulige løsninger til at overvinde dem.
Kommunikationsudfordringer
Mange vil være enige i, at synkront arbejde i nogle tilfælde er at foretrække frem for asynkront arbejde – der er en grund til, at vi normalt gemmer vigtige samtaler, til vi mødes ansigt til ansigt, eller at onlinehidsighed synes langt lettere at udløse.
Når du kommunikerer personligt eller endda live via video, kan du opfange mange kontekstuelle signaler, som hjælper dig med at formidle og modtage budskaber mere effektivt. Kropssprog, betoning og tonefald kan spille en rolle for, hvordan du fortolker indholdet i denne kommunikation.
Du mister denne viden, når du kommunikerer asynkront, hvilket nogle gange kan føre til misforståelser. Det kan også tage længere tid at formidle noget asynkront.
Du tænker måske over, hvorfor du skulle besvære dig med at skrive noget ned, når du bare kunne hoppe på et Zoom-opkald. Du kan også være bekymret for, at du ikke får et svar inden for den tid, du har brug for.
Sådan håndterer du udfordringer ved asynkron kommunikation
Her er nogle strategier, du kan overveje, når du håndterer udfordringer ved asynkron kommunikation:
- Invester i passende kommunikationsværktøjer. Sørg for, at du udvælger din teknologiske kommunikationsløsning med omhu baseret på organisationens mål. Endnu vigtigere er det, at du fastlægger protokollerne for, hvordan denne HR-teknologiløsning skal bruges, så alle forstår de forskellige kommunikationskanaler og ved, hvordan de skal anvendes.
Tydelige og ensartede retningslinjer = mindre tid brugt på at lede efter information. På den måde begynder du allerede at se gevinsten ved at arbejde asynkront. Informationen kommer ud af folks hoveder og frem i lyset.
- Fokuser på kvalitet, ikke kvantitet. Overvej, hvilke typer samtaler der især ville have gavn af kommunikation i realtid, og begræns møder til denne type interaktioner. Fjernteams har for eksempel måske ikke brug for et møde om en statusopdatering på et projekt, men det giver mening at bevare et 1:1-møde med din direkte underordnede for at hjælpe dig med at opbygge en stærk relation og skabe tillid.
- Fastlæg rimelige forventninger på virksomheds- eller teamniveau til passende svartider. Hvis folk ikke føler, at de skal svare på beskeder med det samme, reducerer det stress og hjælper dem med at bevare fokus på deres vigtigste opgaver. Det gør det også mere sandsynligt, at de svarer gennemtænkt i stedet for spontant under andre møder.
- Kommuniker ofte via flere kanaler. Dette er nødvendigt i både synkrone og asynkrone organisationer, men det er værd at gentage, at virksomhedsopdateringer bør kommunikeres regelmæssigt og deles via flere kanaler med tilhørende arkiver, så de kan gennemgås, når der bruges mindre tid sammen.
Husk også, at en asynkron arbejdsmodel kan være lettere for nogle personer, såsom neurodivergente personer, fordi den reducerer behovet for at fortolke sociale signaler.
Udfordringer med ansvarlighed
Ud over de direkte kommunikationsudfordringer er der en opfattelse af, at fjernarbejde eller asynkront arbejde ødelægger ansvarligheden.
Ledere og medarbejdere kan ikke længere bedømme præstationer ud fra, hvem der møder først ind og går sidst fra kontoret, så det bliver fristende at måle, hvor ofte fjernarbejdere er online i chatprogrammer, som en stedfortræder for dette.
Nej, nej, nej, nej, nej.
At indføre overvågningsværktøjer til fjernarbejde er den hurtigste måde at udhule tilliden og ødelægge din strategi for talentanskaffelse på. Desuden er det ikke et reelt mål for produktivitet.
Sådan håndterer du udfordringer med ansvarlighed
Her er nogle alternative måder at vurdere medarbejdernes ansvarlighed og engagement på:
- Dokumentér, dokumentér, dokumentér. For at din virksomhed kan få succes med asynkront arbejde, er det afgørende at indføre en kultur præget af gennemsigtighed i hele organisationen.
Asynkrone medarbejdere kan ikke forventes at lære gennem observation, eftersom de tilbringer mindre tid samlet på samme sted. I stedet skal du tydeligt forklare dem, hvad det vil sige at få succes. Det omfatter at definere de resultater, de er ansvarlige for at levere, ikke hvor meget tid de tilbringer ved deres skriveborde.
- Afstem medarbejdernes præstationsforventninger med organisationens mål. En tydeliggørelse af roller og ansvarsområder reducerer ikke kun risikoen for dobbeltarbejde, men øger også medarbejdernes motivation.
Engagerede medarbejdere kan se, hvordan deres daglige arbejde hænger sammen med det, virksomheden forsøger at opnå, og er derfor mindre udsatte for udbrændthed. Psst: Det gør dem også mere produktive.
- Brug projektstyringsværktøjer og arbejdsgange til at følge fremskridt i forhold til målene. Giv medarbejderne ansvaret for at måle deres egen præstation ved at investere i de rette værktøjer til asynkront samarbejde. Ekstra bonus: Alle i virksomheden ved, hvad der sker med jeres projekter, så I får brug for færre tilbagevendende statusmøder 😎.
Udfordringer med teamets sammenhængskraft
En anden almindelig klage over asynkrone teams er, at det bliver sværere at skabe stærke relationer til kolleger, som man enten ikke har mødt eller kun sjældent tilbringer tid sammen med fysisk.
Synkront arbejde tvinger os til at dyrke mellemmenneskelige relationer, hvilket opbygger tillid hurtigere og forbedrer teamwork.
Nogle ledere hævder også, at vi mister den kreative inspiration, som opstår gennem uformelle samtaler ved kaffemaskinen.
Sådan håndterer du udfordringer med teamets sammenhængskraft
Udfordringer med teamets sammenhængskraft er ikke uoverkommelige i et miljø, hvor asynkront arbejde er udgangspunktet – de kræver blot en vis indledende indsats at løse. Her er nogle strategier, der fungerede godt for mit team:
- Skab en førsteklasses introduktionsoplevelse. En god introduktion er noget særligt. Den styrker medarbejdernes engagement og fastholdelse i de afgørende første måneder på jobbet, reducerer den tid, det tager at komme op i fart, så produktiviteten opnås hurtigere, og giver en god mulighed for at få ærlig feedback om, hvordan medarbejderansvarlige kan blive bedre.
I et asynkront miljø bliver introduktionen ved med at give værdi. Udpeg én person fra hver afdeling (helst efter tur, så alle får mulighed for at bidrage) til at være ansvarlig for at holde introduktionsmaterialet opdateret og relevant samt sikre, at det indgår i en løbende feedbackproces i samarbejde med medarbejderteamet.
Relateret læsning: Sådan skriver du en 30-, 60- og 90-dages plan for introduktionen af medarbejdere i din organisation + skabelon
- Investér i at udvikle dygtige ledere. I et asynkront miljø må du ikke undervurdere betydningen af en kultur med tilbagevendende 1:1-møder for at skabe forbindelse, lette kommunikationen og fastholde medarbejdernes engagement. Undersøgelser har vist, at mellemledere er afgørende for organisationens mentale sundhed – forsøm dem på eget ansvar!
Relateret læsning: Sådan støtter du nye ledere med et medarbejderpartnerprogram
- Skab (valgfri) muligheder for kontakt. Find ud af, hvad medarbejderne ønsker for at holde kontakten, og følg derefter op på det. Det kan være et kvartalsvist fysisk møde, en række sjove Slack-kanaler eller valgfri ”kontortid” til uformelle samtaler om ting, der ikke handler om arbejdet.
En vigtig begrænsning: Hvis disse arrangementer virkelig er valgfri, skal du sikre dig, at medarbejderne ikke udsættes for skjulte sanktioner, hvis de vælger dem fra.
Udfordringer ved beslutningstagning
Beslutningstagning kan også være kompliceret i et asynkront miljø – hvordan sikrer du, at de rette personer bidrager, så der træffes kvalificerede beslutninger til tiden, især når du ikke har mulighed for at snuppe et mødelokale og tegne problemet op på en tavle?
Sådan håndterer du udfordringer ved beslutningstagning
I modsætning til den gængse opfattelse kan asynkron beslutningstagning føre til bedre resultater end en traditionel brainstormingssession.
Hvis du formulerer problemet korrekt og involverer de rette personer, kan asynkron beslutningstagning faktisk fremme kreativiteten og modvirke gruppetænkning.
Tænk over det: På et synkront møde er det ofte den højeste (eller mest erfarne) stemme i rummet, der får det sidste ord.
På trods af dine bedste bestræbelser på at gøre mødet så inkluderende som muligt kan andre deltagere være for intimiderede til at sige noget, eller deres personlighedstype kan kræve, at de bruger ekstra tid på at bearbejde tingene, før de føler sig trygge ved at give deres mening til kende.
En skrivekultur i organisationen effektiviserer beslutningsprocessen. Den opmuntrer folk til:
- Opsummere problemet kort og præcist
- Undersøge mulige løsninger
- Anbefale en løsning baseret på empirisk dokumentation og deres egen erfaring
- Indhente forskellige perspektiver for at bekræfte eller afkræfte anbefalingen.
Relateret læsning:
Forsinkelser i godkendelse og færdiggørelse af dokumenter
Forsinkelser med at få dokumenter godkendt og underskrevet er et almindeligt problem i asynkrone arbejdsopsætninger, især når teammedlemmer befinder sig i forskellige tidszoner eller har forskellige arbejdstider.
Ventetid på underskrifter kan sænke tempoet, skabe flaskehalse og skade den samlede produktivitet. Uden samarbejde i realtid kan disse forsinkelser hobe sig op og forsinke vigtige projekter eller aftaler.
Sådan håndterer du forsinkelser i godkendelse og færdiggørelse af dokumenter
- Software til elektroniske underskrifter kan hjælpe ved at give folk mulighed for at underskrive dokumenter, når det passer dem, så processen går hurtigere og holdes i gang, selv når der er forskel på tidszoner.
- Brug automatiserede påmindelser til at underrette underskriverne, når deres godkendelse er nødvendig, så risikoen for forsinkelser på grund af glemsomhed eller oversete e-mails mindskes.
- Implementer tydelige arbejdsgange, der definerer, hvem der skal godkende eller underskrive dokumenter, så alle kender deres rolle i processen, hvilket minimerer forvirring og spildtid.
- Opbevar dokumenter i et centralt, cloudbaseret system, hvor teammedlemmer nemt kan få adgang til og gennemgå dem når som helst, så forsinkelser forårsaget af søgning efter filer undgås.
- Fastlæg tidsfrister for godkendelser og underskrifter for at skabe en følelse af hast og holde processen for godkendelse af dokumenter på sporet.
- Tilbyd mobilvenlige muligheder for underskrift af dokumenter, så teammedlemmer kan godkende dokumenter hvor som helst, også når de ikke sidder ved deres skrivebord.
Deltag i samtalen
Som du forhåbentlig har indset, er der mange fordele ved at indføre en mere asynkron arbejdskultur.
Hvis du vil holde dig opdateret om asynkront arbejde og andre vigtige emner inden for mennesker og kultur, kan du abonnere på nyhedsbrevet People Managing People.
