9 fordele ved elektroniske underskrifter, du bør overveje
Elektroniske underskriftsværktøjer lader dig underskrive dokumenter hurtigt og sikkert fra hvor som helst, hvilket eliminerer forsinkelser og besværligheder ved traditionelle papirbaserede processer. Ved at strømline kontraktstyringen og gøre dokumentarbejdsgange mere effektive sparer disse værktøjer dig tid og øger produktiviteten.
Er du klar til at opdage, hvordan elektroniske underskriftsværktøjer kan gavne dig? Lad os dykke ned i det.
Hvad er en elektronisk underskrift?
Elektroniske underskrifter er digitale underskrifter, som du kan føje til et dokument online, uden at du behøver være fysisk til stede for at afgive din “våde underskrift” (håndskrevet underskrift med blæk på papir). Elektroniske dokumenter kan underskrives eksternt fra en computer eller mobilenhed og derefter sendes sikkert og direkte til andre interessenter, så de kan underskrive eller gennemgå dem.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Indførelsen af elektroniske underskrifter passer perfekt ind i strategisk HR-ledelse og hjælper med at optimere dokumentarbejdsgange og reducere administrative forsinkelser.
Hvornår bør du bruge en elektronisk underskrift?
Generelt bruges en elektronisk underskrift til præcis det samme formål som en våd underskrift: som bevis på, at den underskrivende part har set og accepterer dokumentets vilkår.
Mange HR-softwareløsninger omfatter nu teknologi til elektroniske underskrifter, hvilket yderligere forbedrer arbejdsgangens effektivitet. Det er en papirløs løsning, der kan forbedre ekspeditionstiderne og effektivisere arbejdsgangen ved at reducere behovet for møder ansigt til ansigt. Og den sparer også en enorm mængde papir!
Fordele ved at bruge elektroniske underskrifter
Elektroniske underskrifter har mange fordele sammenlignet med håndskrevne underskrifter. Lad os se på det, jeg betragter som de 6 største fordele:
Miljøvenlig
Da elektroniske underskrifter er papirløse, er de en fremragende måde for klimabevidste virksomheder at leve op til deres ord på. De viser dine kunder, at dit engagement i bæredygtighed rækker ud over dit brandmateriale og omfatter den måde, du driver din virksomhed på.
Omkostningseffektiv
Elektronisk underskrift af dokumenter giver øjeblikkelige besparelser, fordi det reducerer dit teams fakturerbare timer. I stedet for at skulle arrangere et fysisk møde kan elektroniske underskrifter indsamles eksternt, hvilket reducerer omkostningerne forbundet med opgaver som porto, udskrivning og opbevaring af arkiver.
Reduktion af menneskelige fejl
Når du forbereder et elektronisk dokument, kan du udfylde mange dele af formularen på forhånd, hvilket reducerer risikoen for menneskelige fejl ved underskrift. Mange løsninger til elektroniske underskrifter, herunder Adobe og DocuSign, markerer også automatisk hvert sted i dit digitale dokument, der kræver en underskrift, så du sikrer, at intet overses ved en fejl.
Sikkerhed
Digitale godkendelsesmetoder og forbedrede sikkerhedsfunktioner sikrer, at digitale underskrifter verificeres, så du kan opfylde alle krav til overholdelse af lovgivningen. Denne type software beskytter også dokumenter mod manipulation og bevarer dokumentets integritet.
Indsamling af underskrifter elektronisk skaber også et revisionsspor, som nemt kan undersøges, hvis der opstår bekymringer.
Automatisering af arbejdsgange
I et elektronisk dokument er godkendelser automatiserede. Det betyder, at underskriftsprocessen i sagens natur strømlines i henhold til den ønskede arbejdsgang. Mange softwareløsninger tilbyder integrerede funktioner til elektroniske underskrifter for at optimere denne proces.
Brug af HR-databasesoftware sammen med elektroniske underskrifter fremskynder dokumentstyrings- og godkendelsesprocesserne ved at anmode om, opbevare og sortere dokumenter og underskrifter ét sted.
Synlighed & gennemsigtighed
Alle underskrivere kan se, hvem der har underskrevet dokumentet, og modtager straks en fuldt underskrevet kopi, når det er blevet godkendt af alle relevante parter. De fleste løsninger til elektroniske underskrifter gemmer også underskrevne dokumenter til arkiveringsformål, så de er nemme at finde senere.
Forbedret brugeroplevelse (UX)
Elektroniske underskrifter forbedrer kundeoplevelsen ved at gøre dokumenter nemmere og hurtigere at underskrive. Hvis du forbereder papirarbejde til en travl leder, der ofte rejser, er det ikke noget problem! Vedkommende kan underskrive det fra lufthavnen, mens flyet er ved at gå om bord.
Fleksibilitet
Elektroniske underskrifter kræver ikke et rum fyldt med arkivskabe til opbevaring af papirarbejdet. De kan sendes til hvem som helst, hvor som helst fra og når som helst samt opbevares elektronisk til fremtidig reference.
ROI - Investeringsafkast
Brug af software til indsamling af digitale underskrifter kan forbedre en virksomheds investeringsafkast ved at strømline arbejdsgange, fremskynde kontraktindgåelser (hvilket kræver færre arbejdstimer) og reducere omkostninger forbundet med papir, blæk og postforsendelser.
Hvordan fungerer elektroniske underskrifter?
Elektroniske underskrifter hjælper med kontraktstyring ved at godkende, spore og gemme oplysninger om underskriveren. De fungerer ligesom en håndskrevet underskrift og er unikke for hver underskrivende part.
Underskrivere kan vælge at bruge en stylus til at oprette deres elektroniske underskrift eller anvende en maskinskrevet underskrift. Typisk vil underskriveren i begyndelsen af dokumentet vælge den ønskede mulighed og anvende den resten af dokumentet.
For teammedlemmer, der er nye inden for elektroniske underskrifter, kan det være en hjælp at tilbyde introduktionsundervisning. På den måde kan de føre dine brugere gennem processen og besvare eventuelle spørgsmål, der opstår.
Er elektroniske underskrifter lovlige?
Elektroniske underskrifter er lovlige og anerkendes af mange retningslinjer for lovgivningsmæssig overholdelse, herunder forordningen om elektronisk identifikation, autentifikation og tillidstjenester (eIDAS) i Den Europæiske Union samt den amerikanske lov om ensartede elektroniske transaktioner (UETA) i USA.
Reglerne for lovligheden af e-underskrifter kan ændre sig afhængigt af geografisk placering, og nogle gange vil kravene endda variere inden for et land afhængigt af den stat eller provins, hvor du opererer.
Det er bedst at kontrollere, at dine specifikke omstændigheder er omfattet af retningslinjerne for lovgivningsmæssig overholdelse, før du vælger at indføre en proces med elektroniske underskrifter.
Hvornår accepteres e-underskrifter ikke?
Der er stadig nogle få områder, hvor håndskrevne underskrifter normalt er påkrævet. Disse omfatter:
- Dokumentation ved transport af farlige materialer
- Testamenter, truster og andre juridiske dokumenter
- Tilbagekaldelsesmeddelelser af hensyn til folkesundhed og sikkerhed
- Opsigelsesmeddelelser vedrørende sundheds- eller livsforsikring
- Meddelelser om tvangsauktion, udsættelse og misligholdelse vedrørende en persons primære bolig
- Retskendelser og officielle dokumenter
- Dokumentation vedrørende skilsmisse, adoption og familieret.
Software til elektroniske underskrifter
For at færdiggøre dokumentation med sikre elektroniske underskrifter skal du vælge en softwareløsning. Der findes en omfattende liste over tjenesteudbydere, og hver af dem har sine egne unikke fordele.
Når du vælger en løsning, er det bedst at starte med en gratis prøveperiode. På den måde kan du teste funktionaliteten for at bekræfte, at den opfylder din virksomheds specifikke behov. Du bør også sikre dig, at din løsning til e-underskrifter integreres med de eksisterende platforme, som dit team allerede bruger.
Vigtige funktioner og anvendelsesområder
Når du undersøger markedet for den bedste løsning til e-underskrifter, anbefaler jeg, at du er særligt opmærksom på disse vigtige funktioner:
- Redigerings- og kommentarfunktioner: Softwaren bør give dig mulighed for at tilføje nyttige kommentarer (f.eks. forklaringer eller instruktioner) og redigere dokumentet efter behov.
- Sikkerhed: Sørg for, at softwaren har funktionalitet til autentifikation og identitetskontrol samt datakryptering.
- Skabeloner: For at gøre løsningen nem at bruge bør du se efter softwareløsninger, der tilbyder skabeloner, som du kan bygge videre på.
- Automatiserede arbejdsgange: Sørg for, at din software giver dig mulighed for at oprette automatiseringer til f.eks. bekræftelser og godkendelser.
- Lagring: Arkivering af dokumenter sparer tid og plads, som ellers ville blive brugt på arkivering af papirdokumenter.
- Revisionsspor: Vælg en løsning, der giver dig mulighed for at se tilbage på hændelser, hvis der opstår problemer.
- Mobilfunktionalitet: For at nå det største antal kunder skal du sikre dig, at din løsning understøtter både computere og mobile enheder.
- Tilpasning af branding: Inkludering af dit logo og dine brandfarver i dine dokumenter giver et professionelt udtryk.
Få mere at vide om dokumenthåndtering
Det tager tid og kræver overvejelse at vælge den rigtige software til elektroniske signaturer, der passer til din virksomheds behov.
Hvis du leder efter måder at forbedre effektiviteten og sikkerheden i dine dokumenthåndteringsprocesser på, kan du tilmelde dig vores nyhedsbrev. Når vores eksperter udgiver nye artikler og lancerer nye podcastafsnit, er du den første, der får det at vide.
