Sådan udarbejder du et forretningsgrundlag for HR-software: En guide i 10 trin
Håndtering af HR med regneark i en virksomhed i vækst fører til ineffektivitet og udfordringer med registrering, hvilket gør opgaver som ferieoverblik og hurtig rekruttering vanskelige.
Brug af smart HR-software kan være en nemmere løsning, end du tror, især for HR-teams i små virksomheder med stramme budgetter. Denne artikel forklarer de trin, du skal tage for at opbygge en stærk forretningscase og få den nye HR-software, du søger.
Sådan opbygger du en forretningscase for HR-software:
- Virksomhedens behov og vision
- Identificer udfordringer
- Trin i den nuværende proces
- Definer mål for succes (ROI - afkast på investering)
- Få indledende opbakning og godkendelse
- Indsaml krav
- Kontakt leverandører
- Forbered dig på at håndtere indvendinger
- Opbyg en forretningscase og få godkendelse
- Vælg den bedste software
Trin 1 - Virksomhedens behov og vision
Virksomhedens behov er de specifikke krav og udfordringer, din virksomhed står over for, når den skal håndtere menneskelige ressourcer effektivt, mens visionen i højere grad handler om de langsigtede mål og den retning, virksomheden ønsker at bevæge sig i med en vellykket implementering af ny HR-software.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Det første trin er at formulere visionen for HR og sikre, at den stemmer overens med virksomhedens strategi, retning og vision.
Fordelen ved at gøre dette er at skabe opbakning fra de vigtigste interessenter og beslutningstagere i ledelsen. Skriv dine vigtigste behov ned og forklar hvorfor, så alle får en fælles forståelse af, hvilke krav til HR-software organisationen har.
Før du investerer i ny HR-teknologi, skal du definere virksomhedens behov—uanset om det handler om talentrekruttering, onboarding eller lederudvikling. En forståelse af dine mål sikrer, at teknologien stemmer overens med din strategi.
Afstem din retning og vision
Her er et eksempel på, hvordan du kan afstemme virksomhedens behov med grunden til, at du bør investere i et nyt HR-system.
| Forretningsbehov | Hvorfor? |
|---|---|
| Vi har brug for bedre værktøjer til at holde styr på vores medarbejderantal. | Vores nuværende proces til opgørelse af medarbejderantallet er tidskrævende og fejlbehæftet, og vigtige nøgletal beregnes manuelt. |
| Vi har brug for at strømline vores rekrutteringsproces, da vi planlægger at ansætte X nye medarbejdere i år. | Feedback fra kandidater har været, at vores proces er langsom og forvirrende. Ved at investere i et nyt ATS kan vi fremskynde processen med gennemgang af CV'er, planlægning af interviews og udvælgelse af kandidater med x%. |
| Registrering af ansættelseskontrakter er manuel | Med målene for vækst i medarbejderantallet har vi brug for en automatiseret og integreret måde at holde styr på underskrifter på kontrakter. |
| Øg medarbejderengagementet | Vores engagement er bekymrende, og vi har i øjeblikket en manuel proces til medarbejdersamtaler og spørgeskemaundersøgelser, hvor dataene ikke er let tilgængelige eller kan omsættes til handling. |
Pas også på ikke at blive offer for blankt-objekt-syndromet eller presse på for ny software, bare fordi den fremhæver nogle smarte nye funktioner.... ahem, såsom værktøjer understøttet af AI! Fokuser i stedet på software, der løser dine specifikke behov og understøtter din vision om at nå dine mål.
Jagt ikke trends uden at forstå din virksomheds unikke behov. Uanset om det drejer sig om et nyt værktøj, en politik eller et personalegode, skal du afstemme hvert initiativ med organisationens mål og medarbejdernes prioriteter.
Trin 2 - Identificer smertepunkter
Strategisk talentstyring understøtter businesscasen for HR-software ved at afstemme teknologiske løsninger med smertepunkter inden for arbejdsstyrkens udvikling.
Smertepunkter refererer i denne sammenhæng til de specifikke vanskeligheder og ineffektiviteter, som en virksomhed oplever i sine nuværende HR-administrationsprocesser, og som HR-software har til formål at håndtere og afhjælpe. Lav en liste over alle dine smertepunkter, og hold ikke igen.
Eksempel på tjekliste til identificering af smertepunkter
- Hvor mange regneark skal du opdatere, når du tilføjer eller ændrer en medarbejder?
- Kan medarbejderne opdatere deres egne oplysninger?
- Hvor ofte støder du på fejl i dataindtastningen?
- Hvilke opgaver optager det meste af din dag?
Svarene på spørgsmålene vil danne grundlag for din businesscase for anskaffelse af ny HR-software.
Trin 3 - Nuværende procestrin
Nuværende procestrin er den måde, du gør tingene på nu i din HR-afdeling. Dette bør omfatte alle dine centrale HR-opgaver, f.eks. hvordan du håndterer medarbejderregistre, orlovsanmodninger, ansættelser og onboarding. (Jeg gætter på, at du primært bruger regneark og e-mails.)
Start med at angive hovedprocesserne, trinnene i hver proces, hvem der er ansvarlig for hvert trin, og hvor lang tid hver proces tager.
Eksempel på et forenklet proceskort
| Hovedproces | Underproces | Procestrin | Hvem | Tid |
|---|---|---|---|---|
| Medarbejderoplysninger | Tilføj ny medarbejder | Åbn et regneark, og tilføj en ny række med medarbejderoplysninger. Sørg for, at medarbejdernummeret er opdateret. Tilføj medarbejderen til personalegoderne, og opdater regnearket til sporing af personalegoder. Opdater lønregistreringen. Send en e-mail til lønafdelingen med medarbejderoplysningerne. Opret medarbejderne på lønplatformen osv. | HR | 30-45 min. |
| Medarbejderoplysninger | Opdater medarbejderes adresse | Åbn regneark nr. 1, og opdater det. Åbn lønregistreringen, og opdater den. Send en e-mail til lønafdelingen med den nye adresse. | HR | 15 min. |
| Medarbejderoplysninger | Medarbejdernes feriesaldo | Send en e-mail til lederen for at få dennes afstemning. Sammenlign lederens noter med HR's noter. Åbn tidsregistreringsprogrammet, og kontrollér. Beregn saldoen baseret på en eventuel forholdsmæssig beregning (hvis nødvendigt). | HR og leder | 15-45 min. |
Eksperttip: Du kan gå et skridt videre med proceskortlægningen og ud for alle procestrinene angive, om trinnet skaber værdi for organisationen (VA - værdiskabende) eller ikke skaber nogen værdi (NVA - ikke-værdiskabende).
Trin 4 - Definér mål for succes (ROI - investeringsafkast)
Det kan være større engagement, bedre fastholdelsesprocenter, hurtigere besættelse af stillinger eller mere kapacitet i HR-teamet til ting som relationer, oplæring og værdiskabende aktiviteter.
Hvis du kan spare tid ved at investere i HR-software, hvad ville du så bruge den tid på?
Beslutningstagere vil gerne se ROI-tallene. Med HR-software måles dette typisk i tidsbesparelser, og derfor kan du tilføje et dollarbeløb til besparelsen.
Eksempel (der er gjort mange antagelser, og vi opfordrer dig til at angive dem):
Som reference: 52 uger pr. år * 8 timer om dagen = 2.080 timer
2.080 timer * 60 minutter pr. time = 124.800 minutter om året
Løn = $80,000
Tid pr. given opgave = 15 min.
Opgaver pr. måned = 50
Samlet tid pr. måned = 750 min.
Samlede omkostninger pr. måned = (124,800/$80,000 = $1.56 i løn pr. minut). $1.56 * 750 min. pr. måned = $1,170 pr. måned i lønomkostninger.
Ovenstående formel illustrerer den positive effekt af at finde en ny HR-løsning, der bruger automatisering til at eliminere en opgave på 15 minutter, som dine HR-medarbejdere udfører ofte — helt op til 50 gange om måneden.
Ved at eliminere denne opgave gennem automatisering ville din virksomhed spare $1,170 om måneden i lønomkostninger. Det er en betydelig omkostningsbesparelse for virksomhedens bundlinje!
Trin 5 - Opnå indledende opbakning og godkendelse
Brug denne tid til at præsentere dine resultater fra ovenstående trin, og sørg for, at du har opbakning fra dine HR-ledere til at fortsætte, eller find ud af, om du er nødt til at afslutte processen. Hvis du har mundtlig godkendelse, så fortsæt!
Eksempler på, hvordan du opnår indledende opbakning
- Casestudier: Præsenter casestudier af lignende organisationer, der med succes har implementeret HR-software, og vis de konkrete fordele.
- Omkostnings- og nytteanalyse: Vis en detaljeret omkostnings- og nytteanalyse, der fremhæver omkostningerne ved HR-software sammenlignet med de omkostningsbesparelser og den forbedrede effektivitet, du forventer at opnå med den nye HR-teknologi.
- Demonstrationer: Arrangér en demonstration af HR-softwaren for at vise dens funktioner og brugervenlighed samt hvordan den sammenlignes med dit nuværende system.
- Produktivitetsstatistikker: Vis statistikker over forbedret produktivitet og tidsbesparelser fra virksomheder, der bruger lignende HR-software.
Trin 6 - Indsaml krav
Jeg ved, at dette ikke er det sjoveste trin, men det er et af de vigtigste. Før du kontakter softwareleverandører, skal du være tydelig omkring dine krav og indhente input fra alle dine vigtigste interessenter.
| Nøglekrav | Hvem | Hvorfor |
|---|---|---|
| Én samlet sandhedskilde for medarbejderdata | CEO, COO, HR, leder, medarbejder | Forebygge fejl, øge hastigheden og gøre det nemt at bruge |
| Mål registreres og er synlige for ledelsen | C-Suite, leder, HR, medarbejder | Alle mål skal samles i én visning for ledelsen og teamlederen. |
| CV'er ses af den ansættende leder | HR, ansættende leder | Indtil videre kopierer HR CV'er og indsætter dem i en mappe på det fælles drev. Ledere skal automatisk have besked, når et CV kommer ind, så de hurtigt kan sortere det fra eller gå videre med det. |
| Kompatibilitet med anden software, der allerede er i brug | CTO, IT-leder | For at få mest muligt ud af din nye HR-teknologi skal du sikre, at den er kompatibel med anden software, som din organisation allerede bruger. |
Trin 7 - Kontakt leverandører
Undersøg markedet, bed om et par demonstrationer, og del dine krav med en udvalgt liste over HR-softwareleverandører, der umiddelbart ser ud til at passe godt. Det vil hjælpe dem med at demonstrere, hvordan deres software kan gøre din hverdag lettere!
Hvis den platform, du er interesseret i, ikke har alle de funktioner, du har brug for, så spørg, hvor nemt det vil være at integrere den med andre applikationer i din HR-teknologistak.
Når du har fået kontakt til leverandørerne, skal du sørge for at sammenholde deres produkters funktioner med dine unikke krav.
| Nøglekrav | Kritisk (Ja/Nej) |
|---|---|
| Indbyggede kontrakter og bekræftelse af underskrift | Nej |
| Medarbejdere kan opdatere deres egne data | Ja |
| Ferie registreres via et system og godkendes af lederen. HR har indsigt. | Ja |
Trin 8 - Forbered dig på at håndtere indvendinger
Før du fremsætter din endelige anbefaling, skal du tage dig tid til at forberede dig på potentielle indvendinger – især omkring omkostninger. Økonomiske bekymringer er ofte den største hindring, når man præsenterer ny HR-software, så det er vigtigt at være klar med tydelige og sikre svar.
Almindelig indvending: “Det er for dyrt.”
Anerkend bekymringen, og skift derefter fokus til værdien. Fremhæv de langsigtede besparelser, softwaren giver ved at reducere manuelt arbejde, minimere fejl og mindske risikoen for manglende overholdelse af regler. Vis om muligt, hvordan omkostningen sammenlignes med det nuværende systems skjulte udgifter – såsom den tid, der bruges på at rette fejl eller håndtere besværlige nødløsninger.
Almindelig indvending: “Kan vi ikke bare fortsætte med at bruge det, vi har?”
Forklar risikoen ved ikke at gøre noget. Ældre systemer fører ofte til ineffektivitet, dårlig indsigt i data og en øget administrativ byrde. Understreg, hvordan den nye software understøtter vækst, effektiviserer driften og hjælper virksomheden med at træffe bedre beslutninger hurtigere.
Almindelig indvending: “Hvad er ROI?”
Vær forberedt med data. Brug sammenligningstal, casestudier eller ROI-beregnere fra leverandører til at anslå omkostningsbesparelser, sparet tid eller produktivitetsgevinster. Sæt det ind i en ramme, som dine interessenter går op i – sparede kroner, reducerede risici eller beskyttede indtægter.
Ved at imødegå indvendinger direkte styrker du din sag og viser, at du har gennemtænkt beslutningen fra alle vinkler.
Trin 9 - Udarbejd et forretningsgrundlag, og få godkendelse
Nu hvor alle ovenstående data er indsamlet, er det tid til at udarbejde dit forretningsgrundlag. Det behøver ikke at være et dokument på 10 sider; det kan være så enkelt som et notat på én side (for hvem har alligevel tid til at læse 10 sider?).
Beslutningstagere leder efter svar på følgende spørgsmål:
- Hvor meget koster det?
- Hvilke udfordringer vil softwaren løse?
- Hvad sker der, hvis vi ikke investerer i softwaren?
- Hvor lang tid vil det tage at implementere?
- Hvorfor har vi brug for at investere nu?
- Hvad er ROI'en ved at implementere denne software?
Du kender måske ikke svarene på omkostningsspørgsmålene, men hvis du søger godkendelse på dette tidspunkt, er du godt på vej til at få succes.
Et velstruktureret udbudsmateriale til HR-software hjælper dig med at præsentere disse oplysninger i et format, som leverandørerne nemt kan forstå og svare på.
Mange virksomheder afprøver gratis HR-systemer for at demonstrere fordelene ved HR-automatisering, før de forpligter sig til betalingsløsninger.
Her er en skabelon til et beslutningsgrundlag, som du kan bruge til HR-software:
- Resumé: Kort oversigt over forslaget, de vigtigste fordele og konklusionerne.
- Nuværende situation og problemformulering: Beskrivelse af den nuværende situation samt de specifikke udfordringer eller problemer, der skal håndteres.
- Foreslået løsning og fordele: Detaljeret beskrivelse af den foreslåede løsning og dens forventede fordele, herunder en omkostnings- og fordelanalyse (Brug beregningen i trin 4 til at sammenligne med de potentielle softwareomkostninger og opregne besparelserne).
- Implementeringsplan og risikovurdering: Trinvis implementeringsstrategi, tidsramme og en oversigt over potentielle risici med planer for afhjælpning.
- Konklusion og anbefalinger: En kort opsummering af beslutningsgrundlaget med endelige anbefalinger til beslutningstagerne.
Det er lettere at udarbejde et stærkt beslutningsgrundlag for HR-software med anerkendte HRIS-certificeringer, der understøtter din ekspertise.
Trin 10 - Vælg den bedste software
Hurra! Du er nået så langt og har fået godkendelse til at gå videre med den leverandør, du har valgt.
Men husk, at det at opnå godkendelse gennem beslutningsprocessen ikke engang er halvdelen af arbejdet. Det næste skridt er at vælge HR-softwaren, der bedst passer til virksomhedens behov og kapacitet med hensyn til implementering, introduktion og oplæring.
Hvis du driver HR i en mindre virksomhed, vil dine krav til softwaren være anderledes end kravene i en virksomhed med 2.000 medarbejdere. Din prioritering bør afspejle dine aktuelle behov samt dem, der understøtter din vækst.
HR-software gør HR mere effektivt
Automatisering af dine HR-processer vil skabe en bedre oplevelse for medarbejdere, ledere og kandidater. Det giver følgende fordele at bruge tid på at udarbejde et detaljeret beslutningsgrundlag:
- Skitsere vigtige processer, der skal ændres eller forbedres
- Indsamle feedback og krav fra de rigtige personer
- Identificere, hvor meget tid der kan spares og bruges på værdiskabende arbejde
- Påvise, hvor investeringer i software bør prioriteres. Du tror måske, at du har brug for en platform til resultatstyring, men i virkeligheden har du brug for at starte med et HR-ledelsessystem.
Uanset hvor omfattende eller detaljeret du er, vil udarbejdelsen af et solidt beslutningsgrundlag for HR-software forbedre din organisation.
Efter min erfaring oplevede vi, da vi implementerede et HRIS, ATS, målopfølgning og software til præstationsstyring (alt sammen på samme tid), en målbar stigning i medarbejdertilfredsheden, et fald i den administrative tid og mere tid brugt på værdiskabende aktiviteter.
Dette skaber til gengæld en bedre medarbejderoplevelse for både dine medarbejdere, ledere og HR-medarbejdere.
Held og lykke med din rejse mod en digital transformation af HR!
Hvad er det næste:
Hvis du er i gang med at undersøge, hvordan du kan udarbejde en forretningscase for HR-software, kan du kontakte en SoftwareSelect-rådgiver for at få gratis anbefalinger.
Du udfylder en formular og tager en kort snak, hvor de går i dybden med dine specifikke behov. Derefter får du en kortliste over software, som du kan gennemgå. De støtter dig endda gennem hele købsprocessen, herunder prisforhandlinger.
