Sådan bruger du ERP-software: Begynderguide

ERP-systemers vigtigste funktioner omfatter lagerstyring, styring af forsyningskæden, styring af kunderelationer, regnskab, forsendelse, leveringsplanlægning, salg, timesedler og meget mere. 

ERP-systemer integrerer forretningsprocesser, øger synligheden i den daglige drift og forbedrer beslutningstagningen.

Hvis du vil gå mere i dybden, kan du læse vores artikel om ERP-systemer, og hvordan de fungerer.

Hvilke forskellige typer ERP-systemer findes der?

Der findes tre hovedtyper af ERP-implementeringer. Det er lokalt installerede, hybride og cloudbaserede systemer. Hver ERP-implementering har forskellige fordele og ulemper. 

Lokalt installeret ERP

Du installerer og kører et lokalt installeret ERP-softwaresystem på interne servere på steder, du selv kontrollerer. Det giver den kontrol og sikkerhed, der følger med at bruge en personlig IT-infrastruktur, som forbinder dig med dine medarbejdere, systemer og processer.

Lokalt installerede ERP-systemer er nemmere at tilpasse og ændre, så de passer til dine specifikke forretningsbehov. De er ideelle for virksomheder, der har brug for at sikre og overvåge systemdata. Du har brug for specifikke integrationer med andre systemer til dine daglige forretningsprocesser. Du har også brug for dedikerede IT-ressourcer til at håndtere vedligeholdelse af applikationer og servere. 

Cloudbaseret ERP

Dette er en ERP-softwareløsning, der hostes på en cloudcomputing-platform, i modsætning til lokalt installerede systemer, der kører på stedet. Det giver virksomheder adgang til tjenester via internettet. Leverandører hoster cloudbaseret ERP-software og stiller den til rådighed for virksomheder. Det eliminerer negative faktorer som forudgående licensgebyrer.

Efterspørgslen efter cloudbaseret ERP-software fortsætter med at vokse, og ifølge GlobeNewswire forventes den at nå en CAGR på over 17 procent fra 2020 til 2025. Væksten i efterspørgslen skyldes muligheden for at analysere og få adgang til data i realtid.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Hybridt ERP

En hybrid ERP-løsning eller ERP-pakke med en totrinsmodel kombinerer funktioner og egenskaber fra både lokalt installerede og cloudbaserede ERP-systemer. Det er en modulær ERP-applikation, et system med flere kilder til moderne digitale virksomheder.

En totrinsmodel henviser til en hybrid ERP-arkitektur med ERP-funktioner bevaret i en lokalt installeret løsning og ERP-applikationer implementeret i cloudmiljøet. Din virksomhed bruger det nuværende lokalt installerede ERP-system til at håndtere koncernfunktioner og tilføjer cloudbaseret ERP-software for at understøtte mindre forretningsenheder.

Relateret læsning: 5 eksempler på ERP-implementering i store virksomheder

Sådan bruger du ERP-software

At købe et ERP-system er en stor investering for enhver virksomhed, så du skal få mest muligt ud af det. Når ERP-systemer udnyttes fuldt ud, øger de effektiviteten og kvaliteten, reducerer omkostninger og fejl og forbedrer din virksomheds resultater, produktivitet og lønsomhed. Sådan bruger du ERP-software og får mest muligt ud af det. 

Gennemgå dine forretningsprocesser

Det er vigtigt at gennemgå processerne i din virksomheds drift, når du vælger det bedste ERP-system. Det hjælper dig med at identificere, hvilke processer der skal forbedres (og hvordan), så du kan måle dem efter lanceringen af ERP-systemet for at kontrollere investeringsafkastet. 

Dette trin kan også hjælpe dig med at beslutte, hvilke forretningsprocesser der kræver mest opmærksomhed, da det har betydning for, hvilken ERP-software du ender med at købe. Har du for eksempel brug for noget med en robust regnskabsløsning? Eller er dit fokus i højere grad på HR-området? Hvis dit svar er "alt det ovenstående", ved du, at du skal lede efter en dyrere løsning, der kan dække alle behov. 

Her er noget, du måske vil undersøge: Hvad er software til etik og compliance egentlig?

Invester i uddannelse

Du bør aldrig undervurdere den værdi, der kommer fra at uddanne dine medarbejdere og andre slutbrugere af din ERP-løsning. Uddannede brugere får mest muligt ud af enhver softwareløsning og kan hurtigt tilpasse sig opdateringer og ændringer. Desuden kan en dyb forståelse af ERP-softwaren hjælpe dem med at træffe velinformerede forretningsbeslutninger hurtigere. 

Mange virksomheder begår den fejl at antage, at den indledende oplæring er nok til at få brugerne godt i gang. Det er dog ikke tilfældet. Efterhånden som ERP-systemer fortsætter med at udvikle sig, bør dine medarbejdere og brugere også gøre det. Ved at samarbejde med din ERP-udbyder om at oprette løbende uddannelsesprogrammer kan brugerne udbygge deres viden, efterhånden som softwaren bliver mere avanceret. 

Fokuser på datakvalitet

Dit ERP-system hjælper dig med at administrere hvorfor, hvornår, hvor og hvordan data flyder. Disse data skal være omfattende, nøjagtige og tilgængelige, ellers er der ingen grund til at have dem. Brug noget tid på at udforme dine standarder for dataindtastning, herunder navngivningskonventioner og hvordan dokumentversioner skal håndteres. Sørg for, at alle i virksomheden har adgang til bedste praksis for data, som er ensartet på tværs af afdelinger. 

Gør desuden brug af datarevisioner og batchrensning til periodisk stikprøvekontrol af, om standarderne bliver overholdt. Rensning af ukorrekte data kan spilde utallige timer, så det er langt bedre at gøre det rigtigt første gang.

Det kan virke småligt at hænge sig i, om brugerne indtaster dagen eller måneden først i datofeltet...men du vil ændre mening, når du eksporterer til et Excel-ark og ikke nemt kan identificere handlinger, der blev udført i februar, I FORHOLD TIL handlinger, der blev udført den 2. i hver måned.  

Tilpas din ERP-platform

De fleste ERP-softwareløsninger leveres som en alsidig løsning, der er udviklet til at passe til alle typer virksomheder. Ved at designe en standardløsning, der passer til din virksomheds behov, kan du sikre, at du får mest muligt ud af din ERP-software.

For at opnå de bedste resultater kan du bede din tjenesteudbyder om at hjælpe dig med at tilpasse dit system. Nogle af de tilpasninger, du kan forvente, omfatter at skjule unødvendige felter, slå specifikke funktioner til eller fra, tilføje obligatoriske felter og meget mere.

Derudover kan du i mindre grad tilpasse din ERP-platform ved hjælp af integrationer og udvidelsesmoduler. Sørg for at spørge din ERP-udbyder, hvilke muligheder der er tilgængelige, når det gælder forbindelse til andre apps eller implementering af specialiserede widgets. 

Fremtidssikr dit ERP-system

ERP-systemer fortsætter ligesom alle andre softwareområder med at udvikle sig dag for dag. Den ERP-software, du bruger i dag, kan se helt anderledes ud om fem, ti eller tyve år. Spørg ERP-udbyderen, hvordan deres fremtidige udviklingsplan ser ud. I hvilket omfang investerer de i forskning og udvikling? Hvilke yderligere funktioner håber de at implementere? Hvor ofte udsender de opdateringer?

Et godt ERP-system vil ikke være en statisk monolit. Det vil være et økosystem i udvikling og forandring, som tilpasser sig nye fremskridt inden for forretningsteknologi.

Overvej integrationsmuligheder 

ERP-integrationer kan hjælpe dig med at forbedre din virksomheds operationelle effektivitet ved at tilføje funktioner til din værktøjskasse. Integrationer forbinder to forskellige applikationer og gør det muligt for dem at kommunikere med hinanden. Nogle integrationer er meget dybdegående, så oplysninger, der indtastes i den ene, kan tilgås problemfrit i den anden. 

Almindelige integrationer til ERP-systemer kan omfatte områder som produktion og design, styring af kunderelationer (CRM), styring af forsyningskæden (SCM) og lagerstyringssystemer (WMS). 

Udnyt mobilapps

En moderne ERP-løsning leveres sandsynligvis med en app til smartenheder til iOS og/eller Android. Udnyt dette, da det har mange fordele for dine brugere. Mobilapps giver bedre tilgængelighed og større synlighed i dine ERP-systemer. 

Apps gør det også muligt for dine medarbejdere og brugere nemt at få fjernadgang til vigtige oplysninger. Det er en nem måde for alle, uanset hvor de befinder sig, at holde sig opdateret om alle forretningsaktiviteter.

Overvej de samlede ejeromkostninger (TCO)

Investering i et ERP-system er en stor investering for de fleste virksomheder. En omkostningsbevidst virksomhed, der opsætter et system, bør se på de samlede ejeromkostninger for at beslutte, hvilken type ERP-system den har brug for. Software koster penge – for ikke at nævne andre investeringsfaktorer som indkøb af hardware, brug af interne ressourcer, vedligeholdelse og fremtidige opgraderingsomkostninger. Se på det samlede billede, og sammenlign det med den tid og de penge, du forventer at spare. 

Se dette: 10 bedste ERP-systemer til små virksomheder på budget

Sørg for, at den øverste ledelse er med

Den øverste ledelses opbakning er en afgørende indikator for, hvordan implementeringen af dit ERP-system kommer til at forløbe. Det er ikke et krav, at den øverste ledelse involverer sig i implementeringsprocessen. Men et samarbejde med dem muliggør en ordentlig ressourceplanlægning, hvilket ofte er en væsentlig succesfaktor under implementeringsprocessen.

Etablér et tværfunktionelt team

For at sikre en problemfri implementeringsproces skal du oprette et implementeringsteam bestående af personer fra forskellige afdelinger. Det sikrer, at alle vigtige områder af din virksomhed bliver taget hånd om, og hjælper med at indsamle feedback fra de forskellige teams, som forventes at skulle bruge systemet. 

I sidste ende bliver alle organisatoriske funktioner integreret i dit ERP-system. Sørg for, at alle afdelinger er repræsenteret i lanceringsprocessen.

Mål dit systems levetid

Det afkast af investeringen, du får fra dit ERP-system, afgør, om det var en levedygtig beslutning for virksomheden. Det svinger over tid og kan kræve, at du justerer og følger op på dine mål fra tid til anden. Det ideelle system bør give dig værdi for pengene og et imponerende afkast af investeringen.

Konklusion

Mange virksomheder bruger ERP-software, men det er ikke alle, der ender med at udnytte det fulde potentiale. En forståelse af mulighederne og funktionerne i den valgte løsning kan hjælpe dig med at få mest muligt ud af den. Dit ERP-system er et vigtigt værktøj for din virksomheds succes, fordi det hjælper dig med at øge effektiviteten, reducere fejl, øge produktiviteten og i sidste ende forbedre rentabiliteten.

Mange ledere begår den fejl at overse afgørende overvejelser som at etablere et mangfoldigt implementeringsteam, få den øverste ledelse med om bord, ignorere oplæring, overse systemopgraderinger og undlade at planlægge for fremtiden.

Selvom en forståelse af, hvordan dit ERP-system fungerer, gør det muligt for dig at få mest muligt ud af det, er det den måde, dine medarbejdere og brugere anvender det på, der afgør dets værdi. Selvom det er dyrt, bør det rigtige ERP-system give dig et imponerende afkast af investeringen på lang sigt.

Relateret læsning: ERP kontra MRP: En nyttig guide og 3 forskelle, du bør kende

Hvis du vil have endnu mere information fra eksperter, kan du tilmelde dig People Managing People-nyhedsbrevet. Mens du er i gang, kan du også skrive dig på ventelisten for at blive en del af fællesskabet!