Tjekliste til planlægning af virtuelle arrangementer: Før, under og efter
Lad os være ærlige: Eventplanlægning er notorisk stressende. Eventplanlæggere har utallige faktorer at tage højde for, når de forbereder og lancerer et event, og med så mange bolde i luften er det nemt at glemme en kritisk detalje og sende teamet ud i en stressende situation.
En tjekliste til planlægning af virtuelle events kan fjerne noget af usikkerheden i planlægningsprocessen. Jeg har udarbejdet denne for at dække hele processen – før, under og efter — og forhåbentlig også få dit blodtryk til at falde et par takter.
Tjekliste til planlægning af virtuelle events
Uanset om du er helt i begyndelsen af planlægningen af et virtuelt event og blot er ved at finde på et tema, eller om du er i den afsluttende fase og snart går live, dækker denne omfattende tjekliste det hele. Lad os komme i gang.
Før dit event
Fastlæg dine mål
Hvorfor afholder du dette event? For at indsamle leads til et nyt tilbud? For at øge kendskabet til dit brand? For at skabe en mulighed for netværk i dit fællesskab? Skriv mellem 3 og 5 overordnede mål for eventet ned, som du gerne vil nå. Vælg specifikke, målbare og realistiske målepunkter, som du kan følge.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Få styr på dit budget
Dit eventbudget vil påvirke, hvor meget du kan bruge på ting som hovedtalere, fordele til deltagere og endda prissætningen på din teknologi til virtuelle events. Kend dit budget på forhånd, og hold dig til det for at sikre et rentabelt virtuelt event.
Beslut dig for en type virtuelt event
Der findes mange forskellige typer virtuelle events, herunder:
- Virtuelle møder
- Virtuelle messer
- Webinarer
- Virtuelle konferencer
- Livestreams
- Hovedtaler
- Netværksevents
- Hybride events (events, der omfatter digitale elementer og fysiske elementer ansigt til ansigt i realtid)
Når du vælger den eventtype, der passer til dig, skal du overveje, hvem din målgruppe er, og hvor meget tid de sandsynligvis vil investere. Hvis du vil vide mere om de forskellige typer virtuelle events, kan du læse min artikel om 7 typer virtuelle events, du kan afholde.
Kom i kontakt med sponsorer
Hvis dit budget kunne bruge lidt ekstra støtte, kan du overveje at finde sponsorer. Ligesom ved et fysisk event får sponsorer mulighed for at nå din målgruppe ved at skabe sponsorerede områder, sessioner, annoncer og stande ved dit onlineevent.
Udarbejd dit indhold
Nu hvor du har styr på dine mål, dit format og dit budget, kan du begynde at skabe indhold. Nogle spørgsmål, du kan stille dig selv i denne fase, er:
- Hvad vil din målgruppe gerne lære? Hvilke udfordringer står de aktuelt over for?
- Er dit indhold strømlinet? For at fastholde din målgruppes opmærksomhed skal du redigere eller fjerne alt, der ikke tilfører værdi.
- Hvordan involverer du din målgruppe? Tilføj spilelementer, afstemninger og spørgeundersøgelser.
- Afsætter du tid til ofte stillede spørgsmål og/eller netværksmuligheder?
Med disse svar i tankerne kan du fastlægge et tema og kontakte hovedtalere og andre oplægsholdere for at begynde at forme deres oplæg eller workshops.
Vælg en platform til virtuelle events
Teknologien til virtuelle events har udviklet sig markant i løbet af de seneste år. I dag findes der mange platforme, som kan skabe en fuldstændig fordybende virtuel oplevelse for dine gæster. Hvis du vil levere et virkelig mindeværdigt virtuelt event, kan du overveje at gå videre end Zoom og arbejde med eventadministrationssoftware, der kan tilbyde funktioner som:
- Standpladser til sponsorer
- Virtuel lobby
- Virtuel scene til hovedtalere
- Spilelementer
- Breakout-sessioner
- Netværksområder
- Tilpasset branding
Mange platforme tilbyder en browsergrænseflade ud over mobilapps, så gæsterne selv kan vælge, hvordan de vil oprette forbindelse. Se vores liste over de bedste platforme til virtuelle events for at finde den, der passer til dig.
Promovering af eventet
Brug dine sociale mediekanaler og din e-mailmarkedsføringsliste til at promovere dit event i dit netværk og længere ud. Del opslag, videoer og historier på sociale medier ved hjælp af relevante søgeordshashtags for at øge rækkevidden. Du kan finde flere oplysninger om markedsføring af virtuelle events i vores artikel:
Registrer dine gæster
Hvordan skal dine gæster registrere sig og købe billetter til dit virtuelle event? På en landingsside for eventet? Via en Google-formular? De fleste platforme til virtuelle events tilbyder registreringsfunktioner, der kan modtage betaling, registrere dine gæster og endda give dem et unikt mærke eller en QR-kode, som de kan bruge til at få adgang til bestemte eventfunktioner.
Hjælp dine gæster på vej
Inden eventet begynder, skal du sende flere meddelelser til dem, der har registreret sig. Del trin-for-trin-instruktioner om, hvordan man deltager i eventet og navigerer i det virtuelle konferencerum. Fortæl dem alt om, hvad eventoplevelsen vil tilbyde, og hvordan de kan få mest muligt ud af det, der er tilgængeligt.
Under dit event
Planlæg fejlfinding
Sidste øjebliksproblemer er ikke bare en mulighed ved et virtuelt event – de er en sikkerhed. Forbered dig på dem ved at bede moderatorer om at hjælpe med deltagernes spørgsmål i chatten. Bed oplægsholderne om at deltage mindst 30 minutter før eventet for at teste deres teknologi. Hav en backup-enhed klar med alle relevante apps downloadet. Planlæggere af virtuelle events bør altid have en plan B i tankerne for at sikre, at alt forløber problemfrit.
Skab forbindelse til publikum
Hvordan ville du hilse på dit publikum ved et fysisk event? Publikumsengagement er lige så vigtigt i et onlineforum, og du kan skabe en tilsvarende forbindelse virtuelt, hvis du investerer tiden i det. På dagen for dit event skal du stille deltagerne spørgsmål og indsamle deres svar i chatten eller via en spørgeundersøgelse eller liveafstemning. Brug spillelementer for at tilføje lidt sjov. Sørg for, at dine gæster ved, at du værdsætter deres tid og opmærksomhed.
Fremm netværksdannelse
Netværksdannelse er et centralt aspekt af enhver konferenceoplevelse, uanset om den foregår fysisk eller online. Opret relevante netværksområder ved hjælp af din platform til virtuelle events. Nogle værktøjer giver endda deltagerne mulighed for at se hinandens LinkedIn-profiler, mens de chatter. Funktioner som disse tilskynder gæsterne til at komme i kontakt med hinanden og gør det nemt for dem at følge op efter eventet.
Indsaml data
Et område, hvor virtuelle events virkelig udmærker sig, er analyse. Det er svært at få folk til at udfylde spørgeskemaer på papir! Men platforme til virtuelle events indsamler data som deltagelsesprocenter og hvor længe gæsterne blev i sessionerne. Resultaterne fra spørgeundersøgelser og afstemninger kan også bruges til at udvikle nyt indhold til dit næste event.
Efter dit event
More Articles
- De 10 bedste softwareløsninger til medarbejdertrivsel i 2026: Anmeldt
- 10 bedste værktøjer til fjernarbejde for distribuerede teams i 2026
- 10 bedste softwareløsninger til bestyrelsesmøder anmeldt i 2026
- 10 bedste platforme til mental sundhed på arbejdspladsen i 2026
- 10 bedste platforme til medarbejderanerkendelse i 2026: Sammenlignet
Følg op med gæsterne
Efter eventet skal du sende en e-mail til alle dine gæster inden for 48 timer. E-mailen kan blandt andet indeholde:
- Spørgeundersøgelse efter eventet
- On-demand-gengivelse af det live event
- Liste over dine kommende events
- Eventuelle produkter eller betalingsbaserede tilbud, du vil fremhæve
Gennemgå data med interessenterne
Gennemgå eventets analyser grundigt. Er der nogle mønstre, du lægger mærke til? Hvilket aspekt var mest populært? Hvilke typer funktioner til virtuelle events blev brugt mindst? Var det et resultat af dårlig promovering af eventet, eller lykkedes det ikke publikum at se værdien i disse aspekter? Saml dine teammedlemmer til en evaluering efter eventet, og del dine tanker.
Dokumenter resultaterne til fremtidige events
Når du har forstået dataene, skal du skrive dem ned i et centralt dokument. På den måde kan dine eventplanlæggere nemt finde oplysningerne, når de udarbejder strategien for dit næste virtuelle arrangement.
Skab et vellykket virtuelt arrangement
Virtuelle arrangementer er ikke længere det triste alternativ, når fysiske muligheder ikke er tilgængelige. Tværtimod er de efter pandemien ved at blive førstevalget. 77,2 % af erhvervsfolk siger, at de foretrækker virtuelle arrangementer, fordi de er så nemme at deltage i.
For at hjælpe dig med at komme i gang med det samme har jeg lagt en version af min tjekliste til virtuelle arrangementer, som kan tilpasses, og som du kan downloade gratis fra vores ressourcebibliotek her.
Hvis du vil vide mere om, hvordan du afholder et vellykket virtuelt arrangement, kan du læse disse artikler:
- De 10 bedste programmer til virtuelle konferencer og digitale arrangementer
- 15 retningslinjer for etikette ved virtuelle møder
Hvis du vil holde dig opdateret om den seneste indsigt fra vores brancheeksperter, så glem ikke at abonnere på vores nyhedsbrev!
