Fastholdelsessamtaler: Komplet guide med eksempler på spørgsmål

Gennem fastholdelsessamtaler har min organisation været i stand til at komme ind til kernen af nogle afdelingsrelaterede problemer samt hurtigt håndtere forskellige medarbejderbekymringer.

I denne artikel definerer vi, hvad en fastholdelsessamtale er, og hvilke fordele der er ved at bruge dem, hvordan de bør gennemføres, samt nogle spørgsmål, der kan hjælpe dig med at komme i gang.

Hvad er en fastholdelsessamtale?

En fastholdelsessamtale, som nogle gange kaldes et fastholdelsesinterview, er en struktureret samtale mellem en leder eller en HR-repræsentant og en medarbejder for at vurdere niveauet af engagement, evaluere virksomhedskulturen, finde ud af, hvad der får medarbejderen til at blive i organisationen, og forstå, hvor der kan foretages forbedringer.

Ligesom fratrædelsessamtaler er fastholdelsessamtaler en del af din strategi for at lytte til medarbejderne. De er en god måde at indsamle feedback på for at forbedre medarbejderoplevelsen.

Fordele ved fastholdelsessamtaler

• Forbedr fastholdelsen af medarbejdere. Ved at fremhæve og håndtere problemer for at forbedre medarbejderoplevelsen bør du kunne fastholde (og tiltrække) de bedste talenter.
• Forbedr medarbejderengagementet. Fastholdelsessamtaler kan være stærke drivkræfter for medarbejderengagement, da de giver den enkelte en stemme og får vedkommende til at føle sig hørt. Det bør igen få dem til at føle sig som værdsatte medarbejdere og øge deres engagement.
• Opbyg tillid. En effektiv fastholdelsessamtale kan være en god måde at opbygge tillid mellem den, der interviewes, og den, der gennemfører interviewet. Tillid er vigtig i velfungerende organisationer, især organisationer med fjernarbejde.
• Forbedr virksomhedskulturen. Data fra fastholdelsessamtaler kan bruges til at skabe den arbejdspladskultur, du ønsker.

Som eksempel gennemførte min organisation for nylig en række fastholdelsessamtaler, og mange medarbejdere bragte emnet balance mellem arbejdsliv og privatliv op.

Vi brugte det som en mulighed for at undersøge lidt dybere, hvordan de enkelte medarbejdere havde det med deres egen balance.

Vi fandt ud af, at selv om flertallet af medarbejderne arbejder efter en hybrid arbejdsordning, er den ikke den samme på tværs af afdelingerne, og denne forskel skabte en del gnidninger. Vi bad lederne tage denne oplevede ulighed op direkte med deres teams for at forklare de forretningsmæssige årsager til forskellene.

Denne åbenhed blev værdsat, eftersom det var et stykke tid siden, virksomheden havde drøftet årsagerne til vores forskellige hybride arbejdsordninger. 

Sådan gennemfører du en fastholdelsessamtale

Brug denne proces som en trinvis skabelon til at gennemføre fastholdelsessamtaler i din organisation.

Trin et: Afgræns omfanget

Denne del handler om klart at definere, hvad du ønsker at få ud af fastholdelsessamtalen, og om der er bestemte personer, afdelinger eller teams, du ønsker at fokusere på.

Definér klart, hvad du håber at opnå med fastholdelsessamtalen, f.eks. at forstå medarbejdernes motivation, identificere potentielle problemer eller vurdere jobtilfredsheden.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Trin to: Udarbejd spørgsmål

Du bør stille åbne spørgsmål, der tilskynder til detaljerede svar, frem for simple 'ja' eller 'nej'-svar. Denne tilgang fremmer en dybere samtale og giver større indsigt. 

Jeg har udarbejdet en liste med spørgsmål i næste afsnit, men her er nogle principper, der kan hjælpe dig med at holde retningen:

• Fokuser også på det positive: Formulér spørgsmålene, så du forstår, hvad der får medarbejderen til at blive i virksomheden, f.eks. hvad de godt kan lide ved deres arbejde, eller hvad de finder meningsfuldt.
• Undersøg udviklingsmuligheder: Spørg ind til deres karrieremål, og hvordan virksomheden kan støtte deres faglige udvikling.
• Bed om feedback: Inkludér spørgsmål om mulige forbedringer på arbejdspladsen eller i ledelsesstilen.

Trin tre: Gennemførelse af samtalen

En fastholdelsessamtale er en mulighed for, at dit teammedlem kan dele sine oplevelser, men det er forståeligt, hvis vedkommende er en smule tøvende.

For at fremme ærlighed skal du sørge for at gentage formålet og understrege, at deres svar vil blive behandlet fortroligt.

Du har forberedt dine spørgsmål, men i stedet for blot at gennemgå dem skal du lytte aktivt og gå mere i dybden, hvis du mener, at noget er værd at undersøge nærmere.

For at få mere nuancerede svar anbefaler jeg at bruge 5 hvorfor-teknikken. Denne praktiske teknik går ud på at stille opfølgende spørgsmål baseret på deres svar med udgangspunkt i "hvorfor" op til fem gange for at komme længere ind i svaret og få flere detaljer.

Et andet tip: Nogen vil måske rejse en bekymring, som ikke kan ændres. Den bør du tage op så hurtigt som muligt. Lad ikke antyde, at du kan gøre noget ved bekymringen, hvis det ikke er muligt. 

Under runden af fastholdelsessamtaler på vores hovedkontor sagde flere medarbejdere, at de gerne ville have mulighed for at arbejde 100 % eksternt. I deres specifikke rolle i organisationen er fjernarbejde ganske enkelt ikke en mulighed. Ledelsen tog straks dette op med dem. 

Som næste skridt kan du undersøge, om andre i organisationen bruger fastholdelsessamtaler, og spørge dem om deres proces for det.

Trin fire: Analyse af svarene

Efter samtalerne er det tid til at analysere svarene – eventuelt kombineret med andre kilder som medarbejderundersøgelser og HR-målinger – for at finde fælles temaer og vurdere, hvad der kan opnås.

Herfra kan du vurdere, hvilke indsigter der kan omsættes til handling, og afgøre, hvilken feedback der realistisk kan følges op på for at forbedre arbejdsmiljøet.

Effekt-indsats-matricen er et praktisk værktøj, der kan hjælpe dig med at prioritere, hvad der er muligt inden for en given tidsramme, og begynde at planlægge nogle projekter.

Vi opdagede f.eks., at mange af dem, vi talte med, foretrak større fleksibilitet om morgenen og aftenen til opgaver som børnepasning, så vi indførte et koncept med kernetid, der krævede en minimal indsats.

De tidlige tegn viser, at dette har haft en positiv indvirkning på medarbejdernes trivsel og forhåbentlig vil hjælpe os med at fastholde vores bedste medarbejdere.

Trin fem: Opfølgning

Der er ikke meget, der kan skuffe dine teammedlemmer mere end at ignorere deres feedback.

Derfor er det vigtigt at kommunikere om de tiltag, der iværksættes, og lade medarbejderne vide, at der er blevet lyttet til deres feedback, samt hvilke skridt der vil blive taget.

Hvis noget er urealistisk, skal du stadig anerkende feedbacken og forklare hvorfor. Måske findes der et kompromis.

Husk, at nøglen til en vellykket fastholdelsessamtale er et ægte engagement i medarbejderne og en forpligtelse til at handle på de indsigter, der er opnået.

20 spørgsmål til fastholdelsessamtalen

Som lovet får du her et udvalg af eksempler på spørgsmål til fastholdelsessamtalen, som kan hjælpe dig med at udforme din samtale.

Medarbejderen

1. Hvad vil du gerne have mere eller mindre af fra mig som din leder?
2. Hvornår tænkte du sidst på at forlade virksomheden?
3. Føler du, at dine resultater bliver anerkendt?
4. Føler du dig værdsat som medarbejder?
5. Hvilke udfordringer eller hindringer for din produktivitet har du mødt på det seneste?
6. (Hvis samtalen gennemføres af HR) Hvordan har du det med at arbejde under X?

Rollen

7. Hvad vil du gerne have ændret i din nuværende rolle?
8. Hvad ville gøre din rolle mere tilfredsstillende?
9. Hvilke færdigheder synes du, vi ikke udnytter tilstrækkeligt i dit arbejde?
10. Hvilke færdigheder vil du gerne arbejde med i din nuværende stilling?
11. Hvordan ville en ideel dag i din nuværende rolle se ud?
12. Hvordan ville dit drømmejob her se ud? 
13. Føler du, at dine mål og målsætninger er klare og opnåelige?

Kulturen

14. Føler du, at der er et effektivt samarbejde i organisationen?
15. Føler du, at folk er glade for at arbejde her?
16. Ville du anbefale os som arbejdsplads til en ven eller et familiemedlem?
17. Føler du, at du er velinformeret om, hvad der sker i organisationen?
18. Hvad har du brug for fra os, for at vi kan støtte dig bedre?
19. Hvad havde eller gjorde du i en tidligere rolle, som du gerne vil se her?
20. Hvad får dig til at blive ved med at arbejde her? (Gem dette spørgsmål til sidst).

Eksperttip: Jeg ville gemme spørgsmål som “Hvad får dig til at blive ved med at arbejde her?” til slutningen af din samtale – det er den slags spørgsmål, man bygger op til. 

Da en fastholdelsessamtale typisk højst bør vare en time, burde denne liste være nok til at komme i gang. Og igen: Dette er en samling spørgsmål, du kan vælge imellem, ikke en tjekliste.

En mulighed, du kan overveje, når du gennemfører fastholdelsessamtaler, er, om du skal sende nogle eller alle dine spørgsmål på forhånd.

En fordel ved dette er, at dine medarbejdere får mulighed for at møde op til samtalen forberedte med gennemtænkte svar.

Ved at sende spørgsmålene på forhånd risikerer du dog at få et mere redigeret svar, end hvis den interviewede skulle svare spontant.

Under runden af fastholdelsessamtaler i den afdeling i min virksomhed, der havde problemer, stillede vi alle medarbejdere det samme spørgsmål: Hvad har du brug for fra os, for at vi kan støtte dig bedre? 

Og vi fulgte op med relevante “hvorfor”-spørgsmål for at gå så meget i dybden som muligt og nå ind til kernen af problemerne i afdelingen. 

Bedste praksis for fastholdelsessamtaler

• Stil åbne spørgsmål for at få mere fyldestgørende svar.
• Gå mere i dybden ved hjælp af 5 hvorfor-teknikken.
• Handl på baggrund af tilbagemeldingerne, og forklar hvorfor, hvis du ikke kan gøre det.
• Gennemfør fastholdelsessamtaler regelmæssigt for at følge ændringer i medarbejdernes holdning over tid.
• Sørg for, at de personer, der gennemfører samtalerne, er uddannet i effektiv kommunikation og empatisk lytning for at fremme en mere produktiv dialog.

Ofte stillede spørgsmål om fastholdelsessamtaler

Hvornår bør du gennemføre fastholdelsessamtaler? 

En anden måde at formulere dette på ville være: "Hvor ofte bør du gennemføre fastholdelsessamtaler?" Svaret afhænger af flere faktorer, som jeg vil gennemgå nedenfor.

Fastholdelsessamtale med nyansatte

Organisationer kan benytte fastholdelsessamtalen som en del af onboardingprocessen for nyansatte, når de er faldet til og har fået en fornemmelse af deres nye job.

Jeg foreslår, at man gennemfører en fastholdelsessamtale omkring dag 90 efter en persons start (hvis I ikke allerede har gjort det, vil jeg foreslå, at jeres organisation undersøger muligheden for at oprette en 30-60-90-dagesplan, der kan hjælpe med medarbejderudviklingen).

Med nyansatte kan emnerne være, hvad der gik godt i onboardingprocessen, og om der var nogen hindringer. 

I kan også tale om udviklingsmuligheder, som de gerne vil udforske, eller om deres tanker om arbejdsmiljøet set fra en nyansats perspektiv.

Fastholdelsessamtaler med medarbejdere med længere anciennitet

Det er op til dig – nogle eksperter foreslår, at man gennemfører fastholdelsessamtaler 3-4 gange om året. Min personlige præference er dog én gang om året og efter behov. 

Problemer kan vokse sig større og gradvist mindske medarbejdertilfredsheden, så hvis HR eller ledere fornemmer, at medarbejderne er utilfredse eller uengagerede, er det tid til fastholdelsessamtaler.

Bemærk, at disse fastholdelsessamtaler ikke bør vare mere end en time og endda kan være en del af en cyklus for medarbejdervurderinger.

Det anbefales også, at ledere regelmæssigt følger op med deres direkte medarbejdere.

Hvor bør fastholdelsessamtaler afholdes?

Fastholdelsessamtalen behøver ikke at være et meget formelt møde—du behøver ikke sidde i et bestyrelseslokale. 

Du bør finde et privat sted, hvor medarbejderne kan tale frit, uden at nogen overhører samtalen. 

Om det er et privat Zoom-opkald eller et møde ansigt til ansigt på en kaffebar, afhænger af virksomhedens kultur. 

I min organisation foretrækker vi at afholde fastholdelsessamtaler fysisk eller via video. Jeg oplever, at folk er mere åbne, end hvis vi kun kommunikerer via lyd. Det giver også intervieweren mulighed for at aflæse nonverbale signaler.

Hvem bør afholde fastholdelsessamtaler?

Den person, der afholder fastholdelsessamtalen, kan være den direkte leder for den pågældende medarbejder. Men det behøver ikke at være tilfældet! 

I min organisation afholder HR lejlighedsvis fastholdelsessamtaler. 

Husk, at nuværende medarbejdere oftere end ikke ikke forlader deres job—de forlader deres ledere. Medarbejdere vil ikke være åbne i en fastholdelsessamtale, hvis de ikke har tillid til deres leder.

I min virksomhed oplevede vi en stigning i personaleudskiftningen i en bestemt højtydende afdeling, og ledelsen ønskede at høre fra dem, der blev, ud over de fratrædelsessamtaler, vi allerede afholdt.

I stedet for at lade lederne afholde samtalerne interviewede HR medarbejderne i håbet om, at de ville være mere åbne om udfordringerne i afdelingen. Dette skifte viste sig at være utrolig heldigt, da medarbejderne var meget åbne om de problemer, deres team stod over for. 

Vi kunne derefter dele vores resultater med afdelingens ledelse og handle på baggrund af dem.

Hvad er forskellen på en fastholdelsessamtale og en fratrædelsessamtale?

Fastholdelsessamtale	Fratrædelsessamtale
Afholdes, mens personen er ansat	Afholdes, efter en opsigelse er afleveret
Forebyggende	Reaktiv
Kan afholdes af medarbejderens leder eller HR	Afholdes af HR eller en leder, der ikke er medarbejderens direkte leder

Hvad er formålet med en fastholdelsessamtale?

Formålet med fastholdelsessamtaler er at indsamle feedback fra medarbejderne for at udvikle nye initiativer og forbedre medarbejderoplevelsen både for den enkelte medarbejder og for medarbejdergruppen som helhed. 

Det kan betyde at tilbyde mere fleksible arbejdsordninger, forbedre medarbejdergoder eller bedre understøtte intern mobilitet.

Deltag i samtalen

Fastholdelsessamtaler er gode værktøjer at have i værktøjskassen inden for personaleledelse.

De viser, at du værdsætter medarbejdernes trivsel såvel som deres meninger, og kan være afgørende for, om de bliver, bliver forfremmet eller forlader virksomheden. Hvis du ønsker flere råd om, hvordan man afholder dem, eller selv vil dele nogle råd, kan du skrive et spørgsmål eller et svar i kommentarfeltet.

Du kan også ansøge om at blive medlem af People Managing People Community, et støttende sted, hvor du kan komme i kontakt med og dele viden med erfarne fagfolk fra branchen.