Kostenlose Vorlage für eine Checkliste für Neueinstellungen für Arbeitgeber

Vorlage: Checkliste für Neueinstellungen

Diese Checkliste für Neueinstellungen begleitet Sie durch den Prozess, was nach dem Versenden eines Angebotsbriefes und dem positiven Rücklauf des Kandidaten oder der Kandidatin zu tun ist.

Sie können diese Checkliste während des gesamten ersten Monats nutzen, um sicherzugehen, dass der gesamte Einstellungsprozess abgedeckt ist – von einem herzlichen Willkommen am ersten Arbeitstag bis hin zu organisatorischen Dingen wie dem Vertrag, SEPA-Mandat für die Gehaltsüberweisung und anderen wichtigen Unterlagen.

Die meisten Schritte auf dieser Onboarding-Checkliste fallen unter das Mitarbeiter-Einweisungs- bzw. Orientierungsprogramm. 

Sie soll Ihnen dabei helfen, neue Teammitglieder schnell und effizient zu integrieren – vom offiziellen Jobangebot bis zum Start in den neuen Arbeitsalltag in der ersten Woche.

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Was ist eine Onboarding-Checkliste?

Eine Onboarding-Checkliste ist eine strukturierte Liste von Aufgaben und Aktivitäten, die neue Mitarbeitende durch den Onboarding-Prozess führt.

Sie stellt sicher, dass die wichtigsten Schritte erledigt werden, damit neue Teammitglieder sich im Unternehmen zurechtfinden, ihre Rolle verstehen und möglichst schnell produktiv werden.

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Was sollte eine Checkliste für Neueinstellungen beinhalten?

Obwohl Unternehmen ihre eigenen Ergänzungen für den Onboarding-Prozess haben, beinhaltet eine Checkliste für Neueinstellungen im Allgemeinen folgende Punkte:

• Beschäftigungsunterlagen: Alle wichtigen Dokumente ausfüllen, z. B. Steuerformulare (wie W-4, I-9), Angaben zum Gehaltskonto und Arbeitsverträge.
• Willkommens-Erlebnis: Ein Willkommensschreiben senden, Willkommenspakete vorbereiten und die neuen Kolleg:innen über interne Kommunikationskanäle wie E-Mail oder Slack vorstellen.
• Überblick über Unternehmensrichtlinien: Zugang zum Mitarbeiterhandbuch, dem Verhaltenskodex und Compliance-Richtlinien geben.
• Technische Ausstattung: Zugang zu allen erforderlichen Tools und Systemen sicherstellen – einschließlich Software, E-Mail-Konten sowie Hardware wie Computer und Telefone.
• Meetings: Ein 1:1 mit der Führungskraft vereinbaren und an relevanten Team- und Abteilungsbesprechungen teilnehmen. 
• Rollenbezogene Einarbeitung: Einführungstrainings für Neue einstellen und relevante Systeme sowie stellenbezogene Abläufe erklären.
• Teamvorstellung und Orientierung: Gespräche mit Teammitgliedern, Führungskräften und wichtigen Schnittstellen organisieren.
• Leistungs- und Sozialleistungen: Unterstützung bei der Auswahl von Mitarbeitervorteilen wie Gesundheitsleistungen, Altersvorsorge und weiteren Benefits anbieten.

Warum ist eine Checkliste für Neueinstellungen wichtig?

Eine Checkliste für Neueinstellungen ist hilfreich, weil sie einen reibungslosen, konsistenten und effizienten Onboarding-Prozess ermöglicht. Hier sind einige Gründe, warum es sinnvoll ist, eine Checkliste zu erstellen:

1. Struktur und Effizienz: Behält alle Onboarding-Aufgaben im Blick und sorgt dafür, dass keine wichtigen Schritte vergessen werden.
2. Einhaltung von Vorschriften und Rechtssicherheit: Stellt sicher, dass alle erforderlichen Dokumente ausgefüllt und arbeitsrechtliche Vorschriften sowie Unternehmensrichtlinien eingehalten werden.
3. Positiver erster Eindruck: Sorgt für einen guten Start, der die Motivation und Bindung neuer Mitarbeiter:innen von Anfang an stärkt.
4. Schnellere Produktivität: Hilft neuen Mitarbeitenden, die nötigen Tools, das Wissen und die Unterstützung zu bekommen, um schneller effektiv mitzuarbeiten.
5. Mitarbeiterbindung: Reduziert Kündigungen, indem es eine strukturierte und unterstützende Einarbeitung bietet.
6. Konsistenz im gesamten Team: Standardisiert das Onboarding und sorgt dafür, dass alle neuen Mitarbeitenden einheitlich und hochwertig eingearbeitet werden.

Risiken einer schlechten Einarbeitung

Die Unterschiede zwischen einer strukturierten, personalisierten Onboarding-Erfahrung, die eine Checkliste für neue Mitarbeitende verwendet, und einer schlampigen, unzusammenhängenden Einarbeitung sind eindeutig.

Eine schlechte Einarbeitung kann zu Folgendem führen:

• Hohe Mitarbeiterfluktuation: Neue Mitarbeitende fühlen sich möglicherweise nicht unterstützt oder nicht eingebunden, was zu frühen Kündigungen führt. Eine aktuelle Paychex-Umfrage ergab, dass 80 % der neuen Mitarbeitenden, die sich unzureichend geschult fühlten, planten, ihren Job zu kündigen.
• Niedrige Produktivität: Unzureichende Schulung und unklare Erwartungen können die Einsatzbereitschaft verzögern.
• Compliance-Probleme: Fehlende wichtige Unterlagen oder das Versäumnis, Unternehmensrichtlinien zu erklären, können zu rechtlichen und regulatorischen Verstößen führen.
• Beschädigter Ruf als Arbeitgeber: Negative Onboarding-Erfahrungen können zu schlechten Arbeitgeberbewertungen führen und die Talentakquise erschweren.
• Erhöhte Ausbildungskosten: Ohne einen strukturierten Einarbeitungsprozess müssen möglicherweise mehr Zeit und Ressourcen für die Korrektur von Fehlern und für Nachschulungen aufgewendet werden
• Störungen im Team: Unzureichend vorbereitete Mitarbeitende können zusätzliche Arbeit für Führungskräfte und Kolleg:innen verursachen, was zu Frustration und Ineffizienz führt.

Wie Sie eine effektive Checkliste für neue Mitarbeitende erstellen: 4 Schlüsselschritte

Die in diesem Beitrag enthaltene Vorlage bietet einen ausgezeichneten Ausgangspunkt und ist zweckmäßig, aber wenn Sie Ihre eigene Checkliste erstellen möchten, sollten Sie folgende Schritte beachten:

1. Wichtige Phasen definieren

Der erste Schritt besteht darin, das Onboarding in Schlüsselfasen zu unterteilen, z. B. Preboarding, Orientierung, erster Monat etc.

Legen Sie fest, was neue Mitarbeitende in jeder Phase lernen, tun und erreichen sollen:

• Preboarding: Die Zeit zwischen der Zusage und dem ersten Arbeitstag, mit Fokus auf Unterlagen, IT-Einrichtung und die Bereitstellung wichtiger Informationen, damit neue Mitarbeitende sich vorbereitet und willkommen fühlen.
• Orientierung: Der erste Tag (oder die ersten Tage) beinhaltet die Einführung ins Team und in die Unternehmenskultur, Richtlinien und die genutzten Tools.
• Erster Monat: Die Eingewöhnungsphase, in der Mitarbeitende praktische Schulungen erhalten, Kolleg:innen begleiten, zu Projekten beitragen und Leistungserwartungen erfüllen, während sie laufend Unterstützung erhalten.
• 30-60 Tage: Tiefere Integration in die Rolle, mehr Verantwortung und Aufbau abteilungsübergreifender Beziehungen. Diese Phase beinhaltet Leistungsgespräche und frühes Feedback.
• 60-90 Tage: Vollständiger Rollenübergang, Setzen langfristiger Ziele und Beiträge auf höherem Niveau. In dieser Phase sollten Mitarbeitende selbstbewusst, engagiert und mit den Unternehmenszielen im Einklang sein.

Lesen Sie mehr dazu in unserem Artikel über das Erstellen eines 30-60-90-Tage-Onboarding-Plans.

2. Wesentliche Punkte abdecken

Beteiligte wie HR, Finanzen, IT, Führungskräfte und Geschäftsleitung sollten zusammenarbeiten, um Rollen, Verantwortlichkeiten sowie die wichtigsten Aufgaben jedes Mitglieds des Onboarding-Teams und des neuen Mitarbeitenden festzulegen.

Zum Beispiel könnten Aufgaben für die Preboarding-Phase Folgendes umfassen:

• Angebotsschreiben versenden und unterschriebene Kopie erhalten [HR + neue:r Mitarbeitende:r]
• Hintergrundüberprüfung abschließen (falls zutreffend) [HR und/oder Rechtsabteilung]
• Steuer- & Lohnunterlagen sammeln (z. B. W-4, Informationen zur Direktüberweisung) [HR + neue:r Mitarbeitende:r]
• E-Mail, Softwarezugänge und Unternehmenskonten einrichten [IT und/oder Führungskraft]
• Laptop und Ausstattung bestellen und konfigurieren [HR oder IT]
• Willkommens-E-Mail mit Details zum ersten Arbeitstag senden [HR]
• Onboarding-Buddy oder Mentor zuweisen [Führungskraft]
• Neuzugang dem Team ankündigen. [Führungskraft]

4. Wo möglich Automatisierung nutzen

Onboarding-Software kann typische Aufgaben wie das Versenden von Willkommensnachrichten, Erinnerungen an offene To-dos und das Bereitstellen eines zentralen Ortes für Onboarding-Materialien wie die Checkliste automatisieren.

5. Das Onboarding ansprechend gestalten

Machen Sie das Onboarding spannend, zum Beispiel durch interaktive Trainings, Willkommensnachrichten und ein Buddy-System, damit sich neue Mitarbeitende verbunden und unterstützt fühlen.

Einige Ideen von People Ops-Beraterin Rita Witteck:

• Onboarding-Buddy-Programme: Neue Mitarbeitende werden mit erfahrenen Teammitgliedern zusammengebracht, um vom ersten Tag an Beziehungen aufzubauen und die Unternehmenskultur zu verstehen. Idealerweise nimmt der Buddy bereits vor dem ersten Arbeitstag Kontakt auf.
• Interaktive Team-Vorstellungen: Veranstalten Sie Aktivitäten wie virtuelle Kaffeepausen, Quizspiele oder „Zwei Wahrheiten und eine Lüge“, um die Vorstellungsrunde unterhaltsam und einprägsam zu gestalten.
• Binden Sie Ihr Produkt ein: Finden Sie eine Möglichkeit, Ihr Produkt in das Onboarding zu integrieren. In einem früheren Unternehmen haben wir jedes neue Teammitglied gebeten, eine fiktive Karriereseite mit Informationen über sich selbst zu gestalten.
• Kulturelle Willkommenspakete: Legen Sie Artikel wie Firmengeschenke, eine handgeschriebene Willkommensnotiz oder eine Liste von Teamtraditionen bei, um das Zugehörigkeitsgefühl zu stärken.
• Rituale in der ersten Woche: Organisieren Sie zum Beispiel ein gemeinsames Team-Mittagessen oder eröffnen Sie einen „Get-to-know-you“-Slack-Kanal für informellen Austausch (Canopy ist hierfür eine nützliche Integration). Details sind wichtig: Klären Sie beispielsweise bereits vor dem ersten Arbeitstag Ernährungsgewohnheiten ab.

Erfolgsfaktoren für diese Checkliste

Abschließend einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten, um den Erfolg dieser Vorlage zu maximieren:

1. Transparenz: Minimieren Sie Überraschungen für die neuen Mitarbeitenden.
2. Vorbereitung: Organisieren Sie im Vorfeld Termine, Schulungen und Kontakte, um den Einstieg zu erleichtern.
3. Geduld: Seien Sie geduldig, wenn Ihr neues Teammitglied Fehler macht.
4. Tempo: Überfordern Sie das neue Teammitglied nicht, damit keine Dinge übersehen werden.
5. Ressourcen: Geben Sie Auskunft darüber, wer die wichtigsten Ansprechpartner sind, wie man sie erreicht und wo man Informationen wie Mitarbeiterhandbuch, Angaben zum Leistungspaket, Notfallkontakte, Krankenversicherungsdetails und Richtlinienhandbücher finden kann.

Wenn Transparenz, Vorbereitung, Geduld sowie die Bereitstellung nötiger Ressourcen zur Priorität gemacht werden, ist eine positive und produktive Einarbeitung für neue Mitarbeitende sehr viel wahrscheinlicher.