Was ist Preboarding? Ein Expertenleitfaden 2026
Preboarding ist mehr als nur ein gutes Begrüßungsschreiben – es ist ein wichtiger Bestandteil, um Mitarbeitenden die Nervosität vor dem ersten Arbeitstag zu nehmen.
Hier erläutere ich, was Preboarding ist, warum es wichtig ist, wie Sie einen erstklassigen Preboarding-Prozess mit Hilfe von Onboarding-Softwarelösungen gestalten können und stelle einen 7-Schritte-Prozess vor, mit dem Sie ein Preboarding schaffen, das zu einem reibungslosen Onboarding führt.
Was ist Preboarding?
Der Preboarding-Zeitraum umfasst die Phase zwischen der Annahme des Arbeitsangebots durch eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter und dem Tag, an dem sie oder er das Büro (physisch oder virtuell!) zum ersten Mal betritt.
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Was Ihre Organisation während dieser Zeit tut oder nicht tut, kann entscheidend sein in Bezug auf Produktivität, Unternehmensrisiken (denken Sie nur an Verträge), Mitarbeitererfahrung und Bindung.
Trotzdem erhalten beim Preboarding 64 % der neuen Mitarbeitenden keinerlei Preboarding-Erfahrung.
Mit diesem Wissen lassen Sie viel Potenzial ungenutzt, wenn Sie ein Onboarding-Programm gestalten, das das Preboarding weglässt.
Es ist ein einfacher Gewinn, um Ihren Onboarding-Prozess zu optimieren.
Preboarding vs. Onboarding
Mitarbeiter-Onboarding ist der Prozess, eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter in Ihr Unternehmen zu integrieren. Der Onboarding-Prozess dauert in der Regel ca. 90 Tage, kann aber in manchen Fällen bis zu einem Jahr in Anspruch nehmen.
Ziel des Onboarding-Prozesses ist es, dass die neue Person am Ende vollständig in die Unternehmenskultur integriert ist und ihre Rolle, Erwartungen, Prioritäten und Ziele klar versteht.
Preboarding ist der erste Teil des umfassenderen Onboarding-Prozesses.
Die Idee dahinter ist, jemanden auf den ersten Arbeitstag vorzubereiten und schon einmal einen Eindruck von der Unternehmenskultur und der eigenen Rolle zu vermitteln.
Typische Aktivitäten sind das Ausfüllen notwendiger Unterlagen, das Lesen von Richtlinienhandbüchern, das Einrichten von E-Mail-Konten sowie der Zugriff auf Portale und Schulungsmaterialien.
Eine strukturierte Preboarding-Phase hilft Ihnen, den ROI Ihres Onboardings zu maximieren, indem sie Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten schafft – zum Beispiel für das Kennenlernen des Teams.
| Preboarding | Onboarding |
| Vor dem ersten Arbeitstag | 90+ Tage nach Arbeitsbeginn |
| Unterstützt die Orientierung | Führt die Orientierung fort |
| Sanfte Einführung | Vollständige Integration |
Was sollte im Preboarding-Prozess enthalten sein?
Bevor wir ins Detail gehen, finden Sie hier einige Best Practices für das Onboarding sowie Ziele, die Ihr Preboarding-Prozess erreichen sollte:
- Geben Sie neuen Mitarbeitenden Informationen an die Hand, wie beispielsweise, wie ihre erste Woche aussehen wird, oder logistisches wie Parkmöglichkeiten und die Kleiderordnung im Büro.
- Stellen Sie die Unternehmenskultur und das Team weiter vor und helfen Sie, Nervosität zu mindern.
- Sorgen Sie dafür, dass vor dem ersten Tag alle notwendigen Geräte und Ressourcen vorhanden sind.
- Vermitteln Sie, dass die Entscheidung für Ihr Unternehmen die richtige Wahl war und bestätigen Sie das neue Teammitglied darin, den Arbeitsvertrag angenommen zu haben.
Schließlich war dies vermutlich nicht das einzige Jobangebot, das sie erhalten haben. Es ist nicht ungewöhnlich, dass sie sich fragen, ob sie sich nicht vielleicht doch für ein anderes Angebot hätten entscheiden oder auf die Anfrage eines Recruiters bei LinkedIn hätten antworten sollen.
Vor diesem Hintergrund finden Sie hier eine Liste mit 7 Punkten, die Sie in Ihre Preboarding-Checkliste aufnehmen sollten.
1. Überreichen Sie Ihrem neuen Mitarbeitenden einen Arbeitsvertrag
Ein Arbeitsvertrag ist eine formale Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und neuem Mitarbeitenden, in der die Bedingungen und Konditionen der Anstellung festgelegt sind. Er dient als rechtlich bindendes Dokument und beschreibt die Verantwortlichkeiten, Rechte und Rollen beider Parteien.
Die Übergabe eines Arbeitsvertrags an neue Mitarbeitende ist ein entscheidender Schritt, um klare Erwartungen zu schaffen und die Interessen von Arbeitgeber und Mitarbeitenden zu schützen.
Checkliste für den Arbeitsvertrag:
- Was gehört hinein:
- Stellenbeschreibung und Titel
- Eintrittsdatum und Beschäftigungsdauer
- Vergütung und Zusatzleistungen
- Arbeitszeiten und Urlaubsregelung
- Verschwiegenheitserklärung
- Kündigungsbedingungen
Vorteile
Der Arbeitsvertrag sorgt für rechtliche Klarheit und Schutz, legt klare Erwartungen an die Rolle fest und stellt die Vergütung sowie Zusatzleistungen transparent dar.
Worauf Sie achten sollten
Bevor Sie den Vertrag vorlegen, prüfen Sie ihn, um sicherzustellen, dass alle Bedingungen fair und gesetzeskonform sind. Beim Vorlegen erläutern Sie jeden Abschnitt klar und geben dem neuen Mitarbeiter ausreichend Zeit, den Vertrag zu lesen und zu verstehen, und ermutigen Sie ihn, Fragen zu stellen oder ggf. rechtlichen Rat einzuholen.
2. Begrüßen Sie die neue Arbeitskraft per Anruf und E-Mail
Eine neue Arbeitskraft mit einem Anruf und einer E-Mail willkommen zu heißen, ist der erste Schritt, um sie wertgeschätzt und als Teil des Teams zu fühlen.
Dieser persönliche Ansatz hilft dabei, eventuelle Unsicherheiten zu mindern und sorgt für eine positive Grundstimmung für den Weg im Unternehmen. Es ist eine einfache, aber effektive Möglichkeit, eine starke Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung aufzubauen.
Für die Willkommens-E-Mail empfiehlt es sich, eine durchdachte Nachricht vorzubereiten, die die wichtigsten Fragen abdeckt.
Folgende Punkte sollten hierbei enthalten sein:
- Startdatum und Uhrzeit
- Anreiseinformationen
- Kleiderordnung
- Was mitzubringen ist
- Ablauf des ersten Tages
- Mitarbeiterhandbuch
- Zugang zu Schulungsunterlagen
- Kontaktdaten für eventuelle Fragen vor dem Arbeitsbeginn.
Vorteile
Ein gelungener Willkommensanruf und eine E-Mail vermitteln einen herzlichen und einladenden ersten Eindruck und zeigen die unterstützende Unternehmenskultur. Eine gute Umsetzung dieser ersten Kommunikation hilft, Nervosität vor dem neuen Job abzubauen.
Profi-Tipp: „Senden Sie eine Begrüßungs-E-Mail oder ein Begrüßungsvideo an das Unternehmen, um die neue Arbeitskraft vorzustellen und ein paar interessante Fakten über sie zu teilen. Das ist eine tolle Möglichkeit für das Team, das neue Mitglied kennenzulernen.“ - Lorie Corcuera
3. Senden Sie ein Willkommenspaket für neue Mitarbeitende
Jeder freut sich, wenn er oder sie ein unerwartetes Paket per Post oder an die Haustür geliefert bekommt.
Laut Corcuera kann ein Willkommenspaket für neue Mitarbeitende folgende Dinge enthalten:
- Handgeschriebene Karte, unterschrieben von Ihnen und Ihren neuen Teamkollegen
- Firmen-Goodies, wie T-Shirts, Kaffeetassen, Kugelschreiber und Notizblöcke
- Mitarbeiterhandbuch, in Papierform oder (idealerweise) digital auf einem USB-Stick
- Schlüsselkarte/-anhänger, zum Zugang zu den Unternehmenseinrichtungen
- Vorteilsbroschüre, in der medizinische und Krankenversicherungsleistungen erläutert werden
- Einstellungsunterlagen, wie Lohn- und Versicherungsformulare
Vorteile
Ein Willkommenspaket für neue Mitarbeitende setzt von Beginn an einen positiven und einladenden Ton, fördert das Zugehörigkeitsgefühl und die Wertschätzung. Es liefert zudem wichtige Informationen und Ressourcen, die einen reibungslosen und informierten Start in die neue Position unterstützen.
Etwas zum Erinnern
Stellen Sie sicher, dass Ihr neues Teammitglied das Willkommenspaket rechtzeitig vor dem ersten Arbeitstag erhält – idealerweise ein oder zwei Tage nach Ihrem Willkommensgespräch.
4. Senden Sie eine E-Mail zur Orientierung für neue Mitarbeitende
Eine Orientierungs-E-Mail für neue Mitarbeitende enthält deutlich mehr Details darüber, welche zusätzlichen Informationen Ihre neue Arbeitskraft vor dem ersten Arbeitstag erwarten kann und wie der erste Tag sowie die erste Woche ablaufen werden.
Im Wesentlichen fasst sie die weiteren Schritte unserer Checkliste für Neueinstellungen zusammen.
Was sollte in einer Orientierungs-E-Mail für neue Mitarbeitende enthalten sein?
Im Folgenden sind einige Informationsarten aufgeführt, die Sie in diese E-Mail aufnehmen könnten.
- Beginnzeit und Ort: wann und wo die neue Arbeitskraft am ersten Tag sein soll. Sollten spezielle Anweisungen für das Parken gelten, erwähnen Sie diese unbedingt.
- Wichtige Kontakte: Geben Sie an, mit wem die neue Person an ihrem ersten Tag zuerst zusammentrifft (typischerweise Personalabteilung, Vorgesetzte und das unmittelbare Team) sowie weitere Ansprechpersonen für die erste Woche.
- Kleiderordnung: Dieser Aspekt wird am ersten Tag oft übersehen. Wenn Sie die Kleiderordnung mitteilen, können peinliche Situationen vermieden werden.
- Agenda für die erste Woche: Geben Sie dem neuen Teammitglied Gelegenheit, sich mental vorzubereiten, aber halten Sie es auf hoher Ebene. Beispiel: Tag 1 – Team kennenlernen, Gebäudeführung. Tag 2 – Unternehmensüberblick.
- Teammitglieder: Stellen Sie ihnen ein Organigramm zur Verfügung, das Ihr Team enthält. Zusammen mit LinkedIn können sie sich so mit ihren neuen Kolleg:innen vertraut machen.
- Wichtige Richtlinien und Prozesse: Heben Sie 2–3 der wichtigsten hervor, die ab dem ersten Tag relevant sind. Falls Sie bereits ein Mitarbeiterhandbuch verschickt haben, weisen Sie darin auf die entsprechenden Abschnitte hin.
Vorteile
Indem Sie klar definieren, wie der erste Tag und die ersten Wochen für eine neue Arbeitskraft aussehen, hilft die Orientierungs-E-Mail, anfängliche Unsicherheiten durch klare Erwartungen und eine Orientierungshilfe für die ersten Tage im Job abzubauen.
Praxistipp
Die E-Mail kann, je nach Umfang der Informationen, ziemlich lang werden. Geben Sie Ihrem neuen Teammitglied daher am besten den Hinweis, sich ausreichend Zeit zum Durchlesen zu nehmen.
Weitere Anleitungen und eine praktische Vorlage finden Sie in meinem Artikel: Willkommensbrief an neue Mitarbeitende vor dem ersten Arbeitstag [Beispiel]
5. Sorgen Sie für die Erledigung der Einstellungsdokumente
Laut Sapling HR bekommt der durchschnittliche neue Mitarbeitende drei Dokumente zur Unterschrift, zum Hochladen oder zur Kenntnisnahme zugewiesen.
Einstellungsunterlagen sind ein notwendiger, aber oft langweiliger Teil des Onboarding-Prozesses. Motivieren Sie daher Ihr neues Teammitglied, möglichst viele der notwendigen Formulare schon vor dem ersten Arbeitstag auszufüllen.
Das gibt Ihnen beiden mehr Raum, sich auf die wichtigeren und spannenderen Aspekte der neuen Position zu konzentrieren.
Welche Arten von Unterlagen muss ein neuer Mitarbeitender ausfüllen?
Als Faustregel gilt: Für die Onboarding-Compliance sollten alle Formulare auf Bundes- oder Landesebene, die der Identitätsprüfung dienen (z. B. I-9 Formulare) oder steuerrelevant sind (z. B. TD1 in Kanada, W-4 in den USA), am ersten Arbeitstag ausgefüllt werden.
Je nach Organisation muss der neue Mitarbeitende folgende Formulare ausfüllen:
- Lohnabrechnung / Direktüberweisung
- Akzeptanz der Geschäftsbedingungen für die Nutzung von Firmeneigentum
- Krankenversicherung (z. B. MSP in Kanada)
- Zusatzkrankenversicherung
- Anmeldung zur betrieblichen Altersvorsorge / 401(k)
- Allgemeine Mitarbeiterinformationen (z. B. Geburtsdatum, Notfallkontakte)
6. Arbeitsmittel und Ressourcen für den neuen Mitarbeitenden vorbereiten
Es ist wichtig, im Vorfeld möglichst alles vorzubereiten, was Ihr neues Teammitglied für eine erfolgreiche Ausübung seiner neuen Rolle benötigt.
Vieles davon sollten Sie idealerweise vor dem ersten Arbeitstag bereitstellen, anderes kann – je nach Ablauf der Einarbeitung und Onboarding-Prozesse – noch warten.
Welche Ressourcen sollte ich für neue Mitarbeitende vorbereiten?
Folgend finden Sie eine beispielhafte Liste mit Arbeitsmitteln und Ressourcen, die Sie – abhängig vom Arbeitsort (Homeoffice oder Büro), Aufgabenbereich und dem Inhalt des Willkommenspakets – bereithalten sollten.
- Arbeitsplatz – Büro, Arbeitsplatz oder Gemeinschaftsbüro; Schreibtisch und Stuhl (vielleicht ein Steh-Sitz-Schreibtisch); Aktenschrank; Büro- und Schreibmaterial.
- Computerausstattung – Laptop, Desktop und/oder Tablet-PC; Monitor(e); Dockingstation; Maus und Tastatur.
- Kommunikation – Mobiltelefon; Festnetztelefon; Video-Konferenztechnik.
- Netzwerkzugang – gemeinsame Netzlaufwerke; Intranet; E-Mail-Adresse; Zugang zu Verteilerlisten; Fernzugriff auf Unternehmensnetzwerke.
- Software-Lizenzen – Büroanwendungen; Projektmanagement-Tools; Anwendungen für Forschung und Entwicklung.
- Zutritt zum Büro/Gebäude – Schlüsselkarte oder Chip; Gebäudealarmcodes; Dienstausweis.
- Reiseressourcen – Visitenkarten; Produkt-Demokits; Firmenkleidung.
- Profileinladungen – (E-Mail, Slack-Zugang, Mitarbeiterportal, HRIS.)
Praxistipp
Sie können diese gesamte Checkliste am ersten Tag mit Ihrem neuen Teammitglied durchgehen – das kann jedoch schnell überfordern.
Sinnvoller ist es, einzelne Punkte nach Bedarf abzuarbeiten und Führungskräfte sowie für bestimmte Programme verantwortliche Personen einzubinden, sobald das neue Teammitglied die jeweiligen Tools benötigt.
7. Agenda für das Onboarding-Programm vorbereiten
Ihr Onboarding-Programm, Teil eines meist längeren Einarbeitungsprozesses, dauert in der Regel etwa eine Woche, kann aber auch bis zu einem Monat umfassen.
Eine Agenda für das Onboarding neuer Mitarbeitender dient Ihnen als Checkliste, mit der Sie sicherstellen, dass in den ersten Tagen und Wochen keine wichtigen Punkte vergessen werden.
Welche Aktivitäten sind typisch für ein Orientierungsprogramm?
Betrachten Sie das Onboarding-Programm wie den Bau eines Turms, der mit einem stabilen Fundament beginnt und auf den im Lauf der Zeit neue Lerninhalte aufgesetzt werden.
In den ersten Tagen können z. B. folgende Aktivitäten anstehen:
Vorteile
Ihr Orientierungsprogramm ist eine hervorragende Gelegenheit, um strukturierte Gespräche über Rollen, Unternehmenskultur und Erwartungen zu führen. Diese umfassende Einführung fördert frühzeitiges Engagement und legt den Grundstein für langfristige Arbeitszufriedenheit und Produktivität.
Profitipp
Konzentrieren Sie sich darauf, eine ansprechende und informative Erfahrung zu schaffen. Integrieren Sie Elemente von Spaß und Herzlichkeit, damit sich neue Mitarbeitende wirklich willkommen und wertgeschätzt fühlen. Stellen Sie sicher, dass das Programm anpassbar ist und regelmäßig anhand von Feedback aktualisiert wird.
Den Grundstein für ein großartiges Mitarbeitendenerlebnis legen
Ein gut gestalteter Preboarding-Prozess bildet die Grundlage für eine positive Mitarbeitendenerfahrung, indem er:
- Klare Kommunikation bereitstellt: Ausführliche Informationen über die Unternehmenskultur, Werte und Erwartungen helfen neuen Mitarbeitenden, sich informiert und wertgeschätzt zu fühlen.
- Frühzeitiges Engagement fördert: Die Förderung des Austauschs mit zukünftigen Kolleginnen und Kollegen sowie die Teilnahme an Firmenevents vor dem ersten Arbeitstag schaffen ein Gefühl der Zugehörigkeit.
- Unterstützende Ressourcen bietet: Der Zugang zu Hilfsmitteln wie FAQs, Organigrammen und rollenspezifischen Informationen kann Ängste am ersten Tag lindern.
Preboarding zur Steigerung von Produktivität und Mitarbeiterbindung nutzen
Schätzungen zufolge findet 20 % der Fluktuation in den ersten 45 Tagen statt. Effektives Preboarding hilft Menschen, sich gut einzuleben und das Gefühl zu haben, die richtige Entscheidung getroffen zu haben – was Bindung und Produktivität erhöht.
Seien Sie jedoch achtsam und überfordern Sie neue Mitarbeitende nicht. Ihr Preboarding-Programm sollte keine unbezahlte Arbeit darstellen.
Stattdessen hilft es, jemanden auf die Orientierungswoche vorzubereiten und Vorfreude auf die Rolle zu wecken.
Das Entscheidende ist, ihnen alles zu geben, was sie wissen sollten, sich aber nicht trauen oder vergessen zu fragen während eines Orientierungsprozesses, um so den Einstieg zu erleichtern und erste Unsicherheiten abzubauen.
Wichtigste Erkenntnisse
- Preboarding ist Teil Ihres Onboarding-Prozesses und findet nach Annahme eines Angebots und vor dem ersten Arbeitstag statt
- Ziel des Preboardings ist es, neue Mitarbeitende auf ihren ersten Arbeitstag vorzubereiten und Begeisterung für die Rolle und Ihr Unternehmen zu schaffen
- Effektives Preboarding verhilft neuen Mitarbeitenden zu einer schnelleren Produktivität und erhöht die Mitarbeiterbindung.
