Was ist die Mitarbeitereinführung? Expertenleitfaden + Vorlage
Ein positiver erster Eindruck ist entscheidend, um die Weichen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu stellen.
Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie ein wirkungsvolles Mitarbeiter-Einführungsprogramm gestalten, das neue Angestellte beeindruckt und zum Erfolg motiviert.
Wir erklären, was eine Einführung ist, warum sie wichtig ist, und stellen die Top 10 Aktivitäten vor, die Ihr Einführungsprogramm für neue Mitarbeiter enthalten sollte – inklusive Extras für Remote-Beschäftigte.
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Los geht’s.
Was ist die Mitarbeitereinführung?
Mitarbeitereinführung bezeichnet den Prozess, neue Beschäftigte mit dem Leitbild, der Kultur und Struktur des Unternehmens bekannt zu machen und dabei ihre Rolle und die Erwartungen an sie zu vermitteln.
Der Prozess beinhaltet einen Überblick über Leitbild und Werte der Organisation, Unternehmensrichtlinien, Leistungen, Vorstellungsrunden und die Tools, die genutzt werden.
Ein effektives Einführungsprogramm für Mitarbeiter:
- Macht neue Teammitglieder mit Unternehmensregeln und Erwartungen vertraut
- Hilft beim Ausfüllen wichtiger Einstellungsunterlagen
- Beantwortet alle Fragen oder Bedenken, bevor sie komplett in ihre neue Rolle starten
- Bietet Gelegenheit, Menschen kennenzulernen, Kontakte zu knüpfen und Beziehungen aufzubauen.
Dies trägt zu einem großartigen Onboarding-Erlebnis bei, hilft neuen Mitarbeitenden, schneller produktiv zu werden, und senkt die Fluktuation.
Viele Bestandteile lassen sich standardisieren, zum Beispiel eine verpflichtende Einführung und das Lesen des Mitarbeiterhandbuchs. Dennoch unterscheidet sich die Erfahrung natürlich von Person zu Person etwas.
Onboarding vs. Mitarbeitereinführung
Der Hauptunterschied zwischen Onboarding und Mitarbeitereinführung liegt im Umfang und in der Dauer:
- Mitarbeitereinführung ist eine einmalige Veranstaltung, bei der neue Mitarbeitende mit dem Unternehmen vertraut gemacht werden, grundlegende Themen wie Richtlinien, Vorteile und ein Überblick über ihre Aufgabe abgedeckt werden.
- Onboarding ist ein längerer Prozess (über Wochen oder Monate), der darauf abzielt, Mitarbeitende umfassend zu integrieren, Beziehungen aufzubauen, Kompetenzen zu stärken und langfristige Produktivität zu erreichen.
Kurz gesagt: Die Einführung ist ein Teil des Onboarding-Prozesses, der insgesamt umfassender ist.
| Einführung | Onboarding |
| 1 Woche | 90+ Tage |
| Eine Auswahl weniger Aktivitäten mit Fokus auf das Soziale | Volles Spektrum der Onboarding-Maßnahmen |
Vorteile einer guten Mitarbeitereinführung
Stellen Sie sich vor, Sie haben das Preboarding absolviert und es ist Ihr erster Tag im neuen Job. Aber Ihre erste Woche wirkt unorganisiert und wenig einladend. Kein gelungener Einstieg, oder?
Ein gutes Einführungsprogramm führt zu:
Höhere Mitarbeiterbindung und Zufriedenheit
Ein gutes Einführungsprogramm kann das Engagement und die Zufriedenheit neuer Mitarbeitender spürbar steigern, da sie sich wertgeschätzt, unterstützt und als Teil des Teams fühlen.
Schnellere Produktivität
Effektive Einführungen helfen neuen Mitarbeitenden, ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten besser zu verstehen, wodurch sie schneller und effizienter produktiv werden.
Sie erhalten einen klaren Einblick in die Erwartungen, wie sie sich in die größere Organisationsstruktur einfügen, an wen sie sich bei Fragen wenden können und welche Werkzeuge sie verwenden werden.
Geringere Fluktuation
Ein Bericht von Job Seeker Nation ergab, dass 30 % der Beschäftigten in den ersten 90 Tagen einen neuen Job wieder verlassen.
Die Einführungsphase hilft neuen Mitarbeitenden, ihre Rolle zu verstehen und sich unterstützt zu fühlen – dadurch sinkt die Wechselbereitschaft und die durch hohe Fluktuation entstehenden Kosten und Störungen werden reduziert.
Eine stärkere Unternehmenskultur
Wie besprochen, machen Einführungsprogramme neue Mitarbeitende mit der Unternehmenskultur, den Werten und den Normen vertraut.
Dadurch können sie sich schneller eingliedern und ihr Verhalten besser an die Erwartungen anpassen – was insgesamt eine stärkere und einheitlichere Unternehmenskultur fördert.
Abschluss von Compliance- und Sicherheitsschulungen
Die Einführung ist eine Gelegenheit, neue Mitarbeitende über Compliance-Themen, Unternehmensrichtlinien und Sicherheitsprotokolle zu informieren, wodurch das Risiko von Vorfällen am Arbeitsplatz und rechtlichen Problemen verringert wird.
Best Practices für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender
Eine klare Zielsetzung haben
Seien Sie sich im Klaren darüber, welches Erlebnis ein neuer Mitarbeitender am ersten Tag und in der ersten Woche haben soll und worauf der Fokus liegt (z. B. Menschen, Produkte, Unternehmenskultur usw.).
Überraschungen minimieren
Informieren Sie neue Mitarbeitende im Voraus darüber, wie ihr erster Tag und ihre erste Woche aussehen werden – von der Kleiderordnung (oder deren Fehlen!) bis hin zu den Dingen, die sie mitbringen müssen. Das trägt dazu bei, mögliche Stressfaktoren vor dem ersten Arbeitstag zu verringern.
Vorherige Vorbereitung
Erstellen Sie eine Checkliste für neue Mitarbeitende, planen Sie Besprechungen und Schulungen im Voraus, richten Sie den Arbeitsplatz ein und bereiten Sie andere Teammitglieder darauf vor, Unterstützung zu leisten.
Eine klare Struktur stellt sicher, dass jeder seine Rolle kennt und nichts Wichtiges vergessen wird.
Nutzen Sie unsere Vorlage für eine Onboarding-Checkliste, um den Einstieg zu erleichtern.
Willkommensatmosphäre schaffen
Ein herzliches und persönliches Willkommen, das Ihre Unternehmenskultur widerspiegelt, hilft neuen Mitarbeitenden, sich wertgeschätzt zu fühlen.
Kleine Gesten wie ein Willkommenspaket oder ein individuell gestalteter Arbeitsplatz hinterlassen einen bleibend positiven Eindruck.
Fokus auf die Unternehmenskultur
Die Einarbeitung ist die perfekte Gelegenheit, neue Mitarbeitende in die Unternehmenskultur eintauchen zu lassen.
Vermitteln Sie die Mission, Vision und Werte der Organisation und nutzen Sie echte Geschichten oder Beispiele, die diese Prinzipien in der Praxis zeigen.
Das unterstützt die emotionale Bindung der Mitarbeitenden an den Unternehmenszweck.
Informationsfluss ausbalancieren
Vermeiden Sie es, neue Mitarbeitende am ersten Tag mit Informationen zu überladen. Teilen Sie die Inhalte in überschaubare Abschnitte auf und nutzen Sie ansprechende Formate wie Videos, Rollenspiele oder interaktive Diskussionen, um die Erfahrung lebendig und wirkungsvoll zu gestalten.
Setzen Sie ein angemessenes Tempo und sorgen Sie für ausreichend Pausen und freie Zeiten.
Geduld üben
Seien Sie sich bewusst, dass Ihr neuer Teamkollege oder Ihre neue Teamkollegin mit ziemlicher Sicherheit Fehler machen, Teile des Einarbeitungsprogramms vergessen und anfangs einzelne Schritte übersehen wird.
Erwartungen klären
Helfen Sie neuen Mitarbeitenden, schnell durchzustarten, indem Sie ihre Aufgabenerwartungen und ersten Ziele klar kommunizieren. Führen Sie sie in die wichtigsten Werkzeuge, Abläufe und Prozesse ein, die für ihre Rolle essenziell sind, und sorgen Sie dafür, dass sie die nötige Klarheit und Ressourcen für ihren Erfolg erhalten.
Verbindungen fördern
Schaffen Sie Gelegenheiten, damit neue Mitarbeitende Beziehungen im Unternehmen aufbauen können. Planen Sie Teamvorstellungen, Einzelgespräche mit Führungskräften oder informelle Treffen wie Kaffeerunden, um schon ab dem ersten Tag Integration und Unterstützung zu ermöglichen.
Technologie nutzen
Tools wie HRIS-Software, Lernmanagementsysteme, Trainingssoftware und Onboarding-Tools bieten automatisierte, integrierte Lösungen, um die Vielzahl an Einarbeitungsaufgaben effizient zu verwalten.
Feedback einholen
Feedback ist entscheidend, um den Einarbeitungsprozess zu verbessern. Befragen Sie neue Mitarbeitende zu ihren Erfahrungen und nutzen Sie deren Erkenntnisse, um Ihr Onboarding-Programm für zukünftige Mitarbeitende zu optimieren.
Neben dem persönlichen Einholen von Rückmeldungen sind Onboarding-Umfragen nützlich, um generelles Feedback zur Einführung und Einarbeitung zu sammeln.
Was sind die Top 10 Aktivitäten für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender?
Die Art der Einarbeitungsaktivitäten für Mitarbeitende variiert von Organisation zu Organisation. Sie hängt weitgehend von den vorhandenen Richtlinien und Prozessen ab sowie davon, wieviel Zeit Sie der Einarbeitung widmen können.
Wenn Sie in einem kleinen Unternehmen oder Start-up arbeiten, wo Zeit knapp ist und es nur wenige formale Regeln und Verfahren gibt, kann Ihr Einarbeitungsprogramm lediglich einen Tag umfassen, an dem Sie neue Kolleginnen und Kollegen kennenlernen und den Arbeitsplatz einrichten.
In einem etablierten Unternehmen werden vermutlich deutlich mehr Einarbeitungsaktivitäten durchgeführt.
- Einzelgespräch mit der direkten Führungskraft
- Kontaktaufnahme mit neuen Kolleg:innen
- Persönliche Zeit mit dem Führungsteam
- Zuweisung eines/r Mentor:in oder Buddy
- Ausfüllen der erforderlichen Formulare und Unterlagen
- Durchsicht des Mitarbeiterhandbuchs und der Unternehmensrichtlinien
- Rundgang durch das Büro oder die Einrichtung
- Einrichtung des Arbeitsplatzes und der Arbeitsumgebung
- Praktische Einführung in die Produkte und/oder Dienstleistungen des Unternehmens
- Zielvereinbarungen und Planung von Schulungen
1. Einzelgespräch mit der direkten Führungskraft
Einzelgespräche (1:1 Meetings) sind ein entscheidender Bestandteil für die Entwicklung und Förderung positiver und produktiver Beziehungen zwischen Ihnen und Ihrem Team.
Sie können Ihr erstes 1:1 Gespräch dazu nutzen, das Programm der Orientierung durchzugehen, eine Vertrauensvereinbarung zu erstellen, ein paar Teamnormen zu erklären und sogar die Stellenbeschreibung durchzugehen.
Zudem können Sie Ihr neues Teammitglied beruhigen, indem Sie etwaige Sorgen ansprechen, ihm Sicherheit vermitteln und Vorfreude wecken!
Profitipp: Starten Sie Ihre Einzelgespräche sofort – am besten als allererstes am ersten Arbeitstag der neuen Kolleg:innen.
2. Kontaktaufnahme mit neuen Kolleg:innen
Es ist nicht leicht, der oder die Neue zu sein. Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie Ihre neue Mitarbeiterin/Ihren neuen Mitarbeiter unterstützen können, Kontakte zu knüpfen und das Gefühl von Zugehörigkeit und Integration zu stärken. Scheuen Sie sich nicht, dabei kreativ zu werden!
Profitipp: Neue Teammitglieder beim in Vancouver ansässigen Software-Anbieter Thinkific füllen vor ihrem ersten Tag einen Fragebogen mit ein paar Fun Facts aus, etwa ihrem Lieblingsessen oder ihrem größten Erfolg. Zum Arbeitsbeginn werden die Antworten im Slack-Kanal des Unternehmens geteilt, damit sich die Kolleg:innen ein besseres Bild der Persönlichkeit machen können. Das aktuelle Team kann dann in den Thread einsteigen und individuell willkommen heißen.
3. Persönliche Zeit mit dem Führungsteam
Bezieht man eine Führungskraft wie den CEO oder die Gründerin/den Gründer in die Einführung ein – etwa durch einen Rundgang oder eine Präsentation – schafft das die Möglichkeit, dass neue Mitarbeitende die Unternehmenskultur verstehen, über die Geschichte, die Werte und das gewünschte Verhalten informiert werden sowie die Ziele kennenlernen.
Zudem fühlt sich das neue Teammitglied dadurch wertgeschätzt und vom Management wahrgenommen.
Profitipp: In meiner früheren Rolle als leitende Führungskraft habe ich mir für jede Neueinstellung während der Einführungsphase eine Stunde Zeit genommen (das lässt sich heute auch virtuell umsetzen), um unsere Vision und Mission zu erläutern, die Nutzung unserer Produkte bei Kund:innen zu zeigen und die Rolle der neuen Person für den Gesamterfolg hervorzuheben.
4. Zuweisung eines/r Mentor:in oder Buddy
Laut Greenhouse, einem Anbieter für Recruiting-Software, „ist eine Möglichkeit, Ihren neuen Mitarbeitenden das Ankommen zu erleichtern, ein Buddy-System zu etablieren, bei dem jede/r Neue eine:n erfahreneren Kolleg:in an die Seite gestellt bekommt.“
Bei Greenhouse wird jede neue Person einem Teammitglied aus einer anderen Abteilung zugeteilt. Nach der ersten Onboarding-Session führt der Buddy die/den Neue:n sofort durch das Unternehmen, und danach gehen alle Buddies gemeinsam mit ihren neuen Kolleg:innen zum Mittagessen.
So gibt es für neue Mitarbeitende von Anfang an ein vertrautes Gesicht im Unternehmen und eine Ansprechperson für alltägliche Fragen.
5. Ausfüllen der erforderlichen Formulare und Unterlagen
Der Papierkram ist ein notwendiger, aber oft langweiliger Teil des Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeitender. Daher ist es von Vorteil, wenn das neue Teammitglied so viele der erforderlichen Formulare wie möglich bereits vor dem ersten Arbeitstag ausfüllt.
Viele HRIS-Systeme unterstützen das digitale Ausfüllen von wichtigen Onboarding-Formularen, sodass neue Mitarbeitende diese noch vor Arbeitsbeginn erledigen können. Durch diesen Ansatz können Sie sich am ersten Arbeitstag dann auf die interessanteren und spannenderen Aspekte des neuen Jobs konzentrieren.
Während der Orientierung können die Personalverantwortlichen Ihrem neuen Mitarbeitenden dabei helfen, noch ausstehende Dokumente zu überprüfen und auszufüllen.
Profitipp: Ein Vorschlag von Jordan Boogaard von Eddy HR ist, Informationen, die während des Onboardings gesammelt werden, zu nutzen, um neue Mitarbeitende zu belohnen, wenn sie ihren Papierkram erledigt haben, z. B. mit einem Gutschein für ihr Lieblingsrestaurant.
6. Überprüfung des Mitarbeiterhandbuchs und der Unternehmensrichtlinien
Das Mitarbeiterhandbuch ist ein wesentliches Werkzeug für das Onboarding neuer Mitarbeitender und sollte im Rahmen der Orientierung gemeinsam vom Mitarbeitenden und Ihnen (oder der Personalabteilung) durchgegangen werden.
Es dient dazu, neue Mitarbeitende über die Regeln und Abläufe aufzuklären, die das Beschäftigungsverhältnis betreffen, sowie über Rechte, Pflichten und das erwartete Verhalten des Arbeitgebenden und des Mitarbeiters.
Einige Mitarbeitende wissen möglicherweise nicht, was ein Arbeitgeber of Record ist oder was eine professionelle Arbeitgeberorganisation ist. Daher sollte das Handbuch die Struktur der Zusammenarbeit darlegen und angeben, an wen sich Mitarbeitende in verschiedenen Situationen wenden können.
Profitipp: Das Mitarbeiterhandbuch und wichtige Personalrichtlinien, wie solche zu Belästigung, Vielfalt und Gleichstellung, Urlaub sowie Arbeits- und Gesundheitsschutz, sollten vorab als Teil des Willkommenspakets für neue Mitarbeitende verschickt werden. Somit kann die Zeit während der Orientierung dazu genutzt werden, Fragen oder Bedenken zu klären. Mitarbeiterhandbuch-Software kann Sie außerdem bei der Entwicklung und Pflege eines effektiven Handbuchs unterstützen.
7. Führung durch die Einrichtung oder das Büro
Je nach Größe Ihres Unternehmens kann es ein kleines Büro oder ein ganzes Gebäude sein.
In jedem Fall ist es wichtig, Ihr neues Teammitglied bei einem Rundgang durch die Arbeitsumgebung mit wichtigen Einrichtungen vertraut zu machen. So ergibt sich gleichzeitig die Gelegenheit, neue Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen—achten Sie jedoch darauf, sie nicht mit zu vielen Gesichtern und Namen zu überfordern.
Profitipp: Scheuen Sie sich nicht, bei Ihrer Büroführung kreativ zu werden. Wie wäre es zum Beispiel mit einer unterhaltsamen Schnitzeljagd, die Sie über einen Service wie Strayboots oder Goosechase organisieren?
8. Arbeitsplatz und Arbeitsstation vorbereiten
Egal ob es sich um einen Laptop handelt, der an das Zuhause eines remote arbeitenden Mitarbeitenden geliefert wird, oder ob ein voll ausgestatteter Büroschreibtisch mit Möbeln, Computer, Drucker und Handy bereitsteht—alles, was Ihr neues Teammitglied für einen erfolgreichen Start benötigt, sollte rechtzeitig vorbereitet werden.
Profitipp: Erstellen Sie eine vollständige Liste aller benötigten Werkzeuge und Geräte und integrieren Sie diese in Ihre Onboarding-Checkliste, damit nichts vergessen wird (ich erinnere mich an einen Fall, in dem ein Manager, mit dem ich arbeitete, vergessen hatte, einen Laptop für seine neue Mitarbeiterin zu bestellen—sie musste dann zwei Wochen warten!).
9. Praxisnahe Erfahrung mit den Produkten und/oder Dienstleistungen des Unternehmens
Es gibt keinen besseren Weg, jemandem zu zeigen, was ein Unternehmen seinen Anwendern und Kundinnen liefert, als es selbst zu erleben.
So wird von Baristas bei Starbucks zum Beispiel erwartet, die Unterschiede zwischen einer Vielzahl von Getränken erläutern zu können. Am ersten Arbeitstag führen neue Mitarbeitende deshalb Kaffeeverkostungen durch, die von der Filialleitung begleitet werden.
Auch bei meinem vorherigen Arbeitgeber durfte jede neue Arbeitskraft direkt eine unserer industriellen Digitalkameras ausprobieren und erhielt eine Führung durch die Produktionsräume.
10. Ziele setzen sowie Schulungen und Weiterentwicklung koordinieren
Das Onboarding-Programm für neue Mitarbeitende ist nur ein Teil des gesamten Einarbeitungsprozesses. Um für den weiteren Verlauf dieses Prozesses den Grundstein zu legen, erarbeiten Sie gemeinsam mit Ihrem neuen Teammitglied folgende Punkte:
- Legen Sie Leistungsziele für 30, 60 und 90 Tage fest;
- Koordinieren Sie die berufliche Schulung und Kompetenzentwicklung; und
- Unterstützen Sie die fortlaufende Integration in die Unternehmenskultur und das Team.
Diese Aktivitäten sind große Aufgaben, und die Einarbeitungsphase kann eine geschäftige Zeit sein. Machen Sie sich also keine Sorgen, wenn Sie an Tag eins oder sogar in der ersten Woche nicht zu allem kommen. Wichtig ist, dass diese Dinge so schnell wie möglich erledigt werden, damit die Einarbeitung reibungslos weiterläuft!
BONUS: So gestalten Sie eine Remote-/virtuelle Einarbeitung unterhaltsam und spannend
Es kann herausfordernd sein, ein ansprechendes Umfeld zu schaffen, das den Beziehungsaufbau ermöglicht. Berücksichtigen Sie dabei stets Ihre Unternehmenskultur – so können Sie relevante und geeignete Elemente in die virtuelle Einarbeitung integrieren.
Hier sind fünf Möglichkeiten, Ihre Remote-Einarbeitung effektiver und spannender zu gestalten:
1. Verschicken Sie ein „Willkommens-/Survival-Kit“
Senden Sie ein Willkommenspaket an die Wohnadresse der Remote-Mitarbeitenden, um bereits vor dem ersten Tag eine Beziehung zu ihnen aufzubauen. So fühlen sie sich schnell als Teil des Unternehmens. Mögliche Inhalte Ihres Care-Pakets sind:
- Unternehmensprodukte (falls relevant) wie gebrandete Shirts und andere Werbeartikel
- Ein Ringlicht für Videokonferenzen, die sie eventuell haben werden
- Eine vakuumisolierte Flasche mit Unternehmenslogo (z. B. eine Thermoskanne)
- Eine persönliche Nachricht vom CEO/Bereichsleiter mit einem Willkommensgruß
2. Versenden Sie eine elektronische Geschenkkarte
Kaufen Sie Ihrem neuen Remote-Mitarbeitenden während der Einarbeitung Frühstück oder Mittagessen und verbringen Sie die Mittagspause mit allen neuen Kolleg:innen, um sich besser kennenzulernen.
Beachten Sie dabei selbstverständlich eventuelle Ernährungsgewohnheiten oder Einschränkungen. Um Überraschungen zu vermeiden, können Sie vor dem Orientierungstag einen kurzen Fragebogen verschicken, bei dem Sie beiläufig nach Lieblingsessen/-restaurant fragen und dann einen passenden Gutschein aussenden.
3. Sorgen Sie für Gastredner während der Einarbeitung
Bauen Sie Gastbeiträge von Personen aus ihrem eigenen Team/Bereich sowie weiteren Abteilungen ein, auf die sie angewiesen sein werden:
- Teil der Einführung kann sein, dass die jeweilige Führungskraft jeder Neueinstellung virtuell beitritt und für eine festgelegte Zeitspanne (z. B. 30 Minuten) gemeinsam in einen Breakout-Raum geht. Das fördert schon am ersten Tag den Kontakt zwischen Mitarbeitenden und deren Führungskraft
- Lassen Sie Mitglieder des HR-Teams dazu kommen, um relevante Informationen für die jeweilige Rolle zu besprechen (z. B. erklärt ein Kollege oder eine Kollegin aus dem Benefits-Team die Sozialleistungen)
- Wechselweise können Führungskräfte das Thema Unternehmenskultur besprechen oder ein Video aufnehmen, in dem sie über Unternehmensmission, Werte usw. berichten
- Planen Sie während der gesamten Einarbeitung virtuelle Kaffeepausen mit Führungskräften ein. Zwischen organisatorischen Themen und Richtlinienvorstellungen kann ein/e Senior Leader ein virtuelles Spiel oder ein informelles Gespräch moderieren, um die Teilnehmenden zu motivieren
4. Teilen Sie eine digitale Bibliothek für neue Mitarbeitende
Stellen Sie Standardarbeitsanweisungen, hilfreiche Hinweise, Tipps und Leitfäden bereit, damit sich neue Mitarbeitende schneller zurechtfinden.
Das kann ein Unternehmens-Glossar mit Begriffen und Abkürzungen beinhalten, sowie nützliche Schulungen und Videos über das Unternehmen und seine Kultur.
5. Veranstalten Sie eine virtuelle Schnitzeljagd
Später während der Einarbeitung kann eine virtuelle Schnitzeljagd dazu dienen, wichtige Informationen zu festigen.
Dabei können beispielsweise Aufgaben zu Unternehmenskultur und -geschichte, zur Identifikation von Mitgliedern der Geschäftsleitung sowie Infos oder Beispiele zu Produkten und Dienstleistungen des Unternehmens eingebunden werden.
Machen Sie die Schnitzeljagd interessanter, indem Sie sie passend zu einem bevorstehenden Feiertag, Event oder Film thematisieren – und gleichzeitig zentrale Informationen über das Unternehmen und das Team vermitteln.
Checkliste für die Mitarbeitereinführung
Vor dem ersten Arbeitstag
- Vorbereitung
- Arbeitsplatz, Arbeitsmittel und -geräte vorbereiten (Computer, Telefon, E-Mail, Softwarezugänge).
- Einen Ablauf für den Einarbeitungsprozess erstellen.
- Das Team über den Starttermin der neuen Person informieren.
- Eine Willkommens-E-Mail mit den wichtigsten Infos zum ersten Tag versenden (Ankunftszeit, Dresscode, Ansprechperson).
- Dokumente
- Arbeitsunterlagen vorbereiten (Arbeitsvertrag, Steuerformulare, Formulare für die Gehaltsüberweisung).
- Materialien zur Anmeldung bei den Sozialleistungen ordnen.
Erster Arbeitstag
- Begrüßung und Einführung
- Begrüßen Sie die neue Arbeitskraft herzlich bei der Ankunft.
- Stellen Sie sie dem/der Vorgesetzten und den Teammitgliedern vor.
- Übergeben Sie ein Willkommenspaket (z. B. Firmenartikel, Handbuch, Kontaktliste).
- Überblick zur Orientierung
- Geben Sie die Tages- bzw. Wochenagenda bekannt.
- Erklären Sie den Zweck des Orientierungsprozesses.
- Firmenüberblick
- Stellen Sie die Unternehmensgeschichte, Mission, Vision und Werte vor.
- Heben Sie die Organisationsstruktur und zentrale Führungskräfte hervor.
- Richtlinien und Verfahren
- Gehen Sie das Mitarbeiterhandbuch durch.
- Besprechen Sie betriebliche Regelungen (Anwesenheit, Dresscode, Homeoffice).
- Rundgang durch den Arbeitsplatz
- Führen Sie durch das Büro oder zeigen Sie digitale Arbeitsumgebungen.
- Heben Sie wichtige Bereiche hervor (Pausenräume, Toiletten, Notausgänge).
Erste Woche
- Rolle und Erwartungen im Job
- Erklären Sie die Rolle, Verantwortlichkeiten und Ziele der neuen Arbeitskraft.
- Geben Sie einen Überblick über Tools, Arbeitsabläufe und wichtige Aufgaben.
- Leistungen und Vergütung
- Stellen Sie die Sozialleistungen, Zusatzangebote und Ablauf der Gehaltsabrechnung vor.
- Unterstützen Sie bei der Anmeldung zu den Leistungen, falls erforderlich.
- Schulungen und Ressourcen
- Stellen Sie verpflichtende Trainingsprogramme und Materialien vor.
- Übertragen Sie erste Aufgaben oder Projekte, um praxisnahes Lernen zu ermöglichen.
- Beziehungsaufbau
- Organisieren Sie Treffen mit Teammitgliedern, Führungskräften und wichtigen Ansprechpartnern.
- Planen Sie informelle Treffen oder teambildende Aktivitäten.
Beispielvorlage für eine Einarbeitungsagenda
Nun sollten Sie eine gute Vorstellung davon haben, was Mitarbeiterorientierung bedeutet, warum sie wichtig ist und welche Aktivitäten in der Regel in ein Einführungsprogramm aufgenommen werden. Vielleicht stellen Sie sich nun aber die Frage: „Wie setze ich das alles praktisch um und in welcher Reihenfolge sollte ich die Aktivitäten anordnen?“
Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir eine Musteragenda für ein zweitägiges Orientierungsprogramm bereitgestellt, die Sie unten herunterladen können. Sie können diese Art von Mitarbeiter-Orientierungs-Checkliste verwenden, damit nichts vergessen wird.
Laden Sie unsere Vorlage zur Mitarbeiterorientierung herunter!
Von der Einarbeitung zum erfolgreichen Arbeitsstart
Die Mitarbeiterorientierung ist ein wichtiger Schritt in Ihrem Onboarding-Prozess und zählt zu den sogenannten ‘Moments of Truth’ – um einen Begriff aus der Welt der Mitarbeitererfahrungen zu verwenden.
Wenn Sie die Einarbeitung richtig gestalten, fördert das nachhaltig die Produktivität, Motivation, Mitarbeiterbindung und sorgt für einen besseren Onboarding-ROI.
Wichtige Erkenntnisse
- Beginnen Sie mit der Mitarbeiterorientierung bereits vor dem ersten Arbeitstag, um maximalen Effekt zu erzielen
- Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeitende viel Zeit mit deren Vorgesetzten und Kolleg:innen verbringen
- Ein Buddy- oder Mentorenprogramm beschleunigt den Lernprozess und steigert die Motivation.
Im weiteren Verlauf ist es wichtig, neue Mitarbeitende in den ersten Monaten bestmöglich zu unterstützen.
Dazu gehören regelmäßige Treffen mit der Führungskraft, und es können zusätzliche Aktivitäten wie Mentoring oder Tandemarbeit in Betracht gezogen werden.
Es gilt als bewährte Praxis, einen 30-, 60-, 90-Tage-Plan zu erstellen, der standardisierte Elemente enthält, aber für jede Rolle und jede Person individuell anpassbar ist.
Darüber hinaus sollten Sie sich damit beschäftigen, wie man den Erfolg des Onboardings misst, um Ihren Prozess weiter zu verfeinern und kontinuierlich zu verbessern.
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