Die 8 besten Methoden für ein effektives Mitarbeiter-Onboarding
Eine gesunde Arbeitsbeziehung aufzubauen ist ein wenig wie eine gesunde romantische Beziehung zu führen (bitte halten Sie für einen Moment an diesem Vergleich fest).
Organisationen, die effektives Mitarbeiter-Onboarding praktizieren, wissen, dass die Integration eines neuen Mitarbeiters in das Unternehmen und seine Kultur mehr erfordert als nur ein nettes Begrüßungsschreiben, einen großartigen ersten Arbeitstag oder ein Einführungsprogramm in der ersten Woche. Onboarding-Software kann Ihnen helfen, diesen Prozess reibungslos zu gestalten.
Ebenso sind Sie wahrscheinlich noch nie eine langanhaltende romantische Beziehung eingegangen oder geblieben, die allein auf dem ersten Date basierte!
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Wie wenn Sie jemanden neu in Ihr Leben einladen, führt auch beim Onboarding neuer Mitarbeiter ein großartiger erster Eindruck nicht immer zu einem großartigen bleibenden Eindruck.
Laut Sapling HR, einem bekannten Anbieter von HR-Software (HRIS), „Die besten Mitarbeiter-Onboarding-Programme erstrecken sich über die ersten 90 Tage des Mitarbeiters hinaus und können sich sogar über ein ganzes Jahr erstrecken, um sicherzustellen, dass die neuen Kollegen vollständig unterstützt werden, während sie zur vollen Produktivität gelangen.“
In diesem Beitrag werden einige der besten Praktiken vorgestellt, die Ihnen helfen, Ihr eigenes Onboarding-Programm zu gestalten – individuell für Ihr Unternehmen und abgestimmt auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden.
Wichtiger Hinweis: Wie Sie sehen werden, hat der Wechsel zum Remote- und hybriden Arbeiten viele Einstellungs- und Onboarding-Prozesse verändert, aber diese Best Practices gelten unabhängig davon, ob Sie jemanden im Büro oder remote für die Arbeit von zu Hause aus einarbeiten.
- Warum ist Mitarbeiter-Onboarding wichtig?
- Was sind wichtige Erfolgsfaktoren für ein effektives Onboarding?
- Was sind Best Practices für effektives Mitarbeiter-Onboarding?
Warum ist Mitarbeiter-Onboarding wichtig?
Studien zeigen, dass die Implementierung eines effektiven Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeitende (der meist ein strukturiertes Einführungsprogramm enthält) enorme positive Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg sowie auf langfristige Mitarbeiterbindung, Engagement und Produktivität hat.
Zu den Vorteilen des Mitarbeiter-Onboardings zählen:
- Bindung und Loyalität maximieren: Laut Click Boarding, einem Anbieter von Onboarding-Software, bleiben 69 Prozent der Mitarbeitenden drei Jahre oder länger im Unternehmen, wenn sie ein großartiges Onboarding erlebt haben.
- Unternehmenskultur stärken: Ein effektiver Onboarding-Prozess hilft neuen Teammitgliedern, die Vision, Mission und Werte des Unternehmens zu verstehen und die erwarteten Verhaltensweisen und Einstellungen zu festigen, die gemeinsam die Unternehmenskultur prägen.
- Zugehörigkeit und Inklusion fördern: 93 Prozent der Befragten in Deloittes Global Human Capital Trends Survey 2020 gaben an, dass ein Zugehörigkeitsgefühl die Leistungsfähigkeit einer Organisation antreibt. Ein gelungenes Onboarding kann Ängste erheblich reduzieren und das Zugehörigkeitsgefühl neuer Mitarbeitender zu ihrem Team deutlich steigern.
- Produktivität maximieren: Laut einer Studie von Glassdoor kann ein starker Onboarding-Prozess die Produktivität um mehr als 70 % steigern – indem klare Aufgaben- und Unternehmenserwartungen kommuniziert, Fehler reduziert sowie Zeit und Frustration gespart werden.
- Geschäftsrisiken minimieren: Es gibt Arbeitsverträge zu unterzeichnen, Gehaltsabrechnungsformulare auszufüllen und Unternehmensrichtlinien und -verfahren zu überprüfen. Die meisten dieser Dinge dienen dem Schutz sowohl des Unternehmens als auch der Mitarbeitenden.
- Fluktuationskosten senken: Laut dem Human Capital Benchmarking Report von SHRM lag die durchschnittliche Einstellungszeit in den USA bei 42 Tagen und die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung bei 4.129 $. Effektives Onboarding kann das langfristige Engagement der Mitarbeitenden fördern.
- Top-Talente gewinnen: Die Welt ist klein und auf Plattformen wie Glassdoor und LinkedIn können Mitarbeitende ihre Erfahrungen potenziellen Kandidaten mitteilen. Es spricht sich schnell herum, wenn Sie ein großartiges Onboarding-Erlebnis bieten, das neue Teammitglieder von Anfang an unterstützt.
Was sind wichtige Erfolgsfaktoren für ein effektives Onboarding?
Die in diesem Artikel vorgestellten Best Practices können nur erfolgreich sein, wenn Sie auch einige Schlüsselfaktoren berücksichtigen:
- Haben Sie ein klares Ziel: Entwickeln Sie eine klare Vision dafür, warum das Onboarding wichtig ist, welches Erlebnis ein:e neue:r Mitarbeiter:in haben soll und sogar, was diese:r später in sozialen Medien und öffentlichen Foren wie Glassdoor sagen soll.
- Überraschungen minimieren: Es ist für jede:n schwierig, eine unbekannte Situation und Umgebung zu betreten. Minimieren Sie Überraschungen für neue Mitarbeiter:innen, indem Sie ihnen beispielsweise mitteilen, wie der Dresscode ist und wie ihr erster Tag und ihre erste Arbeitswoche ablaufen werden.
- Gut vorbereitet sein: Ihr neues Teammitglied wird am ersten Tag bereit sein, durchzustarten – und Sie sollten es auch sein. Beginnen Sie mit einer Checkliste für Neueinstellungen. Termine und Schulungen sollten im Voraus geplant, Computer und Arbeitsplatz vorbereitet und andere Teammitglieder informiert werden, sodass sie unterstützen können. Hierfür habe ich sogar eine Vorlage für die Neueinstellungen-Checkliste erstellt.
- Geduld zeigen: Neue Teammitglieder machen fast immer Fehler, vergessen Teile des Einführungsprogramms oder lassen einzelne Schritte aus, während sie sich einarbeiten. "Geduld ist eine Tugend" – das gilt insbesondere beim Onboarding neuer Mitarbeitender.
- Angemessenes Tempo vorgeben: Niemand möchte mit Informationen überflutet werden. Geben Sie also nicht zu viele Informationen auf einmal weiter, denn das führt dazu, dass wichtige Dinge vergessen oder übersehen werden. Erinnern Sie sich daran, wie lange Sie selbst gebraucht haben, um alles zu lernen!
- Ressourcen bereitstellen: Stellen Sie die wichtigsten Ansprechpersonen vor und zeigen Sie, wo Materialien wie das Mitarbeiterhandbuch und Richtlinien zu finden sind.
- Flexibilität einbauen: Nach COVID-19 haben viele Unternehmen auf Remote-Arbeit und andere virtuelle Praktiken umgestellt. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Onboarding-Prozesse flexibel gestaltet sind und sowohl auf Mitarbeitende im Büro als auch im Homeoffice zugeschnitten werden können.
- Lernen und Entwicklung: Die Integration von L&D in den Onboarding-Prozess beinhaltet die Entwicklung individueller Entwicklungspläne, die sowohl zu den organisatorischen Zielen als auch zu den persönlichen Ambitionen passen. Dieser Ansatz stattet neue Mitarbeitende nicht nur mit den notwendigen Fähigkeiten aus, sondern zeigt auch Engagement für ihr berufliches Wachstum durch einen strukturierten Weg zur Kompetenzentwicklung.
- Informationsüberflutung vermeiden: Vermitteln Sie Inhalte gezielt und strategisch. Personalisierte Lernpfade ermöglichen es Mitarbeitenden, Wissen in ihrem eigenen Tempo aufzunehmen, was die Merkfähigkeit und Motivation steigert. Der Einsatz von Microlearning-Techniken, etwa in Form kurzer, fokussierter Trainingsmodule, macht Weiterbildung leichter verdaulich und weniger abschreckend.
8 Best Practices für das Onboarding von Mitarbeitenden
Es kann Monate dauern, bis neue Mitarbeitende das nötige Wissen, die Fähigkeiten und das richtige Verhalten entwickeln, um einen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten zu können.
Durch den langen Zeitraum des Onboarding-Prozesses, der sich oft über das erste Beschäftigungsjahr erstreckt, ist es nahezu unmöglich, eine konkrete Onboarding-Agenda, einen Zeitplan oder eine Vorlage zu erstellen.
Greifen Sie stattdessen auf einige dieser Best Practices zurück, wenn Sie langfristige Ziele und Kennzahlen zur Erfolgsmessung Ihres Onboarding-Prozesses entwickeln.
Best Practice #1: Starten Sie das Onboarding vor dem ersten Arbeitstag der neuen Mitarbeitenden
Nach einem hoffentlich reibungslosen und effizienten Einstellungsprozess warten viele Organisationen leider bis zum ersten Arbeitstag, um mit der Einführung und dem Onboarding zu beginnen.
In vielen Fällen gibt es zwischen der Zusage eines Jobangebots und dem tatsächlichen Eintritt ins Unternehmen jedoch eine Verzögerung von Tagen, Wochen oder sogar Monaten.
Dieses zeitliche Fenster ist eine großartige Gelegenheit, bereits vor dem ersten Tag Begeisterung zu wecken, ein Willkommensgefühl zu erzeugen und mit der Informationsvermittlung zu beginnen, sodass der Start schnell gelingt.
Der Zeitraum zwischen der Zusage eines Angebots und dem Arbeitsbeginn wird Preboarding genannt. Hilfreiche Ressourcen hierzu: So gelingt das Preboarding neuer Mitarbeitender
Best Practice #2: Schaffen Sie herausragende Einstellungs- und Willkommenspraktiken
Ein gelungenes Onboarding-Erlebnis sorgt für einen bleibenden ersten Eindruck. Dieses Erlebnis besteht jedoch aus vielen Komponenten und geht deutlich über den Versand eines Kaffeebechers oder die Übermittlung einer Unternehmensrichtlinie hinaus.
Damit neue Mitarbeitende nicht nur für den ersten Tag, sondern auch für den ersten Monat optimal vorbereitet starten, empfiehlt es sich, eine Checkliste für neue Mitarbeiter:innen zu erstellen, die einige der folgenden Aspekte umfasst:
- Begrüßen Sie den neuen Mitarbeitenden mit einem Anruf und einer Willkommens-E-Mail
- Verschicken Sie ein Willkommenspaket (kann auch einige Goodies enthalten)
- Bereiten Sie die Arbeitsmittel und Ressourcen für den neuen Mitarbeitenden vor
- Erstellen Sie ein Orientierungsprogramm und eine Agenda
- Bieten Sie Gelegenheiten zum Kennenlernen der Kolleginnen und Kollegen
Tracy McDonald von Thinkific, postete auf LinkedIn das Willkommenspaket, das sie von ihnen erhalten hat.
Best Practice #3: Binden Sie Führungskräfte ein, um Unternehmenskultur zu vermitteln
Onboarding ist nicht nur Aufgabe der Personalabteilung. Zwar sind HR-Profis oft an der Erstellung des Einarbeitungsprogramms beteiligt, aber die Verantwortung für die Durchführung der Onboarding-Aktivitäten liegt beim gesamten Unternehmen – also bei Teammitgliedern, Führungskräften und Senior Leadern.
Die Einbindung einer Führungskraft, wie etwa eines Gründers, gibt dieser Person die Möglichkeit, neuen Mitarbeitenden die Unternehmenskultur zu vermitteln, sie über die Unternehmensgeschichte zu informieren und die Werte sowie das gewünschte Verhalten des Unternehmens zu erklären.
Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie Führungskräfte einbeziehen können, zum Beispiel:
- Halten Sie eine Unternehmenspräsentation;
- Führen Sie eine Tour durch das Gebäude oder die Einrichtung durch;
- Präsentieren Sie ein bestimmtes Schulungsthema; und/oder
- Nehmen Sie das neue Teammitglied auf einen Kaffee oder zum Mittagessen mit.
Best Practice #4: Nutzen Sie Software für das Onboarding
Ein effektiver Onboarding-Prozess besteht aus vielen verschiedenen Aufgaben und Aktivitäten – von der Bearbeitung der Unterlagen für neue Mitarbeitende bis hin zur Durchführung von Orientierungs- und Trainingsprogrammen.
Viele Personalmanagementsysteme verfügen über integrierte Automatisierungslösungen für das Onboarding, die doppelte Dateneingaben vermeiden, papierbasierte Formulare reduzieren und den gesamten Prozess optimieren.
Sie sorgen außerdem dafür, dass wichtige Aufgaben in den ersten Tagen nicht vergessen werden – dank Erinnerungen und visuellen Workflows.
Sie können auch HR-Workflow-Software nutzen, um sich wiederholende Onboarding-Aufgaben wie Genehmigungen, Benachrichtigungen und das Teilen von Dokumenten zu automatisieren.
Best Practice #5: Erstellen Sie ein "Living Trust Agreement" mit Ihren Mitarbeitenden
Ein Vertrauensabkommen bildet die Grundlage für eine positive Arbeitsbeziehung – egal, ob zwischen Gruppenmitgliedern oder zwischen Führungskraft und Teammitglied(er). Es sollte gemeinsam entwickelt, schriftlich festgehalten und als „lebendes Dokument“ regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.
Laut Lorie Corcuera, Head of HR bei DNEG: „Der Recruiting- und Onboarding-Prozess sind Schlüsselmomente, um Zugehörigkeit zu schaffen. Ergänzen Sie Ihr bestehendes Onboarding-Programm, indem Sie mit Ihrem Mitarbeitenden ein Vertrauensabkommen gestalten. Bitten Sie die neue Kollegin/den neuen Kollegen, zu definieren und zu teilen, was sie/er braucht, um sich zugehörig zu fühlen. Teilen Sie auch Ihre eigene Antwort. So zeigen Sie, dass Inklusion und Zugehörigkeit für Sie wichtig sind.“
Best Practice #6: Führen Sie regelmäßig Einzelgespräche
Der Hauptzweck regelmäßiger Einzelgespräche (1:1-Gespräche) (auch „Check-ins“ genannt) mit Ihren Teammitgliedern besteht darin, positive und produktive Beziehungen zwischen Ihnen (als Führungskraft) und den einzelnen Mitgliedern Ihres Teams zu fördern.
Es ist wichtig, diese 1:1-Gespräche in die normale Arbeitsroutine Ihrer neuen Mitarbeitenden zu integrieren und so früh wie möglich zur Gewohnheit zu machen. Führen Sie als Teil des Onboardings und der Einarbeitung Ihr erstes 1:1-Gespräch idealerweise schon am ersten Arbeitstag. So schaffen Sie die Grundlage für zukünftige Gespräche.
Best Practice #7: Ermöglichen Sie Begegnungen mit Kollegen
Es kann schwierig sein, der oder die Neue im Team zu sein. Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie Ihre neuen Mitarbeitenden in ihren Bemühungen unterstützen können, sich mit ihren neuen Kolleginnen und Kollegen zu vernetzen und das Gefühl von Zugehörigkeit und Integration zu fördern, zum Beispiel:
- Planen Sie kurze Einführungsgespräche mit Kolleginnen und Kollegen.
- Bitten Sie ein bestehendes Teammitglied, als Mentor oder Buddy für den neuen Mitarbeitenden zu fungieren.
- Veranstalten Sie ein Team-Lunch oder Teamevent, um eine entspannte und informelle Atmosphäre für das gegenseitige Kennenlernen zu schaffen.
- Teilen Sie dem neuen Mitarbeitenden vor dem ersten Arbeitstag ein Willkommensvideo mit den Mitgliedern des neuen Teams mit.
- Für globales Onboarding oder das Onboarding von Remote-Mitarbeitenden empfehle ich, sofern möglich, die Person für die ersten ein bis zwei Wochen ins Büro einzuladen.
Best Practice #8: Holen Sie Feedback ein
Das Onboarding besteht aus einer Reihe von Aktivitäten, von denen viele darauf abzielen, ein herausragendes Mitarbeitererlebnis zu schaffen. Ein Weg, dies weiter zu verbessern, ist das Einholen von Feedback, zum Beispiel durch Interviews, Onboarding-Umfragen und die genannten Check-ins.
Die Rückmeldungen aus dieser Recherche helfen Ihnen dabei, den Onboarding-Prozess zu optimieren.
Onboarding ist mehr als nur die erste Woche
Ein effektiver Onboarding-Prozess sollte sicherstellen, dass sich die Mitarbeitenden in ihrer neuen Rolle gut vorbereitet und motiviert fühlen und überzeugt sind, die richtige Entscheidung getroffen zu haben.
Die Zeit, die in ein strukturiertes Onboarding investiert wird, zahlt sich in Form von Produktivität, Mitarbeiterbindung und einem besseren Onboarding-ROI aus.
Wichtig ist auch, dass Sie damit gesetzliche Anforderungen zur Onboarding-Compliance erfüllen.
Selbst wenn Sie in Onboarding-Kurse für Ihre Führungskräfte und HR-Teams investieren müssen, wird sich diese Investition lohnen.
Wie bereits erwähnt, ist Onboarding mehr als nur die erste Woche – es kann bis zu einem Jahr dauern, bis jemand sich in der neuen Rolle komplett eingearbeitet hat.
Der gängige Konsens ist: Sie sollten einen Onboarding-Plan für etwa die ersten 90 Tage aufstellen.
Wie Sie einen solchen Plan erstellen, erfahren Sie in Wie Sie einen 30-60-90-Tage-Plan für das Onboarding in Ihrem Unternehmen erstellen + Vorlage
