Wie man einen Recruiter einstellt, um das organisatorische Wachstum voranzutreiben

Mariya Hristova

on May 8, 2026

Die Einstellung eines Recruiters ist ein wichtiger Schritt für das Wachstum eines Unternehmens. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um passende Recruiter für interne Teams zu finden und zu bewerten sowie um zu erfahren, worauf Sie bei der Zusammenarbeit mit externen Personalvermittlungsfirmen achten sollten.

TABLE OF CONTENTS Was ist ein Recruiter? Warum einen Recruiter einstellen? Wie findet man einen Recruiter Wichtige Fähigkeiten und Kompetenzen Fragen, die zu stellen sind Markttrends Auswahl einer Personalvermittlungsfirma

Stellen Sie sich ein wachsendes Unternehmen vor, das viele neue Mitarbeitende einstellen möchte, um dieses Wachstum zu schaffen und zu erhalten.

Es gibt einige Möglichkeiten, wie sie dies angehen könnten:

Die gesamte Verantwortung den einzelnen Führungskräften und Teams überlassen und sie selbstständig eine Lösung finden lassen.
Mit einer externen Personalagentur für jede Einstellung zusammenarbeiten, wobei die Führungskräfte den Prozess intern steuern.
Eine unternehmensinterne Recruiting-Funktion aufbauen.
Kombination aus Option 2 + 3.

Von den oben genannten Varianten ist Option 4 am wahrscheinlichsten, jedoch aus Gründen, auf die ich noch eingehen werde, mit einem starken Fokus auf den Aufbau eines internen Recruitment-Teams.

Als jemand, der sowohl externe als auch interne Recruiter eingestellt und Recruiting-Funktionen von Grund auf aufgebaut hat, möchte ich mein Wissen teilen, damit Sie sicherstellen können, den/die richtige/n Recruiter/in für Ihr Unternehmen zu finden.

Was ist ein Recruiter?

Recruiter oder Talent Acquisition Spezialisten sind dafür verantwortlich, Kandidaten für offene Positionen im Unternehmen zu finden und einzusetzen. Je nach Unternehmen und Struktur kann ein Recruiter zusätzlich bei der Entwicklung von Interviews und Assessments unterstützen.

Recruiter arbeiten entweder direkt für das Unternehmen, in dem sie einstellen (inhouse), oder für eine Agentur, wo sie mit mehreren Unternehmen (extern) zusammenarbeiten. Beim Einstellen eines Recruiters sollten Sie jene bevorzugen, die Recruiter-Zertifizierungen abgeschlossen haben, um sicherzustellen, dass sie hochqualifiziert sind.

Insgesamt ähneln sich die Fähigkeiten beider Rollen – Recruiter und Talent Acquisition Spezialist –, aber es gibt kleinere Unterschiede.

Zum Beispiel müssen Recruiter in Agenturen oft stärker unternehmerisch und geschäftsentwicklungsorientiert denken, um neue Kunden zu gewinnen und Kandidaten anzusprechen. Ein internes Team hingegen kann unterschiedliche Ansätze im Recruiting ermöglichen, wie etwa eine vollständige End-to-End-Recruiting-Strategie.

Aufgaben eines Recruiters

Typischerweise sind Recruiter dafür verantwortlich, den Recruiting-Prozess von Anfang bis Ende zu steuern. Dazu gehört:

Sicherstellen, dass ausreichend Bewerber vorhanden sind, zum Beispiel durch Talentmarketing und Kandidatensuche
Vorselektion von Bewerbern und Weiterleitung an Interviews, wo passend
Gestaltung von Interviews und Auswahlverfahren
Unterstützung der Führungskräfte bei der Bewertung von Kandidaten und Steuerung durch den Auswahlprozess
Kandidaten informiert und eingebunden halten
Erstellung von Arbeitsangeboten.

Warum einen Recruiter einstellen?

Eine der wichtigsten Entscheidungen für jedes Unternehmen ist, wann und ob eine unternehmensinterne Talent Acquisition Funktion aufgebaut werden soll – meist Teil der Personalabteilung.

Zuletzt habe ich vor allem beobachtet, dass Hypergrowth-Startups den Aufbau einer internen Talent-Acquisition-Funktion sogar vor einer vollumfänglichen HR-Abteilung priorisieren.

So wichtig ist es, gute Recruiter für Ihr Unternehmen zu gewinnen.

Eine interne Talent Acquisition Funktion hilft dabei:

Eine Arbeitgebermarke für langfristige Talentgewinnung aufzubauen.
Eine einheitliche Recruiting-Strategie zu entwickeln, die teamsübergreifend funktioniert.
Für jede Position eine Bewerber-Persona zu erstellen, die das Wunschprofil beschreibt und als Zieldefinition dient.
Bei der Gestaltung und Erprobung von Interviews und Auswahlverfahren zu unterstützen.
Sicherstellen, dass Kandidaten während des gesamten Interviewprozesses eine positive Erfahrung machen.

Dies bedeutet nicht, dass Sie im Recruiting niemals auf Agenturpartner zurückgreifen sollten. Manchmal ist die Zusammenarbeit mit Agentur-Experten in speziellen Segmenten oder für leitende/executive Positionen hilfreich.

Das ausschließliche Vertrauen auf externe Recruiter kann jedoch oft eine sehr kurzfristige und teure Lösung sein, weil:

Das Unternehmen baut keine Arbeitgebermarke oder Präsenz auf dem Arbeitsmarkt auf und ist dadurch zukünftig stärker auf Agenturen angewiesen.
Im Durchschnitt entsprechen die Gebühren für eine einzelne Vermittlung etwa 20 % des Grundgehalts. Das wird bei Betrachtung Ihrer Recruiting-KPIs kein positives Bild ergeben. Ein guter interner Recruiter kann pro Jahr mehr als 25 Stellen besetzen, was wesentlich günstiger ist als die Agenturgebühren pro Vermittlung.

Wie Sie einen Recruiter finden

Es gibt zwei Hauptquellen für erfahrene Recruiter:

Andere Unternehmen mit Talent-Akquise-Funktionen
Recruiter aus Agenturen, die intern arbeiten möchten.

Einige Vertriebsmitarbeiter haben erfolgreich in den Bereich Recruitment gewechselt, aber es ist nicht garantiert, dass jeder Verkäufer auch rekrutieren kann – und umgekehrt.

Wenn Sie den ersten Recruiter für Ihr Team einstellen, ist es wichtig, einen erfahrenen Recruiter zu engagieren.

Recruitment allgemein ist relativ leicht zu erlernen, aber um eine komplette Startup-Recruiting-Funktion aufbauen zu können, braucht es Erfahrung und Fachwissen.

Einige Quellen und Methoden, um erfahrene Recruiter zu finden:

Jobbörsen: Sie können die Stelle ausschreiben, da gute Recruiter meistens sehr aktiv auf Jobbörsen sind (vor allem LinkedIn).
Netzwerk: Fragen Sie Führungskräfte und leitende Angestellte in Ihrem Netzwerk nach einem guten Recruiter, mit dem sie zusammengearbeitet haben.
Recruiter: Es gibt spezialisierte Recruitment-to-Recruitment-Agenturen, die Ihnen helfen können, einen Talent-Akquise-Spezialisten zu finden. Achten Sie darauf, dass sie bereits interne Recruiter vermittelt haben.
Communities: Orte wie People Managing People, Recruitment Brainfood und einige Sourcing-Communities haben einige der aktivsten Recruiter.
Headhunting: Schauen Sie sich einige Unternehmen in Ihrer Branche an oder Firmen, die stark gewachsen sind.
Agentur-Partner: Haben Sie schon einmal mit einem besonders guten Recruiter zusammengearbeitet? Wäre er oder sie an einer exklusiven Zusammenarbeit interessiert? Bedenken Sie auch neue Modelle wie den „Embedded Recruiter“, der zwischen internem und Agenturmodell steht – diese könnten sich leichter an Inhouse-Recruiting gewöhnen.

Viele Unternehmen verlassen sich auf Recruitment Process Outsourcing Services, um wichtige Recruiting-Positionen effektiv zu besetzen. Sie können RPO-Teams im Auge behalten, um zu sehen, ob dort jemand nach einer neuen internen Aufgabe sucht.

Fähigkeiten und Kompetenzen, auf die Sie achten sollten

Im Allgemeinen sind Recruiting-Fähigkeiten eine Mischung aus fachlichen und sozialen Fähigkeiten – eine gewisse Vertriebsaffinität kombiniert mit Datenverständnis und unternehmerischem Fokus.

Ich habe zuvor einen Artikel über Recruiter-Fähigkeiten, Eigenschaften und Kompetenzen geschrieben, der die Fähigkeiten beschreibt, die hervorragende Recruiter auszeichnen.

Es gibt jedoch einige, die ich besonders hervorheben möchte, die Inhouse-Recruiter mitbringen sollten – besonders wenn Sie Recruiter aus Agenturen einstellen:

Langfristiges Denken. Je nach Agentur haben manche Agency-Recruiter diese Denkweise vielleicht nicht entwickelt.
Problemlösungskompetenz. Besonders, um Herausforderungen so zu lösen, dass daraus nicht unerwartet spätere Probleme entstehen.
Wissen, wann man loslassen muss. Nicht zu sehr an Kandidaten hängen oder wissen, wann eine Besetzung nicht passt (z. B. wenn jemand technisch stark ist, aber nicht ins Team passt).
Vielseitigkeit bei den Positionen. In kleineren Organisationen müssen Inhouse-Recruiter oft für alle Rollen rekrutieren. Es ist von Vorteil, wenn sie Erfahrung mit unterschiedlichen Positionen haben.
Kentnisse über Staffing-Software. Ein guter Recruiter hat Erfahrung mit unterschiedlichen Recruiting- und Staffing-Tools, einschließlich cloudbasierten Recruiting-Tools. Mit etwas Glück ist er oder sie in den von Ihnen bereits eingesetzten Tools sehr versiert.

Fragen, die Sie Recruitern im Vorstellungsgespräch stellen sollten

Wenn Sie einen Recruiter einstellen, ist es wichtig zu sehen, wie er oder sie zu den Gesamtzielen passt – und die Fähigkeiten zu prüfen, die Sie bei einem Recruiter suchen.

Die Fragen sollten sowohl die Grundlagen der Personalbeschaffung als auch die Besonderheiten der internen Rekrutierung abdecken.

Fragen zu fachlichen Recruiting-Fähigkeiten

Welche Arten von Positionen haben sie besetzt?
Wie hoch ist ihre Angebots-/Abschlussquote?
Wie lange dauert es durchschnittlich, bis sie jemanden eingestellt haben?
Wie hoch ist die Fluktuationsrate der ersten 6 Monate bei ihren Vermittlungen?
Für welche Rollen stellen Sie am liebsten ein und warum?

Fragen zu Strategie und sozialen Kompetenzen

Erzählen Sie mir von einer Situation, in der Sie einem Kandidaten oder einer Führungskraft widersprechen mussten – wie und warum haben Sie widersprochen und was war das Ergebnis?
Berichten Sie von der herausforderndsten Position, die Sie besetzen mussten – oder der, die am längsten gedauert hat? Warum war das so? Was haben Sie versucht? Wie konnten Sie das Problem am Ende lösen?
Was sind die hilfreichsten Fragen, die Sie Kandidaten beim Screening stellen?
Wie überprüfen Sie, ob Kandidaten über die auf dem Papier angegebenen Kompetenzen hinaus tatsächlich das nötige Fachwissen besitzen?

Situative Fragen

Ich empfehle außerdem, die aktuelle Situation Ihres Unternehmens zu besprechen, um zu verstehen, wie sie Probleme in Ihrem Unternehmen lösen würden.

Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel bereits Schwierigkeiten beim Einstellen hat, was würden sie empfehlen?

Marktentwicklungen

Es ist zu beachten, dass die Entlassungswelle, die 2022 begann, die Rekrutierung stark beeinträchtigt hat. Zeitweise wurde vielfach darüber berichtet, dass gerade der Bereich Recruiting überproportional von Entlassungen betroffen war.

Das bedeutet, dass aktuell auf jede offene Recruiting-Position mehr Recruiter kommen, was der Dynamik des Arbeitsmarktes folgt.

Für Unternehmen, die neue Recruiter einstellen wollen, heißt das, dass sie viel mehr Kandidaten prüfen müssen, um die passende Person für sich zu finden.

Irgendwann wird es, sobald sich der Markt erholt, wieder einen Mangel an guten Recruitern geben, da Recruiting-Positionen besonders von den Schwankungen des Einstellungsmarktes betroffen sind.

Worauf Sie bei einer Personalvermittlungsagentur achten sollten

Nehmen wir an, Sie sind noch nicht bereit für eine interne Recruiting-Stelle in Vollzeit oder wollen für bestimmte Positionen eine externe Agentur beauftragen.

Grundsätzlich gibt es drei Hauptmodelle für die Zusammenarbeit mit einer Agentur:

Erfolgsmodell (auch bekannt als "No win, no fee"), bei dem Sie nur für die Kandidaten zahlen, die tatsächlich bei Ihnen starten.
Exklusivmodell. Ein Teilbetrag wird zu Beginn gezahlt, um die Agentur exklusiv mit der Besetzung einer Position zu beauftragen. Die prozentuale Gebühr ist manchmal niedriger als bei Erfolgshonoraren.
Integriertes Modell. Ein Recruiter der Agentur arbeitet als Teil Ihres Teams mit. Sie arbeiten enger mit Ihrem Team zusammen, um Ihren Einstellungsbedarf zu decken und arbeiten möglicherweise exklusiv an Ihren Vakanzen.

Welches Modell Sie auch wählen, achten Sie auf Folgendes:

Sie haben nachweislich Spitzenkräfte auf dem für Sie relevanten Niveau und in ähnlichen Unternehmen platziert.
Sie versuchen nicht, Ihr Mandat mit auffällig niedrigen Preisen zu gewinnen. Im Recruiting-Bereich sind verdächtig niedrige Honorare immer ein Warnzeichen!
Sie lernen den Recruiter kennen, der Sie tatsächlich betreuen wird – und wissen, wie er oder sie Sie unterstützt.
Falls eine Agentur mehrere der o. g. Modelle anbietet, werden Sie nicht zu einem bestimmten Modell gedrängt.

Gute Recruiter helfen Ihnen, für die Zukunft zu bauen

Einen internen Recruiter einzustellen, ist ein starkes Signal an Ihre Mitarbeitenden, Kunden und die Öffentlichkeit, dass Sie es ernst meinen mit dem Recruiting und Ihrer Arbeitgeberattraktivität.

Wenn Ihnen jemand sagt: „Nur schlechte Recruiter oder die, die es in Agenturen nicht geschafft haben, gehen intern“, dann schicken Sie sie gedanklich ins letzte Jahrhundert zurück.

Es ist nicht immer leicht, die richtige Person zu finden, aber eine professionelle, interne Talent-Acquisition-Abteilung gehört inzwischen zum Standard – und bietet großartige Karrieremöglichkeiten für Recruiter, die den Wechsel machen.

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