Recruiting-Compliance: Ein umfassender Leitfaden für 2026
Für die meisten Personalvermittler rückt die Einhaltung von Vorschriften oft in den Hintergrund. Dabei ist sie von höchster Bedeutung, wenn Sie vermeiden möchten, mit drastischen Strafen, Bußgeldern und Klagen belegt zu werden.
Tatsächlich können Sie, wenn Sie der Diskriminierung schuldig gesprochen werden, Strafen von über 300.000 $ zahlen müssen.
Dieser Leitfaden erklärt, was Compliance im Recruiting bedeutet, warum sie wichtig ist, welche Schlüsselmärkte und Gesetze in den USA/Großbritannien/EU gelten und stellt bewährte Methoden vor, mit denen Sie die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen können.
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Was bedeutet Compliance im Recruiting?
Compliance im Recruiting ist der Prozess, Ihr Einstellungsverfahren so zu gestalten, dass es alle staatlichen, nationalen und internen Regelungen einhält. So wird sichergestellt, dass Sie Bewerber nicht diskriminieren und deren Rechte respektieren.
Die Einhaltung von Vorgaben im Recruiting betrifft wichtige Themen wie:
- Diskriminierung und Chancengleichheit
- Arbeitsschutz und Arbeitsbedingungen
- Überprüfungen des Hintergrunds
- „Ban-the-Box“-Gesetze
- Dokumentationspflichten und Datenschutz
- Drogentests und medizinische Untersuchungen
Die Nichteinhaltung von Recruiting-Gesetzen kann zu Klagen von Regierungsbehörden führen. Beispielsweise hat sich iTutorGroup kürzlich auf eine Zahlung von 365.000 $ an die EEOC geeinigt, nachdem Frauen ab 55 Jahren und Männer ab 60 Jahren wegen Altersdiskriminierung nicht eingestellt wurden.
Damit kommen wir zu den Behörden, die für die Einhaltung der Recruiting-Regeln zuständig sind. In den USA gibt es die EEOC (Equal Employment Opportunity Commission) und die OFCCP (Office of Federal Contract Compliance Programs).
Die EEOC befasst sich hauptsächlich mit Beschwerden über Diskriminierung aufgrund von Alter, Geschlecht, Religion, Rasse, Herkunft, Behinderung usw., während die OFCCP für die Durchsetzung des Arbeitsrechts zuständig ist.
In der EU müssen Sie die Einstellungsrichtlinien, Arbeitsgesetze der EU und die Charta der Grundrechte der EU beachten. Die jeweiligen Länder können ihre Gesetze zudem anpassen, worauf ebenfalls geachtet werden muss. Darüber hinaus ist Datenschutz gemäß DSGVO ein Kernthema im EU-Recruiting, auf das wir später noch eingehen.
Das Vereinigte Königreich hat ähnlich gestaltete Arbeitsgesetze wie die EU, und der DPA (Data Protection Act) ist eine für das Vereinigte Königreich angepasste Form der DSGVO.
Nach dem Austritt des Vereinigten Königreichs aus der EU und einer Verhandlungsphase wurde ein sogenanntes „Nichtregressionsabkommen“ bezüglich des Arbeitsrechts vereinbart. Das bedeutet, dass das Vereinigte Königreich zugestimmt hat, den bisherigen Stand des Sozialschutzes im Arbeitsrecht mindestens aufrechtzuerhalten.
Im Folgenden wird dargestellt, warum Compliance im Recruiting für Ihr Unternehmen wichtig ist.
Warum ist Compliance im Recruiting wichtig?
Einer der naheliegenden Gründe: Unternehmen, die dem Thema Compliance im Recruiting keine Aufmerksamkeit schenken, müssen mit hohen Bußgeldern und Klagen rechnen. Allein die EEOC bearbeitet jährlich etwa 80.000 Diskriminierungsfälle bei der Arbeit.
Außerdem ist Compliance im Recruiting unerlässlich für ein positives Markenimage – was für die Gewinnung starker Talente essenziell ist. Versetzen Sie sich einmal in die Lage eines Bewerbers: Würden Sie sich bei einem Unternehmen bewerben, das für illegale Praktiken und Diskriminierung bekannt ist?
Für die Bewerber selbst sichern diese Regelungen faire Beschäftigungschancen. Sie senken zudem das Risiko der Ausbeutung von Arbeitnehmern – zum Vorteil der gesamten Gesellschaft.
Außerdem sind diverse Teams wahrscheinlicher, wenn arbeitsrechtliche Vorgaben eingehalten werden, und Sie profitieren dann von den Vorteilen von Vielfalt.
Wichtige Gesetze zur Compliance im Recruiting
Jetzt, wo Sie wissen, warum Sie auf die Einhaltung von Vorgaben im Recruiting achten sollten, sehen wir uns die wichtigsten Gesetze an, die zu beachten sind.
Die Vereinigten Staaten
Compliance im Recruiting ist in den Vereinigten Staaten etwas komplex. Sie müssen nämlich bundesweite, bundesstaatliche und lokale Gesetze berücksichtigen.
Hier sind die wichtigsten Gesetze, die beachtet werden sollten:
- Titel VII des Civil Rights Act: Schützt Arbeitnehmer vor Diskriminierung aufgrund von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht und nationaler Herkunft. Dieser Titel umfasst nicht nur die Einstellung, sondern auch andere Bereiche des Personalwesens wie Auswahl, Kündigung, Verwaltung usw.
- Equal Pay Act von 1963: Stellt sicher, dass männliche und weibliche Mitarbeiter für die gleiche Arbeit denselben Lohn erhalten.
- Age Discrimination Equality Act von 1967: Der ADEA schützt Arbeitnehmer über 40 Jahre vor Diskriminierung am Arbeitsplatz. Er gilt bei der Einstellung, bei der Festsetzung der Vergütung, bei der Gewährung von Leistungen, bei Kündigungen und mehr, für Unternehmen mit 20 oder mehr Mitarbeitern.
- Rehabilitation Act von 1973: Er verhindert, dass Programme und Aktivitäten, die mit Bundesmitteln finanziert werden, Menschen mit Behinderungen diskriminieren. Er ist eingeschränkt, da er nur für Bereiche gilt, in denen Bundesmittel im Spiel sind. Das Gesetz hat verschiedene Abschnitte:
- Abschnitt 501: Keine Diskriminierung von Menschen mit Behinderung im öffentlichen Dienst.
- Abschnitt 503: Untersagt es Bundesauftragnehmern und Subunternehmern, Menschen mit Behinderung zu diskriminieren.
- Abschnitt 504: Gewährung von Bürgerrechten für Menschen mit Behinderung.
- Abschnitt 505: Regelt Rechtsmittel und Anwaltsgebühren im Zusammenhang mit Abschnitt 501.
- Abschnitt 508: Stellt sicher, dass Menschen mit Behinderung einen gleichwertigen Zugang zu elektronischer und Informationstechnologie erhalten.
- Americans with Disabilities Act: Dieses bekannte Gesetz unterscheidet sich etwas vom Rehabilitation Act, weil es auch für private Einrichtungen mit 15 oder mehr Mitarbeitern gilt. Die meisten anderen Bestimmungen bleiben gleich. Der ADA ist breiter gefasst und gilt auch für Behinderungen an öffentlichen Orten.
- Fair Credit Reporting Act (FCRA): Der FCRA gilt insbesondere bei Hintergrundüberprüfungen im Einstellungsverfahren. Zur Einhaltung müssen Sie Kandidaten darüber informieren, bevor Sie eine Überprüfung anfordern, deren Zustimmung einholen, ihnen das Recht geben, Angaben zu ändern, und das Recht auf Einspruch gewähren, falls sie den Prozess als unfair empfinden.
- Immigration and Nationality Act: Sie dürfen nur Personen einstellen, die rechtlich zur Arbeit in den Vereinigten Staaten berechtigt sind. Sie müssen deren Identität überprüfen und das Formular I-9 ausfüllen. Arbeitgeber dürfen außerdem bei der Einstellung oder Kündigung nicht aufgrund der nationalen Herkunft oder des Staatsbürgerschaftsstatus diskriminieren.
- Family and Medical Leave Act (FMLA): Gibt Beschäftigten das Recht auf unbezahlten, aber geschützten Urlaub aus familiären oder gesundheitlichen Gründen wie Geburt, Pflege, gesundheitlichen Problemen usw.
- California Consumer Privacy Act (CCPA): Der CCPA ist Kaliforniens Version der DSGVO und gibt Einwohnern Kaliforniens die Möglichkeit, die Kontrolle über ihre persönlichen Daten auszuüben. Während des Einstellungsverfahrens haben Kandidaten das Recht zu erfahren, welche Informationen Sie über sie sammeln, persönliche Daten zu löschen, einem Verkauf ihrer Daten zu widersprechen und dürfen für die Ausübung ihrer CCPA-Rechte nicht benachteiligt werden.
Es ist wichtig, dass Sie die Einhaltung aller oben genannten Gesetze priorisieren. Schauen wir nun über den Atlantik und besprechen die wichtigsten Richtlinien für die Einhaltung von Vorschriften im Recruiting im Vereinigten Königreich und der EU.
Europa und das Vereinigte Königreich
Die meisten US-, EU- und UK-Gesetze sind sich in Bezug auf Absicht und Anwendung ähnlich. Es gibt einige kleinere Unterschiede zwischen EU- und UK-Recht nach dem Brexit, die wir nachfolgend erläutern:
- DSGVO (EU) / DPA 2018 (UK): Schützt die Rechte der Arbeitnehmer in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten während und nach dem Einstellungsprozess. Einige der wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten, sind:
- Sie müssen sicherstellen, dass die erhobenen Daten nur für legitime Zwecke verwendet werden
- Sie müssen vor der Erhebung der Kandidatendaten um Zustimmung bitten
- Sie müssen eindeutig angeben, wo Sie die Daten speichern, wie Sie sie verwalten und wie Sie sie nutzen werden
- Gleichstellungsgesetz 2010 (UK): Dieses Gesetz verbietet es Arbeitgebern, Arbeitnehmer aufgrund geschützter Merkmale wie Alter, Geschlecht, Familienstand, Behinderung, Rasse, Religion, sexueller Orientierung usw. zu diskriminieren. Die EU hat ähnliche Regelungen im Rahmen ihrer Charta der Grundrechte.
- Gesetz über Einwanderung, Asyl und Staatsangehörigkeit 2006 (UK): Als Arbeitgeber müssen Sie sicherstellen, dass Sie überprüfen, ob die Kandidaten das Recht haben, im Vereinigten Königreich legal zu arbeiten, bevor Sie sie einstellen. Die illegale Beschäftigung kann mit Geldstrafen von bis zu £10.000 belegt werden. Die EU verfügt über eine ähnliche Richtlinie, um illegale Arbeit von Nicht-EU-Bürgern in Europa zu verhindern. Sie müssen sicherstellen, dass Nicht-EU-Bürger eine Aufenthaltserlaubnis oder andere Formen der Arbeitserlaubnis vorlegen, bevor Sie diese einstellen.
- Nationaler Mindestlohn: Stellt sicher, dass Arbeitgeber über dem Mindestlohn zahlen. Dieser unterscheidet sich in jedem Land. Im Vereinigten Königreich hängt er beispielsweise vom Alter ab und beginnt bei etwa £5,28/Stunde (US$6,45), während er in Deutschland €12/Stunde ($12,72) beträgt.
- Arbeitsrechtegesetz 2002: Ein im Vereinigten Königreich verabschiedetes Gesetz in Bezug auf Vaterschaftsurlaub und Adoptionsgeld, Mutterschaftsurlaub und -geld, flexibles Arbeiten, Reform von Arbeitsgerichten sowie die Beilegung von Streitigkeiten zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern. In der EU gibt es hierzu je nach Mitgliedstaat unterschiedliche Regelungen.
- Arbeitszeitregelung: Jedes Land legt eine Höchstgrenze für die Arbeitszeit fest. Im Vereinigten Königreich sind es 48 Stunden, während es in Frankreich 35 Stunden sind.
- Vertragsrecht: Regelt Arbeitsverträge und legt bestimmte Anforderungen fest. Der Vertrag sollte klar, eindeutig, vom Arbeitnehmer akzeptiert und rechtlich bindend sein.
Hier finden Sie einen herunterladbaren Spickzettel, entwickelt von Jennifer Opare-Aryee, einer preisgekrönten HR-Expertin, mit den wichtigsten Gesetzen zur Einhaltung der Rekrutierungsvorschriften in den USA, Großbritannien und Europa.
Best Practices für die Einhaltung von Rekrutierungsvorschriften
Nachdem wir die wichtigsten Gesetze behandelt haben, ist es nun an der Zeit, diese in die Tat umzusetzen, um die Einhaltung zu gewährleisten.
In diesem Abschnitt stellen wir Ihnen einige Best Practices vor, die Sie beim Suchen von Kandidaten, bei Vorstellungsgesprächen und bei der Speicherung personenbezogener Daten beachten müssen.
Kandidatensuche
In der Regel ist der erste Schritt bei der Kandidatensuche das Verfassen einer Stellenbeschreibung – und genau da kann es knifflig werden.
Die Sprache, die Sie in Ihrer Stellenbeschreibung verwenden, ist sehr wichtig. Sie darf keine bestimmten Personengruppen diskriminieren.
Beispielsweise ist es im Hinblick auf Altersdiskriminierung nicht zulässig, "Gesucht werden Personen unter 40 Jahren" zu schreiben.
Sie müssen auch die Anforderungen des ADA in den USA erfüllen, indem Sie die Arbeitsbedingungen, erforderlichen Qualifikationen und wesentlichen Aufgaben/Funktionen der Stelle angeben.
Inklusive Formulierungen wie „Sie müssen mobil sein“ statt „Sie müssen laufen können“ können ebenfalls rechtliche Komplikationen vermeiden.
Im nächsten Schritt können Sie in den USA eine EEO- und Barrierefreiheitsklausel aufnehmen, um Ihr Engagement für ein faires und gleichberechtigtes Arbeitsumfeld zu zeigen.
Dasselbe gilt auch in ganz Europa und im Vereinigten Königreich.
In den USA haben einige Bundesstaaten, darunter Kalifornien, Colorado, Connecticut, Maryland, Nevada, Rhode Island und Washington sowie Städte in New York, New Jersey und Ohio, eigene Gesetze, die Arbeitgeber dazu verpflichten, in Stellenanzeigen die Gehaltsspanne für die Position in gutem Glauben offenzulegen.
Die Idee hinter diesen Gesetzen ist, dass es für Arbeitgeber schwieriger wird, bewusst oder unbewusst unterschiedlichen geschützten Personengruppen verschiedene Gehälter anzubieten, wie z. B. niedrigere Löhne für Frauen oder Minderheiten, wenn der Vergütungssatz offen genannt wird.
Bewerbungsgespräche
Antidiskriminierungsgesetze sind weltweit sehr streng, wie wir oben besprochen haben. Daher kann das Führen von Bewerbungsgesprächen ein rechtliches Minenfeld sein, was die Fragen betrifft, die Sie vermeiden müssen.
Um nicht gegen diese Gesetze zu verstoßen, sollten Sie Fragen vermeiden, die sich darauf beziehen, ob ein potenzieller Mitarbeiter einer bestimmten Altersgruppe, Rasse, Geschlecht, Nationalität usw. angehört.
Stattdessen sollten sich die Fragen auf Erfahrung, Fähigkeiten und Arbeitsmoral konzentrieren. Beispielsweise ist es im Zusammenhang mit Staatsbürgerschaft und Nationalität in Ordnung zu fragen: „Sind Sie berechtigt, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten?“, aber Sie sollten nicht direkt fragen, aus welchem Land Sie stammen oder welchen Staatsbürgerschaftsstatus Sie haben.
Laut David T. Azrin, Partner und Experte für Arbeitsrecht bei Gallet Dreyer & Berkey:
„Das rechtliche Risiko, Fragen zu einer dieser geschützten Kategorien zu stellen, besteht darin, dass, wenn Sie eine dieser Fragen stellen und sich entscheiden, den Bewerber nicht einzustellen, der Bewerber behaupten könnte, dass Ihre Entscheidung illegal war, weil Sie eine Voreingenommenheit gegenüber Menschen in dieser Kategorie hatten.“
Der Schlüssel, um dem entgegenzuwirken, ist die Erstellung eines strukturierten Interview-Fragebogens, der von einem Rechtsexperten überprüft wurde.
So vermeiden Sie es, Kandidaten zu diskriminieren, indem Sie einen einheitlichen Fragenkatalog stellen, und Sie können die besten Bewerber leichter vergleichen und auswählen. Darüber hinaus ist dieses Problem eher emotional als funktional.
Sie sollten Recruiter darin schulen, ihr Denken zu reflektieren, damit sie ihre eigenen, inneren Vorurteile erkennen können. Selbstwahrnehmung ist eine entscheidende, aber oft unterschätzte Fähigkeit im Recruiting; schließlich können Sie Ihren Vorurteilen nur begegnen, wenn Sie sie auch tatsächlich kennen.
Eine weitere bewährte Praxis im Bewerbungsgespräch ist es, ein diverses Interviewpanel zu bilden oder kollaborative Recruiting-Teams einzusetzen, um unbewusste Vorurteile zu vermeiden und fairere Entscheidungen zu treffen.
Datenschutz
GDPR, DPA, CCPA und andere Datenschutzgesetze haben zahlreiche Änderungen bei der Speicherung und Verarbeitung von Bewerberdaten eingeführt.
Hier gelten die üblichen bewährten Verfahren wie eine klare und transparente Datenschutzerklärung, Datenschutzrichtlinien, Einwilligung vor Datenerhebung usw.
Ein häufig übersehener Aspekt dieser Gesetze ist, dass Sie auch für die Dienstleister, mit denen Sie zusammenarbeiten, verantwortlich sind. Wenn Ihr Dienstleister – zum Beispiel Ihr ATS, Recruiting-Software oder Ihre Agentur – nicht DSGVO-konform ist, haften Sie auch für deren Verstöße.
Die Aufbewahrung von Daten ist ebenfalls ein zentrales Thema, das den Kandidaten kommuniziert werden muss. Nach einer festgelegten Zeit sollten Sie die Kandidaten kontaktieren, um nachzufragen, ob Sie deren Daten weiterhin speichern dürfen.
In meiner Agentur kontaktiere ich alle sechs Monate die Kandidaten in unserer Kandidatendatenbank, um sicherzustellen, dass ich ihre Einwilligung zur Speicherung ihrer Daten habe.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Bewerberdaten in einem verschlüsselten System speichern und den Zugang darauf beschränken. Verstöße gegen den Schutz persönlicher Daten können hohe Geldstrafen nach sich ziehen.
Führen Sie schließlich eine umfangreiche Dokumentation all Ihrer Recruiting-Aktivitäten und Entscheidungen, um im Falle einer rechtlichen Prüfung vorbereitet zu sein und Ihre internen Abläufe zu optimieren.
Es ist entscheidend, stets auf dem aktuellen Stand zu bleiben und alle Vorgaben des Arbeitsrechts einzuhalten. Datenschutz und Antidiskriminierung sind die beiden tragenden Säulen dieser Gesetze.
Diese Liste sollte Ihnen einen guten Ausgangspunkt für die Einhaltung der Anforderungen im Recruiting bieten. Ich empfehle, einen renommierten Arbeitsrechtler zu konsultieren, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen alle Vorschriften korrekt einhält.
Der Einsatz von Compliance-Software für den HR-Bereich und das Wissen um die damit verbundenen Kosten können Ihnen helfen, Ihre Strategien zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften im Recruiting zu verbessern – von der Kandidatenbeschaffung bis zur Speicherung persönlicher Daten.
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